PEGAWAI
(Studi kasus: PT ANUGERAH ABADI CAHAYA SEJATI)
PROYEK SISTEM INFORMASI
Nama : RIFAL FATONI NIM : 10.39010.0026 Program : DIII (Diploma Tiga) Jurusan : Manajemen Informatika
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
vi
ABSTRAK
Sistem Presensi yang berjalan di PT Anugerah Abadi Cahaya Sejati mendata setiap presensi pegawainya berdasarkan surat keterangan ijin maupun surat keterangan tidak hadir lainnya. Surat keterangan tidak hadir yang bisa dengan mudah dimanipulasi oleh pegawai menyebabkan data presensi tidak valid. Data presensi yang tidak valid menyebabkan informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi penilaian kinerja pun tidak benar.
Untuk menangani permasalahan di atas, diperlukan sistem informasi yang dapat menangani sistem presensi dan penilaian kinerja yang dapat menghasilkan data yang valid. Oleh karena itu akan dibuat sistem presensi dan penilaian kinerja pegawai yang baru berbasis desktop.
Sistem yang dibuat berdasarkan analisis sistem yang berjalan di PT Anugerah Abadi Cahaya Sejati. Setelah melakukan analisis sistem maka langkah selanjutnya adalah mendesain sistem terdiri atas alur sistem, Context Diagram, Diagram Jenjang Proses, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), desain Input Output desain Interface dan mengimplementasi sistem.
Dengan memanfaatkan sistem informasi presensi dan penilaian kinerja pegawai, diharapkan dapat menghasilkan laporan yang benar. Laporan yang dihasilkan yaitu: laporan pegawai, laporan presensi per bulan, grafik presensi pegawai per tahun dan laporan penilaian.
ABSTRAK...vi
ABSTRACT ... vii
KATA PENGANTAR ... viii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xvii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah ... 2
1.4 Tujuan ... 2
1.5 Manfaat ... 2
1.6 Sistematika Penulisan ... 3
BAB II HASIL SURVEY ... 5
2.1 Gambaran Umum PT Anugerah Abadi Cahaya Sejati ... 5
2.2 Struktur Organisasi PT Anugerah Abadi Cahaya Sejati ... 6
2.3 Deskripsi Pekerjaan ... 7
xi
Halaman
2.5 Dokumen Input/Output ... 13
BAB III LANDASAN TEORI ... 14
3.1 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 14
3.1.1 Sistem ... 14
3.1.2 Informasi ... 14
3.1.3 Sistem Informasi ... 15
3.2 Presensi ... 15
3.3 Penilaian Kinerja ... 15
3.4 Analisis Sistem ... 15
3.5 Perancangan Sistem ... 16
3.5.1 Data Flow Diagram ... 16
3.5.2 Entity Relationship Diagram ... 17
3.5.3 Database ... 18
BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM ... 19
4.1 Analisis Sistem ... 19
4.2 Desain Sistem ... 21
4.2.1 System Flow ... 21
4.2.2 Data Flow Diagram ... 28
4.2.3 Entity Relationship Diagram ... 42
BAB V IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN ... 59
5.1 Sistem Yang Digunakan ... 59
5.2 Cara Setup Program ... 59
5.3 Penjelasan Pemakaian Program ... 63
5.3.1 Form Master ... 64
5.3.2 Form Transaksi ... 68
5.3.3 Form Laporan ... 71
BAB VI PENUTUP ... 75
6.1 Kesimpulan ... 75
6.2 Saran ... 75
DAFTAR PUSTAKA ... 76
xiii
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1 Pegawai ... 45
Tabel 2 Jabatan ... 45
Tabel 3 Golongan ... 46
Tabel 4 Status ... 46
Tabel 5 Kriteria Penilaian ... 46
Tabel 6 Jadwal Kerja ... 47
Tabel 7 Presensi ... 47
Tabel 8 Penilaian Kinerja Pegawai ... 48
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT Anugerah Abadi Cahaya Sejati ... 6
Gambar 2.2 Document Flow Pengolahan Data Pegawai ... 9
Gambar 2.3 Document Flow Presensi Masuk ... 10
Gambar 2.4 Document Flow Presensi Pulang ... 11
Gambar 2.5 Lembar Presensi Pegawai ... 13
Gambar 4.1 System Flow Pengelolaan Data Pegawai...22
Gambar 4.2 System Flow Ijin Pegawai ... 23
Gambar 4.3 System Flow Presensi Masuk ... 24
Gambar 4.4 System Flow Presensi Pulang ... 25
Gambar 4.5 System Flow Penilaian Kinerja Pegawai ... 26
Gambar 4.6 System Flow cuti Pegawai... 27
Gambar 4.7 Context Diagram Sistem Presensi Dan Penilaian Kinerja Pegawai ... 29
Gambar 4.8 Hierarchy Input Proses Output ... 30
Gambar 4.9 Subproses Mengelola Data Pegawai ... 30
Gambar 4.10 Subproses Presensi Masuk ... 31
Gambar 4.11 Subproses Presensi Pulang ... 31
Gambar 4.12 Subproses Mencatat Revisi... 32
Gambar 4.13 Subproses Ijin Pegawai... 32
Gambar 4.14 Subproses Cuti Pegawai ... 33
Gambar 4.15 Subproses Cuti Pegawai ... 33
xv
Halaman
Gambar 4.17 DFD Level 0 Sistem Presensi Dan Penilaian Kinerja
Pegawai Lanjutan ... 35
Gambar 4.18 DFD Level 1 Pengelolaan Data Pegawai ... 36
Gambar 4.19 DFD Level 1 Presensi Masuk ... 37
Gambar 4.20 DFD Level 1 Presensi Pulang... 38
Gambar 4.21 DFD Level 1 Mencatat Data Cuti ... 39
Gambar 4.22 DFD Level 1 Revisi Presensi ... 40
Gambar 4.23 DFD Level 1 Ijin Pegawai ... 41
Gambar 4.24 DFD Level 1 Penilaian Kinerja Pegawai ... 42
Gambar 4.25 Conceptual Data Model ... 43
Gambar 4.26 Physical Data Model... 44
Gambar 4.27 Desain Form Login ... 49
Gambar 4.28 Desain Form Data Pegawai ... 50
Gambar 4.29 Desain Form Pengguna... 51
Gambar 4.30 Desain Form Data Golongan ... 52
Gambar 4.31 Desain Form Data Jabatan ... 53
Gambar 4.32 Desain Form Revisi ... 54
Gambar 4.33 Desain Form Presensi Pegawai ... 55
Gambar 4.34 Dsain Form Penilaian Kinerja Pegawai ... 56
Gambar 4.35 Desain Form Cuti Pegawai ... 57
Gambar 5.1 Tampilan Add Remove Program...60
Gambar 5.2 Tampilan Halaman Awal Instalasi ... 61
Gambar 5.3 Tampilan Select Instalation Folder ... 61
Gambar 5.6 Tampilan Installation Complete ... 63
Gambar 5.7 Menu Utama ... 63
Gambar 5.8 Form Login ... 64
Gambar 5.9 Form Data Pegawai ... 65
Gambar 5.10 Form kriteria penilaian ... 66
Gambar 5.11 Form Data Jabatan ... 66
Gambar 5.12 Form Data Golongan ... 67
Gambar 5.13 Form Data User ... 68
Gambar 5.14 Form Presensi ... 69
Gambar 5.15 Form Penilaian Kinerja Pegawai ... 70
Gambar 5.16 Form Data Cuti,Revisi,Ijin ... 71
Gambar 5.17 Form Laporan Data Pegawai ... 71
Gambar 5.18 Form Laporan Jumlah Pegawai ... 72
Gambar 5.19 Form Laporan Rekap Presensi Harian ... 73
Gambar 5.20 Form Laporan Presensi ... 73
Gambar 5.21 Form Penilaian kinerja Pegawai ... 74
xvii
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1 Surat Ijin Survey ... 77
Lampiran 2 Wawancara ... 78
Lampiran 3 Report Semua Data Pegawai ... 79
Lampiran 4 Report Data Pegawai Berdasarkan Golongan ... 80
Lampiran 5 Report DP3 ... 81
Lampiran 6 Report Presensi Harian ... 82
Lampiran 7 Report Presensi Bulanan ... 83
Lampiran 8 Grafik Pegawai Berdasarkan Golongan ... 84
Lampiran 9 Grafik Presensi Harian ... 85
Lampiran 10 Listing Program Transaksi Penilaian kinerja... 86
Lampiran 11 Listing Program Presensi ... 96
1.1 Latar Belakang Masalah
Sistem informasi presensi dan penilaian kinerja merupakan fungsi
penting yang menjadi tanggung jawab manajemen sumber daya manusia.
