Objektif Amalan 5S 2

(1)

(2)

(3)



………

(4)

1

Polisi Amalan 5S

(5)

2

Objektif Amalan 5S

(6)

3

Slogan & Logo 5S

(7)

4

Rasional Logo 5S

(8)

5

(9)

6

(10)

Carta Organisasi

INSTITUT BIOSAINS

(11)

MELESTARIKAN BUDAYA BERSIH ¹

INSTITUT BIOSAINS

Jawatankuasa Induk Pelaksanaan Amalan 5S

(12)

MELESTARIKAN BUDAYA BERSIH ²

INSTITUT BIOSAINS

Jawatankuasa Laman 5S

(13)

MELESTARIKAN BUDAYA BERSIH ³

INSTITUT BIOSAINS

Jawatankuasa Latihan 5S

(14)

MELESTARIKAN BUDAYA BERSIH ⁴

INSTITUT BIOSAINS

Jawatankuasa Promosi 5S

(15)

MELESTARIKAN BUDAYA BERSIH ⁵

INSTITUT BIOSAINS

Jawatankuasa Audit Dalaman 5S

(16)

MELESTARIKAN BUDAYA BERSIH ⁶

INSTITUT BIOSAINS

Jawatankuasa Teknikal & Infrastruktur

(17)

(18)

(19)





(20)





(21)



(22)

(23)

(24)

Pengenalan Amalan Persekitaran Berkualiti

INSTITUT BIOSAINS

(25)

1

(26)

2

(27)

Aplikasi dan Teknik 5S

INSTITUT BIOSAINS

(28)

1

(29)

2

(30)

3

KUANTITATIF KUALITATIF

(31)

4

(32)

5

KUANTITATIF KUALITATIF

(33)

6

(34)

Pelaksanaan Amalan 5S

INSTITUT BIOSAINS

(35)

I N S TI T U T B I O S A I N S

MELESTARIKAN BUDAYA KERJA BERSIH 1

I

Amalan 5S dapat dilaksanakan secara tersusun melalui pewujudan pendekatan pengurusan yang mantap merangkumi perkara-perkara berikut:

1. Menubuhkan Jawatankuasa Induk Pelaksana Amalan 5S dengan terma rujukan yang jelas.

2. Menentukan pelan tindakan bagi pelaksanaan Amalan 5S.

3. Mewujudkan sektor/zon kerja 5S.

4. Mengadakan program-program latihan berkaitan Amalan 5S.

5. Memantau keberkesanan pelaksanaan Amalan 5S secara berterusan.

6. Mengkaji semula dan menentukan langkah-langkah penambahbaikan secara berterusan.

Tahap pelaksanaan Amalan 5S perlu dilaporkan secara berkala kepada pengurusan atasan IBS melalui mekanisma yang sedia ada.

(36)

I

1. OBJEKTIF

Objektif adalah untuk memberi panduan terhadap langkah-langkah Amalan 5S (Sisih, Susun, Sapu, Seragam, dan Sentiasa Amal) yang dapat membantu warga IBS untuk pelaksanaan Amalan 5S dengan lebih mudah dan berkesan dan meningkatkan penyertaan semua peringkat warga jabatan di samping bagi mewujudkan budaya penambahbaikan berterusan serta semangat kerja berkumpulan ke arah mencapai prestasi dan budaya kerja yang cemerlang.

2. STRUKTUR PELAKSANAAN AMALAN 5S

 Tanggungjawab Jawatankuasa Pelaksana Amalan 5S hendaklah menyeluruh dan setiap ahli Jawatankuasa dan ahli hendaklah menjalankan peranan masing-masing.

 Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana Amalan 5S bertanggungjawab untuk memastikan pelaksanaan Amalan 5S dijalankan sebaiknya.

 Peranan Jawatankuasa Induk Pelaksana dan Jawatankusa diperingkat Zon perlu dijelaskan bagi melancarkan pelaksanaan tugas dan tanggungjawab ahli jawatankuasa.

(37)

I

1. Tujuannya adalah untuk mewujudkan kawasan yang dipertanggungjawabkan kepada kumpulan serta memudahkan pelaksanaan Amalan 5S.

2. Pengerusi Jawatankuasa Induk Amalan 5S dengan kerjasama penyelaras dan fasilitator akan menentukan zon yang bersesuaian.

3. Pembahagian zon hendaklah dijelaskan melalui pewujudan pelan lokasi zon bagi memudahkan rujukan.

4. Antara faktor yang perlu diambil kira dalam pembahagian zon:

 Susun atur keseluruhan kawasan dan pembahagian kepada zon-zon kecil (sub zon) hendaklah bersesuaian mengikut fungsi dan saiz organisasi (dicadangkan jumlah sub zon tidak terlalu banyak bagi tujuan penyelarasan dan pemantauan yang lebih sistematik).

5. Menentukan kumpulan untuk setiap sub zon dan bilangan keahlian kumpulan setiap sub zon.

6. Mewujudkan laman 5S dengan mempamerkan struktur kumpulan dan kawasan zon masing-masing dengan mengambil kira hala tuju amalan 5S di IBS yang berimejkan korporat.

7. Zon di laboratorI/unit haruslah berdasarkan aras/tingkat atau yang mana bersesuaian dan mewujudkan sudut mini 5S masing-masing.

(38)

I

1. Tujuan latihan Amalan 5S adalah untuk mendalami pengetahuan berkaitan Amalan 5S di samping untuk membudayakan Amalan 5S kepada warga IBS. Ianya hendaklah diadakan secara menyeluruh kepada semua peringkat staf.

