PERAN TEKNOLOGI
INFORMASI DALAM
MENDUKUNG SISTEM
INFORMASI
KELOMPOK 4
:
4.1. Pengertian Sistem Enterprise Resource Planning dan Modul
ERP memungkinkan integrasi dan
penggunaan data-data dari setiap aspek
yang ada dalam perusahaan sehingga
manajemen
perusahaan
memiliki
1. Keuangan (General Ledger/GL dan sistem
pelaporan)-termasuk didalamnya untuk mengatur piutang, utang, aset tetap, anggaran, manajemen uang kas, dan mempersiapkan laporan untuk manajer dan laporan keuangan.
2. Manajemen sumber daya manusia dan penggajian-termasuk di dalamnya mengatur SDM, penggajian, imbalan kerja, pelatihan, waktu dan kehadiran-tunjangan dan pelaporan untuk pemerintah seperti pelaporan pajak.
4. Siklus pembelian-termasuk di dalamnya adalah mengatur
pembelian, penerimaan dan pemeriksaan barang, pengeluaran biaya pembelian serta manajemen persediaan
5.Manufaktur atau siklus produksi-termasuk pengaturan, penjadwalab produksi, BoM (Bill Of Material), WIP (Work In Process), QC (Quality Control), manajemen biaya serta proses manufaktur.
6. Manajemen proyek-termasuk pengaturan pembiayaan, penagihan, waktu dan biaya, manajemen aktivitas
7. Customer, Relationship Management (CRM)-termasuk di dalamnya mengatur pemasaran dan penjualan, komisi, jasa, call center, help desk
4.2. Vendor Sistem ERP
Perbandingan beberapa vendor ERP adalah
sebagai berikut:
No Vendor ERP UKURAN PERUSAHAAN FUNGSIONALITAS
UTAMA
Kecil Medium Besar CRM CR
M BI Akt HR
1 SAP V V V V V V
2 Oracle V V V V V V
No Vendor ERP UKURAN PERUSAHAAN FUNGSIONALITAS UTANA
Kecil Medium Besar CRM BI Akt HR
4 Sage V V V V V V
5 Epicor V V V V V
6 Infor V V V V V
7 Lainnya (Addon,
AMMO, dll) V V (sebagian
ada, sebagi an tidak
Komponen-komponen ERP yang mendasar menurut Motiwalla dan Thompson (2009:12) dalam bukunya berjudul Enterprise Systems for Management adalah sebagai berikut:
1. People
Dalam implementasi ERP, terdapat orang-orang yang terlibat didalamnya, yaitu staf IT dan pengguna dari sistem ERP nantinya. Pengguna harus terlibat dan memiliki peran kunci dalam proyek implementasi ERP sejak awal, karena pengguna memiliki tanggung jawab dalam menginput, memproses dan menghasilkan output dari sistem.
2. Process
3.Hardware
Yang berkaitan dengan teknologi dalam
pengimplementasian ERP salah satunya adalah Hardware yang meliputi server dan komponen pendukungnya
4.Sofware
Dalam pengimplementasian ERP juga bergantung pada komponen sofware yang meliputi sistem operasi dan program aplikasi
5.Database
4.3. Keuntungan dan Tantangan Dalam Penerapan Sistem ERP
Menurut Romney (2012:36) dalam bukunya berjudul Accounting Information Systems 12th Edition keuntungan dari penerapan sistem ERP adalah sebagai berikut:
1. Sistem ERP menyajikan sisi pandang data dan situasi finansial dari perusahaan yang terintegrasi, menyeluruh dan enterprise-wide. Menyimpan semua informasi perusahaan dalam satu data base tersentralisasi dapat menanggulangi hambatan antar departemen dalam perusahaan terkait data dan informasi korporasi dan merampingkan atau mempersingkat aliran informasi dalam perusahaan.
3.Manajemen mendapatkan lebih banyak kemampuan untuk mengawasi dan
mengatur semua area dalam perusahaan. Karyawan menjadi lebih produktif dan efisien karena mereka dapat dengan cepat mengumpulkan data dari dalam dan luar departemen mereka.