Pengelolaan dan pengolahan data presensi dan penilaian kinerja pegawai tentunya
menjadi salah satu hal penting dalam kegiatan perusahaan. maka, perusahaan
membutuhkan suatu sistem informasi yang dapat melakukan fungsi-fungsi
pengelolaan dan pengolahan data khususnya dalam presensi dan penilaian kinerja
pegawai.
Pada PT Anugerah Abadi Cahaya Sejati,proses presensi dilakukan
pegawai dengan membubuhkan tanda tangan di buku absen pada saat pegawai
masuk dan pulang. Proses presensi saat ini tidak ada catatan waktu presensi
pegawai, sehingga data presensi tidak bisa jadi acuan kinerja walaupun datang
terlambat. Pegawai juga dapat melakukan penandatanganan presensi meskipun
pegawai tidak masuk kerja. Pengolahan data presensi akan lebih lama karena
pegawai harus menghitung dan merekap data presensi satu per satu selama satu
bulan, sehingga dapat terjadi kesalahan dalam merekap data presensi.
Berdasarkan permasalahan di atas PT Anugerah Abadi Cahaya Sejati
membutuhkan sistem agar bisa menangani sistem presensi dan penilaian kinerja.
Sistem presensi dan penilaian akan menghasilkan data presensi yang benar
sehingga dapat digunakan sebagai dasar salah satu penilaian dan dapat
2
Dari permasalahan yang timbul, maka dibuatlah sebuah aplikasi berbasis
desktop untuk memudahkan proses pencatatan data presensi dan penilaian kinerja.
Adapun judul yang akan dibuat yaitu “Sistem Informasi Presensi dan Penilaian
Kinerja Pegawai Pada PT Anugerah Abadi Cahaya Sejati”
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka permasalahannya adalah
bagaimana merancang bangun sistem informasi presensi dan penilaian kinerja
pegawai pada PT Anugerah Abadi Cahaya Sejati?
1.3 Batasan Masalah
Batasan masalah pada penelitian ini adalah sebagai berikut:
a. Data untuk simulasi di ambil pada periode tahun 2013, pada bagian
kepegawaian.
b. Sistem bisa digunakan oleh pegawai, bagian TU dan KaCab. Bagian TU dapat
mengelolah data pegawai, pegawai dapat melakukan presensi dan KaCab dapat
melakukan penilaian kinerja.
c. Pegawai harus menginputkan PIN dan ID untuk melakukan presensi.
d. Sistem Presensi dan Penilaian kinerja pegawai ini hanya digunakan untuk PT
Anugerah Abadi Cahaya Sejati
1.4 Tujuan
Tujuan dari penelitian ini adalah merancang bangun Sistem Informasi
Presensi dan Penilaian Kinerja pegawai Pada PT Anugerah Abadi Cahaya Sejati.
1.5 Manfaat
Sistem informasi Presensi dan penilaian kinerja dapat dimanfaatkan oleh
a. Kepala Cabang
Kepala Cabang lebih mudah dalam melakukan proses penilaian kinerja
sehingga perusahan bisa meningkatkan kwalitas sumberdaya manusia yang
lebih baik.
b. Bagian TU
Memudahkan bagian TU dalam merekap data Presensi,dan pembuatan
laporan-laporan yang terkait dalam sistem informasi presensi dan penilaian
kinerja pegawai.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan laporan proyek sistem informasi digunakan untuk
menjelaskan penulisan laporan perbab sebagai berikut :
Bab pertama pendahuluan menguraikan tentang latar belakang masalah,
perumusan masalah, batasan masalah yang menjelaskan tentang batasan–batasan
dari sistem yang dibuat agar tidak menyimpang dari ketentuan yang telah
ditetapkan, tujuan dan manfaat dari sistem informasi presensi dan penilaian
kinerja pegawai serta sistematika penulisan.
Bab kedua hasil survei membahas tentang sejarah, visi dan misi, dan
struktur organisasi pada PT ANUGERAH ABADI CAHAYA SEJATI
Bab ketiga landasan teori menjelaskan tentang teori-teori pendukung
yang menjelaskan tentang sistem,informasi,sistem informasi,presensi,penilaian
kinerja pegawai,database,analisis sistem dan perancangan sistem.
Bab keempat analisis dan desain sistem membahas tentang teori–teori
yang berkaitan dalam penyelesaian laporan, yaitu penjelasan tentang analisis
4
Jenjang Proses, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD),
desain input output dan desain interface. Teori–teori tersebut digunakan untuk
memecahkan masalah di dalam sistem informasi kehadiran dan penilaian kinerja
pada pt Anugerah abadi cahaya sejati.
Bab kelima implementasi dan pembahasan membahas tentang sistem
yang digunakan untuk mendukung jalannya aplikasi ini yang meliputi Hardware
maupun Software. Selain itu, di dalam bab ini juga menjelaskan tentang cara
penggunaan dari aplikasi ini.
Bab keenam penutup berisi mengenai kesimpulan dan saran yang
diharapkan dapat bermanfaat untuk pembaca laporan sistem presensi dan
penilaian kinerja yang telah dibangun ini. Kesimpulan yang dihasilkan didapat
berdasarkan hasil evaluasi dari sistem yang telah dibuat dan diterapkan. Saran
2.1Gambaran Umum PT Anugerah Abadi Cahaya Sejati
PT.Anugerah Abadi Cahaya Sejati, adalah perusahaan yang bergerak
dalam bidang jasa transportasi expedisi pengiriman mobil baik perusahaan
maupun perorangan. Jenis pengiriman yang tersedia meliput Truck Car
Carrier,Towing dan Driving (darat). semua jenis kendaraan yang dikirim telah di
cover Asuransi untuk keamanan.PT Anugerah Abadi memberikan solusi terbaik
terkait dengan pengiriman kendaraan dan melalui pelayanan yang inovatif .
Dengan pengalaman selama 20 tahun PT.Anugerah Abadi Cahaya Sejati
selalu berusaha menjadi yang terbaik dan terdepan dalam memajukan industry
jasa transportasi di Indonesia.Adapun wilayah Indonesia yang telah tercover jasa
pengiriman PT Anugerah Abadi Cahaya Sejati meliputi : Jabodetabek,pulau
Jawa,Sumatera,Sulawesi,Kalimanta,NTB,NTT,Pulau Bali,dan wilaya Indonesia
lainnya.
a. Visi
Visi PT Anugerah Abadi Cahaya Sejati adalah:Menjadikan perusahaan
terdepan dan profesional dalam bidang jasa ekspedisi car carrier.Dengan tingkat
keamanan yang tinggi dan di dukung oleh sumberdaya yang handal Serta
pelayanan yang berkualitas.
6
Visi PT Anugerah Abadi Cahaya Sejati adalah memberikan pelayanan
terbaik Kepada Customer yang senantiasa menjadi partner bisnis,Melalui kualitas
pelayanan yang inovatif agar kepuasan Customer menjadi prioritas utama.
2.2Struktur Organisasi PT Anugerah Abadi Cahaya Sejati
PT Anugerah Abadi Cahaya Sejati dipimpin oleh seorang Direktur
membawahi satu Sekretaris dan dua Manager yaitu Manajer operasional dan
Administrasi,Kepala Cabang,keamanan,Marketing,kendaraan dan teknik.Bagan
struktur organisasi dapat dilihat seperti pada gambar 2.1:
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT Anugerah Abadi Cahaya Sejati Direktur
Manager Operasional I
Sekretaris
Manager Operasional I
Administrasi
Penagihan
Kepala Cabang Keamanan Marketing Kendaraan dan
tehnik
Supir
2.3Deskripsi Pekerjaan
a. Direktur
Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan
perusahaan dan memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan
kepala bagian(manajer).menyetujui anggaran tahunan perusahaan.
b. Manajer Operasional
Memiliki tugas utama atas seluruh aktivitas operasional perusahaan,
mulai dari pembuatan rencana pengembangan sistem ,pembuatan rencana
pemakaian sistem dan anggaran operasional, memastikan kualitas pelayanan
yang dihasilkan sesuai dengan standar perusahaan hingga pengelolaan
suasana kerja agar SDM mampu bekerja secara optimal.
c. Kepala Cabang
Membawai langsung bagian gudang dan bertugas Mewakili Direksi
Pusat menjalankan perusahaan di cabang, Memberikan laporan kemajuan
cabang kepada Direksi Pusat termasuk keuangannya.
d. Keamanan
bertanggung jawab kepada Managemen PT.Anugerah Abadi Cahaya
Sejati atas keamanan, ketertiban, rasa aman dan nyaman diseluruh area yang
meliputi keamanan personil dan material, Melakukan koordinasi dengan
Manager Operasional dan Divisi / bagian terkait dilingkungan Management
pengelola dan pelaksanaan kegiatan tugas-tugas pengamanan
e. Administrasi
Tugas staff administrasi dikantor adalah membuat layanan
8
meliputi admin, logistic, dan lainnya yang mendukung pelaksanaan
administasi berjalan lancar.
