laporan magang Buletin Magang Edisi

(1)

LAPORAN MAGANG

PELAKSANAAN MAGANG DI

BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KOTA MALANG TANGGAL 18 MARET 2013

PELAKSANAAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN PADA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH (BKD) KOTA MALANG

OLEH

ARIS SETYO BUDI NIM 105030500111020

RINDRI ANDEWI GATI NIM 105030500111002

ARSYAD AZIZI IRIANSYAH NIM 105030500111008

SYAH PUTRA AULIA NIM 105030500111012

M. ROFI’UDDIN TEGUH W. NIM 105030500111025

PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI PEMERINTAHAN FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG

(2)

ii

LEMBAR PERSETUJUAN LAPORAN MAGANG

PELAKSANAAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN PADA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH (BKD) KOTA MALANG

Oleh :

Aris Setyo Budi (105030500111020) Rindri Andewi Gati (105030500111002) Arsyad Azizi Iriansyah (105030500111008) Syah Putra Aulia (105030500111012)

M. Rofi’uddin Teguh W. (105030500111025)

Mengetahui, Kasubbag Penyusunan Program Badan

Kepegawaian Daerah Kota Malang

Sri Umiasih, SE. NIP. 19700303 198903 2 001

Ketua Kelompok Magang

Aris Setyo Budi NIM. 105030500111020 Menyetujui,

Pembimbing Magang

(3)

iii

TANDA PENGESAHAN

Telah dipertahankan di depan majelis penguji Magang Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya pada :

Hari : Selasa

Tanggal : 9 Juli 2013

Jam : 08.45 – 09.30

Magang Atas Nama : Aris Setyo Budi

Judul : Pelaksanaan Administrasi Kepegawaian Pada Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Malang

dan dinyatakan LULUS

MAJELIS PENGUJI

Pembimbing Magang

Trisnawati, S. Sos., MAP NIP. 19800307 200801 2 012

Penguji Magang

(4)

iv

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayahNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan magang yang

berjudul “Pelaksanaan Administrasi Kepegawaian Pada Badan Kepegawaian Daerah

(BKD) Kota Malang”. Adapun isi dari laporan akhir ini adalah kumpulan dari setiap kegiatan selama magang berlangsung. Magang ini merupakan tugas akhir kelompok yang diajukan untuk memenuhi syarat dalam memperoleh gelar Sarjana Ilmu Administrasi Publik pada Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya Malang.

Penulis menyadari bahwa penyusunan laporan ini tidak akan terwujud tanpa adanya bantuan dan dorongan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada yang terhormat :

1. Bapak Prof. Dr. Bambang Supriyanto selaku Dekan Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya.

2. Bapak Dr. M. R. Khairul Muluk, S.Sos., M.Si. selaku Ketua Jurusan Ilmu Administrasi Publik.

3. Bapak Dr. Luqman Hakim, M.Sc. selaku Ketua Program Studi Ilmu Administrasi Pemerintahan.

4. Ibu Trisnawati S.Sos., M.AP. selaku dosen pembimbing magang.

5. Seluruh jajaran pegawai Badan Kepegawaian Daerah Kota Malang untuk dukungan dan ilmu-ilmu yang telah diberikan selama praktik.

6. Orang tua yang selalu memberikan doa dan semangat dari jauh demi kelancaran studi.

7. Teman-teman seperjuangan di Ilmu Administrasi Pemerintahan yang selalu menyemangati satu sama lain.

Demikian kesempurnaan magang ini, saran dan kritik yang sifatnya membangun sangat penulis harapkan. Semoga laporan magang ini bermanfaat dan memberikan sumbangan ilmu yang berarti bagi pihak-pihak yang membutuhkan.

Malang, Juni 2013

(5)

v

DAFTAR ISI

Halaman

TANDA PENGESAHAN ... iii

KATA PENGANTAR ... iv

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR TABEL ... vii

DAFTAR GAMBAR ... viii

DAFTAR LAMPIRAN ... ix

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1. Latar Belakang ... 1

1.2. Tujuan Kegiatan Magang ... 3

1.3. Manfaat Kegiatan Magang ... 4

BAB II RENCANA KEGIATAN ... 6

2.1. Tempat dan Waktu ... 6

2.2. Metode Pelaksanaan ... 6

2.3. Jadwal Kegiatan dan Pembagian Kerja ... 7

BAB III HASIL KEGIATAN ... 10

3.1. Gambaran Umum Lokasi Magang ... 10

1. Profil Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Malang ... 11

2. Kedudukan, tugas Pokok, dan Fungsi ... 13

3. Struktur Organisasi ... 26

3.2. Bidang-bidang Kegiatan ... 26

(6)

vi

3.4. Hambatan-hambatan ... 50

BAB IV PEMBAHASAN ... 52

4.1. Temuan Gap antara Teori dan Praktik ... 52

4.2. Rekomendasi ... 57

BAB V PENUTUP ... 58

5.1. Kesimpulan ... 58

5.2. Saran ... 59

DAFTAR PUSTAKA ... 60

(7)

vii

DAFTAR TABEL

Tabel 1 Jadwal Kegiatan dan Pembagian Kerja ... 7

Tabel 2 Deskripsi Kegiatan Aris Setyo Budi Selama Magang di

Bidang Sekretariat BKD Kota Malang... 27 Tabel 3 Deskripsi Kegiatan Rindri Andewi Gati Selama Magang

Bidang Mutasi, Subbidang Pangkat BKD Kota Malang ... 31

Tabel 4 Deskripsi Kegiatan Arsyad Azizi Iriansyah Selama Magang

Bidang Kesejahteraan dan Disiplin BKD Kota Malang... 36

Tabel 5 Deskripsi Kegiatan Syah Putra Aulia Selama Magang di

Bidang Mutasi Subbidang Jabatan BKD Kota Malang ... 44

Tabel 6 Deskripsi Kegiatan M. Rofi’uddin Teguh Wicaksono Selama

(8)

viii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Struktur Organisasi BKD Kota Malang ... 26

Gambar 2 Proses Surat Menyurat di Semua Bidang ... 30

Gambar 3 Prosedur Kenaikan Pangkat Golongan/Ruang 1. Ib/ s.d. III/d ... 33

Gambar 4 Prosedur Kenaikan Pangkat Golongan/Ruang IV/a s.d. IV/b ... 34

Gambar 5 Prosedur Kenaikan Pangkat Golongan/Ruang IV/c s.d. IV/d ... 35

Gambar 6 Prosedur Permohonan Surat Pengantar Pembuatan Kartu Pegawai ... 40

Gambar 7 Prosedur Permohonan Surat Pengantar Kartu Suami / Kartu Istri ... 42

Gambar 8 Prosedur Pelayanan Pengajuan Pensiun ... 43

(9)

ix

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

1. Surat Rekomendasi PKL dari Bakesbangpol Malang ... 62

2. Surat Tugas Dosen Pembimbing ... 63

3. Daftar Hadir dan Kegiatan Mahasiswa di Tempat Magang ... 64

4. Daftar Pegawai Badan Kepegawaian Daerah Kota Malang ... 74

5. Kegiatan Diseminasi Informasi SPP Badan Kepegawaian Daerah Kota Malang 2013 ... 76

6. Surat Undangan Diseminasi Informasi SPP ... 77

7. Absensi Tanda Terima Buku SPP BKD Kota Malang ... 78

8. Buku Penerimaan Barang di Sekretariat BKD ... 80

9. Buku Pengeluaran Barang di Sekretariat BKD ... 81

10. File Pegawai di Bagian Formasi ... 82

11. Map Pegawai yang Diinput untuk Keperluan Bagian Mutasi... 83

12. Foto Kegiatan ... 83

13. Softcopy Berkas Kenaikan Pangkat yang Telah Diproses ... 84

14. Kegiatan Pelaksanaan Administrasi Kepegawaian ... 84

15. Berkas Tidak Lengkap (BTL) PNS Kota Malang untuk Kenaikan Pangkat Periode April 2013 ... 85

16. Contoh Biodata Pejabat Eselon yang Diinput ... 88

17. Daftar Peserta Diklatpim Tingkat IV ... 89

18. Daftar PNS Kecamatan Klojen ... 90

(10)

1 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kegiatan Magang, di Universitas Brawijaya, merupakan kegiatan intrakulikuler terstruktur sebagai salah satu mata kuliah muatan universitas yang diberlakukan bagi para mahasiswa program S1. Magang juga merupakan sebuah langkah perwujudan misi Fakultas Administrasi untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas dari pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Oleh karena itu kegiatan magang wajib diambil oleh para mahasiswa program S1 yang telah memenuhi syarat-syarat tertentu. Dengan diadakannya kegiatan magang ini diharapkan mahasiswa dapat memberikan sebuah kontribusi yang nyata berupa pengalaman kepada mahasiswa tentang dunia kerja sehingga dapat mengaplikasikan ilmu yang telah didapatkan di dalam kelas ke dalam praktek di lingkungan pemerintahan yang sebenarnya.

(11)

2 sebagai wujud dari tujuan Program Studi kami, agar nantinya kami tidak kesulitan untuk beradaptasi ketika bekerja.

