RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PRESENSI PEGAWAI DENGAN MEMANFAATKAN METODE PENGEMBANGAN PROTOTYPE
Eva Meilinda1)
1Fakultas Teknik & Informatika, Universitas Bina Sarana Informatika email: [email protected]
Abstract
The diligence of employees is an important factor for agencies and businesses to achieve their goals, it is related to discipline and affects the work performance of each employee. Therefore, it is necessary to collect special data for attendance records so that work activities can be recorded accurately and in real time. There are many ways to implement a good attendance and attendance information system, one of which is using computer technology applied to web-based attendance and attendance applications. As a case study and research site, at CU. The source of love City Balai Berkuak was originally used in the process of presence with the help of fingerprints, because during a pandemic like this it is still not effective, because it is possible to spread the covid19 virus. In addition, the risk of errors and loss of attendance data is quite large. Based on the above issues, an employee attendance information system has been built at UC. The origin of love but the Berkuak room. Research methods used to collect data include: observation, interview and library research methods. Software development using the prototyping method. With the results web-based employee attendance system, it can simplify the attendance process, data search and time summary calculation, as well as minimize loss and error when recording employee data presence of CU. The origin of love but the Berkuak room.
Keywords: Employee Attendance, System Information, Prototype
1. PENDAHULUAN
Diketahui bahwa sistem informasi adalah sistem yang ada pada suatu organisasi yang merupakan gabungan dari beberapa hal berikut ini yakni: personil, fasilitas, teknologi, media, prosedur, dan kontrol dirancang untuk memperoleh saluran komunikasi penting, untuk menangani jenis transaksi rutin tertentu, untuk mengingatkan manajer dan personel lain tentang peristiwa internal dan eksternal yang penting, dan untuk membuat keputusan yang tepat menyediakan dasar untuk informasi [1]–[12], [13]–[16]. Hal ini didukung karena aplikasi pada komputer dapat menyediakan informasi dengan cepat dan tepat sebab informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu instansi perusahaan [17].
Partisipasi adalah pengumpulan data berupa bukti-bukti untuk mengetahui keberadaan seseorang dalam kegiatan tertentu.
Penyalahgunaan terjadi antara karyawan dan instansi pemerintah. Salah satu tujuan presensi adalah untuk meningkatkan disiplin pegawai.
Untuk mendukung kinerja karyawan yang baik, klaim ini juga didukung, yaitu penggunaan komputer sebagai sistem informasi untuk membantu perusahaan dalam melaporkan hasil kinerja karyawan. Pada dasarnya, informasi tentang kekurangan staf sangat penting bagi bisnis atau instansi pemerintah [18].
CU. Sumber Kasih TP Balai Berkuak adalah salah satu perusahaan yang bertanggung jawab atas koperasi simpan pinjam kota.
Semakin besar perusahaan, semakin besar pula dampak yang dibutuhkan terhadap sumber daya manusia (SDM). Atas dasar itu, CU. Sumber Kasih TP Balai Berkuak harus mengelola data kehadiran dengan benar, cepat dan efektif.
Metode prototype dipilih karena cocok dalam pengembangan perancangan sistem dan
memperbolehkan pengembang untuk dapat mengubah desain sesuai keinginan pelanggan.
2. METODE PENELITIAN
Metode penelitian deskriptif merupakan metode yang digunakan penelitian dalam rancang bangun sistem informasi presensi pegawai ini. Metode deskriptif dimana subjek penelitian berupa karya kepustakaan. Literatur yang dimaksud meliputi jurnal ilmiah, buku, artikel di media massa, dan data statistik [19].
Gambar 1. Cara Kerja Metode Prototype
Metode pengembangan perangkat lunak yang digunakan adalah metode prototype.
Dengan menggunakan model prototipe memungkinkan user untuk memahami kondisi operasi sistem. metode prototipe. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mendapatkan gambaran tentang aplikasi yang terlebih dahulu dibuat dengan rancangan prototype aplikasi kemudian dievaluasi oleh pengguna. Prototipe aplikasi hasil evaluasi pengguna digunakan sebagai acuan dalam pembuatan produk akhir hasil penelitian ini [20], [21].
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada tahap ini dilakukan untuk mengetahui dan mengidentifikasi kebutuhan yang dibutuhkan pada perancangan sistem informasi absensi pegawai. Identifikasi kebutuhan sistem tersebut memerlukan analisis kebutuhan sistem serta kebutuhan user.