4.Perusahaan mendapatkan kontrol akses yang lebih baik. Sistem ERP dapat mengkonsolidasi beberapa ijin akses dan model keamanan menjadi satu struktur akses data
5.Prosedur dan laporan akan terstandarisasi untuk semua unit bisnis. Standarisasi ini akan menjadi sangat berharga ketika perusahaab melakukan merjer dan akuisisi karena sistem ERP dapat menggantikan beberapa sistem berbeda menjadi satu sistem terintegrasi.
6.Pelayanan kepada konsumen menjadi meningkat karena karyawan dengan cepat dapat mengakses order, persediaan yang tersedia. Informasi pengiriman dan detil transaksi konsumen di masa lalu
Di sisi lain penerapan sistem ERP juga memiliki tantangan-tantangan tersebut antara lain sebagai berikut:
1. Biaya
Hardware, sofware dan biaya konsultasi dari penerapan ERP berkisar antara $50 juta sampai $500 juta. Sedang biaya upgrade dari sistem ERP berkisar antara $50 juta sampai $100 juta. Perusahaan berukuran
medium mengeluarkan biaya antara $10 juta sampai $20 juta. 2. Waktu yang dibutuhkan
Memerlukan waktu beberapa tahun untuk memilih dan
mengimplementasikan sistem ERP keseluruhan, tergantung pada ukuran perusahaan, banyaknya modul yang harus diimplementasi, jumlah
customization, dan ruang lingkup perubahan. Dimana mengakibatkan proyek implementasi ERP memiliki resiko kegagalan yang tinggi.
3. Perubahan pada proses bisnis
4.Kompleksitas
Hal ini berawal dari mengintegrasikan aktivitas bisnis dan sistem yang berbeda, dimana masing-masing hal tersebut memiliki proses, aturan
bisnis, data semantik, hirarki otorisasi dan pusat keputusan yang berbeda-beda
5.Resistensi
Perusahaan yang memiliki banyak departemen dengan sumber daya, misi, laba dan rugi yang terpisah-pisah akan merasa bahwa satu sistem yang terintegrasi hanya memiliki sedikit keuntungan. Implementasu ERP juga membutuhkan pelatihan dan pengalaman untuk menggunakan sistem ERP secara efektif dan penolakan atau penentangan dari karyawan merupakan alasan utama mengapa implementasi ERP tidak sukses.
Merupakan hal yang tidak mudah untuk meyakinkan karyawab untuk
mengubah cara media bekerja, melatih suatu prosedur baru kepada mereka untuk dapat menguasai suatu sistem baru, dan membujuk mereka untuk berbagi informasi yang sensitif.
4.4. Perencanaan dan Keputusan
Implementasi ERP
•
Penerapan ERP bukanlah hal yang mudah sehingga untuk
menerapkannya diperlukan komitmen dari manajemen
puncak, dan diperlukan analisis yang mendalam mengenai
kesesuaian fitur pada modul ERP dengan aktivitas binis
utama dalam perusahaan.
•
Selain itu penerapan ERP pada umumnya membutuhkan
konsultan karena tingkat kerumitan yang tinggi, dan
Beberapa keputusan-keputusan utama yang harus diambil ketika ingin mengimplementasikan sistem adalah sebagai berikut :
1. Implementasi atau tidak implementasi ERP ?
• Keputusan untuk mengimplementai ERP dapat didasarkan pada :
a. Keinginan untuk memperbaharui teknologi, seperti :
•keinginan untuk mengintegrasikan sistem-sistem yang berbeda dan terpisah dalam suatu perusahaan
•keinginan untuk menggantikan sistem lama yang tidak lagi up to date / obsolete
•keinginan untuk dapat beradaptasi engan teknologi pendukung yang baru seperti berbasis web
b. Keinginan untuk meningkatkan proses
Keputusan implementasi untuk meningkatkan proses yakni untuk mengurangi personel dan biaya untuk ITG tetapi tetap mempertahanan dan/atau meningkatkan performa kerja serta kegiatan operasional yang ada.
c. Keinginan untuk meningkatkan produktivitas
Keinginan untuk meningkatkan produktivitas termasuk kebutuhan untuk menutup siklus keuangan dan meningkatkan prosuksi secara keseluruhan dari sudut pandang perusahaan
d. Pertimbangan strategis
Beberapa keputusan-keputusan utama yang harus diambil ketika ingin mengimplementasikan sistem adalah sebagai berikut :
Kelebihan Kekurangan
Mengikuti proses
best practise
software ERP
Perusahaan dapat memperoleh kesempatan untuk mengubah proses mengikuti standarisasi best practise yang ada
Adanya banyak penolakan dari karyawan untuk mengubahgaya bekerja mereka (akibat perubahan proses bisnis mengikuti standarisasi yang ada
Melakukan
customization Tidak menerima tekanan untuk merasakan perubahan proses bisnis
Biaya dan waktu yang dibutuhkan menjadi lebih besar akibat customization
Beberapa keputusan-keputusan utama yang harus diambil ketika ingin mengimplementasikan sistem adalah sebagai berikut :
3.
