4 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Prosedur
Prosedur merupakan salah satu faktor yang penting dalam melakukan suatu kegiatan atau pekerjaan. Prosedur digunakan sebagai pedoman dalam menyelesaikan suatu pekerjaan dan merupakan pedoman dalam berpikir serta bertindak. Menurut The Liang Gie (1986 : 187) “Prosedur (procedure) adalah suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan.”
Menurut Mulyadi (2001 : 5) “Prosedur adalah suatu kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen ataulebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.”
Menurut Ig. Wursanto (1987 : 19) “Prosedur juga merupakan rencana, karena bersangkut paut dengan pemilihan suatu cara bertindak dan berlaku untuk kegiatan-kegiatan di waktu yang akan datang.”
Sedangkan menurut Moekijat (1990 : 435) “Prosedur adalah serangkaian tugas yang saling berhubungan yang merupakan urutan menurut waktu dan cara tertentu untuk melaksanakan pekerjaan yang harus diselesaikan.”Di dalam suatu prosedur biasanya meliputi bagaimana, bilamana dan oleh siapa masing-masing tugas harus dilakukan.
Dari beberapa pengertian di atas maka penulis mengambil kesimpulan, prosedur merupakan rangkaian langkah, tata cara atau urut-urutan yang dilakukan oleh satu orang atau lebih dan dilaksanakan untuk menyelesaikan suatu kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang sesuai ketentuan- ketentuan yang berlaku sehingga dapat mencapai tujuan yang efisien dan efektif.
Suatu prosedur berhubungan dengan pemilihan dan penggunaan suatu arah tindakan tertentu sesuai dengan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah
ditentukan. Prosedur juga menggambarkan cara atau metode dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.
Dalam Moekijat (1989 : 194) dijelaskan pula bahwa sifat (hakekat) prosedur adalah sebagai berikut :
1. Prosedur terdapat dalam tiap bagian perusahaan. Prosedur merupakan salah satu macam rencana yang penting.
2. Prosedur biasanya dipandang sebagai penerapan pekerjaan yang sifatnya berulang.
3. Diberikan batas-batas waktu pada setiap langkah prosedur guna menjamin agar hasil akhir dicapai seperti yang diinginkan.
Ciri prosedur yang baik adalah sebagai berikut :
1. Prosedur harus didasarkan atas fakta-fakta yang cukup mengenai situasi tertentu, tidak didasarkan atas dugaan-dugaan atau keinginan- keinginan.
2. Suatu prosedur harus memiliki stabilitas, akan tetapi masih memiliki fleksibilitas.
3. Prosedur harus mengikuti zaman (up-to-date).
Pembuatan prosedur merupakan tanggung jawab manajemen. Sifat pertanggungjawaban ini sesuai dengan luas lingkup tugas manajemen yang bersangkutan dan sifat dari suatu tahap yang memerlukan prosedur. Karena sifat ini maka terdapat dua jenis prosedur yaitu :
1. Prosedur umum yaituprosedur-prosedur yang menyangkut bidang pekerjaan yang bersifat umum (general) dan berlaku secara nasional yang menjadi tanggung jawab manajer atas.
2. Prosedur khusus atau lokal yaitu prosedur yang dibuat dan hanya berlaku secara lokal (lingkungan tertentu) yang menjadi tanggung jawab manajer di tempat itu (atas, menengah, atau bawah tergantung luas lingkup prosedur itu) (A. S. Moenir 1982 : 116-117).
B. Pengertian Penerimaan
Penerimaan merupakan awal dari arus barang yang ada digudang.
Menurut kamus Bahasa Indonesia kontemporer (1991 : 1601) penerimaan merupakan suatu proses, cara atau perbuatan menerima sedangkan menerima
adalah mendapatkan sesuatu yang diberikan atau dikirimkan. Sehingga penerimaan yang dimaksudkan disini merupakan suatu proses atau cara dalam mendapatkan sesuatu (berupa barang) yang diberikan atau dikirimkan oleh para supplier.
