2.1 Konsep Dasar Sistem
Secara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau
himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisir, saling
berinteraksi, saling ketergantungan satu sama lainnya dan terpadu.
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.1 Suatu prosedur adalah urutan-urutan
kegiatan yang biasanya melibatkan orang dalam satu atau lebih bagian / departemen
dan diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi
bisnis yang terjadi.2
Sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu mempunyai
komponen-komponen, batas sistem, lingkungan luar sistem, interface(penghubung),
masukan, keluaran, pengolah dan sasaran atau tujuan. Konsep sebuah sistem
menuntut perancangan untuk mempertimbangkan sistem sebagai suatu keseluruhan.
Tetapi leseluruhan sistem mungkin terlalu besar untuk dianalisis secara terperinci.
“Sistem dibagi atau diuraikan atas subsistem”. 3Interface (penghubung) ditelaah 1 Jerry FitzGerald, Andra F. FitzGerald, Warren D. Stallings, Jr., Fundamentals of Systems Analysis, 1981, hal:5.
2 Richard F. Neuschel, Management by Systems, 1960, hal :10. 3
Gordon B. Davis, MIS,Conceptual Foundation Structures and Development, 1991, Hal : 36.
secara cermat untuk menjamin bahwa hubungan antar subsistem didefenisikan
dengan jelas dan jumlah semua subsistem adalah leseluruhan sistem. Proses
pengunsuran dilanjutkan dengan subsistem dibagi lagi menjadi subsistem lebih kecil
sehingga mencapai ukuran yang mudah ditangani.
2.2 Konsep Dasar Informasi
Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil
dan akhirnya berakhir. Karena informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh
suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi.
Pengertian informasi itu sendiri akan dijelaskan dalam penulisan Tugas Akhir ini.
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi yang menerimanya.4 Selain pengertian diatas Informasi adalah data yang
berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan
yang tepat.5
Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk
tunggal datum atau data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu
kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi
pada saat yang tertentu. Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum
dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu
model untuk dihasilkan informasi.
4 Robert N. Anthonny, John Dearden, Management Control Systems, 1980, hal :125-126. 5
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi adalah sistem buatan manusia yang berisi himpunan terpadu
dari komponen manual dan komponen terkomputerisasi yang bertujuan untuk
mengumpulkan data, menyimpan data, memproses data serta menghasilkan informasi
untuk pemakai. “Sistem Informasi adalah sebuah sistem manusia / mesin yang
terpadu (integrated), untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi,
manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi”.6
Fungsi dari sistem informasi adalah mentransformasikan data kedalam bentuk
informasi. Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal berikut:
a. Akurat
Akurat bagi informasi berarti harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan
tidak bisa atau menyesatkan.
b. Tepat pada waktunya
Yang dimaksud dengan tepat pada waktunya adalah informasi yang
datang pada penerimanya tidak boleh terlambat.
c. Relevan
Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat pemakainya.
Mahalnya nilai informasi disebabkan karena tuntutan harus cepatnya
informasi yang didapat sehingga diperlukan teknologi untuk mengolah dan
mengirimnya.
2.4 Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen (management information systems atau SIM)
merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung
informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. “SIM adalah
kumpulan-kumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk
mendukung manajemen”.7 Tingkatan-tingkatan manajemen dan kebutuhan informasi
yang dimaksud adalah :
• Manajemen Tingkat Atas
Perencanaan strategis, diperlukan untuk mencapai tugas pokok organisasi.
• Manajemen Tingkat Menengah
Perencanaan taktis dan pengendalian manajemen, dibutuhkan untuk mengukur
hasil pelaksanaan, keputusan untuk tindakan pengendalian, alokasi sumber
daya dan sebagainya.
• Manajemen Tingkat Bawah
Perencanaan dan pengendalian operasional, untuk mendukung operasi
manajemen sehari-hari.
2.5 Pengertian Sistem Administrasi Pelayanan Kesehatan 7
Pada sub bab ini penulis akan menerangkan tentang pengertian sistem
administrasi pelayanan kesehatan. Administrasi adalah kegiatan dalam usaha
mencakup penetapan tujuan serta penetapan cara penyelenggaraan pembinaan
organisasi. Pelayanan adalah memberi bantuan dan hal-hal yang diperlukan. Sistem
Admininstrasi pelayanan kesehatan adalah kegiatan yang mencakup penetapan tujuan
serta penyelenggaraan pembinaan organisasi dalam usaha untuk memberikan bantuan
dalam hal kesehatan.