Tugas detailnya (admin) misalnya:menjaga dan mengupdate informasi
administasi mulai dari office supply, stationaries. mempersiapkan
arrangement meeting detail, absensi staff, serta melakukan hal hal surat
menyurat dengan staff lainya,sedangkan untuk tugas logistik adalah
mengawasi transport, driver, kesediaan tempat penyimpanan dan lain lain.
f. Marketing
Sebagai Pendorong Majunya Perusahaan dengan ide ide kreatif dalam
menarik customer.
g. Penagihan
Bagian penagihan Bertanggung jawab kepada bagian Administrasi
dan bertugas Melakukan penagihan yang telah jatuh tempo
Wewenang:membuat surat tagihan dan mengirimkannya kepada perusahaan
dilampiri dengan faktur pengiriman mobil.
h. Gudang
Bagian gudang bertanggung jawab kepada kepala cabang,bertugas
mengecek mobil yang masuk,jika terdapat cacat pada mobil,bagian gudang
akan mencatat claim utuk sopir yang membawa muatan.
2.4Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan
Document flow memuat hasil analisis yang dibuat berdasarkan hasil
survei ke PT Anugerah Abadi Cahaya Sejati. Document flow menggambarkan
presensi masuk dan pulang, penilaian kinerja dan cuti pegawai sebelum
menggunakan sistem informasi presensi dan penilaian kinerja pegawai.
A.Document Flow Pengolahan Data Pegawai
Document flow pengolahan data pegawai dapat dilihat pada Gambar 2.2.
Doc Flow Pengelolaan Data Pegawai
Bag. Kepegawaian
2
Bag TU Pegawai
Mulai
Berkas pegawai Berkas pegawai
Mengecek
Gambar 2.2 Document Flow Pengolahan Data Pegawai
Pada Gambar 2.2 pengolahan data pegawai, proses dimulai dari pegawai
datang dengan membawa berkas-berkas. Berkas pegawai berisi tentang data
pegawai, data keluarga, dan data lain yang berkaitan dengan kepegawaian. berkas
10
lengkap, maka berkas akan dikembalikan kepada pegawai. Berkas yang sudah
lengkap, maka bagian kepegawaian akan merekap data pegawai. Diakhiri dengan
data pegawai dicetak untuk arsip PT Anugerah Abadi Cahaya Sejati.
B.Document Flow Presensi Masuk
Document flow presensi masuk dapat dilihat pada Gambar 2.3.
Doc Flow Presensi Masuk
Bag. TU
Gambar 2. 3 Document Flow Presensi Masuk
Pada Gambar 2.3 presensi masuk dimulai dari bagian Tata Usaha (TU)
berdasarkan data pegawai. Pegawai melakukan presensi dengan mencari nama
pegawai tersebut dahulu. Selanjutnya pegawai melakukan tanda tangan, tanda
untuk presensi masuk. Kemudian buku presensi diberikan kepada bagian TU
setelah melakukan presensi masuk.
C.Document Flow Presensi Pulang
Document flow presensi pulang dapat dilihat pada Gambar 2.4.
Doc Flow Presensi Pulang
Bag. TU
Gambar 2.4 Document Flow Presensi Pulang
Pada Gambar 2.4 Presensi Pulang dimulai dari bagian TU menyiapkan
12
pulang di buku presensi. Buku presensi yang sudah ditandatangani kemudian
diberikan ke bagian TU.
D.Document Flow Cuti Pegawai
Document flow cuti pegawai dapat dilihat pada Gambar 2.5.
Gambar 2.5 Document Flow Cuti Pegawai
Pada Gambar 2.5 cuti pegawai dimulai dari pegawai menyerahkan surat
permohonan cuti ke bagian kepegawaian. Bagian kepegawaian mengecek data
kepegawaian membuat surat keterangan cuti. Surat keterangan cuti ditanda
tangani diberikan pegawai sebagai bukti bahwa cuti diterima.
2.5 Dokumen Input/Output
Berdasarkan hasil dari studi lapangan pada PT Anugerah Abadi Cahaya
Sejati, terdapat dokumen input dan output yang diperlukan dalam menangani
proses yang ada pada pada PT Anugerah Abadi Cahaya Sejati. Dokumen
input/output yang didapat salah satunya adalah sebagai berikut:
a. Lembar Presensi pegawai
Lembar Presensi pegawai dapat dilihat pada Gambar 2.5.
14
BAB III LANDASAN TEORI
3.1 Konsep Dasar Sistem Informasi 3.1.1 Sistem
Definisi sistem dibagi menjadi dua pendekatan, yaitu pendekatan secara
prosedur dan pendekatan secara komponen. Berdasarkan pendekatan secara
prosedur, sistem adalah kumpulan dari beberapa prosedur yang mempunyai tujuan
tertentu. Berdasarkan pendekatan secara komponen, sistem merupakan kumpulan
dari komponen-komponen yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu.
(Herlambang dan Tanuwijaya, 2005:116).
Berdasarkan perkembangan sistem yang ada, sistem dibedakan menjadi
dua jenis, yaitu sistem terbuka dan sistem tertutup. Sistem terbuka adalah sistem
yang dihubungkan dengan arus sumber daya luar dan tidak mempunyai elemen
pengendali. Sistem tertutup tidak mempunyai elemen pengontrol dan
dihubungkan dengan lingkungan sekitar. (Herlambang dan Tanuwijaya 2005:
116).
3.1.2 Informasi
Informasi adalah data yang telah diletakan dalam konteks yang lebih
berarti dan berguna yang dikomunikasikan kepada penerima utuk digunakan
dalam pembuatan keputusan. (Suyanto, 2000:6). Informasi adalah data yang telah
diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya.
3.1.3 Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi
organisasi yang bersifat manajerial dalam kegiatan strategi dari suatu organisasi
untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan–laporan yang
diperlukan (Sutabri, 2005:36).
3.2 Presensi
Suatu sistem formal dan terstruktur yang mengukur, menilai, dan
mempengaruhi sifat-sifat yang berkaitan dengan pekerjaan, perilaku, dan hasil
termasuk ketidakhadiran. Fokusnya adalah untuk mengetahui seberapa produktif
seorang pegawai dan apakah ia bisa berabsensi sama atau lebih efektif pada masa
yang akan datang, sehingga pegawai, organisasi, dan masyarakat memperoleh
manfaat (Schuler dan Jackson, 2003:3).
3.3 Penilaian Kinerja
Penilaian kinerja (performance appraisal) adalah proses yang dipakai
oleh organisasi untuk mengevaluasi pelaksanaan kerja individu karyawan.
(Simamora, 2004:338). Penilaian prestasi kerja (Performance appraisal) adalah
suatu evaluasi yang dilakukan secara periodik dan sistematis tentang prestasi kerja
atau jabatan (job performance) seorang tenaga kerja, termasuk potensi
pengembangannya. (Wahyudi, 2002:101).
3.4 Analisis Sistem
Menurut Whitten dkk (2004), analisis sistem adalah sebuah pembelajaran
bisnis untuk mengajukan perkembangan dan menspesifikasikan kebutuhan bisnis
16
a. Untuk memperbaiki kualitas informasi
b. Untuk memperbaiki pengendalian intern
c. Untuk meminimalkan biaya yang berkaitan.
3.5 Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang
utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan
mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi
terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah
tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam
membangun aplikasi. Analisis dan perancangan sistem dipergunakan untuk
menganalisis, merancang danmengimplementasikan peningkatan-peningkatan
fungsi bisnis yang dapat dicapai melalui penggunaan sistem informasi
terkomputerisasi. (Kendall dan Kendall, 2004:7).
