TAKLIMAT eperolehan MODUL PEMENUHAN

(1)

TAKLIMAT ePEROLEHAN

MODUL PEMENUHAN

(2)

2

Butiran pemenuhan di Modul Pengurusan Kontrak telah dilengkapkan bagi mana-mana perolehan yang mempunyai kontrak Proses pemilihan pembekal selesai

dimuktamadkan di Modul Pembelian Terus

Boleh dimulakan selepas mana-mana perkara berikut selesai dilaksanakan :

Membolehkan Agensi melaksanakan pesanan dengan mengeluarkan Permintaan Pembelian/Kontrak (PR/ CR), Pesanan Kerajaan (PO/ CO) dan Nota Penerimaan

Bekalan/Perkhidmatan (FRN) serta membuat proses bayaran melalui pengeluaran Arahan Bayaran (Padanan Pembayaran(PA)) kepada JANM

Membolehkan pembekal mengesahkan Pesanan Kerajaan dan mengeluarkan Pesanan Penghantaran serta Invois/ Invois Cukai

(3)

Prinsip Perolehan Kerajaan

• Agensi dikehendaki memastikan semua urusan berkaitan perolehan Kerajaan dilaksanakan berdasarkan amalan tadbir urus baik (good governance practices) dengan mematuhi prinsip-prinsip perolehan Kerajaan seperti berikut:

1. Akauntabiliti Awam - Urusan perolehan yang diamanahkan hendaklah dilaksanakan secara bertanggungjawab dengan mengikut dasar dan peraturan yang ditetapkan.

2. Diuruskan Secara Telus - Semua dasar, peraturan dan proses perolehan yang dilaksanakan hendaklah jelas, diketahui dan difahami umum serta mengikut dasar dan peraturan yang ditetapkan.

3. Nilai Faedah Yang Terbaik - Pengurusan perolehan hendaklah memberi pulangan yang terbaik bagi setiap ringgit yang dibelanjakan.

(4)

4 Penyediaan Permintaan

Pembelian/ Kontrak

• Penyediaan dan penyerahan Permintaan Pembelian / Permintaan Kontrak Kelulusan Permintaan Pembelian/Kontrak • Semakan tanggungan peruntukan/baris caj

Pengesahan Pesanan Kerajaan

• Pengesahan Pesanan Kerajaan oleh pembekal dalam

tempoh 14 hari (tidak melibatkan kontrak)

Pemenuhan Bekalan/ Perkhidmatan & Pengeluaran

Pesanan Penghantaran

• Pembekal melaksanakan pembekalan/perkhidmatan

mengikut terma Pesanan Kerajaan

Pengesahan Nota Penerimaan Bekalan/ Perkhidmatan (FRN) • Penerima Barang/ Perkhidmatan

perlu membuat penilaian prestasi pembekal semasa

proses pengesahan pesanan penghantaran • Pegawai Pengesah Mengesahkan FRN Pengeluaran Arahan Memberhentikan Bekalan/Perkhidmatan (jika perlu) • Menamatkan penghantaran ke atas baki bekalan/ perkhidmatan yang tidak dapat

dibekalkan/laksana

Penyerahan Invois/ Invois Cukai

• Dijana selepas Pegawai Pengesah meluluskan Nota

Penerimaan Bekalan/ Perkhidmatan

Pengeluaran Nota Kredit/Debit (jika perlu)

• Dijana berdasarkan perbezaan nilai baris caj bekalan/perkhidmatan di Invois/Invois Cukai dengan nilai tanggungan baris caj di

Pesanan Kerajaan

Padanan Bayaran

• Arahan Bayaran dihantar ke JANM oleh Pegawai Padanan

Bayaran

• Rujuk Garis Panduan Pelaksanaan Potongan Ke Atas Bayaran Melalui Kontrak

(5)

Penyediaan Permintaan Kontrak/ Pembelian

• Mengeluarkan dokumen Permintaan Pembelian/ Kontrak (PR/CR) untuk diserahkan kepada Pelulus

• Dokumen Permintaan Pembelian/ Kontrak akan dikeluarkan selepas proses berikut dilaksanakan oleh Agensi:

i. Nota Minta diluluskan; atau

ii. Maklumat Pemenuhan Kontrak diluluskan.

