A. Latar Belakang dan Permasalahan
Seiring berjalannya waktu, di era globalisasi pekembangan teknologi menjadi lebih maju dan modern. Pesatnya perkembangan teknologi informasi mengantarkan manusia kedalam dunia informasi yang mengalir tanpa batas. David Held dalam bukunya yang berjudul Global Transformations, berpendapat bahwa:
Globalization can usefully be conceived as a process (or set of processes) which embodies a transformation in the spatial organization of social relations and transactions, generating transcontinental or interregional flows and networks of activity, interaction and power.1
Globalisasi dapat diartikan sebagai suatu proses (atau serangkaian proses) yang mewujudkan transformasi dalam organisasi spasial yang berkenaan dengan hubungan sosial dan transaksi, yang menghasilkan perlintasan antar benua atau arus antar wilayah dan jaringan aktivitas, interaksi serta kekuasaan.
Dengan perkembangan tersebut, menjadikan teknologi informasi menjadi salah satu aspek yang relevan untuk dipelajari dan diimplementasikan. Teknologi memiliki peran penting yang digunakan sebagai fasilitator dalam menjalankan kegiatan-kegiatan manusia sehingga dapat mempermudah dan memaksimalkan hasil yang diperoleh. Teknologi informasi merupakan suatu istilah yang dapat dipakai terhadap berbagai macam hal dan kemampuan yang digunakan dalam
1David Held, et.al., Global Transformations diakses dari http://www.polity.co.uk/global/whatisglobalization.asp, pada tanggal 23 Januari 2016 pukul 19.00.
pembentukan, penyimpanan, dan penyebaran informasi.2 Sehingga dapat disimpulkan bahwa teknologi informasi merupakan alat yang digunakan untuk mengelola sebuah informasi yang berguna untuk dapat disebarluaskan.
Informasi merupakan sebuah kebutuhan yang sangat mendasar bagi organisasi pemerintah maupun organisasi non-pemerintah. Untuk itu, guna menjalankan tugas pokok dan fungsi dari organisasi atau instansi tersebut, mereka membutuhkan unit yang bertugas untuk mengelola administrasi dan informasi dari instansi tersebut. Informasi adalah data yang sudah diolah sesuai dengan kebutuhan pengambil keputusan.3 Oleh sebab itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting dalam mendukung pelaksanaan fungsi organisasi dalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi dari perkembangan zaman yang berubah cepat seiring dengan berjalannya waktu. Salah satu bentuk dan sumber informasi penting yang dapat menunjang kinerja, dalam hal ini yaitu kegiatan administrasi pada organisasi adalah arsip (record).
Arsip merupakan bukti bahwa organisasi telah melaksanakan sebuah kegiatan.
Arsip berguna sebagai pusat pengambilan keputusan, alat bukti yang kredible, alat pertanggungjawaban manajemen, alat transportasi birokrasi dan sebagai alat pengawas dalam berjalannya suatu organisasi atau instansi. Oleh sebab itu, arsip merupakan pusat ingatan yang terekam, dan sebagai media perekam sejarah. Jenis dan bentuk arsip yang beragam merupakan bentuk dari kegiatan yang berbeda.
Masing-masing instansi dan organisasi menghasilkan arsip yang sesuai dengan
2Nina Mayesti, Kajian Software, (Jakarta: Universitas Terbuka, 2011), hlm.
1.5.
3Agus Sugiarto, Manajemen Kearsipan Elektronik, (Yogyakarta: Gava Media, 2014), hlm. 17.
tugas pokok dan fungsinya masing-masing. Dalam undang-undang dijelaskan bahwa arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media. Lebih lanjut, berdasarkan bentuk dan media rekam yang digunakan sesuai dengan perkembangan teknologi ataupun zaman, arsip tidak hanya terdiri dari arsip tekstual tetapi juga arsip non-tekstual atau dapat disebut juga sebagai arsip bentuk khusus.
