RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PRESENSI KARYAWAN PADA PT INFINITE BUSINESS SYNERGY DI JAKARTA. Oleh:

(1)

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PRESENSI KARYAWAN PADA PT INFINITE BUSINESS SYNERGY DI JAKARTA

Oleh:

1Setiawan, ²Muhammad Hasby Ash Shiddieqy

Program Studi Manajemen Informatika, Politeknik LP3I Jakarta Gedung Centra Kramat Jalan Kramat Raya No.7-9 Jakarta Pusat 10450

Telp. 021-31904598 Fax. 021-31904599

Email: ¹[email protected], ²[email protected]

ABSTRAK

Pencatatan presensi harian karyawan masih menggunakan penginputan manual. Dengan kondisi seperti ini, staf HRD kesulitan dalam mengontrol para karyawan kapan jam masuknya, apakah karyawan itu benar berada di kantor. Kendala selanjutnya pencatatan presensi ditulis diatas kertas, akan rentan data hilang rusak serta kesulitan dalam merekapnya. Hal tersebut akan menyebabkan tidak terkontrolnya para karyawan. Dalam tahapan penilitian yang dilakukan adalah pengumpulan data lapangan dengan observasi, serta menganalisa kebutuhan sistem. Dengan melihat kebutuhan, sistem dibuat berbasis web tahapan selanjutnya melakukan perancangan, membangun database dengan MYSQL, merancang user interface, membangun sistem menggunakan framework Laravel, serta membuat dan menguji program. Berdasarkan hasil uji sistem, rancang bangun sistem informasi presensi karyawan pada PT Infinite Business Synergy di jakarta ini dapat memfasilitasi pihak – pihak yang berkepentingan terhadap tugas akhir ini ( dalam hal penulis, perusahaan, dan dalam Pendidikan) untuk mendapatkan informasi serta manfaat yang dibutuhkan, menjadi solusi dalam meningkatkan disiplinnya para karyawan serta memudahkan dalam pencatatan, pengontrolan dan laporan karena mudah diakses melalui media web.

Kata kunci : Framework, Rancang Bangun, Karyawan, Presensi

ABSTRACK

The recording of employees' daily attendance still uses manual input. With these conditions, HRD staff find it difficult to control employees when the hours are in, whether the employee is really in the office. The next obstacle is recording attendance written on paper, it will be vulnerable to lost data damaged and difficulty in recapitulating it. This will lead to uncontrolled employees. In the research phase carried out is collecting field data by observation, and analyzing system requirements. By looking at the needs, the system is made web-based, the next stage is to design, build a database with MYSQL, design the user interface, build a system using the Laravel framework, and create and test programs. Based on the results of the system test, the design of the employee attendance information system at PT Infinite Business Synergy in Jakarta can facilitate the parties with an interest in this final project (in terms of authors, companies, and in education) to obtain the information and benefits needed, to become a solution in increasing discipline for employees as well as making it easier to record, control and report because it is easily accessible via web media.

Keywords: Framework, Design, Employees, Presence

(2)

PENDAHULUAN

Berkembangnya teknologi khususnya dalam bidang komputer serta smartphone telah mengakibatkan perubahan dalam segala aspek kehidupan bermasyarakat. Pada era ini komputer dan smartphone memegang peran yang sangat besar dalam berbagai bidang, seperti digunakan untuk pekerjaan sehari – hari.

Pada zaman dengan teknologi informasinya sudah berkembang sangat pesat ini semua orang yang sudah bekerja, khususnya pekerja kantoran pastinya sudah memiliki laptop atau minimal smartphone. Penggunaan smartphone dan laptop setiap harinya adalah hal yang sangat lumrah dikalangan pekerja kantoran. Penggunaan komputer serta smartphone ini dapat mempercepat serta sangat efisien dalam melakukan pekerjaan setiap harinya,

Dalam mengatasi terhambatnya pencatatan presensi karyawan, penggunaan serta memanfaatkan kedua alat teknologi ini adalah langkah yang tepat. Memang dilihat sederhana jika dari sisi presensinya saja maka penulis merasa tertarik untuk menuangkan ide – ide dalam membuat program presensi karyawan dengan penambahan yang bermanfaat tentunya.