Pemerintah Republik Indonesia memiliki sebuah tujuan nasional untuk mewujudkan masyarakat madani yang taat hukum, memiliki peradaban modern, demokratis, makmur, adil, dan bermoral tinggi. Untuk itu diperlukan Pegawai Negeri sebagai salah satu unsur aparatur negara yang bertugas sebagai abdi masyarakat yang bertugas menyelenggarakan pelayanan secara adil dan merata. Hal ini dilakukan untuk menjaga persatuan dan kesatuan bangsa yang penuh kesetiaan terhadap Pancasila dan Undang-undang Dasar Negara 1945. Dalam rangka penyelenggaraan pemerintah yang berjalan secara efektif dan efisien, Pegawai Negeri Sipil diharapkan bisa bekerja secara profesional. Pegawai Negeri adalah setiap warga negara Republik Indonesia yang telah memenuhi syarat yang ditentukan, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri, atau diserahi tugas negara lainnya, dan digaji berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku (Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999).

(12)

3 Di Badan Kepegawaian Daerah, proses administrasi yang dilakukan meliputi proses administrasi maupun layanan kepegawaian yang menjadi sebuah kegiatan rutin dan berulang secara terus-menerus. Apabila dicermati lagi, sering terjadi keterlambatan pemenuhan terhadap berbagai hak pelayanan kepegawaian. Disisi lain, untuk memenuhi berbagai kelengkapan persyaratan berbagai layanan, PNS masih selalu dibebani dengan kewajiban yang terus berulang guna melengkapi berbagai berkas kepegawaian, mulai dari fotocopy Karpeg, SK Pangkat Awal, SK Pangkat Terakhir, SK Jabatan, STTPL Diklatpim, Ijazah hingga DP3 dan sebagainya.

Sehingga dapat disadari bahwa semua produk dokumen kepegawaian yang dimiliki oleh para pelanggan (PNS), dapat dipastikan berasal dan diperoleh dari badan/pengelolaan kepegawaian. Persoalannya adalah tentu terletak pada bagaimana sistem pengelolaan, penyimpanan dan pencarian kembali berkas-berkas PNS pada lembaga kepegawaian itu sendiri. Pelaksanaan administrasi kepegawaian memiliki peranan yang penting dalam suatu organisasi karena dianggap menentukan pencapaian suatu tujuan yang ditetapkan sebelumnya. Oleh karena itu dalam laporan magang ini. Penulis mengangkat judul laporan magang” Pelaksanaan Administrasi Kepegawaian pada Badan Kepegawaian Daerah Kota Malang”

1.2 Tujuan Kegiatan Magang Tujuan Umum

1. Memberikan kesempatan dan pengalaman kerja bagi mahasiswa peserta magang di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Malang.

(13)

4 Tujuan Khusus

1. Sebagai wahana untuk terjun langsung dalam mengaplikasikan teori yang diperoleh selama perkuliahan ke dalam praktik di dunia kerja yang sebenarnya.

2. Sebagai sarana untuk membandingkan antara teori dengan praktek terhadap implementasi praktik kerja, sekaligus membandingkan apakah kurikulum yang telah diprogram masih relevan dengan realitanya di lapangan.

3. Sebagai bekal mahasiswa mempersiapkan diri dalam dunia kerja, masyarakat dan dunia usaha. Untuk menambah wawasan kami tentang realita kerja sesungguhnya

1.3 Manfaat Kegiatan Magang 1. Bagi Instansi

Sebagai sarana penghubung antara pihak instansi dengan Fakutlas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya Malang

2. Bagi Mahasiswa

-

Mengaplikasikan teori dibangku kuliah dengan kondisi dunia kerja yang sebenarnya

-

Dapat menguji keterampilan pribadi dalam bersosialisasi dan menerapkan ilmu yang sudah dimiliki dalam lingkungan kerja

(14)

5 3. Bagi Lembaga Perguruan Tinggi

-

Sebagai sarana pengenalan instansi pendidikan Jurusan Administrasi Publik Prodi Administrasi Pemerintahan kepada Instansi Pemerintahan.

-

Sebagai bahan evaluasi laporan hasil magang yang dilakukan mahasiswa agar menjadi bahan penyesuaian kurikulum dimasa yang akan datang

(15)

6 BAB II

RENCANA KEGIATAN

2.1. Tempat dan Waktu

Pelaksanaan magang ini mengambil tempat di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Malang, Jalan Tugu no. 1. Waktu pelaksanaan magang dilaksanakan mulai tanggal 18 Maret sampai tanggal 3 Mei 2013 selama 7

minggu. Magang dilaksanakan setiap hari Senin sampai dengan Jum’at mulai

pukul 08.00-16.00 WIB.

2.2. Metode Pelaksanaan

Selama pelaksanaan magang di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Malang walaupun proses pelaksanaan magang ini kami banyak menemui keterbatasan dan kendala. Oleh sebab itu, walaupun dirasa tidak mungkin dapat melakukan pengamatan secara intensif terhadap pokok masalah yang sedang dikaji, maka tetap diupayakan agar penulisan laporan hasil kegiatan magang ini memperoleh data dan informasi yang memenuhi persyaratan dengan menggunakan metode kami menggunakan metode sebagai berikut :

1. Melakukan praktik secara langsung terkait dengan persyaratan, laporan serta dokumen-dokumen yang ada terkait dengan pelayanan administrasi Badan Kepegawaian Daerah Kota Malang.

2. Dokumenter yaitu mempelajari berbagai persyaratan, laporan serta dokumen-dokumen yang ada pada Badan Kepegawaian Daerah Kota Malang.

(16)

7 2.3. Jadwal Kegiatan dan Pembagian Kerja

Tabel 1

Jadwal Kegiatan dan Pembagian Kerja

(17)

(18)

9 pelaksanaan,

pengiriman atau upaya lainnya, pelaksanaan kerjasama dengan Dinas atau instansi terkait dalam

(19)

10 BAB III

HASIL KEGIATAN

3.1. Gambaran Umum Lokasi Magang

(20)

11 Lokasi dari Badan Kepegawaian Daerah Kota Malang terletak satu komplek di wilayah Balai Kota di Jalan Tugu. Luas bangunannya cukup memadai dengan akses ke beberapa dinas terkait yang masih ada di satu lingkup Balai Kota Malang. Kantor BKD Kota Malang terdiri dari beberapa bagian yaitu : ruang kepala BKD, ruang sekretaris BKD, ruang rapat, ruang Tata Usaha, ruang bagian-bagian (Mutasi, Pendidikan dan Pelatihan, Kesejahteraan dan Pembinaan Disiplin, serta Formasi dan Informasi), tempat parkir, dan masjid yang berada satu komplek dengan Balai Kota Malang. Ruangan-ruangan tersebut kebanyakan sudah memiliki fasilitas komputer yang terhubung internet, penataan yang bagus dan nyaman karena sudah ada beberapa ruangan yang dipasang AC. Para peserta magang sendiri ditempatkan di ruangan Sekretariat, Bidang Mutasi, Bidang Kesejahteraan dan Pembinaan Disiplin, serta Bidang Pendidikan dan Latihan.

Dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-pokok Kepegawaian telah mengatur bahwa dalam menyelenggarakan manajemen PNS yang mencakup perencanaan, pengembangan kualitas sumber daya Pegawai Negeri Sipil dan administrasi kepegawaian, pengawasan dan pengendalian, penyelenggaraan den pemeliharaan informasi kepegawaian, mendukung perumusan kebijaksanaan kesejahteraan Pegawai Negeri Sipil, serta memberikan bimbingan teknis kepada unit organisasi yang menangani kepegawaian pada instansi pemerintah pusat dan pemerintah daerah maka dibentuklah Badan Kepegawaian Negara (BKN). Dalam operasionalnya, BKN dibantu oleh BKD yang ada di tiap daerah dalam rangka mendesetralisasikan urusan kepegawaian yaitu fungsi manajemen PNS pada tingkat pemerintah daerah.

(21)

12 Visi Badan Kepegawaian Daerah Kota Malang adalah “Menjadikan Aparatur Pemerintah yang Berkualitas dan Profesional dalam Mendukung Peningkatan Pelayanan Publik”. Visi ini ditetapkan guna mendukung tercapainya Visi Pemerintah Kota Malang yaitu

“Terwujudnya Kota Malang sebagai Kota Pendidikan yang Berkualitas,

Kota Sehat dan Kota Pariwisata yang Berbudaya Menuju Masyarakat yang Maju dan Mandiri”.

Adapun maksud dari visi Badan Kepegawaian Daerah adalah :

-

Aparatur Pemerintah adalah Pegawai Negeri Sipil yang bekerja di lingkungan Pemerintah Kota Malang.

-

Berkualitas yang berarti memiliki kemampuan dan kemahiran dalam melaksanakan tugas berdasarkan ilmu pengetahuan dan pengalaman serta berpegang teguh pada kode etik profesi, memiliki self control dan berorientasi pada mutu/kualitas kinerja dengan cara kerja yang efisien, efektif dan ekonomis, memiliki kepekaan yang tinggi (high responsibility) terhadap kepentingan masyarakat (public interest) dan masalah-masalah masyarakat (public affairs) serta bertanggung jawab (accountability).

