RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI KOPERASI SIMPAN
PINJAM PADA KOPERASI SMK ISLAM AL-HIKMAH JAKARTA
BERBASIS OBJECT ORIENTED
Mochamad Jehan Pahlevi1), Ita Novita2)
1
Program Studi SistemInformasi,Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur 1,2
Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : [email protected]), [email protected] 2)
Abstrak
Keberadaan koperasi simpan pinjam di sekolah bisa menjadi sarana para anggotanya yang terdiri dari guru untuk menyisihkan gaji yang didapat demi mempunyai tabungan masa tua. Oleh karena itu, keberadaanya bisa menjadi sangat berguna dan membantu. Namun permasalahannya adalah beberapa koperasi masih terlalu kompleks jika ditangani tanpa bantuan sistem terkomputerisasi, salah satunya adalah Koperasi SMK Islam Al-Hikmah Jakarta dimana pencatatan tidak tersimpan dengan baik sehingga memerlukan waktu lama, kesulitan dalam pendataan transaksi yang terjadi pada koperasi ini yang menyebabkan pencatatan tidak tersimpan dengan baik. Karena pengolahan data pada Koperasi SMK Islam Al-Hikmah Jakarta saat ini masih belum terkomputerisasi, sehingga kesulitan dalam pengolahan data menjadi informasi yang dibutuhkan oleh Kepala Koperasi. Maka dari itu, sebuah sistem yang terkomputerisasi tentunya dibutuhkan demi meningkatkan mutu dan kualitas pelayanan sehari-harinya.. Pada penelitian ini, penulis melakukan riset untuk membangun sistem informasi koperasi simpan pinjam ini dengan menggunakan metode interview dan analisa data. Penulis berharap dengan adanya rancangan sistem informasi koperasi simpan pinjam ini dapat membantu Koperasi SMK Islam Al-Hikmah Jakarta dalam mengatasi masalah – masalah yang sering terjadi, sehingga sistem yang dihasilkan dapat memberikan pelayanan yang baik kepada anggota dan petugas koperasi dengan baik..
Kata Kunci : Sistem Informasi , Koperasi Simpan Pinjam, Analisa 1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Koperasi simpan pinjam merupakan salah satu badan usaha keuangan yang dimana para anggotanya memiliki tugas dan wewenangnya masing-masing. Badan usaha seperti ini sangatlah membantu bagi para anggotanya yang terlibat. Menurut Rudianto (2010:3), Koperasi simpan pinjam merupakan sebuah koperasi dimana koperasi tersebut bergerak dalam bidang pemupukan simpanan dana dari anggotanya, untuk kemudian dana yang terkumpulkan tersebut dipinjamkan kembali kepada para anggota yang memerlukan [1].
Badan usaha seperti koperasi simpan pinjam ini tentulah memliki sistem yang cukup rumit dalam setiap proses bisnis yang ada. Untuk itulah penerapan sistem aplikasi komputer benar-benar diperlukan untuk mempermudah segala proses sistem informasi yang sudah ada sehingga akhirnya dapat mempermudah pengambilan keputusan. Kemajuan teknologi informasi juga bermaksud untuk mencapai suatu hasil yang lebih baik tentunya, juga lebih cepat, akurat dan efisien.
Tapi kenyataannya masih ada koperasi simpan pinjam yang masih menjalani kegiatan proses bisnisnya secara tradisional. Dalam kasus ini adalah koperasis simpan pinjam SMK Islam Al-Hikmah masih belum menggunakan sistem terkomputerisasi. Dengan jumlah anggota yang terhitung besar inilah, masalah-masalah timbul dari system yang masih berjalan secara manual.
Di koperasi simpan pinjam SMK Al-Hikmah sendiri segala sesuatunya masih bersifat manual. Mulai dari pendataan anggota, penghitungan segala macam transaksi, hingga pencatatan laopran masih menggunakan media kertas yang rentan akan kerusakan dan juga sangat memungkinkan terjadinya human error.
1.2. Masalah
Ada beberapa masalah yang mendasari pembuatan sistem ini, pertama adalah pencatatan setoran anggota, pembuatan laporan juga penghitungan SHU yang masih belum efektif dan efisien, yang juga berdampak pada sulitnya pencarian data karena masih serba manual. Lalu anggota yang melakukan pelunasan dan pengunduran diri tidak mendapat tanda terima hingga anggota tidak mempunyai bukti. Dan juga koperasi ini belum memiliki beberapa laporan seperti laporan simpanan anggotga, peminjaman, angsuran, SHU, dan pelunasan yang dapat mendukung pengambilan keputusan kedepannya.