Khusus pada arsip konvensional berbentuk teks, pengelolaan mendetail lebih dibutuhkan sebab arsip tekstual merupakan arsip yang masih umum dihasilkan di Indonesia. Sehingga arus media kertas yang menumpuk dianggap cukup menyulitkan karena membutuhkan penyimpanan yang cukup besar. Hal ini mengakibatkan proses penemuan kembali arsip membutuhkan waktu yang tidak singkat.
Berdasar permasalahan di atas, dalam rangka mengatasi permasalahan tersebut muncul sebuah gagasan untuk membuat tata kearsipan otomatis sebagai sebuah sistem informasi. Arti dari tata kearsipan otomatis adalah suatu sistem kearsipan yang menggunakan sarana pengolahan data elektronik.4 Pengiriman, pemrosesan, penyimpanan, penemuan dan penyebaran arsip akan lebih efisien apabila dilakukan dengan menggunakan sistem yang dapat bekerja secara otomatis.
Di era globalisasi ini perkembangan teknologi sudah mengalami perkembangan yang sangat pesat. Pekerjaan yang semula hanya dapat dikerjakan secara manual oleh manusia, perlahan dapat digantikan dengan teknologi mutakhir yang mana dapat dikerjakan dengan mudah dan cepat dengan mempergunakan
4Sedarmayanti, Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern (Bandung: CV. Mandar Maju, 2015), hlm. 141.
mesin dan sistem otomatis. Pada jaman dahulu, manusia dapat berkomunikasi dengan menggunakan media surat sebagai alat komunikasi jarak jauh. Surat tersebut harus dikirimkan terlebih dahulu dengan jasa pengiriman dengan menyertakan alamat yang jelas agar dapat dikirimkan kepada penerima. Kelemahan dalam menggunakan media komunikasi surat ialah dapat terjadi kesalahan pengiriman surat, dan waktu yang kurang efektif. Kemudian seiring berjalannya waktu, ditemukan sarana komputer dan telephone cellular yang dapat dipergunakan sebagai media untuk berkomunikasi secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak dan waktu. Kelebihan dari media komunikasi tersebut adalah informasi dapat diterima secara tepat waktu dan tepat sasaran. Selain itu, alat tersebut mudah dipahami sehingga menjadi kebutuhan dasar bagi umat manusia. Teknologi informasi memiliki peran yang besar dalam kehidupan manusia, organisasi ataupun instansi.
Dapat dikatakan, pelayanan yang cepat dan praktis semakin menjadi kebutuhan pokok dari sebuah arus komunikasi dan administrasi. Hal itu menyebabkan munculnya ide-ide pembuatan mesin serba otomatis yang biasa disebut sebagai otomatisasi. Definisi dari otomasisasi adalah cara-cara pelaksanaan prosedur dan menyeluruh dan seefisien mungkin atas mesin-mesin, sehingga bahan-bahan dan sumber-sumber yang ada dapat pula di manfaatkan.5 Pemanfaatan teknologi informasi elektronik ini telah menjadi pilihan cara pengolahan arsip di beberapa instansi terkemuka, salah satunya adalah Arsip Universitas Gadjah Mada
5Ibid., hlm. 139.
yang menjadi bagian dari pengelola infromasi intern dalam Universitas Gadjah Mada.
Arsip Universitas Gadjah Mada, merupakan lembaga kearsipan tingkat universitas. Definisi Arsip Universitas menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 yaitu
Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi.6
Sebagai lembaga kearsipan tingkat universitas dan merupakan salah satu instansi pemerintah yang menggunakan Sistem Informasi Kearsipan sebagai sarana pemanfaatan teknologi informasi, Arsip Universitas Gadjah Mada wajib untuk mengelola arsip-arsip dinamis yang dimiliki. Peraturan yang menaungi hal tersebut yaitu, Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang- Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan menjelaskan bahwa:
Pengelolaan arsip dinamis wajib dilakukan oleh pencipta arsip yang meliputi:
a. Lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan BUMD;
b. Perusahaan dan perguruan tinggi swasta yang kegiatannya dibiayai dengan APBN, APBD, dan/atau bantuan luar negreri; dan
c. Pihak ketiga yang diberi pekerjaan berdasarkan perjanjian kerja dengan lembaga Negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN atau BUMD sebagai pemberi kerja.7
6Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1, ayat 17.
7Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Pasal 30.
Sebagai lembaga penyimpan informasi setingkat perguruan tinggi di mana keilmuan terus dikembangkan. Arsip Universitas Gadjah Mada memiliki trik dan strategi untuk mengelola arsip-arsipnya, oleh karena itu Arsip Universitas Gadjah Mada dipilih menjadi tempat praktik kerja lapangan. Kajian ini dibuat dalam rangka menjabarkan hasil praktik kerja lapangan untuk mengetahui dan mempelajari lebih lanjut pengelolaan arsip elektronik di Arsip Universitas Gadjah Mada.
Arsip Universitas Gadjah Mada menggunakan Sistem Informasi Kearsipan Inaktif (SIKI) sebagai sarana pemanfaatan teknologi informasi dalam mengelola arsip inaktifnya. Rumusan masalah yang akan diteliti adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana penerapan dan penggunaan SIKI di Arsip Universitas Gadjah Mada?
2. Apa saja sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam mendukung penerapan SIKI yang ada di Arsip Universitas Gadjah Mada?
3. Apa saja kelebihan, kelemahan serta kendala dalam penerapan sistem informasi kearsipan inaktif (SIKI) di Arsip Universitas Gadjah Mada?
B. Keaslian
Tema arsip elektronik telah dikaji oleh beberapa mahasiswa, diantaranya adalah Ana Iswati dengan judul “Penerapan Aplikasi Sistem Manajemen Arsip Plus (SIMARS PLUS) di Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi DKI Jakarta” yang
ditulis pada tahun 2014. Kajian Ana Iswati membahas mengenai penjelasan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Arsip Plus (SIMARS PLUS). Objek atau sasaran yang digunakan Aplikasi SIMARS PLUS yaitu semua arsip, baik itu arsip dinamis maupun arsip statis yang berada di Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi DKI Jakarta. Akan tetapi dalam proses pengembangannya, BPAD provinsi DKI Jakarta baru mampu mengelola arsip tekstual yaitu arsip vital seperti izin mendirikan bangunan, akte jual beli dan lain-lain. Selain itu, Ana Iswati juga menjelaskan proses digitalisasi atau alih media arsip, maupun tampilan Aplikasi SIMARS PLUS beserta sarana prasarana dalam penerapan aplikasi SIMARS PLUS serta kendala apa saja yang ditemukan selama proses penerapan aplikasi SIMARS PLUS.
Referensi karya kedua di bahas oleh Annisa Cahyaningrum dengan judul
“Penggunaan Sistem Informasi Monitoring dan Administrasi Surat CMAIL BPS di Bagian Pengadaan, Arsip, dan Ekspedisi Badan Statistik Republik Indonesia” yang
ditulis pada tahun 2014. Tugas akhir tersebut berisi penjelasan mengenai penggunaan Sistem Informasi Monitoring dan Administrasi Surat Cmail Badan Pusat Statistik yang di gunakan untuk monitoring surat dan memudahkan dalam sistem informasi administrasi surat di lingkungan Badan Pusat Statistik. Tugas akhir tersebut membahas mengenai proses penggunaan Sistem Informasi Monitoring dan Administrasi Surat Cmail Badan Pusat Statistik serta sarana dan
prasarana apa saja yang mendukung dalam penggunaan sistem Cmail. Kajian ini juga dilengkapi penjelasan mengenai kendala dan analisis dalam proses penggunaan system Cmail.