-

Profesional yang berarti melakukan pekerjaan yang benar-benar sesuai dengan keahlian atau ketrampilan dan komitmen kerja yang dimiliki.

-

Pelayanan Publik adalah pemberian pelayanan dasar dan pelayanan lainnya yang merupakan kepentingan masyarakat banyak.

b) Misi Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Malang

(22)

13

-

Mewujudkan kualitas SDM aparatur dengan mengedepankan IMTAQ yang menguasai IPTEK.

Pelaksanaan misi yang merupakan sasaran pengembangan Pegawai Negeri Sipil Daerah diharapkan akan bermuara pada terbangunnya aparatur Pemerintah yang berkualitas dan profesional di bidang tugasnya dalam rangka mewujudkan penyelenggaraan kepemerintahan yang baik (Good Governance) dan bersih dari praktek korupsi, kolusi dan nepotisme (Clean Government).

2. Kedudukan, Tugas Pokok, dan Fungsi

Tugas dan Fungsi Badan Kepegawaian Daerah berdasarkan Peraturan Daerah Kota Malang Nomor 7 Tahun 2008 adalah :

Kepala Badan mempunyai tugas menyelenggarakan tugas pokok dan fungsi mengkoordinasikan dan melakukan pengawasan melekat terhadap unit-unit kerja di bawahnya serta melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya.

A. Badan Kepegawaian Daerah melaksanakan tugas pokok penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang kepegawaian. Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Badan Kepegawaian Daerah mempunyai fungsi :

a) Perumusan kebijakan teknis di bidang kepegawaian;

b) Penyusunan dan pelaksanaan rencana strategis (renstra) dan rencana kerja (renja) di bidang kepegawaian;

c) Pelaksanaan administrasi mutasi pegawai; d) Pelaksanaan pembinaan disiplin pegawai;

e) Pelaksanaan pendidikan dan/atau pelatihan pegawai;

(23)

14 h) Penyusunan sistem informasi kepegawaian;

i) Penyusunan bahan kebijakan kesejahteraan pegawai; j) Penyusunan bahan pemberhentian dan pensiun pegawai; k) Pelaksanaan standar pelayanan minimal (SPM);

l) Penyusunan dan pelaksanaan standar pelayanan publik (SPP); m) Pelaksanaan fasilitasi pengukuran indeks kepuasan masyarakat

(IKM) dan/atau pelaksanaan pengumpulan pendapat pelanggan secara periodik yang bertujuan untuk memperbaiki kualitas layanan; n) Pengelolaan pengaduan masyarakat di bidang kepegawaian;

o) Pengelolaan administrasi umum meliputi penyusunan program, ketatalaksanaan, ketatausahaan, keuangan, kepegawaian, rumah tangga, perlengkapan, kehumasan, kepustakaan dan kearsipan; p) Pemberdayaan dan pembinaan jabatan fungsional;

q) Pengevaluasian dan pelaporan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi; r) Penyampaian data hasil pembangunan dan informasi lainnya terkait

layanan publik secara berkala melalui web site pemerintah daerah; s) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh walikota sesuai dengan

tugas dan fungsinya.

B. Sekretariat melaksanakan tugas pokok pengelolaan administrasi umum meliputi penyusunan program, ketatalaksanaan, ketatausahaan, keuangan, kepegawaian, urusan rumah tangga, perlengkapan, kehumasan dan perpustakaan serta kearsipan. Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Sekretariat mempunyai fungsi :

a) Pelaksanaan penyusunan Rencana Strategis (Renstra) dan Rencana Kerja (Renja);

b) Pelaksanaan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA);

(24)

15 d) Pelaksanaan dan pembinaan ketatausahaan, ketatalaksanaan dan

kearsipan;

e) Pelaksanaan administrasi dan pembinaan kepegawaian;

f) Pelaksanaan administrasi keuangan dan pembayaran gaji pegawai; g) Pelaksanaan verifikasi surat pertanggungjawaban (SPJ) keuangan; h) Pengelolaan urusan rumah tangga dan perlengkapan;

i) Pengelolaan urusan kehumasan, keprotokolan dan kepustakaan; j) Pengkoordinasian pelaksanaan Standar Pelayanan Minimal (SPM); k) Penyusunan dan pelaksanaan Standar Pelayanan Publik (SPP); l) Pelaksanaan fasilitasi pengukuran Indeks Kepuasan Masyarakat

(IKM) dan/atau pelaksanaan pengumpulan pendapat pelanggan secara periodik yang bertujuan untuk memperbaiki kualitas layanan; m) Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah

(LAKIP);

n) Pengelolaan pengaduan masyarakat di bidang kepegawaian;

o) Penyampaian data hasil pembangunan dan informasi lainnya terkait layanan publik secara berkala melalui web site Pemerintah Daerah; p) Pengevaluasian dan pelaporan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi; q) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai

tugas dan fungsinya.  Sekretariat membawahi :

a. Subbagian Penyusunan Program; b. Subbagian Keuangan;

c. Subbagian Umum;

Masing-masing Subbagian dipimpin oleh seorang Kepala Subbagian yang dalam melakukan tugasnya berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris.

(25)

16 sebagaimana dimaksud, Subbagian Penyusunan Program mempunyai fungsi:

a. Penyusunan Rencana Strategis dan Rencana Kerja;

b. Penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA);

c. Penyusunan Penetapan Kinerja (PK);

d. Penyusunan laporan dan dokumentasi pelaksanaan program dan kegiatan;

e. Penyusunan dan pelaksanaan Standar Pelayanan Publik (SPP); f. Pelaksanaan fasilitasi pengukuran Indeks Kepuasan Masyarakat

(IKM) dan/atau pelaksanaan pengumpulan pendapat pelanggan secara periodik yang bertujuan untuk memperbaiki kualitas layanan;

g. Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP);

h. Penyampaian data hasil pembangunan dan informasi lainnya terkait layanan publik secara berkala melalui web site Pemerintah Daerah;

i. Pengevaluasian dan pelaporan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi;

j. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai tugas dan fungsinya.

2. Subbagian Keuangan melaksanakan tugas pokok pengelolaan anggaran dan administrasi keuangan. Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Subbagian Keuangan mempunyai fungsi:

a. Pelaksanaan Dokumen Pelakasanaan Anggaran (DPA); b. Pelaksanaan penatausahaan keuangan;

(26)

17 d. Penyusunan dan penyampaian laporan keuangan semesteran dan

akhir tahun;

e. Penyusunan dan penyampaian laporan penggunaan anggaran; f. Penyusunan administrasi dan pelaksanaan pembayaran gaji

pegawai;

g. Pengevaluasian dan pelaporan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi;

h. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai tugas dan fungsinya.

C. Bidang Mutasi melaksanakan tugas pokok pengelolaan mutasi, penempatan dan promosi pegawai. Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Bidang Mutasi mempunyai fungsi :

a) Pengumpulan dan pengolahan data dalam rangka perencanaan program dan kegiatan mutasi, penempatan dan promosi pegawai; b) Pelaksanaan mutasi, penempatan dan promosi pegawai;

c) Pelaksanaan pemrosesan kenaikan pangkat dan gaji berkala pegawai;

d) Pelaksanaan pemrosesan pengangkatan CPNS menjadi PNS;

e) Pelaksanaan pelantikan dan sumpah jabatan pejabat struktural dan fungsional;

f) Pelaksanaan sumpah / janji PNS;

g) Pelaksanaan penjagaan data mutasi pegawai;

h) Pelaksanaan pemrosesan penilaian angka kredit jabatan fungsional; i) Pelaksanaan analisa dan pertimbangan kenaikan/

penundaan/penurunan pangkat dan kenaikan/penundaan gaji berkala pegawai;

j) Pengelolaan penempatan pegawai sesuai dengan kompetensinya; k) Pelaksanaan mutasi jabatan;

(27)

18 m) Pelaksanaan Standar Pelayanan Minimal (SPM) di bidang mutasi; n) Pelaksanaan Standar Pelayanan Publik (SPP) di bidang mutasi; o) Pengevaluasian dan pelaporan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi; p) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai

tugas dan fungsinya.  Bidang Mutasi membawahi :

a. Subbidang Kepangkatan; b. Subbidang Jabatan.

Masing-masing Subbidang dipimpin oleh Kepala Subbidang yang dalam melakukan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Mutasi.