2. Di antara latihan/program yang perlu diikuti bagi meningkatkan kefahaman:

 Program Kesedaran Amalan 5S.

 Kaedah Amalan dan Pelaksanaan Amalan 5S.

 Audit Dalaman

 Rekod disimpan secara sistematik

I

1. Pelancaran dan perasmian Amalan 5S boleh diadakan sebagai tanda mula di samping untuk menyampaikan hasrat dan sokongan pengurusan bagi melaksanakan Amalan 5S dalam laboratori/unit.

2. Pihak pengurusan perlu terlibat secara langsung serta memberi komitmen dan sokongan padu kepada pelaksanaan Amalan 5S melalui penetapan sasaran yang ingin dicapai, dasar dan objektif Amalan 5S dan juga menentukan matlamat setiap langkah pelaksanaan.

3. Antara perkara yang perlu diberikan penekanan semasa pelancaran Amalan 5S adalah seperti berikut:

 Dasar Amalan 5S.

 Zon-zon 5S

 Objektif Amalan 5S.

 Pelan tindakan pelaksanaan Amalan 5S.

 Buku Panduan Pelaksanaan Amalan 5S.

(39)

I

1. Diberikan mengikut kesesuaian, lawatan sambal belajar, surat penghargaan dan sebagainya.

2. Rekod disimpan secara sistematik.

I

1. Jawatankuasa promosi perlu mengenalpasti aktiviti promosi bagi meningkatkan kesedaran dalam kalangan warga IBS.

2. Kaedah penyaluran penyampaian :

 Secara fizikal dengan menggunakan ruang pejabat (seperti dinding/papan kenyataan).

 Secara maya.

 Perhimpunan mingguan dan sebagainya.

(40)

Pelaksanaan Audit Dalam

INSTITUT BIOSAINS

(41)

I

Audit Dalaman Amalan 5S perlu dilaksanakan di IBS sebagai penilaian kendiri pelaksanaan Amalan 5S. Audit Dalaman ini perlu dijadualkan secara berkala untuk memastikan setiap zon IBS membuat penambahbaikan secara berterusan.

I

I Langkah 1: Membentuk Pasukan Audit

Jawatankuasa Pelaksanaan Amalan 5S perlu mengenalpasti, melatih dan melantik juruaudit untuk melaksanakan aktiviti audit dalaman Amalan 5S IBS. Pelaksana ini juga perlu :

 Menyediakan kriteria Audit Dalaman Amalan 5S

 Menentukan kekerapan aktiviti Audit Dalaman Amalan 5S

I Langkah 2: Latihan Audit Amalan 5S

Pasukan audit dalaman Amalan 5S hendaklah diberi latihan untuk memastikan urusan audit dalaman Amalan 5S dapat dijalankan dengan cekap dan berkesan.

I Langkah 3: Mengaudit Prestasi Amalan 5S

Pasukan audit dalaman akan menjalankan audit dalam seperti yang telah dijadualkan oleh Jawatankuasa Pelaksana

(42)

I Langkah 4: Mengumumkan Penemuan Audit

1. Pengerusi Jawatankuasa Audit Dalaman 5S hendaklah melaporkan penemuan Audit Dalaman kepada pengerusi Jawatankuasa Pelaksana Amalan 5S IBS atau kepada Ketua Jabatan bagi dimaklumkan kepada semua warga IBS.

2. Hasil penemuan audit boleh dipamerkan di setiap sudut Amalan 5S yang disediakan dan secara tidak langsung dapat mewujudkan persaingan yang sihat antara zon.

3. Digalakkan penilaian dan persaingan ini disusuli dengan sistem ganjaran untuk kumpulan yang berjaya dalam pelbagai kategori.

(43)

I

1. TUJUAN

Sebagai garis panduan untuk piawaian tindakan kebersihan, kekemasan dan keselamatan secara minima yang boleh dilaksanakan oleh warga IBS.

2. LATAR BELAKANG

Imej korporat yang dipamerkan dalam pelaksanaan Amalan 5S ialah seperti berikut:

 Persekitaran semua peringkat ruang pejabat pada status sentiasa pada tahap yang bersih, kemas dan selamat mengikut piawaian yang ditetapkan.

 Keseragaman pelabelan:

i. Tidak keterlaluan dan memudahkan kecapaian serta bermaklumat;

ii. Warna pelabelan (diperuntukkan dalam garis panduan Penggunaan warna dan identiti korporat UPM – dan laminate bagi yang bersesuaian); dan

iii. Saiz keluasan label : panjang x lebar minimum 1cm x 1 cm (kesesuaian saiz mengikut kategori pelabelan); dan

iv. Material adalah bersesuaian:

 Terkeluar dari persepsi ‘persekitaran taska atau tadika’

 Keseragaman warna penandaan

 Keseragaman material

(44)

3. TINDAKAN PELAKSANAAN AMALAN 5S

Penekanan terhadap pelaksanaan Amalan 5S kepada kategori utama yang merangkumi keseluruhan tempat kerja di IBS iaitu:

 Keperluan utama Pelaksanaan

 Ruang Pejabat (Umum)

 Ruang Kerja/Bilik Pegawai

 Tempat Penyimpanan Stor/Perfailan

 Tempat Umum

 Kawasan Persekitaran Jabatan

 Keselamatan Persekitaran

(45)

