3.1 SEJARAH SINGKAT ORGANISASI
Masjid Al-Abrar berada di JL. Danau Tondano, Pejompongan, Jakarta Pusat.
Setelah sebelumnya banyak terjadi pergantian pengurus, akhirnya terbentuk kepengurusan masjid Al-Abrar yang baru, yang dibentuk sejak tanggal 1 Oktober 2003.
Pembentukan kepengurusan baru ini dilakukan karena tuntutan zaman yang semakin berkembang, para pengurus terdiri dari orang-orang yang diharapkan dapat memajukan masjid bukan hanya sebagai tempat ibadah saja tetapi dapat juga dimanfaatkan untuk kegiatan-kegiatan sosial kemasyarakatan lainnya, mengingat masjid merupakan asset yang perlu dirawat dan dimanfaatkan oleh masyarakat semaksimal mungkin dengan konsep swadaya.
Kepengurusan baru ini mempengaruhi proses kerja yang ada di Masjid Al- Abrar, sebelumnya semua kegiatan dapat dikelola secara sederhana tetapi sekarang tidak lagi mengingat semakin banyak tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan.
Sebagai contoh dalam hal zakat, infak dan shadaqah, masyarakat mempertanyakan dana yang masuk dipergunakan untuk apa dan berapa pengeluarannya, jadi pengurus sekarang mencoba menerapkan sistem kepengurusan baru yang dapat dipertanggung jawabkan pada masyarakat. Sistem pengelolaan ZIS yang ada selama ini masih menggunakan sistem manual yang memungkinkan terjadinya banyak kesalahan dalam pencatatan, sehingga sering terjadi ketidakcocokkan antara laporan pemasukan dengan pengeluaran ZISnya.
Selain itu juga karena setiap tahun jumlah penerimaan zakat, infak, sadaqah pada masjid tersebut semakin meningkat dari tahun ke tahun, maka diperlukan sistem
24
baru yang dapat menunjang keakuratan data pada sistem pengelolaan zakat infak dan sadaqah pada masjid tersebut.
Pengelolaan zakat, infak dan sadaqah selama ini dikelola oleh panitia tersendiri diluar kepengurusan inti yaitu ada sebagian anggotanya dari pengurus dan sebagian lagi dari anggota RISMA (Remaja Islam Masjid Al-Abrar) dimana dibentuk pada saat bulan Ramadhan yaitu panitia zakat, infak dan sadaqah. Panitia ini (petugas penerimaan ZIS) bertugas selama 1 (satu) tahun dan berakhir pada bulan Ramadhan tahun berikutnya.
3.2 PROSES YANG SEDANG BERJALAN
Pada kegiatan pengelolaan ZIS (Zakat, Infak dan Sadaqah) urutan proses- proses yang dijalankan adalah sebagai berikut:
1. Donatur datang ke masjid untuk melakukan pembayaran zakat.
2. Donatur memberikan zakat dan diterima di Bagian Penerimaan. Bagian Penerimaan mengeluarkan form pembayaran 3 rangkap. Rangkap pertama untuk Donatur, rangkap kedua untuk Bagian Penerimaan, rangkap ketiga untuk Bagian Administrasi.
3. Kemudian Donatur melakukan ijab kabul dengan petugas ZIS sebagai perjanjian atas pembayaran zakat.
4. Setelah ijab kabul selesai. Maka Bagian Administrasi mengeluarkan tanda penyerahan 3 rangkap. Rangkap pertama untuk Donatur, rangkap kedua untuk Bagian Administrasi, rangkap ketiga untuk Bagian Keuangan.
5. Bagian Keuangan mengeluarkan kuitansi pembayaran 4 rangkap. 2 rangkap untuk muzaki dan selebihnya untuk Bagian Keuangan.