• Mengemas kini perincian Permintaan Pembelian/ Kontrak sebelum dihantar kepada Pelulus Pemenuhan

• Peranan ini boleh dilantik di peringkat Kementerian, Kumpulan PTJ atau PTJ

(6)

6

Mencipta Permintaan Kontrak (CR)

1. Kaedah Carian Katalog

Aplikasi Saya > Pembelian Terus > Carian Katalog 2. Kaedah Senarai Kontrak

Aplikasi Saya > Pemenuhan > Senarai Kontrak

Mencipta Permintaan Pembelian (PR)

Nota Minta (DP) :

Senarai Tugasan > Pilih Nota Minta (Menunggu Penciptaan Permintaan Pembelian)

(7)

1. Kaedah Carian Katalog

Aplikasi Saya > Pembelian Terus > Carian Katalog

(8)

8

2. Kaedah Senarai Kontrak

Aplikasi Saya > Pemenuhan > Senarai Kontrak

(9)

Mencipta Permintaan Pembelian (PR)

1. Permintaan Pembelian

Nota Minta (DP) : Senarai Tugasan > Pilih Nota Minta (Menunggu Penciptaan Permintaan Pembelian)

(10)

10

Paparan Maklumat Permintaan Kontrak : Menu Maklumat Umum

(11)

Masukkan Perihal Permintaan Kontrak

Klik ikon untuk menukar Tarikh Mula Penghantaran **

(jika perlu)

Klik pada kotak mengesahkan maklumat yang dikemukakan

(12)

12

Penyediaan Permintaan Kontrak/ Pembelian

Menu Item dan Alamat Penghantaran

1. Alamat penghantaran boleh dipilih lebih daripada satu.

2. Item boleh dtetapkan secara spesifik untuk setiap alamat penghantaran yang berbeza.

3. Paparan item adalah sama untuk setiap alamat penghantaran dan dibezakan dengan Kuantiti Pesanan.

4. Item tidak boleh dipadam pada sesuati alamat penghantaran sekiranya tidak diperlukan kerana ianya akan memadamkan item dari alamat penghantaran yang lain.

5. Jika tiada keperluan penghantaran item kepada sesuatu alamat penghantaran, sila isikan “ 0 ” sebagai Kuantiti Pesanan di dalam alamat penghantaran tersebut.

(13)

Klik pada baris Alamat Penghantaran untuk memasukkan kuantiti pesanan item Rujuk Nota untuk maklumat lanjut

Kuantiti pesanan dimasukkan 1. Klik untuk tambah alamat penghantaran. 2. Semak Pegawai Penerima sebelum

(14)

14 1. Bekalan “Kertas A4”

2. Perkhidmatan “Kawalan Keselamatan” 3. Perkhidmatan “Makanan Bermasak” 4. Perkhidmatan “Pembersihan Pejabat”

(15)

(16)

16 Tanda pada kotak untuk

menetapkan kod dipertanggung

Mengisi Maklumat Kod Dipertanggung

(17)

Penyediaan Permintaan Pembelian/Kontrak

Pengesahan Nota Penerimaan Bekalan/ Perkhidmatan (FRN)

• Penerima Barang/ Perkhidmatan perlu membuat

penilaian prestasi pembekal semasa proses pengesahan pesanan penghantaran • Pegawai Pengesah Mengesahkan FRN Pengeluaran Arahan Memberhentikan Bekalan/Perkhidmatan (jika perlu) • Menamatkan penghantaran ke atas baki bekalan/ perkhidmatan yang tidak dapat

dibekalkan/laksana

(18)

18

Kelulusan Permintaan Kontrak/ Pembelian

• Meluluskan Permintaan Pembelian/Kontrak;

• Meluluskan Nota Debit (sekiranya terdapat tambahan amaun di Invois berbanding Pesanan Kerajaan)

• Mengeluarkan atau meluluskan Arahan untuk Memberhentikan Bekalan/Perkhidmatan.

