5
BAB 2
KAJIAN PUSTAKA
2.1. Penelitian Terdahulu
Penelitian yang dilakukan oleh (Cholishoh dkk, 2021) tentang “Analisis Sistem Informasi Akuntansi dan Pengendalian Internal Pengeluaran Kas Pada PT. BI” menggunakan metode deskriptif kualitatif dengan data primer dan data sekunder, menemukan bahwa adanya ketidaktertiban pencatatan, penyimpanan sehingga menimbulkan pengeluaran kas yang tidak sesuai atas tagihan yaitu kelebihan atau kekurangan pada saat pembayaran dilakukan, tidak adanya internal control pada bagian akuntansi sehingga menimbulkan beberapa dokumen yang hilang dan tidak bisa dibayar sesuai dengan jadwal pembayaran.
Penelitian yang dilakukan oleh (Nurhayati dkk, 2019) tentang “Analisis Pencatatan Utang Dagang Pada PT. YOUNGHYUN STAR di Sukabumi”
menggunakan metode historis menemukan bahwa perusahaan belum memiliki flowchart tertulis untuk prosedur pencatatan utang dagang. Sehingga terjadi beberapa masalah dari perbedaan kuantitas, invoice tidak dilengkapi dengan PO, invoice yang hilang serta keterlambatan invoice.
Penelitian yang dilakukan oleh (Susriningsih dkk, 2017) tentang
“Analisis Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas Untuk Meningkatkan Pengendalian Intern PT. Kumala Wandira Surabaya” menggunakan metode deskriptif kualitatif menemukan bahwa belum adanya pemisahan fungsi antara penyimpanan kas dan akuntansi, belum adanya pemberian nomor urut tercetak pada dokumen pengeluaran kas sehingga sulitnya dalam proses pengarsipan dan proses pelacakan kembali.
Penelitian yang dilakukan oleh (Fitriyani, 2019) tentang “Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Pada CV. Citra Kencana Banjarmasin”
menggunakan metode deskriptif kualitatif menemukan bahwa perusahaan tidak menggunakan formulir atau dokumen yang memadai untuk penggunaan sistem pengeluaran kas, bukti pengeluaran kas hanya berbentuk nota dan prosedur yang digunakan dalam pengeluaran kas juga hanya dicatat pada buku kas saja, serta tidak digunakannya formulir atau dokumen yang membuktikan bahwa transaksi keuangan yang berhubungan dengan pengeluaran kas yang telah terjadi.
6
Penelitian yang dilakukan oleh (Ningroom dkk, 2017) tentang “Evaluasi Sistem Akuntansi Pembelian dan Pengeluaran Kas Untuk Mendukung Pengendalian Intern [Studi Pada PT. INKA (Persero) Madiun]” menggunakan metode deskriptif kualitatif, menemukan bahwa sistem otorisasi dan prosedur pencatatan pemeriksaan faktur kembali tidak dilakukan oleh bagian pembelian.
Terdapat formulir yang belum bernomor urut cetak yaitu cek, faktur dari pemasok belum tersimpan menurut tanggal jatuh tempo, serta dokumen dasar dan dokumen pendukung yang belum dicap “lunas” setelah pengeluaran dilakukan.
Berdasarkan hasil dari kelima penelitian terdahulu diatas dapat diambil kesimpulan bahwa terdapat perbedaan dan persamaan pada masing-masing penelitian. Permasalahan pertama yaitu ditemukan pada penelitian (Nurhayati dkk, 2019), (Cholishoh dkk, 2021), dan (Ningroom dkk, 2017) mengenai belum adanya prosedur maupun flowchart yang tercatat dalam perusahaan yang diteliti sehingga masih adanya kegiatan yang tidak sesuai dengan devisi yang berhubungan. Permasalahan yang kedua yaitu ditemukan pada penelitian (Susriningsih dkk, 2017) dan (Ningroom dkk, 2017) mengenai formulir yang belum memiliki nomor urut tercetak. Permasalahan yang ketiga yaitu ditemukan pada peneliti (Siswanti, 2019) dan (Suryaningtyas, 2020) berkaitan tentang sistem otorisasi. Pada peneliti (Siswanti, 2019) tidak adanya otorisasi dari pihak General Manager terhadap dokumen tagihan karena disebabkan oleh banyaknya dokumen yang terlalu menumpuk pada bagian purchasing dan tidak segera diberikan kepada bagian finance. Sedangkan pada (Suryaningtyas, 2020) kurangnya sistem otorisasi terhadap lembar kolom check list TUG sampai ke tangan PLN User yang diakibatkan jumlah pemeriksa terdiri dari beberapa orang sehingga apabila salah satu pemeriksa tidak dapat hadir untuk memeriksa dan menandatangani, maka harus menunggu semua pemeriksa menandatangani agar bisa dikirimkan kepada PLN User.
2.2. Tinjauan Pustaka
2.2.1 Sistem Informasi Akuntansi a. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Berdasarkan Mulyadi (2016, h.3) merupakan organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk
7
menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen untuk memudahkan pengelolaan perusahaan.
b. Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi
Dalam (Mulyadi, 2016), unsur-unsur dalam sistem akuntansi adalah sebagai berikut :
1. Formulir, merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam atau mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan.
2. Jurnal, merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya.
3. Buku Besar, terdiri dari akun-akun yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat kedalam jurnal, atau sebagai wadah untuk menggolongkan data keuangan dan sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan 4. Buku pembantu, terdiri dari akun-akun pembantu yang merinci
data keuangan yang tercantum dalam akun tertentu dalam buku besar
c. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Berdasarkan (Mulyadi, 2016), tujuan umum sistem akuntansi antara lain sebagai berikut :
1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru
2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya
3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan
4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi
8
c. Komponen Sistem Akuntansi
Romney & Steinbart (2015) menyatakan bahwa, terdapat enam komponen dari sistem informasi akuntansi, antara lain:
1. Orang yang menggunakan sistem;
2. Prosedur dan instruksi yang digunakan untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data;
3. Data mengenai organisasi dan aktivitas bisnisnya;
4. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah data;
5. Infrastruktur teknologi informasi, meliputi komputer, perangkat peripheral, dan perangkat jaringan komunikasi dalam sistem informasi akuntansi
6. Pengendalian internal dan pengukuran keamanan yang menyimpan data sistem informasi akuntansi
2.2.2 Sistem Informasi Akuntansi Utang a. Pengakuan/Pencatatan
Mulyadi (2016) menyatakan bahwa, prosedur pencatatan utang adalah prosedur sejak utang/kewajiban perusahaan timbul sampai dengan pencatatannya dalam perkiraan/rekening utang. Utang muncul karena adanya pembelian barang atau jasa secara kredit karena itu sistem akuntansi utang sangat terkait dengan prosedur pencatatan dan pelunasan utang.
Menurut Mulyadi (2016, h. 281-282), ada dua metode pencatatan utang, yaitu: account payable procedure dan voucher payable procedure.
➢ Account Payable Procedure
Catatan utang adalah berupa kartu utang yang diselenggarakan untuk tiap kreditur, yang memperlihatkan catatan mengenai nomor faktur dari pemasok, jumlah yang terutang, jumlah pembayaran dan saldo utang.
Berdasarkan Mulyadi (2016, h. 283-284) menyatakan terkait dengan dokumen, catatan akuntansi yang digunakan serta prosedur pencatatan dalam account payable procedure:
9
a. Dokumen yang digunakan dalam account payable procedure, sebagai berikut:
● Faktur dari pemasok
● Kwitansi tanda terima uang yang ditandatangani oleh pemasok atau tembusan pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim pemasok, yang keterangan untuk pembayaran tersebut dilakukan.
b. Catatan akuntansi yang digunakan dalam account payable procedure, antara lain:
● Kartu Utang, digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo utang kepada tiap kreditur.
● Jurnal pembelian, digunakan untuk mencatat transaksi pembelian.
● Jurnal pengeluaran kas, digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran utang dan pengeluaran kas yang lain.
c. Prosedur pada pencatatan utang dengan account payable procedure, sebagai berikut :
● Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar:
1. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian 2. Informasi dalam jurnal pembelian kemudian di posting
ke dalam kartu utang diselenggarakan untuk setiap kreditur.
● Pada saat jumlah dalam faktur dibayar:
1. Cek dalam jurnal pengeluaran kas
2. Informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang bersangkutan dengan pembayaran utang diposting kedalam kartu utang.
➢ Voucher Payable Procedure
Di dalam voucher payable procedure, tidak diberlakukan kartu utang, namun digunakan arsip voucher (bukti kas keluar) yang disimpan dalam arsip menurut abjad atau menurut tanggal jatuh temponya.
10
Di dalam Mulyadi (2016, h. 285-286) menyatakan terkait dengan dokumen, catatan akuntansi yang digunakan serta prosedur pencatatan dalam voucher payable procedure:
a. Dokumen yang digunakan dalam voucher payable procedures adalah:
1. Bukti kas keluar:
Formulir ini mempunyai tiga fungsi:
● Sebagai surat perintah kepada bagian kas untuk melakukan pengeluaran kas sesuai yang tercantum didalamnya.