3.1. Analisa Kebutuhan
Analisis kebutuhan adalah fase mengidentifikasi kebutuhan fungsional program dalam kaitannya dengan proses kegiatan yang diusulkan. Terdapat pula analisis dari perancangan sistem informasi absensi karyawan sebagai berikut :
A. Kebutuhan Pengguna
Dalam perancangan sistem informasi absensi pegawai terdapat dua (2) level akses atau pengguna dalam mengoperasikan absensi pegawai yaitu:
1. Skenario Kebutuhan Admin
a) Login, berfungsi sebagai validasi untuk bisa mengakses dengan cara mengisi username dan password.
b) Mengelola Data Pegawai, berfungsi sebagai menu yang dapat menambah, mengubah atau menghapus data pegawai.
c) Mengelola Data Pribadi, berfungsi sebagai menu yang bisa mengubah data pribadi.
d) Mencetak Laporan Data Pegawai, berfungsi sebagai output dari data pegawai.
e) Mengelola Data Absensi Pegawai, befungsi sebagai memantau dan mengelola data absensi pegawai.
f) Mencetak Laporan Data Absensi, berfungsi untuk mencetak laporan absensi jika diminta oleh manager.
g) Logout, berfungsi sebagai mengakhiri penggunaan aplikasi.
2. Pegawai
a) Login, berfungsi sebagai validasi untuk bisa mengakses dengan cara mengisi username dan password.
b) Melakukan Absen Masuk dan Absen Pulang, berfungsi untuk melakukan absen.
c) Mengelola Data Pribadi, berfungsi sebagai menu yang bisa mengubah data pribadi.
d) Logout, berfungsi sebagai mengakhiri penggunaan aplikasi.
B. Kebutuhan Sistem
1. Pengguna harus melakukan login terlebih dahulu untuk dapat mengakses aplikasi dengan memasukkan username dan password.
2. Sistem dapat menampilkan dan memproses sesuai pengolahan data dengan menu yang tersedia.
3. Sistem dapat menampilkan halaman untuk melakukan absens masuk dan absens keluar.
4. Sistem dapat menampilkan halaman hasil dari absens masuk dan absen keluar.
5. Sistem dapat mencetak laporan data pegawai dan laporan absensi bulanan.
6. Sistem harus melakukan logout setelah selesai menggunakan aplikasi.
3.2. Rancangan Use Case Diagram
Analisa perancangan kebutuhan pengguna yang telah diuraikan pada sub bab sebelumnya, akan menjadi dasar dalam perancangan sistem. Analisa kebutuhan tersebut akan dimodelkan dalam use case diagram.
Adapun hasil dari pemodelan analisa kebutuhan pengguna menjadi use case diagram untuk rancangan sistem informasi absensi pegawai dapat dilihat pada gambar 2.
Gambar 2. Rancangan Use Case Diagram
Pada gambar 2 dijelaskan terdapat dua hak akses dalam system yang dirancang, yaitu admin dan pegawai dengan masing-masing kemampuannya.
3.3. Rancangan Activity Diagram
Activity diagram adalah penjabaran dari kegiatan untuk setiap use case pada use case diagram pada gambar sebelumnya. Hasil dari pemodelan activity diagram untuk rancangan sistem informasi absensi pegawai dapat dilihat pada halaman berikut.
1. Activity Diagram Login
Diagram ini akan menjelaskan alur atau proses login yang dilakukan oleh user untuk dapat masuk kedalam sistem.
Gambar 3. Rancangan Activity Diagram Login
2. Activity Diagram Absen Masuk
Diagram pada gambar 4 menjelaskan alur absen masuk yang dapat dilakukan oleh pegawai.
Gambar 4. Rancangan Activity Diagram Absen Masuk
3. Activity Diagram Mengelola Data Pegawai Pada diagram dibawah ini berfungsi sebagai penjelasan alur dari admin dalam mengelola data pegawai.
Gambar 5. Rancangan Activity Mengelola Data Pegawai
4. Activity Diagram Mengelola Data Absensi Selain mengelola data pegawai, admin juga bertugas mengelola absensi dan berikut adalah alur dari proses pengelolaan data absensi
Gambar 6. Rancangan Activity Diagram Mengelola Data Absensi
5. Activity Diagram Mencetak Laporan
Pada diagram ini dijelaskan mengenai alur pencetakan laporan absensi perperiode.
Gambar 7. Rancangan Activity Diagram Cetak Laporan
3.4. Rancangan Sequence Diagram
Sequence diagram menjelaskan tentang urutan tentang interaksi antar objek yang ada di dalam absensi pegawai untuk setiap use case pada use case diagram
1. Rancangan Sequence Diagram Login
Berikut adalah diagram yang menjelaskan urutan interaksi ketika melakukan proses login.
Gambar 8. Rancangan Sequence Diagram Login
2. Rancangan Sequence Presensi Masuk
Pada diagram dibawah ini dijelaskan urutan interaksi untuk proses presensi masuk yang dilakukan pegawai.
Gambar 9. Rancangan Sequence Presensi Masuk
3. Rancangan Sequence Kelola Data Pegawai Sama halnya dengan penjelasan sebelumnya, berikut adalah urutan interaksi yang dilakukan pegawai ketika berhadapan dengan proses mengelola data pegawai.
Gambar 10. Rancangan Sequence Kelola Data Pegawai
4. Rancangan Sequence Laporan Presensi Pada diagram dibawah ini, proses laporan dilakukan oleh admin untuk pelaporan presensi perperiode.
Gambar 11. Rancangan Sequence Laporan Presensi
3.5. Rancangan Class Diagram
Hasil pemodelan rancangan database akan digambarkan lebih lanjut menggunakan class diagram untuk menunjukkan kelas, atribut dan operasinya. Berikut ini adalah hasil pemodelan class diagram rancangan sistem informasi absensi pegawai.
Gambar 12. Rancangan Class Diagram
3.6. Rancangan Antarmuka
Pada bahasan ini akan dijelaskan dengan rinci yang berkaitan dengan rancangan antarmuka absensi pegawai pada CU. Sumber Kasih TP Balai Berkuak yang nantinya akan ada dua (2) level akses, yaitu Admin, dan Pegawai.
Berikut hasil rancangan antar muka dapat dilihat pada halaman berikut ini.
A. Rancangan Prototype Level Akses Admin Admin merupakan pengguna dari rancangan sistem informasi absensi pegawai pada CU. Sumber Kasih TP Balai Berkuak.
Hasil dari rancangan antar muka yang dirancang untuk level admin dapat dilihat pada tampilan dibawah ini.
1. Tampilan login admin
Halaman login merupakan halaman pengecekan validasi pengguna. Rancangan antar muka untuk halaman login (admin) dapat dilihat pada gambar berikut.
Gambar 13. Tampilan Halaman Login
2. Tampilan dashboard admin
Dashboard khusus bagian back-end (administrator) dapat diakses oleh Admin apabila telah melewati validasi pada tahapan
login. Halaman ini merupakan main menu yang menyediakan pengolahan sub menu, yang terdiri dari master data (data admin, jam kerja, jabatan, pegawai ,dan data absensi), mengakses laporan absensi pegawai dan logout. Rancangan antar muka untuk dashboard (admin) dapat dilihat pada gambar berikut.
Gambar 14. Tampilan Dashboard Admin
3. Tampilan profil admin
Halaman profil admin berfungsi untuk mengelola data admin itu sendiri, halaman profil admin dapat mengisi dan mengubah data dari admin. Rancangan antar muka untuk halaman profil admin dapat dilihat pada gambar berikut.
Gambar 15. Tampilan Profil Admin
4. Tampilan jam kerja
Halaman waktu kerja berfungsi untuk menampilkan waktu kerja dan hal tersebut
dapat diubah oleh admin jika terjadi perubahan jam kerja. Rancangan antar muka untuk halaman jam kerja dapat dilihat pada gambar berikut.
Gambar 16. Tampilan Halaman Jam Kerja
5. Tampilan tambah jabatan
Halaman tambah data jabatan merupakan sub menu dari halaman data jabatan yang berfungsi untuk menambah data jabatan yang baru. Rancangan antar muka untuk halaman tambah data jabatan dapat dilihat pada gambar berikut.
Gambar 17. Tampilan Halaman Tambah Jabatan
6. Tampilan pegawai
Halaman data pegawai berfungsi untuk mengelola data pegawai. Halaman data pegawai berisikan fungsi tambah, ubah, dan hapus. Rancangan antar muka untuk halaman data pegawai dapat dilihat pada gambar berikut.
Gambar 18. Tampilan Halaman Pegawai
7. Tampilan absensi
Halaman data absensi berfungsi untuk mengelola data absensi. Halaman data absensi detail absen dan export laporan absensi. Rancangan antar muka untuk halaman data absensi dapat dilihat pada gambar berikut.
Gambar 19. Tampilan Halaman Absensi
B. Rancangan Prototype Level Akses Pegawai Pegawai merupakan pengguna dari rancangan sistem informasi absensi pegawai pada CU. Sumber Kasih TP Balai Berkuak.
Berikut rancangan antar muka untuk level pegawai dapat dilihat pada halaman berikut.
1. Tampilan login pegawai
Halaman login merupakan halaman pengecekan validasi pengguna. Pegawai harus mengisi username dan password agar dapat mengakses aplikasi absensi.
Rancangan antar muka untuk halaman login (pegawai) dapat dilihat pada gambar berikut.
Gambar 20. Tampilan Halaman Login Pegawai
2. Tampilan dashboard pegawai
Pegawai dapat mengakses dashboard apabila telah melewati validasi pada tahapan login. Halaman ini merupakan main menu yang menyediakan ubah profil dan absen serta logout. Rancangan antar muka untuk dashboard (pegawai) dapat dilihat pada gambar berikut.
Gambar 21. Tampilan Halaman Dashboard Pegawai
3. Tampilan profil pegawai
Halaman profil pegawai berfungsi dalam pengelolaan data pegawai itu sendiri, halaman profil pegawai dapat mengisi dan mengubah data dari pegawai. Rancangan
antar muka untuk halaman profil pegawai dapat dilihat pada gambar berikut.
Gambar 22. Tampilan Halaman Profil Pegawai
4. Tampilan absen pegawai
Halaman absen pegawai berfungsi untuk pegawai melakukan absen masuk dan absen pulang. Rancangan antar muka untuk halaman absen pegawai dapat dilihat pada gambar berikut.
Gambar 23. Tampilan Halaman Absen Pegawai
5. Tampilan absen masuk
Halaman absen masuk berguna untuk menampilkan waktu saat melakukan absen masuk dengan menekan tombol absen masuk. Rancangan antar muka untuk halaman absen pegawai masuk dapat dipantau pada gambar berikut.
Gambar 24. Tampilan Halaman Absen Masuk Pegawai
6. Tampilan absen pulang
Halaman absen pulang berfungsi untuk menampilkan waktu saat melakukan absen pulang dengan menekan tombol absen pulang. Rancangan antar muka untuk halaman absensi pegawai pulang dapat dilihat pada gambar berikut.
Gambar 25. Tampilan Halaman Absen Pulang
4. KESIMPULAN
Dari pembahasan sebelumnya, penulis menarik beberapa kesimpulan untuk perancangan sistem informasi presensi pegawai sebagai berikut:
1. Model prototype dipilih sebagai metode yang diterapkan agar dapat memudahkan pihak pengembang dalam merekomendasikan desain terutama tampilan kepada pihak pengguna.
2. Dengan dibangunnya sistem informasi presensi yang berbasis web dapat
memudahkan admin dalam mengolah laporan absensi bulanan.
3. Dengan menggunakan aplikasi yang dirancang yaitu berupa absensi yang berbasis web, para pengguna seperti pegawai dapat mengecilkan kemungkinan kehilangan dan kesalahan dalam melakukan proses absensi tersebut.
5. REFERENSI
[1] J. Simatupang and S. Sianturi,
“PERANCANGAN SISTEM
INFORMASI PEMESANAN TIKET
BUS PADA PO. HANDOYO
BERBASIS ONLINE,” J. Intra Tech, vol. 3, no. 2, pp. 11–25, 2019.
[2] V. M. M. Siregar, M. R. Tampubolon, E.
P. S. Parapat, E. I. Malau, and D. S.
Hutagalung, “Decision support system for selection technique using MOORA method,” IOP Conf. Ser. Mater. Sci.
Eng., vol. 1088, no. 1, p. 012022, Feb.
2021, doi: 10.1088/1757- 899X/1088/1/012022.
[3] J. Simatupang and E. S. Hendarti,
“Implementasi Sistem Informasi Job Portal Pada BPJS Ketenagakerjaan Berbasis Web,” J. Intra Tech, vol. 5, no.
2, pp. 48–59, 2021.
[4] S. Sirait et al., “Selection of the Best Administrative Staff Using Elimination Et Choix Traduisant La Realite (ELECTRE) Method,” J. Phys. Conf.
Ser., vol. 1933, no. 1, p. 012068, Jun.
2021, doi: 10.1088/1742- 6596/1933/1/012068.
[5] V. M. M. Siregar, S. Sonang, A. T.
Purba, H. Sugara, and N. F. Siagian,
“Implementation of TOPSIS Algorithm for Selection of Prominent Student Class,” J. Phys. Conf. Ser., vol. 1783, no.
1, p. 012038, Feb. 2021, doi:
10.1088/1742-6596/1783/1/012038.
[6] W. Purba, S. Tamba, and J. Saragih, “The effect of mining data k-means clustering toward students profile model drop out potential,” J. Phys. Conf. Ser., vol. 1007,
no. 1, p. 12049, 2018, [Online].