Inhouse atau outsource ?
Kelebihan Kekurangan
Inhouse a) Adanya kecocokan yang lebih baik antara proses bisnis dan sofware karena dibuat sendiri oleh internal perusahaan yang mengerti secara mendetil tentang proses bisnis perusahaan
b) Optimalisasi aplikasi perusahaan
c) Keamanan sistem menjadi lebih baik dan aman terjaga
Tidak bisa terlaksana apabila perusahaan tidak mempunyai expertise untuk melakukan customization ini
Outsource a) Perusahaan dapat fokus dengan misi-misi utama mereka
b) Mengurangi risiko hilangnya komitmen terhadap finansial
c) Mengurangi dampak terhadap departemen MIS dalam perusahaan
a) Meningkatkan isu keamanan karena mengijinkan orang dari luar perusahaan untuk masuk ke dalam sistem internal perusahaan
Beberapa keputusan-keputusan utama yang harus diambil ketika ingin mengimplementasikan sistem
adalah sebagai berikut :
4. "Big bang" atau phased ?
Kelebihan Kekurangan "Big bang" a. Waktu peralihan dari sistem lama ke
sistem ERP baru menjadi lebih cepat b. Biaya yang dibutuhkan juga lebih kecil
a) Risiko kegagalan lebih tinggi. Sistem ERP adalah sistem yang kompleks untuk diimplemen-tasikan, maka peralihan langsung dari sistem lama menjadi sistem ERP yang baru akan menimbulkan risiko kegagalan yang lebih tinggi
Phased a) Meratakan kebutuhan sumber daya b) Kemampuan untuk fokus pada modul
tertentu
c) Sistem lama masih ada sehingga jika sistem baru yang sebagian sudah dicoba diimplementasi gagal, masih dapat kembali ke sistem lama
d) Risiko kegagalan lebih kecil
e) Mendapatkan banyak pengetahuan dan pengalaman dari tiap fase implementasi sistem ERP ini
a) Waktu peralihan dari sistem lama ke sistem ERP baru menjadi lebih lama
Beberapa keputusan-keputusan utama yang harus diambil ketika ingin mengimplementasikan sistem
adalah sebagai berikut :
5 . Single package atau best of-breed?
Kelebihan Kekurangan
Single package a. Interoperabilitas antar modul menjadi lebih maksimal
b. Interfaces dari setiap modul sama
c. Terdapat standarisasi
Tidak dapat disesuaikan dengan kebutuhan kegiatan operasional dan fungsionalitas perusahaan
bestof-breed Dapat disesuaikan dengan
kebutuhan kegiatan operasional dan fungsionalitas perusahaan
a) Interfaces antar modul tidak sama sehingga perlu customization untuk disamakan b) Menimbulkan risiko adanya incompatible antar modul dari beberapa sofware ERP Package yang dipakai
Beberapa keputusan-keputusan utama yang harus diambil ketika ingin mengimplementasikan sistem adalah sebagai berikut :
6. Pertimbangan dalam memilih package sotfware ERP adalah sebagai berikut :
– Fungsional package sotfware ERP cocok dengan proses bisnis perusahaan – Tingkat integrasi antar komponen dari sistem ERP
– Fleksibilitas dan skalabilitas – User-friendly
– Implementasi package sofware ERP dapat dilakukan dengan cepat
– Kemampuan untuk mendukung perencanaan dan pengendalian perusahaan yang
memiliki banyak cabang (multisite)
– Teknologi-client-server, database independence, keamanan – Ketersediaan upgrade secara berkala
– Jumlah customization yang dibutuhkan – Dukungan infrastruktur lokal/internal
– Biaya untuk lisensi, pelatihan, implementasi, pemeliharaan, customization, hardware
• Secara umum ada empat faktor yang harus dipertimbangkan dalam memilih package sofware ERP yakni kemampuan fungsional, atribut teknis,
4.5. Tahapan Implementasi ERP dan
Strategi Implementasi ERP
Berdasarkan Motowalla dan Thompson (2009:94-98) dalam bukunya berjudul Enterprise Systems for Management, ada 5 tahap dalam implementasi ERP yakni sebagai berikut :
1. Tahap 1 - Scope and Commitment (Scope and Planning - termasuk dalam tahap Initiation)