Barang dan material biasanya tiba di gudang dalam jumlah muatan truk atau mobil box. Menurut John Warman (1981 : 92-93), pada seksi penerimaan perlu diadakan suatu sistem untuk memisah-misahkan barang guna pemeriksaan sebelum diijinkan masuk ke dalam gudang. Sehingga dapat diketahui bahwa barang tersebut memenuhi syarat mutu yang diminta atau mengetahui apakah barang yang dikirim sesuai dengan contoh yang diberikan atau tidak.
Pada seksi penerimaan perlu dilakukan suatu sistem untuk memisah- misahkan barang guna pemeriksaan sebelum diijinkan masuk ke dalam gudang.Hal ini sangat penting untuk melihat seksi pembelian setiap kali terdapat kesalahan pembelian. Menurut John Warman (1981 : 93) kesalahan- kesalahan tersebut adalah
1. Kerusakan di tempat penerimaan sementara.
2. Kekurangan barang, baik sejak waktu pemuatan, maupun karena hilang selama dalam perjalanan.
3. Ketidak cocokan dalam berat dan ukuran
4. Ketidakcocokan dalam spesifikasi menurut hasil pengujian dari ahli kimia, ahli ilmu logam atau ahli-ahli lainnya yang telah diminta untuk menganalisis barang kiriman.
C. Pengertian Pendistribusian
Pergudangan pasti erat sekali dengan distribusi. Di dalam proses penerimaan barang di gudang pasti terdapat pendistribusian barang.
Pendistribusian barang sangat penting dalam menunjang proses produksi.
Menurut B.N. Marbun (2003 : 67) “Distribusi adalah proses penyebaran barang dari tempat produsen ke tempat pemakai terakhir.”
Menurut Indriyo Gito Sudarmo (1999 : 253) “Distribusi merupakan kegiatan yang harus dilakukan oleh pengusaha untuk menyalurkan,
menyebarkan, mengirimkan serta menyampaikan barang yang dipasarkannya itu kepada konsumen.”
Menurut Mulyadi (2001 : 278) “Distribusi adalah prosedur peringkasan rincian yang tercantum dalam media (faktur penjualan misalnya) dari pengumpulan total ringkasan tersebut untuk keperluan pembuatan laporan.”
Dari pengertian tersebut maka yang dimaksud dalam pendistribusian ini adalah proses menyalurkan, menyebarkan, mengirimkan serta menyampaikan barang dari tempat penyimpanan (gudang) ke pemakai terakhir (departemen- departemen pengguna). Di dalam proses distribusi ini, maka barang-barang yang sudah diterima di gudang ini akan didistribusikan sesuai dengan permintaan dari tiap-tiap departemen.
Menurut A. S. Moenir (1982 : 31), distribusi barang dilakukan berdasarkan atas :
1. Rencana kebutuhan barang yang telah disetujui sebelumnya.
2. Aturan tentang permintaan dan penerimaan barang.
3. Tanggung jawab atas barang setelah keluar dari gudang.
4. Aturan (standarisasi) penggunaan barang.
D. Pengertian Barang
Menurut B.N. Marbun (2003 : 38) “Yang dimaksud dengan barang adalah benda, bahan, perbuatan, jasa, atau pelayanan yang dapat memenuhi keperluan manusia.”
Menurut Mochamad Ichram Mukmin (1992 : 6) yang dimaksud dengan barang antara lain adalah :
1. Barang jadi, barang setengah jadi, peralatan, suku cadang, komponen utama, dan komponen pembantu.
2. Bahan baku, bahan pelengkap dan bahan pembantu.
Menurut A. S. Moenir (1982 : 57-58) penggolongan barang dapat dilakukan atas dua golongan besar yaitu :
1. Barang tetap seperti tanah dan bangunan.
2. Barang bergerak seperti kendaraan dan mesin-mesin.
Ada juga penggolongan dari segi pemakaian yaitu :
1. Barang tahan lama seperti tanah, bangunan, kendaraan dan lain-lain.
2. Barang habis pakai seperti kertas, buku, bolpoint, karbon dan lain-lain.
Penggolongan dari segi fungsi barang yaitu :