Available: http://stacks.iop.org/1742- 6596/1007/i=1/a=012049.
[7] V. Sihombing and G. J. Yanris,
“PENERAPAN APLIKASI DALAM MENGOLAH ASET DESA (STUDI KASUS: KEPENGHULUAN SRI KAYANGAN),” J. Mantik Penusa, vol.
4, no. 1, pp. 12–15, 2020.
[8] V. Sihombing, V. M. M. Siregar, W. S.
Tampubolon, M. Jannah, Risdalina, and A. Hakim, “Implementation of simple additive weighting algorithm in decision support system,” IOP Conf. Ser. Mater.
Sci. Eng., vol. 1088, no. 1, p. 012014, Feb. 2021, doi: 10.1088/1757- 899X/1088/1/012014.
[9] V. M. M. Siregar et al., “Implementation of ELECTRE Method for Decision Support System,” IOP Conf. Ser. Mater.
Sci. Eng., vol. 1088, no. 1, p. 012027, Feb. 2021, doi: 10.1088/1757- 899x/1088/1/012027.
[10] V. Sihombing et al., “Additive Ratio Assessment (ARAS) Method for Selecting English Course Branch Locations,” J. Phys. Conf. Ser., vol.
1933, no. 1, p. 012070, Jun. 2021, doi:
10.1088/1742-6596/1933/1/012070.
[11] Fricles Ariwisanto Sianturi, “Analisa metode teorema bayes dalam mendiagnosa keguguran pada ibu hamil berdasarkan jenis makanan,” Tek. Inf.
dan Komput., vol. 2, no. 1, pp. 87–92, 2019, [Online]. Available:
http://jurnal.murnisadar.ac.id/index.php/
Tekinkom/article/view/78.
[12] V. M. M. Siregar and N. F. Siagian,
“Sistem Informasi Front Office Untuk Peningkatan Pelayanan Pelanggan Dalam Reservasi Kamar Hotel,” J. Tek. Inf. dan Komput., vol. 4, no. 1, pp. 77–82, 2021, doi: 10.37600/tekinkom.v4i1.279.
[13] V. M. M. Siregar, E. Damanik, M. R.
Tampubolon, E. I. Malau, E. P. S.
Parapat, and D. S. Hutagalung, “Sistem Informasi Administrasi Pinjaman
(Kredit) Pada Credo Union Modifikasi (CUM) Berbasis Web,” J. Tekinkom, vol.
3, no. 2, pp. 62–69, 2020, doi:
10.37600/tekinkom.v3i2.193.
[14] V. M. M. Siregar, “Perancangan Website Sebagai Media Promosi Dan Penjualan Produk,” TAM (Technology Accept.
Model., vol. 9, no. 1, pp. 15–21, 2018.
[15] V. Sihombing, N. Siahaan, U.
Labuhanbatu, F. Hukum, and U.
Labuhanbatu, “RANCANG BANGUN SISTEM UJIAN ONLINE BERBASIS WEB DI SMK,” J. TEKINKOM, vol. 2, no. 2, pp. 151–155, 2019, doi:
10.37600/tekinkom.v2i2.112.
[16] J. Simatupang and S. Sianturi,
“Perancangan Sistem Informasi Pemesanan Tiket Bus Pada PO. Handoyo Berbasis Online,” J. Intra-Tech, vol. 3, no. 2, pp. 11–25, 2019.
[17] J. R. Sagala, “Sistem informasi pengolahan data absensi karyawan pada ptpn ii patumbak,” Sist. Inf., vol. 19, no.
1, p. 11, 2016.
[18] Suanda, “Sistem informasi absensi pegawai berbasis web pada kantor kelurahan sako palembang,” no. April, 2019.
[19] H. Sama et al., “STUDI KOMPARASI FRAMEWORK NIST DAN ISO 27001
SEBAGAI STANDAR AUDIT
DENGAN METODE DESKRIPTIF STUDI PUSTAKA,” vol. 6, no. 2, pp.
116–121, 2021.
[20] W. Nugraha and M. Syarif, “Penerapan Metode Prototype Dalam Perancangan Sistem Informasi Penghitungan Volume Dan Cost Penjualan Minuman Berbasis Website,” JUSIM (Jurnal Sist. Inf.
Musirawas), vol. 3, no. 2, pp. 94–101, 2018, doi: 10.32767/jusim.v3i2.331.
[21] R. A. Sukamto and M. Shalahuddin, Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek, Revisi.
Bandung: Informatika Bandung, 2019.
