TEMPRINA SEJAHTERA MANDIRI
PROYEK SISTEM INFORMASI
Nama : FITRI AMALIA WARDHANI NIM : 08.39010.0017
Program : DIII (Diploma Tiga) Jurusan : Manajemen Informatika
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
ABSTRAK ... iv
KATA PENGANTAR ... v
DAFTAR ISI ... vii
DAFTAR TABEL ... x
DAFTAR GAMBAR ... xi
DAFTAR LAMPIRAN ... xiv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah ... 2
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Manfaat ... 4
1.6 Sistematika Penulisan ... 5
BAB II HASIL SURVEY ... 7
2.1 Gambaran Umum Koperasi TSM... 7
2.2 Visi dan Misi ... 8
2.3 Struktur Organisasi ... 8
2.4 Deskripsi Tugas ... 9
2.5 Analisis Sistem yang sedang berjalan ... 12
BAB III LANDASAN TEORI ... 17
3.1 Sistem Informasi Koperasi ... 17
3.1.1 Pengertian Koperasi ... 17
3.1.3 Fungsi dan Peran Koperasi... ... 18
3.1.4 Prinsip Koperasi... ... 18
3.1.5 Jenis-Jenis Koperasi... ... 19
3.2 Sistem Informasi Simpan Pinjam ... 20
3.2.1 Simpan... ... 20
3.2.2 Pinjam... ... 21
3.3 Sistem Informasi Penjualan Kredit ... 22
3.4 Sistem Informasi ... 22
3.5 Analisa dan Perancangan ... 22
3.6 Interaksi Manusia dan Komputer ... 24
3.7 Stored Procedure ... 25
BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM ... 26
4.1 Analisis Sistem ... 26
4.2 Desain Sistem ... 28
4.2.1 Dokumen Flow Komputerisasi ... 28
4.2.2 Data Flow Diagram... ... 33
4.2.3 Entity Relationship Diagram... ... 40
4.2.4 Struktur File... ... 42
4.2.5 Desain Input/Output... ... 47
BAB V IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN... 59
5.1 Sistem yang Digunakan ... 59
5.2 Cara Setup Program ... 60
6.1 Kesimpulan ... 92
6.2 Saran ... 92
DAFTAR PUSTAKA ... 93
LAMPIRAN ... 94
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Koperasi Karyawan Temprina Sejahtera Mandiri adalah sebuah koperasi
konsumen yang beranggotakan seluruh pegawai tetap PT Temprina Media Grafika
dan anak perusahaan dari perseroan terbatas PT TMG. Koperasi adalah suatu
badan usaha dalam melaksanakan kegiatannya yang mengorganisir pemanfaatan
dan pendayagunaan sumber daya ekonomi para anggotanya atas dasar
prinsip-prinsip dan kaidah-kaidah usaha ekonomi. Dan salah satunya administrasi
koperasi memiliki alur proses yang cukup rumit, karena dalam koperasi terdapat
banyak sekali transaksi yang dilakukan oleh anggota.
Administrasi koperasi memiliki angka pelayanan yang lebih teliti
dibandingkan dari transaksi lainnya. Koperasi juga membutuhkan waktu yang
cukup untuk membuat laporan atau melakukan pendataan terhadap transaksi
simpan pinjam, penjualan kredit dan angsuran setiap saatnya. Banyaknya anggota
yang melakukan transaksi simpan pinjam membuat adanya kemungkinan
terjadinya kehilangan data-data transaksi tiap anggota atau catatan akan laporan
keuangan dari koperasi.
Berdasarkan permasalahan di atas, maka dibutuhkannya pembuatan
sistem informasi yang terintegrasi antara bagian simpan pinjam, penjualan kredit
dan angsuran. Dengan adanya sistem simpan pinjam, penjualan kredit dan
angsuran yang terintegrasi diharapkan dapat membuat kinerja karyawan koperasi
menjadi lebih mudah, serta dapat menghasilkan laporan-laporan dari kegiatan
yang ada lebih valid.
Solusi demi mendorong Koperasi Karyawan Temprina Sejahtera Mandiri
untuk berbenah diri dalam rangka perbaikan kualitas pelayanan yang lebih baik,
baik dalam peningkatan kualitas SDM. Berdasarkan uraian diatas maka dengan
dibuatnya sistem tersebut diharapkan dapat membantu manajemen koperasi dalam
mengambil keputusan dalam pengembangan Koperasi Karyawan Temprina
Sejahtera Mandiri.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan
yaitu Bagaimana Merancang Bangun Sistem Informasi Administrasi Koperasi
Karyawan Temprina Sejahtera Mandiri yang terintegrasi antara bagian simpan
pinjam, penjualan kredit dan angsuran pada koperasi karyawan.
1.3 Pembatasan Masalah
Batasan masalah pada sistem informasi ini adalah sebagai berikut:
1. Proses Simpan Pinjam
Proses simpan pinjam meliputi proses pencatatan transaksi simpanan dan
pinjaman yang dikelola oleh bagian administrasi terhadap anggota. Pinjaman
dibagi menjadi 2 jenis yaitu simpan pinjam, dan pinjaman niaga (kebutuhan
rumah tangga).
2. Proses Penjualan Kredit
Proses penjualan kredit ini meliputi pencatatan transaksi penjualan dalam
meliputi barang elektronik, sandang, dan lain-lain. Dan pelayanan yang ada di
penjualan kredit ini hanya mengelola anggota yang ingin mengajukan
permohonan kredit barang yang ada di stok koperasi. Jika barang yang
diajukan tidak ada di stok koperasi maka bagian administrasi hanya membuat
no purchase order saja. Dan selanjutnya tidak membahas tentang pembelian
dan penyetok barang.
3. Proses Angsuran
Proses angsuran meliputi proses pencatatan transaksi pembayaran
angsuran, maka disini anggota telah melakukan piutang dengan mengangsur
biaya dari pinjaman tersebut selama jangka waktu ditentukan. Dan dimana
tindakan dari bagian akunting terhadap anggota tersebut nantinya akan
mempengaruhi jumlah simpanan dan angsuran pinjaman yang harus dibayar
oleh anggota setiap periode angsuran jatuh tempo. Pelaporan pembayaran
piutang untuk proses ini hanya sebatas pelaporan data piutang.
1.4 Tujuan
Tujuan dari penelitian ini adalah Merancang Bangun Sistem Informasi
Administrasi Koperasi Karyawan Temprina Sejahtera Mandiri yang terintegrasi
antara bagian transaksi simpan pinjam, penjualan kredit, dan angsuran yang
diharapkan dapat membantu manajemen koperasi dalam mengambil keputusan
dalam pengembangan koperasi.
1.5 Manfaat
Manfaat yang diharapkan pada sistem informasi ini adalah sebagai
1. Bagian Administrasi
Bagian pengelolaan data anggota merupakan pegawai yang bertugas
melayani anggota saat pendaftaran untuk menjadi anggota baru, dan bertugas
untuk membuat laporan transaksi data setiap anggota terhadap simpanan dan
pinjamannya.
a. Dapat mengetahui data-data pendaftaran anggota dengan cepat dan mudah.
b. Dapat mengetahui laporan dari pendapatan pendaftaran anggota secara cepat
dan akurat.
2. Bagian HRD
Bagian HRD merupakan pegawai yang bertugas merekomendasikan
anggota saat pendaftaran untuk menjadi anggota baru, dan bertugas untuk
memberikan informasi akan data-data karyawan yang menjadi anggota yang telah
memiliki angsuran pinjaman di koperasi.
a. Dapat mengetahui data-data anggota yang mempunyai pinjaman di koperasi
dengan cepat dan mudah.
3. Bagian Payroll
Bagian Payroll merupakan sebuah lembaga perusahaan yang berwenang
dalam memberikan dan memotong gaji karyawan sesuai informasi data-data
pinjaman yang ada dikoperasi.
a. Dapat mengetahui laporan dari data-data karyawan yang masih mempunyai
angsuran pinjaman koperasi dengan cepat dan mudah.
4. Bagian Akunting
Bagian Akunting adalah bagian yang mengelola semua data-data
anggota dan setiap pinjaman yang telah dilakukan oleh anggota setiap periode
nya. Dan bertugas untuk membuat laporan-laporan yang berhubungan dengan
data-data transaksi yang nantinya diberikan kepada pihak pengurus koperasi.
a. Dapat mengetahui laporan yang berisi data-data transaksi simpanan dan
pinjaman setiap anggota secara cepat dan akurat setiap periode nya.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan laporan proyek akhir adalah sebagai berikut :
Bab pertama pendahuluan membahas tentang latar belakang masalah,
sedangkan inti dari permasalahan akan digambarkan dalam perumusan masalah,
pembatasan masalah menjelaskan batasan-batasan dari sistem yang akan dibuat
supaya tidak keluar dari ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan, tujuan
penelitian berupa harapan dari hasil yang akan dicapai dari rancang bangun sistem
tersebut. Bab ini juga membahas tentang manfaat dari sistem informasi STI
berbasis desktop yang terkomputerisasi yang diterapkan pada Koperasi Karyawan
Temprina Sejahtera Mandiri.