I

I SUDUT 5S

Sudut 5S disediakan bagi memberi maklumat terkini berkaitan Amalan 5S kepada warga IBS bagi memastikan keberkesanan pelaksanaan Amalan 5S. Sudut 5S perlu mengandungi perkara-perkara berikut:

i. Polisi/Objektif/Matlamat Amalan 5S (ditandatangani oleh Pengarah dan bertarikh) dijelaskan dan difahami dengan bahasa yang mudah dan mengandungi elemen keperluan kebersihan dan keselamatan, produk/perkhidmatan, perkhidmatan berkualiti, ciri kerja berpasukan serta kepuasan pelanggan dan di letakkan di tempat-tempat yang strategik.

ii. Carta Organisasi Amalan 5S terkini iii. Carta perbatuan/Gantt Chart terkini iv. Peta lokasi dan lantai zon 5S

v. Rekod aktiviti (gambar) sebelum dan selepas pelaksanaan sesuatu Amalan 5S

vi. Slogan/logo Amalan 5S

vii. Buletin berkaitan Amalan 5S (jika berkenaan) viii. Maklumat bagi tujuan promosi Amalan 5S di IBS.

ix. Nama kumpulan mengikut sektor/zon.

x. Penjelasan perancangan, pelaksanaan dan pemantauan) Amalan 5S.

xi. Jadual tugas dan pelaksanaan aktiviti.

xii. Jadual mesyuarat/perjumpaan kumpulan terkini.

xiii. Rekod di atas disimpan dengan baik.

Sudut 5S hendaklah berimejkan korporat (objek hiasan tidak keterlaluan atau berlebih-lebihan)

(46)

I

I LANTAI

i. Lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang kekotoran;

ii. Sampah sarap tidak bertaburan di atas lantai sama ada di sudut- sudut atau di bawah peralatan perabot dan perhiasan;

iii. Lantai tiada berlubang/pecah/rekahan atau sebarang kecacatan yang berpotensi mengancam keselamatan pekerja;

iv. Tiada barang yang tidak diperlukan diletakkan di lantai; dan

v. Pelan lantai dengan laluan kecemasan diwujudkan dan dipamerkan ditempat yang mudah dilihat.

(47)

I PERALATAN PEJABAT

i. Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan baik, dilabel, berlap supaya tidak berdebu, bersih dan tersusun kemas serta sentiasa boleh digunakan dengan selamat;

ii. Cermin tingkap sentiasa dilap dan tidak berhabuk, manakala yang pecah segera diganti;

iii. Peralatan yang rosak atau perlu diselenggara hendaklah dilabelkan dengan jelas dan nyatakan tarikh (baikpulih/penyelenggaraa) dan diasingkan;

iv. Papan kenyataan/alatan yang menyatakan keberadaan staf disediakan dan berfungsi;

v. Pastikan lampu, jam, kipas, penghawa dingin dan plug elektrik sentiasa berfungsi dan dilabelkan mengikut kesesuaian;

vi. Alat pemadam api mempunyai sijil yang berkuat kuasa dan berkeadaan baik;

vii. Bahan bacaan adalah terkini dan tidak berhabuk; dan

viii. Perhiasan seperti bunga, akuarium diselenggara dengan baik.

(48)

I SUSUN ATUR PERALATAN PEJABAT

i. Semua perabot dan peralatan pejabat tersusun kemas, berkeadaan baik serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan perkerjaan;

ii. Kreativiti menyusun perabot dan peralatan adalah digalakkan supaya dapat mewujudkan suasana yang lebih selesa dan keceriaan pejabat serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan; dan

iii. Teknik susunan peralatan boleh memendekkan masa memproses sesuatu kerja.

(49)

I SUSUNAN FAIL

i. Disusun dengan teratur, mudah diperoleh/disimpan dan bersistem;

ii. Sistem pengurusan fail yang memudahkan pencarian/pencapaian dalam satu tempoh masa;

iii. Ring File boleh dilabelkan mengikut tatacara berikut:

 Tetulang ring file mengandungi nama bahagian, nombor fail, tajuk fail dan nombor susunan fail.

 Muka depan ring file mengandungi logo, tajuk dan nama sektor atau bahagian

iv. Penggunaan tulisan (font) dan saiz mengikut kesesuaian fail; dan v. Penggunaan warna muka depan dan tetulang ring file adalah

warna korporat (merah, kelabu dan putih) atau warna sejagat (hitam, putih).

(50)

I HIASAN DALAMAN

i. Hiasan yang bersesuaian dengan imej IBS, mudah dan jimat diselenggarakan dan kedudukannya tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja;

ii. Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi, piagam pelanggan, dasar kualiti dsb);

iii. Langsir/bidai cermin tingkap sentiasa kelihatan tersisir rapi dan bersih serta ada penyelenggaraan berkala;

iv. Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya;

v. Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan sentiasa berada dalam keadaan baik supaya tidak mencacatkan pemandangan; dan

vi. Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan pergerakan dan tidak mengancam keselamatan pekerja.

(51)

I TANDA ARAH/PETUNJUK/PERINGATAN

i. Tanda nama seksyen/unit yang berkaitan dengan aktiviti pentadbiran perlu dipamerkan di ruang yang sesuai supaya memudahkan urusan;

ii. Tanda nama peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yang berisiko seperti contoh ‘AWAS’ pada plug yang terdedah dan

‘SILA PADAM LAMPU SELEPAS DIGUNAKAN’ pada plug lampu yang terbabit;

iii. Tanda nama pegawai perlu diletakkan pada setiap partition dan bilik pegawai; dan

iv. Tanda arah, penunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.