1.3. Tujuan dan Manfaat Penulisan
Dalam penulisan ini, penulis memiliki beberapa tujuan dan manfaat yang ingin dicapai penulis, yang pertama adalah diharapkan sistem yang dibuat akan mampu memudahkan serta meningkatkan kualitas penyimpanan dan
pengolahan data menjadi lebih cepat, efektif, juga akurat.
Lalu manfaat yang diharapkan dari penulisan ini adalah yang pertama mampu mempermudah segala aktifitas proses bisnis yang ada di koperasi simpan pinjam SMK Islam Al-Hikmah Jakarta. Selain itu juga memudahkan dokumen-dokumen beserta laporan yang dibutuhkan. Lalu juga meminimalisir kesalahan dalam segala proses bisnis, sehingga pencatatan dan perhitungan lebih cepat dan akurat. Dan terakhir menyediakan penyimpanan data yang lebih efisien dan juga tidak rentan akan kerusakan, dan mempermudah pencarian data.
1.4. Studi Literatur
Penulis mengutip dari beberapa studi terdahulu mengenai koperasi simpan pinjam dan penulis dapat mengambil beberapa masukan untuk penelitian yang penulis lakukan, yang pertama adalah penelitian yang dilakukan oleh Dani Anggoro [2], dimana masalah masih terdapat pada kurang informatifnya dokumen yang dibuat dan juga sulitnya backup data transaksi.
Lalu penelitian lain yang menjadi masukan bagi penulis adalah penelitian yang dilakukan oleh Pratiwi dan Asti Herlina [3]. Dalam penelitian ini juga masalah dihadapi adalah lambatnya pencarian pemverifikasian data yang menghabat kinerja dari transaksi setiap harinya.
Dari beberapa penelitian itulah penulis dapat mendapatkan masukan dan pembelajaran untuk diterapkan pada penelitian yang dilakukan oleh penulis.
2. METODE PENELITIAN
2.1 Metodologi Pengumpulan Data
a. Observasi
Metode ini merupakan metode yang digunakan penulis, dimana proses yang berjalan diamati langsung oleh penulis untuk emndapatkan data yang diinginkan, penulis mendatangi langsung lokasi yakni Koperasi SMK Al-Hikmah untuk mengumpulan data yang akan menjadi masukan untuk penulis dalam membuat penelitian ini. b. Wawancara
Metode dimana dua pihak melakukan kegiatan tanya jawab, yaitu penulis dan narasumber, untuk mendapat keterangan yang digunakan untuk mendukung kegiatan penulisan yang dilakukan penulis.
c. Analisa Dokumen
Metode dimana penulis melakukan pengumpulan data baik dari arsip-arsip atau bisa juga dokumen-dokumen yang ada kaitannya dengan sistem yang akan dirancang penulis.
Metode yang dilakukan penulis untuk mencari data yang terdapat di beberapa sumber seperti buku-buku yang berhubungan dengan penulisan penelitian, yang digunakan penulis sebagai referensi untuk sistem yang akan dirancang penulis.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1 Deskripsi Singkat Organisasi
SMK Islam Al-Hikmah Jakarta merupakan salah satu sekolah menengah kejuruan yang terdapat di Jakarta Selatan. SMK Islam Al-Hikmah Jakarta memiliki sebuah koperasi simpan pinjam yang ditujukan bagi para guru. Koperasi simpan pinjam yang ada di SMK Islam Al-Hikmah Jakarta ini ditujukan untuk para guru agar memiliki simpanan masa tua.
3.2 Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan susunan dan hubungan tiap-tiap bagian serta posisi dalam suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional demi mencapai tujuan yang dituju.
Gambar1 . Struktur Organisasi Koperasi Simpan Pinjam SMK Islam Al-Hikmah Jakarta
3.3 Proses Bisnis Sistem Berjalan
Seperti yang dipaparkan oleh John W. Satzinger, Robert B. Jackson, dan Stephen D.Burd, Activiy Diagram berfungsi untuk menggambarkan berbagai kegiatan user atau system, orang yang melakukan setiap aktivitas, dan alur kegiatan secara berurutan [4].