Bab kedua hasil survey membahas tentang gambaran umum Koperasi
Karyawan Temprina Sejahtera Mandiri Wilayah Surabaya yang menguraikan
tentang keadaan, lokasi, kondisi, situasi dan hal lain yang berkaitan dengan
instansi/lembaga tersebut seperti sejarah berdirinya dan struktur organisasi
Koperasi Karyawan Temprina Sejahtera Mandiri Wilayah Surabaya. Dalam bab
ini terdapat deskripsi tugas pada setiap struktur organisasi yang ada serta dibahas
juga hasil analisis sistem lama (document flow transaksi simpanan, document flow
jenis pinjaman, document flow penjualan kredit dan document flow angsuran
Bab ketiga landasan teori membahas tentang berbagai macam teori yang
mendukung dalam pembuatan laporan, yaitu berisi tentang konsep dan prinsip
dasar yang diperlukan untuk memecahkan masalah sistem informasi simpan
pinjam.
Bab keempat analisis dan desain sistem membahas tentang prosedur dan
langkah-langkah sistematis yang ditempuh dalam menyelesaikan proyek ini yang
berisi Dokumen Flow Komputerisasi, Data Flow Diagram (DFD) diantaranya
terdapat Context Diagram (CD) dan Diagram Berjenjang (HIPO), Entity
Relationship Diagram (ERD), Struktur File, dan Desain Input/Output.
Bab kelima implementasi dan pembahasan yang membahas tentang
sistem yang digunakan untuk mendukung jalannya aplikasi ini yang meliputi
hardware maupun software. Selain itu, bab ini juga menjelaskan tentang cara
penggunaan dari aplikasi yaitu cara setup program maupun capture proses
jalannya program yang terjadi.
Bab keenam penutup membahas tentang kesimpulan atau ringkasan dari
bab-bab sebelumnya dan memuat saran-saran yang bisa diterapkan untuk
BAB II
HASIL SURVEY
2.1 Gambaran Umum Koperasi Karyawan Temprina Sejahtera Mandiri
Koperasi Karyawan ( Kopkar ) adalah suatu sarana untuk pemersatu
sekaligus meningkatkan kesejahteraan karyawan. Koperasi Karyawan Temprina
Sejahtera Mandiri didirikan pada bulan November 1984 dan berlokasi di Jalan
Karah Agung 1 Surabaya. Sebagai suatu badan usaha yang bersifat mandiri dan
tunggal, PT. Temprina Media Grafika dituntut untuk selalu mampu beradaptasi
dengan perubahan lingkungan bisnis yang bagaimana pun bentuknya. Hal ini juga
diterapkan Koperasi karyawan PT. Temprina Media Grafika yaitu mewujudkan
suatu kerjasama yang baik antar karyawan PT. Temprina Media Grafika sebagai
anggota koperasi pada khususnya dan juga bagi masyarakat sekitar pada
umumnya.
Bentuk dari kerjasama itu adalah memenuhi kebutuhan para anggota
koperasi dan juga meningkatkan kesejahteraan para anggota koperasi. Oleh sebab
itu pimpinan dan pengurus pada saat itu mengambil langkah dan sikap untuk
mengajukan Perubahan Anggaran Dasar Koperasinya sebagai badan hukum.
Maka sejak tanggal 11 Agustus 2007 Koperasi Karyawan PT. Temprina Media
Grafika telah menerima pengesahan badan hukum dengan Surat Keputusan No
12113/ BH/ VI/ 1993. Dengan dikukuhkannya koperasi karyawan PT. Temprina
Media Grafika sebagai badan hukum, maka kegiatan operasionalnya semakin
profesional, baik dalam pelayanan terhadap anggota maupun dalam bidang
usahanya.
Koperasi mempunyai modal yang diperoleh dari uang simpanan pokok,
simpanan wajib, simpanan sukarela, uang pinjaman dan penerimaan lain. Modal
pada saat perubahan Anggaran Dasar Koperasi sebesar Rp. 1.179.277.433,10 (satu
milyar seratus tujuh puluh sembilan juta dua ratus tujuh puluh tujuh ribu empat
ratus tiga puluh tiga rupiah koma sepuluh sen) yang berasal dari simpanan pokok,
simpanan wajib dari para pendiri dan hibah. Uraian bawah ini menjelaskan
tentang gambaran Koperasi karyawan PT. Temprina Media Grafika secara lebih
detil.
2.2 Visi dan Misi A. Visi
Koperasi Karyawan PT. Temprina Sejahtera Mandiri Surabaya
melaksanakan Visi yaitu : Menjadi organisasi yang terus menerus
mengembangkan diri dan memberikan kemanfaatan kepada anggotanya serta
berperan aktif dalam gerakan Koperasi dengan berpegang teguh pada
nilai-nilai dan prinsip koperasi.
B. Misi
Koperasi Karyawan PT. Temprina Sejahtera Mandiri Surabaya
melaksanakan Misi yaitu : Mewujudkan SDM anggota yang memahami dan
menjalankan fungsi dan perannya sebagai pemilik, pelanggan, dan partisipan
aktif di Koperasi ”KopKar TSM”. Meringankan beban ekonomi dan
2.3 Struktur Organisasi
Struktur organisasi tersebut terdiri dari level manajemen hingga
pelaksana koperasi. Struktur organisasi Koperasi karyawan TSM dapat
digambarkan pada Gambar 2.1.
Rapat Anggota
Anggota
Pengawas Pengurus Penasehat
Ketua
Wakil ketua
Sekretaris Bendahara
Unit pengelola simpan pinjam
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Koperasi Karyawan TSM
2.4 Deskripsi Tugas
Dalam setiap instansi, sangat diperlukan kesinambungan dalam
melakukan suatu pekerjaan. Pembagian pekerjaan mutlak diterapkan dalam setiap
bagian yang ada di suatu instansi agar tidak terjadi kerancuan dalam
pelaksanaannya. Berikut ini adalah deskripsi tugas dari tiap-tiap bagian:
a. Rapat Anggota
(1) Merupakan kekuasaan tertinggi dalam koperasi.
(2) Membuat rencana Anggaran Dasar.
(3) Memilih anggota, pengurus, dan anggota pengawas jika masa
jabatannya telah habis.
(4) Mengesahkan rencana kerja dan rencana anggaran belanja dan
anggaran pendapatan koperasi.
(6) Mengesahkan neraca dan perhitungan keuangan tahunan.
b. Penasehat
(1) Menolak hal-hal yang merugikan koperasi dari pihak luar.
(2) Memberikan saran atau anjuran pada pengurus untuk kemajuan
koperasi.
(3) Memberi prioritas usaha pada koperasi apabila memenuhi syarat
yang ditetapkan.
c. Pengawas
(1) Melaksanakan pemeriksaan terhadap tata kehidupan koperasi
termasuk organisasi, usaha dan pelaksanaan kebijaksanaan
pengurus.
(2) Memberi laporan tertulis tentang pemeriksanaan.
(3) Sebagai perangkat organisasi, tim manajemen dan sebagai
pelindung koperasi.
d. Ketua
(1) Bertindak sebagai pimpinan koperasi, atas nama koperasi serta
mewakili koperasi di dalam maupun di luar persidangan.
(2) Menyiapkan kebijaksanaan pimpinan/penasehat dalam
pengembangan koperasi.
(3) Menetapkan kebijaksanaan dalam keputusan pada forum rapat
pengurus.
(4) Mengkoordinator perumusan dan perencanaan program kerja.
(5) Menandatangani surat-surat keluar dan surat-surat berharga
e. Sekretaris
(1) Memelihara buku-buku administrasi organisasi.
(2) Bertanggungjawab dalam bidang administrasi/tata usaha koperasi.
(3) Menyelenggarakan notulen rapat.
(4) Menyusun laporan organisasi.
(5) Mengatur dan mengurus soal pengelolaan koperasi.
f. Bendahara/Keuangan
(1) Mengurus persoalan keuangan koperasi.
(2) Membimbing dan mengawasi pemegang kas koperasi.
(3) Mengawasi dan menganalisa RAPB koperasi dengan cermat agar
tidak melampaui.
(4) Menandatangani surat-surat berharga bersama ketua.
(5) Menyimpan dan mengamankan uang, bukti-bukti surat berharga
dan dokumen keuangan koperasi.
(6) Menyusun dan menyiapkan neraca dan perhitungan hasil usaha
koperasi.
g. Unit Simpan Pinjam
(1) Mengatur, mengkoordinir dan manangani semua aktivitas yang
berhubungan dengan simpan pinjam.