(52)

I RUANG KERJA TERPERINGKAT

i. Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server, Bilik Kebal dan Kawasan Kerja Larangan;

ii. Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih, tidak berdebu dan selesa;

iii. Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu diamalkan dengan memenuhi ciri-ciri keselamatan pengguna (tata cara yang ditetapkan dalam peraturan keselamatan;

iv. Tanda arah, penunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai; dan

v. Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik.

(53)

I RUANG KAUNTER

i. Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat;

ii. Persekitaran kaunter sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan disusun supaya kelihatan kemas;

iii. Tanda arah, penunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai

ii. Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi, piagam pelanggan, pemberitahuan atau arahan yang perlu disampaikan kepada pelanggan);

iii. Sentiasa mengamalkan perkhidmatan yang mesra pelanggan;

iv. Sekiranya perkhidmatan kaunter melibatkan borang-borang yang berkaitan, ianya perlulah disusun dengan teratur dan dilabelkan.

Susunan boleh menggunakan dokumen tier atau rak archilic/kayu;

v. keperluan utama yang perlu ada di kaunter utama adalah seperti berikut :

 Buku kedatangan pelawat

 Telefon

 Set komputer, printer dan capaian internet

 Direktori telefon pegawai IBS

 Borang aduan/cadangan/kepuasan hati pelanggan

(54)

I BILIK PEMANDU

i. Bilik pemandu hendaklah mengikut garis panduan workstation pegawai;

ii. Perabot di dalam dan di luar bilik pemandu hendaklah disusun dengan kemas dan teratur;

iii. Penggunaan alat penyaman udara dan televisyen hendaklah ditutup apabila bilik tidak digunakan;

iv. Kebersihan di dalam bilik dan persekitarannya hendaklah sentiasa dijaga;

v. Merokok adalah dilarang sama sekali di dalam bilik;

vi. Kasut-kasut hendaklah disusun dengan rapi; dan

vii. Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik pemandu.

(55)

I

I LANTAI

ii. Sampah sarap tidak bertaburan di atas lantai sama ada di sudut- sudut atau di bawah peralatan perabot dan perhiasan; dan

iii. Tidak terdapat barang yang tidak diperlukan bertaburan di atas lantai sekitar ruang kerja.

(56)

I MEJA (DI ATAS/DI BAWAH/DI TEPI MEJA)

i. Satu tray bertingkat dan dilabel KELUAR/MASUK/DALAM TINDAKAN;

ii. Terdapat telefon dan direktori (optional);

iii. Alat tulis diletakkan di dalam pen stand dalam kuantiti yang munasabah (jika perlu);

iv. Rubber stamp yang aktif dilabelkan dan disenaraikan (tidak termasuk self-ink rubber stamp);

v. Fail-fail aktif/diari/organizer di susun berdiri dengan kemas dan teratur pada setiap masa;

vi. Dibenarkan satu sudut mini di partition bersaiz A4 untuk hiasan (mengikut kesesuaian);

vii. Tanda nama dan jawatan pegawai diletakkan di ruang kerja/partition pegawai/pintu bilik pegawai mengikut kesesuaian;

viii. Menetapkan ruang kasut bagi meletakkan tidak lebih dua (2) pasang kasut (jika perlu);

ix. Wayar/kabel (untuk ICT dan elektronik) perlu dikemaskan dengan menggunakan bahan-bahan yang sesuai seperti black tape/cabel casing/conduit ianya hendaklah dipasang secara bersesiku dan tersorok;

x. Bakul sampah diletakkan di tempat khas bertanda;

xi. CPU dan pedestal bergerak perlu di tempatkan di bawah meja atau di sisi meja; dan

xii. Kotak kitar semula boleh diwujudkan dan digunakan secara guna sama.

(57)

I LACI MEJA

i. Pembahagian ruang laci adalah seperti berikut:

 Laci 1 (paling atas) di khaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti pegawai

 Laci tengah diguna bagi menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti diari, planner dan buku-buku catatan

 Laci bawah digunakan bagi menempatkan alatan/barang peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain.

(58)

I KERUSI

i. Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi jika tidak digunakan;

ii. kerusi sentiasa dalam keadaan baik, selesa, bersih dan selamat untuk digunakan; dan

iii. Blazer/selendang disangkut dengan kemas di belakang kerusi (jika almari tidak disediakan)

I KOMPUTER DAN PENCETAK

i. Komputer serta peralatan ICT ysng berkaitan hendaklah sentiasa tidak berhabuk dn sedia untuk diguna;

ii. pastikan komputer di tutup (shut down) sebelum pulang; dan

iii. wallpaper dan screen saver perlu diseragamkan dengan imej korporat jabatan.

(59)

I PELABELAN/PENETAPAN LOT/ PEMAKIRAN

i. Setiap peralatan guna sama dan mudah alih sahaja disediakan lot yang bersesuaian;

ii. Pelabelan dan lot alatan haruslah seragam (contoh: bakul sampah-label dan tanda lot diletak di bawah tapak bakul sampah dengan saiz yang seragam);

iii. Pelabelan dibuat bagi memudahkan Pencarian/ pemulangan/

perbezaan barangan atau fail (pelabelan yang berfungsi)

iv. Pelabelan dibuat ke atas fail/peralatan/lokasi selaras dengan Arahan Keselamatan; dan

v. Pelabelan hendaklah mengekalkan imej korporat jabatan.

