i
PERANCANGAN TATA RUANG DAN LINGKUNGAN FISIK KANTOR PADA SEKSI KEUANGAN PT KERETA API INDONESIA (PERSERO) DAERAH
OPERASI 2 BANDUNG
(DESIGNING OFFICE LAYOUT AND PHYSICAL ENVIRONMENT IN SEKSI KEUANGAN PT KERETA API INDONESIA (PERSERO) DAERAH OPERASI 2
BANDUNG)
TUGAS AKHIR
Laporan ini disusun untuk memenuhi syarat dalam menyelesaikan pendidikan Diploma III
Program Studi Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga
Oleh:
Resa Suci Safitri (095211024)
POLITEKNIK NEGERI BANDUNG 2012
iii
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmaanirrahiim
Alhamdulillahi Rabbil „Alamin, puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan rahmat serta karunia-Nya yang sangat besar sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini tepat pada waktunya.
Laporan Tugas Akhir ini diberi judul “Perancangan Tata Ruang dan Lingkungan Fisik Kantor Pada Seksi Keuangan PT Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 2 Bandung”. Laporan ini disusun untuk memenuhi syarat kelulusan di Jurusan Administrasi Niaga pada Program Studi Administrasi Bisnis.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan ini belum sempurna dan masih banyak kekurangan. Oleh karena itu, saran dan kritik membangun demi penulisan laporan yang lebih baik akan penulis terima dengan senang hati.
Semoga laporan ini dapat bermanfaat dan menambah wawasan bagi para pembaca pada umumnya dan bagi penulis sendiri khususnya.
Bandung, Juli 2012
Penulis
UCAPAN TERIMA KASIH
Selama penulis menyelesaikan Tugas Akhir ini mulai dari pengumpulan data sampai dengan penyusunan laporan ini, penulis sangat menyadari banyaknya keterlibatan dari berbagai pihak baik secara langsung maupun tidak langsung.
Oleh karena itu, dengan rasa hormat dan tulus penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:
1. Kedua orang tua, atas segala doa dan dukungan secara moril dan materil.
2. Drs. Deddy Sobarna Sutaji, M.Si. selaku ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung.
3. Dra. Sri Surjani Tjahjawati, M.Si. selaku Ketua Program Studi Administrasi Bisnis D3.
4. Dra. Tintin Suhaeni, S.Sos. M.Si. selaku pembimbing yang telah meluangkan waktu serta membimbing dan memberi saran untuk membantu penulis dalam menyelesaikan laporan ini dengan sebaik- baiknya.
5. Surono S.E. selaku Wali Kelas 3 AB D3 yang telah memberikan banyak motivasi kepada penulis.
6. Dindin Setiadiana, selaku Kepala Seksi Keuangan (Manager Keuangan) Daop 2 Bandung.
7. Komalasari, selaku Kepala Subseksi Keuangan (Ass. Manajer Keuangan) yang telah memberikan keleluasaan kepada penulis dalam mengumpulkan data yang diperlukan untuk penyusunan laporan tugas akhir ini.
8. Bapak Rian selaku Kepala Subseksi Anggaran dan Bapak Ulya selaku Subseksi Akuntansi atas kesediaannya membantu melengkapi data yang diperlukan.
9. Irvan Budi Irawan selaku pembimbing lapangan yang telah memberikan arahan selama melaksanakan praktik kerja lapangan.
v
10. Bapak Wawan, selaku paman penulis yang telah memberikan kontribusi besar dalam proses pembuatan maket atau miniature ruang kantor Seksi Keuangan.
11. Riki Yuliansyah yang selalu ada untuk membantu dalam segala hal.
12. Keluarga kedua penulis yang juga berperan dalam penyelesaian maket.
13. Teman-teman kelompok layout Widhya Tri Handayani, Megha Permata, Yuanawati, Puspa Afriyanti, Ridwan Permana Putra yang senantiasa selalu sharing dalam menghadapi kendala dalam perancangan.
14. Seluruh staf Seksi Keuangan atas kerja samanya dalam memberikan informasi yang diperlukan.
15. Seluruh teman-teman seperjuangan khususnya teman-teman AB SPEKTA.
16. Seluruh keluarga yang telah memberikan doa dan dukungannya.
17. Semua pihak yang telah mendukung penulis yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu.
Akhir kata, penulis berharap semoga laporan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat dan menambah wawasan bagi para pembaca pada umumnya dan khususnya bagi penulis sendiri. Atas budi baik dan amal ikhlas mereka semua maka semoga Allah SWT membalasnya dengan pahala berlipat ganda. Amin.