(2) Mengamati posisi setiap pembiayaan, mamantau dan memberikan
pembinaan serta mengusahakan agar pelunasan dapat sesuai
dengan perjanjian.
(3) Mengikuti perkembangan proses pembiayaan.
kasus pembiayaan.
2.5 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
Berdasarkan hasil studi lapangan yang dilakukan pada Koperasi
Karyawan TSM Surabaya, dapat dibuat suatu analisis sistem. Analisis sistem yang
ada yaitu sebagai berikut:
A. Dokumen Flow Simpanan
Dalam proses simpanan ini dijelaskan bahwa dalam pembayaran
simpanan yang telah sudah menjadi kewajiban bagi anggota merupakan suatu
tagihan atas koperasi. Dimana dalam proses pembayarannya dilakukan dengan
pemotongan gaji per bulannnya sesuai dengan hasil tanggungan simpanan
anggota. Document flow untuk proses pencapaian dapat dilihat pada Gambar 2.2.
Doc.Flow Pembayaran Simpanan Wajib
Pegawai Bagian Akunting
Bagian Payroll Bagian Administrasi
Mulai
Surat tagihan sebesar s.wajib
Surat tagihan sebesar s.wajib
Bukti pembayaran s.wajib Bukti pembayaran
s.wajib Bukti pembayaran
s.wajib Bukti pembayaran
s.wajib
Bukti pembayaran s.wajib
Pencatatan transaksi
Buat bukti pemotongan
gaji
Bukti pemotongan gaji pegawai
Bukti pemotongan gaji pegawai
B. Dokumen Flow Pinjaman
Dalam proses pinjaman ini dijelaskan bahwa dalam pengajuan pinjaman
adalah dimana status anggota sudah bersih dari tanggungan pembayaran angsuran
perjanjian pinjaman sebelumnya. Sehinggga setelah anggota bebas dari segala
tanggungan angsuran pinjaman sebelumnya maka anggota boleh melakukan
pengajuan pinjaman berikutnya. Sesuai dengan dana kas yang terstruktur dari
koperasi. Document flow untuk proses pencapaian dapat dilihat pada Gambar 2.3.
Doc.Flow Peminjaman uang
Bagian Akunting
Form pinjam sudah diisi
Form pinjam sudah diisi
Cek
Form yang sudah disahkan
Form yang sudah disahkan
Y
Buat surat kontrak
pinjam
Surat kontrak pinjam Surat kontrak
pinjam
Tanda tangan anggota
Surat kontrak pinjam
Surat kontrak pinjam
Merealisasi pinjaman
Tanda terima dana pinjaman
Tanda terima dana pinjaman
C. Penjualan Kredit
Dalam proses penjualan kredit ini dijelaskan bahwa transaksi melayani
anggota untuk pinjaman dalam bentuk barang yang sifatnya pinjaman jangka
panjang. Dalam proses penjualan kredit disini, anggota melakukan pengajuan
permohonan pinjaman barang. Dan sebelum permohonan kredit disetujui untuk
diberikan, maka terlebih dahulu bagian administrasi melakukan pengecekan
terhadap pinjaman yang sebelumnya apakah pembayaran angsuran telah jatuh
selama 12 bulan. Jika anggota masih mempunyai tanggungan pembayaran
angsuran belum memenuhi tempo selama 12bulan, maka anggota belum bisa
melakukan pengajuan permohonan jangka panjang. Dan apabila anggota telah
mempunyai status bebas tanggungan pembayaran angsuran, maka anggota boleh
mengajukan permohonan kredit barang jangka panjang. Document flow untuk
Document Flow Penjualan Kredit
Bagian Akunting Bagian Administrasi
Pegawai
Mulai
Surat permohonan kredit
Pendataan permohonan
kredit Surat permohonan
kredit
Konfirmasi persetujuan permohonan Surat Pengajuan
kredit
Surat Pengajuan kredit
Data surat pengajuan kredit
tervalidasi Data surat
pengajuan kredit tervalidasi
Pendataan data barang yang dikredit
Data purchase order Bukti data barang
tersedia
Selesai Bukti data barang
tersedia
Gambar 2.4 Document Flow Penjualan Kredit
D. Dokumen Flow Pengembalian Pinjaman (Angsuran)
Dalam proses pengembalian pinjaman atau juga disebut angsuran ini
dijelaskan bahwa dalam pengembalian pinjaman adalah dimana status anggota
yang masih mempunyai tanggungan pembayaran angsuran perjanjian pinjaman
sebelumnya. Sehinggga sebelum anggota bebas dari segala tanggungan angsuran
pinjaman sebelumnya maka anggota tidak boleh melakukan pengajuan pinjaman
berikutnya terkecuali masa tempo pelunasan pembayaran angsuran sudah
dengan pemotongan dari 1/3 gaji anggota. Document flow untuk proses
pencapaian dapat dilihat pada Gambar 2.5.
Doc.Flow Pengembalian angsuran pinjaman
Kepala total angsuran
pinjaman Hitung besar
angsuran Buat bukti angsuran pinjaman Bukti angsuran
pinjaman
Bukti angsuran pinjaman
Pengesahan
Bukti angsuran pinjaman yg
disahkan
Bukti angsuran pinjaman yg
disahkan
Bukti angsuran pinjaman yg
disahkan Bukti angsuran
pinjaman yg disahkan
Pencatatan transaksi
Buat bukti pemotongan
gaji
Bukti potongan gaji Bukti potongan
gaji
BAB III
LANDASAN TEORI
3.1 Sistem Informasi Koperasi
3.1.1. Pengertian Koperasi
Menurut Undang-Undang Nomor 25 Tahun 1992 Pasal 1 Ayat 1 tentang
perkoperasian menyatakan bahwa koperasi adalah “badan usaha yang
beranggotakan orang seorang atau badan hukum koperasi dengan melandaskan
kegiatannya berdasarkan prinsip koperasi dan sekaligus sebagai gerakan ekonomi
rakyat yang berdasar atas asas kekeluargaan”. Pengertian sebagai badan usaha
menunjukkan, bahwa koperasi sebagai bentuk kerjasama dibidang ekonomi
mempunyai tujuan untuk memperoleh keuntungan. Sedangkan yang dimaksud
dengan berdasarkan prinsip koperasi merupakan esensi dasar kerja koperasi
sebagai badan usaha yang lebih mengutamakan kepentingan anggota yang
merupakan pemilik sekaligus sebagai pelanggan atau pengguna jasa koperasi.
Koperasi sebagai bentuk organisasi memiliki seperangkat nilai yang
diantaranya dirumuskan ke dalam sejumlah prinsip-prinsip koperasi sehingga
koperasi menampilkan karakteristik khusus. Nilai-nilai yang diterapkan di dalam
kehidupan berkoperasi itu membentuk perilaku atau pola kerja internal koperasi
yang disebut sebagai mekanisme kerja organisasi koperasi, dimana anggota dan
komponen-komponen organisasi koperasi saling berinteraksi di dalam satu sistem
yang disebut manajemen koperasi.
3.1.2 Tujuan Koperasi
Menurut Undang-Undang Nomor 25 Tahun 1992 Pasal 3 tujuan koperasi
Indonesia adalah “koperasi bertujuan memajukan kesejahteraan anggota pada
khususnya dan masyarakat pada umunya serta ikut membangun tatanan
perekonomian nasional dalam rangka mewujudkan masyarakat yang maju, adil,
dan makmur berlandaskan Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945”.
3.1.3 Fungsi dan Peran Koperasi
Menurut Undang-Undang Nomor 25 Tahun 1992 Pasal 4 fungsi dan
peran koperasi adalah:
1. Membangun dan mengembangkan potensi dan kemampuan ekonomi
anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya untuk
meningkatkan kesejahteraan ekonomi dan sosialnya.
2. Berperan serta secara aktif dalam upaya mempertinggi kualitas kehidupan
manusia dan masyarakat.
3. Memperkokoh perekonomian rakyat sebagai dasar kekuatan dan ketahanan
perekonomian nasional dengan Koperasi sebagai sokogurunya.
4. Berusaha untuk mewujudkan dan mengembangkan perekonomian nasional
yang merupakan usaha bersama berdasar atas asas kekeluargaan dan
demokrasi ekonomi.
3.1.4 Prinsip Koperasi
Dalam Pasal 5 Undang-Undang Nomor 25 Tahun 1992 prinsip koperasi
adalah sebagai berikut:
Ayat (1) Koperasi melaksanakan prinsip Koperasi sebagai berikut: (a)
demokratis; (c) pembagian sisa hasil usaha dilakukan secara adil sebanding
dengan besarnya jasa usaha masing-masing anggota; (d) pemberian balas jasa
yang terbatas terhadap modal; (e) kemandirian.
Ayat (2) Dalam mengembangkan Koperasi, maka Koperasi melaksanakan pula
prinsip Koperasi sebagai berikut: (a) pendidikan perkoperasian; (b) kerjasama
antar koperasi.