(60)

I

I STOR

i. Stor sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas;

ii. Pelan lantai dengan laluan kecemasan diwujudkan dan dipamerkan di tempat yang mudah dilihat;

iii. Peralatan sokongan pengurusan stor termasuk tangga mudah alih dan troli berada dalam keadaan baik dan ditentukan tempat khas;

iv. Semua barang/stok di dalam stor di susun dengan kemas dan teratur;

v. Stok termasuk alat tulis, bahan, mesin dan peralatan di susun dengan teratur supaya tidak menghalang kerja-kerja pemunggahan dan laluan;

vi. Stok disusun mengikut tanda/label abjad yang bersesuaian mengikut tarikh pengeluaran atau tarikh kemasukan ke stor dan dikeluarkan untuk kegunaan mengikut kaedah ‘First in First Out’

(FIFO)

vii. Stok disimpn mengikut keadaan atau jenis barang dan tertakluk kepada prosedur pengurusan stor yang sedang berkuat kuasa (contoh:bilik hawa dingin atau peti sejuk untuk stok yang memerlukan suhu rendah dan barang-barang toksik disimpan dengan kemas dan menggunakan peralatan sepatutnya termasuk peralatan sokongan);

viii. Kaedah/sistem merekod yang sesuai diwujudkan bagi memudahkan urusan merekod keluar masuk stok;

ix. Barang dapat dicapai/dicari dalam tempoh kurang 30 saat;

x. Sudut informasi (contoh tatacara permohonn barang) boleh diwujudkan dan ditempatkan di kawasan yang mudah dilihat;

xi. Tanda amaran ‘Dilarang Masuk’ dipamerkan dengan jelas;

xii. Alat pemadam api yang mempunyai sijil berkuat kuasa dan berkeadaan baik dan ditempatkan di stor;

(61)

xiii. Kawalan makhluk/haiwan perosak dilaksanakan secara berjadual;

dan

xiv. Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik stor/fail.

(62)

I BILIK FAIL

i. Pelan Susun Atur/pelan lantai bilik fail perlu disediakan dan dipamerkan di ruang yang strategik;

ii. Kabinet fail dilabelkan mengikut jenis dokumen dan nombor indeks/rujukan;

iii. Fail disusun mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan dalam kabinet fail dan dilabelkan mengikut format yang telah diseragamkan dan dapat dicapai/dicari dalam tempoh kurang 30 saat;

iv. Sistem pergerakan fail diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail yang sedang digunakan (contoh kad daftar pengguna, buku log dan kad keluar masuk fail);

v. Fai-fail terperingkat yang digunakan disimpan di dalam kabinet besi berpalang. Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak dilekatkan diluar kabinet;

vi. Staf dilarang makan, minum dan merokok di dalam bilik fail;

vii. Senarai nama pegawai-pegawai yang dibenarkan mengendalikan fail terperingkat perlu dipamerkan untuk perhatian kakitangan lain;

viii. Fail disusun semula di tempat asal sebelum tamat waktu bekerja;

ix. Fail tutup diasing/dilupuskan berdasarkan peraturan terkini;

x. Tangga, troli dan kerusi hendaklah diletakkan ditempat yang selamat dan diletakkan label;

xi. Kawalan makhluk/haiwan perosak dilaksanakan secara berjadual;

dan

i. Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik fail.

(63)

I PETI TEMPAT SIMPAN KUNCI

i. Anak kunci hendaklah disimpan di tempat khas supaya senang diambil dan disimpan kembali;

ii. Lekatkan nombor pada semua anak kunci dan nombor itu mestilah sama dengan ibu kunci;

iii. Jika perlu, gunakan tag warna yang berlainan bagi setiap jambak anak kunci;

iv. Sekiranya ada anak kunci yang tidak boleh digantung atas alasan keselamatan, ianya hendaklah disimpan di tempat khas yang telah ditentukan parkirannya; dan

v. Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan peti simpan kunci.

(64)

I

Ruang Umum/Kaunter/Lobi Utama merupakan ruang yang pelu dititikberatkan dalam penjagaan kerana ruang ini sentiasa dikunjungi pelanggan. Perkara berikut perlu sentiasa diamalkan untuk menjamin keselesaan pelanggan:

I LOBI UTAMA

i. Semua peralatan, barang, kerusi, meja hendaklah disusun kemas, tidak berhabuk dan teratur;

ii. Pastikan peralatan/kemudahan yang disediakan dalam keadaan baik dan boleh digunakan dengan sempurna;

iii. Laluan-laluan umum bersih dan tidak dihalang dengan sebarang halangan seperti barang/peralatan yang boleh mengganggu laluan umum;

iv. Maklumat seperti pelan strategik/visi/misi/piagam pelanggn dan lain-lain sentiasa dikemaskini dan dipaparkan di tempat yang mudah dilihat;

v. Alat pemadam api yang mempunyai sijil yang berkuatkuasa dan berkeadaan baik; dan

vi. Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi memantau kebersihan lobi utama.

(65)

I KAUNTER/KHIDMAT PELANGGAN/RUANG MENUNGGU

i. Kaunter khidmat pelanggan sentiasa bersih, kemas dan tersusun;

ii. Layanan mesra oleh petugas kaunter;

iii. Tempoh pemberian perkhidmatan sejajar dengan piagam pelanggan;

iv. Tempat duduk / tempat mengisi borang disediakan di ruang menunggu untuk kemudahan pelanggan/tetamu luar;

v. Peralatan/borang/kemudahan/ perabot di ruang menunggu disusun dengan teratur, berada dalam keadaan baik dan terdapat arahan penggunaan/pengisian (jika berkenaan);

vi. Kawasan persekitaran ruang menunggu tetamu sentiasa bersih dan kemas;

vii. Kemudahan tanda nama/tanda arah/petunjuk dipamerkan dengan jelas di kawasan yang mudah dilihat;

viii. Bahan / maklumat berkenaan disediakan kepada pelanggan;

ix. Tanda-tanda arah digalakkan menggunakan warna korporat dan diletakkan di kawasan yang strategik;

x. Alat pemadam api yang mempunyai sijil yang berkuatkuasa dan berkeadaan baik; dan

xi. Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi memantau kebersihan ruang menunggu.