3.5.1 Data Flow Diagram
Pada tahap ini, desain sistem menggunakan notasi dapat membantu
komunikasi dengan pemakai/user sistem untuk memahami sistem tersebut secara
logika. Diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus
dari data sistem ini dikenal dengan nama DFD. DFD berfungsi untuk
menggambarkan proses aliran data yang terjadi di dalam sistem dari tigkat yang
tertinggi sampai yang terendah, yang memungkinkan untuk melakukan
dekomposisi, mempartisi atau membagi sistem ke dalam bagian-bagian yang lebih
kecil dan yang lebih sederhana. DFD fokus pada aliran data dari dan ke dalam
3.5.2 Entity Relationship Diagram
Menurut Kendall dan Kendall (2004), sebuah Entity Relationship
Diagram (ERD) mendokumentasikan data sebuah perusahaan dengan cara
menentukan data yang terdapat dalam tiap entitas dan relasi antara sebuah entitas
dengan yang lainnya. ERD merupakan proses yang menunjukkan hubungan antar
tiap entitas dan relasinya. Kardinalitas dalam ERD dapat dikategorikan menjadi
tiga bagian, yaitu:
a. One to one relation
Jenis hubungan antar tabel yang menggunakan bersama sebuah kolom
primary key. Jenis hubungan ini tergolong jarang digunakan, kecuali untuk
alaan keamanan atau kecepatan akses data. Misalnya satu departemen hanya
mengerjakan satu jenis pekerjaan saja dan satu pekerjaan hanya dikerjakan
oleh satu departemen saja.
b. One to many relation
Jenis hubungan antar tabel yang menghubungkan satu record pada satu tabel
dengan beberapa record pada tabel lain. Jenis hubungan ini merupakan yang
paling sering digunakan. Misalnya suatu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu
departemen saja, namun suatu departemen dapat mengerjakan beberapa
macam pekerjaan sekaligus.
c. Many to many relation
Jenis hubungan ini merupakan antar tabel yang menghubngkan beberapa
18
3.5.3 Database
Database adalah kumpulan data (elementer) yang secara logik berkaitan
dalam merepresentasikan fenomena/fakta secara terstruktur dalam domain tertentu
untuk mendukung aplikasi pada sistem tertentu. Basis data adalah kumpulan data
yang saling berhubungan yang merefleksikan fakta-fakta yang terdapat di
organisasi.
Basis data mendeskripsikan kondisi organisasi/perusahaan/sistem. Saat
satu kejadian muncul di dalam dunia nyata mengubah kondisi
organisasi/perusahaan/sistem maka satu perubahan pun harus dilakukan terhadap
data yang disimpan di dalam basis data. Basisdata merupakan komponen utama
sistem informasi karena semua informasi untuk pengambilan keputusan berasal
dari data di basisdata. Pengelolaan basis data yang buruk dapat mengakibatkan
ketidaktersediaan data penting yang digunakan untuk menghasilkan informasi
4.1 Analisis Sistem
Analisis sistem adalah langkah awal untuk membuat suatu sistem baru.
Dalam langkah ini penulis melakukan analisis terhadap permasalahan yang ada
dalam PT Anugerah Abadi Cahaya Sejati khususnya dalam hal pengolahan data
pegawai, data Presensi pegawai, Penilaian Kinerja pegawai, dan ijin dan cuti
pegawai.
Analisis dokumen merupakan kegiatan pengumpulan informasi
mengenai dokumen-dokumen yang digunakan dalam suatu sistem. Tujuan dari
analisis dokumen adalah mengetahui dan memahami dokumen-dokumen apa saja
yang terlibat dan mengalir dalam suatu sistem yang sedang berjalan.
Aplikasi Sistem Informasi Presensi Dan Penilaian Kinerja Pegawai ini
merupakan aplikasi yang menangani transaksi Presensi pegawai, Penilaian
Kinerja pegawai, pegawai ijin dan cuti. Oleh karena itu, dirancanglah sebuah
Sistem Informasi Presensi Dan Penilaian Kinerja Pegawai yang diharapkan dapat
mengatasi permasalahan tersebut.
A.Document Flow Pengolahan Data Pegawai
Pengolahan data pegawai, proses dimulai dari pegawai datang dengan
membawa berkas-berkas. Berkas pegawai berisi tentang data pegawai dan data
lain yang berkaitan dengan kepegawaian. Berkas diberikan kepada bagian
kepegawaian PT Anugerah Abadi Cahaya Sejati, berkas dicek kelengkapannya
20
akan dikembalikan kepada pegawai. Berkas yang sudah lengkap, maka bagian
kepegawaian akan merekap data pegawai. Diakhiri dengan data pegawai dicetak
untuk arsip PT Anugerah Abadi Cahaya Sejati.
B.Document Flow Presensi Masuk
Presensi masuk dimulai dari bagian Tata Usaha (TU) menyiapkan buku
presensi dengan terlebih dahulu menulis nama pegawai berdasarkan data pegawai.
Pegawai melakukan presensi dengan mencari nama pegawai tersebut dahulu.
Selanjutnya pegawai melakukan tanda tangan, tanda untuk Presensi masuk.
Kemudian buku Presensi diberikan kepada bagian TU setelah melakukan Presensi
masuk.
C.Document Flow Presensi Pulang
Presensi Pulang dimulai dari bagian TU menyiapkan buku Presensi.
Pegawai mencari nama, kemudian tanda tangan di kolom Presensi pulang di buku
Presensi. Buku Presensi yang sudah ditandatangani kemudian diberikan ke bagian
TU .
D.Document Flow Penilaian kinerja Pegawai
Penilaian Kinerja Pegawai dimulai dari bagian kepegawaian merekap
data-data yang dibutuhkan untuk proses Penilaian Kinerja Pegawai. Data-data
yang dibutuhkan antara lain data Presensi untuk mengetahui kedisiplinan
pegawai.penilaian kinerja juga mengacu pada nilai kesetiaan,nilai prestasi,nilai
tanggung jawab,nilai kejujuran,nilai tanggung jawab,nilai kerjasama dan nilai
prakarsa.Bagian kepegawaian merekap data tersebut, kemudian bagian
E.Document Flow Cuti Pegawai
Cuti pegawai dimulai dari pegawai menyerahkan surat permohonan cuti
ke bagian kepegawaian. Bagian kepegawaian mengecek data cuti pegawai,
selanjutnya, apabila cuti pegawai diterima kemudian bagian kepegawaian
membuat surat keterangan cuti. Surat keterangan cuti ditanda tangani diberikan
pegawai sebagai bukti bahwa cuti diterima.
4.2 Desain Sistem
Perancangan sistem ini dimaksudkan untuk membantu memecahkan
masalah pada sistem yang sedang berjalan dan merupakan suatu sistem yang baik
dan sesuai dengan kebutuhan. Rancangan yang baik harus melalui beberapa
tahap-tahap perancangan mulai dari System Flow, Context Diagram, Hierarchy Input
Proses Output (HIPO), ERD, DFD, Conceptual Data Model (CDM), Phisical
data Model (PDM), dan desain input outputnya.
4.2.1 System Flow
System Flow memuat hasil analisis yang dibuat berdasarkan hasil survey
ke PT Anugerah Abadi Cahaya Sejati. System flow merupakan pengembangan
dari sistem yang sudah ada. System flow menunjukkan aliran proses kegiatan
setelah menggunakan Aplikasi Sistem Presensi Dan Penilaian Kinerja Pegawai.
Dalam menentukan arah atau alur suatu sistem dibutuhkan suatu cara
perancangan untuk mendeskripsikan bagaimana tiap langkah yang dilakukan
dalam sistem dan pengguna dapat diketahui, agar didapatkan suatu gambaran
mengenai cara kerja dari sistem yang akan dibangun berdasarkan alur rancangan
22
A. System Flow Pengelolaan Data Pegawai
System flow pengelolaan data pegawai dapat dilihat pada Gambar 4.1.
Sys Flow Pengelolaan Data Pegawai
Sistem
Pegawai Menampilkan data pegawai
Gambar 4.1 System Flow Pengelolaan Data Pegawai
System Flow pengelolaan data pegawai ini dimulai dari bagian
kepegawaian yang melakukan inputan data pegawai dari berkas yang diberikan
pegawai. Jika NIP ditemukan, bagian kepegawaian dapat mengubah data pegawai.
Jika NIP tidak ditemukan, bagian kepegawaian melakukan inputan baru data
B. System Flow Ijin Pegawai
System flow Ijin Pegawai dapat dilihat pada Gambar 4.2.