Relevansi antara kajian diatas dengan kajian ini terletak pada kesamaan pengaplikasian sebuah sistem yang berbentuk sistem informasi sebagai salah satu bahan penunjang kegiatan pengelolaan arsip di masing-masing tempat praktik kerja lapangan (PKL). Perbedaan beberapa kajian di atas dengan kajian ini terletak pada lokasi praktik kerja lapangan, dimana kedua kajian sebelumnya dilakukan pada lembaga penyimpan informasi milik pemerintah, sementara kajian ini dilakukan berdasar pada praktik kerja lapangan di instansi perguruan tinggi. Perbedaan lokasi ini mempengaruhi jenis system dan proses penyimpnan elektronik yang digunakan.
Selain itu, kendala yang ditampilkan juga akan menunjukkan perbedaan solusi dengan kajian terdahulu.
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai oleh penulis dengan diadakannya Praktik Kerja Lapagan (PKL) adalah sebagai berikut:
1. Mengetahui bagaimana langkah-langkah penerapan dan penggunaan SIKI di Arsip Universitas Gadjah Mada.
2. Mengetahui sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam mendukung penerapan SIKI yang ada di Arsip Universitas Gadjah Mada.
3. Mengetahui apa saja kendala dan kelemahan dalam penerapan SIKI di Arsip Universitas Gadjah Mada.
4. Melatih keterampilan sebelum memasuki dunia kerja.
5. Mengimplementasikan ilmu yang diperoleh dari perkuliahan terutama mata kuliah Manajemen Arsip Elektronik.
D. Sistematika Penulisan
Dalam penyusunan tugas akhir pelaksanaan tugas praktik kerja lapangan, untuk memudahkan penjelasan dan pemahaman dari pembuatan laporan yang berjudul Pemanfaatan Sistem Informasi Kearsipan Inaktif (SIKI) Di Arsip Universitas Gadjah Mada disusun menjadi empat bab. Masing-masing bab akan
menjelaskan permasalahan yang berbeda namun masih saling terkoneksi dengan satu kesatuan tema.
Bab pertama membahas tentang latar belakang dan permasalahan mengenai pentingnya pengolahan arsip statis guna meningkatkan akses terhadap informasi.
Pada bab ini terdapat penjelasan mengenai keaslian tugas akhir yang mana menjelaskan mengenai perbedaan laporan tugas akhir ini dengan laporan tugas akhir angkatan sebelumnya serta tujuan dan manfaat yang diperoleh dari pengalaman selama menjalankan praktek kerja lapangan.
Bab kedua menjelaskan mengenai tinjauan pustaka yang ditambahkan dengan menguraikan kata kunci sesuai dengan tema Pemanfaatan Sistem Informasi Kearsipan Inaktif berdasarkan referensi ataupun sumber pustaka digunakan.
Kemudian dalam bab ini dijelaskan pula mengenai metode-metode pengumpulan data yang diterapkan yaitu berupa observasi, wawancara dan studi pustaka.
Bab ketiga pada tugas akhir merupakan bab pembahasan yang mana mencakup tentang penjelasan profil instansi berupa sejarah instansi, struktur
organisasi serta tugas pokok dan fungsi instansi. Dijelaskan pula mengenai pengorganisasian kearsipan yang diterapkan di instansi, pengelolaan arsip inaktif di instansi berupa jenis, volume, kondisi dan sistem pengelolaan. Pada bab ini dibahas juga secara rinci tentang penerapan Sistem Informasi Kearsipan Inaktif di Arsip Universitas Gadjah Mada. Kemudian bab ini juga akan menjelaskan mengenai sarana prasarana apa saja yang dibutuhkan, serta faktor penghambat atau kendala yang dialami selama proses penerapan Sistem Informasi Kearsipan Inaktif.
Bab keempat merupakan bab penutup yang akan membahas kesimpulan dari seluruh tugas akhir serta saran kepada Arsip Universitas Gadjah Mada guna mendapatkan inovasi solusi dari kendala yang dialami selama proses penerapan Sistem Informasi Kearsipan Inaktif (SIKI).