• Dalam tahapan ini, hal pertama yang harus dilakukan adalah menentukan ruang lingkup atau
scope untuk implementasi ERP yang disesuaikan dengan sumber daya (termasuk budget) dan waktu yang telah ditentukan sebelumnya. Dafar scope yang harus ditentukan adalah sebagai berikut :
Tipe scope Keterangan (yang harus ditentukan)
Scope fisik Mengidentifikasai tempat / lokasi dimana implementasi ERP akan dilakukan dan berapa banyak user yang akan ikut serta dalam implementasi ERP tersebut
Scope BPR (Business Process
Reengineering) Mengidentifikasi proses yang ada sekarang yang akan didefinisikan ulang, diganti, atau dihilangkan beserta user, departemen, lokasi perusahaan yang akan terkena dampak dari perubahan atau perhitungan proses tersebut.
Scope teknikal Menentukan proses pada sistem ERP yang akan dipertahankan dan yang akan diubah, juga menentukan bagian dan seberapa banyak aspek teknikal yang akan dimodifikasi pada sofware ERP
Scope sumber daya Menentukan besarnya waktu dan biaya yang akan dikeluarkan untuk implementasi ERP ini
Tahap 1 - Scope and Commitment (Scope and Planning - termasuk dalam tahap Initiation) (lanjutan)
• Selain menentukan scope di atas, hal-hal lain yang harus
dilakukan pada tahapan ini adalah membuat visi jangka panjang dan rencana implementasi jangka pendek yang harus
mendapatkan dukungan penuh dari manajemen level atas.
• Selain itu, pemulihan dan pembentukkan struktur tim
implementasi, peran dari konsultan dan sumber daya manusia internal perusahaan yang terkait dengan implementasi harus terdefinisikan dengan jelas dalam tahap ini.
• Review terhadap pilihan -pilihan vendor penyedia sofware ERP
Tahap 2 - Analysis and Design (termasuk dalam tahap Analysis Design)
• Pada tahap ini, setelah memilih vendor dan sofware ERP yang akan digunakan
beserta dengan pemilihan konsultan dan pembentukan tim implementasi, maka yang selanjutnya dilakukan dalam rangka mendukung analisis terhadap user requirements adalah melakukan analisis gap yakni membandingkan fungsi yang disediakan oleh sistem ERP dengan proses operasional yang dibutuhkan
perusahaan untuk menjalankan bisnisnya.
• Menggunakan hasil dari analisis gap ini, tim implementasi harus mampu untuk
membuat dafar proses yang akan ditambahkan pada proses yang ada sekarang untuk menunjang performa sofware ERP yang akan digunakan dan bagian yang akan dimodifikasi pada sofware tersebut.
• Juga, analisis gap ini dapat digunakan sebagai dasar membuat rancangan use
interface bagi bagian yang dimodifikasi pada sofware ERP, rancangan strategi manajemen perubahan, rencana konversi data dan sistem serta rencana untuk pelatihan dan eksekusi implementasi ini.
• Hal lain yang harus dilakukan pada tahap ini adalah menentukan strategi
implementasi ERP yakni implementasi dengan cara vanilla atau chocolate (yang akan dijelaskan lebih detail pada su bagian selanjutnya). Akhir tahap ini, biasanya tim implementasi dapat membuat prototype implementasi sofware ERP
Tahap 3 - Acquisition and Development
(berada diantara tahap Analysis Design dan Implementation)
• Pada tahap ini semua hasil dari analisis gap yang telah dibuat
pada tahap sebelumnya harus dieksekusi. Diantaranya adalah customize komponen teknikal dan user interface sofware ERP, penambahan syarat-syarat tambahan dan data pada
tabel-tabel dalam database serta pembentukan laporan yang berkaitan dengan sistem ERP, sedang disisi lain, tim
manajemen perubahan bekerja sama dengan end user akan mengimplementasikan perubahan pada proses bisnis dan
melakukan pelatihan awal menggunakan prototype yang telah dibuat di tahapan selanjutnya. Dan tim data akan melakukan migrasi data dari sistem lama ke sistem baru berbasis ERP ini.