Ijin Pegawai
Sistem Bag Kepegawaian
Menampilkan data pegawai Mengecek NIP NIP
Pegawai Mulai
Jenis ijin
Mengecek jenis ijin
Ijin tidak hadir? Data ijin tidak
hadir
Data meninggalkan kantor
Update data presensi Presensi
Selesai Ya
Tidak
Gambar 4.2 System Flow Ijin Pegawai
System Flow pengelolaan Ijin pegawai dimulai dari bagian kepegawaian
24
kepegawaian memasukan jenis ijin Pegawai dan sistem akan mengupdate status
presensi pegawai.
C. Sytem Flow Presensi Masuk
System flow Presensi masuk dapat dilihat pada Gambar 4.3.
Sys Flow Presensi Masuk
Sistem
Gambar 4.3 System Flow Presensi Masuk
System Flow Presensi masuk ini dimulai dari pegawai memasukkan id
pegawai, jika id yang dimasukkan valid akan dicatat jam datang pegawai. Status
dan data Presensi pegawai disimpan dalam tabel Presensi, kemudian data Presensi
ditampilkan.
D. Sytem Flow Presensi Pulang
System flow Presensi pulang dapat dilihat pada Gambar 4.4.
ppulng Update jam pulang
dan status presensi pulang
Mengecek PIN Password
Memindahkan jam pulang ke jam datang Mengecek NIP
Presensi Pegawai
Gambar 4.4 System Flow Presensi Pulang
System Flow Presensi pulang ini dimulai dari pegawai memasukkan id
26
Jika jam datang ada akan dicatat jam pulang pegawai. Jam pulang pada tabel data
Presensi kemudian diupdate, data Presensi ditampilkan dan disimpan.
E. Sytem Flow Penilaian Kinerja Pegawai
System flow Penilaian Kinerja Pegawai dapat dilihat pada Gambar 4.5.
Penilaian Kinerja
Bag Kepegawaian Sistem
Kepala Cabang
Mulai
NIP pegawai yang dinilai
Mengecek NIP Pegawai
NIP benar?
System Flow Penilaian Kinerja Pegawai ini dimulai dari kepala cabang
memilih nip pegawai yang akan dinilai,kemudian meinputkan nilai untuk
karyawan yang telah dipilih.nilai yang telah di inputkan kemudian dihitung dan
menghasilkan rata-rata,hasil rata-rata akan juga dalam bentuk nilai grade,
Kemudian bagian kepegawaian mencetak penilaian kinerja pegawai.
F. System Flow Cuti Pegawai
System flow cuti pegawai dapat dilihat pada Gambar 4.6.
Cuti Pegawai
28
System Flow cuti pegawai ini dimulai dari bagian kepegawaian
memasukkan NIP pegawai dari surat pengajuan cuti yang diberikan pegawai. Data
pegawai ditampilkan kemudian mengecek data cuti pegawai. Jika cuti bisa
diambil maka bagian kepegawaian memasukkan data cuti pegawai. Bagian
kepegawaian mencetak surat keterangan cuti kemudian diberikan ke pegawai dan
data cuti disimpan.
4.2.2 Data Flow Diagram
DFD merupakan perangkat yang digunakan pada metodologi
pengembangan sistem yang terstruktur. DFD menggambarkan seluruh kegiatan
yang terdapat pada sistem secara jelas.
A. Context Diagram
Gambar 4.7 adalah context diagram dari sistem informasi Presensi dan
Penilaian Kinerja Pegawai pada PT Anugerah Abadi Cahaya Sejati. Context
diagram tersebut menggambarkan proses secara umum yang terjadi pada sistem
informasi Presensi dan Penilaian Kinerja Pegawai. Pada context diagram tersebut,
juga terlihat bahwa dari Sistem Informasi Presensi Dan Penilaian Kinerja Pegawai
mempunyai 3 entity, yaitu pegawai, bagian kepegawaian dan Kepala
Cabang(KaCab).bagian kepegawian mencakup bagian TU.masing-masing aliran
data pada Context diagram di lakukan oleh masing masing entity.Untuk lebih
Data pegawai Tampil
Data penilaian
Kriteria penilaian Laporan yang dipilih
Jenis laporan
Data presensi
Password ID Data cuti
Data ijin meningg alkan kantor Data ijin tidak hadir
Jenis ijin Revisi presensi
Data pegawai yang diubah
Informasi data peg awai
Data pegawai NIP pegawai
0
Sistem Informasi Presensi dan Penilaian Kinerja
Peg awai
+
Bag Kepeg awaian
Bag Kepeg awaian Peg awai
Kepala Cabang
Gambar 4.7 Context Diagram Sistem Presensi Dan Penilaian Kinerja Pegawai
B. Hierarchy Input Proses Output
Hierarchy Input Proses Output (HIPO) dari Sistem Informasi Presensi
Dan Penilaian Kinerja Pegawai memberikan gambaran proses dan subproses yang
ada. Pada gambar 4.8 memberikan gambaran proses-proses utama untuk sistem
informasi Presensi dan Penilaian Kinerja Pegawai. Untuk lebih jelasnya
30
Gambar 4.8 Hierarchy Input Proses Output
Gambar 4.9 memberikan gambaran subproses untuk proses mengelola
data pegawai. Proses mengelola data pegawai digunakan untuk menyimpan,
mengupdate, atau menghapus data pegawai. Untuk lebih lebih jelasnya
ditunjukkan Gambar 4.9.
Gambar 4.9 Subproses Mengelola Data Pegawai
Gambar 4.10 memberikan gambaran subproses untuk proses Presensi
masuk. Proses Presensi digunakan untuk menyimpan dan mengupdate data
Presensi. Untuk lebih lebih jelasnya ditunjukkan Gambar 4.10. 0
Sistem informasi Presensi dan penilaian kinerja pada
Gambar 4.10 Subproses Presensi Masuk
Gambar 4.11 memberikan gambaran subproses untuk proses Presensi
pulang. Proses Presensi pulang digunakan untuk menyimpan dan mengupdate data
Presensi. Untuk lebih lebih jelasnya ditunjukkan Gambar 4.11.
Gambar 4.11 Subproses Presensi Pulang
Gambar 4.12 memberikan gambaran subproses untuk proses Revisi
Presensi. Proses Revisi Presensi digunakan untuk menyimpan dan mengupdate
data Presensi. Untuk lebih lebih jelasnya ditunjukkan Gambar 4.12.
32
Gambar 4.12 Subproses Mencatat Revisi
Gambar 4.13 memberikan gambaran subproses Ijin pegawai. Proses Ijin
pegawai ini digunakan untuk mengupdate status presensi pegawai. Untuk lebih
lebih jelasnya ditunjukkan Gambar 4.13.
Gambar 4.13 Subproses Ijin Pegawai
Gambar 4.14 memberikan gambaran subproses untuk proses cuti
pegawai. Proses cuti digunakan menyimpan data cuti pegawai. Untuk lebih lebih
jelasnya ditunjukkan Gambar 4.14.
Gambar 4.14 Subproses Cuti Pegawai
Gambar 4.15 memberikan gambaran subproses untuk proses penilaian
kinerja pegawai. Proses penilaian kinerja pegawai digunakan menyimpan data
nilai pegawai. Untuk lebih lebih jelasnya ditunjukkan Gambar 4.15.
Gambar 4.15 Subproses Cuti Pegawai
C. DFD Level 0 Sistem Informasi Presensi dan Penilaian Kinerja Pegawai
DFD level 0 ini, berisi 7 proses. Proses tersebut antara lain, mengelola
data pegawai, Presensi masuk, Presensi pulang, Penilaian Kinerja Pegawai, ijin
dan cuti pegawai . Untuk lebih jelasnya ditunjukan pada Gambar 4.14.
34
Gambar 4.16 DFD Level 0 Sistem Presensi Dan Penilaian Kinerja Pegawai
Gambar 4.17 merupakan lanjutan dari DFD level 0 sistem Presensi dan
Penilaian Kinerja Pegawai. Untuk lebih jelasnya ditunjukkan pada Gambar 4.17.