● Sebagai pemberitahuan kepada kreditur mengenai tujuan pembayarannya (sebagai remittance advice).
● Sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan atau distribusi lain
b. Catatan akuntansi yang digunakan di dalam voucher payable procedures adalah sebagai berikut:
● Register bukti kas keluar (voucher register)
● Register cek (check register)
c. Prosedur pencatatan utang dengan voucher payable procedures dapat dibagi menjadi berikut:
● One-Time Voucher Procedures
One-time voucher procedures dibagi menjadi dua bagian, antara lain:
01. One-time voucher procedures dengan dasar tunai (cash basis)
Di dalam procedure ini, faktur yang diterima oleh fungsi akuntansi dari pemasok disimpan dalam arsip sementara menurut tanggal jatuh temponya.
02. One-time voucher procedures dengan dasar waktu (accrual basis)
Di dalam prosedur ini, pada saat faktur diterima oleh bagian utang dari pemasok langsung dibuatkan bukti kas keluar oleh bagian utang, yang kemudian atas
11
dasar dokumen ini dilakukan pencatatan transaksi pembelian dalam register bukti kas keluar (voucher register).
● Build-Up Voucher Procedures
Dalam prosedur ini, satu set voucher dapat digunakan untuk menampung lebih dari satu faktur pemasok. Dalam prosedur ini, arsip bukti kas keluar yang belum dibayar merupakan catatan utang yang diselenggarakan atas dasar waktu (accrual basis).
b. Pembayaran Hutang
Jika ditinjau dari teori yang ada, pembayaran hutang perusahaan melakukan dengan menggunakan cek atau di dalam teori yaitu berkaitan dengan pengeluaran kas dengan cek (Mulyadi, 2016, h. 425).
Penyelesaian kewajiban pada masa kini biasanya melibatkan pengorbanan sumber daya perusahaan yang memiliki manfaat masa depan demi memenuhi tuntutan pihak lain (Purnamasari, 2012).
Berdasarkan IAI (2004, h. 62), menyebutkan bahwa penyelesaian kewajiban yang ada sekarang, dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain:
• Pembayaran kas,
• Penyerahan aktiva lain,
• Pemberian jasa,
• Penggantian kewajiban tersebut dengan kewajiban lain, atau
• Konversi kewajiban menjadi ekuitas
Menurut Romney dan Steinbart (2003, h. 426), ada dua metode pembayaran utang yang digunakan perusahaan, antara lain:
1. Non Voucher System, merupakan mekanisme pembayaran utang di mana satu bukti kas keluar untuk mencatat satu pembayaran utang dagang kepada pemasok. Kelemahannya adalah perusahaan harus membuat banyak cek dan bukti kas keluar untuk setiap pembayaran.
2. Voucher System atau Disbursement Voucher, di mana satu bukti kas keluar digunakan untuk membayar beberapa tagihan dari satu pemasok yang sama. Keunggulan sistem ini adalah perusahaan
12
cukup membuat satu cek untuk membayar beberapa tagihan sekaligus, memudahkan pelacakan atas pembayaran (prenumbered system), dan proses validasi yang cepat.
➢ Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam pengeluaran kas dengan cek (Mulyadi, 2016, h. 426), antara lain:
1. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada Bagian Kasa sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.
Di samping itu, dokumen ini berfungsi sebagai surat pemberitahuan (remittance advice) dikirim kepada kreditur dan berfungsi pula sebagai dokumen sumber bagi pencatatan berkurangnya utang.
2. Permintaan Cek (Check Request)
Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar. Dalam transaksi pengeluaran kas yang tidak berupa pembayaran utang yang timbul dari transaksi pembelian, fungsi yang memerlukan kas menulis permintaan cek kepada fungsi akuntansi (bagian utang) untuk kepentingan pembuatan bukti kas keluar. Bukti kas keluar ini dibuat sebagai perintah kepada fungsi keuangan untuk membuat cek sebesar jumlah yang tercantum di dalam dokumen tersebut.
3. Cek
Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek. Ada dua pilihan dalam penggunaan cek untuk pembayaran, yaitu cek atas nama dan cek atas unjuk. Cek atas nama dibuat dengan cara mengisi nama orang atau perusahaan yang akan menerima pembayaran melalui cek. Sedangkan, cek atas unjuk merupakan cek yang bisa langsung dicairkan ke bank.