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
UCAPAN TERIMA KASIH ... ii
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR GAMBAR ... vi
DAFTAR TABEL ... viii
DAFTAR LAMPIRAN ... ix
ABSTRAK ... x
ABSTRACT ... xi
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Proyek ... 1
1.2 Identifikasi Proyek... 4
1.3 Tujuan dan Manfaat Proyek ... 4
1.3.1 Tujuan Proyek ... 4
1.3.2 Manfaat ... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Kantor ... 6
2.2 Fungsi Kantor ... 6
2.3 Pengertian Tata Ruang Kantor ... 9
2.4 Tujuan Tata Ruang Kantor ... 10
2.5 Perencanaan Tata Ruang Kantor ... 13
2.6 Azas-azas Pokok dalam Tata Ruang Kantor ... 15
2.7 Prinsip-prinsip Tata Ruang Kantor ... 17
2.8 Macam Tata Ruang Kantor dan Lingkup Ruang Kantor ... 17
2.9 Langkah-langkah dalam Menyusun Tata Ruang Kantor ... 22
2.10 Penataan Ulang Ruang Kantor ... 24
2.11 Lingkungan & Kondisi Fisik Tata Ruang Kantor ... 25
vii
2.11.1 Penerangan/Cahaya ... 28
2.11.2 Tata Warna ... 34
2.11.3 Udara ... 36
2.11.4 Suara ... 38
2.11.5 Musik ... 41
2.12 Peralatan dan Furniture Perkantoran ... 42
BAB III HASIL & RANCANGAN PROYEK 3.1 Rancangan Proyek ... 56
3.1.1 Gambaran Umum Perusahaan ... 57
3.2 Prosedur Kerja Perancangan Tata Ruang dan Lingkungan Fisik Kantor di Seksi Keuangan ... 65
3.3 Hasil Kegiatan ... 67
3.3.1 Kondisi Awal Tata Ruang Kantor ... 67
3.3.2 Kondisi Awal Lingkungan Fisik Kantor ... 74
3.3.3 Perancangan Tata Ruang dan Lingkungan Fisik Kantor .. 78
3.4 Pembahasan ... 102
3.4.1 Jenis Tata Ruang Kantor ... 102
3.4.2 Lingkungan Fisik Kantor ... 104
3.4.3 Hasil Rancangan ... 111
3.5 Hasil Pengujian ... 114
BAB IV KESIMPULAN & SARAN 4.1 Kesimpulan ... 116
4.2 Saran ... 117
DAFTAR PUSTAKA ... 118
DAFTAR GAMBAR
No. Judul Halaman
Gambar 2.1 Perbandingan Azas Tata Ruang 16
Gambar 2.2 Cubicle Type Offices 18
Gambar 2.3 Open Plan Offices 20
Gambar 2.4 Lanscape Offices 21
Gambar 2.5 Cahaya Langsung 30
Gambar 2.6 Cahaya Setengah Langsung 31
Gambar 2.7 Cahaya Setengah Tak Langsung 31
Gambar 2.8 Cahaya Tak Langsung 32
Gambar 2.9 Komputer 46
Gambar 2.10 Printer 46
Gambar 2.11 Mesin Fotokopi 47
Gambar 2.12 Scanner 48
Gambar 2.13 Mesin Penghitung Uang 49
Gambar 2.14 Office Calculator 50
Gambar 2.15 Scientific Calculator 50
Gambar 2.16 Financial Calculator 51
Gambar 2.17 Printing Calculator 51
Gambar 2.18 Mesin Tik 52
Gambar 3.1 Bagan Proses Perancangan Tata Ruang Kantor 57 Gambar 3.2 Monumen Hari Kereta Api 28 September 1945 dan
Lokomotif Uap D 52099 59
Gambar 3.3 Logo Kereta Api 61
Gambar 3.4 Visi & Misi Perusahaan 62
Gambar 3.5 Struktur Organisasi PT KAI 63
Gambar 3.6 Ruang Subseksi Keuangan 68
Gambar 3.7 Ruang Subseksi Anggaran dan Akuntansi 68 Gambar 3.8 Ruang Assistant Manager dan Ruang Lainnya 69
ix
Gambar 3.9 Bagian Belakang Ruang Subseksi Keuangan 69 Gambar 3.10 Bentuk Tata Ruang Kantor Seksi Keuangan PT