6. Bagian Keuangan membuat laporan berdasarkan arsip yang ada dan kemudian diserahkan kepada pimpinan.
3.3 FLOW OF DOCUMENT (FOD) YANG SEDANG BERJALAN
DONATUR BAGIAN PENERIMAAN
ZIS MASJID BAGIAN ADMINISTRASI
BAGIAN KEUANGAN
PIMPINAN
Tanda Penerimaan
Tanda Penerimaan Terisi
Tanda Penerimaan stl Zakat
Form Pembayaran
Isi Data Donatu
r
Zakat
Isi Form Pemba yaran
Buat Kuita nsi
Tanda Penerimaan Terisi
Form Pembayaran Tanda
Penerimaan stl Zakat Tanda
Penerimaa
n Terisi Kuitansi
Form Pembayara n
Kuitansi
Buat Laporan
Laporan Laporan
Tabel 3.3 FOD yang sedang berjalan
3.4 KENDALA YANG DIHADAPI
Sistem Informasi Pengelolaan ZIS (Zakat, Infak dan Sadaqah) pada Masjid Al-Abrar masih diproses secara manual jika dilihat dari perkembangan ilmu pengetahuan dan pesatnya kemajuan informasi saat ini, maka kendala yang dihadapi adalah :
1. Setiap ingin melakukan suatu pengolahan data biasanya digunakan waktu yang lama dan menyebabkan keakuratan data kurang terjamin.
2. Terdapat ketidakseimbangan laporan mengenai total penerimaan yang ada dengan pendapatan (jumlah nominal) yang diperoleh.
3. Data-data donatur dan laporan yang didapat dari para penyalur sering tidak teratur sehingga agak sedikit menghambat proses penyaluran dan proses pembuatan laporan.
3.5 PEMECAHAN MASALAH
Untuk mengatasi kendala yang dihadapi ZIS MASJID AL-ABRAR maka diusulkan suatu pemecahan masalah sebagai berikut :
1. Tugas Bagian Penerimaan dialihkan ke Bagian Administrasi.
2. Pada Bagian Administrasi, tanda penyerahan dihapuskan karena kurang diperlukan.
3. Kuitansi Pembayaran dikurangkan menjadi 2 rangkap.
3.6 TUJUAN SISTEM YANG DIUSULKAN
Sistem yang sedang berjalan pada ZIS MASJID AL ABRAR sudah cukup baik.
Tetapi guna mengatasi kendala yang ada maka diusulkan suatu sistem pendataan yang baru. Tujuannya adalah selain untuk mengatasi masalah yang ada, juga untuk
mempercepat dan mengefisien waktu dalam hal pendataan zakat.
3.7 SISTEM YANG DIUSULKAN
Brdasarkan sistem yang telah ada, maka penulis mengajukan sebuah sistem yang baru sebagai berikut :
1. Donatur yang menyerahkan zakat diterima di Bagian Penerimaan.
2. Isi data Donatur kemudian diinput melalui komputer.
3. Bagian Administrasi mengeluarkan Form Pembayaran 3 rangkap. Rangkap
pertama diberikan kepada Donatur. Rangkap kedua diarsip di Bagian Administrasi.
Rangkap ketiga diberikan kepada panitia ZIS.
4. Setelah melakukan ijab kabul, Maka Form Pembayaran rangkap ketiga diberikan ke Bagian Administrasi. Input data Donatur kemudian Bagian Administrasi mengeluarkan Kuitansi 2 rangkap.