1. Subbidang Kepangkatan melaksanakan tugas pokok pengelolaan mutasi kepangkatan pegawai. Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Subbidang Kepangkatan mempunyai fungsi: a. Pengumpulan dan pengolahan data dalam rangka perencanaan

program dan kegiatan mutasi kepangkatan pegawai;

b. Penyiapan pelaksanaan mutasi kepangkatan pegawai yang meliputi kenaikan, penundaan dan penurunan pangkat serta kenaikan dan penundaan gaji berkala;

c. Penyiapan pemrosesan kenaikan, penundaan dan penurunan pangkat serta kenaikan dan penundaan gaji berkala pegawai; d. Penyiapan bahan penjagaan data mutasi pegawai;

e. Penyiapan analisa dan pertimbangan kenaikan, penundaan dan penurunan pangkat serta kenaikan dan penundaan gaji berkala pegawai;

f. Pengevaluasian dan pelaporan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi;

(28)

19 2. Subbidang Jabatan melaksanakan tugas pokok pengelolaan mutasi jabatan, penempatan dan promosi pegawai. Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Subbidang Jabatan mempunyai fungsi :

a. Pengumpulan dan pengolahan data dalam rangka perencanaan program dan kegiatan pengelolaan mutasi jabatan, penempatan dan promosi pegawai;

b. Pengumpulan dan pengolahan data sebagai pertimbangan penempatan pegawai;

c. Penyiapan pengelolaan penempatan pegawai sesuai dengan kompetensinya;

d. Penyiapan pemrosesan pengangkatan calon pegawai negeri sipil (CPNS) menjadi pegawai negeri sipil (PNS);

e. Penyiapan data sebagai pertimbangan promosi pegawai; f. Penyiapan bahan penjagaan data mutasi pegawai; g. Penyiapan pelaksanaan mutasi jabatan;

h. Penyiapan evaluasi penempatan pegawai;

i. Pelaksanaan pengambilan sumpah jabatan dan pelantikan pejabat; j. Penyiapan sumpah / janji pegawai negeri sipil (PNS);

k. Penyiapan bahan penilaian angka kredit bagi pejabat fungsional; l. Penyiapan data pemrosesan pengangkatan calon pegawai negeri

sipil (CPNS) menjadi pegawai negeri sipil (PNS);

m. Pengevaluasian dan pelaporan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi;

n. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala bidang sesuai tugas dan fungsinya.

(29)

20 melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Bidang Kesejahteraan dan Pembinaan Disiplin mempunyai fungsi:

a) Pengumpulan dan pengolahan data dalam rangka perencanaan program dan kegiatan pengelolaan kesejahteraan, pemberhentian dan pembinaan disiplin pegawai;

b) Pelaksanaan pengelolaan pegawai;

c) Pelaksanaan pembinaan disiplin pegawai;

d) Pelaksanaan bimbingan dan konseling permasalahan pegawai; e) Pelaksanaan proses administrasi pemberhentian pegawai;

f) Pelaksanaan penyelesaian daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP3) dan Laporan Pajak-Pajak Pribadi (LP2P);

g) Pelaksanaan standar pelayanan minimal (SPM) di bidang kesejahteraan dan pembinaan disiplin;

h) Pelaksanaan standar pelayanan publik (SPP) di bidang kesejahteraan dan pembinaan disiplin;

i) Pengevaluasian dan pelaporan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi; j) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan sesuai

 Bidang Kesejahteraan dan Pembinaan Disiplin membawahi: a. Subbidang Kesejahteraan Pegawai;

b. Subbidang Pembinaan Disiplin Pegawai.

Masing-masing Subbidang dipimpin oleh Kepala Subbidang yang dalam melakukan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Kesejahteraan dan Pembinaan Disiplin.

(30)

21 a. Pengumpulan dan pengolahan data dalam rangka perencanaan program dan kegiatan pengelolaan dan pemrosesan kesejahteraan pegawai;

b. Pelaksanaan pengelolaan dan pemrosesan kesejahteraan pegawai termasuk perubahan pemberian tunjangan keluarga;

c. Pelaksanaan pengelolaan administrasi pemberian penghargaan pegawai antara lain satyalancana karya satya;

d. Pelaksanaan pengelolaan dan pemrosesan administrasi pengajuan bapertarum PNS;

e. Pelaksanaan pengelolaan dan penyelesaian administrasi pemberhentian pegawai yang telah mencapai batas usia pensiun dan atas permintaan sendiri;

f. Pelaksanaan pengelolaan dan pemrosesan administrasi identitas pegawai yang meliputi karpeg, karis / karsu, taspen, dan askes; g. Pelaksanaan pemrosesan cuti pegawai;

h. Pelaksanaan pengumpulan laporan pajak-pajak pribadi (LP2P) i. Pengevaluasian dan pelaporan pelaksanaan tugas pokok dan

fungsi;

j. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala bidang sesuai tugas dan fungsinya.

2. Subbidang Pembinaan Disiplin Pegawai melaksanakan tugas pokok pembinaan dan konseling bagi pegawai yang mempunyai masalah dan melakukan tindak indisipliner. Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Subbidang Pembinaan Disiplin Pegawai mempunyai fungsi:

(31)

22 c. Pelaksanaan presensi apel pagi di lingkungan sekretariat

pemerintah Kota Malang;

d. Pelaksanaan bimbingan dan konseling pegawai bermasalah; e. Pelaksanaan koordinasi dan klarifikasi permasalahan pegawai

dengan skpd;

f. Pengelolaan data dan tindak lanjut pelanggaran disiplin pegawai; g. Pemrosesan penyelesaian daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan

(DP3);

h. Pengevaluasian dan pelaporan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi;

i. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala bidang sesuai tugas dan fungsinya.

E. Bidang Pendidikan dan Pelatihan melaksanakan tugas pokok perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan serta pengembangan kualitas pegawai. Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Bidang Pendidikan dan Pelatihan mempunyai fungsi :

a) Pengumpulan dan pengolahan data dalam rangka perencanaan program dan kegiatan pengelolaan pendidikan dan pelatihan serta pengembangan kualitas pegawai;

b) Perencanaan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan serta pengembangan kualitas pegawai;

c) Penghimpunan dan studi peraturan perundang-undangan, pedoman dan petunjuk teknis, serta bahan lain yang berhubungan dengan diklat dan pengembangan kualitas pegawai;

(32)

23 e) Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan serta pengembangan kualitas pegawai, baik melalui pelaksaaan, pengiriman, atau upaya lainnya;

f) Pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan serta pengembangan kualitas pegawai dengan dinas / instansi terkait;

g) Pelaksanaan kerja sama dengan dinas / instansi terkait dalam melaksanakan pendidikan dan pelatihan serta pengembangan kualitas pegawai;

h) Pelaksanaan pengawasan dan pengendalian pendidikan dan pelatihan di lingkungan dinas / instansi;

i) Pelaksanaan pengelolaan fasilitasi kegiatan pendidikan dan pelatihan;

j) Pelaksanaan monitoring, evaluasi, penyusunan pertimbangan teknis dan laporan hasil pendidikan dan pelatihan dalam rangka pengembangan karier pegawai;

k) Pelaksanaan inventarisasi permasalahan, pelaksanaan kajian, dan perumusan permasalahan pendidikan dan pelatihan serta pengembangan kualitas pegawai;

l) Pemeriksaan, evaluasi, dan analisa pelaksanaan tugas bawahan untuk mengetahui efektivitas dan efisiensinya;

m) Pelaksanaan Standar Pelayanan Minimal (SPM) di bidang pendidikan dan pelatihan;

n) Pelaksanaan Standar Pelayanan Publik (SPP) di bidang pendidikan dan pelatihan;

o) Pengevaluasian dan pelaporan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi; p) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan sesuai

(33)

24 a. Subbidang Perencanaan;

b. Subbidang Penyelenggaraan.

Masing-masing Subbidang dipimpin oleh Kepala Subbidang yang dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Pendidikan dan Pelatihan.

1. Subbidang Perencanaan melaksanakan tugas pokok menggali dan menghimpun data / bahan penyusunan rencana kebutuhan pendidikan dan pelatihan. Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Subbidang Perencanaan mempunyai fungsi:

a. Pengumpulan dan pengolahan data dalam rangka perencanaan program dan kegiatan bidang pendidikan dan pelatihan;

b. Pengumpulan dan pengolahan data kebutuhan pendidikan dan pelatihan;

c. Pelaksanaan koordinasi dalam penyusunan rencana penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan serta pengembangan kualitas pegawai dengan dinas / instansi terkait;

d. Penyiapan bahan rapat / koordinasi penyusunan rencana penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan;

e. Pelaksanaan analisis kebutuhan pendidikan dan pelatihan sesuai kebutuhan prioritas masing-masing satuan kerja perangkat daerah;

f. Pelaksanaan pendataan calon peserta dan evaluasi hasil ujian dinas dan ujian kenaikan pangkat penyesuaian ijazah;

g. Pelaksanaan pendataan dan penyiapan pemrosesan ijin belajar dan tugas belajar bagi PNS yang melaksanakan peningkatan pendidikan;

(34)

25 i. Pelaksanaan dokumentasi data hasil pendidikan dan pelatihan; j. Pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan penyusunan laporan hasil

pendidikan dan pelatihan, baik teknis fungsional, struktural, dan jenis lainnya;

k. Pengevaluasian dan pelaporan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi;

l. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan kepala bidang sesuai tugas dan fungsinya.