• Mengeluarkan CoGSTR (sekiranya terdapat Arahan untuk Memberhentikan Bekalan/Perkhidmatan)

• Membuat penyelenggaraan ke atas dokumen-dokumen di bawah tanggungjawabnya

• Dilantik di peringkat Kementerian, Kumpulan PTJ atau PTJ oleh Pegawai Pengawal dengan penurunan kuasa dan had nilai kelulusan

• Boleh memegang peranan sebagai Pegawai Pengesah dan Pegawai Padanan Bayaran

(19)

Meluluskan Permintaan Kontrak/ Pembelian

1. Pelulus

Senarai Tugasan > Pilih Permintaan Kontrak/ Pembelian (Menunggu Kelulusan)

Kelulusan Permintaan Kontrak/ Pembelian

Tindakan Pelulus

1. Semak Maklumat Permintaan

2. Semak Maklumat Item dan Alamat Penghantaran 3. Semak Penetapan Kod Dipertanggung

(20)

20

Semakan Pelulus Pemenuhan

Semakan maklumat pada semua menu

(21)

Semakan Pelulus Pemenuhan

Masukkan Nombor PIN Token untuk teruskan

(22)

22

dibekalkan/laksana

Pesanan Kerajaan

Padanan Bayaran

Bayaran

(23)

Pengesahan Pesanan Kerajaan (PO/ CO)

• Mengesahkan Pesanan Kerajaan yang dikeluarkan oleh Agensi ke atas Pembekal tersebut;

• Membuat serta melaksanakan bekalan/ perkhidmatan dan menjana dokumen Pesanan Penghantaran;

• Menjana Invois/ Invois Cukai setelah bekalan/ perkhidmatan disahkan oleh Agensi • Mengeluarkan Arahan untuk Memberhentikan Bekalan/ Perkhidmatan

• Pengesahan Pembekal dalam masa 14 hari (Tidak melibatkan Kontrak). • (Kalau tak sahkan, macamana??? )

(24)

24

Mengesahkan Pesanan Kerajaan

1. Pembekal

Senarai Tugasan > Pilih Pesanan Kerajaan (Menunggu Pengesahan Pembekal)

Pengesahan Pesanan Kerajaan (PO/ CO)

Tindakan Pembekal

2. Memilih Pemfaktoran (Jika Berkenaan)

3. Semak Maklumat Pesanan dan Penghantaran 4. Mengesahkan Pesanan

(25)

Pemfaktoran Pesanan Kerajaan (PO)

(Menu : Maklumat Umum)

(26)

26 Pembekal menyemak ringkasan

pesanan dan sahkan

(27)

dibekalkan/laksana

(28)

28

Penyediaan Pesanan Penghantaran

1. Pembekal

Aplikasi Saya > Pemenuhan > Senarai Menunggu Penghantaran > Pilih Pesanan Kerajaan ( Menunggu Pemenuhan)

Pemenuhan Bekalan/ Perkhidmatan &

Pengeluaran Pesanan Penghantaran

Tindakan Pembekal

1. Semak maklumat pesanan

2. Mengisi maklumat penghantaran 3. Menyerah penghantaran

(29)

Penyediaan Pesanan Penghantaran

1. Pesanan Penghantaran

(30)

30 Maklumat Nombor Pesanan

Penghantaran Pembekal

Kemaskini:

Produk : Kuantiti Penghantaran sahaja

Perkhidmatan : Kuantiti dan Amaun Penghantaran

(31)

dibekalkan/laksana

(32)

32

Penjanaan Nota Penerimaan Bekalan/

Perkhidmatan (FRN)

• Penerima Barang/ Perkhidmatan bertanggungjawab untuk mengesahkan bekalan/ perkhidmatan dan Pesanan Penghantaran yang dihantar/ dilaksanakan oleh Pembekal

• Menjana Nota Penerimaan Bekalan/ Perkhidmatan dan seterusnya menyerahkan kepada Pegawai Pengesah untuk kelulusan.

• Peranan ini boleh dilantik di peringkat Kementerian, Kumpulan PTJ atau PTJ. • Pegawai Penerima juga boleh memegang peranan sebagai Peminta.

• Jika tidak puas hati (rosak, tidak sempurna dll) dengan bekalan/ perkhidmatan yang diberikan, macamana???