3.1.5 Jenis-jenis Koperasi
Ada beberapa jenis koperasi yang ada di Indonesia. Menurut Heldiana
(2008:23), koperasi yang ada di Indonesia dapat digolongkan menjadi 5 jenis,
yaitu:
a. Koperasi Konsumsi
Koperasi yang mengusahakan kebutuhan sehari-hari yang bertujuan agar
anggotanya dapat membeli barang-barang konsumsi dengan kualitas baik
dan harga yang layak.
b. Koperasi Kredit (Simpan Pinjam)
Koperasi yang bertujuan untuk memberikan kesempatan kepada
anggotanya untuk memperoleh pinjaman dengan mudah dan bunga ringan.
Modal koperasi yang utama adalah dari simpanan anggota itu sendiri. Dari
uang simpanan yang dikumpulkan bersama-sama itu diberikan pinjaman
kepada anggota yang perlu dibantu.
c. Koperasi Produksi
Koperasi yang bergerak dalam bidang kegiatan ekonomi pembuatan dan
organisasi maupun orang-orang anggota koperasi. Contohnya adalah
koperasi peternak sapi perah, koperasi kerajinan dan lain-lain.
d. Koperasi Jasa
Koperasi yang berusaha dibidang penyediaan jasa tertentu bagi para
anggota maupun masyarakat umum. Contohnya adalah koperasi angkutan,
koperasi jasa audit, dan lain-lain.
e. Koperasi Serba Usaha
Dalam rangka meningkatkan produksi dan kehidupan rakyat di daerah
pedesaan, pemerintahan membentuk Koperasi Unit Desa (KUD). Satu unit
desa terdiri dari beberapa desa dalam satu kecamatan yang merupakan satu
kesatuan potensi ekonomi.
3.2 Sistem Informasi Simpan Pinjam
Menurut Rudini (2005:18), simpan pinjam adalah kegiatan menghimpun
dan menyalurkan dana melalui usaha simpan pinjam dari dan untuk anggota
koperasi maupun kepada koperasi dan anggota lainnya. Kegiatan usaha simpan
pinjam biasanya dilakukan oleh Koperasi Simpan Pinjam (KSP) atau Unit Simpan
Pinjam (USP) pada sebuah koperasi.
3.2.1 Simpan
Setiap anggota koperasi diwajibkan untuk membayar beberapa iuran
simpanan. Menurut Rudini (2005:20) iuran tersebut adalah sebagai berikut:
a. Simpanan Pokok
Iuran ini dibayar sewaktu pertama kali mendaftarkan diri menjadi anggota
b. Simpanan Wajib
Iuran ini dibayar setiap bulan selama menjadi anggota koperasi, dimana
besarnya iuran ditentukan oleh pihak koperasi berdasarkan jabatan.
c. Simpanan Sukarela
Iuran ini dibayar setiap bulan selama menjadi anggota koperasi, dimana
besarnya iuran sesuai dengan kemampuan anggotanya.
Simpanan pokok tidak bisa diambil selama menjadi anggota koperasi dan
hanya bisa diambil bila anggota sudah keluar dari keanggotaan.
3.2.2 Pinjam
Pemberian kredit pinjaman merupakan jasa atau bisnis yang beresiko,
karena ada kemungkinan kredit yang diberikan dan tidak tertagih atau macet.
Sehubungan dengan hal tersebut, sudah menjadi keharusan bagi koperasi untuk
memberikan pinjaman kepada anggota yang layak dengan mempertimbangkan
setiap usulan kredit. Menurut Rudini (2005:21), persyaratan bagi anggota yang
ingin melakukan transaksi, yaitu:
1. Setiap anggota koperasi mendapatkan pinjaman dalam bentuk uang
maupun barang.
2. Jumlah maksimal pinjaman yang diberikan kepada anggotanya ditentukan
oleh pihak koperasi sesuai dengan dana kas yang boleh dikeluarkan per
bulan.
3. Jangka waktu tergantung dari beberapa lama angsuran, sedangkan bunga
Angsuran pinjaman yang harus dibayar oleh seorang peminjam
dipengaruhi oleh pokok pinjaman, dengan jangka waktu pinjaman dan tingkat
suku bunga yang berlaku.
3.3 Sistem Informasi Penjualan Kredit
Sistem penjualan kredit menurut Mulyadi (2006:210) yaitu penjualan
kredit dilaksanakan oleh koperasi dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan
permohonan pengajuan pinjaman barang yang diterima dari anggota dan untuk
jangka waktu tertentu koperasi mempunyai tagihan kepada anggota tersebut. Jadi
dalam sistem penjualan kredit terdapat unsure-unsur yang mendukung dan
kesemua unsur tersebut diorganisasi sedemikian rupa dalam sebuah sistem yang
disebut sistem penjualan kredit.
3.4 Sistem Informasi
Menurut Leitch dan Davis (2005:6) pada dasarnya sistem informasi
merupakan suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial
dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu
dengan laporan-laporan yang diperlukan.
3.5 Analisa dan Perancangan
Analisa sistem merupakan tahap yang paling penting dari suatu
pemrograman, karena merupakan tahap awal untuk melakukan evaluasi
permasalahan yang terjadi serta kendala-kendala yang dihadapi dari sebuah sistem
Analisa yang efektif akan memudahkan pekerjaan penyusunan rencana
yang baik di tahap berikutnya. Sebaliknya, kesalahan yang terjadi pada tahap
analisa ini akan menyebabkan kesulitan yang lebih besar, bahkan dapat
menyebabkan gagalnya penyusunan sebuah sistem (Kendall, 2005).
Untuk itu, diperlukan ketelitian dalam mengerjakan, sehingga tidak
terdapat kesalahan dalam tahap selanjutnya, yaitu tahap perancangan sistem.
Langkah-langkah yang diperlukan di dalam menganalisa sistem adalah:
1. Tahap perencanaan sistem
2. Tahap analisis sistem
3. Tahap perancangan sistem
4. Tahap penerapan sistem
5. Membuat laporan dari hasil analisa
Pada tahap perencanaan, dilakukan identifikasi masalah serta diperlukan
adanya analisa yang digunakan untuk menentukan factor-faktor yang menjadi
permasalahan dalam sistem yang telah ada atau digunakan.
Data-data yang baik yang berasal dari sumber-sumber internal seperti misalnya
laporan-laporan, dokumen, observasi, maupun dari sumber-sumber di luar
lingkungan sistem seperti pemakai sistem, dikumpulkan sebagai bahan
pertimbangan analisa. Jika semua permasalahan telah di identifikasi, dilanjutkan
dengan mempelajari dan memahami alur kerja dari sistem yang digunakan.
Kemudian diteruskan dengan menganalisa dan membandingkan sistem
yang terbentuk dengan sistem sebelumnya. Dengan adanya perubahan tersebut,
maka langkah selanjutnya adalah membuat laporan-laporan hasil analisa
menyusun atau mengembangkan sistem informasi yang baru. Dalam tahap ini,
harus dipastikan bahwa semua persyaratan untuk menghasilkan informasi dapat
terpenuhi.
Hasil sistem yang dirancang harus sesuai dengan kebutuhan pemakai,
karena rancangan tersebut meliputi perancangan mulai dari sistem yang umum
hingga diperoleh sistem yang lebih spesifik. Dari hasil rancangan sistem tersebut,
dibentuk pula rancangan database disertai dengan struktur file antara sistem yang
satu dengan yang lain. Selain itu, dibentuk pula rancangan input dan output
sistem, misalnya menentukan berbagai bentuk input data dan isi laporan.
Apabila di dalam perancangan sistem terdapat kesalahan, maka kita perlu
melihat kembali analisa dari sistem yang telah dibuat. Sehingga dapat di ambil
kesimpulan bahwa analisa sistem mempunyai hubungan erat dengan perancangan
sebuah sistem.
3.6 Interaksi Manusia dan Komputer
Interaksi Manusia dan Komputer (IMK) atau Human-Computer
Interaction (HCI) adalah disiplin ilmu yang berhubungan dengan perancangan,
evaluasi, dan implementasi sistem komputer interaktif untuk digunakan oleh
manusia, serta studi fenomena-fenomena besar yang berhubungan dengannya.
(Definisi oleh ACM SIGCHI). Struktur IMK dapat dilihat pada Gambar 3.1.
Fokus interaksi manusia dan komputer antara lain yaitu:
1. Fokus adalah perancangan dan evaluasi antarmuka pemakai (user interface).
2. Antarmuka pemakai adalah bagian sistem komputer yang memungkinkan
Gambar 3.1 Struktur Interaksi Manusia dan Komputer
3.7 Stored Procedure
Stored Procedure adalah sekumpulan perintah SQL yang disimpan pada
server database. Ada beberapa alasan harus menggunakan Stored Procedure,
diantaranya adalah kebutuhan akan sebuah operasi yang sama sedangkan ada
banyak client yang harus mengakses dengan bahasa pemrograman berbeda.