13
➢ Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam pengeluaran kas dengan cek (Mulyadi, 2016, h. 428), antara lain:
1. Jurnal Pengeluaran Kas (Cash Disbursement Journal)
Jurnal pengeluaran kas dalam pencatatan utang dengan account payable system, untuk mencatat transaksi pembelian digunakan jurnal pembelian dan untuk mencatat pengeluaran kas digunakan jurnal pengeluaran kas. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah faktur dari pemasok yang telah dicap “lunas” oleh fungsi kas.
2. Register Cek (Check Register)
Register cek dalam pencatatan utang dengan voucher payable system, transaksi untuk mencatat transaksi pembelian digunakan jurnal register bukti kas keluar dan register cek. Register bukti kas keluar digunakan untuk mencatat utang yang timbul, sedangkan register cek digunakan untuk cek-cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembayaran para kreditur perusahaan atau pihak lain.
➢ Fungsi Yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem pengeluaran kas dengan cek (Mulyadi, 2016:429) adalah sebagai berikut:
1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas
Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi (bagian utang). Permintaan cek ini harus mendapatkan persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan. Jika perusahaan menggunakan voucher payable system, bagian utang kemudian membuat bukti kas keluar untuk memungkinkan bagian kasa mengisi cek sejumlah permintaan yang diajukan oleh fungsi yang memerlukan pengeluaran kas.
2. Fungsi Kas
Fungsi kas dalam sistem akuntansi pengeluaran dengan cek bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi
14
atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur.
3. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek bertanggung jawab atas:
● Pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut beban dan persediaan
● Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek
● Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.
4. Fungsi Pemeriksaan Intern
Fungsi pemeriksaan intern dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek bertanggung jawab untuk membuat perhitungan kas (cash count) secara periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut akun kas. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo kas yang ada di tangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik.
2.2.3 Sistem Pengedalian Internal
Pengendalian internal dapat dikatakan bertujuan untuk melindungi perusahaan dari resiko-resiko yang tidak diinginkan (Permata Sari, 2012).
1. Pengertian
Pengendalian internal merupakan struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasi untuk menjaga aset organisasi, mengecek ketelitian serta keandalan data akuntansi, mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2016, h. 129).
15
a. Tujuan Sistem Pengendalian Internal
Mulyadi (2016) menyatakan bahwa, pengendalian internal memiliki tujuan, antara lain:
1. Menjaga aset organisasi
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi 3. Mendorong efisiensi, serta
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen c. Komponen Sistem Pengendalian Internal
Menurut Romney dan Steinbart (2005, h. 231), komponen pengendalian internal model COSO, antara lain:
1. Lingkungan pengendalian (control environment)
Lingkungan pengendalian mencerminkan suasana perusahaan yang mempengaruhi sikap dan tindakan para anggota akan pentingnya pengendalian serta menentukan arah perusahaan dan mempengaruhi kesadaran pengendalian pihak manajemen dan karyawan.
2. Penilaian resiko (risk assesment)
Penilaian risiko merupakan identifikasi entitas serta analisis terhadap risiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana resiko harus dikelola.
3. Aktivitas Pengendalian (control activities)
Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan serta prosedur yang membantu menjamin bahwa tindakan yang tepat telah diambil untuk mengatasi resiko perusahaan yang telah diidentifikasi.
4. Informasi dan komunikasi (Information and communication) Informasi dan komunikasi merupakan pengidentifikasian, pengungkapan, dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang dapat melaksanakan tanggung jawab mereka dalam organisasi untuk mendapat dan bertukar informasi yang dibutuhkan demi melaksanakan, mengelola, dan mengendalikan operasinya.
5. Pemantauan (monitoring)
Pemantauan merupakan proses yang memungkinkan kualitas desain pengendalian internal serta operasinya berjalan. Seluruh proses
16
harus diawasi, dan perubahan dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan. Metode untuk mengawasi kinerja dapat mencakup supervisi yang efektif, pelaporan yang bertanggung jawab dan audit internal.
2.1.5 Utang Kepada Pihak Ketiga
Pengertian, Pengakuan, Pengukuran, serta Penyajian dan Pengungkapan berdasarkan atas Sistem Akuntansi Pemerintahan Buletin Teknis Nomor 22 tentang Akuntansi Utang Berbasis Akrual Tahun 2015:
a. Pengertian
Utang kepada Pihak Ketiga merupakan kewajiban pemerintah yang timbul dari kontrak/perjanjian atas pengadaan barang dan jasa atau adanya dana pihak ketiga yang sampai dengan tanggal pelaporan belum dibayarkan. Pada akhir periode pelaporan, dimungkinkan adanya pengakuan kewajiban atas transaksi yang belum dilakukan pembayarannya (Standar Akuntansi Pemerintah, 2015).