(33)

Menjana Nota Penerimaan Bekalan/ Perkhidmatan

1. Penerima Barang/ Perkhidmatan

Senarai Tugasan > Pilih Pesanan Penghantaran (Menunggu Pengesahan)

Tindakan Penerima Barang/ Perkhidmatan

2. Memilih Pegawai Pengesah

3. Mengemaskini/ mengesahkan maklumat penerimaan 4. Memasukkan catatan penolakan (Jika Berkaitan)

Penjanaan Nota Penerimaan Bekalan/

Perkhidmatan (FRN)

(34)

34 Masukkan Kuantiti

Pesanan (Produk) **Masukkan Kuantiti & Amaun

(Perkhidmatan)

Catatan dimasukkan sekiranya terdapat penolakan sahaja.

(35)

Penjanaan Nota Penerimaan Bekalan/

Perkhidmatan (FRN)

(36)

36

Pengesahan Nota Penerimaan Bekalan/

Perkhidmatan (FRN)

• Pegawai Pengesah bertanggungjawab untuk meluluskan penerimaan barang/ perkhidmatan dan Nota Penerimaan Bekalan/ Perkhidmatan yang telah dibuat oleh Penerima Barang/ Perkhidmatan.

• Peranan ini boleh dilantik di peringkat Kementerian, Kumpulan PTJ atau PTJ. • Pegawai Pengesah juga boleh memegang peranan sebagai Pelulus dan

Pegawai Padanan Bayaran.

Peranan Pegawai Pengesah

(37)

Mengesah Nota Penerimaan Bekalan/ Perkhidmatan

1. Pegawai Pengesah

Senarai Tugasan > Pilih Nota Penerimaan Bekalan/ Perkhidmatan (Menunggu Kelulusan)

Tindakan Pegawai Pengesah

2. Mengemaskini/ mengesahkan maklumat penerimaan 3. Memasukkan Catatan Penolakan (Jika Berkaitan) 4. Mengesahkan penilaian pembekal

Pengesahan Nota Penerimaan Bekalan/

Perkhidmatan (FRN)

(38)

38

dibekalkan/laksana

Pesanan Kerajaan

Padanan Bayaran

Bayaran

(39)

Arahan Untuk Memberhentikan Bekalan/Perkhidmatan

1. Pembekal / Pelulus Pemenuhan

Aplikasi Saya > Pemenuhan > Penyelenggaraan Pemenuhan > Carian Dokumen

Tindakan Pembekal / Pelulus Pemenuhan

1. Semak maklumat permintaan

2. Memasukkan justifikasi pemberhentian perkhidmatan/ bekalan 3. Semak ringkasan penghantaran

Arahan Untuk Memberhentikan

Bekalan/ Perkhidmatan

(40)

40

Arahan Untuk Memberhentikan

Bekalan/ Perkhidmatan

• Pemberhentian Bekalan/ Perkhidmatan (Penghantaran Separa) ini boleh dilakukan sekiranya terdapat sebarang masalah pembekalan dan sebagainya. • Berlaku apabila pembekalan separa telah dibuat.

Tujuan

• Pembekal > Pelulus Pemenuhan > Selesai • Pelulus Pemenuhan > Selesai

(41)

Arahan Untuk Memberhentikan

Bekalan/ Perkhidmatan

(42)

42 Pilih Justifikasi dan masukkan

Keterangan

Arahan Untuk Memberhentikan

Bekalan/ Perkhidmatan

(43)

Arahan Untuk Memberhentikan

Bekalan/ Perkhidmatan

(44)

44

dibekalkan/laksana

Pesanan Kerajaan

Padanan Bayaran

Bayaran

(45)

Penyerahan Invois/ Invois Bercukai

1. Pembekal

Senarai Tugasan > Pilih Pesanan Kerajaan (Menunggu Invois)

Tindakan Pembekal

1. Semak maklumat permintaan 2. Semak maklumat akaun bank

3. Masukkan nombor invois pembekal 4. Mengesahkan maklumat benar

(46)

46

Penyediaan Invois/ Invois Bercukai

Senarai Tugasan > Pilih Pesanan Kerajaan (Menunggu Invois)

Pastikan Maklumat Bank Akaun adalah betul

Boleh ubah tak akaun bank???