Password
[Data peg awai Tampil] [Informasi data pegawai]
[Data peg awai yang diubah] [Data peg awai]
[NIP peg awai]
Jam pulang dibaca
Gambar 4.17 DFD Level 0 Sistem Presensi Dan Penilaian Kinerja Pegawai
Lanjutan Data Cuti Dibaca
NIP yang dinilai
Data penilaian di baca Data penilaian disimpan
[Data penilaian] [Data Kriteria penilaian]
Data g rade di baca Data pegawai diibac a [Data cuti]
NIP [Data Revisi presensi]
NIP
[Data Jenis ijin] [Data ijin mening g alkan kantor]
[Data ijin tidak hadir]
[Laporan yang dipilih] [Jenis laporan]
3 Presensi 1 Peg awai
36
D. DFD Level 1 Data Pegawai
DFD Level 1 data master pegawai ini menggambarkan proses
pengelolaan data pegawai. Pada DFD Level 1 data master pegawai berhubungan
dengan proses mencatat data keluarga (DK). Jika status pegawai menikah maka
akan berlanjut ke proses mencatat DK. Untuk jelasnya ditunjukan pada Gambar
4.18.
Gambar 4.18 DFD Level 1 Pengelolaan Data Pegawai
E. DFD Level 1 Presensi Masuk
DFD Level 1 Presensi masuk ini menggambarkan proses Presensi masuk
pegawai. Proses Presensi masuk mempunyai beberapa proses dimulai dengan
pegawai memasukkan ID sampai dengan pencatatan data Presensi. Untuk jelasnya
ditunjukan pada Gambar 4.19.
[Data peg awai dibaca]
[Informasi data pegawai] [Data peg awai update]
[Data peg awai Tampil]
Data pegawai diubah
[Data peg awai yang diubah] [Data peg awai]
Gambar 4.19 DFD Level 1 Presensi Masuk
F. DFD Level 1 Presensi Pulang
DFD Level 1 mencatat Presensi pulang ini menggambarkan proses
pegawai melakukan proses Presensi pulang. Proses Presensi pulang lebih rumit
karena harus melakukan proses velidasi dan cek tabel Presensi. Presensi pulang
38
tabel, karena pada tabel ada perubahan yang terjadi. Untuk jelasnya ditunjukan
pada Gambar 4.20.
Gambar 4.20 DFD Level 1 Presensi Pulang Proses berlanjut Data presensi pulang
Data presensi pulang Proses berlanjut
Jam datang ada Jam datang tidak ada
NIP valid
[Data presensi disimpan]
[Data presensi] [Notifikasi]
[Data presensi dibaca] [Data peg awai dibaca] [NIP]
G. DFD Level 1 Cuti
DFD Level 1 cuti pegawai ini menggambarkan proses pegawai
mengajukan cuti. Pegawai yang melakukan cuti tidak bisa melakukan Presensi.
Data cuti kemudian dikelola dan disimpan dalam tabel cuti. Untuk jelasnya
ditunjukan pada Gambar 4.21.
Gambar 4.21 DFD Level 1 Mencatat Data Cuti
H. DFD Level 1 Revisi
DFD Level 1 Revisi pegawai ini menggambarkan proses pegawai
mengajukan Revisi. Pegawai mengajukan revisi untuk merubah status Presensi. [Data cuti]
40
Data Revisi kemudian dikelola dan disimpan dalam tabel Presensi. Untuk jelasnya
ditunjukan pada Gambar 4.22.
Gambar 4.22 DFD Level 1 Revisi Presensi
I. DFD Level 1 Ijin Pegawai
DFD Level 1 Ijin pegawai ini menggambarkan proses pegawai
mengajukan Ijin. Pegawai mengajukan Ijin untuk merubah status Presensi. Data
Ijin kemudian dikelola dan disimpan dalam tabel Presensi. Untuk jelasnya
ditunjukan pada Gambar 4.23.
[Data revisi disimpan] [Data Revisi presensi]
Data Presensi Pegawai NIP benar
[NIP] [Data peg awai dibaca]
Gambar 4.23 DFD Level 1 Ijin Pegawai
J. DFD Level 1 Penilaian Kinerja
DFD Level 1 Penilaian Kinerja pegawai ini menggambarkan proses
kepala cabang dalam menilai kinerja pegawai. Data kinerja kemudian dikelola dan
disimpan dalam tabel penilaian kinerja pegawai. Untuk jelasnya ditunjukan pada
Gambar 4.24.
[Data ijin tidak hadir] [Data Jenis ijin]
42
Gambar 4.24 DFD Level 1 Penilaian Kinerja Pegawai
4.2.3 Entity Relationship Diagram
Entity Relational Diagra (ERD) menggambarkan hubungan data dari
tabel satu ke tabel yang lain. Berikut ini adalah ERD dari Sistem Informasi
Presensi Dan Penilaian Kinerja Pegawai Pada PT Anugerah Abadi Cahaya Sejati.
A. Conceptual Data Model
Gambar 4.25 adalah conceptual data model (CDM) dari dari Sistem
Informasi Presensi Dan Penilaian Kinerja Pegawai pada PT Anugerah Abadi
Cahaya Sejati. CDM terdiri dari 9 tabel yang saling terhubung. Untuk lebih
jelasnya ditunjukkan pada gambar di bawah ini. [Data Kriteria penilaian]
[Data grade di baca]
[Data penilaian]
[Data peg awai diibaca] [NIP yang dinilai]
Gambar 4.25 Conceptual Data Model
B. Physical Data Model
Gambar 4.26 adalah Physical data model (PDM) dari Sistem Informasi
Presensi Dan Penilaian Kinerja Pegawai pada PT Anugerah Abadi Cahaya Sejati.
44
menunjukkan detail dari kolom-kolom dari setiap tabel, tipe data dan referensi
dari setiap tabelnya. Untuk lebih jelasnya ditunjukkan pada gambar di bawah ini.
Gambar 4.26 Physical Data Model
4.2.4 Struktur File
Database yang digunakan adalah database SQL Server 2005. Pada
aplikasi ini, diperlukan beberapa tabel. Tabel-tabel tersebut memiliki atribut
masing-masing. Berikut ini penjelasan dari atribut, tipe data dan constraint antar
tabel tersebut.
A. Nama tabel : Pegawai
Fungsi : Menyimpan Data Pegawai
ID_PEGAWAI = ID_PEGAWAI
KODE = KODE ID_PEGAWAI = ID_PEGAWAI
ID_ST ATUS = ID_ST ATUS TAHUN = T AHUN
ID_PEGAWAI = ID_PEGAWAI KODE_JABATAN = KODE_JABAT AN
KODE_GOLONGAN = KODE_GOLONGAN
Primary key : ID_Pegawai
Foreign key : Kode_Golongan, Kode_Jabatan
Tabel 1 Pegawai
No Nama Field Tipe Data Constraint
1 ID_Pegawai Char(4) Primary Key
2 NIP Varchar(20) NotNull
3 Nama Varchar(100) NotNull
4 Tempat_Lahir Varchar(50) NotNull
5 Tanggal_Lahir Datetime NotNull
6 Kelamin Varchar(20) NotNull
7 Agama Varchar(20) NotNull
8 Status_Nikah Varchar(20) NotNull
9 Alamat Varchar(200) NotNull
10 No_Telepon Varchar(12) NotNull
12 Foto Image NotNull
13 Status Varchar(10) NotNull
14 Kode_Golongan Varchar(20) Foreign Key
15 Kode_Jabatan Varchar(20) Foreign Key
B. Nama tabel : Jabatan
Fungsi : Menyimpan Data Jabatan Pegawai
Primary key : Kode_Jabatan
Foreign key : -
Tabel 2 Jabatan
No Nama Field Tipe Data Constraint
1 Kode_Jabatan Varchar(20) Primary Key
2 Nama Varchar(100) NotNull
C. Nama tabel : Golongan
46
Primary key : Kode_Golongan
Foreign key : -
Tabel 3 Golongan
No Nama Field Tipe Data Constraint
1 Kode_Golongan Varchar(20) Primary Key
2 Pangkat Varchar(50) NotNull
3 Golongan Varchar(5) NotNull
D. Nama tabel : Status
Fungsi : Menyimpan Data Status Presensi
Primary key : ID_Status
Foreign key : -
Tabel 4 Status
No Nama Field Tipe Data Constraint
1 ID_Status char(6) Primary Key
2 Nama Varchar(15) NotNull
E. Nama tabel : Kriteria_Penilaian
Fungsi : Menyimpan Data Kriteria Penilaian
Primary key : Kode
Foreign key : -
Tabel 5 Kriteria Penilaian
No Nama Field Tipe Data Constraint
1 Kode Varchar(12) Primary Key
2 Batas_Bawah Integer NotNull
No Nama Field Tipe Data Constraint
4 Sebutan Varchar(50) NotNull
F. Nama tabel : Jadwal_Kerjal
Fungsi : Menyimpan Jadwal_Kerja
Primary key : Tahun
Foreign key : -
Tabel 6 Jadwal Kerja
No Nama Field Tipe Data Constraint