2. Subbidang Penyelenggaraan melaksanakan tugas pokok koordinasi dan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan. Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Subbidang Penyelenggaraan mempunyai fungsi:

a. Pengumpulan dan pengolahan data dalam rangka perencanaan program dan kegiatan koordinasi dan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan;

b. Penyiapan bahan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan; c. Penyelenggaraan diklat struktural dan diklat teknis fungsional

baik melalui pelaksanaan maupun pengiriman;

d. Penyelenggaraan ujian dinas dan ujian kenaikan pangkat penyesuaian ijazah;

e. Pelaksanaan fasilitasi Observasi Lapangan (OL), studi banding, dan penelitian;

f. Pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan dengan dinas / instansi terkait;

g. Pelaksanaan kerja sama dengan lembaga / instansi terkait dalam melaksanakan pendidikan dan pelatihan;

(35)

26 i. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Bidang sesuai

3. Struktur Organisasi

Gambar 1

Struktur Organisasi BKD Kota Malang

Sumber: Bidang Tata Usaha BKD Kota Malang

3.2. Bidang-Bidang Kegiatan

Di BKD Kota Malang terdapat bidang-bidang seperti Sekretariat, Bidang Mutasi, Bidang Kesejahteraan dan Pembinaan Displin, Bidang Formasi dan

Kepala Badan

Sekretariat

Subbag Penyusunan

Program

(36)

27 Informasi, dan Bidang Pendidikan dan Latihan. Dari bidang-bidang tersebut kami berlima ditempatkan di empat bidang berbeda, dua orang ditempatkan di Bidang Mutasi dan masing-masing satu orang di Bidang Kesejahteraan dan Pembinaan Disiplin, Pendidikan dan Latihan, serta Sekretariat. Adapun tugas pokok dan fungsi bidang-bidang tersebut sudah dijelaskan di atas.

Tabel 2

Deskripsi Kegiatan Aris Setyo Budi Selama Magang di Bidang Sekretariat BKD Kota Malang

Hari / Tanggal Deskripsi Kegiatan yang Dilaksanakan

Senin, 18 Maret 2013

Mencatan pencairan dana dan menyesuaikan tanggal pencairan dengan tanggal pengajuan Januari 2013 ke dalam buku penerimaan barang.

Selasa, 19 Maret 2013

Menginput data penerimaan barang dan jasa kedalam buku penerimaan barang bulan Januari 2013.

Rabu, 20 Maret 2013 Mempelajari tentang buku standart pelayanan publik BKD Kota Malang 2012.

Kamis, 21 Maret 2013 Mempelajari tentang prosedur kenaikan pangkat dalam buku SPP BKD Kota Malang 2012.

Jumat, 22 Maret 2013

Membuat daftar pengadaan modal 2013 yang didalamnya terdiri dari pngadaan brang beserta rincian biayanya.

Melanjutkan membuat daftar pengadaan modal 2013 yang didalamnya terdiri dari pangadaan brang beserta rincian biayanya.

Selasa, 26 Maret 2013 Kuliah karena ada tambahan jam perkulihan.

Rabu, 27 Maret 2013 Menyelesaikan membuat daftar pengadaan barang dan jasa 2013

Kamis, 28 Maret 2013

Menginput data penerimaan barang dan jasa kedalam buku penerimaan barang bulan Februari 2013.

Jumat, 29 Maret 2013 Libur .

Senin, 1 April 2013

(37)

28 Selasa, 2 April 2013

Menyusun Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) belanja pegawai LS kepada Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD ).

Rabu, 3 April 2013

Menyusun Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) belanja non pegawai LS kepada Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD ).

Kamis, 4 April 2013

Membuat daftar hadir peserta Diseminasi Informasi SPP BKD Kota Malang 2013 yang dimana pesertanya adalah seluruh Kepala Sekolah dari SDN, SLTPN, SMAN, SMKN dan Kepala UPT di Kota Malang.

Jumat, 5 April 2013

Melanjutkan membuat daftar hadir peserta Diseminasi Informasi SPP BKD Kota Malang 2013 yang dimana pesertanya adalah seluruh Kepala Sekolah dari SDN, SLTPN, SMAN, SMKN dan Kepala UPT di Kota Malang.

Senin, 8 April 2013

Membuat tanda trima peserta Diseminasi Informasi SPP BKD Kota Malang 2013 yang dimana pesertanya adalah seluruh Kepala Sekolah dari SDN, SLTPN, SMAN, SMKN dan Kepala UPT di Kota Malang.

Selasa, 9 April 2013

Membuat Lampiran tentang surat kerjasama tentang penyelenggaraan kegiatan diklat kepemimpinan tingkat IV.

Rabu, 10 April 2013

Membuat undangan peserta Diseminasi Informasi SPP BKD Kota Malang 2013 sebanyak 270 undangan.

Kamis, 11 April 2013

Melanjutkan membuat undangan peserta Diseminasi Informasi SPP BKD Kota Malang 2013 sebanyak 270 undangan.

Jumat, 12 April 2013

Memperbaiki daftar hadir peserta Diseminasi Informasi SPP BKD Kota Malang 2013 karena ada yang salah.

Senin, 15 April 2013

Memperbaiki tanda trima peserta Diseminasi Informasi SPP BKD Kota Malang 2013 karena ada yang salah.

Mencatat pencairan dana dan menyesuaikan tanggal pencairan dengan tanggal pengajuan bulan Februari 2013.

Rabu, 17 April 2013

(38)

29 penerimaan barang.

Menginput data penerimaan barang dan jasa kedalam buku penerimaan barang bulan Februari akhir sampai bulan Maret 2013.

Melanjutkan menginput data penerimaan barang dan jasa kedalam buku penerimaan barang bulan Februari akhir sampai bulan Maret 2013.

Melanjutkan menginput data penerimaan barang dan jasa kedalam buku penerimaan barang bulan Februari akhir sampai bulan Maret 2013

Mengecek buku Standart Pelayanan Publik hasil cetakan dan memberikan stempel BKD Kota Malang untuk peserta Diseminasi.

Rabu, 24 April 2013

Melanjutkan mengecek buku Standart Pelayanan Publik hasil cetakan dan memberikan stempel BKD Kota Malang untuk peserta Diseminasi Informasi.

Survei ke tempat pelaksanaan Diseminasi Informasi SPP BKD Kota Malang 2013 dan melakukan persiapan di Hall Hotel Gajahmada Graha Jl. Dr. Cipto no. 17 Malang.

Megadakan persiapan untuk pelaksanaan Diseminasi Informasi SPP BKD Kota Malang 2013 di Hall Hotel Gajahmada Graha Jl. Dr. Cipto no. 17 Malang.

Mengikuti acara pelaksanaan Diseminasi Informasi SPP BKD Kota Malang 2013 di Hall Hotel Gajahmada Graha Jl. Dr. Cipto no. 17 Malang. Selasa, 30 April 2013

Mencatat pencairan dana dan menyesuaikan tanggal pencairan dengan tanggal pengajuan bulan Maret 2013.

Rabu, 1 Mei 2013

Melanjutkan mencatat pencairan dana dan menyesuaikan tanggal pencairan dengan tanggal pengajuan bulan Maret 2013.

Kamis, 2 Mei 2013

Melanjutkan mencatat pencairan dana dan menyesuaikan tanggal pencairan dengan tanggal pengajuan bulan Maret 2013.

Jumat, 3 Mei 2013 Penutupan atau perpisahan magang dengan pegawai BKD Kota Malang

(39)

30 Gambar 2

Prosedur Proses Surat Menyurat di Semua Bidang

Sumber : Buku Panduan Sistem Operasional Prosedur BKD Kota Malang

Uraian Prosedur Surat Menyurat di Bidang:

1. Staf menerima surat/undangan yang telah di disposisi pimpinan dan mengagenda.

2. Sekretaris membaca surat/undangan dan mendisposisi.

3. Kasubag membaca surat/undangan yang telah di disposisi dan menindaklanjuti dengan membuat konsep.

4. Staf mengetik konsep.

5. Kasubag memeriksa konsep surat/undangan bila setuju memberi paraf dan menyampaikan ke Sekretaris/Kabid, bila tidak dikembalikan ke staf.

(40)

31 7. Kaban memeriksa konsep surat/undangan bila setuju memberi tanda tangan,

bila tidak dikembalikan ke Sekretaris.

8. Sekretaris memeriksa konsep surat/undangan bila tidak setuju menanda tangani, bila tidak dikembalikan ke Sekretaris/Kabid.

Tabel 3

Deskripsi Kegiatan Rindri Andewi Gati Selama Magang Bidang Mutasi, Subbidang Pangkat BKD Kota Malang

Hari pertama, kami datang di tempat magang langsung menuju ruang Tata Usaha untuk kemudian diarahkan ke bidang masing-masing. Saya dan Syah Putra ditempatkan di Bagian Mutasi. Kami langsung bertemu dengan Kabidnya yaitu Bu Widayati yang langsung disambut ramah oleh beliau dan para pegawainya. Saya kemudian diperkenalkan kepada para Kasubbid. Di bidang mutasi ini Kasubbidnya ada dua orang yaitu Kasubbid Pangkat (Pak Agus Sungkono) dan Kasubbid Jabatan (Pak Wirjanto). Setelah itu kami berkenalan dengan para pegawai yang berada di bidang mutasi, saya sendiri magang di bawah pengawasan Pak Agus, Kasubbid Jabatan. Hari pertama ini saya mendapat pekerjaan untuk menginput data di Buku Penjagaan Pegawai. Untuk data yang saya input pada hari itu hingga dua minggu selanjutnya adalah data seluruh PNS yang ada di Kecamatan Klojen, dari mulai Camat hingga staf-staf kelurahan.

