INTEGRATION APPLICATION OF JL-INDO WITH GL-LINK APPLICATIONS FOR AUTOMATIC SLIP POSTING IN PT. ASURANSI BINASRAYA (UNAUDITED)
Randy Septian Dewa Putra, Dr. Setia Wirawan, Skom., MMSI
Undergraduate Program, 2009
Gunadarma University
http://www.gunadarma.ac.id
key words: integration application, jl-indo, gl-link applications
ABSTRACT :
PT. Asuransi Jiwasraya (unaudited) is one of the State Owned Enterprises (SOEs) which is engaged in education insurance, protection and investment. The company has an insurance policy application, namely JL-Indo, the application is used to perform work related to policies, premiums, the customers and insurance agents.
Through this application operations starting from the most bottom level. The
limitation on this application is in terms of data reporting of premium payments,
which is called SLIP, to the head finance of application called GL-Link
applications. Through the GL-Link, financial position of the company can be
obtained and reported. During the time, reporting process SLIP noted in JL-INDO
to the application of GL-Link is still done manually by inputting data into GL-Link
applications that previously also been inputted into JL-INDO application. In
anticipating the things, the writer creates an interface in JL-INDO application
which more enable and accelerate the reporting process between those two
applications. The method used in the creating of interface integration with the SLIP
is a modular and structured approach and is built using the PHP programming
language and Oracle DBMS. Making this interface is intended only to post, so
SLIP SLIP data owned by JL-Indo applications may be integrated into the
database of GL-Link.
INTEGRASI APLIKASI JL-INDO DENGAN APLIKASI GL-LINK UNTUK POSTING OTOMATIS
SLIP PADA PT. ASURANSI JIWASRAYA (PERSERO)
Randy Septian D. Putra, 50405592 Mahasiswa Sarjana Strata Satu (S1) Teknik Informatika
Universitas Gunadarma
Jln. Margonda Raya 100 Pondok Cina, Depok 16424 [email protected]
ABSTRAK
PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak dalam bidang asuransi pendidikan, proteksi dan investasi. Perusahaan ini memiliki aplikasi polis asuransi yang dinamakan dengan sebutan JL-iNdO, a p l i k a s i i n i d i g u n a k a n u n t u k
m e l a k u k a n p e k e r j a a n y a n g berhubungan dengan polis, premi, n a s a b a h , s e rt a a g e n a s u r a n s i . Keterbatasan pada aplikasi ini adalah d ala m hal pela poran data - da ta
pembayaran premi, yang disebut dengan SLIP, kepada aplikasi induk keuangan yang disebut dengan aplikasi GL-LiNk. Melalui GL-LiNk inilah posisi keuangan perusahaan bisa didapatkan dan dilaporkan. Selama ini proses pelaporan SLIP masih dilakukan secara manual dengan melakukan penginputan data kedalam aplikasi GL-LiNk yang se bel u mn ya j uga telah diin put kedalam aplikasi JL-iNdO. Dalam mengantisipasi hal tersebut maka d i b u a t l a h s e b u a h a n t a r m u k a (interface) pada aplikasi JL-iNdO yang semakin memudahkan dan mempercepat proses pelaporan diantara dua
aplikasi tersebut.
PENDAHULUAN
Sebagai perusahaan BUMN yan g berskala nasional dengan pemegang polis yang tersebar di seluruh penjuru nusantara, penerapan sistem informasi berbasis komputer sangat diperlukan untuk menunjang proses bisnis yang dijalankan pada jaringan PT.
Asuransi Jiwasraya (Persero) tersebut. Salah satu aplikasi yang digunakan untuk
mendukung proses pembuatan polis asuransi, penerimaan premi, dan klaim tebus asuransi adalah JL-iNdO.
M e s k i p u n p r o s e s b i s n i s y a n g d i l a k u k a n t e l a h m e n g a l a m i modernisasi dengan dilibatkannya pengolahan sistem informasi berbasis komputer, namun masih terdapat beberapa kendala yang menjadi hambatan di dalam proses bisnis tersebut. Data-data SLIP dari seluruh kantor cabang/unit di Indonesia yang akan dilaporkan harus dicetak terlebih d a h u l u , k e m u d i a n d i l a k u k a n p en gi n pu t an k e mb ali ke dal a m database aplikasi GL-LiNk pada saat penutupan transaksi perharinya. Hal ini tentunya menjadi tidak efektif dan efisien karena harus mengalami penginputan ulang data-data yang sangat banyak, serta menyulitkan dalam melakukan pengecekan posisi keuangan perusahaan secara cepat dan tepat. Pengiriman laporan dalam jumlah banyak dan rutin tersebut menimbulkan kesulitan bagi kantor pusat untuk melakukan penginputan kembali ke dalam aplikasi keuangan GL -Li Nk. Untuk mengatasi hal tersebut maka dibutuhkan suatu interface yang dapat mengakomodasi
pengiriman data-data laporan keuangan SLIP penerimaan premi secara otomatis dari aplikasi JL-iNdO ke aplikasi GL-LiNk tanpa harus melakukan penginputan ulang yang merepotkan dan memakan waktu.