(66)

I BILIK/RUANG REHAT/MENUNGGU TETAMU

i. Pastikan semua peralatan, barang, kerusi, meja hendaklah disusun kemas, tidak berhabuk dan teratur;

ii. Sentiasa memastikan kawasan sekitar bersih, tidak berhabuk, kemas dan menyenangkan tetamu;

iii. Kemudahan tanda arah/petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif; dan

iv. Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik.

(67)

I SURAU/BILIK SOLAT

Perkara-perkara berikut perlu dilaksanakan untuk menjadikan surau/

bilik solat tempat yang selesa untuk beribadat:

i. Bilik solat sentiasa dalam keadaan bersih dan kemas;

ii. Sentiasa memastikan lantai tidak berdebu, tidak basah dan sentiasa bersih untuk keselesaan ramai;

iii. Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun, dilipat atau digantung dengan kemas;

iv. Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan Surau/Bilik Solat;

v. Almari/Kabinet/rak/penyidai dan cermin muka dibenarkan mengikut keperluan;

vi. Buku-buku/bahan bacaan agama sentiasa disusun kemas dan teratur di dalam almari/kabinet/rak yang disediakan;

vii. Selipar/kasut disusun dengan rapi dan kemas pada tempatnya;

viii. Arah kiblat dipamerkan dengan jelas dan mudah dilihat;

ix. Jadual waktu solat disediakan untuk panduan masuk waktu solat bagi kemudahan warga IBS;

x. Penggunaan pewangi digalakkan untuk mendapatkan suasana yang tenang dan segar;

xi. Jam dinding disediakan untuk panduan;

xii. Tidak dibenarkan tidur di dalam surau;

xiii. Jadual waktu solat dipamerkan di ruang yang disediakan;

xiv. Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan; dan

xv. Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi mengurus dan memantau kebersihan surau/bilik solat.

(68)

I BILIK MESYUARAT/BILIK BINCANG

i. Pastikan bilik mesyuarat/bilik bincang dalam keadaan bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran;

ii. Peralatan/kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk dan disusun kemas ketika tidak digunakan;

iii. Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan;

iv. Alat pemadam api yang mempunyai sjil yang berkuat kuasa dan berkeadaan baik;

v. Maklumat berkaitan mesyuarat/perbincangan hendaklah dipamerkan di pintu masuk bilik mesyuarat/perbincangan;

vi. Hiasan berbentuk korporat boleh menaikkan suasana balik dan perlu ada penyelanggaraan yang berkala (contoh: gambar, maklmat pencapapaian IBS, penyataan kualiti/hala tuju, piagam pelanggan, program IBS dan lain-lain);

vii. White board hendaklah dibersihkan selepas mesyuarat/perbincangan selesai;

viii. Pastikan pemadam dan marker pen berwarna merah, biru dan hitam diletakkan di tempat yang disediakan;

ix. Jam dinding perlu diletakkan di tempat yang sesuai;

x. Pastikan barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon dan power supply di tutup sebelum meningglkan bilik mesyuarat/bincang; dan

xi. Pengawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik.

(69)

I BILIK LATIHAN

i. Bilik latihan sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas;

ii. Peralatan/kemudahan di bilik latihan sentiasa berada dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan;

iii. Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan;

iv. Hiasan berimej korporat diwujudkan dan diselenggara secara berkala;

v. Maklumat berkaitan latihan dipamerkan di pintu masuk bilik latihan (Contoh: penggunaan papan tanda, maklumat capaian internet);

vi. Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan, mencukupi, informatif dan efektif;

vii. Alat pemadam api yang mempunyai sijil yang berkuat kuasa dan berkeadaan baik; dan

viii. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi memantau kebersihan dan kekemasan bilik latihan.

(70)

I PANTRI

i. Pantri sentiasa berada dalam keadaan bersih, kemas, kering serta bebas dari sebarang serangga/makhluk perosak dan bau yang tidak menyenangkan;

ii. Semua peralatan/perabot dan perkakas disusun dengan kemas dan teratur setelah digunakan;

iii. Perkakas/alatan yang disimpan di dalam kabinet/almari/rak dilabelkan dengan nama perkakas dan diseragamkan mengikut kesesuaian;

iv. Perkakas yang dibenarkan di pantri:

 Peti sejuk

 Microwave

 Cerek elektrik

 Pembakar roti

 Penapis air

 Periuk nasi elektrik

 Rak pinggan

 Water dispenser

 Bingkai gambar

v. Kain lap sentiasa dicuci selepas digunakan;

vi. Sinki sentiasa dibersihkan, dipastikan tidak tersumbat dan tiada sisa makanan;

vii. meja makan dialas atau berkeadaan bersih;

viii. Bahan makanan seperti gula, susu dan sebagainya diletakkan dalam bekas bertutup;

ix. Tong sampah disediakan dan ditutup;

(71)

x. Suis peralatan elektrik ditutup setelah digunakan;

xi. Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan;

xii. Tiada pinggan/mangkuk/cawan/gelas diletak di atas meja dan sinki selepas digunakan;

xiii. Tiada pinggan/mangkuk/cawan/gelas diletak di atas meja dan sinki selepas digunakan;

xiv.Penggunaan pewangi udara digalakkan bagi menghindarkan bau yang tidak menyenangkan;

xv. Satu sudut informasi boleh diwujudkan untuk mempamerkan jadual tugasan, peraturan, pemberitahuan atau pun arahan yang berkaitan (jika berkenaan); dan

xvi.Pengawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan pantri.