Utang Kepada Pihak Ketiga termasuk ke dalam kategori pengklasifikasian kewajiban jangka pendek karena termasuk dalam kewajiban yang jatuh tempo dalam waktu 12 (dua belas) bulan setelah tanggal pelaporan (PSAP 09, bag. 11).
b. Pengakuan
Utang kepada pihak ketiga diakui pada saat terdapat klaim yang sah dari pihak ketiga, yang biasanya dinyatakan dalam bentuk surat penagihan (invoice) terkait penerimaan barang/jasa yang belum diselesaikan pembayarannya (Standar Akuntansi Pemerintah, 2015).
Di dalam transaksi pembelian jasa, utang diakui pada saat jasa/bagian jasa diserahkan sesuai perjanjian tetapi pada tanggal pelaporan belum dibayar. Dalam hal kontrak pembangunan fasilitas atau peralatan, utang diakui pada saat sebagian/seluruh fasilitas atau peralatan tersebut telah diselesaikan sebagaimana dituangkan dalam berita acara kemajuan pekerjaan/serah terima,
18
tetapi sampai dengan tanggal pelaporan belum dibayar (Standar Akuntansi Pemerintah, 2015).
c. Pengukuran
Utang kepada Pihak Ketiga dinilai sebesar kewajiban entitas atas barang/jasa yang belum dibayar sesuai dengan kontrak perjanjian (Standar Akuntansi Pemerintah, 2015). Dalam hal kesepakatan atau perjanjian menyebutkan syarat pembayaran (terms of payment), nilai utang kepada pihak ketiga ditentukan sebesar jumlah utang dengan atau tanpa memperhitungkan diskon tergantung pada kebijakan akuntansi pembayaran utang yang ditetapkan (Standar Akuntansi Pemerintah, 2015).
Dalam hal pihak ketiga/kontraktor membangun fasilitas atau peralatan sesuai dengan spesifikasi yang ada pada kontrak perjanjian dan sebagian/seluruh fasilitas atau peralatan tersebut telah diserahterimakan tetapi belum dibayar sampai dengan tanggal pelaporan, maka transaksi tersebut akan diakui sebagai utang kepada pihak ketiga sebesar jumlah yang belum dibayar (Standar Akuntansi Pemerintah, 2015).
d. Penyajian dan Pengungkapan
Utang kepada Pihak Ketiga pada umumnya merupakan utang jangka pendek yang harus segera dibayar setelah barang/jasa diterima. Oleh karena itu terhadap utang semacam ini disajikan di neraca dengan klasifikasi/pos kewajiban jangka pendek (Standar Akuntansi Pemerintah, 2015). Ilustrasi jurnal untuk mencatat Utang kepada Pihak Ketiga sebagai berikut:
Kode Akun Uraian Debet Kredit
xxxxx Persediaan/Aset Tetap/Beban …. Rp….
xxxxx Utang kepada Pihak Ketiga Rp...
Ket: Akun yang didebet tergantung pada jenis barang/jasa yang diterima
18 2.2.5 Vendor
Dalam menjalankan kegiatannya, PT. PLN (Persero) UP3 Balikpapan bekerja sama dengan beberapa pihak ketiga (Vendor). Pihak ketiga (Vendor) merupakan pihak luar perusahaan yang menyediakan barang atau jasa kepada PT. PLN yang ada di seluruh Indonesia. Tugas dari vendor itu sendiri adalah sebagai pihak yang memastikan tersedianya barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk kegiatan operasionalnya. Untuk mendapatkan vendor, PT. PLN (Persero) UP3 Balikpapan melakukan pemilihan vendor yang sesuai dengan kebutuhan kantor dengan menggunakan 3 metode dalam pemilihan, yaitu pelelangan terbuka, pelelangan terbatas, dan pengecualian dari kompetisi. Setelah dilakukan pelelangan, pihak pengadaan akan mentender untuk melihat kualitasnya. Pada saat ditemukan pemenang vendor PT. PLN (Persero) UP3 Balikpapan langsung melakukan kontrak kerja dengan pihak vendor sesuai dengan kesepakatan oleh kedua belah pihak.
Menurut Utojo (2019), perusahaan memiliki ketentuan untuk bertransaksi dengan vendor, yaitu:
1. Vendor telah berbadan hukum/usaha dan memiliki kelengkapan dan keabsahan dokumen illegal.
2. Vendor telah lulus Due Diligence, yang artinya adalah telah mendapatkan rekomendasi layak untuk bertransaksi dengan perusahaan.
3. Performa vendor: baik/baik sekali, berdasarkan hasil evaluasi vendor yang dilakukan secara berkala.