Batasan Masalah

Perusahaan PT Infinite Business Synergy adalah perusahaan yang bergerak pada bidang IT atau ilmu teknologi, perusahaan ini berorientasikan untuk selalu mengikuti perkembangan teknologi dari tahun ke tahun. Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang teknologi tentunya banyak aspek pencatatan didalamnya. Dikarenakan keterbatasan waktu yang dimiliki peneliti membatasi pada pencatatan presensi para karyawan, yaitu berupa aktivitas karyawan ketika berkunjung ke customer di luar kantor. Dalam

penulisan tugas akhir ini penulis hanya membatasi pada laporan keluar masuk presensi para karyawan, serta laporan keluar masuk aktivitas para karyawan di luar kantor.

Tujuan Penulisan

Dalam melakukan Penelitian bertujuan Untuk mengetahui sistem berjalan presensi pada karyawan di PT Infinte Business Synergy, Menemukan hambatan yang ada dalam sistem berjalan dan Merancang dan membangun sistem untuk memecahkan hambatan yang ada.

Teknik Pengumpulan Data

Didalam penelitian ini dibutuhkan datadata pendukung yang diperoleh dengan suatu metode pengumpulan data yang relevan. Metode pengumpulan data yang digunakan untuk memperoleh datadata adalah sebagai berikut :

1. Observasi 2. Wawancara 3. Studi Pustaka

TINJAUAN PUSTAKA

Rancang bangun

Menurut Endang Lestariningsih, Eka Ardhianto Dan W.T. Handoko dalam Jurnal Dinamika Informatika – Vol.7

No. 2 (2015 : 103) yang berjudul

“Rancang Bangun E-Office Administrasi Surat Di Bagian Humas Universitas STIKUBANK Semarang”

menerangkan bahwa :

“Rancang bangun merupakan kegiatan menerjemahkan hasil Analisa ke dalam bentuk paket perangkat lunak kemudian menciptakan sistem tersebut ataupun memperbaiki sistem yang sudah ada”.

Sistem Informasi

I Putu Agus Eka Pratama (2013:

7 dan 9) dalam bukunya yang

(3)

berjudul “Sistem Informasi Dan Implementasinya” mengungkapkan:

“Sistem didefinisikan sebagai kumpulan prosedur yang saling berkaitan dan saling terhubung untuk melakukan tugas Bersama – sama. Sedangkan, Informasi merupakan hasil pengolahan data dari satu atau berbagai sumber, yang kemudian diolah, sehingga memberikan nilai, arti, dan manfaat”.

Flowchart

Rony Setiawan (2014:25) dalam bukunya yang berjudul “Teknik Pemecahan Masalah Dengan Algoritma

& Flowchart” mengungkapkan :

“Flowchart adalah sekumpulan gambar–gambar tertentu untuk menyatakan alur dari suatu program yang akan di terjemahkan ke salah satu bahasa pemograman.”

UML Modeling

Menurut Munawar (2018:49) dalam bukunya yang berjudul “Analisis Perancangan Sistem Berorientasi Objek Dengan Unfied Modelling Language (UML)” mengungkapkan :

“UML (Unified Modelling Language) adalah salah satu alat bantu yang sangat handal di dunia pengembangan sistem yang berorientasi objek”.

UML dibangun atas 4 model dan 1 view. Model ini didasarkan pada fakta dalam struktur sebuah sistem yang dideskripsikan dalam 5 view. Setiap view saling berhubungan dengan perspektif tertentu dimana sistem akan dibuat. 5 view tersebut adalah scenario, Development View, Logical View, Physical View dan Process View.

Dalam implementasinya penulis hanya memakai 3 view karena menggunakan apa yg dipelajari semasa perkuliahan, yaitu Scenario ( Use Case ), Logical View ( Class Diagram ) serta Process View ( Activity Diagram, Sequence Diagram ).

Use Case Diagram

Dalam pembuatan suatu software, biasanya dibutuhkan sebuah skenario jalannya sebuah sistem. Skenario ini menggambarkan sebuah sistem yang berinteraksi antara sistem dan aktor.

Tujuan utama skenario ini adalah :

a. Untuk menggambarkan apa yang dibutuhkan software.

b. Sebagai dasar dalam pembuatan desain dari software.

c. Untuk membatasi serangkaian persyaratan yang dapat divalidasi ketika software dibangun.

Skenario ini biasanya menggunakan Use Case Diagram.

Notasi pada Use Case Diagram

Diagram use case menunjukan 3 aspek dari sistem yaitu : actor, use case, dan sistem / sub sistem boundry.

Actor mewakili peran seseorang, sistem lain atau alat yang dipakai ketika berkomunikasi dengan use case.

Gambar 1 Use case Model

Stereotype adalah model khusus yang terbatas untuk kondisi tertentu daitaranya ada, <<extend>> digunakan untuk menunjukan bahwa satu use case merupakan tambahan fungsional dari use case yang lain. Sedangkan

<<include>> digunakan untuk menggambarkan bahwa suatu use case seluruhnya merupakan fungsionalitas dari use case lainnya stereotype menggunakan garis panah putus – putus.

Gambar 2 Use case Stereotype

(4)

Generalisasi actor adalah spesialisasi actor yang biasa berpartisipasi di semua use case yang diasosiasikan dengan actor yang lebih general, generalisasi menggunakan panah garis lurus.

Scenario Use Case

Menurut Materi Dosen

dalam websitenya

http://www.materidosen.com/2017/04/u se-case-diagram-lengkap-studi-

kasus.html (2 April 2017), menerangkan :

“Setiap use case diagram dilengkapi dengan skenario, skenario use case / use case skenario adalah alur jalannya proses use case dari sisi aktor dan sistem”.

Activity Diagram

Munawar (2018:127) dalam bukunya yang berjudul “Analisis Perancangan Sistem Berorientasi Objek Dengan Unfied Modelling Language (UML)” mengungkapkan :

“Activity Diagram adalah bagian

penting dari UML yang

menggambarkan aspek dinamis dari sistem. Logika prosedural, proses bisnis dan aliran kerja suatu bisnis bisa dengan mudah dideskripsikan dalam activity diagram”.

Acitivity diagram digunakan dengan tujuan untuk menangkap tingkah laku dinamis dari sistem dengan cara menunjukan aliran pesan dari satu ke satu aktivitas ke aktivitas lainnya. Berikut adalah simbol – simbol yang sering digunakan dalam pembuatan Activity Diagram.

Class Diagram

“Class Diagram adalah diagram statis.

Ini mewakili pandangan statis dari suatu aplikasi”.

Class diagram pada dasarnya merupakan representasi grafis dari pandangan statis sistem dan mewakili berbagai aspek dalam sebuah sistem.

Hal – hal berikut yang harus diingat saat menggambar class diagram :

a) Nama class diagram harus memiliki makna untuk menggambarkan aspek sistem.

b) Setiap elemen dan hubungan mereka harus diidentifikasi sebelumnya.

c) Atribut dan operation dari masing – masing class harus diidentifikasi secara jelas.

d) Untuk setiap class, jumlah minimum properti harus ditentukan, karena properti yang tidak perlu akan membuat diagram menjadi rumit.

e) Gunakan catatan apapun yang diperlukan untuk menjelaskan beberapa aspek diagram, namun tetap harus dimengerti oleh pembuat.

Sequence Diagram

“Sequence Diagram digunakan untuk menggambarkan perilaku pada sebuah scenario. Diagram ini menunjukan sejumlah contoh obyek dan massage yang diletakan diantara obyek – obyek ini didalam use case”.

Menurut Yuni Sugiarti (2013:70) pada bukunya yang berjudul “Analisis &

Perancangan UML (Unified Modeling Languange) Generated VB.6”

menerangkan bahwa:

“Sequence Diagram menggambarkan kelakuan atau perilku objek pada use case dengan mendeskripsikan waktu hidup objek dan message yang dikirimkan dan diterima antar objek.”

Meski secara umum Sequence Diagram menunjukan waktu aliran

(5)

dari satu obyek ke obyek lain, tujuan penggambaran diagram ini adalah : 1. Model interaksi tingkat tinggi antara

obyek aktif dalam suatu sistem.

2. Model interaksi antara instance (contoh) obyek dalam kolaborasi yang merealisasikan use case.

3. Model interaksi antar objek dalam kolaborasi yang mewujudkan operasi.

4. Menunjukan model interaksi generic (menunjukan semua jalur yang mungkin dilalui interkasi) atau contoh spesifik dari suatu interaksi.

Komponen utama Sequence Diagram terdiri atas obyek yang dituliskan dengan kotak segiempat bernama. Message diwakili oleh garis dengan tanda panah dan waktu yang ditunjukan dengan prosses vertikal.

Simbol – simbol :

Dalam message simple adalah sebuah perpindahan control dari satu participant ke participant lainnya.

Synchronous adalah sebuah message yang dikirim akan ditunggu sebelum diproses.

Package Diagram

“package adalah pengelompokan konstruksi yang memungkinkan untuk mengambil konstruksi tersebut di UML dan mengelompokan elemen – elemen tersebut secara Bersama – sama menjadi level yang lebih tinggi”.

Secara umum package diagram dapat digunakan untuk hal – hal berikut:

a. Menyederhanakan class diagram yang rumit, karna dapat dikelompokan ke dalam paket.

b. Mengumpulkan elemen – elemen UML yang terkait secara logis.

c. Berperan sebagaiman sebuah folder file yang digunakan pada diagram UML apapun.