(72)

I TANDAS/TANDAS OKU

i. Setiap tandas (cubical), urinal bowl, sinki dan paip air hendaklah ditandakan dengan nombor bilangannya;

ii. Senarai peralatan, kelengkapan yang perlu ada dalam bilik air:

 Bekas sampah

 Sanitary bin

 Mesin penyembur pewangi

 Soap dispenser

 Kertas tisu

iii. Permukaan lantai, dinding sentiasa bersih dan kering;

iv. Keadaan siling yang sempurna tiada kebocoran dan tidak bersawang;

v. Semua lampu berfungsi dengan baik;

vi. Pintu-pintu tandas berkeadaan sempurna dengan lengkap dengan penyelak, penyangkut seluar dan kelihatan bersih;

vii. Mangkuk tandas berkeadaan bersih dan lengkap dengan pelapik serta flushing system berfungsi dengan sempurna;

viii. Terdapat sticker arahan prosedur penggunaan peralatan di dalam bilik air;

ix. Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air berfungsi dengan sempurna;

x. Meja sinki dan cermin muka berkeadaan bersih dan kering;

xi. Peralatan/Kelengkapan seperti tempat sampah, tisu dan bekas cecair sabun disediakan di dalam tandas;

xii. Senarai semak kerja-kerja penyelenggaraan pembersihan dilekatkan di dalam bilik air;

xiii. Peralatan pembersihan disimpan ditempat yang bersesuaian;

(73)

i. Persekitaran tidak berbau yang kurang menyenangkan; dan

ii. Pengawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik air.

(74)

I LALUAN UTAMA/LALUAN AWAM

i. Lantai sentiasa bersih, tiada sisa buangan yang diletakkan di sepanjang laluan;

ii. Hiasan seperti pokok bunga yang berada di sepanjang laluan (jika ada) disusun dengan kemas, bersih dan teratur supaya tidak menghalang laluan;

iii. Peralatan/perabot yang diletak di laluan utama/umum hendaklah disusun dengan baik supaya tidak mengganggu aliran perjalanan;

iv. Pintu kecemasan tidak dihalang dan sentiasa di tutup; dan

v. Papan notis yang diletakkan di sepanjang laluan hendaklah sentiasa diselenggara dan dikemaskini maklumatnya.

(75)

I LIF UMUM/LIF BOMBA/LIF PEMUNGGAH

i. Lantai lif tidak berbau, tidak basah dan tiada kekotoran serta sampah;

ii. Tiada kerosakan yang berlaku seperti butang penekan lif tertanggal;

iii. Lampu di dalam lif dan sistem kecemasan lif berfungsi dengan baik; dan

iv. Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif.

(76)

I DEWAN SERBAGUNA/AUDITORIUM

ii. Peralatan/kemudahan adalah sesuai dan boleh digunakan dengan selamat;

iii. Kemudahan seperti kerusi penonton sentiasa bersih dan memuaskan keadaannya;

iv. Lampu di dalam bilik auditorium berfungsi dengan baik;

v. Alat pemadam api yang mempunyai sijil yang berkuat kuasa dan berkeadaan baik;

vi. Penggunaan kawasan operasi dan peralatan/kemudahan yang memenuhi ciri keselamatan dan kesihatan;

vii. Persekitaran bersih, kemas, teratur, tidak berhabuk dan sentiasa terkawal; dan kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif; dan

viii. Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi memantau kebersihan Auditorium.

(77)

I

I PAPAN TANDA ARAH/PETUNJUK

i. Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih;

ii. Saiz yang sesuai untuk difahami;

iii. Mudah dilihat oleh orang ramai dan kedudukannya yang strategik;

dan

iv. Berkonsepkan imej korporat.

(78)

I MEDIA/BAHAN PAMERAN

i. Bahan media atau bahan pameran yang dipamerkan di papan notis atau papan kenyataan di seluruh IBS perlu berada daam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih;

ii. Bahan-bahan tersebut perlu dikemaskini mengikut keadaan semasa;

iii. Penampilan media/bahan pameran yang dipamerkan perlu berkualiti, berimej korporat, kemas dan teratur; dan

iv. Penggunaan kreativiti mempamerkan bahan tersebut adalah digalakkan supaya dapat menarik perhatian pelanggan.

(79)

I LOT LETAK KERETA

i. Sentiasa dalam keadaan bersih;

ii. Menyediakan lot khas untuk pelawat;

iii. Lot kereta mempunyai garisan yang jelas;

iv. Terdapat sistem nombor/abjad di lot parkir supaya memudahkan orang ramai untuk mencari kenderaan masing-masing; dan

v. Sediakan tapak letak kenderaan bagi OKU di kawasan yang sesuai.

(80)

I TEMPAT BUANGAN SISA

i. Mempunyai tempat pembuangan sisa yang memudahkan dan mengikut piawaian serta keperluan peraturan;

ii. Tempat buangan yang terkawal daripada mencemar kawasan persekitaran;

iii. Mempunyai peraturan yang perlu dipatuhi untuk mengawal bahan buangan sisa; dan

iv. Menampilkan suasana tempat pembuangan sisa yang menyenangkan pemandangan warga IBS dan pelanggan.