Keuntungan lainnya adalah jika melakukan modifikasi atau perubahan pada
Stored Procedure maka semua client secara otomatis akan mendapat perubahan
BAB IV
ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
Dalam pengembangan teknologi informasi saat ini, dibutuhkan analisa
dan perancangan sistem pengolah data yang baik. Sistem pengolah data tersebut
diharapkan mampu meningkatkan kinerja pada Koperasi Karyawan Temprina
Sejahtera Mandiri yang akan dibuat. Metode ini membutuhkan analisis yang tepat,
kebutuhan bisnis dan beberapa teknik analisis untuk menghasilkan perencanaan
yang baik. Analisa merupakan cara untuk menganalisa permasalahan berdasarkan
data yang telah diperoleh dari hasil studi lapangan. Sedangkan desain sistem
merupakan langkah yang harus ditempuh untuk menyajikan sebuah sistem
informasi terorganisir dengan baik.
4.1 Analisis Sistem
Sistem yang ada pada koperasi karyawan Temprina Sejahtera Mandiri
saat ini belum terintegrasi dengan baik. Seluruh data-data simpan pinjam,
penjualan kredit dan angsuran masih disimpan dalam bentuk dokumen. Dengan
adanya sistem yang telah ada saat ini membuat kesulitan pendataan yang membuat
kemungkinan terjadinya kehilangan dokumen, dan lambatnya manajemen dalam
pengambilan keputusan untuk pengembangan koperasi.
Informasi tentang kebutuhan Sistem Informasi diperlukan untuk
menghasilkan perencanaan Sistem informasi yang dapat mendukung koperasi
karyawan Temprina Sejahtera Mandiri yang baik. Dari hasil penelitian
disimpulkan bahwa diperlukan basis data untuk pengelolaan data simpan pinjam,
penjualan kredit dan pembayaran angsuran. Proses-proses simpan pinjam,
penjualan kredit dan angsuran dikembangkan ke dalam sistem yang terintegrasi.
Dengan adanya aplikasi ini diharapkan dapat meminimalkan penggunaan
dokumen kertas, meminimalkan terjadinya kehilangan dokumen-dokumen.
Disamping itu seluruh proses yang ada diharapkan dapat memberikan informasi
yang dibutuhkan oleh pihak manajemen menjadi lebih cepat dan akurat.
4.2 Desain Sistem
Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, maka dibuatlah sistem yang
baru. Sistem yang baru tersebut dapat digambarkan pada dokumen flow
komputerisasi berikut ini:
4.2.1 Dokumen Flow Komputerisasi
Dalam sistem informasi koperasi karyawan Temprina Sejahtera Mandiri
terdapat empat dokumen flow komputerisasi yaitu proses simpanan anggota,
proses pinjaman anggota, proses penjualan kredit dan proses pembayaran
angsuran anggota. Adapun untuk gambar dan penjelasannya dijelaskan pada
uraian berikut ini.
A. Dokumen Flow Komputerisasi Simpanan Anggota
Proses simpanan anggota diawali ketika pertama kali pegawai akan
menjadi anggota koperasi kepada bagian administrasi. Dan transaksi simpanan
anggota ini akan berjalan seterusnya selama menjadi anggota koperasi dan
pegawai perusahaan. Dan selama proses yang terjadi pada simpanan anggota,
maka bagian administrasi per periode nya mengirimkan surat tagihan simpanan
kepada bagian payroll. Dibagian payroll nantinya akan memiliki wewenang dalam
Ketika bagian payroll telah selesai melakukan pemotongan gaji pegawai maka
bagian payroll akan mencetak bukti pemotongan gaji lalu diberikan kepada bagian
akunting. Lalu dibagian akunting akan diinputkan data-data pembayaran simpanan
anggota. Maka bagian akunting menyerahkan data-data pembayaran simpanan
kepada bagian payroll untuk bukti pembayaran dalam meng-update data gaji
pegawai. Ketika selesai, bagian payroll akan mencetak tanda bukti pemotongan
gaji dan pembayaran simpanan setiap periodenya rangkap dua. Rangkap pertama
diserahkan kepada bagian payroll dan rangkap yang ke dua dibawa oleh pegawai
tersebut. Document flow komputerisasi untuk proses pencapaian dapat dilihat
pada Gambar 4.1.
Doc.Flow Komputerisasi Pembayaran Simpanan Wajib
Pegawai Surat tagihan simpanan wajib
Input data tagihan Pemotongan gaji karyawan
Input data anggota Cek data
anggota Pegawai
Benar ? Cetak bukti pembayaran simp.wajib Bukti simpanan
wajib Cetak bukti
pemotongan Bukti pembayaran
simpanan
Bukti pembayaran simpanan
Selesai Data kas
Update dt. Gaji Setoran simpanan
wajib
Pegawai Jabatan
Jabatan
B. Dokumen Flow Komputerisasi Pinjaman Anggota
Proses pinjaman anggota dapat dilakukan ketika pegawai melakukan
pengajuan peminjaman. Selanjutnya di bagian administrasi akan dilakukan
pengecekan data pinjaman sebelumnya. Jika pegawai telah ada tanggungan
pinjaman maka pegawai akan mendapatkan pinjaman yang telah dipotong sisa
pinjaman sebelumnya. Apabila pegawai bebas tanggungan pinjaman sebelumnya
maka bagian administrasi akan memberikan surat kontrak pinjam sesuai
permohonan pinjaman. Selanjutnya dibagian akunting akan diproses dengan
perhitungan dana kas dan jumlah permohonan pinjaman pegawai yang akan
divalidasi. Ketika selesai, maka transaksi pinjaman akan disimpan dalam database
pinjaman. Dan bagian akunting akan mencetak tanda bukti pencairan dana
pinjaman. Document flow komputerisasi untuk proses pencapaian dapat dilihat
pada Gambar 4.2.
Doc.Flow Komputerisasi Pengajuan Pinjaman Uang
Bagian Akunting
Input data anggota Cek data
anggota Pegawai
Cek data pinjaman
Dt pinjaman
< jarak waktu pinjaman Surat kontrak
pinjam Surat kontrak
pinjam
Merealisasi pinjaman
Cek data kas
Data Kas
Ada ? T
Simpan data pinjaman
Dt pinjaman
Update data pinjaman Update dt kas
Y
Buat tanda terima dana pinjaman
Bukti tanda terima dana pinjaman Bukti tanda terima
dana pinjaman
Z
Bukti tanda terima dana pinjaman
C. Dokumen Flow Komputerisasi Penjualan Kredit
Proses penjualan kredit dapat dilakukan ketika pegawai melakukan
pengajuan peminjaman dalam bentuk barang yang ingin dikredit. Selanjutnya di
bagian administrasi akan dilakukan pengecekan data anggota. Lalu bagian
administrasi menginputkan data permohonan pengajuan barang oleh pegawai dan
mengecek nya apakah barang yang diminta ada. Jika barang yang diminta ada
maka data transaksi permohonan tersebut disimpan di database penjualan. Jika
barang yang diminta tidak ada stok maka bagian administrasi akan membuat no
purchase order. Ketika selesai, maka bagian adninistrasi akan menyimpan
kedalam database PO (purchase order). Dan bagian akunting akan mencetak tanda
bukti laporan permohonan kredit barang. Document flow komputerisasi untuk
proses pencapaian dapat dilihat pada Gambar 4.3.
Document Flow Komputerisasi Penjualan Kredit
Bagian Akunting Bagian Administrasi
Mulai
Input NIP
Cek data anggota Pegawai
Ada ?? T
Input data permohonan barang
Y
Buat data purchase order Input No purchase
Order
Cek data barang Barang
Ada ? T
Simpan data permohonan kredit
Data permohonan kredit
Data permohonan kredit
Input data permohonan kredit
Buat laporan permohonan kredit
Laporan permohonan kredit
Data purchase order
D. Dokumen Flow Komputerisasi Pengembalian Angsuran Pinjaman
Proses pengembalian angsuran pinjaman dapat dilakukan ketika pegawai
melakukan pembayaran tagihan piutang dari koperasi. Selanjutnya di bagian
administrasi akan dilakukan pengecekan atas dasar pinjaman kemudian dihitung
sesuai prosedur dan mengirimkan surat tagihan pada bagian payroll. Dibagian
payroll nantinya akan memiliki wewenang dalam pemotongan gaji pegawai sesuai
dengan data pegawai yang mempunyai tagihan angsuran dikoperasi.
Ketika bagian payroll telah selesai melakukan pemotongan gaji pegawai
maka bagian payroll akan mencetak bukti pemotongan gaji lalu diberikan kepada
bagian akunting. Lalu dibagian akunting akan diinputkan data-data pembayaran
angsuran anggota. Maka bagian akunting menyerahkan data-data pembayaran
angsuran kepada bagian payroll untuk bukti pembayaran dalam meng-update data
gaji pegawai. Ketika selesai, bagian payroll akan mencetak tanda bukti
pemotongan gaji dan pembayaran angsuran setiap periodenya rangkap dua.