Database

Menurut Ricky Maulana Fajri dalam Jurnal Ilimiah Informatika Global Volume 7 No.1 (2016 : 2) yang berjudul

“Rancang Bangun Sistem Informasi Tracer Study Berbasis Web Studi Kasus Fakultas Ilmu Komputer Universitas Indo Global Mandiri” menerangkan bahwa :

“Basis data merupakan kumpulan terorganisasi dari data-data yang berhubungan sedekimian rupa sehingga mudah disimpan, dimanipulasi, serta dipanggil oleh pengguna. Basis data adalah media untuk menyimpan data agar dapat diakses dengan mudah dan cepat. Basis data adalah himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat”.

Entity Relantionship Diagram

Menurut Ricky Maulana Fajri dalam Jurnal Ilimiah Informatika Global Volume 7 No.1 (2016 : 2) yang berjudul

“Rancang Bangun Sistem Informasi Tracer Study Berbasis Web Studi Kasus Fakultas Ilmu Komputer Universitas Indo Global Mandiri” menerangkan bahwa :

Perancangan User Interface

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) user interface (antarmuka pengguna) adalah bagian dari desain sebuah komputer, perangkat, atau program yang menerima perintah dari pengguna dan mengembalikan informasi kepada pengguna.

Penulis menyimpulkan bahwa user interface adalah Tampilan dari sebuah program/aplikasi, yang bertujuan untuk memastikan seorang user berinteraksi pada aplikasi tersebut agar mudah memahami informasi yang tersedia,

(6)

serta meningkatkan penggunaan aplikasi. User interface menggabungkan antara desain visual dan infrastruktur informasi.

Bahasa Pemograman

Dalam Penelitiaan ini menggunakaan : 1. PHP

2. Mysql 3. Xampp

PHPMyAdmin 1. Atom Text Editor 2. Bootstrap

3. Laravel

Perangkat Keras ( Hardware )

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) menerangkan bahwa Perangkat Keras adalah :

“Barang – barang yang terbuat dari logam yang berkaitan dengan suatu sistem, peralatan fisik, perangkat dan piranti yang mendukung sistem komputer”.

Perangkat Lunak ( Software )

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) menerangkan bahwa Perangkat Lunak adalah :

“Perangkat program, prosedur, dan dokumen yang berkaitan dengan suatu sistem. Bagian dari alat yang berfungsi sebagai penunjang alat utama. Program atau aplikasi yang diisikan ke dalam memori internal komputer”.

PEMBAHASAN

Sistem Berjalan Presensi Harian Karyawan

Narasi Sistem Berjalan Presensi Harian Karyawan

1. Karyawan datang ke kantor menuju front office, mengisi presensi masuk.

2. Setelah jam kantor selesai, karyawan kembali menuju front office dan mengisi presensi keluar.

3. Petugas front office menyimpan data presensi, setelah satu bulan petugas front office menyerahkan ke bagian HRD.

4. Bagian HRD merekap presensi karyawan selama satu bulan.

5. Hasil rekapan disimpan oleh bagian HRD.

Flowchart Sistem Berjalan

Berikut adalah flowchart presensi harian karyawan :

Kendala Sistem berjalan

Didalam proses presensi karyawan masih menggunakan penulisan secara sistem manual. Menurut penulis cara ini tidaklah efektif bagi karyawan serta admin dalam hal pencatatan berikut adalah beberapa kendala dalam sistem berjalan diatas :

1. Dimana mungkin saja data dapat hilang atau rusak karena pencatatan masih diatas kertas, dan tidak menggunakan penyimpanan yang aman dalam jangka waktu yang lama.

2. Penghitungan total presensi karyawan dalam sebulan masih dihitung secara manual yang memakan waktu yang lama, serta rentan akan kesalahan perhitungan.

(7)

3. Laporan presensi karyawan masih ditulis secara manual serta disimpan secara manual dan tidak aman.

Rancang Bangun Sistem Informasi Presensi Karyawan Pada PT XYZ Di Jakarta Perancangan Model

Use Case Diagram

Class Diagram

Membuat class diagram dengan cara melihat use case diagram yang menjukan kata benda, aktor dan sebuah proses.