1 Tahun Varchar(20) Primary Key
2 Jam_Masuk Varchar(100) NotNull
3 Jam_Pulang Varchar(50) NotNull
G. Nama tabel : Presensi
Fungsi : Menyimpan Data Presensi Pegawai
Primary key : ID_Presensi
Foreign key : ID_Pegawai
Tabel 7 Presensi
No Nama Field Tipe Data Constraint
1 ID_Presensi Varchar(20) Primary Key
2 ID_Pegawai Char(4) Foreign Key
3 Jam_Masuk Datetime NotNull
4 Jam_Pulang Datetime NotNull
5 Status Varchar(10) NotNull
48
H. Nama tabel : Penilaian Kinerja Pegawai(DP3)
Fungsi : Menyimpan Data Nilai Pegawai
Primary key : Kode_Penilaian
Foreign key : - ID_Pegawai,Kode
Tabel 8 Penilaian Kinerja Pegawai
No Nama Field Tipe Data Constraint
1 Kode_Penilaian Varchar(20) Primary Key
2 Tgl_Mulai_Penilaian Date NotNull
3 Tgl_Akhir_Penilaian Date NotNull
4 Nilai_Kesetiaan Varchar(50) NotNull
5 Nilai_Prestasi Varchar(50) NotNull
6 Nilai_Tanggung_jawab Varchar(50) NotNull
7 Nilai_Ketaatan Varchar(50) NotNull
8 Nilai_Kejujuran Varchar(50) NotNull
9 Nilai_Kerjasama Varchar(50) NotNull
10 Nilai_Prakarsa Varchar(50) NotNull
11 Nilai_Kepemimpinan Varchar(50) NotNull
12 keterangan Varchar(50) NotNull
13 ID_Pegawai Char(4) Foreign Key
14 Kode Varchar(12) Foreign Key
I. Nama tabel : Cuti
Fungsi : Menyimpan Data Cuti Pegawai
Primary key : ID_Cuti
Foreign key : ID_Pegawai
Tabel 9 Cuti
No Nama Field Tipe Data Constraint
No Nama Field Tipe Data Constraint
2 ID_Pegawai Varchar(20) Foreign Key
3 Jenis_Cuti Varchar(30) NotNull
4 Tanggal Datetime NotNull
5 Lama Int NotNull
4.2.5 Desain Input Output
Desain input output merupakan rancangan input/output berupa form
untuk memasukkan data dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan dari
pengolahan data. Desain input output juga merupakan acuan pembuat aplikasi
dalam merancang dan membangun sistem.
A. Desain Form Login
Desain Form login dapat dilihat pada Gambar 4.27.
Gambar 4.27 Desain Form Login
Agar dapat masuk ke dalam sistem Presensi dan Penilaian Kinerja
50
username/id pegawai dan password pada tampilan login. Setelah validasi user
tersebut, level user akan mempengaruhi proses selanjutnya, ada 2 level user yaitu
user dan admin. Admin mempunyai hak akses penuh untuk sistem Presensi dan
Penilaian Kinerja Pegawai. User hanya mempunyai hak akses untuk melakukan
transaksi.
B. Desain Form Data Pegawai
Desain Form data pegawai dapat dilihat pada Gambar 4.28.
Pada Gambar 4.28 form data pegawai digunakan untuk menginputkan
data pegawai baru yang akan di simpan pada tabel data pegawai. ID Pegawai
didapat dari hasil generate otomatis karena sifatnya yang unique. Semua field
yang ada pada form ini harus diisi terlebih dahulu, kecuali foto. Foto pegawai
pada saat pertama kali program dijalankan akan ada foto default pegawai.
C. Desain Form Data Pengguna
Desain Form data Pengguna dapat dilihat pada Gambar 4.29.
52
Pada Gambar 4.29 data Pengguna/User digunakan untuk menentukan hak
akses pegawai. Data User akan digunakan sebagai acuan seorang pegawai
mendapat hak akses. Form ini terintegrasi dengan data pegawai.
D. Desain Form Data Golongan
Desain Form data golongan dapat dilihat pada Gambar 4.30.
Pada Gambar 4.30 data golongan digunakan untuk acuan pegawai
berdasarkan golongan. Golongan pegawai berhubungan dengan gaji pokok
pegawai. Golongan pegawai semakin tinggi, maka gaji pokok yang diterima
semakin besar.
E. Desain Form Data Jabatan
Desain Form data jabatan dapat dilihat pada Gambar 4.31.
Gambar 4.31 Desain Form Data Jabatan
Pada Gambar 4.31 data jabatan digunakan untuk jabatan pegawai.
54
Kinerja Pegawai. Besar tunjangan yang diterima berbeda setiap jabatan pegawai.
Pada form data jabatan semua field harus diisi, jika tidak ada tunjangan jabatan
maka akan terisi nilai nol pada kotak isian. Data jabatan disimpan dalam tabel
jabatan sebagai tabel acuan untuk jabatan pegawai.
F. Desain Form Revisi
Desain Form Revisi dapat dilihat pada Gambar 4.32.
Pada Gambar 4.32 data Revisi digunakan untuk merubah data presensi
pegawai,pada data revisi di cek jam datang,jam pulang,tanggal.selanjutnya data
yang di cek akan di ubah sesuai dengan keterangan yang di berikan pegawai.
G. Desain Form Presensi Pegawai
Desain Form Presensi pegawai dapat dilihat pada Gambar 4.33.
Gambar 4.33 Desain Form Presensi Pegawai
Pada Gambar 4.33 Presensi pegawai digunakan untuk pegawai
melakukan absen masuk dan pulang. Pegawai memasukkan id pegawai kemudian
56
Data akan ditampilkan dan disimpan dalam tabel Presensi. Jika pegawai tidak
melakukan Presensi maka statusnya alpha. Pegawai yang melakukan cuti tidak
dapat memasukkan data Presensi.
H. Desain Form Penilaian Kinerja Pegawai
Desain Form Penilaian Kinerja Pegawai dapat dilihat pada Gambar 4.34.
Pada Gambar 4.34 Penilaian Kinerja Pegawai pegawai digunakan untuk
melakukan transaksi Penilaian Kinerja Pegawai. nilai pegawai merupakan
penjumlahan kriteria penilaian,hasil dari Rata-rata nilai akan di bandingkan
dengan nilai Grade,kemudian akan di cetak laporan Penilaian kinerja pegawai.
I. Desain Form Cuti Pegawai
Desain Form Cuti Pegawai dapat dilihat pada Gambar 4.35.
Gambar 4.35 Desain Form Cuti Pegawai
Pada Gambar 4.35 cuti pegawai digunakan untuk pegawai melakukan
cuti. Cuti diambil dengan mengecek jatah cuti pegawai. Jika pegawai belum
mengambil cuti selama periode tertentu maka pegawai tersebut bisa mengambil
58
Form cuti juga bisa digunakan untuk mencatat ijin pegawai, karena alasan sakit,
ijin atau keperluan kantor. Sehingga akan merubah status pada tabel absen yang
BAB V
IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
5.1 Sistem Yang Digunakan
Berikut ini adalah hardware dan software yang dibutuhkan untuk
menggunakan program Sistem Informasi Presensi Dan Penilaian Kinerja Pegawai
Pada PT Anugerah Abadi Cahaya Sejati, yaitu:
a. Hardware dengan spesifikasi minimal sebagai berikut:
1. Processor Intel Core Duo
2. Memory DDR3 RAM 1 GB
3. Hardisk 200 GB
b. Software dengan spesifikasi sebagai berikut:
1. Microsoft Windows 7
2. Microsoft SQL Server 2005
3. Microsoft Visual Studio 2008
5.2 Cara Setup Program
Ketika pertama kali akan menggunakan aplikasi ini, terlebih dahulu user
harus menginstalasi aplikasi terlebih dahulu user harus menginstal dari
aplikasi ini supaya bisa digunakan. Langkah-langkah instalasinya akan
dijelaskan di bab ini, pertama user harus memastikan bahwa komputer user
terdapat .net framework 4 agar aplikasi ini dapat dijalankan. Pertama cek
60
Caranya pada menu computer, kemudian pilih control panel.
Setelah masuk control panel masuk ke add or remove program (berisi
tentang informasi software yang telah di install computer anda), lalu jika
sudah masuk ke dalam add or remove program anda bisa check apakah
sudah terdapat .net framework 2.0 seperti pada Gambar 5.1.