• Dan akhir tahap ini ditandai dengan mengkonfigurasi
Tahap 4 - Implementation
• Pada tahap ini, sofware ERP akan terinstall dan dapat digunakan oleh
end-user. End user akan mencoba sofware ERP tersebut sekaligus mengujinya.
• Pengujian ini dilakukan dengan harapan bahwa jika ada error pada
sofware ERP tersebut maka dapat langsung diperbaiki.
• Pada tahap ini juga dilakukan konversi dari sistem lama ke sistem baru
berbasis ERP. Ada 4 metode konversi yang dapat digunakan yakni sebagai berikut :
• Phased, adalah metode dimana konversi dari sistem lama ke sistem baru berbasis ERP dilakukan bertahap, misal per modul
• Pilot, adalah metode konversi dimana menerapka terlebuh dahulu bagian tertentu dari sistem baru berbasis ERP
untuk memastikan sistem baru tersebut dapat berjalan sesuai harapan
• Parallel, adalah metode konversi dimana sistem lama dan sistem baru berbasis ERP diterapkan bersamaan.
Setelah memastikan sistem baru berbasis ERP berjalan dengan lancar, barulah sistem yang lama dihentikan dan benar-benar digantikan sepenuhnya dengan sistem baru. Metode ini dilakukan untuk mengurangi risiko kerugian akibat kegagalan penerapan sistem ERP yang kompleks.
• Direct cutover atau big bang, adalah metode konversi dimana langsung menghentikan sistem lama dan
menggantikannya dengan sistem baru berbasis ERP. Metode ini paling berisiko menyebabkan kegagalan penerapan sistem ERP yang kompleks tetapi paling murah dari segi biaya.
• Setelah sistem baru diterapkan, pada tahap ini juga harus dilakukan
Tahap 5 - Operation
• Pada tahapan ini, tim implementasi akan beralih fungsi menjadi tim
support untuk membantu end user dan tim operasional yang
mengalami kesulitan dan membutuhkan bantuan dalam penggunaan sistem ERP ini (dapat dikatakan sebagai help desk).
• Tim support harus juga berperan untuk memberikan pelatihan
kepada end user secara berkelanjutan selama proses operasional penggunaan sistem ini.
• Jika ada feedback atau saran dan kritik dari end user, maka tim
support harus menampungnya dan menjadi bahan untuk merancang rencana manajemen perubahan yang lebih baik lagi.
• Aktivitas-aktivitas lain yang menjadi kunci utama dalam tahapan ini
4.6
. Critical Success dan
Failure Factors dari
Implementasi ERP
Menurut Motiwallz dan Thompson
(2009:198-201) dalam bukunya yang
berjudul
Enterprise
Systems
For
Management,
factor-faktor
penting
yang
menentukan
keberhasilan
1.Proses Pembuatan Keputusan
Pembuatan keputusan harus dilakukan dengan
proses yang tepat dan cepat oleh tim
implementasi terhadap perbedaan-perbedaan
seputar modifikasi yang harus dilakukan pada
software ERP, cara konversi data dan
sebagainya. Jika keputusan tidak diambil
dengan langkah yang tepat dan cepat maka
keputusan yang diambil dapat mengakibatkan
bertambah lebarnya scope proyek implementasi
ERP ini sehingga tidak dapat memenuhi
2.Ruang Lingkup Proyek Implementasi ERP
3.Team Work
4.Manajemen Perubahan
Manajemen perubahan adalah hal penting lain yang harus dilakukan oleh manajer proyek implementasi ERP untuk
mendukung keberhasilan implementasi ERP ini. Hal ini dilakukan karena banyak terjadi pengolahan dan penolakan akan perubahan yang drastic dalam proses bisnis yang sehari-hari end user dilakukan akibat penerapan system ERP ini.