LANDASAN TEORI
Dalam pencatatan transaksi bisnis, catatan akuntansi diperlukan bagi suatu perusahaan. Berbicara mengenai sistem akuntansi, suatu sistem akuntansi yang dapat dicatat secara tepat dan lengkap dapat disebut dengan akun atau rekening. Akun atau rekening merupakan suatu alat untuk m e n c a t a t t r a n s a k s i k e u a n g a n . Terdapat beberapa tahapan yang diperlukan dalam penyelesaian proses akuntansi secara manual. Langkah ataupun tahapan tersebut disebut dengan siklus akuntansi. Berikut urutan dari siklus akuntansi:
1. Pencatatan transaksi yang terjadi di perusahaan dalam dokumen sumber (a source document) atau bukti transaksi.
2. Pencatatan transaksi (yang terjadi dalam suatu periode) dalam
sebuah buku, menurut urutan kejadiannya.
3. Pemindahan catatan di buku harian ke kelompok akun-akun yang disebut dengan buku besar (the ledger). Proses memindahkan dan mengelompokkan catatan dari buku harian ini ke dalam buku besar (the ledger) disebut pencatatan transaksi bisnis, dengan proses posting.
4. Langkah terakhir adalah menyiapkan daftar semua akun dan saldonya. Daftar tersebut dinamakan neraca saldo (the trial balance).
TINJAUAN UMUM INSTANSI PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) merupakan sebuah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang didirikan pada tanggal 31 Desember 1859 dengan s a t u t u j u a n m u l i a y a i t u u n t u k mendidik masyarakat merencanakan masa depan. Pada saat didirikan pada tahun 1859, perusahaan asuransi ini memiliki nama Nederlandsche Indische Levenverzekering en Lijvrente Maatschappij (NILLMIJ) di
bawah pemerintahan kolonial
Belanda. Pada tahun 1973, setelah m e n g a l a m i p e l e b u r a n d e n g a n sembilan perusahaan milik pemerintah kolonial Belanda lainnya dan satu perusahaan nasional, perusahaan a s u r a n s i i n i b e r a l i h m e n j a d i p e r u s a h a a n m i l i k P e m e r i n t a h Indonesia.
Saat ini jaringan pelayanan PT.
Asuransi Jiwasraya (Persero) telah tersebar di seluruh Indonesia dengan kantor pusat yang berkedudukan di Jakarta Pusat, dengan didukung oleh 17 kantor cabang tingkat propinsi, 72 kantor perwakilan ditingkat propinsi dan daerah tingkat I, serta 388 kantor unit produksi pada daerah tingkat II.
Lebih dari 505 tenaga ahli dan professional dalam bidang asuransi telah dimiliki oleh perusahaan ini yang ditempatkan pada Head Office dan Regional Office/Branch Office.
PEMBAHASAN MASALAH
Perencanaan Pengembangan Sistem Pada tahapan ini direncanakan pengembangan yang berkaitan dengan estimasi kebutuhan-kebutuhan fisik,
t e n a g a k e r j a d a n b i a y a y a n g d i b u t u h k a n d a l a m p r o s e s pengembangan si stem. Kegiatan perencanaan sistem ini seluruhnya dikoordinasi oleh pihak perusahaan khususnya Divisi Teknologi Informasi PT. Asuransi Jiwasraya (Persero).
D a l a m p r o s e s p e r e n c a n a a n i n i ditunjuk beberapa user dari Divisi Keuangan, Akuntansi & Inkaso (Divisi KAI) dan beberapa tenaga ahli dari Divisi Teknologi Informasi (Divisi TI) beserta dengan kepala Divisi TI yang bertindak sebagai penanggung jawab pengembangan sistem.