2.6 Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk
menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki yang sudah
ada. Siklus hidup pengembangan sistem adalah :
• Perencanaan
• Analisa Sistem
• Perencanaan Sistem
• Seleksi Sistem
• Implementasi Sistem dan perawatan sistem
Dalam pengembangan sistem informasi, perlu digunakan suatu metodologi
yang dapat digunakan sebagai pedoman bagaimana dan apa yang harus dikerjakan
diberikan oleh suatu metodologi, maka pengembangan sistem diharapkan dapat
diselesaikan dengan baik.
Pendekatan dan alat yang digunakan dalam pengembangan sistem yang
diusulkan adalah pendekatan terstruktur. Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan
alat-alat yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari
sistem yang dihubungkan akan didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan
dengan baik dan jelas.
2.7 Analisa Sistem
Analisa sistem adalah suatu metode pengembangan untuk menganalisa sistem
yang ada ke arah pengembangan spesifikasi sistem yang baru.
Tujuan analisa sistem adalah menentukan kebutuhan pemakai secara akurat
yang berarti :
• Jelas dalam dokumentasinya
• Semua informasi yang diinginkan telah dimasukkan secara lengkap
• Mudah dimengerti oleh pengguna
• Konsisten
• Tepat dan spesifik, dimana semua kebutuhan digambarkan dengan jelas dn
pasti.
Perancangan sistem adalah sebagian gambaran, perencanaan dan pembuatan
sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan
yang utuh dan berfungsi. Untuk mencapai tujuan pada analisa sistem harus dapat
mencapai sasaran-sasaran sebagai berikut :
• Perencanaan sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah
digunakan.
• Rancangan sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan sesuai
dengan yang telah didefinisikan pada tahap perancangan sistem yang
dilanjutkan pada analisa sistem.
• Perancangan sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung
pengolahan transaksi.
2.8.1 Konsep Dasar Data Flow Diagram (DFD)
“DFD adalah alat gambaran sistem secara logikal”.8 DFD merupakan diagram
yang menggunakan notasi-notasi atau simbol-simbol untuk menggambarkan arus dari
data sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika
tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau data
tersebut akan disimpan.
2.8.2 Levelisasi DFD
Levelisasi pada DFD adalah penggambaran DFD dengan membagi DFD
berdasarkan tingkatan dari tingkatan yang paling tinggi sampai dengan tingkat paling
bawah yaitu :
• Diagram Konteks (diagram level 0 )
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang
akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk
menggambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem
yang ada.
• Diagram Zero (diagram level 1)
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses lebih terperinci
dari diagram kontek.
• Diagram Primitif / Detail ( diagram level 2 )
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih
mendetail lagi dari tahapan proses yang ada di dalam diagram nol.
2.8.3 Komponen DFD
Ada 4 simbol yang digunakan dalam DFD yaitu :
• Terminator / Kesatuan Luar
Terminator mewakili entitas eksternal yang berkomunikasi dengan sistem
yang sedang dikembangkan. Komponen terminator digambarkan sebagai
Gambar 2.1 simbol Terminator
• Proses (Process)
Suatu kegiatan sistem yang mentransformasikan dari masukkan ke
keluaran. Komponen Proses digambarkan sebagai berikut :
Gambar 2.2 simbol Proses
• Simpanan Data (Data Store)
Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa :
- suatu file database
- suatu arsip atau catatan manual
- suatu table acuan manual
Komponen Data Store digambarkan sebagai berikut :
Gambar 2.3 Simbol Data Store
• Arus Data (Data Flow)
Arus data ini mengalir diatara proses, simpanan data (Data store) dan
dari sistem atau hasil dari proses sistem. Komponen Data Flow
digambarkan sebagai berikut :
Gambar 2.4 Simbol Data Flow
2.9 Perancangan Terstruktur
Perancangan Terstruktur adalah pengembangan model untuk memecahkan
masalah dengan menggunakan sistem komputer, yang memiliki hubungan yang sama
dengan masalah aslinya.
2.9.1 Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD digunakan untuk menyatakan jenis data dan hubungan data yang ada
diantara jenis data yang terdapat dalam sistem.
Komponen-komponen yang digunakan dalam ERD adalah :
Entitas (Entity)
Suatu objek yang terdiri dari kumpulan elemen atau data yang dapat
digunakan dari objek lainnya. Komponen Entitas digambarkan sebagai
berikut :
Gambar 2.5 Simbol Entity
Relasi antar entity merupakan hubungan alamiah yang terjadi antar entity.