Masukkan Nombor Invois Pembekal

(47)

dibekalkan/laksana

(48)

48

Tujuan

1. Nilai Nota Kredit/ Nota Debit adalah dijana berdasarkan perbezaan nilai baris caj bekalan/ perkhidmatan di Invois/ Invois Cukai berbanding nilai tanggungan baris caj tersebut di Pesanan Kerajaan.

2. Paparan Nota Kredit/ Debit boleh disemak semasa proses Padanan Bayaran

Pengeluaran Nota Kredit/ Debit

(49)

Pengeluaran Nota Kredit

Senario Pengeluaran Nota Kredit

1. Nota Kredit akan dijana secara automatik oleh sistem sekiranya amaun Invois kurang daripada amaun Pesanan Kerajaan.

Pembekal

(Invois)

Padanan

Bayaran

(50)

50

Pengeluaran Nota Debit

Senario Pengeluaran Nota Debit

1. Nota Debit akan dijana secara automatik oleh sistem sekiranya amaun Invois melebihi amaun Pesanan Kerajaan.

2. Nota Debit perlu diluluskan terlebih dahulu sebelum dihantar ke Pegawai Padanan Bayaran.

3. Nota Debit yang diluluskan akan dihantar ke 1GFMAS untuk proses semakan bajet tambahan. Pembekal (Invois) Pelulus Pemenuhan (Kelulusan Nota Debit) 1GFMAS Padanan Bayaran

(51)

Pastikan amaun pelarasan adalah betul

(52)

52

dibekalkan/laksana

Pesanan Kerajaan

Padanan Bayaran

Bayaran

(53)

Padanan Bayaran

• Pegawai Padanan Bayaran bertanggungjawab untuk membuat padanan bayaran ke atas dokumen Pesanan Kerajaan, Nota Penerimaan Bekalan/ Perkhidmatan dan Invois/ Invois Cukai dan seterusnya menghantar Arahan Bayaran ke Sistem JANM.

• Peranan ini boleh dilantik di peringkat Kementerian, Kumpulan PTJ atau PTJ. • Pegawai Padanan Bayaran juga boleh memegang peranan sebagai Pelulus

dan Pegawai Pengesah.

(54)

54

Padanan Bayaran

1. Pegawai Padanan Bayaran

Senarai Tugasan > Pilih Pesanan Kerajaan (Menunggu Padanan Bayaran)

Tindakan Pegawai Padanan Bayaran

1. Semak maklumat umum

2. Masukkan perihal pembayaran

3. Semak maklumat ringkasan kod dipertanggung

4. Masukkan potongan bayaran (CO sahaja dan Jika berkenaan) 5. Semak ringkasan pembayaran

(55)

(56)

56 Semak maklumat Kuantiti dan Amaun, kod dipertanggung

Padanan Bayaran

Sila Semak !!!

(57)

(58)

58

Semakan maklumat ringkasan bayaran

(59)

Audit

1. Navigasi

Aplikasi Saya > Audit > Carian Pemenuhan 2. Butiran Diari Pengesanan

(60)

60

(61)

Peranan Diari Pengesanan yang boleh dijana Peminta i. Pesanan Kerajaan

ii. Permintaan Pembelian iii. Pesanan Penghantaran

iv. Nota Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan v. Invois

vi. Nota Debit vii. Nota Kredit

viii. Arahan Untuk Memberhentikan Bekalan/Perkhidmatan ix. Padanan Pembayaran

Pelulus Pemenuhan i. Pesanan Kerajaan ii. Permintaan Pembelian iii. Pesanan Penghantaran

iv. Nota Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan v. Invois

vi. Nota Debit vii. Nota Kredit

(62)