Rangkap pertama diserahkan kepada bagian payroll dan rangkap yang ke dua
dibawa oleh pegawai tersebut. Document flow komputerisasi untuk proses
Doc Flow Komputerisasi Pengembalian Angsuran Pinjaman
Pegawai Bagian Akunting
Bagian payroll Bagian Administrasi
Mulai
Input data pinjaman
Cek data angsuran
Dt pinjaman
Jatuh tempo bayar angsuran
Hitung total angsuran
pinjam
Hitung besar angsuran /
bulan Y T
Cetak Surat tagihan
Surat tagihan
Input data tagihan
Pemotongan gaji karyawan
Input dt anggota
Cek data
Cetak bukti pembayaran
angsuran
Bukti pembayaran angsuran Cetak bukti
pemotongan gaji
Bukti pemotongan gaji
Bukti pembayaran angsuran
Bukti pembayaran angsuran Bukti pemotongan
gaji
Gambar 4.4. Dokumen Flow Komputerisasi Pengembalian Angsuran Pinjaman
4.2.2 Data Flow Diagram
Data flow diagram merupakan perangkat yang digunakan pada
metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. DFD menggambarkan seluruh
A. Context Diagram
Context Diagram dari sistem informasi koperasi karyawan Temprina
Sejahtera Mandiri terdapat lima external entity dan aliran datanya masing-masing
yang saling terkait. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.5.
Laporan penjualan kredit Laporan pembayaran angsuran per periode
Laporan simpanan per periode
Data permohonan kredit
NO Purchase Order
bukti pembayaran angsuran
setoran angsuran
NIP
bukti pembayaran angsuran bukti pemotongan gaji angsuran
setoran angsuran pinjaman data tagihan pinjaman
surat tagihan pinjaman data pinjaman
bukti tanda terima dana pinjaman surat kontrak pinjam
surat kontrak pinjam id card
bukti pembayaran simpanan bukti pemotogan gaji untuk simpanan
bukti simpanan wajib
setoran simpanan wajib
Laporan Pinjaman per periode
setoran simpanan wajib data tagihan simpanan surat tagihan simpanan wajib
data barang
data pegawai data jabatan
0
Sistem Informasi Administrasi Koperasi Karyawan TSM
Gambar 4.5. Context Diagram Sistem Informasi Administrasi KopKar
TSM
B. Diagram Berjenjang
Setelah membuat context diagram, untuk selanjutnya yaitu membuat
diagram berjenjang terlebih dahulu. Karena dengan adanya diagram berjenjang,
alur proses dari sistem akan lebih teratur dan jelas. Diagram berjenjang dari sistem
informasi administrasi koperasi karyawan Temprina Sejahtera Mandiri dapat
0
Rancang Bangun Sistem Informasi Administrasi Koperasi Karyawan
Temprina Sejahtera Mandiri
1 Maintenance data
master
Gambar 4.6. Diagram Berjenjang Sistem Informasi Administrasi KopKar TSM
C. DFD Level 0 Sistem Administrasi Koperasi Karyawan
Setelah membuat context diagram dari sistem informasi administrasi
koperasi karyawan TSM, untuk selanjutnya context diagram tersebut akan dibagi
menjadi sub-sub proses yang lebih kecil.
Dan hasil decompose itu sendiri disebut DFD Level 0, tiga proses utama
itu juga dapat dibagi menjadi sub-sub proses yang lebih kecil, dan sub-sub proses
yang kecil itu sendiri masih saling berkaitan antara yang satu sama yang lain.
Gambar 4.7. DFD Level 0 Sistem Informasi Administrasi Koperasi
Karyawan
data penjualan kredit
data angsuran per periode data pinjaman per periode data simpanan per periode
data penjualan kredit data barang
data pegawai (kredit)
data kas diubah (angsuran)
data pinjaman diubah(angsuran) data angsuran
data gaji(angsuran) data pegawai(angsuran)
data gaji diubah(angsuran)
data besar angsuran data angsuran pinjam
data gaji diubah(simpanan)
[Laporan penjualan kredit]
data pegawai pinjaman
data pinjam pegawai data kas pinjam
data pinjaman
data simpanan
data simpanan
data gaji (simpanan) data pegawai simpanan
[bukti pembayaran angsuran] [bukti pemotongan gaji angsuran] [NIP]
[setoran angsuran] [bukti pembayaran angsuran] [NO Purchase Order]
[Data permohonan kredit]
[Laporan pembayaran angsuran per periode] [Laporan simpanan per periode] [setoran angsuran pinjaman]
[data tagihan pinjaman] [surat tagihan pinjaman]
[data pinjaman]
[bukti tanda terima dana pinjaman] [surat kontrak pinjam]
[surat kontrak pinjam]
[bukti pembayaran simpanan] [id card]
[bukti pemotogan gaji untuk simpanan]
[bukti simpanan wajib] [setoran simpanan wajib]
[Laporan Pinjaman per periode] [setoran simpanan wajib]
[data tagihan simpanan]
data barang diubah data barang baru
data jabatan diubah data jabatan baru data pegawai diubah
data pegawai baru
[surat tagihan simpanan wajib]
[data pegawai]
Mengelola data master
+
7 data kembali
D. DFD Level 1
Gambar 4.8. merupakan DFD Level 1 Proses Mengelola Data Master.
Pada proses tersebut terdapat 3 tabel, yaitu : tabel master pegawai, jabatan dan
barang. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.8.
Gambar 4.8. DFD Level 1 Mengelola Data Master
Gambar 4.9. merupakan DFD Level 1 proses melakukan transaksi. Pada
proses tersebut terdapat 3 proses utama. Proses utama yaitu pengelolaan data
simpan pinjam, penjualan kredit dan pembayaran angsuran. Untuk lebih jelasnya
dapat dilihat pada Gambar 4.9.
[data barang diubah] [data barang baru] [data jabatan diubah] [data jabatan baru] [data pegawai diubah] [data pegawai baru]
Gambar 4.9. DFD Level 1 Melakukan Transaksi
[data penjualan kredit] [data barang] [data pegawai (kredit)] [data kas diubah (angsuran)]
[data pinjaman diubah(angsuran)] [data angsuran] [data gaji(angsuran)] [data pegawai(angsuran)]
[data gaji diubah(angsuran)]
[data besar angsuran] [data angsuran pinjam]
[data gaji diubah(simpanan)] [data pegawai pinjaman]
[data pinjam pegawai] [data kas pinjam]
[data pinjaman] [data simpanan]
[data simpanan] [data gaji (simpanan)] [data pegawai simpanan]
[Data permohonan kredit] [NO Purchase Order]
[bukti pembayaran angsuran] [setoran angsuran]
[NIP]
[bukti pembayaran angsuran] [bukti pemotongan gaji angsuran]
[setoran angsuran pinjaman]
[data tagihan pinjaman] [surat tagihan pinjaman]
[data pinjaman]
[bukti tanda terima dana pinjaman] [surat kontrak pinjam] [surat kontrak pinjam]
[id card]
[bukti pembayaran simpanan] [bukti pemotogan gaji untuk simpanan] [bukti simpanan wajib]
[setoran simpanan wajib] [setoran simpanan wajib] [data tagihan simpanan] [surat tagihan simpanan wajib]
Bagian
6 data pinjaman 5 data kas
6 data pinjaman
1 Pegawai
2 Jabatan
6 data pinjaman
6 data pinjaman
2 Jabatan 1 Pegawai
2 Jabatan 7 data kembali
Gambar 4.10. merupakan DFD Level 1 proses membuat laporan. Pada
proses tersebut terdapat 3 proses utama. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada
Gambar 4.10.
Gambar 4.10. DFD Level 1 Pembuatan Laporan
Pada Gambar 4.11 merupakan DFD Level 2 Sub Proses Simpan Pinjam
dari sistem informasi administrasi koperasi. DFD Level 2 tersebut juga terdiri dari
dua proses utama yaitu pembayaran simpanan anggota per periode dan pinjaman
anggota . Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.11.
Periode Laporan yg dipilih Laporan yang dipillih
[data simpanan per periode]
[data pinjaman per periode] [data angsuran per periode]
[data penjualan kredit]
[Laporan Pinjaman per periode] [Laporan simpanan per periode]
[Laporan pembayaran angsuran per periode] [Laporan penjualan kredit] Ketua 6 data pinjaman 6 data pinjaman
8 Penjualan
3.1
Memilih Laporan
3.2 Menentukan periode
Laporan
3.3
Gambar 4.11. DFD Level 2 Sub Proses Simpan Pinjam
4.2.3 Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan proses yang
menunjukkan hubungan antar entitas dan relasinya. ERD terbagi menjadi dua
model, yaitu Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM).