5. Kuitansi rangkap pertama diserahkan kepeda Donatur.
6. Kuitansi rangkap kedua diserahkan ke Bagian Keuangan.
7. Bagian Keuangan membuat laporan zakat yang kemudian diserahkan pada pimpinan.
3.8 PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN 3.8.1 FLOW OF DOCUMENT (FOD)
3.8.2 DATA FLOW DIAGRAM
DONATUR BAGIAN
ADMINISTRASI
ZIS MASJID BAGIAN KEUANGAN
PIMPINAN
Tanda Penerimaan
Tanda Penerimaan terisi Input Data Donatur
Buat Laporan Tanda
Penerimaan terisi
Kuitansi Laporan
Zakat
Tanda Penerimaan terisi
Tanda Penerimaan Stl Zakat
Hitung Zakat &
Buat kuitansi
Kuitansi Tanda Penerimaan stl Zakat Kuitansi
Tanda Penerimaan
Stl Zakat Laporan
Tabel 3.8.1 FOD yang diusulkan
1. DIAGRAM KONTEKS
DATA DONATUR LAPORAN
KUITANSI
2. DIAGRAM NOL
DATA DONATUR DATA DONATUR DONATUR NID
DATA DONATUR
KUITANSI DATA ZAKAT
NO ZAKAT ZAKAT
DATA ZAKAT & DATA DONATUR DATA ZAKAT
DATA ZAKAT,INFAK,SADAQAH
Lap ZAKAT,INFAK,SADAQAH DONATUR
Sistem Pengelolaan
Zakat Masjid Al-Abrar
PIMPINAN
1 Input Data Donatur DONATUR
2 Pembuata n Laporan
KUITANS I
3 Pembuata n Laporan
PIMPINAN
Gambar 3.8.2.1 Diagram Konteks
Gambar 3.8.2.2 Diagram Nol
DAT A DON ATU R
3.8.3 ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM
3.8.4 NORMALISASI
DONATUR TRANSAKSI ZAKAT
NID*
NAMA ALAMAT
NOTELP KODEPOS KOTA
NO_ZKT*
JEN_ZKT JUM ZKT KET NO_KUITANSI*
NID NO_ZAT
JUMLAH ORANG TGL_BAYAR
TGL_FAKTUR ZAKAT TGL_KUITANSI
Gambar 3.8.3 Entity Relationship Diagram
1 NF 2 NF
*NID *NID
NAMA NAMA
ALAMAT ALAMAT
KOTA KOTA
KODE POS KODE POS
NO TELP NO TELP
*NO ZAKAT *NO ZAKAT
JENIS ZAKAT JENIS ZAKAT
JUMLAH ZAKAT JUMLAH ZAKAT
HARGA ZAKAT HARGA ZAKAT
KETERANGAN KETERANGAN
3 NF
*NID
*NO ZAKAT
*NO ZAKAT HARGA ZAKAT
JENIS ZAKAT NO KUITANSI JUMLAH ZAKAT JUMLAH
KETERANGAN TGL BAYAR
TGL KUITANSI
3.9 Struktur Data Base
Untuk menggambarkan simpanan data yang ada di dalam sistem, maka penulis membuat suatu rancangan file yang berisi tentang field-field, type data, dan keterangan data yang terdapat dalam sistem. Adapun rancangan file yang dimaksud adalah sebagai berikut :
a. Nama File : ZAKAT
Isi : Data Zakat
Primary Key : No Zkt
b. Nama File : DONATUR
Isi : Data Donatur
Primary Key : NID (Nomor Induk Donatur)
No Nama Field Jenis Lebar Keterangan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
NID Nama Almt Kota KodePos No Telp
Numerik Character Character Character Numerik Numerik
7 20 40 12 5 10
Nomor Induk Donatur Nama Donatur
Alamat Donatur Kota
Kode Pos Nomor Telepon
No Nama Field Jenis Lebar Keterangan
1.
2.
3.
4.
NO_ZKT JEN_ZKT JUM ZKT KET
Numerik Character
Numerik Character
8 20
6 12
Nomor Zakat Jenis Zakat Jumlah Zakat Keterangan
Tabel 3.9a Zakat
Tabel 3.9b Donatur
c. Nama File : TRANSAKSI
Isi : Data Pengelolaan Zakat, Infak dan Sadaqah Primary Key : No Kuitansi
No Nama Field Jenis Lebar Keterangan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
No Kuitansi NID
No_ZKT Jum jiwa Tgl Byr Hrg ZKT Tgl Kuitansi
Text Text Text Numerik Numerik Numerik Numerik
5 5 5 2 6 6 6
No Kuitansi
Nomor Induk Zakat Nomor Zakat Jumlah Jiwa Tanggal Bayar Harga Zakat Tanggal Kuitansi Tabel 3.9c Transaksi