Package Diagaram

Perancangan Database

Entity Relationship Diagram (ERD)

(8)

Relasi Database

Perancangan User Interface 1. Perancangan Menu

a. Menu bar

b. Login

c. Dashboard Utama

d. Home

5. Presence Record

f. Activity Record

g. Data Employee

(9)

h. Helpdesk

2. Perancangan Form Input a. Sigin In

b. Forgot Password

c. Input Attendance

d. Input Activity

e. Add Customer

f. Add New Employee

g. Update Employee

3. Perancangan Laporan a. Attendance

(10)

b. Activity

Kebutuhan Device

Dalam kebutuhannya dibagi menjadi dua yaitu input device dan output device, yaitu sebagai berikut :

Input divice : a. Mouse.

b. Keyboard.

c. Smartphone (untuk di hp).

d. Kamera.

Output device : a. Printer.

b. Monitor.

c. Layar hp (untuk di hp).

PENUTUP

Kesimpulan

Setelah melakukan observasi presensi harian karyawan di PT Infinite Business Synergy, sehingga penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa : 1. Di PT Infinite Business Synergy

dalam presensi karyawan masih manual dengan presensi tanda tangan diatas kertas.

2. Sering tidak terkontrolnya presensi karyawan.

3. Dengan itu harus adanya sistem baru yang bisa digunakan dan dapat mengganti sistem yang masih manual, dengan mengganti dengan sistem komputerisasi dalam penyatatan presensi karyawannya.

Saran

Agar dapat tercapainya sistem yang dapat bermanfaat untuk semua pihak yang terkait dikemudian harinya, khususnya di perusahaan terkait penulis memberi saran – saran sebagai berikut :

1. Disarankan mengganti sistem yang masih manual, dengan menggunakan sistem terkomputerisasi yang sudah dibuat untuk memaksimalkan dan mempermudah pengerjaannya.

2. Untuk penggunaan sistem yang terkomputerisasi, dibutuhkan pemikiran dan seseorang yang ahli dalam pengoprasiannya. Sehingga akan menghasilkan pekerjaan yang maksimal.

3. Mengganti sistem dari manual ke komputerisasi harus dipersiapkan secara matang.

DAFTAR PUSTAKA

Anonim. About di https://getbootstrap.com/docs/4.3/ab out/overview/ (akses 23 Februari 2019 jam 11:08).

Badan Pengembangan Dan Pembinaan Bahasa. Kamus Besar Bahasa Indonesia Daring di https://kbbi.kemdikbud.go.id/.

Versi: 1.4.9.2- 20190308150813, 2016.

Daroini, Akhmad Aan Said., dan Wiyli Yustanti. Perbandingan Penggunaan NOSQL MONGODB Dan Forum Komunikasi. Jurnal Manajemen Informatika. 6(1):135, 2016.

Fajri, Ricky Maulana. Rancang Bangun Sistem Informasi Tracer Study Berbasis Web Studi Kasus Fakultas Ilmu Komputer Universitas Indo Global Mandiri.

(11)

Jurnal Ilmiah Informatika Global.

7(1): 2, 2016.

Indra, Reza. Mengenal Atom, Text Editor Yang Sangat Powerful di https://www.dumetschool.com/

blog/Mengenal-Atom-Text- Editor- Yang-Sangat-Powerful (akses 25 Februari 2019 jam21:22), 2016.

Lestariningsih, Endang., Eka Ardhianto., dan W.T Handoko.

Rancang Bangun E-Office Administrasi Surat Di Bagian Humas Universitas STIKUBANK Semarang. Jurnal Dinamika Informatika. 7(2): 2, 2015.

Materi Dosen. Use Case Diagram, Lengkap Studi Kasus Dan Contoh

Use Case di

http://www.materidosen.com/201 7/04/use-case-diagram-lengkap- studi-kasus.html (akses 20 Februari 2019 jam 5:39), 2017.

Munawar. Analisis Perancangan Sistem Berorientasi Objek dengan UML (Unfied Modeling Language).

Bandung: Informatika, 2018.

Otwell, Taylor. Introduction dihttps://laravel.com/docs/4.2/intro d uction (akses 23 Februari 2019 jam 10:43).

Pratama, I Putu Agus Eka. Sistem Informasi Dan Implementasinya.

Bandung: Infromatika, 2013.

Setiawan, Rony. Teknik Pemecahan Masalah Dengan Algoritma Dan Flowchart. Jakarta: LIC, 2014.

Sholeh, Ahmad T., Erwin Gunadhi.,

dan Asep Deddy S.

Mengamankan Skrip Pada Bahasa Pemograman PHP

Dengan Menggunakan

Kriptografi Base64. Jurnal

Algoritma Sekolah Tinggi Teknologi Garut. 10(1): 3, 2013.