5.Tim Implementasi dan eksekutif
dan peran serta tanggung jawab
tiap anggota tim implementasi juga merupakan salah satu
factor
penting
dalam
menentukan
keberhasilan
implementasi ERP.
Sedangkan berdasarkan jurnal Critical Failure Factors
in ERP Implementation (wong, Ada, et.all, 2005:6-8)
, ada 3 faktor penting yang dapat menyebabkan
kegagalan dalam implementasi ERP.
1.Lemahnya efektifitas konsultan
Faktor ini berkaitan dengan tim proyek implementasi contohnya konsultan yang memiliki kendala dengan bahasa yang kurang berpengalaman dengan system ERP seperti tidak memberikan service yang professional, tidak melakukan BPR (Business Process Reengineering) terhadap gap antara proses bisnis yang ada sekarang dengan system ERP, tidak memberikan perencanaan yang jelas dalam testing, tidak mengkonfigurasi system ERP sesuai dengan
2. Lemahnya kualitas BPR
(Business Process Reengineering
)
Faktor ini berkaitan dengan masalah tim proyek implementasi
3.Lemahnya efektivitas manajemen proyek
Faktor ini berkaitan dengan kegagalan
dalam merencanakan, memimpin, mengatur
dan mengawasi implementasi ERP.
TERIMAKASIH
ATAS
Implementasi ERP Pada PT. Semen Gresik
1. PENDAHULUAN
Enterprise Resources Planning (ERP) merupakan sebuah teknologi komputerisasi sistem informasi terintegrasi yang digunakan
oleh perusahaan kelas dunia dalam meningkatkan kinerjanya. ERP telah berkembang sebagai alat integrasi, memiliki tujuan untuk
mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan atau aktivitas inti perusahaan yang meliputi penjualan dan pemasaran,
pemeliharaan, produksi/manufakturing, pengadaan/logistik, gudang, SDM, Umum dan Keuangan ke pusat penyimpanan data
•
.
1.Proses bisnis “Best Practice”
2.Integrasi dan real time
3.Fungsi Pengendalian
4.Proses lebih cepat dan efisien (tidak ada duplikasi)
5.Ketepatan posting jurnal akuntansi
6.Pencatatan dari sumber transaksi
Sebuah sistem ERP akan membantu bagian-bagian dalam sebuah organisasi untuk berbagi data dan informasi, pengurangan biaya, dan perbaikan manajemen dari bisnis proses. Dengan keuntungan-keuntungan yang ditawarkan sistem tersebut,
banyak perusahaan yang tergiur untuk
mengimplementasikan. Di Indonesia, sudah cukup banyak perusahaan yang mengimplementasikan ERP diantaranya adalah Semen Gresik dengan software J.D.Edwards. Satu hal yang penting` ketika
mengimplementasikan ERP adalah perlu
2.LATAR BELAKANG IMPLEMENTASI ERP PADA PT. SEMEN GRESIK
Pada bulan Juni tahun 2001, ERP mulai diaplikasikan
untuk mendukung bisnis proses yang ada di Semen
Gresik dengan penerapan pertama kali dilakukan di
bagian finansial. Dengan berjalannya waktu,
implementasi dilakukan di bagian penjualan dan
kemudian di bagian manufakturing.
•
Kebutuhan ‘Back Bone System’ yang kuat dan
mampu memberikan informasi yang relevan
dan tepat waktu.
•
Kebutuhan integrasi sistem informasi Semen
Gresik Group (SSG) guna mendapatkan sinergi
yang lebih optimal. Faktor-faktor yang
•
Bergabungnya Semen Tonasa dan Padang sebagai
subsidiary Semen Gresik (distributor) Semen Gresik
tersebar di wilayah Jawa-Bali sehingga membutuhkan
sistem tersentralisasi untuk pengiriman ordernya agar
order dapat segera diproses dan dipenuhi.