A. Conceptual Data Model
Conceptual Data Model (CDM) dari sistem informasi administrasi
koperasi karyawan Temprina Sejahtera Mandiri terdapat 8 tabel. Masing-masing
tabel mempunyai relasi ke tabel-tabel yang lain seperti pada Gambar 4.12.
[data pegawai pinjaman] [data pinjam pegawai] [data kas pinjam]
[data pinjaman]
[data simpanan] [data simpanan] [data gaji (simpanan)]
[data pegawai simpanan]
[data pinjaman]
[bukti tanda terima dana pinjaman] [surat kontrak pinjam]
[surat kontrak pinjam] [id card]
[bukti pembayaran simpanan]
[bukti pemotogan gaji untuk simpanan] [bukti simpanan wajib] [setoran simpanan wajib]
[setoran simpanan wajib] [data tagihan simpanan] [surat tagihan simpanan wajib] Bagian
Pegawai PegawaiPegawai
Bagian
2 Jabatan 4 simpanan
5 data kas
6 data pinjaman
5 data kas
6 data pinjaman
1 Pegawai
2.1.1
Transaksi Simpanan Anggota
2.1.2
Gambar 4.12 ERD Conceptual Data Model
B. Physical Data Model
Physical Data Model (PDM) adalah hasil dari generate dari CDM. Data
tabel pada PDM inilah yang akan digunakan pada saat membuat aplikasi. PDM
dari sistem informasi administrasi koperasi karyawan Temprina Sejahtera Mandiri
dapat dilihat pada Gambar 4.13.
mempunyai
memiliki
pinjaman punya banyakpegawai
detil penjualan
Gambar 4.13 ERD Physical Data Model
4.2.4 Struktur File
Berikut ini adalah struktur file dari sistem informasi administrasi
koperasi karyawan Temprina Sejahtera Mandiri yang dibuat berdasarkan atribut
setiap tabel pada ERD PDM di atas:
a. Tabel Pegawai
Tabel Pegawai digunakan untuk menyimpan data master pegawai . Berikut
struktur file dari tabel pegawai:
Nama Tabel : Pegawai
Primary Key : NIP
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data pegawai
NIP = NIP NO_TRANSAKSI = NO_TRANSAKSI
KODE_PENJUALAN = KODE_PENJUALAN
NIP = NIP
KODE_BARANG = KODE_BARANG
KODE_PENJUALAN = KODE_PENJUALAN KODE_PINJAMAN = KODE_PINJAMAN ID_JABATAN = ID_JABATAN
Tabel 4.1 Tabel Pegawai
b. Tabel Jabatan
Tabel Jabatan digunakan untuk menyimpan data master jabatan pekerjaan.
Berikut struktur file dari 43able jabatan:
Nama Tabel : Jabatan
Primary Key : Id_jabatan
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data jabatan pekerjaan
Tabel 4.2 Tabel Jabatan
No Atribut Tipe Panjang Kunci Keterangan
1 Id Jabatan Varchar 12 Primary Key Id Jabatan
2 Nama Jabatan Varchar 30 - -
3 Divisi Varchar 20 - -
4 Gaji Pokok Varchar 20 - -
c. Tabel Barang
Tabel barang digunakan untuk menyimpan data master barang. Berikut
struktur file dari tabel barang:
Nama Tabel : Barang
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data master barang.
Tabel 4.3 Tabel Barang
No Atribut Tipe Panjang Kunci Keterangan
1 Kode Barang Varchar 12 Primary Key Kode Pegawai
2 Nama Barang Varchar 30 - -
4 Jenis Varchar 20 - -
5 Harga Varchar 20 - -
d. Tabel Simpanan
Tabel Simpanan digunakan untuk menyimpan data transaksi simpanan.
Berikut struktur file dari tabel simpanan:
Nama Tabel : Simpanan
Primary Key : No_Transaksi
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data transaksi simpanan setiap anggota yang
berkondisi baik
Tabel 4.4 Tabel Simpanan
No Atribut Tipe Panjang Kunci Keterangan
1 No Transaksi Varchar 12 Primary Key No Transaksi
2 Tanggal Datetime - - -
3 Nama Varchar 20 - -
4 Jabatan Varchar 20 - -
5 Besar Simpanan Varchar 20 - -
6 Saldo Varchar 20 - -
e. Tabel Pinjaman
Tabel Pinjaman digunakan untuk menyimpan data transaksi pinjaman. Berikut
Nama Tabel : Pinjaman
Primary Key : Kode_Pinjam
Foreign Key : -.
Fungsi : Menyimpan data transaksi pinjaman setiap anggota.
Tabel 4.5 Tabel Pinjaman
No Atribut Tipe Panjang Kunci Keterangan
1 Kode Pinjaman Varchar 12 Primary Key No Transaksi
2 Tanggal Datetime - - -
3 Jumlah Pinjaman Varchar 20 - -
4 Nama Anggota Varchar 20 - -
5 Jumlah Varchar 20 - -
f. Tabel Angsuran
Tabel Angsuran digunakan untuk menyimpan data transaksi pembayaran
angsuran pinjaman. Berikut struktur file dari tabel angsuran:
Nama Tabel : Angsuran
Primary Key : Kode_angsuran
Foreign Key : Kode_Pinjaman reference dari tabel pinjaman,
Kode_Penjualan reference dari tabel penjualan kredit.
Fungsi : Menyimpan data transaksi angsuran.
Tabel 4.6 Tabel Angsuran
No Atribut Tipe Panjang Kunci Keterangan
1 Kode_ Angsuran Varchar 12 Primary Key Kode Angsuran
2 Kode_ Pinjaman Varchar 12 Foreign Key Kode Pinjaman
3 Angsuran Varchar 20 - -
4 Angsuran Ke Varchar 20 - -
5 Sisa Angsuran Varchar 20 - -
6 Saldo Angsuran Varchar 20 - -
7 Tanggal Datetime - - -
g. Tabel Penjualan Kredit
Tabel penjualan digunakan untuk menyimpan data transaksi penjualan.
Berikut struktur file dari tabel penjualan:
Nama Tabel : Penjualan Kredit
Primary Key : Kode_penjualan
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data transaksi penjualan kredit
Tabel 4.7 Tabel Penjualan kredit
No Atribut Tipe Panjang Kunci Keterangan
1 Id Penjualan Varchar 12 Primary Key Id Penjualan
2 No Pinjam Varchar 12 Foreign Key No Pinjam
3 Tanggal Penjualan Datetime - -
4 Nama Barang Varchar 20 - -
5 Ppn Varchar 20 - -
6 Total bayar Varchar 20 - -
h. Tabel Detil Jabatan
Tabel Detil_Jabatan digunakan untuk menyimpan data master jabatan. Berikut
struktur file dari tabel detil_jabatan:
Nama Tabel : Detil Jabatan
Primary Key : Id_jabatan
Foreign Key : NIP reference dari tabel Pegawai
Fungsi : Menyimpan data master detil_jabatan.
Tabel 4.8 Tabel Detil_Jabatan
No Atribut Tipe Panjang Kunci Keterangan
1 NIP Varchar 12 Foreign Key NIP
i. Tabel Detil Penjualan
Tabel Detil_Penjualan digunakan untuk menyimpan data transaksi penjualan.
Berikut struktur file dari tabel transaksi penjualan:
Nama Tabel : Detil Penjualan
Primary Key : Id_Penjualan
Foreign Key : Kode_barang reference dari tabel master barang
Fungsi : Menyimpan data transaksi Detil Penjualan.
Tabel 4.10 Tabel Detil Penjualan
No Atribut Tipe Panjang Kunci Keterangan
1 Id Penjualan Varchar 12 Primary Key Id Penjualan
2 Kode Barang Varchar 12 Foreign Key Kode Barang
3 Jumlah Varchar 12 - -
4.2.5 Desain Input/Output
Desain input output merupakan langkah pertama untuk membuat sebuah
aplikasi sistem informasi. Dalam tahap ini user akan diberikan gambaran tentang
bagaimana sistem ini nantinya dibuat.
A. Desain Input
Desain input/output dapat dibuat sebelum membuat halaman tampilan
yang sesungguhnya. Desain ini dapat digunakan sebagai pembuatan halaman
tampilan aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan user. Dalam tahap ini user akan
diberikan gambaran mengenai halaman tampilan tentang bagaimana sistem ini
nantinya dibuat. Dalam sistem informasi administrasi koperasi karyawan
Temprina Sejahtera Mandiri, desain input yang pertama yaitu tampilan desain
user harus memasukkan nama user dan password yang telah disediakan dan
kemudian menekan tombol ”Login”. Setiap user yang login memiliki hak akses
yang berbeda-beda.