Untuk kegiatan hari ini saya masih menginput data PNS perangkat kecamatan Klojen, dari mulai dari Camat hingga staf-staf kelurahan sebanyak 155 data

Rabu, 20 Maret 2013 Kamis, 21 Maret 2013 Jumat, 22 Maret 2013 Senin, 25 Maret 2013 Selasa, 26 Maret 2013 Rabu, 27 Maret 2013

(41)

32

Jumat, 29 Maret 2013 (libur)

menginput buku penjagaan pegawai, saya mendapat pekerjaan baru untuk membantu mengecek kelengkapan berkas kenaikan pangkat seluruh PNS yang ada di Kota Malang. Dari sekian banyak PNS yang naik pangkat di bulan April ini ada sekitar 80-an PNS yang berkasnya masih tidak lengkap. Saya membantu memilah-milah berkas dari PNS yang tidak lengkap ini. selain mencari di tumpukan map yang ada di ruang bagian mutasi, saya terkadang harus mencarinya lagi di bagian formasi. Kalau file yang ada sudah ditemukan di Bagian Formasi maka tinggal difotokopi dan dilampirkan di bundelan file yang telah ada sebelumnya. Apabila di bagian mutasi tidak ditemukan file yang dimaksud maka harus menghubungi ke dinasnya atau langsung ke pegawai yang bersangkutan untuk melengkapi file agar dapat memenuhi deadline yang telah diberikan oleh BKN.

Senin, 1 April 2013 Selasa, 2 April 2013 Rabu, 3 April 2013 Kamis, 4 April 2013 Jumat, 5 April 2013 Senin, 8 April 2013 Selasa, 9 April 2013 Rabu, 10 April 2013

Jumat, 12 April 2013 Berkas-berkas yang sudah dilengkapi dikirim ke kantor BKN Regional II di Surabaya.

Nota persetujuan kenaikan pangkat atas berkas yang minggu lalu dikirim ke Surabaya sudah sampai di BKD Malang. Dari NP tersebut kami mulai memasukkan lagi ke berkas-berkas yang kemarin sudah diambil dari formasi. Kurang lebih NP ini berjumlah sekitar 500 lembar atau mungkin lebih. Saya tidak sempat menghitungnya namun apabila dilihat dari besar kotaknya maka ada sekitar 500-an lembar NP yang sudah turun.

Selasa, 16 April 2013 Rabu, 17 April 2013 Kamis, 18 April 2013 Jumat, 19 April 2013 Senin, 22 April 2013 Selasa, 23 April 2013 Rabu, 24 April 2013 Kamis, 25 April 2013 Jumat, 26 April 2013 Senin, 29 April 2013 Selasa 30 April 2013 Rabu, 1 Mei 2013 Kamis, 2 Mei 2013 Jumat, 3 Mei 2013

(42)

33 Gambar 3

Prosedur Kenaikan Pangkat Golongan/Ruang 1. Ib/ s.d. III/d

(43)

34 Gambar 4

Prosedur Kenaikan Pangkat Golongan/Ruang IV/a s.d. IV/b

.

(44)

35 Gambar 5

Prosedur Kenaikan Pangkat Golongan/Ruang IV/c s.d. IV/d

.

(45)

36 Uraian Prosedur Proses Kenaikan Pangkat :

1. Pemberitahuan Kenaikan Pangkat (KP) akan dikirim oleh Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Malang ke masing-masing Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD).

2. Usulan dari masing-masing SKPD yang sudah masuk ke BKD akan dicek/diperiksa kelengkapan pesyaratannya sesuai ketentuan.

3. Setelah semua persyaratan lengkap dibuatkan Aplikasi ( SAPK )sesuai format dari Badan Kepegawaian Negara ( BKN ).

4. Selanjutnya setelah form SAPK telah ditanda tangani dibuatkan Pengantar yang akan dikirm ke BKN untuk mendapatkan Nota Persetujuan.

5. Jika Nota Persetujuan Turun dari BKN, maka untuk Gol. IV a – IV b dibuatkan SK Petikkan oleh Gubernur,sedangkan untuk Gol. III d kebawah dibuatkan SK Petikan oleh Walikota Malang.

6. Surat Keputusan Kenaikan Pangkat (SK KP) selesai langsung dibagikan kepada yang bersangkutan tanpa kolektif dengan maksud supaya dicek ulang bilamana ada kekeliruan didalam petikan SK tersebut bisa lansung direvisi.

7. Bagi yang terlambat mengusulkan Kenaikan Pangkatnya, sesuai ketentuan supaya diajukan pada periode berikutnya.

Tabel 4

Deskripsi Kegiatan Arsyad Azizi Iriansyah Selama Magang di Bidang Kesejahteraan dan Disiplin BKD Kota Malang

(46)

37 dengan kepala bidang serta pegawai dalam ruangan tersebut. kegiatan hari pertama saya lebih banyak dikenalkan dengan pegawai BKD yaitu Pak Syaiful tentang sistem dari bidang saya terkait pengajuan Pensiun serta berkas-berkas apa yang harus dipenuhi pemohon.

Kegiatan dihari kedua yaitu tugas saya selama Magang yaitu mengganti absen apel pagi. Saat itu saya diberi tugas oleh Pak Udin dari sie Disiplin juga untuk entri data penilaian disiplin pegawai Kota Malang dari Dinas Pendidikan. Penilaian Pegawai Negeri Sipil ini dilaksanakan satu tahun sekali

Rabu, 20 Maret 2013

Seperti hari sebelumnya. Kegiatan magang saya tiap pukul 8 pagi adalah rekap absen apel pagi pemerintahan Kota Malang. Selanjutnya karena saat itu adalah jatuh tempo pelayanan kartu istri dan kartu suami. Saya membantu merekap dan mendata ulang posisi berkas pemohon.

Kegiatan hari ini entri data identitas pegawai -pegawai terkait tunjangan anak serta istri. Jadi saya entri data itu sebuah platform semua data pegawai se-Kota Malang.

Jumat, 22 Maret 2013

Hari jumat pagi adalah kegiatan senam bersama seluruh pegawai di Pemerintahan Kota Malang. Saya melanjutkan rekapan data kartu istri dan suami. Selain itu, saya juga membantu beberapa berkas pemohon pensiun yang dibutuhkan untuk dibawa ke Surabaya agar lebih lanjut diproses sampai BKN(Badan Kepegawaiaan Nasional)

Minggu pertama telah dilalui dengan luar biasa. Banyak ilmu yang saya pelajari di sana sehingga saya mengerti terkait kinerja kepegawaian daerah. Seperti biasanya saya mengganti absen apel pagi untuk diganti yang baru. Tambahan rekapan yang harus ditulis dalam buku serta platform terkait pengajuan kartu pegawai atau biasa disebut KARPEG.

(47)

38 di Bangsa kita.

Rabu, 27 Maret 2013

Kegiatan masih sama seperti yang kemarin-kemarin. Sudah mulai merasa kejenuhan karena mungkin terbiasa dengan hal-hal yang bergerak tetapi kali ini harus berkerja dalam kondisi duduk jadi bikin jenuh. Ini karena merekap 50 an data pemohon pensiun yang akan dibawa ke Surabaya.

kondisi ruangan kantor hari ini hanya tinggal saya dan Mas Udin serta Pak Supri kepala Bidang Disiplin. Ini dikarenakan beberapa pegawai yang dinas keluar.

Jumat, 29 Maret 2013 Libur

Senin, 1 April 2013

Kegiatan pagi ini sibukkan dengan rekapan data karis, karsu dan karpeg yang baru selesai prosesnya di Surabaya. Jadi, saya ditugaskan untuk mengurutkannya sesuai yang ada dibuku data.

Menulis surat masuk yaitu dari taspen dan taperum. berkampanye. Gara-gara ini harus beberapa kali bolak-balik ke bagian umum.

Kamis, 4 April 2013

Hari ini magang masih seperti biasanya. Berkutat dengan absensi apel pagi, rekap surat masuk dan keluar.

Jumat, 5 April 2013

Entri data pegawai di platform BKD. Ada banyak data di entri sekitar 200 an data. Sedikit ribet karena banyak kolom yang harus di isi

Senin, 8 April 2013 Mengamati proses pelayanan pemohon dan meneliti berkas pemohon kartu pegawai

Selasa, 9 April 2013 Rekap surat keluar lalu memberikan ke Dinas

Rabu, 10 April 2013 Belajar lebih jauh soal surat Izin pegawai terutama buat orang yang hendak pergi umroh atau haji

Kamis, 11 April 2013 Mengetik surat balasan yang akan dikirimkan ke dinas bersangkutan menggunakan mesin ketik zaman dahulu Jumat, 12 April 2013 Mengamati pelayanan taperum dari pemohon serta

(48)

39 Rabu, 17 April 2013 Belajar tentang tujangan anak, istri dan suami

Kamis, 18 April 2013 Menulis surat masuk yaitu dari taspen dan taperum.