•
Jaringan distribusi Semen Gresik memiliki dua
pabrik, dua puluh tiga gudang penyangga, seratus dua
puluh distributor dan empat puluh Ekspeditur. Order
dari distributor dapat dipenuhi dari pabrik maupun
gudang penyangga sehingga perlu sistem informasi
yang terintegrasi diantara pabrik, gudang dan
•
Jaringan pengiriman semen sangat
kompleks dan melibatkan Ekspeditur
untuk menyelenggarakan jasa
transportasi di Semen Gresik,
menyebabkan kebutuhan untuk
mengintegrasikan
informasi-informasi yang berkaitan dengan
Semen Gresik sebenarnya telah menggunakan aplikasi buatan sendiri (in-house development) berbasis program Foxbase dan database Sybase sejak 1989. Sayangnya, aplikasi-aplikasi yang digunakan hanya untuk menunjang operasional bisnis di tingkat departemen/bagian, dan belum terintegrasi antara satu dan lainnya. Dalam
perjalanannya, sistem tersebut tidak bisa mengakomodasi kebutuhan perusahaan —
khususnya para user — yang dari waktu ke waktu terus berkembang. Jadi, perkembangannya
di-drive oleh para user. Dan dalam praktiknya,
3.PROSES IMPLEMENTASI ERP PADA PT. SEMEN GRESIK 3.1. Proses Implemetasi ERP
Berikut ini adalah tugas Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik :
1. Mendefinisikan rencana proyek yang realistis dan melaksanakan perubahan proses bisnis sesuai tujuan perusahaan.
2. Melaksanakan tahap-tahap pengembangan dan
penerapan sistem dengan sebaik-baiknya, sesuai dengan target waktu yang ditentukan.
4. Menyusun rencana anggaran dan
melaporkan realisasi biaya proyek.
5. Melaksanakan pengadaan barang dan jasa
dalam batas-batas tertentu yang ditetapkan
oleh direksi.
• Setelah melalui proses cukup panjang — memakan waktu hampir 1,5 tahun — Semen Gresik akhirnya memutuskan memakai solusi ERP JD Edwards. Alasannya, solusi ini merupakan solusi Best Practice, serta cukup fleksibel dan mudah diimplementasikan. Bahkan, beberapa pemain semen terbesar di dunia menggunakan solusi ini, seperti Lafarge, Cemplank, Argos, Cockburn Cement, Cruz Azul, Calme Cementi, Ferrobeton.
•
Proses selanjutnya adalah perusahaan membeli
beberapa perangkat hardware yang mendukungnya.
Pada saat yang hampir bersamaan, perusahaan
membangun jaringan LAN/WAN ke seluruh cabang
hingga ke gudang-gudang yang tersebar di beberapa
lokasi dan proses ini saja memakan waktu hingga dua
tahun.
•
Proses implementasi modul-modul ERP ini, dimulai pada
November 2000. Modul Maintenance, Inventory dan
Purchasing bisa go live Oktober 2001. Menyusul
kemudian modul Finance pada Januari 2002, dan terakhir
modul Sales Order & Transportation bisa diselesaikan
• Proses impelementasinya dilakukan secara
•
Sehingga kendalanya justru terletak pada sisi
PT. Semen Gresik harus mengeluarkan
dana sekitar Rp 46 miliar lebih. Namun,
biaya
sebesar
itu
tidak
hanya
diperuntukkan bagi
Anggaran Implementasi ERP di Grup Semen Gresik:
a. Perangkat lunak JD Edwards termasuk lisensi: Rp 7,3
miliar.
b. Perangkat keras (server & client), Database dan
Jaringan: Rp 30 miliar.
c. Jasa Konsultan: Rp 5,2 miliar.
Dalam mengimplementasikan ERP di Semen Gresik,
beberapa aspek teknis yang dilakukan oleh
departemen Information Technology (IT) diantaranya :
1. Mengimplementasikan sofware J.D.Edwards
2. Membangun sistem jaringan komputer (LAN/WAN)
3. Membangun infrastruktur server dan database
•Sedangkan aspek non teknis yang dipertimbangkan oleh departemen IT pada
khususnya serta perusahaan pada umumnya dalam menyongsong implementasi ERP adalah :
•Komitmen manajemen agar implementasi berhasil sehingga yang dipertimbangkan
tidak lagi apakah Sofware tersebut yang ”The Best”.
•Proses mapping dilakukan karena bisnis proses J.D.Edwards ternyata tidak sama
dengan bisnis proses yang dijalankan Semen Gresik. Dari proses mapping ini ada dua kemungkinan yaitu bisnis proses semen Gresik mengikuti J.D.Edwards atau sebaliknya. Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah mengkaji efek dalam jangka panjang dan pendek terhadap pemilihan bisnis proses yang akan dipakai. Sebagai contoh proses pengadaan barang diputuskan oleh Semen Gresik untuk mengikuti bisnis proses J.D.Edwards.
