Ruang Meranti, Swiss Belresidence Hotel Kalibata
Senin, 14 Mei 2018
Sosialisasi dan Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Sumber Daya
Terintegrasi (SISTER) untuk Dosen
di lingkungan Kopertis Wil. III
oleh: Hendri Irawan, S.Kom., M.T.I.
Agenda
Sosialisasi SISTER Demo
Tanya Jawab
Surat Edaran Ditjen SDID
No.649/D1 2018 (23/02/2018)
Tentang Implementasi SISTER pada
Program PAK, Serdos dan BKD
Latar Belakang
Kebutuhan Data
Perencanaan Eksekusi Monev Data
Proses di Ditjen Sumber Daya Iptek dan Dikti PD
Dikti
Sistem Layanan
Detil data tidak tersuplai PD Dikti
Sistem layanan dibutuhkan untuk:
1. Suplai dan pemutakhiran detil data 2. Peningkatan layanan kementerian.
Permasalahan Proses Bisnis
• Dosen dihadapkan pada banyak alamat aplikasi
• Beban kerja berlebih untuk memasukkan data yang sama lebih dari sekali
• Ketidakjelasan pembagian tanggungjawab pengisian data antara dosen dan institusi
• Kelambatan di simpul-simpul proses verifikasi
• Perbedaan data antara aplikasi dengan Pangkalan Data Dikti
Permasalahan Teknis
• Database masing-masing aplikasi terpisah yang tidak dapat saling memanfaatkan
• Banyak intervensi manual pada proses sistem
• Rancangan terpusat yang memicu kebutuhan infrastruktur yang luar biasa di sisi server
• Adanya PT yang mempunyai sistem BKD &
PAK sendiri menginginkan transfer data secara langsung
Masalah dan tujuan SISTER
• Dosen memiliki informasi terkait Tridharma yang sering sekali tercecer
• Ditubuthkan aplikasi yang memudahkan pendokumentasian tridharma dan aktivitas dosen
• One-stop-service yang melayani seluruh
rangkaian portofolio, pemutakhiran data dosen, dan proses-proses terkait karir dosen
• Diisi oleh Dosen, Divalidasi oleh kepegawaian PT, Pimpinan PT, Kopertis, Kementerian
Kebutuhan Peluang Perbaikan
Reduksi beban kerja Penyatuan pengisian data, data yang sudah diisikan tidak diisikan lagi di sistem manapun
Aktivitas atau produk bersama beberapa dosen cukup diisikan sekali
Aktivitas pengajaran diekstrak dari PD Dikti, tidak perlu mengisi ataupun memilih
Peningkatan kualitas data Penataan ulang tanggungjawab pengisian data dan validasinya
Melibatkan dosen dalam memeriksa data dari institusinya dan sebaliknya
Validasi berlapis yang tetap terbuka meski proses assessment / penilaian sudah dinyatakan selesai
Peningkatan kualitas layanan
Penyatuan jalan masuk ke sistem
Penyatuan pengaturan hak akses ke sistem
Dashboard untuk memantau kinerja proses layanan
Sistem terdistribusi untuk mendapatkan respons lebih cepat
Rancangan Sister
Ruang Lingkup
Sistem Sumber Daya Terintegrasi
Portal Dosen Portal Tendik (Fungsional)
Portal Tendik (Administratif)
Portal Infrastruktur Portal Periset
& Perekayasa
Portal Sumber Daya Lain
Sistem Sumber Daya Terintegrasi
DB SDID
DB Lokal
Integrasi Eksisting
BKD
Serdos
PAK PD Dikti
Penelitian Pengajaran
Pengabdian Pendukung
Publikasi Pengajaran
Pengabdian Pendukung Riwayat Pangkat Riwayat Pendidikan
Pengabdian Pendukung
Sertifikasi
DB Lokal
DB Lokal
DB Lokal
Portofolio
Beasiswa &
Diklat
Pendekatan Portofolio
• Merupakan penyatuan pengisian data
• Data exchange portofolio diwadahi Pangkalan Data Dikti agar dapat dimanfaatkan lintas unit utama
• Dosen-dosen yang tergabung dalam satu aktivitas atau satu publikasi, tidak perlu mengisikan aktivitas / publikasi tersebut
masing-masing. Cukup salah satu orang saja
• Assessment / penilaian cukup dilakukan sekali, tidak perlu mengulangi untuk orang kedua, ketiga, dst.