Kepala Sekolah
Kepala Koperasi
Sekertaris Bendahara Koperasi
Gambar 2. Activity Diagram Proses Pendaftaran Anggota
Gambar 3:Activity Diagram Proses Penyetoran
Gambar 4. Activity Diagram Proses Peminjaman
Gambar 5:Activity Diagram Proses Angsuran
a. Proses Pendaftaran Anggota Pendaftaran Anggota Bendahara Koperasi Calon Anggota Ph as e Mengajukan Pendaftaran Anggota Baru Memberikan Form Pendaftaran Mengisi Form Pendaftaran Menyerahkan Form Pendaftaran Membuat Buku Tabungan Anggota Menawarkan Simpanan Sukarela Mencatat di Data Simpanan Merekap di Data Potongan Membayar Simpanan Sukarela [Menolak Tawaran] [Menerima Tawaran] Mencatat Potongan Wajib, Pokok, Sukarela
b. Proses Penyetoran Penyetoran Bendahara Sekolah Bendahara Koperasi Ph as e
Membuat Data Potongan Gaji Memberikan Data Potongan
Gaji Berdasarkan Data Potongan GajiMemotong Gaji Pegawai
Memberikan Catatan Pemotongan Memberikan Jumlah Uang Potongan
Mencatat Data Potongan di Buku Tabungan Anggota Menerima Uang dan Catatan
Pemotongan
c. Proses Peminjaman
Peminjaman
Bendahara Koperasi
Anggota Kepala Koperasi Kepala Sekolah
P h a s e Anggota Menghadap Bendahara Koperasi Memberikan Form Peminjaman Mengisi Form Peminjaman
Memberikan Form Peminjaman Yang Telah Diisi Anggota Memberikan Form Peminjaman Menerima Form Peminjaman Memberikan Form Peminjaman Menerima Form Peminjaman Mengkonfirmasi Persetujuan Peminjaman Memberikan Uang Beserta Slip Peminjaman Direkap di Data Peminjaman Cek Jumlah Yang Diminta
[Gaji Tidak Mencukupi untuk Pemotongan]
[Gaji Mencukupi untuk Pemotongan] Memberikan Form Peminjaman Memberikan Form Peminjaman Konfirmasi Penolakan Memberitahukan Penolakan Peminjaman Menerima Pemberitahuan Penolakan Menerima Uang Beserta Slip Peminjaman Terima Form Peminjaman Menerima Form Peminjaman d. Proses Angsuran Angsuran Bendahara Sekolah Bendahara Koperasi Ph as e
Mecatat di Data Potongan Gaji yang Sudah Dibuat Memberikan Data Potongan
Gaji
Memotong Gaji Pegawai Berdasarkan Data Potongan Gaji
Memberikan Catatan Pemotongan Memberikan Jumlah Uang Potongan
Menerima Uang dan Catatan Pemotongan
Gambar 7. Activity Diagram Proses Penarikan dan Pengunduran Diri
Gambar 8:Activity Diagram Proses Bagi Hasil
Gambar 9. Activity Diagram Proses Laporan
Gambar 6. Activity Diagram Proses Pelunasan
e. Proses Pelunasan Peminjaman
Pelunasan Peminjaman Bendahara Koperasi Anggota Ph as e Menghadap Bendahara Koperasi Konfirmasi Pelunasan Memberikan Uang Sesuai dengan Sisa Yang Harus Dibayar
Menerima Uang Pelunasan
Merekap di Data Potongan
f. Proses Penarikan dan Pengunduran Diri
Penarikan dan Pengunduran Diri
Bendahara Koperasi Anggota Ph as e Menghadap Bendahara Koperasi untuk Pengunduran
Diri Menunjukan Jumlah Simpanan Yang Tertera di Buku Tabungan
Konfirmasi Total Simpanan
Memberikan Jumlah Uang Sesuai Dengan Yang Tertera di
Buku Tabungan
Menerima Uang
Mengecek Hutang Anggota
[Masih Ada
Hutang] [Tidak Ada Hutang]
Mengkonfirmasi Jumlah Hutang Terima Konfirmasi Jumlah
Hutang
g. Proses Bagi Hasil
SHU
Bendahara Koperasi Anggota
Ph as e Menghitung Jumlah SHU Menyerahkan Uang Sesuai Hasil Perhitungan Terima Uang h. Proses Laporan Laporan
Bendahara Koperasi Kepala Koperasi
Ph as e Buat Laporan Rekapitulasi Simpanan Menyerahkan
Laporan Terima Laporan
3.4 Analisa Masalah
Penjelasan Fishbone Diagram seperti yang dipaparkan oleh J. Heizer dan B. Render (2014:255) adalah, sebuah diagram Diagram Sebab Akibat juga dikenal sebagai diagram Ishikawa dikarenakan bentuknya yang menyerupai tulang ikan. Dimana, setiap tulang mewakili kemungkinan sumber kesalahan,. Diagram ini berguna untuk memperlihatkan faktor-faktor utama yang berpengaruh pada kualitas dan mempunyai akibat pada masalah yang kita pelajari [5]. Berikut Fishbone Diagram seperti terlihat pada Gambar 10:
Sistem koperasi memakan banyak waktu dan menghambat kinerja bendahara koperasi
TEMPAT SDM
Sulit mengetahui total simpanan anggota
Sulit mengetahui seluruh transaksi peminjaman Sulit mengetahui anggota yang sedang melakukan
angsuran Sulit mengetahui rincian bagi hasil anggota
Kesulitan mencari data Memakan banyak waktu dalam pencatatan saldo anggota
Anggota tidak menerima bukti jika melakukan pelunasan Sulit mengetahui anggota yang sudah lunas
Tabel 1 : Fishbone Diagram
Masalah Solusi
Hampir semua data yang ada masih berupa fisik dan sulit untuk dilakukan pencarian data. Pencatatan saldo simpanan anggota di buku tabungan masih satu persatu. Belum ada laporan peminjaman Belum ada laporan simpanan anggota Belum ada laporan angsuran Belum ada laporan pelunasan Belum ada laporan SHU Dibuatkan sistem terkomputerisasi untuk memudahkan pencarian data.