Gambar 5.1 Tampilan Add Remove Program
Jika komputer telah terinstal .net framework 2.0 maka tidak perlu
menginstal kembali. Untuk .net framework 1.0 atau yang lebih tinggi
digunakan untuk platform Microsoft Visual Basic 2000 sedangkan .net
framework 4 atau yang lebih tinggi, digunakan untuk platform Microsoft
visual basic 2005. setelah itu program dapat dijalankan sebagaimana biasanya.
Setelah itu user harus menjalankan installer dari apliksasi, maka akan
muncul tampilan awal dari proses menginstalasi aplikasi Presensi dan Penilaian
Gambar 5.2 Tampilan Halaman Awal Instalasi
Pada tampilan Select Installation Folder, seperti pada Gambar 5.3 user
dapat memilih lokasi aplikasi akan diinstalasi. Jika user akan mengganti lokasi
aplikasi akan diinstalasi maka tekan tombol Browse dan cari lokasi aplikasi akan
diinstalasi, seperti pada Gambar 5.4.
62
Gambar 5.4 Tampilan Browse Folder Directory
Pada tampilan Confirm Installation, seperti pada Gambar 5.5 user
memilih tombol Next untuk memulai proses instalasi aplikasi. Setelah proses
instalasi selesai maka akan muncul tampilan Installation Complete, seperti pada
Gambar 5.6.
Gambar 5.6 Tampilan Installation Complete
5.3Penjelasan Pemakaian Program
Dalam bab ini juga akan dijelaskan tentang hasil dari program yang telah
dibuat beserta cara penggunaanya. Penjelasan program akan dimulai dari menu
utama. Menu utama dapat dilihat pada Gambar 5.7.
64
Form login adalah form yang digunakan untuk identifikasi pengguna dari
program pada saat dioperasikan atau biasa disebut user previlege. Form Login
dapat dilihat pada Gambar 5.8.
Gambar 5.8 Form Login
5.3.1 Form Master
Dalam aplikasi sistem informasi Presensi dan Penilaian Kinerja Pegawai
terdapat menu-menu master. Menu-menu master digunakan untuk mengakses
form master yang ada pada program. Form master digunakan mengelola data-data
yang ada. Penjelasan tentang manfaat dan cara penggunaan masing-masing form
master dijelaskan lebih detail pada penjelasan berikut ini.
A. Form Master Pegawai
Form master pegawai digunakan untuk mengelola data pegawai. Data
tanggal lahir, jenis kelamin, agama, status nikah, alamat, no telepon, dan data
kepegawaian. Data master pegawai juga terdapat foto pegawai. Id pegawai
didapat dari hasil generate otomatis. form data pegawai dapat dilihat seperti
Gambar 5.9 dibawah ini.
Gambar 5.9 Form Data Pegawai
B. Form Kriteria Penilaian
Form data Kriteria Penilaian digunakan untuk mengelola data nilai
pegawai pada PT Anugerah Abadi Cahaya Sejati. Kriteria Penilaian memiliki
beberapa field yaitu kode, batas bawah,batas atas dan sebutan. Kriteria penilaian
digunakan pada saat proses Penilaian Kinerja Pegawai. Form kriteria penilaian
66
Gambar 5.10 Form kriteria penilaian
C. Form Data Jabatan
Form data jabatan digunakan untuk mengelola data jabatan pegawai pada
PT Anugerah Abadi Cahaya Sejati. Jabatan memiliki beberapa field yaitu kode
jabatan, nama jabatan. jabatan digunakan pada saat proses Penilaian Kinerja
Pegawai.. Untuk form data jabatan dapat dilihat pada Gambar 5.11.
D. Form Data Golongan
Form data golongan digunakan untuk mengelola data golongan pegawai
pada PT Anugerah Abadi Cahaya Sejati. Golongan memiliki beberapa field yaitu
kode golongan, nama pangkat dan golongan..Untuk form data golongan dapat
dilihat pada Gambar 5.12.
Gambar 5.12 Form Data Golongan
E. Form Data User
Form data user digunakan untuk mengelola hak akses pegawai pada PT
Anugerah Abadi Cahaya Sejati,Setiap hak akses memiliki peran yang berbeda.
Terdapat beberapa field yaitu Nomor,Nip,Nama,Jabata,Username,Password dan
68
Gambar 5.13 Form Data User
5.3.2 Form Transaksi A. Presensi
Form Presensi di gunakan untuk pegawai melakukan Presensi. Pegawai
melakukan Presensi dengan memasukkan id pegawai kemudian jam datang
pegawai dicatat. Form Presensi pegawai dapat dilihat seperti gambar dibawah ini.
Pegawai yang tidak masuk akan dicatat statusnya alpha. Jika pegawai cuti maka
Gambar 5.14 Form Presensi
B. Penilaian Kinerja Pegawai
Form Penilaian Kinerja Pegawai di gunakan untuk melakukan penilaian
kinerja pegawai. Beberapa proses yaitu menghitung total nilai, menghitung
Rata-Rata nilai dan membandingkan dengan nilai grade. Setelah menyimpan data
Penilaian Kinerja Pegawai, maka akan langsung dapat mencetak laporan nilai
untuk pegawai tersebut. Form Penilaian Kinerja Pegawai dapat dilihat pada
70
Gambar 5.15 Form Penilaian Kinerja Pegawai
C. Cuti Pegawai
Form cuti pegawai di gunakan untuk mengelola transaksi cuti pegawai.
Selain untuk mencatat cuti, form ini juga dapat digunakan untuk menangani ijin
pegawai. Cuti/ijin pegawai akan mengubah data absen yang ada dalam tabel
Presensi. Jika cuti dipilih akan muncul kategori jenis cuti, kemudian data cuti
akan disimpan dalam tabel cuti setelah proses simpan. Form cuti pegawai dapat
Gambar 5.16 Form Data Cuti,Revisi,Ijin
5.3.3 Form Laporan
A. Form Laporan Data Pegawai
Form ini menampilkan laporan data pegawai. Laporan dapat difilter
menurut status nikah, jabatan, golongan atau semua pegawai. Form laporan data
pegawai dapat dilihat pada Gambar 5.17.
72
B. Form Laporan Jumlah Pegawai
Form ini menampilkan laporan jumlah pegawai. Laporan ini
menampilkan jumlah pegawai setiap golongan dan jenis kelamin, sehingga akan
terlihat berapa jumlah pegawai dengan golongan tertentu dan jenis kelaminnya.
Pada laporan jumlah pegawai tampak juga grafik jumlah pegawai per golongan.
Form laporan jumlah pegawai dapat dilihat pada Gambar 5.18.
Gambar 5.18 Form Laporan Jumlah Pegawai
C. Form Rekap Presensi Harian
Form ini menampilkan laporan Presensi harian. Laporan dapat difilter
menurut tanggal Presensi. Form laporan data rekap absen harian dapat dilihat
Gambar 5.19 Form Laporan Rekap Presensi Harian
D. Form Laporan Presensi
Form ini menampilkan laporan Presensi. Laporan dapat difilter menurut
bulan/periode Presensi. Pada laporan ini akan tampak pegawai terajin. Pegawai
terajin didapat dari pegawai yang paling banyak kehadirannya. Form laporan data
Presensi dapat dilihat pada Gambar 5.20.
74
E. Form Nilai Knerja Pegawai
Form ini menampilkan Penilaian kinerja pegawai. Laporan penilaian
kinerja didapat apabila melakukan proses Penilaian Kinerja Pegawai dengan
memilih pegawai. Form penilaian pegawai dapat dilihat pada Gambar 5.21.
BAB VI PENUTUP
6.1 Kesimpulan
Pada proses pengembangan Sistem Informasi Presensi dan Penilaian
Kinerja Pegawai (studi kasus: pada PT Anugerah Abadi Cahaya Sejati) dapat
diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut:
a. Pengembangan sistem yang lama ke proses yang baru dan terintegrasi dapat
membuat kinerja sistem menjadi lebih baik, sehingga hal ini terbukti dari
proses penilaian kinerja pegawai.
b. Implementasi dari sistem ini dapat menghasilkan laporan-laporan yang
dibutuhkan dan dapat mendukung dalam pengambilan keputusan bagi top
manajemen, seperti laporan kinerja pegawai, data pegawai, presensi dan cuti
pegawai.
6.2 Saran
Saran dari pengembangan aplikasi ini adalah:
a. Penambahan fitur absensi dengan finger print.