Konsep Portal Dosen
Basis Portofolio
(Satu basis untuk semua keperluan)
Aplikasi
(dibangun di atas portofolio)
Data Pribadi
Satu portal untuk berbagai proses layanan
Profil Dosen
Data pribadi Pendidikan
Formal
Diklat Tes
Sertifikasi
Kepangkatan
Inpassing
Jabatan Struktural Jabatan
Fungsional Tugas Tambahan
Tunjangan Kesejahteraan Beasiswa
Profil Dosen
Aktivitas Tridharma
Pengajaran Bahan Ajar
Membimbing Dosen
Detasering Membimbing
Mahasiswa
Penelitian
Visiting Scientist Publikasi Pembicara Pengabdian
Kepanitiaan Penghargaan Menguji Mahasiswa
Anggota Org. Profesi Pengelola Jurnal
Aktivitas Tridhar
ma
Fungsi Sister Versi 1 (Portal Dosen)
Portofolio Penilaian Angka
Kredit
Sertifikasi Dosen
Beban Kerja Dosen Dashboard (Perencanaan dan Layanan)
Isian bagi dosen
Pangkalan Data Dikti
Layanan bagi dosen Layanan bagi
Kementerian, Kopertis dan PT
Sister Versi 1
Arsitektur Data
SDT db
Litabmas db
Akreditasi db
Kelembagaan db Pusdatin
PD Dikti Feeder
dapo dik
Feeder
PD Dikti
Feeder
PD Dikti
Model integrasi
yang belum pernah berhasil
Data Referensi
Data Transaksi Data Pokok
PD Dikti sebagai backbone
Bus data pendidikan
Pelaporan
& Statistik
Data mart
& web svc
Informasi publik
Antar instansi / Antar kementerian
Fitur Penting Sistem SDT
Terintegrasi Penggunaan data bersama melalui PD Dikti Satu pintu untuk proses PAK, Serdos dan BKD
Penilaian / assessment lintas perguruan tinggi
Terdistribusi Membagi beban kerja server agar responsif Validasi Menggalang partisipasi para pemangku
kepentingan untuk peningkatan kualitas data
Pengamanan Data Otentik
Mencegah intervensi data dari luar aplikasi
Front end PT/Kopertis
Arsitektur Sistem
PD Dikti
Back end SDT (Ditjen)
Front end PT/Kopertis
Front end PT/Kopertis
o o o
Sinkronisasi
Sinkronisasi Sinkronisasi
Struktur basisdata simetris
Data Portofolio
Data Portofolio
Data Portofolio
Data Proses Bisnis
Data Proses
Bisnis instalasi terdistribusi
untuk membagi beban
Aliran Data
Pangkalan Data Dikti
Feeder PD Dikti
SDT
Front end Litabmas Forlap Layanan NIDN,
NUPN, NIDK
Pengajaran
Dosen PT
Prodi
Penelitian,
Pengabdian pada Masyarakat Pendukung
SDT Back end Asesor, Penilai
Manajemen Akses Pengguna, Hak akses
Pemetaan Sumber Daya
PAK, Serdos BKD
Konfigurasi Sister
PD Dikti
Server Basisdata Sister
Server Aplikasi Sister
Server Sister di PT “C”
Server Sister di PT “B”
Internet
Server Sister di PT “A”
Kemristekdikti
Perguruan Tinggi
Manfaat
Dosen
Kepastian
Kemudahan
Transparansi
PT
Data terorganisir
Tidak perlu membangun aplikasi sendiri
Lebih bisa dikelola
Ditjen SDID
Data untuk perencanaan
terpenuhi Kapasitas manajemen
meningkat Pemetaan kompetensi SDM
lebih tajam Tersedia indikator mutu yang lebih akurat
Pusdatin
Tersedia data berbasis aktivitas lengkap
Kualitas data PD Dikti meningkat
Pemutakhiran data sumber daya terjamin
OPERASIONALISASI PORTAL DOSEN
Strategi Implementasi Untuk Proses Layanan
PAK
Serdos
BKD
Paralel run,
Separasi berdasar tanggal ajuan
Cut over,
Separasi berdasar kesiapan PT
Cut over,
Separasi berdasar kesiapan PT
t
AA dan Lektor di-enforce untuk cut-off (bukan paralel run)
PENGEMBANGAN SELANJUTNYA
Operasionalisasi PAK
• Operasional secara Paralel dengan sistem lama sampai seluruh ajuan bisa masuk
melalui aplikasi SISTER.
• Untuk PT yang sudah mengikuti sosialisasi bisa di enforce segera
menggunakan aplikasi SISTER untuk ajuan PAK nya.
• Pendampingan tim sampai aplikasi bisa
berjaan dengan baik dan sesuai.
Operasionalisasi SERDOS
• Data sumber D1 berasal dari PDDIKTI
• Mekanisme usulan D1 menjadi data D3- D5 serta perubahan data dosen eligible bisa melalui aplikasi SISTER.
• Cut-off aplikasi lama, sepenuhnya berjalan melalui SISTER.
• Pendampingan tim sampai aplikasi bisa berjaan dengan baik dan sesuai.