Pencatatan data saldo simpanan anggota akan dibuatkan form simpanan anggota untuk mempermudah pencatatan saldo simpanan anggota. Dibuatkan laporan peminjaman secara terkomputerisasi Dibuatkan laporan simpanan anggota secara terkomputerisasi Dibuatkan laporan angsuran secara terkomputerisasi Dibuatkan laporan pelunasan secara terkomputerisasi Dibuatkan laporan SHU secara terkomputerisasi
3.5 Use Case Diagram
Sequence Diagram seperti yang dipaparkan oleh John W. Satzinger, Robert B. Jackson, dan Stephen D.Burd (2012:126) adalah sebuah diagram yang menunjukkan urutan pesan antara actor eksternal dengan sistem selama kasus penggunaa atau scenario [6].
a. Use Case Diagram Master
Bendahara Koperasi
Entry Anggota
Entry Jenis Simpanan
Gambar 11: Use Case Diagram Master
b. Use Case Diagram Transaksi
Bendahara Koperasi
Cetak Bukti Peminjaman
Anggota
Cetak SHU
Entry Data Simpanan Anggota
Cetak Bukti Pelunasan
Cetak Bukti Penarikan dan Pengunduran Diri
Entry Angsuran Entry Data Simpanan
Anggota
Gambar 12: Use Case Diagram Transaksi
c. Use Case Diagram Laporan
Bendahara Koperasi
Kepala Koperasi
Cetak Laporan Simpanan
Cetak Laporan Pinjaman
Cetak Laporan Pelunasan Peminjaman Cetak Laporan Potongan Gaji
Bendahara Sekolah
Cetak Laporan SHU
Cetak Laporan Rekapitulasi Simpanan
Gambar 13: Use Case Diagram Laporan 4.4 Model Data
a. Entity Relationship Diagram (ERD)
Fathansyah, memaparkan bahwa apa yang dimkasud Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan diagram kelompok entititas yang berhubungan dengan obyek dengan dilengkapi oleh atribut atribut dalam menampilkan semua fakta di dunia nyata yang kita tinjaui dengan membantu mendefinisikan dan juga berisikan isi penting dari komponen dalam himpunan relasi entitas [7].
Anggota
Pengunduran_Diri Jenis Simpanan
Simpanan Pinjaman Angsuran SHU Terima Ajukan Ada Bayar PunyaJml PunyaSaldo PunyaUndur Diri Melakukan *Id_Anggota Nm_Anggota Tgl_Lahir Tmpt_Lahir Suku Alamat Telp Tgl_Masuk Gaji Jabatan Status Nm_Pasangan Jml_Anak *No_PD Tgl_PD Total_Simpanan Id_Anggota *Tahun_SHU Total_SHU *Kd_JenisSimpanan Nm_JenisSimpanan Nominal *No_Simpanan Tgl_Simpanan Id_anggota *No_Angsuran Tgl_Angsuran AngsuranKe Sisa_Angsuran Jumlah_Angsuran Jasa_Pinjaman Ket No_BktPinjaman *Id_Anggota *Tahun_SHU Jasa_Simpanan Jasa_Pinjaman Jasa_Sukarela *Id_Anggota *No_PD *No_PD *Kd_JenisSimpanan Jml_Penarikan *Kd_JenisSimpanan *No_Simpanan Jml_Simpanan_JS *Id_Anggota *Kd_JenisSimpanan Saldo *Id_Anggota *No_Simpanan *Id_Anggota *No_Pinjaman *No_Pinjaman *No_BktPinjaman *No_Peminjaman Tgl_Pinjam Jumlah_Pinjaman Lama_Angsuran Id_Anggota Bkt_Pinjaman Bkt_Lunas Melakukan Dapat *No_BktPinjaman *No_Angsuran *No_BktPinjaman *No_BktLunas *No_BktLunas Tgl_BktLunas No_BktPeminjaman *No_BktPeminjaman Tgl_Peminjaman BesarGaji JmlPeminjaman JangkaWaktu CicilanPerbulan Jasapinjam_Perbulan Keperluan Status Jml_Potong No_Pinjaman 1 M 1 1 1 M M 1 M 1 N N N M M M 1 1 1 M
Gambar 14 : Entity Relationship Diagram 4.5 Rancangan Antar Muka
a. Struktur Tampilan
Struktur tampilan menjelaskan rancangan dari tampilan sistem yang dibuat, yang terdiri dari master, transaksi dan laporan.
