47
ARSITEKTUR PERUSAHAAN SAAT INI
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
Tirta Bhagasasi (PDAM Bekasi) lama dikenal sebagai penyedia jasa air bersih bagi area industri, area bisnis maupun pemukiman penduduk di wilayah operasional Tirta Bhagasasi, meliputi Kabupaten Bekasi dan sebagian Kota Bekasi.
Tirta Bhagasasi senantiasa berupaya memberikan pelayanan terbaik berupa jasa penyedia kebutuhan akan air yang terjamin kualitas dan kuantitasnya. Hal ini adalah bagian langkah kecil Tirta Bhagasasi untuk menyehatkan masyarakat Bangsa Indonesia. Semua usaha ini dilakukan oleh Tirta Bhagasasi untuk memenuhi kepuasan pelanggan. Tirta Bhagasasi menyadari pula bahwa pelanggan setia adalah urat nadi dari majunya bisnis yang telah dirintis selama ini.
Sejak tahun 1979 Tirta Bhagasasi mendapat konsesi untuk melakukan usaha dari Surat Keputusan Menteri Pekerjaan Umum dengan Nomor : 036/KPTS/CK/VI/1979, dengan bentuk lembaga Badan Pengelolaan Air Minum (BPAM) Kabupaten Bekasi dibawah pengawasan Proyek Air Bersih Jawa Barat.
Setelah berjalan 2 tahun kemudian terjadi penggabungan BPAM dan PDAM berdasarkan Perda No.: 04/HK-D/PU.013.1/VIII/81, yang kemudian mengalami dua kali perubahan Perda yaitu Nomor 8 Tahun 1988 dan Nomor 2 Tahun 1992. Tahun 1998 Pelayanan 2 wilayah Kab & Kota Bekasi berdasarkan Kesepakatan bersama PEMDA Kota dan Kabupaten Bekasi tentang Pengembangan dan Pengelolaan Sistim Penyediaan Air Bersih Wilayah Kotamadya Bekasi oleh PDAM Kabupaten DT. II Bekasi Nomor : 690/244A/PDAM 690/191/PDAM 690/Kep.457-HOR/XII/2002.
Tahun 2002 dengan nama PDAM Bekasi berdasarkan Keputusan bersama PEMDA Kota dan Kabupaten Bekasi tentang kepemilikan dan pengelolaan PDAM Bekasi Nomor : 503/Kep.389.B-PDAM/2002 690/Kep.457-HOR/XII/2002.
3.2 Sasaran dan Inisiatif
3.2.1 Rencana Strategi Perusahaan 3.2.1.1 Visi dan Misi
Visi :
Mewujudkan PDAM Bekasi yang Profesional, Sehat, dan Siap Melayani
Misi :
• Mewujudkan entitas bisnis yang profesional berdasarkan tata nilai unggulan.
• Mewujudkan perusahaan yang memberikan nilai bagi pemilik, karyawan, dan masyarakat Bekasi.
• Menjalankan bisnis air yang berorientasi pada kepuasan stakeholder.
3.2.1.2 Pernyataan Arah Strategi
Perencanaan strategi dari PDAM Tirta Bhagasasi adalah ingin meningkatkan kualitas atau mutu perusahaan serta meningkatkan kepuasan pelanggan terhadap pelayanan yang diberikan, sehingga PDAM Tirta Bhagasasi dapat lebih cepat untuk mencapai sasarannya menjadi perusahaan yang profesional, sehat, dan siap melayani.
3.2.1.3 Tujuan dan Inisiatif Strategis (Strategic Goals and Initiative)
PDAM Tirta Bhagasasi memiliki tujuan untuk menjadi PDAM yang profesional, sehat, dan siap melayani. Untuk mencapai tujuan tersebut, perusahaan melakukan beberapa inisiatif seperti meningkatkan cakupan pelayanan mau pun pelayan terhadap pelanggan itu sendiri. Di samping itu, perusahaan juga meningkatkan kualitas seluruh sumber daya manusianya agar proses bisnis yang mereka lakukan berjalan dengan maksimal sehingga margin laba yang di dapat oleh perusahaan menjadi lebih meningkat.