• Sosialisasi lebih lanjut secara bersama
Operasionalisasi BKD
• Aplikasi BKD terintegrasi SISTER dalam proses pengembangan tim.
• Tim pengembang aplikasi akan
berkonsultasi dengan Tim BKD Ditjen SDID
• Target Maret 2018 sudah mulai di ujicoba.
Demo SISTER
Implementasi di Univ. Budi Luhur http://sister.budiluhur.ac.id/
2. Jika belum memiliki username/pasword registrasi telebih dahulu
Klik Daftar di sini 1. Masukkan URL
alamat aplikasi sister pada perguruan tinggi
Registrasi NIDN dan Email
Masukkan NIDN dan Email.
Email diharapkan berdomain lembaga Kemudian klik Register
Jika registrasi berhasil
Sistem akan secara
otomatis mengirimkan link (tautan)
Lakukan aktivasi dengan cara mengklik link (tautan) yang ada
pada email
Aktifkan akun dengan mengisi password
Masukkan password dan konfirmasi password (sama)
Kemudian klik Aktifkan
Akun anda siap untuk digunakan
Buka lama sistem sister pada masing-masing PT
Masukkan email dan password sesuai registrasi awal
Lalu klik Login
Halaman awal setelah login
(Dashboard)
Modul didalam Sister
Modul didalam Sister (lanjut.)
• Dosen dapat melakukan penambahan
aktivitas/kegiatan penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan aktivitas
pendukung melalui laman portofolio dosen
• Sedangkan seluruh kegiatan pengajaran diisi melalui feeder PD-Dikti
• Data portofolio dosen yang sudah valid
kemudian disinkronisasi dengan data PD-
Dikti
• Sebagian data profil dan aktivitas dosen sudah terdapat di PD-Dikti
• Keberadaan SISTER, data profil dan aktivitas tridarma dosen dapat dilihat, diperiksa, dan diajukan perubahan/
penambahannya langsung oleh dosen yang bersangkutan melalui laman
portofolio dosen
• Apabila terdapat kesalahan pada data-data yang
terdapat dalam portofolio, dosen dapat mengusulkan Perubahan Data Dosen (PDD) melalui SISTER.
• Usulan tersebut kemudian divalidasi terlebih dahulu oleh Bagian Kepegawaian Perguruan Tinggi.
• Untuk dosen PTS, data yang terlah divalidasi oleh
Bagian Kepegawaian PT akan divalidasi kembali oleh Kopertis untuk kemudian diusulkan ke Kementerian.
• Sedangkan usulan perubahan data dosen PTN yang telah divalidasi oleh Bagian Kepegawaian PT dapat langsung diusulkan ke Kementerian. Data-data yang telah divalidasi oleh Kementerian akan
mengupdate/memutakhirkan data di PD-Dikti
Data Pribadi
Rigid data
• Data-data yang harus divalidasi oleh Kementerian melalui Ditjen.
SDID agar dapat memutakhirkan data di PD-Dikti
Open data
• Dapat langsung memutakhirkan data di PD-Dikti apabila sudah divalidasi oleh PTN/Kopertis (tanpa validasi Kementerian)
Apabila di kemudian hari ternyata dijumpai ketidaksesuaian dengan kenyataan, PTN/Kopertis dapat menerima sanksi
Rigid vs Open
data
Secara Umum
Memilih menu data yang
akan dimukhtahirkan Memeriksa data
Mengajukan Perubahan Data
Mengajukan Penambahan Data
Mengajukan Penghapusan Data
Mengunggah dokumen pendukung
Memantau status ajuan Melihat status ajuan
Profil – Data Pribadi
Klik tombol untuk Ajukan Perubahan1. Pilih Menu Data kemudian Klik
2. Periksa Data
3b. Tambah Data 3a. Ubah/Hapus
Isi semua data sesuai dengan kondisi
Isi semua data (lanjut.)
Upload Dokumen
Upload dokumen pendukung, keterangan dan pilih jenisnya.
Jika ada, dapat diberikan tautannya (link url) Tambahkan dokumen lain
multiple document
Kolaborasi Dosen dan Mahasiswa
Tambahkan Data Dosen.
Cukup dientry sekali, jika sudah disetujui maka akan muncul di laman sister
dosen kolaboratornya.
Baik PT sendiri atau dosen PT Lain Masukkan jika melibatkan mahasiswa
Jika sudah disimpan, data entrian
dapat dilihat di menu utama data
Kesimpulan
• Update data dosen (profil dan portofolio) dikembalikan kepada kesadaran masing- masing Dosen
• Dibutuhkan bagian kepegawaian PT (SDM) khusus sebagai validator data yang dientri Dosen. Dibutuhkan kepastian waktu.
• Dibutuhkan penunjukan khusus orang/tim teknis sister yang konsern terhadap update aplikasi, dan mengatasi permasalah yang
mungkin akan muncul