Kereta Api Indonesia (Persero) DAOP 2 Bandung 70
Gambar 3.11 Alur Kerja Seksi Keuangan 71
Gambar 3.12 Bagan Alur Kerja Seksi Keuangan 73
Gambar 3.13 Diagram Hasil Perhitungan Wawancara 81 Gambar 3.14 Diagram Hasil Perhitungan Wawancara Mengenai
Lingkungan Fisik Kantor 84
Gambar 3.15 Hasil Pengukuran Ruangan 91
Gambar 3.16 Kondisi Awal Bentuk Tata Ruang Kantor Seksi
Keuangan 92
Gambar 3.17 Kondisi Awal Bentuk Alur Kerja Seksi Keuangan 92 Gambar 3.18 Hasil Rancangan Proyek Tata Ruang Kantor Seksi
Keuangan 93
Gambar 3.19 Alur Kerja Hasil Rancangan Proyek Tata Ruang
Kantor Seksi Keuangan 93
Gambar 3.20 Bagan Hasil Rancangan Tata Ruang dan
Lingkungan Fisik Kantor Di Seksi Keuangan PT Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 2
Bandung 95
Gambar 3.21 Peralatan, Furniture dan Hiasan Kantor 101 Gambar 3.22 Perbandingan Tata Ruang Kantor Seksi Keuangan
PT Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 2
Bandung 113
Gambar 3.23 Diagram Perhitungan Pengujian Proyek 115
DAFTAR TABEL
No. Judul Halaman
Tabel 2.1 Saran-saran Besarnya Cahaya (Foot Candle) 33 Tabel 2.2 Efek Psikologis Warna (Pengaruh Warna) 35
Tabel 3.1 Ringkasan Sejarah Perkeretaapian Indonesia 60 Tabel 3.2 Hasil Pengukuran Intensitas Penerangan 74 Tabel 3.3 Hasil Pengukuran Suhu (Temperature) 75
Tabel 3.4 Hasil Pengukuran Kelembaban 77
Tabel 3.5 Hasil Perhitungan Wawancara 80
Tabel 3.6 Hasil Perhitungan Wawancara Mengenai Lingkungan
Fisik Kantor 83
Tabel 3.7 Jobs Description Seksi Keuangan 85
Tabel 3.8 Daftar Biaya Lay Out Rancangan Proyek 99 Tabel 3.9 Perhitungan Hasil Pengujian Proyek Tata Ruang
Kantor 114
xi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran A Surat Keterangan Izin Penelitian TA Lampiran B Daftar Kehadiran Bimbingan
Lampiran C Pertanyaan Wawancara beserta jawabannya Lampiran D Kuesioner Pengujian
Lampiran E Surat Pernyataan
Lampiran F Bukti Kehadiran Sidang
Lampiran G Hasil Perhitungan Cahaya Lampu dan Udara (PK)
ABSTRAK
Tata ruang kantor adalah pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa dan bebas untuk bergerak, guna mencapai efisiensi kerja (Sedarmayanti, 2009).
Tata ruang kantor Seksi Keuangan PT KAI DAOP 2 Bandung belum tertata dengan baik, karena belum sesuai dengan azas tata ruang yaitu azas jarak terpendek, azas alur kerja, azas penggunaan segenap ruang dan azas perubahan susunan tempat kerja (Nuraida, 2008). Hal tersebut diketahui setelah melakukan observasi dan wawancara dengan pegawai Seksi Keuangan. Sebagian besar pegawai mengeluhkan kondisi tata ruang dan lingkungan fisik kantor pada Seksi Keuangan belum memadai. Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus pula diperhatikan dan diatur sebaik-baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang modern (The, 2007).