3.2.2 Analisa PEST (Politic, Economic, Social, Technology)
Analisis PEST merupakan analisis terhadap kekuatan eksternal berupa Politik, Ekonomi, Sosial, dan Teknologi yang dapat memengaruhi proses bisnis yang berjalan. Hasil yang di dapat dari analisa PEST pada PDAM Tirta Bhagasasi adalah sebagai berikut :
Politik. Arah, kebijakan, dan stabilitas politik pemerintah merupakan faktor
penting yang harus diperhatikan oleh perusahaan. Faktor politik ini biasanya
meliputi kebijakan pemerintah, masalah-masalah hukum, serta mencakup aturan-
aturan formal dan informal dari lingkungan tempat perusahaan melakukan
aktivitas bisnisnya. dalam hal ini, aspek politik Pemda dan DPRD pada PDAM
sangat kuat karena PDAM merupakan perusahaan air minum milik daerah yang
melayani daerah tersebut. DPRD sebagai lembaga yang mengatur penetapan
peraturan berpengaruh besar terhadap kegiatan dan kinerja PDAM Tirta Bhagasasi. Meski demikian, baik Pemda dan DPRD sangat mendukung pengembangan PDAM karena merupakan salah satu sumber pendapatan daerah.
Ekonomi. Salah satu indikator ekonomi yang mendapat perhatian serius dari pemerintah adalah terjadinya tingkat inflasi. Tingginya tingkat inflasi terutama dikarenakan terjadi kenaikan harga jual BBM. Kenaikan tersebut disebabkan oleh meningkatnya harga minyak dunia dan kebijakan pemerintah mengenai pengurangan subsidi BBM. Kenaikan harga BBM tersebut berdampak pada meningkatnya harga seluruh bahan kebutuhan pokok, barang non pokok, dan juga jasa seperti listrik. Kenaikan harga tersbut menyebabkan meningkatnya biaya produksi dan operasional PDAM Tirta Bhagasasi yang akan memengaruhi penetapan tarif air minum kepada pelanggan dan tingkat keuntungan perusahaan.
Sosial. Kondisi sosial masyarakat selalu berubah-ubah sehingga perusahaan harus tanggap terhadap perubahan tersebut.Meningkatnya jumlah penduduk setiap tahun berdampak pada berkembangnya kebutuhan penduduk akan kebutuhan air bersih. Laju pertumbuhan ini memberikan peluang bagi PDAM Tirta Bhagasasi karena meningkatnya jumlah pelanggan yang berpengaruh terhadap meningkatnya pendapatan PDAM. Namun peningkatan jumlah pelanggan tidak diimbangi dengan perkembangan kapasitas produksi yang masih belum dapat mencakup seluruh bagian pelayan. Hal ini menyebabkan pendapatan dan kepuasan pelanggan yang di dapat oleh PDAM masih belum bisa maksimal.
Teknologi. Proses pengolahan air pada PDAM Tirta Bhagasasi telah
menggunakan teknologi semi modern berupa sistem pengolahan lengkap dan
sumur dalam serta sistem perpompaan. Dalam kegiatan operasionalnya,
perusahaan telah menerapkan teknologi informasi dengan menggunakan billing
system dengan sistem akuntasi dan sistem informasi kepegawaian yang mampu
memantau informasi keuangan dan informasi seluruh pegawai.Teknologi yang
terus berkembang nantinya akan memberikan peluang bagi PDAM Tirta
Bhagasasi untuk membantu perusahaan dalam menjalankan aktivitas bisnisnya
secara lebih efektif dan efisien.
3.2.3 Analisa SWOT Strengths
- Sistem organisasi yang berjalan sesuai prosedur.
- Marjin laba yang terus meningkat.
- Perkembangan pegawai yang terus meningkat.
- Kapasitas pipa yang terus bertambah.
- Persentase kehilangan air terus mengalami penurunan.