Jumat, 19 April 2013 Menyusun Arsip pengajuan kartu pegawai, istri dan suami

Senin, 22 April 2013 Melanjutkan menyusun arsip pengajuan kartu pegawai, istri dan suami

Selasa, 23 April 2013 Mengetik surat yang akan dikirimkan ke beberapa dinas dengan menggunakan mesin ketik zaman dahulu

Rabu, 24 April 2013 Ke Bidang Informasi untuk mengambil rekapan riwayat pegawai yang akan pensiun

Kamis, 25 April 2013 Melayani pemohon karpeg dan ternyata ada pemohon yang melakukan penipuan dalam berkas

Hari ini pulang lebih awal karena tak enak badan. Saya pulang sehabis solat jumat tapi semua kerjaan sudah selesai.

Senin, 29 April 2013 Stempel arsip ke bagian umum

Selasa 30 April 2013 Membantu mendata berkas-berkas pensiun yang akan dibawa ke Surabaya

Rabu, 1 Mei 2013 Menulis surat masuk dari dinas

Kamis, 2 Mei 2013 Menulis surat masuk dan entri data pegawai terkait penilaian pegawai tiap tahun

Jumat, 3 Mei 2013

Hari ini adalah hari terakhir saya dan tim kelompok magang kerja di Badan Kepegewaian Daerah Kota Malang. Sebagai bentuk ucapan terima kasih kami atas kehangatan yang diberikan oleh para pegawai kami memberikan makan siang. Kami juga berpamitan kepada kepala BKD serta bidang lainnya. Akhirnya setelah melalui proses panjang mengenal lebih jauh arti birokrasi sebenarnya.

(49)

40 Gambar 6

Prosedur Permohonan Surat Pengantar Pembuatan Kartu Pegawai

Uraian Prosedur Permohonan Surat Pengantar Pembuatan Kartu Pegawai:

(50)

41 menginformasikan jadwal dan persyaratan administrasi Pemberkasan Nomor Identitas Pegawai (NIP).

2. Pelamar yang lulus dalam Tes Penerimaan Calon Pegawai Negeri Sipil menyerahkan berkas kelengkapan persyaratan administrasi ke Badan Kepegawaian Daerah sesuai jadwal yang telah ditentukan.

3. Badan Kepegawaian Daerah melaksanakan uji validitas berkas kelengkapan persyaratan administrasi dan kemudian dikirimkan ke Badan Kepegawaian Negara untuk mendapatkan penerbitan Nomor Identitas Pegawai (NIP)

(51)

42 Gambar 7

Prosedur Permohonan Surat Pengantar Kartu Suami / Kartu Istri

Uraian Prosedur Permohonan Surat Pengantar Kartu Suami/Kartu Istri :

(52)

43 rangkap 4 (empat) yang diketahui oleh Kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah yang bersangkutan ;

2. Berkas yang sudah lengkap dikirim ke Badan Kepegawaian Daerah untuk diproses lebih lanjut ;

3. Badan Kepegawaian Daerah membuat surat pengantar kepada Kepala Badan Kepegawaian Negara Reg. II, untuk diproses lebih lanjut;

Gambar 8

Prosedur Pelayanan Pengajuan Pensiun

(53)

44 1. Pegawai yang akan memasuki usia pensiun melengkapi persyaratan yang

ditentukan 12 – 15 bulan sebelum TMT;

2. Pegawai yang mencapai Batas Usia Pensiun mengisi dan menanda-tangani Data Perorangan Calon Penerima Pensiun (DPCPP);

3. Badan Kepegawaian Daerah memproses dan mengirim Data Perorangan Calon Penerima Pensiun ke Kantor Regional II Badan Kepegawaian Negara; 4. Surat Keputusan Pensiun diterbitkan Badan Kepegawaiann Negara II untuk

Gol .IV/b kebawah sedang Gol. IV/c keatas dari Badan Kepegawaian Daerah mengusulkan ke Badan Kepegawaian Negara Pusat diteruskan ke Sekretariat Negara ,setelah jadi dikirim ke Badan Kepegawaian Daerah untuk disampaikan kepada Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan paling lambat 1 (satu ) bulan sebelum pensiun;

5. Bagi pegawai yang mengajukan Pensiun atas permintaan sendiri/pensiun dini, yang bersangkutan mengajukan permohonan disertai persyaratan-persyaratan yang ditentukan. Untuk golongan I – III kepada Walikota Gol. IV akan diteruskan ke Gubernur

Tabel 5

Deskripsi Kegiatan Syah Putra Aulia Selama Magang di Bidang Mutasi Subbidang Jabatan BKD Kota Malang

Senin, 18 Maret 2013 Hari pertama saya datang ke Badan Kepegawaian Daerah Kota Malang saya dan salah satu teman saya oleh salah satu pegawai tata usaha BKD ditempatkan di bidang mutasi BKD. Saya dibagian jabatan dan teman saya dibagian pangkat. Setelah berkenalan dengan semua pegawai disana saya langsung diberikan tugas pertama untuk menyortir surat sumpah jabatan pegawai instansi seluruh Kota malang untuk dikirimkan ke instansi terkait. Pegawai yang akan di sumpah jabatan baru mencapai 400an pegawai.

Selasa, 19 Maret 2013 Rabu, 20 Maret 2013 Kamis, 21 Maret 2013

(54)

45 Senin, 25 Maret 2013

Setelah menyelesaikan tugas pertama selama satu minggu saya langsung diberikan tugas lagi untuk kembali nyortir surat pengangkatan pegawai fungsional guru pembina menjadi guru madya seluruh Kota malang mulai dari pendidikan sekolah menengah atas sampai pendidikan taman kanak – kanak sebanyak 1094 surat.

Senin, 8 April 2013 _{Tugas Ketiga saya disuruh untuk memperharui data} pegawai sturktural eselon II dan pegawai struktural eselon III sebanyak kurang lebih 190 pegawai untuk pembobotan pegawai yang dilaksanakan setiap tahun di BKD Kota malang. Data yang diperbaharui biasanya mulai dari pangkat, jabatan terakhir, pendidikan, pendidikan dan pelatihan, dan DP3 dari map yang saya ambil di bagian formasi BKD Kota Malang.

(55)

46 Senin, 29 April 2013 Tugas Ketiga saya disuruh untuk memperharui data

pegawai sturktural eselon II dan pegawai struktural eselon III sebanyak kurang lebih 190 pegawai untuk pembobotan pegawai yang dilaksanakan setiap tahun di BKD Kota Malang. Data yang diperbaharui biasanya mulai dari pangkat, jabatan terakhir, pendidikan, pendidikan dan pelatihan, dan DP3 dari map yang saya ambil di bagian formasi BKD Kota Malang.

Selasa, 30 April 2013 Rabu, 1 Mei 2013

Kamis, 2 Mei 2013

(56)

47 Gambar 9

Prosedur Pelayanan Peninjauan Masa Kerja

(57)

48 Uraian Prosedur Pelayanan Peninjauan Masa Kerja :

1. Kepala SKPD mengusulkan permohonan peninjauan masa kerja pegawai yang pernah mengabdi sebagai tenaga honorer di lingkungan Pemerintah Kota Malang kepada Sekretaris Daerah Kota Malang melalui Badan Kepegawaian Daerah dengan melampirkan persyaratan yang telah ditentukan;

2. Berkas usulan yang diterima Badan Kepegawaian Daerah dikaji oleh Bidang Mutasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk peninjauan masa kerja; 3. Berkas yang sudah lengkap persyaratannya dibuatkan daftar usulan dan

disampaikan kepada Walikota;

4. Daftar usulan yang sudah ditandatangani Walikota dikirim ke Kantor Regional II Badan Kepegawaian Negara untuk mendapatkan pertimbangan teknis;

5. Berkas yang disetujui/mendapat pertimbangan teknis dari Kantor Regional II Badan Kepegawaian Negara, selanjutnya ditindaklanjuti oleh Badan Kepegawaian Daerah untuk dibuatkan Keputusan Walikota.

Tabel 6

Deskripsi Kegiatan M. Rofi’uddin Teguh Wicaksono Selama Magang di Bidang Pendidikan dan Pelatihan BKD Kota Malang

Hari / Tanggal Deskripsi Kegiatan yang Dilaksanakan 18 Maret 2013 Orientasi SOP BKD Kota Malang.

19 Maret 2013 Orientasi Bidang Pendidikan dan Latihan BKD Kota Malang.

27 Maret - 2 Mei 2013 Diklat Kepemimpinan tingkat IV angkatan 447 di hotel antartika kab. malang.

1 April 2013 Out Bound Diklat Kepemimpinan di Hotel Antartika kab. Malang.

(58)

49 di Balai Kota Malang.

3 - 5 April 2013 Dokementasi kegiatan-kegiatan diklat kepemimpinan.

6-7 April 2013

Membantu pelaksanaan penjelasan Kuliah Kerja Praktek pada peserta Diklat Kepemimpinan tingkat.

10 April 2013 Penerimaan Observasi Lapangan dari kab. Tuban di Balai Kota Malang.

27 April 2013 Out Bound Diklat Kepemimpinan di Lembah Dieng Kota Malang.

2 Mei 2013

Perpisahan-Pelepasan Diklat Kepemimpinan tingkat IV angkatan 447, dan perpisahan dengan BKD Kota Malang.