•Perubahan bisnis proses dan implementasi ERP menyebabkan
perubahan-perubahan dalam struktur organisasi berupa bertambahnya job discription dan unit-unit kerja baru yang berfungsi untuk mendukung implementasi ERP.
•Aplikasi ”Change Management” untuk mengelola perubahan-perubahan yang
3.2. Kendala-kendala dalam Implementasi ERP Beberapa kendala yang dihadapi oleh pihak Semen Gresik dalam implementasi dikategorikan menjadi 3 aspek :
1.Budaya, implementasi ERP yang berbasis penggunaan
teknologi menuntut perubahan-perubahan yang
harus dilakukan karyawan
2. diantaranya harus aware terhadap penggunaan
sofware tersebut (sebagai contoh selalu update
data).
•
Sebagian besar karyawan IT merasa
•
Dengan alasan politis tertentu, beberapa unit
kerja yang sebenarnya bisa dihapus dengan
penerapan J.D.Edwards tidak dapat dilakukan.
•
Keengganan user atau karyawan departemen
1.Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa
hal yang telah dilakukan pihak Semen Gresik :
2.Implementasi Change Acceleration Project (CAP)
untuk mengelola perubahan-perubahan yang
terjadi dalam implementasi ERP.
3. Pendekatan dengan user sebelum
penerapan sistem ERP melalui
presentasi-presentasi untuk menunjukkan
kelebihan-kelebihan implementasi sistem tersebut.
Pengembangan sistem recovery dalam
3.3. HASIL IMPLEMENTASI ERP
Dengan implementasi yang telah dilaksanakan di Semen Gresik ada beberapa perbaikan yang diperoleh diantaranya :
• Mempercepat proses order dari distributor sehingga membantu meningkatkan penjualan semen.
• Mempercepat waktu pembuatan laporan keuangan, dari sebelumnya per tanggal lima belas menjadi tanggal lima sudah tercetak semua laporan. • Meningkatkan keakuratan informasi
• Proses bisnis yang berlangsung di perusahaannya jauh lebih efisien. Semua proses bisnis di berbagai departemen sudah bisa dilakukan secara cepat dan tepat.
• Dari sisi produktivitas karyawan, terjadi peningkatan yang mengacu pada
4. KESIMPULAN
Implementasi ERP di Semen Gresik jelas memerlukan
perubahan-perubahan budaya organisasi terutama dikaitkan dengan cara bekerja, misalnya karyawan dituntut terus menerus untuk meng-update data karena informasinya diberikan oleh sistem ini harus bersifat real time. Dengan berjalannya waktu ternyata pihak Semen Gresik dapat
melakukan perubahan budaya organisasi sehingga user lebih siap dalam mengoperasikan sistem yang baru. Implementasi ERP di Semen Gresik dapat dilihat bahwa perusahaan tersebut telah mengelola perubahan-perubahan dengan cukup baik, terbukti dengan dilakukannya aktivitas berikut :
1.Mengelola perubahan-perubahan yang terjadi sebagai akibat implementasi dengan mengadopsi CAP.
Dari pembahasan diatas, ada satu faktor penting lagi yang membawa kesuksesan implementasi ERP di Semen Gresik yaitu komitmen manajemen, dimana dari awal pihak manajemen sudah mempunyai inisiatif untuk menerapkan sistem ini.
•
Dari pembahasan yang telah dilakukan, dapat
SARAN
•Implementasi ERP memang membutuhkan perlu
• Ketika akan mengadopsi sebuah aplikasi pasti terjadi discrepancy sehingga ada tiga alternatif pilihan solusi yaitu mengubah/meodifikasi aplikasi, mengikuti aplikasi yang ada dan merubah prosedur atau hidup dalam perbedaan. Idealnya memang mengikuti aplikasi yang ada karena sesuai dengan best practice (desain yang terbaik dalam industri) dan mengubah prosedur yang ada dalam perusahaan. Hal ini akan lebih praktis dan mudah untuk diimplementasikan, kecuali jika business process-nya unik. • Evaluasi vendor sangat dibutuhkan mulai dari review vendor, proses demo,