Maka dari itu pada proyek ini dibuatkan perancangan tata ruang dan lingkungan fisik kantor. Ruang lingkup yang akan dibahas ialah kondisi awal serta perancangan tata ruang dan lingkungan fisik kantor Seksi Keuangan PT KAI DAOP 2 Bandung. Hasil perancangan yang dilakukan ialah mengubah letak ruangan asisten manajer, mengubah letak meja kerja dan peralatan kantor, serta menambahkan perlengkapan lain dibutuhkan. Selain itu pada perancangan ini, dibuatkan pula maket perancangan tata ruang dan lingkungan fisik kantor sebagai pelengkap. Hasil perancangan diharapkan dapat membantu mengatasi permasalahan yang terjadi pada Seksi Keuangan sehingga produktivitas pegawai meningkat.
Kata kunci: Lingkungan fisik kantor, Tata ruang kantor
xiii ABSTRACT
Office layout is the arrangement and compilation of all office machines, equipment and office supplies office furniture at the right place, so that employees can work well, comfortable, flexible and free to move, in order to achieve efficiency (Sedarmayanti, 2008).
Office Layout in Seksi Keuangan PT KAI DAOP 2 Bandung not arranged well, because not in accordance with the principle of spatial structure that is the shortest distance principle, the principle of the workflow, the principle of the use of all space and the principle of changing the composition of the workplace (Nuraida, 2008). It is known after making observations and interviews with the Finance Section staff. Most of the employees complained about the condition of spatial and physical environment at Section Office of Finance has not been adequate. Every office has physical environmental requirements must also be considered and the best set by any modern office manager (The, 2007).
Therefore in this project made design and layout of the physical environment office. The scope to be discussed is the initial condition as well as spatial planning and designing the physical environment of the office of PT KAI Seksi Keuangan DAOP 2 Bandung. The results do was to change the design of the room where the assistant manager, change the location of desks and office equipment, as well as add other equipment needed. In addition to this design, also made a scale model or miniature design office layout and physical environment as a complement to the office. The results of the design is expected help solving the problems that occur in the Finance Section to increase employee productivity.
Key words: Physical Environment Office, Office Layout
DAFTAR PUSTAKA
Haryadi, Hendi. (2009). Administrasi Perkantoran Untuk Manajer & Staf.
Jakarta: Visimedia.
Littlefield & Holmes Dkk. (1986). Management of Office Operation. New Delhi:
Prentice Hall of Indiana Private Limited.
Mills, Geoffrey dan Oliver S. (1991). Manajemen Perkantoran Modern. Edisi Ketujuh. Jakarta: Binarupa Aksara.
Moekijat. (2008). Administrasi Perkantoran. Bandung: Mandar Maju.
Mukaram dan Nuraida, Ida. (2004). Manajemen Perkantoran. Universitas Parahyangan.
Nuraida, Ida. (2008). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta:
Kanisius.
PT Kereta Api Indonesia (Persero). 2012. Company Profile. Bandung. Diambil Mei 2012 dari www.kereta-api.co.id
Sedarmayanti. (2009). Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Bandung: Mandar Maju.
Sedarmayanti. (2009). Tata Kerja dan Produktivitas Kerja. Bandung: Mandar Maju.
Sukoco, Badri Munir. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.
Surabaya: Erlangga.
The Liang, Gie. (2007). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.
Quible, Zane K. (2005). Administrative Office Management (Eight Edition). New Jersey: Pearson Education.
www.google.co.id diambil pada tanggal 16 Mei 2012 dari http://scm- l3.technorati.com/10/09/17/18449/refurbished-office-cubicles.gif
www.google.co.id diambil pada tanggal16 Mei 2012 dari
http://zenstorming.files.wordpress.com/2009/01/openofficelayout.jpg
www.google.co.id diambil pada tanggal 16 Mei 2012 dari
http://www.itaiazerad.com/images/hp-desjardins.jpg
xv
www.google.co.id diambil pada tanggal 18 Mei 2012 dari http://2.bp.blogspot.com/_YYdAyuZPe9s/TLxWE2pCtKI/AAAAAAAA AA8/aFCfHKqZU6s/s1600/gambar1.JPG
www.google.co.id diambil pada tanggal 18 Mei 2012 dari http://2.bp.blogspot.com/_YYdAyuZPe9s/TLxWE2pCtKI/AAAAAAAA AA8/aFCfHKqZU6s/s1600/gambar1.JPG
www.google.co.id diambil pada tanggal 18 Mei 2012 dari http://2.bp.blogspot.com/_YYdAyuZPe9s/TLxWKuAm8II/AAAAAAAA ABA/FzkXkAE3x7U/s1600/gambar+2.JPG
www.google.co.id di ambil pada tanggal 18 Mei 2012 http://2.bp.blogspot.com/_YYdAyuZPe9s/TLxWxKCU7uI/AAAAAAAA ABI/-l40PJlWvZk/s1600/gambar+4.JPG
www.google.com. (tt). Cara Menghitung Kebutuhan Kapasitas AC-Ruangan.