Analisa Sistem
Metode yang digunakan dalam analisa s i s t e m i n i d e n g a n m e l a k u k a n wawancara dan diskusi bersama dengan user terkait dengan kebutuhan yang kemudian solusinya akan disepakati bersama. Dalam diskusi tersebut dibahas mengenai hambatan apa saja yang timbul dalam proses p e l a p o r a n S L I P s e b e l u m n y a , bagaimana bentuk masukan dan k el u a ra n ya n g di h ar a p k a n da ri
pengintrgrasian kedua aplikasi tersebut, bagaimana proses posting otomatis SLIP tersebut dilakukan, bagaimana cara mengatasi antara proses posting otomatis dengan kebiasaan (usage) pada user yang secara tidak langsung telah menjadi bagian dalam proses bisnis
Penelusuran Kebutuhan Data Input dan Output
Penelusuran kebutuhan data sangat diperlukan dalam mengelompokkan data-data yang akan digunakan dalam proses integrasi ini, sehingga proses pembuatan interface dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhannya. Adapun an alisa dari ke but uh an data ini dilakukan dengan cara menelusuri (tracing) kode sumber program yang berhubungan dengan proses akuntansi dan kaitannya dengan tabel-tabel yang digunakan pada aplikasi JL -iNdO.
H a s i l d a r i a n a l i s a i n i t e l a h dil a mpi rk an p ad a ba gi an a kh i r penulisan ini.
Analisa Terhadap Proses Pelaporan SLIP oleh User
Setelah melakukan diskusi dan menganalisa kondisi yang telah berlangsung dalam proses pelaporan t e r s e b u t , p e n u l i s m e n g a m b i l kesimpulan bahwa :
1. Penginputan data SLIP pada aplikasi JL -iNdO dilakukan dalam suatu batch file, dimana batch file tersebut harus sudah dibuka terlebih dahulu. Isi dari batch fi l e t e rs e b u t a d a l a h kumpulan SLIP yang memiliki cara pembayaran (dalam hal ini cara bayar dengan kas atau melalui bank) yang sejenis.
2. Data SLIP yang diterima oleh aplikasi JL-iNdO tersebut dikumpulkan dalam suatu batch file dengan nomor batch yang dihasilkan secara otomatis oleh sistem.
3. Setelah penginputan SLIP dengan cara pembayaran yang sejenis tersebut selesai dilakukan maka batch file tersebut harus segera ditutup.
4. Batch file tersebut kemudian ditampilkan dalam satu layar dimana semua nilainya telah diakumulasikan sesuai dengan
nomor rekeningnya, kemudian d i c e t a k u n t u k d i l a k u k a n pengecekan dan disetujui oleh Kasi Administrasi & Logistik.
5. Setelah laporan untuk batch file tersebut disetujui oleh Kasi Administrasi & Logistik, maka laporan dalam batch file SLIP tersebut harus diinputkan kembali ke dalam aplikasi GL-LiNk. Hal ini terus berlangsung untuk keseluruhan batch file yang dihasilkan perharinya oleh setiap kantor cabang.
Perancangan Interface
Proses perancangan interface didasarkan kepada kebutuhan dan kebiasaan (usage) user dalam proses pelaporan SLIP penerimaan premi.
K e p u t u s a n p e r a n c a n g a n y a n g dilakukan diambil berdasarkan hasil a n a l i s a y a n g t e l a h d i l a k u k a n sebelumnya bersama beberapa user dari Divisi KAI dan tenaga ahli dari Divisi TI. Dari hasil analisa tersebut didapatkan bahwa data-data SLIP penerimaan premi tersebut dihitung
dan langsung dikelompokkan secara batch file dan ditampilkan dalam satu t a m p i l a n l a y a r d e n g a n p r o s e s perhitungan yang cukup kompleks d i d a l a m n y a . O l e h k a r e n a i t u , dibutuhkan rancangan yang dapat menjadi solusi dari masalah yang dihadapi tersebut.
Pemodelan Interface
Pemodelan UML digunakan p a d a b a g i a n i n i u n t u k menggambarkan perancangan proses yan g terjadi dalam penggunaa n interface integrasi posting otomatis SLIP penerimaan premi yang terdapat dalam aplikasi JL-iNdO.
Gambar 1. Use Case Diagram
Langkah-langkah yang dilalui dalam sistem yang digambarkan dalam diagram use case ini adalah aktor
m e l a k u k a n a k si m e l i h at r e k a p penerimaan, pilih metode penerimaan, p o s t i n g d a t a , d a n k e m u d i a n mendapatkan laporan keberhasilan pengiriman, selebihnya sistem akan mengerjakannya secara otomatis dengan mode background process.
Gambar 2. Activity Diagram
Perjalanan alur aktivitas dimulai dari bagian user, kemudian setelah sampai pada metode bayar, sistem akan melakukan pengecekkan terhadap jabatan dari user tersebut. Apabila u s e r t e r s e b u t a d a l a h K a s i Administrator & Logistik maka alur tersebut akan dilanjutkan ke bagian Kasi AdLog, sedangkan untuk user lainnya proses yang berjalan akan terhenti sampai pada pilihan metode bayar.