1. Barang peralatan seperti mesin kantor dan alat laboratorium.
2. Barang perlengkapan seperti kipas angin, AC, karpet dan lain-lain.
Barang merupakan salah satu yang sering untuk dipindah-pindahkan dengan maksud dan tujuan tertentu. Pemindahan barang dari satu tempat ke tempat lain merupakan persoalan yang umum terjadi sebagai akibat dari adanya kebutuhan sehingga barang harus ditinjau terlebih dahulu. Menurut John Warman (1981 : 5) barang tersebut bisa ditinjau dari :
1. Karakteristik barang tersebut (apakah padat, cair, gas, atau apakah lunak, mudah busuk, keras, berat, nilainya tinggi atau rendah, atau hubungan antara nilai itu dengan berat jenisnya), dan korelasi diantara sifat-sifat tersebut.
2. Sumber darimana barang itu diterima, dan bagaimana mengantarkannya.
3. Apa yang terjadi atas barang itu didalam gudang atau tempat di mana barang itu berhenti.
4. Tujuan terakhir barang itu, siapa yang membutuhkannya dan untuk keperluan apa.
Barang yang ada di gudang PT. Kusumahadi Santosa dibagi menjadi dua yaitu :
1. Barang non stock meliputi pemeliharaan dan spare part 2. Barang stock meliputi bahan baku dan chemical
E. Prosedur Penerimaan dan pendistribusian Barang
Prosedur penerimaan dan pendistribusian barang adalah tata cara atau urut-urutan dari saat barang datang dan diterima sampai dengan barang tersebut dikeluarkan dan di dikirimkan ke departemen-departemen pengguna untuk memenuhi permintaan yang sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.
Ketentuan tersebut disebutkan dalam buku standar operasional prosedur yang telah dibuat.
Di dalam penerimaan dan pendistribusian barang sangat erat kaitannya dengan proses produksi. Di dalam proses produksi pasti membutuhkan barang baik bahan baku maupun bahan pembantu untuk melakukan produksi. Semua barang yang akan dipergunakan harus diterima sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan yaitu melalui bagian penerimaan (gudang) terlebih dahulu.
sehingga proses penerimaan dan pendistribusian barang merupakan hal yang sangat mendasar untuk melakukan produksi.
Prosedur penerimaan dan pendistribusian barang di PT. Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut :
1. Prosedur penerimaan barang adalah :
Tabel 2.1 Prosedur Penerimaan Barang
No Uraian Kegiatan Pelaksana
1. Terima informasi kedatangan barang dari satpam lewat telepon.
Kasie Gudang
2. Periksa kelengkapan dokumen barang dan putuskan timbang atau tidak.
Ka. Urs
3. Periksa barang yang datang sesuai dengan dokumen barang atau tidak.
Ka. Urs
4. Lakukan pencatatan pada buku penerimaan dan kartu stock barang.
Petugas Gudang
5. Input dalam program pembelian untuk pembuatan TTB dan program stock harian untuk pembuatan laporan.
Administrasi Gudang
SumberData : Departemen Logistik PT Kusumahadi Santosa
2. Prosedur pendistribusian barang adalah :
Tabel 2.2Prosedur Pendistribusian Barang
No Uraian Kegiatan Pelaksana
1. Informasikan kedatangan barang pada departemen pengguna lewat telepon dan perintahkan petugas menyiapkan pengiriman bila segera dibutuhkan atau simpan dalam gudang bila tidak.
Kasie Gudang
2. Buat keputusan barang segera digunakan atau tidak.
Departemen Pengguna
3. Kirim barang yang diperlukan departemen pengguna jika segera dibutuhkan dengan buku ekspedisi.
Ka. Urs
4. Buat Tanda Terima Barang (TTB) danserahkan ke Ka. Sub. Sie Gudang.
Administrasi Gudang
5. Teliti TTB dengan dokumen barang kemudian diserahkan ke Ka. Urs.
Ka. Sub. Sie gudang
6. Distribusikan TTB dengan barang ke departemen pengguna dan lakukan pencatatan pada kartu stock barang dan papan informasi harian.
Ka. Urs
Sumber Data : Departemen Logistik PT Kusumahadi Santosa