(81)

I LANDSKAP HIASAN

i. Landskap tanaman pokok yang menarik dan sesuai;

ii. Pokok/ hiasan/kolam diselenggara dengan baik;

iii. Getah paip digulung selepas digunakan; dan

iv. Peralatan penyelenggaraan tanaman (cangkul dsb) dan alatan pembersihan (penyapu, mop dan dsb.) disimpan ditempat yang dikhaskan.

(82)

I

Langkah-langkah keselamatan berikut perlu diambil bagi menjamin suasana kerja yang selamat:

i. Laluan utama tidak dihalang dengan barang-barang atau peralatan yang tidak diperlukan (contoh: Pasu bunga, fire extinguisher, kotak-kotak, barang-barang pra pelupusan dan sebagainya);

ii. Pintu rintangan api dan pintu kecemasan hendaklah sentiasa ditutup dan tidak dihalang;

iii. Tidak membuat pendawaian tambahan tanpa kebenaran;

iv. Tiada aktiviti memasak dilakukan dimana-mana kecuali di pantri;

v. Ubat/bahan di dalam peti kecemasan masih sah untuk digunakan;

vi. Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan hendaklah jelas dan mudah dilihat (contoh: Dilarang Merokok, tanda KELUAR dan AWAS)

vii. Tangga-tangga laluan kecemasan tidak dihalangi;

viii. Alat pemadam api yang mempunyai sijil berkuat kuasa dan berkeadaan baik;

ix. Pelan lantai dengan laluan kecemasan diwujudkan dan dipamerkan di tempat yang mudah dilihat;

x. Tiada aktiviti merokok di persekitaran luaran dan dalaman bangunan IBS (contoh : Pantri, stor, bilik fail, bilik pemandu, bilik air, tangga, ruang awam dan sebagainya)

xi. Peralatan rosak hendaklah dilapor dan diselenggara dengan segera;

xii. Prosedur dan latihan pengungsian bangunan (fire-dril) hendaklah dilaksanakan sebagaimana arahan keselamatan; dan

xiii. Peruntukan Arahan Keselamatan dipatuhi sepenuhnya.

(83)

Piawaian tindakan dan penguatkuasaan yang dinyatakan tertakluk kepada pindaan dan keperluan dari semasa ke semasa dengan pertimbangan dan kelulusan daripada Jawatankuasa Induk Pelaksanaan Amalan 5S.

(84)

DEWAN AUDITORIUM/BILIK SEMINAR TONGKAT ALI EMAS/BILIK

SERBAGUNA/BILIK MESYUARAT KESIDANG UTAMA

PN. NORHIDAYU MOHD NOR NO.TEL : 03-89472104/012-6642984

EMAIL : m_hidayu@upm.edu.my

PN. NORZIYANA BAHARUDIN NO.TEL : 03 -8947 2104 EMAIL : yana_bahar@upm.edu.my

PN. NORUL ARIFFAH MD. NASIR NO.TEL : 03-89472110/019-3255703

EMAIL : n_ariffah@upm.edu.my

PN. ROSZARINA RAHMAD NO.TEL : 03-89472102

EMAIL : roszarina@upm.edu.my

PERANAN

1. Menetapkan piagam, peraturan dan garis panduan yang bersesuaian.

2. Mengawasi dan membuat pemantauan berkala supaya Dewan Auditorium/

Bilik Seminar Tongkat Ali Emas/Bilik Serbaguna/Bilik Mesyuarat Kesidang Utama sentiasa berkeadaan bersih dan kemas.

3. Memastikan peralatan/kemudahan dalam Dewan Auditorium/ Bilik Seminar Tongkat Ali Emas/Bilik Serbaguna/Bilik Mesyuarat Kesidang Utama sentiasa dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan.

4. Memastikan suis peralatan elektrik, lampu dan alat penghawa dingin ditutup jika tiada pengguna dan melaporkan kepada pihak yang bertanggungjawab.

5. Memastikan peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan.

6. Melaporkan kerosakan kepada pihak yang bertanggungjawab serta lain-lain keperluan yang relevan.

(85)

BILIK PANTRI

CIK NOR MULIANA ABDUL SAMAD NO.TEL : 03- 8947 2128 EMAIL : normuliana@upm.edu.my PN. NORZIYANA BAHARUDIN

NO.TEL : 03 -8947 2104 EMAIL : yana_bahar@upm.edu.my

PERANAN

1. Menetapkan piagam, peraturan dan garis panduan yang bersesuaian.

2. Mengawasi dan membuat pemantauan berkala supaya pantri sentiasa bersih, kemas serta bebas daripada sebarang serangga/makhluk perosak dan bau yang tidak menyenangkan.

3. Memastikan peralatan/ perkakas yang disimpan dalam kabinet/ almari/ rak dilabelkan dengan nama perkakas dan diseragamkan mengikut kesesuaian.

4. Kain lap sentiasa dicuci selepas digunakan.

5. Memastikan sinki sentiasa dibersihkan, tidak tersumbat dan tiasa sisa makanan.

6. Meja makan dialas dan berkeadaan bersih.

7. Memastikan suis peralatan elektrik dan lampu ditutup jika tiada pengguna.

8. Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan.

9. Mewujudkan satu sudut informasi untuk mempamerkan jadual tugasan, peraturan, notis pemberitahuan atau apa-apa info yang bersesuaian.

10. Melaporkan kerosakan kepada pihak yang bertanggungjawab serta lain-lain keperluan yang relevan.