Komponen Relationship digambarkan sebagai berikut :
Gambar 2.6 Simbol Relationship
Attribute
Atribut merupakan sifat atau karakteristik suatu entitas yang menyediakan
penjelasan detail tentang entitas tersebut. Komponen atribut digambarkan
sebagai berikut :
Gambar 2.7 Simbol Atribut
Cardinality
Merupakan batasan pada jumlah entity yang berhubungan melalui sebuah
relationship.
Terdapat tiga jenis cardinality yaitu :
- One to One (1:1)
Bila suatu entity mempunyai hubungan satu kali dengan entity lainnya.
- One to Many atau Many to One (1:M atau M:1)
Bila satu entity punya banyak hubungan dengan entity lainnya atau
sebaliknya.
- Many to Many (M:M)
2.9.2 Kamus Data (Data Dictionary)
Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan
informasi dari sistem informasi. Notasi standar yang digunakan pada kamus data
yaitu :
SIMBOL ARTI
= Terdiri dari
+ And (dan)
( ) Pilihan (boleh Ya atau Tidak)
{ } Iterasi/pengulangan proses
[ ] Pilih salah satu pilihan
I Pemisah pilihan didalam tanda [ ]
* Keterangan atau catatan
@ Petunjuk (key field)
Alias Nama lain untuk data
2.9.3 Normalisasi
Proses Normalisasi merupakan proses pengelompokkan data elemen menjadi
tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya. Pada proses normalisasi selalu di
uji pada beberapa kondisi. Apakah ada kesulitan pada saat menambah, menghapus,
mengubah, membaca pada suatu database. Bila ada kesulitan pada pengujian tersebut
maka relasi tersebut dipecahkan pada beberapa tabel lagi atau dengan kata lain
selalu sudah ternormalisasi, dalam arti bahwa semua hubungan sudah terdefinisikan
tehadap domain sederhana, yaitu domain yang hanya berisi nilai atomic.
Normalisasi bertujuan untuk menghilangkan atau mengurangi data yang
duplikasi, agar mendapatkan bentuk yang lebih baik dan cepat.
Berikut ini uraian mengenai tingkatan-tingkatan yang ada dalam normalisasi,
semua normalisasi di kutip dari buku “ An Introduction to Database System, Canada:
( Adision – Wessley Publishing Company, 181, Third Edition ), hal 237.
First Normal (1 NF)
Suatu relasi R berada pada 1 NF jika dan hanya jika semua domainnya
sudah berisi atom semua.
Second Normal Form (2 NF)
Suatu relasi R berada pada 2 NF jika dan hanya jika sudah berada pada 1
NF dan setiap atribut yang bukan key tergantung sepenuhnya terhadap
primary key.
Third Normal (3 NF)
Sustu relasi R berada pada 3 NF jika dan hanya jika sudah berada pada 2
NF dan setiap atribut yang bukan key dan tidak tergantung secara transitif
primary key.
Kunci dalam Normalisasi yang digunakan pada sistem adalah sebagai berikut:
a. Kunci Kandidat (Candidate Key)
Candidat Key adalah satu atribute atau satu set minimal atribute yang
b. Kunci Primer (Primary Key)
Primary key adalah satu atribute atau satu set minimal atribute yang tidak
hanya mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesifik, tapi juga dapat
mewakili setiap kejadian dari suatu entity.
c. Kunci Alternatif (Alternate Key)
Alternate key adalah Candidat Key yang tidak dipakai sebagai primary
key. Kerap kali Alternate Key dipakai sebagai kunci pengurutan dalam
laporan misalnya.
d. Kunci Tamu (Foreign Key)
Foreign key adalah satu atribute yang melengkapi satu relationship yang
menunjukkan ke induknya. Foreign Key ditempatkan pada entity anak dan
sama dengan primery key dihubungkan (relation).
2.9.4 HIPO ( Hierarchy Input Process Output )
HIPO adalah suatu teknik pendokumentasian program yang dapat digunakan
untuk mengkomunikasikan spesifikasi sistem kepada para programer melalui proses
perancangan. Setiap modul HIPO digambarkan oleh fungsi utamanya.
Fungsi dari sistem digambarkan oleh HIPO dalam tiga tingkatan ( diagram ),
yaitu :
- visual table of content
- Overview diagram