Diambil tanggal 11 Juli 2012 dari http://www.globalindoprima.com/tips- trik/cara-menghitung-kebutuhan-kapasitas-ac-ruangan
Higher Education : Politeknik Negeri Bandung (2009 – 2012) Jurusan Administrasi Niaga
Program Studi Administrasi Bisnis FINAL PROJECT:
“Designing Office Layout and Physical Environment In Seksi Keuangan PT KAI (Persero) DAOP 2 BD Senior Education : SMK Negeri 1 Bandung (2006 – 2009)
Jurusan Administrasi Perkantoran Junior Education : SMP Negeri 3 Soreang (2003 – 2006)
Elementary Education : SD Negeri Panyirapan 2 Soreang (2000 – 2003) SD Negeri Kopo 3 Bandung (1997 – 2000) Name : Resa Suci Safitri
Address : Jl. Bojong Loa No. 182/92 RT/RW 002/005 Kel. Panjunan Kec. Astana Anyar
Postal Code : 42042
Phone : 0813-123-38373/0878-230-62326 Email : resyasuci@gmail.com
Gender : Female Height/Weight : 160 cm/45 kg
Date of Birth : Bandung, March 21st 1991 Marital Status : Single
Nationality : Indonesian Religion : Islam
CURRICULUM VITAE
Personal Details
Formal Education
xvii
Member of Finance Division at Himpunan Mahasiswa Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung
Secretary of Eltras Radio Campus Politeknik Negeri Bandung
Treasure of Foodamental Event Business Administration D3
Treasure of Model & Modern Dance Event Eltras Radio Campus Politeknik Negeri Bandung
1. Keyboarding Skills.
2. Administration & Accounting Skills (Journal Printing & Calculation, Ledger, Petty Cash Payroll, Mail Handling, Archive, Office Administration).
3. Computer Literate (MS Word, MS Excel, MS Power Point).
4. Internet Literate.
1. Natiquet Training 2. Beauty Class 3. Table Manner 4. Broadcast Training 5. Leadership Seminar
Bandung, Mei 2012
Resa Suci Safitri Organizational Experience
Skills
Course & Training
Sukses itu bagaikan bayangan, Semakin dikejar semakin menjauh. Jadi, abaikan hal itu dan jalanilah hidup apa adanya. Niscaya sukses akan mengikutimu.
Jika niat sudah terpancang karena Allah, tidak akan ada halangan yang bisa menghentikan seseorang melakukan sesuatu. Niat karena Allah ialah motivator yang utama dan seharusnya
menjadi satu-satunya motivator kita.
Ketika satu pintu kebahagiaan tertutup, pintu yang lain dibukakan. Tetapi sering kali kita terpaku terlalu lama pada pintu yang tertutup sehingga tidak melihat pintu lain yang
dibukakan bagi kita.
Dalam hidup,terkadang kita lebih banyak mendapatkan apa yang tidak kita inginkan. Dan ketika kita mendapatkan apa yang kita inginkan, akhirnya kita tahu bahwa yang kita
inginkan terkadang tidak dapat membuat hidup kita menjadi lebih bahagia.
Bermimpilah tentang apa yang ingin kamu impikan, pergilah ke tempat-tempat kamu inginkan, Jadilah seperti yang kamu inginkan, karena kamu hanya memiliki satu kehidupan
dan satu kesempatan untuk melakukan hal-hal yang ingin kamu lakukan.
Masa depan yang cerah berdasarkan pada masa lalu yang telah dilupakan
Kamu tidak dapat melangkah dengan baik dalam kehidupan kamu sampai kamu melupakan kegagalan kamu dan rasa sakit hati.
Anda Bisa Menunda Untuk Berubah Karena Banyaknya Urusan. Tapi Hidup Tidak Pernah Menunda Urusannya Untuk Menunggu Anda Berubah.
Hargai apa yang kamu miliki saat ini, kebahagiaan tidak akan pernah datang kepada mereka yang tak menghargai apa yang telah diperbaiki