Gambar 15 . Stuktur Tampilan
b. Rancangan Layar Form Master
Gambar16 . Rancangan Layar Form Master Entry Data
Anggota
c. Rancangan Layar Form Transaksi
Gambar 17 . Rancangan Layar Form Transaksi Entry
Peminjaman
d. Rancangan Layar Form Laporan
Gambar 18 . Rancangan Layar Form Laporan Peminjaman 4.6 Sequence Diagram
Fungsi sequence diagram adalah untuk mendeskripsikan bagaimana suatu entitas dalam sistem yang dibuat berinteraksi.
Sistem Informasi Koperasi Simpan Pinjam SMK Islam Al-Hikmah Jakarta Master Entry Anggota Entry Jenis Simpanan Transaksi Entry Data Simpanan Anggota Entry Peminjaman Cetak Bukti Peminjaman Entry Angsuran Cetak Bukti Pelunasan Cetak Bukti Penarikan dan Pengunduran Diri Entry SHU Laporan Cetak Laporan Simpanan Cetak Laporan Pemotongan Gaji Cetak Laporan Peminjaman Cetak Laporan Pelunasan Cetak Laporan SHU Cetak Laporan Rekapitulasi Simpanan
a. Sequence Diagram Entry Anggota
Gambar 19:Sequence Diagram Entry Anggota
b. Sequence Diagram Entry Peminjaman
Gambar 20: Sequence Diagram Entry Peminjaman
c. Sequence Diagram Cetak Laporan Peminjaman
Gambar 21. Sequence Diagram Cetak Laporan Peminjaman
4. KESIMPULAN
Setelah dilakukannya analisa dan juga perancangan Sistem Informasi Koperasi SMK Islam Al-Hikmah Jakarta, penulis dapat menyimpulkan beberapa hal sebagai berikut:
1. Dengan dibuatkannya sebuah sistem informasi terkomputerisasi, kegiatan proses bisnis dapat mempercepat proses pelayanan, karena pengerjaan sudah ditangani sistem.
2. Dengan sistem yang telah dibuat, makan pencatatan data telah ditangani dan disimpan di database, maka pencarian data akan jauh lebih mudah.
3. Kesalah yang disebabkan oleh manusia (human error) akan berkurang setelah dibuatkan sistem.
4. Pembuatan laporan yang semula tulis tangan akan jauh lebih efisien dan akurat setelah dibuatkan sistem.
5. Karena data di simpan dalam database, maka keamanan data tersebut akan jauh lebih terjamin.
5. DAFTAR PUSTAKA
[1] Rudianto. 2010. Akuntansi Koperasi edisi kedua. Jakarta: Erlangga.
[2]Anggoro, Dani. 2015. Rancangan Sistem Informasi Koperasi Simpan Pinjam Guru dan Pegawai Pada Koperasi SMK Mangala Tangerang. ISSN: 2089-9815 [3] Pratiwi, dan Herliana, Asti. Analisa dan Desain
Sistem Informasi Simpan Pinjam Pada Koperasi Sejahtera Bersama Bandung. ISSN: 2355-6579
Design In a Changing World. 6th Edition. Pearson, New Jersey, USA.
[5] Heizer, J. & Render, B. 2014. Operations Management. Tenth Edition. Pearson, New Jersey, USA.
[6] Satzinger. John W., Jackson. Robert B., and Burd. Stephen D. System Analysis and Design In a Changing World. 6th Edition: New York: Course Technology, 2012. [7] Fathansyah, 2012, Basis Data, Bandung:
