SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERN (1)

SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL

SISTEM INFORMASI,

ORGANISASI DAN STRATEGI

Disusun oleh:

Asalila (55516120053)

Dosen Pengampu:

Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA

MAGISTER AKUNTANSI

UNIVERSITAS MERCU BUANA

JAKARTA

DAMPAK IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI BAGI ORGANISASI.

Sistem informasi dan organisasi mempengaruhi satu sama lain. Sistem Informasi yang dibangun oleh manajer untuk melayani kepentingan perusahaan bisnis. Pada saat yang sama, organisasi harus menyadari dan terbuka untuk pengaruh sistem informasi untuk mendapatkan keuntungan dari teknologi baru

Dampak teknologi bagi organisasi tidak dirasakan sebagai hal yang baru. Kini kita telah banyak mengetahui dan merasakan kelebihan dan kekurangan penggunaan teknologi informasi. Di bagian ini akan dilihat bagimana TI memberikan pengaruh. Dampak-dampak yang akan dijelaskan berikut ini lebih mengarah pada dampak dari software teknologi informasi.

Penggunaan teknologi informasi, termasuk Web, telah membawa banyak perubahan organisasional dalam berbagai area, antara lain:

1. Struktur organisasi, otoritas, kekuatan

TI memungkinkan peningkatan produktivitas para manajer, perluasan pengendalian (banyak karyawan untuk tiap supervisor), dan pengurangan jumlah manajer serta tenaga ahli. Maka akan semakin sedikit tingkat manajerial yang akan ada dalam banyak perusahaan, dan akan makin sedikit pula staf manajer operasi. Hierarki organisasional yang lebih datar akan menghasilkan pengurangan dalam jumlah total karyawan, rekayasa ulang proses bisnis, peningkatan produktivitas karyawan, dan kemampuan karyawan di tingkat yang lebih rendah untuk melakukan pekerjaan di tingkat yang lebih tinggi melalui dukungan sistem informasi. Perkembangan terbaru dalam sistem terkomputerisasi mengubah struktur kekuatan dalam perusahaan.

2. Tugas dalam pekerjaan

Sebuah tugas dalam pekerjaan akan berhubungan dengan tanggung jawab pekerjaan tersebut. Dalam hal ini TI mengubah tugas dalam pekerjaan dan kumpulan kemampuan. Tanggung jawab pekerjaan penting tidak hanya karena berkaitan dengan stuktur perusahaan, tetapi juga karena berkaitan dengan kepuasan karyawan, kompensasi, status, dan produktivitas. Berbagai perubahan dalam tanggung jawab pekerjaan terjadi ketika restrukturisasi proses bisnis dilakukan, dalam hal ini diperlukan kemampuan komputer dalam tingkat yang lebih tinggi untuk para pekerja dan perlunya pelatihan ulang.

3. Jenjang karier karyawan

bagi pembelajaran ini karena memungkinkan pengangkapan dan pengelolaan penggunaan pengetahuan secara lebih efisien.

4. Supervisi

Fakta bahwa pekerjaan seorang karyawan dilakukan secara online dan disimpan secara elektronik menimbulkan kemungkinan adanya supervisi elektronik yang lebih besar. Supervisi jarak jauh lebih banyak menekankan pada pekerjaan yang diselesaikan dan lebih sedikit berkaitan dengan hubungan personal serta politik kantor. Dalam hal ini internet memiliki potensi untuk meningkatkan supervisi jarak jauh.

5. Pekerjaan manajer

MODEL RANTAI NILAI GUNA MEMBANTU AKTIVITAS BISNIS DALAM MENGIDENTIFIKASI PELUANG UNTUK APLIKASI SISTEM INFORMASI STRATEGIS.

Model daya kompetitif(competitive force model) michael Porter adalah model yang paling luas penggunaannya untuk mengerti keunggulan kompetitif. Model ini menyediakan pandangan umum terhadap perusahaan, pesaingnya dan lingkungan perusahaan. Dalam model daya kompetitif porter, posisi strategis perusahaan dan strateginya ditentukan tidak hanya oleh persaingan dengan pesaing langsung tradisionalnya tetapi juga oleh 4 kekuatan dalam lingkungan yaitu pemain di pasar, produk pengganti, konsumen dan pemasok.

Pesaing Tradisional

Pesaing tradisional memperkenalkan produk dan jasa baru untuk menarik pelanggan sehingga pelanggan lebih tertarik untuk membeli produk mereka.Dengan adanya produk dan jasa baru merek mereka lebih dapat mampu bersaing dengan perusahaan lain. Dengan semakin bertambahnya perusahaan dan dengan adanya ide ide baru yang membuat perusahaan lebih maju,berkembang dan meningkatnya mutu serta kualitas perusahaan maka konsumen akan lebih tertarik karena perusahaan bisa memberikan kepuasan kepada konsumen.

Pemain Baru Di Pasar

Dizaman yang semakin maju sekarang ini perusahaan baru dapat dengan mudahnya memasuki pasar.Karena perusahaan baru memiliki ide-ide yang lebih kreatif yang dapat menarik perhatian pelanggan sehingga pelanggan berminat untuk membeli produk mereka. Keuntungan perusahaan baru adalah dapat memperkerjakan karyawan baru yang lebih muda dengan tenaga yang lebih besar tetapi tidak dengan gaji yanng terlalu besar.Keuntungan lainnya adalah perusahaan beru dapat hadir dengan merek baru yang dapat menarik konsumen sehingga konsumen lebih tertarik tidak seperti pesaing tradisional atau pabrik lama yang harus terbebani dengan merek lama,usang dan tidak "fresh" sehingga para konsumen kurang tertarik lagi untuk membelinya.

Produk Dan Jasa Pengganti

Dizaman yang semakin canggih ini banyak barang pengganti yang akan menggantikan fungsi barang pokok jika suatu saat nanti barang pokok yang diperlukan harganya semakin tinggi sehingga pelanggan tidak mampu untuk membeli barang tersebut.Dengan semakin canggih teknologi maka barang pengganti akan semakin banyak. Contohnya lewat media internet kita dapat langsung membeli buku tanpa harus pergi ketoko buku

Pelanggan

Keuntungan perusahaan bergantung pada banyaknya pelanggan yang membeli produk mereka karena dengan semakin banyaknya pelanggan yang membeli produk mereka maka semakin besar keuntungan yang didapat.Untuk menarik pelanggan perusahaan harus memiliki ide-ide kreatif agar para pelanggan tertarik membeli produk mereka.Dengan teknologi yang semakin canggih Pelanggan dapat dengan mudahnya mengetahui harga melalui internet.Sebagai contoh pelanggan yang ingin membeli alat olahraga dapat dengan mudahnya melihat harga alat olahraga tersebut melalui internet jadi mereka tidak perlu lagi pergi ketoko olahraga.

Pemasok

SISTEM INFORMASI MEMBANTU BISNIS UNTUK MENCAPAI KEUNGGULAN KOMPETITIF.

Sistem informasi strategis sering mengubah organisasi serta produk, jasa, dan prosedur operasi, mengemudi organisasi ke dalam pola perilaku yang baru. Berhasil menggunakan sistem informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif yang menantang dan membutuhkan koordinasi yang tepat dari teknologi, organisasi, dan manajemen.

Keunggulan kompetitif yang sistem strategis memberi tidak selalu bertahan cukup lama untuk memastikan keuntungan jangka panjang. Karena pesaing dapat membalas dan menyalin sistem strategis, keunggulan kompetitif tidak selalu berkelanjutan. Pasar, harapan pelanggan, dan perubahan teknologi; isasi globalisasi telah membuat perubahan ini bahkan lebih cepat dan tak terduga. Internet dapat membuat keunggulan kompetitif hilang sangat cepat karena hampir semua perusahaan dapat menggunakan teknologi ini.

Peran aplikasi aplikasi sistem informasi dalam bisnis adalah untuk memberikan dukungan yang efektif atas strategi perusahaan agar dapat memperoleh keunggulan kompetitif. Peran strategi informasi ini melibatkan penggunaan teknologi informasi untuk mengembangkan berbagai produk, layanan, dan kemampuan yang memberikan perusahaan keunggulan besar atas tekanan kompetitif dalam pasar global.

Konsep Dasar Keunggulan Kompetitif

Sistem informasi strategis dapat dimanfaatkan membantu perusahaan agar dapat bertahan hidup dan berhasil dalam jangka panjang dalam menghadapi tekanan kompetitif yang membentuk struktur persaingan dalam perusahaan. Gambar 3.1 menunjukkan kerangka kerja konseptual strategi kompetitif. Dalam model klasik Michael Porter mengenai strategi kompetitif, bisnis apapun yang ingin mempertahankan hidup dan berhasil haruslah mengembangkan serta mengimplementasikan berbagai strategi untuk secara efektif mengatasi :

1. Pesaing yang sudah ada (rivalry among existing competitor)

2. Ancaman pesaing baru (threat of new entrants)

3. Ancaman produk subtitusi/pengganti (threat of subtitute product and service)

4. Kekuatan tawar-menawar dari pelanggan (bargaining power of consumers)

5. Kekuatan tawar-menawar dari pemasok (bargaining power of suppliers)

Diilustrasikan pula bahwa bisnis dapat mengatasi berbagai ancaman tekanan kompetitif yang dihadapi perusahaan dengan mengimplementasikan strategi :

1. Strategi Kepemimpinan dalam biaya.

2. Strategi Diferensiasi.

Mengembangkan berbagai cara untuk melakukan diferensiasi produk dan jasa perusahaan dari para pesaingnya atau mengurangi keunggulan diferensiasi para pesainnya. Al ini dapat memungkinkan perusahaan dapat berfokus pada produk atau jasa agar mendapatkan keunggulan dalam segmen atau ceruk tertentu suatu pasar.

3. Strategi Inovasi.

Menemukan berbagai cara baru untuk melakukan bisnis hal ini dapat melibatkan pengembangan berbagai produk dan jasa yang uni, atau masuk ke dalam pasar atau ceruk pasar yang unik. Hal ini juga dapat melibatkan pelaksanaan perubahan yang radikal atas proses bisnis dalam memproduksi atau mendistribusikan produk dan jasa yang begitu berbeda dari cara bisnis yang dilakukan, hingga dapat mengubah struktur dasar industri.

4. Strategi Pertumbuhan.

Secara signifikan memperluas kemampuan perusahaan untuk memproduksi barang dan jasa, memperluas ke pasar global, melakukan diversifikasi produk dan jasa baru, atau berintegrasi dengan produk dan jasa yang berhubungan.

5. Strategi Persekutuan.

Membuat hubungan dan persekutuan bisnis baru dengan para pelanggan, pemasok, pesaing, konsultan, dan perusahaan-perusahaan lainnya. Hubungan ini meliputi merger, akuisisi, joint venture, membentuk perusahaan virtual, atau kesepakatan pemasaran, manufaktur, atau distribusi antara suatu bisnis dengan mitra dagangnya.

Suatu perusahaan dapat mencapai keunggulan kompetitif melalui penggunaan sumber daya virtualnya. Di dalam bidang sistem informasi keunggulan kompetitif (competitive advantage) mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapat pengungkitan (leverage) di dalam pasar.

Adapun strategi dasar penggunaan teknologi informasi (TI) dalam bisnis adalah :

1. Biaya yang lebih rendah

 Gunakan TI untuk mengurangi secara mendasar biaya proses bisnis

 Gunakan TI untuk menurunkan biaya pelanggan atau pemasok

2. Diferensiasi

 Kembangkan berbagai fitur TI baru untuk melakukan diferensiasi produk dan jasa

 Gunakan berbagai fitur TI untuk mengurangi keunggulan diferensiasi para Pesaing.

 Gunakan berbagai fitur TI untuk memfokuskan diri pada ceruk pasar yang dipilih

3. Inovasi

 Buat produk dan jasa baru yang memasukkan berbagai komponen TI

 Buat perubahan radikal atas proses bisnis dengan TI yang secara dramatis akan memangkas biaya, meningkatkan kualitas, efisiensi, atau layanan pelanggan, atau mempersingkat waktu ke pasar

4. Mendukung Pertumbuhan

 Gunakan TI untuk mengelola perluasan bisnis secara regional dan global

 Gunakan TI untuk mendiversifikasi serta mengintegrasikan produk dan jasa lainnya.

5. Kembangkan Persekutuan

 Gunakan TI untuk membuat organisasi virtual yang terdiri dari para mitra bisnis

 Kembangkan sistem informasi antar perusahaan yang dihubungkan oleh

Internet dan ekstranet yang akan mendukung hubungan bisnis strategis dengan para pelanggan, pemasok, subkontraktor, dan pihak lain.

Strategi Kompetitif lainnya

Apakah TI bisa berperan dalam memenangkan persaingan dibawah tekanan yang serba kompetitif ? Menurut Mc Farlan dan Mc Kenny menjawab pertanyaan tersebut di atas dengan mengajukan 5 (lima) pertanyaan berikut ini :

a. Dapatkah TI merubah dasar persaingan?

Pertanyaan ini diajukan untuk menjawab ancaman dari pesaing-pesaing yang sudah ada. TI harus bisa berperan merubah dasar cara bersaing. Contoh terbaik adalah penjualan buku lewat internet yang dilakukan oleh www.amazon.com yang revolusioner. Dan ketika perusahaan sejenis mulai bermunculan, amazon.com segera merubah taktik dengan menjalin kerjasama dengan situs-situs terkemuka di dunia dengan menempelkan bannernya dan perkembangan yang terjadi kemudian justru kini banya situs yang mendaftarkan diri ke amazon.com sebagai link dari amazon.com dengan pembagian keuntungan yang layak.

b. Dapatkah TI membangun halangan untuk masuk bagi pesaing ?

Untuk mengatasi ancaman pesaing-pesaing baru, perusahaan dapat melakukannya dengan membangun halangan-halangan untuk masuk sebagai mekanisme pertahanan diri. Ada banyak cara untuk melakukan hal tersebut. Membuat produk skala ekonomis, membuat biaya berpindah, menguasai akses ke chanel distribusi, membuat produk atau jasa yang berbeda atau menciptakan biaya yang mahal untuk kompetisi. Dalam bidang ini, TI disebut sebagai pemampu (enabler) karena memang potensial untuk menciptakan hal tersebut..

c. Dapatkah TI digunakan untuk menghasilkan produk-produk baru ?

d. Dapatkah TI membangun biaya berpindah ?

Pertanyaan ini berhubungan dengan kekuatan tawar-menawar dari para konsumen atau pelanggan. Sudah diakui oleh kalangan bisnis jika para pelanggan memiliki kekuatan menawar. Untuk menjadikan pelanggan tetap setia dan loyal, kekuatan tawar-menawar pelanggan tersebut harus dikurangi. Pelanggan harus dikunci untuk tetap setia dan loyal. Cara yang paling efektif untuk mengunci pelanggan agar tetap loyal adalah dengan menimbulkan switching costs/biaya berpindah.

Contoh lain adalah dari perusahaan McKesson corp, sebuah perusahaan obat. McKesson memberikan terminal-terminal kepada para pelanggannya, toko-toko obat dan apotik yang digunakan untuk pemesanan obat secara online. Pelanggan McKesson mempunyai 2 (dua) alternatif, memesan obat pada McKesson dengan beberapa keuntungan dengan menghemat beberapa macam biaya seperti biaya kesalahan, biaya finansial, biaya waktu dan biaya kenyamanan. Atau memesan ke supplier obat lainnya dengan mengeluarkan biaya pulsa telepon, biaya kertas faks, resiko kekeliruan dalam pemesanan dan kekurang nyamanan dalam melakukan pemesanan.

e. Dapatkah TI merubah keseimbangan kekuatan dari hubungan dengan pemasok ?

Pertanyaan ini adalah untuk menjawab ancaman kekuatan tawar-menawar dengan pemasok/supplier. Pemasok mempunyai kekuatan tawar-menawar untuk menentukan harga barang dan waktu pengiriman barang terutama untuk barang yang langka atau cepat terserap habis di pasaran atau barang-barang yang memiliki permintaan yang tinggi dari konsumennya. Kekuatan pemasok tersebut bisa diimbangi dengan cara menimbulkan persaingan antar pemasok dan memilih pemasok yang terbaik.

TANTANGAN YANG DITIMBULKAN OLEH SISTEM INFORMASI STRATEGIS

Sebuah program aplikasi yang baik tidak hanya menterjemahkan proses manual ke dalam system dalam bentuk medianya tetapi meliputi proses yang terdapat didalamnya dengan memberikan kemudahan bagi penggunanya dan tentu saja memberikan nilai tambah bagi perkembangan suatu organisasi. Perubahan proses akan mengubah SOP (Standard Operasional Procedure) yang sudah ada, dan tentu saja akan melibatkan orang-orang yang ada didalamnya. Sistem informasi merupakan aplikasi komputer untuk mendukung operasi dari suatu organisasi, seperti operasi, instalasi, perawatan komputer, software, dan data. Secara teknis sistem informasi dapat didefinisikan sebagai sekumpulan komponen yang saling berhubungan mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk menunjang pengawasan dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi

Tantangannya akan sangat besar karena meliputi keseluruhan organisasi yang bisa saja melibatkan pihak eksternal. Masalah yang dihadapi dalam implementasi tersebut biasanya adalah sebagai berikut :

1. Pengguna tidak mengetahui kemampuan teknologi yang dapat digunakan untuk

membantu proses bisnis yang dikerjakannya setiap hari, dan pada tahap analisa developer juga tidak mengetahui benar-benar proses bisnis yang berlangsung atau juga karena standard dari developer yang kurang dalam membuat program sehingga program yang dihasilkan adalah program yang baik dari kacamata developer bukan dari kedua belah pihak. Karena ketidak tahuan pengguna maka masalah ini bisa diabaikan dimana pengguna juga tidak keberatan dengan program yang diberikan untuk digunakan.

2. Kedua belah pihak tidak memahami asumsi dan ketergantungan yang ada dalam

system dan bisnis proses, sehingga pada tahap implementasi jika ada bagian dari proses bisnis yang belum di cover oleh system dan kemudian dibuatkan fungsi baru yang ternyata menimbulkan masalah, dan penyelesaian masalah menimbulkan masalah baru seperti melakukan tambal sulam yang berakibat pada benang kusut akan membuat suatu aplikasi yang tidak dapat di andalkan. Dan aplikasi hanya dibuat sebagai program untuk melakukan entry data.

3. Dalam implementasi system terintegrasi, dimana pengguna tidak dapat menjadikan

Ada banyak teknologi alternatif untuk membantu perusahaan mencapai keamanan dan kontrol, namun dalam disiplin organisasi diminta untuk menggunakan teknologi-teknologi yang tersedia secara efektif. Yaitu mendesain sistem baik diluar kontrol maupun di bawah kontrol, artinya kontrol yang efektif tapi tidak mengecilkan otoritas individu dari menggunakan suatu sistem masih sulit untuk dirancang. Bentuk-bentuk tantangan manajemen adalah sebagai berikut :

1. Tantangan investasi sistem informasi Pentingnya sistem informasi sebagai investasi

yang memproduksi nilai bagi perusahaan. Ditunjukkan pula bahwa tidak semua perusahaan menyadari nilai yang kembali (good return) dari investasi sistem informasi tersebut. Ternyata salah satu tantangan yang paling besar yang dihadapi manajer masa kini adalah jaminan bahwa perusahaan mereka benar- benar mendapatkan good return dari biaya yang mereka keluarkan untuk sistem informasi.

2. Tantangan stratejik bisnis - Selain investasi TI yang berat, banyak organisasi tidak

menyadari nilai bisnis yang penting dari sistem mereka, karena mereka kurang atau gagal untuk menghargai aset komplemen yang diperlukan agar dapat menggunakan aset teknologi mereka untuk bekerja. - Kekuatan dari komputer hardware dan software tumbuh lebih cepat dari kemampuan organisasi untuk mengaplikasikan dan menggunakan teknologi. - Untuk mendapatkan keuntungan sepenuhnya dari TI, menyadarai produktivitas yang asli, dan agar berdaya saing serta efektif, maka organisasi perlu melakukan desain ulang. Merekan harus membuat perubahan fundamental dan perilaku pengelolaan (manajer), membangun model bisnis, menghilangkangkan peraturan krja yang kadaluwarsa, mengeliminasi proses bisnis dan struktur organisasi yang modelnya tidak efisien.

3. Tantangan globalisasi - Pertumbuhan yang cepat dalam perdagangan internasional dan

timbulnya ekonomi global memerlukan sistem informasi yang mendukung produksi dan menjual produk di berbagai negara yang berbeda. - Untuk membangun sistem informasi yang multinasional dan terintegrasi, maka bisnis harus membangun standar global hardware, software dan komunikasi, menciptakan akuntansi dan struktur laporan yang antar budaya serta mendesain proses bisnis transnasional.

4. Tantangan infrastruktur teknologi informasi - Banyak perusahaan yang dibebani

dengan program TI yang mahal, sistem informasi yang kompleks dan rapuh, serta tindakan mereka yang merupakan hambatan bagi strategi dan pelaksanaan bisnisnya. - Untuk membangun infrastruktur TI baru merupakan tugas berat yang khusus, banyak perusahaan yang berjuang mengintegrasikan pulau teknologi dan sistem informasi mereka.

5. Tantangan tanggungjawab dan pengawasan: etika dan pengawasan. - Meskipun sistem

komputer, kejahatan komputer dan eliminasi pekerjaan. - Tantangan besar dari pengelolaan (manajer) adalah membuat keputusan terinformasi yang sensitif sampai ke konsekuensi negatif dari sistem informasi sampai ke yang negatif.

Sumber :

1. Modul SI PI, Org. Strategy, M.Akt Pasca UMB, Hapzi Ali, 2015

2.

https://kolokberkarat.wordpress.com/dampak-teknologi-informasi-bagi-organisasi-individu-dan-masyarakat/

3. http://indayaniw.blogspot.co.id/2008/12/model-daya-kompetitif-porter.html

4. http://modulmakalah.blogspot.co.id/2015/08/sistem-informasi-strategis-untuk.html

5. https://www.academia.edu/8177298/SISTEM_INFORMASI_MENJADI_TANTANGAN_MANAJE