Gambar 4.14 Tampilan Desain Input Halaman Login
Untuk masuk ke dalam aplikasi, user harus memasukkan nama user dan
password yang telah disediakan dan kemudian menekan tombol ”Login”. Setiap
user yang login memiliki hak akses yang berbeda-beda. Hak akses terhadap user
(User Previledge) disini dibagi menjadi dua, antara lain administrator, bagian
akunting dan ketua koperasi . Masing-masing user tersebut memiliki hak akses
tersendiri, seperti user administrator dapat menggunakan seluruh menu yang ada.
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.15 di bawah ini.
User manajer koperasi mempunyai hak akses yang terbatas yakni hanya
dapat menggunakan menu file, dan menu laporan-laporan saja. Untuk lebih
jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.16 di bawah ini.
Gambar 4.16 Tampilan Halaman Utama dengan status manajer koperasi
Selanjutnya adalah tampilan desain input halaman ganti password. Pada
halaman ini user dimungkinkan untuk mengganti password dengan mengisikan
password lama, password baru, dan konfirmasi password yang kemudian
menekan tombol ”OK”. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.17 di
bawah ini.
Tampilan desain input halaman pegawai digunakan untuk melakukan
penambahan data pegawai, perubahan data pegawai yang baru saja dimasukkan
maupun data pegawai yang sudah ada. Pada tampilan desain input halaman
pegawai ini terdapat beberapa field, yaitu field NIP, field Nama lengkap, field
Jenis kelamin, field Tempat lahir, field Tanggal lahir, field Alamat, field Telepon,
field Jabatan, field Golongan, field Status dan field Gaji. Selain itu juga terdapat
tombol-tombol, yaitu tombol simpan, ubah dan batal. Masing-masing dari tombol
tersebut memiliki fungsi-fungsi tersendiri. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada
gambar 4.18 di bawah ini.
Tampilan desain input halaman jabatan digunakan untuk melakukan
penambahan data jabatan, perubahan data jabatan yang baru saja dimasukkan
maupun data jabatan yang sudah ada. Pada tampilan desain input halaman jabatan
ini terdapat beberapa field, yaitu field Nama jabatan, field Divisi, field Golongan,
dan field Gaji Pokok. Selain itu juga terdapat tombol-tombol, yaitu tombol
simpan, ubah, dan batal. Masing-masing dari tombol tersebut memiliki
fungsi-fungsi tersendiri. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.19 di bawah
ini.
Gambar 4.19 Tampilan Desain Input Halaman Jabatan
Tampilan desain input halaman barang digunakan untuk melakukan
penambahan data barang, perubahan data barang yang baru saja dimasukkan
maupun data barang yang sudah ada. Pada tampilan desain input halaman barang
ini terdapat beberapa field, yaitu field Kode Barang, field Nama barang, field
simpan, ubah, dan batal. Masing-masing dari tombol tersebut memiliki
fungsi-fungsi tersendiri. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.20 di bawah
ini.
Gambar 4.20 Tampilan Desain Input Halaman Barang
Tampilan desain input halaman simpanan anggota digunakan untuk
menyimpan transaksi simpanan wajib anggota. Untuk menggunakan halaman ini,
user terlebih dahulu memilih transaksi simpanan yang telah dilakukan oleh bagian
administrasi. Jika transaksi selesai dimasukkan, klik tombol simpan untuk
menyimpan data ke dalam database. Apabila user ingin menghapus isi field yang
baru saja dimasukkan, dapat dilakukan dengan mengklik tombol batal seperti
Gambar 4.21 Tampilan Halaman Desain Input Simpanan Anggota
Tampilan desain input halaman pinjaman anggota digunakan untuk
menyimpan transaksi pinjaman yang dilakukan oleh anggota. Untuk
menggunakan halaman ini, user terlebih dahulu memilih transaksi pinjaman yang
telah dilakukan oleh bagian administrasi. Jika transaksi selesai dimasukkan, klik
tombol simpan untuk menyimpan data ke dalam database. Apabila user ingin
menghapus isi field yang baru saja dimasukkan, dapat dilakukan dengan
Gambar 4.22 Tampilan Halaman Desain Input Pinjaman Anggota
Tampilan desain input halaman pembayaran angsuran anggota digunakan
untuk menyimpan transaksi angsuran yang dilakukan oleh anggota. Untuk
menggunakan halaman ini, user terlebih dahulu memilih transaksi angsuran yang
telah dilakukan oleh bagian administrasi. Jika transaksi selesai dimasukkan, klik
tombol simpan untuk menyimpan data ke dalam database. Apabila user ingin
menghapus isi field yang baru saja dimasukkan, dapat dilakukan dengan
Gambar 4.23 Tampilan Halaman Desain Input Angsuran Anggota
Tampilan desain input halaman penjualan kredit digunakan untuk
menyimpan transaksi peminjaman barang kredit yang dilakukan oleh anggota.
Untuk menggunakan halaman ini, user terlebih dahulu memilih transaksi
penjualan kredit yang telah dilakukan oleh bagian administrasi. Jika transaksi
selesai dimasukkan, klik tombol simpan untuk menyimpan data ke dalam
database. Apabila user ingin menghapus isi field yang baru saja dimasukkan,
dapat dilakukan dengan mengeklik tombol batal seperti terlihat pada gambar 4.24
Gambar 4.24 Tampilan Halaman Desain Input Angsuran Anggota
B. Desain Output
Desain output merupakan gambaran secara umum tentang bentuk dari
tampilan atau user interface dari suatu laporan. Pada sistem informasi
administrasi koperasi ini dibuat beberapa desain output sebagai interface dari
laporan.
Gambar 4.25 terdapat desain Laporan yang digunakan untuk melihat data
slip simpanan pegawai. Apabila diisi tertinggi maka data akan diurutkan
Gambar 4.25 Laporan Slip Simpan
Sedangkan pada Gambar 4.26 terdapat desain Laporan yang digunakan
untuk melihat slip pinjaman yang diterima oleh pegawai. nilai tersebut akan
tampil berdasarkan parameter yang diinputkan. Parameter tersebut bisa berupa
peringkat, divisi tempat karyawan berkerja, dan tahun. Sedangkan jika difilter
berdasarkan Kode_pinjaman masing-masing pegawai, maka data yang akan
muncul hanya data pegawai yang memiliki pinjaman pada koperasi.
Sedangkan pada Gambar 4.27 terdapat desain Laporan yang digunakan
untuk melihat data angsuran dari masing-masing pegawai yang ada dalam
database koperasi. Nilai dari NIP pegawai tersebut akan di filter berdasarkan
Kode_angsuran dan Kode_pinjaman serta Kode_penjualan kredit masing-masing
pegawai, maka data yang akan muncul hanya data pegawai yang memiliki
pinjaman pada koperasi.
BAB V
IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
5.1 Sistem yang Digunakan
Berikut ini adalah hardware dan software yang dibutuhkan untuk
menggunakan program Sistem Informasi Administrasi KopKar Temprina
Sejahtera Mandiri, yaitu:
a. Hardware
Hardware yang dapat mendukung aplikasi ini memerlukan perangkat keras
dengan spesifikasi:
1. CPU minimal pentium 4 dengan kecepatan 633 Mhz
2. RAM 256 MB
3. Hard disk minimal 10 GigaByte
4. Monitor
5. Keyboard dan Mouse
6. Printer
b. Software
Software yang mendukung aplikasi ini diantaranya:
a. Microsoft Visual Basic .NET 2005
b. Cristal Reports 8.0
c. Microsoft SQL Express 2005 Manajemen studio.
d. Adobe Reader 9.0
e. Microsoft Office 2007
5.2 Cara Setup Program
Di bawah ini akan diuraikan cara setup program dari aplikasi yang
dihasilkan pada laporan ini.
1. Setelah memasukkan cd program, maka akan otomatis proses setup berjalan,
karena program telah di setting dengan autorun.
2. Pada saat proses setup berjalan, maka selanjutnya hanya mengikuti perintah
yang ada, karena pada program setup hanya berisi pernyataan–pernyataan, dan
tidak begitu menyulitkan dalam penggunaannya.
3. Pastikan Microsoft SQL Express 2005 sudah terinstall dalam komputer
tersebut.
5.3 Penjelasan pemakaian program
Dalam bab ini juga akan dijelaskan tentang hasil dari program yang telah
dibuat beserta cara penggunaanya. Penjelasan program akan dimulai dari halaman
home, seperti pada Gambar 5.1 dan Jika user ingin masuk dalam program tersebut
maka dalam halaman home terdapat menu login. Menu login digunakan untuk
validasi user dalam penggunaan program. Dalam menu login terdapat data
username dan password yang harus diisi oleh user, seperti pada Gambar 5.2 Jika
user tidak tepat dalam menginputkan data, maka akan muncul pesan error berupa
Gambar 5.1 Tampilan Form Menu Utama
Gambar 5.3 . Tampilan Pesan Error Login
Jika user benar dalam menginputkan data username dan password, maka
user dapat menggunakan program sesuai hak akses yang dimiliki, seperti pada
Gambar 5.4.