Perancangan Tampilan Interface Desain interface untuk integrasi posting otomatis SLIP ini terbagi menjadi dua, yaitu desain halaman awal dan halaman akhir interface SLIP. Desain pertama merupakan sebuah halaman yang sudah ada sebelumnya pada aplikasi JL-iNdO, penulis hanya melakukan sedikit modifikasi untuk bagian tersebut.
Pada desain pertama ini tidak terlalu banyak perubahan yang terjadi pada d e s a i n y a n g t e l a h d i g u n a k a n se be l u mn y a, p er u b a ha n ha n y a dilakukan dengan menambahkan satu buah tombol kirim laporan ke GL - LiNk dan dengan tidak merubah fungsi-fungsi serta kegunaan yang telah ada pada bagian lainnya di halaman ini.
Gambar 3. Desain halaman bagian awal Interface SLIP
Gambar 4. Desain halaman bagian akhir Interface SLIP
Implementasi Interface Integrasi Aplikasi
Dalam implementasi interface ini terdapat dua tahap yang digunakan untuk proses posting otomatis SLIP penerimaan premi ini. Proses pertama ada pada halaman rekap penerimaan premi per batch. Pada tahap pertama ini rekapitulasi penerimaan premi tersebut akan diperlihatkan melalui layar sesuai dengan nomor batch yang dimasukkan. Apabila pada nomor batch tersebut belum pernah dilakukan aksi posting laporan SLIP ke database GL-LiNk maka tombol kirim laporan ke GL-LiNk akan aktif.
Gambar 5. Tampilan batch file SLIP
Gambar 6. Tampilan halaman pengiriman laporan SLIP
Pengujian Interface dan Kesesuaian Aliran Data
D a r i h a s i l p e n g u j i a n i n i b i s a didapatkan bahwa alur kerja yang dilalui sesudah adanya integrasi antar aplikasi ini menjadi lebih ringkas.
Sebelum integrasi, laporan tersebut harus dicetak, disetujui kemudian diinputkan kembali. Sedangkan sesudah adanya integrasi ini maka alur kerja menjadi lebih ringkas.
KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan
Sebelum adanya interface posting o t o m a t i s i n i p ros es pe l ap ora n dilakukan secara manual sehingga cukup merepotkan karena harus mengulangi penginputan data yang sama. Dengan adanya interface integrasi ini, proses pelaporan dapat l a n g s u n g d i k i r i m k a n s e c a r a komp uterisasi tanpa harus ada penginputan ulang kembali. Proses yang telah berhasil dikerjakan oleh i n t e r f a c e i n i a d a l a h s e b a t a s pengiriman data saja tanpa disertai laporan rekapitulasi keuangan. Setelah proses pelaporan ini dilakukan secara komputerisasi maka diharapkan dapat s e m a k i n m e m b a n t u k i n e r j a perusahaan sehingga user juga dapat melakukan pekerjaannya dengan cepat.
Saran
Untuk semakin meningkatkan kinerja perusahaan dalam proses komputerisasi dan pelaporan data-data dari proses bisnis yang berlangsung, interface integrasi ini dapat dijadikan
sebagai contoh untuk pengintegrasian aplikasi-aplikasi lainnya yang dimiliki o l e h P T . A s u r a n s i J i w a s r a y a (P ers e ro ). H al i n i p e rl u u nt u k dipertimbangkan sehingga seluruh aplikasi yang ada nantinya bisa langsung terhubung dan terintegrasi dengan aplikasi GL-LiNk yang tentunya akan sangat berguna dalam melaporkan data-data akuntasi dan posisi keuangan yang dimiliki oleh perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
Andi Sunyoto, AJAX Membangun Web dengan Teknologi
Asynchronouse Javascript dan XML, Andi, Yogyakarta, 2007.
Bunafid Nugroho, PHP Profesional : Pengembangan Data Array dalam Aplikasi Web, Andi, Yogyakarta, 2007.
Baswir Revrisond, Akuntansi Pemerintahan Indonesia edisi 3, BPFE, Yogyakarta, 2000.
Christopher Jones & Alison Holloway,
http://www.oracle.com/technology/tec h/php/pdf/underground-php-oracle- manual.pdf, Desember 2008.
Didik Dwi Prasetyo, 101 Tip & Trik Pemrograman PHP Buku Kedua, Elex Media Komputindo, Jakarta, 2008.
Munawar, Pemodelan Visual dengan UML, Graha Ilmu, Yogyakarta, 2005.
Suryadi HS & Bunawan, Pengantar Metodologi Pegembangan Sistem Informasi, Universitas Gunadarma, Depok, 1994.
Sri Dharwayanti & Romi Satria Wahono, Pengantar Unified Modeling Language (UML),
http://www.ilmukomputer.com/,Juni 2007.