3 Mei 2013

Perpisahan dan Makan Siang bersama peserta Magang dengan pegawai BKD

Sumber: olahan penulis

3.3. Bentuk-Bentuk Dukungan

Selama melaksanakan kegiatan di BKD Kota Malang, kami mendapatkan beberapa dukungan dari para pegawai disana, antara lain :

1. Kami mendapat arahan dan pengenalan terhadap tugas pokok dan fungsi BKD yang berkaitan dengan bidang-bidang dimana kami ditempatkan. 2. Fasilitas yang diberikan kepada peserta magang antara lain, ruang kerja,

komputer, jaringan LAN dan WiFi, tempat ibadah, konsumsi, dan lain sebagainya.

(59)

50 4. Dalam menyusun laporan magang, kami diberi akses untuk meminta

beberapa data yang sekiranya menunjang pembuatan laporan magang.

3.4. Hambatan-Hambatan

Hambatan-hambatan yang dialami peserta magang selama menjalankan kegiatan di BKD Kota Malang diperinci per bidang sebagai berikut :

1. Sekretariat

a. Mekanisme surat-menyurat sering terjadi perubahan sehingga membingungkan peserta magang dalam melaksanakan tugasnya.

2. Bidang Kesejahteraan dan Disiplin:

a. Kurangnya informasi terkait syarat dan mekanisme pelayanan administrasi seperti Kartu pegawai, istri dan suami serta pengajuan pensiun. Baik itu di website serta informasi lainnya.

b. Etos kerja pegawai masih kurang karena sering menunda-nunda pelayanan pemohon. Sehingga pemohon sampai harus bolak-balik mengecek ke kantor Badan Kepegawaian Daerah Kota Malang .

c. Berdasarkan aturan pemerintah terkait pelayanan maka kegiatan pelayanan administrasi tidak ditarik biaya administrasi sama sekali tetapi kenyataannya masih ditemukan.

3. Bidang Mutasi

b. Kurangnya etos kerja pegawai, c. Kurang menghargai waktu kerja,

d. Sering menunda – nunda pekerjaan yang harus diselesaikan. 4. Bidang Pendidikan dan Pelatihan

a. Sering ditemukan deadline surat menyurat yang cenderung molor dari target sehingga menimbulkan kekecewaan bagi pemohon

(60)

51 c. Etos pegawai yang kurang menghargai para pengguna layanan.

d. Kurang transparan dalam pengelolaan keuangan bidang.

(61)

52 BAB IV

PEMBAHASAN

4.1. Temuan Gap antara Teori dan Praktik

Administrasi Kepegawaian terdiri atas dua frasa kata, administrasi dan kepegawaian. Menurut The Liang Gie (2004), administrasi memiliki arti suatu rangkaian yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam bentuk kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan definisi kepegawaian adalah yang berhubungan dengan pegawai, orang yang bekerja pada pemerintah/perusahaan (KBBI: 1994). Secara umum, maka dapat disimpulkan bahwa administrasi kepegawaian adalah menyediakan segala apa yang diperlukan oleh pegawai termasuk pengurusan, pengaturan dan atau manajemen tentang kebijakan publik untuk masyarakat luas dan beberapa pihak yang berkepentingan dalam birokrasi pemerintah. Pada umumnya Administrasi Kepegawaian mempunyai sasaran yang sama yaitu motivasi dan produktivitas sebuah kerja maksimum dari anggota organisasi yang sekaligus juga berarti mencapai suatu tujuan organisasi itu sendiri dengan baik.

(62)

53 Indonesia ini diatur pada Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-pokok Kepegawaian.Administrasi Kepegawaian adalah seni memilih pegawai-pegawai baru dan mempekerjakan pegawai-pegawai lama sedemikian rupa sehingga dari tenaga kerja itu diperoleh mutu dan jumlah hasil serta pelayanan yang maksimum (Felix A. Nigro,1963). Secara umum, maka dapat disimpulkan bahwa administrasi kepegawaian adalah menyediakan segala apa yang diperlukan oleh pegawai termasuk pengurusan, pengaturan dan atau manajemen tentang kebijakan publik untuk masyarakat luas dan beberapa pihak yang berkepentingan dalam birokrasi pemerintah. Pada umumnya Administrasi Kepegawaian mempunyai sasaran yang sama yaitu motivasi dan produktivitas sebuah kerja maksimum dari anggota organisasi yang sekaligus juga berarti mencapai suatu tujuan organisasi itu sendiri dengan baik.

Felix A Nigro berpendapat dalam pelaksanaan administrasi kepegawaian ada beberapa fungsi yang harus diketahui yaitu:

1. Pengembangan struktur organisasi untuk melaksanakan program kepegawaian termasuk didalamnya tugas dan tanggung jawab dari setiap pegawai yang ditentukan dengan jelas dan tegas.

2. Penggolongan jabatan yang sistematis dan perencanaan gaji yang adil dengan mempertimbangkan adanya saingan yang berat dari sektor swasta. 3. Penarikan tenaga kerja yang baik

4. Seleksi pegawai yang menjamin adanya pengangkatan calon pegawai yang cakap dan penempatannya dalam jabatan-jabatan yang sesuai.

5. Perencanaan latihan jabatan dengan maksud untuk menambah keterampilan pegawai, memotivasi semangat kerja dan mempersiapkan mereka untuk kenaikan pangkat.

(63)

54 7. Perencanaan kenaikan pangkat yang didasarkan atas kecakapan pegawai dengan adanya sistem jabatan, di mana pegawai-pegawai yang baik ditempatkan pada jabatan-jabatan yang sesuai dengan kecakapannya, sehingga mereka dapat mencapai tingkat jabatan yang paling tinggi.

8. Kegiatan-kegiatan untuk memperbaiki hubungan antar manusia

9. Kegiatan-kegiatan untuk memelihara dan mempertahankan moril serta disiplin pegawai.

Sependapat dengan penyataan Felix. Paul Pigors dan Charles A. Myers serta Thomas G Spates berpendapat bahwa administrasi kepegawaian adalah suatu tata cara atau prosedur tentang cara-cara mengorganisasi dan memperlakukan orang yang bekerja sedemikian rupa sehingga mereka masing-masing mendapatkan hasil yang sebesar-besarnya dari kemampuannya, jadi memperoleh efisiensi yang maksimum untuk dirinya sendiri dan golongannya. Ini secara jelas terdapat dalam keputusan Kepala Badan Kepegawaiaan Daerah Nomor : 188.4/35.73.403/2012 agar terwujudnya tujuan dari pelayanan administrasi kepegawaian maka Badan Kepegawaian Daerah Kota Malang memiliki Standar Operasional Prosedur (SOP). Tujuan dari SOP ini guna mewujudkan kepastian tentang hak, tanggung jawab, kewajiban dan kewenangan seluruh pihak terkait dalam penyelanggaraan pelayanan administrasi dalam rangka mewujudkan sistem penyelanggaraan pemerintah yang sesuai asas-asas umum penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan upaya meningkatkan kualitas pelayananan administrasi. Tak hanya itu, tujuan dari SOP lainnya agar menjadikan aparatur pemerintah yang berkualitas dan profesional dalam mendukung peningkatan pelayanan administrasi.

(64)

55 a) Proses pelayanan administrasi di BKD Kota Malang masih berjalan stagnan. Ini dikarenakan beberapa pegawai yang belum memiliki etos kerja tinggi sehingga prosedur pelayanan yang sudah ditetapkan belum berjalan dengan baik.

b) Pelayanan Administrasi BKD Kota Malang pun masih belum efektif dan efisien karena layanan masih konvensional. Walaupun sudah ada informasi syarat-syarat di website resmi BKD Kota Malang tetapi masih banyak para pemohon yang bingung.

c) Prosedur pelayanan administrasi di BKD Kota Malang secara sistem sudah cukup baik, tetapi dalam implementasinya belum dilakasanakan secara maksimal. Hal ini dapat dilihat dari kedisiplinan para pegawai salah satu contohnya adalah masih banyaknya pegawai yang sering telat dan tidak mengikuti apel dan sering keluar diasaat jam kerja (bukan tugas dinas). d) Pengembangan struktur organisasi untuk melaksanakan program

kepegawaian termasuk didalamnya tugas dan tanggung jawab dari setiap pegawai yang ditentukan dengan jelas dan tegas. Kejelasan dan ketegasan dalam program kerja membuat pegawai akan memiliki tugas dan tanggung jawab sesuai fungsi kerja tdi tiap – tiap bagian.

e) Penggolongan jabatan yang sistematis dan perencanaan gaji yang adil dengan mempertimbangkan adanya saingan yang berat dari sektor swasta. Hal ini merupakan salah satu motivasi para pegawai dalam meningkatkan kualitas pelayanan di badan kepegawaian daerah.

f) Penarikan tenaga kerja yang baik merupakan awal dari hasil yang akan di dapat oleh suatu instansi ketika akan mencapai tujuan. Ketika penarikan tenaga kerja sesuai kriteria yang dibutuhkan pegawai maka untuk mencapai tujuan bersama akan segera terealisasikan.