62

Peranan Diari Pengesanan yang boleh dijana Penerima

Barang/Perkhidmatan

i. Pesanan Kerajaan ii. Pesanan Penghantaran

iii. Nota Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan

iv. Arahan Untuk Memberhentikan Bekalan/Perkhidmatan

Pegawai Pengesah i. Pesanan Kerajaan ii. Pesanan Penghantaran

iii. Nota Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan

iv. Arahan Untuk Memberhentikan Bekalan/Perkhidmatan

Pegawai Padanan Bayaran i. Pesanan Kerajaan ii. Padanan Pembayaran

Pembekal i. Pesanan Kerajaan ii. Pesanan Penghantaran

iii. Nota Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan iv. Invois

v. Nota Debit vi. Nota Kredit

vii. Arahan Untuk Memberhentikan Bekalan/Perkhidmatan

Paparan Audit

(63)

Senarai Penyelenggaraan Pemenuhan

Batal keseluruhan

1. Pembatalan Pesanan Kerajaan

Batal dokumen sahaja

1. Kemaskini Pesanan Penghantaran

2. Pembatalan Pesanan Penghantaran

Penyelenggaraan Pemenuhan

Tujuan

(64)

64

Penyelenggaraan Pemenuhan

Sampel Kes (perlu pembatalan)

(65)

1. Pembatalan Pesanan Kerajaan

1. Pelulus Pemenuhan

Aplikasi Saya > Pemenuhan > Penyelenggaraan Pemenuhan > Carian Dokumen Jenis Dokumen : Pesanan Kerajaan

(66)

66

(67)

2. Kemaskini Pesanan Penghantaran

1. Pembekal

Aplikasi Saya > Pemenuhan > Penyelenggaraan Pemenuhan > Carian Dokumen Jenis Dokumen : Pesanan Penghantaran

2. Aliran Proses

Pembekal > Pelulus Pemenuhan 3. Skop pengemaskinian

(68)

68

(69)

3. Pembatalan Pesanan Penghantaran

1. Pembekal

Aplikasi Saya > Pemenuhan > Penyelenggaraan Pemenuhan > Carian Dokumen Jenis Dokumen : Pesanan Penghantaran

2. Aliran Proses

(70)

70

(71)

4. Pembatalan Nota Penerimaan

Bekalan/ Perkhidmatan

1. Pelulus Pemenuhan

Aplikasi Saya > Pemenuhan > Penyelenggaraan Pemenuhan > Carian Dokumen Jenis Dokumen : Nota Penerimaan Bekalan/ Perkhidmatan

2. Aliran Proses

(72)

72

4. Pembatalan Nota Penerimaan

Bekalan/ Perkhidmatan

(73)

5. Kemaskini Invois

1. Pembekal

Aplikasi Saya > Pemenuhan > Penyelenggaraan Pemenuhan > Carian Dokumen Jenis Dokumen : Invois

2. Aliran Proses

Pembekal > Pelulus Pemenuhan 3. Skop pengemaskinian

 No. Akaun Bank  No. Invois

(74)

74

(75)

6. Pembatalan Invois

1. Pembekal

Aplikasi Saya > Pemenuhan > Penyelenggaraan Pemenuhan > Carian Dokumen Jenis Dokumen : Invois

2. Aliran Proses

(76)

76

(77)

Paparan Ralat

Klik pada tanda seru ”!” untuk melihat butiran ralat

(78)

78

(79)

(80)

80

Pembekal Mengisi Pesanan Penghantaran

Aplikasi Saya > Pemenuhan > Senarai Menunggu Penghantaran

Klik pada pautan tajuk untuk meneruskan tindakan

(81)

Pembatalan Dokumen

Dokumen dibatalkan oleh pencipta/ pelulus dokumen

Senarai Penyelenggaraan Pemenuhan

1. Pesanan Kerajaan – Pelulus Pemenuhan 2. Pesanan Penghantaran – Pembekal

3. Nota Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan – Pegawai Pengesah

4. Pembatalan Invois - Pembekal

(82)

82

(83)

Bantuan

Bantuan Pelanggan 24 Jam Kerajaan Tel : +603 7985 7888 Faks: +603 7787 1001 Email : [email protected] Pembekal Tel : +603 7985 7777

Unit Bantuan Pendaftaran Syarikat Pembekal / Kerajaan

Tel : +603 8882 3166, +603 8882 4341 Faks: : +603 8882 4337

(84)

(85)