- Memiliki standar ISO.
Weakness
- Efisiensi penagihan yang masih belum stabil.
- Cakupan wilayah yang masih belum tercapai seluruhnya.
- SDM yang belum diberdayakan secara optimal.
- SI / TI terpadu yang belum memadai.
Opportunities
- Pesatnya perkembangan jumlah pelanggan dari tahun ke tahun.
- Laju pertumbuhan penduduk yang terus meningkat.
- Pelanggan yang terdiri dari hampir seluruh golongan masyarakat.
- Teknologi yang terus berkembang.
Threats
- Meningkatnya biaya operasional karena kondisi perubahan ekonomi.
- Kurangnya modal atau dana untuk menjalankan proses bisnisnya.
Analisa Matriks IFAS (Internal Strategy Factor Analysis Summary) Tabel 3.1 : Tabel IFAS
Faktor-faktor Strategi
Internal Bobot Rating Bobot x
Rating Komentar Kekuatan (Strengths)
- Sistem organisasi yang berjalan sesuai dengan prosedur.
- Marjin laba yang terus meningkat.
- Perkembangan pegawai yang terus meningkat.
- Kapasitas pipa yang terus bertambah.
- Persentase kehilangan air terus mengalami
penurunan.
- Memiliki standar ISO.
0,07 0,1 0,05
0,1 0,1 0,1
3 4 1 4 2 4
0,21 0,4 0,05
0,4 0,2 0,4
Kekuatan dari internal terhadap peningkatan jaringan pipa yang terpasang dan penurunan persentase kehilangan air menjadi kekuatan utama yang
cenderung berfokus pada kepuasan pelanggan.
Total Kekuatan 1,66
Kelemahan (Weakness) - Efisiensi penagihan yang
masih belum stabil.
- Cakupan wilayah yang masih belum tercapai seluruhnya.
- SDM yang belum diberdayakan secara optimal.
- SI / TI terpadu yang belum memadai.
0,1 0,1 0,08
0,2
4 4 3 4
0,4 0,4 0,24
0,8
Proses pelayanan dan pemanfaatan SI/TI yang masih belum maksimal, serta kapasitas SDM yang kurang optimal sehingga membuat pelayanan yang diberikan tidak maksimal.
Total Kelemahan 1,84
Total IFAS 1,00 3,5
Analisa Matriks EFAS (External Strategy Factor Analysis Summary) Tabel 3.2 : Tabel EFAS
Faktor-faktor Strategi
Eksternal Bobot Rating Bobot x
Rating Komentar Peluang (Opportunities)
- Pesatnya perkembangan jumlah pelanggan dari tahun ke tahun.
- Laju pertumbuhan penduduk yang terus meningkat.
- Pelanggan yang terdiri dari seluruh golongan
masyarakat.
- Teknologi yang terus berkembang.
0,2
0,2
0,05
0,3
4
2
1
4
0,8
0,4
0,05
1,2
Terus menjaga kualitas dan hubungan dengan pelanggan, serta meningkatkan cakupan pelayanan agar kepuasan
pelanggan dapat terus dipertahankan dan ditingkatkan.
Total Peluang 2,45
Ancaman (Threats) - Meningkatnya biaya
operasional karena perubahan kondisi ekonomi.
- Kurangnya modal atau dana untuk menjalankan proses bisnisnya.
0,05
0,2
2
4
0,1
0,8
Perlunya
mendapatkan investor agar perusahaan dapat menutupi kekurangan modal dan tetap bisa menjalankan proses bisnisnya.
Total Ancaman 0,9
Total EFAS 1,00 3,35
Analisa Matriks SWOT
Tabel 3.3 : Matriks SWOT IFAS
EFAS
Strengths (S) (S1) Sistem organisasi yang berjalan sesuai prosedur
(S2) Marjin laba yang terus meningkat (S3) Perkembangan pegawai yang terus meningkat
(S4) Kapasitas pipa yang terus bertambah
(S5) Persentase kehilangan air terus mengalami penurunan (S6) Memiliki standar ISO
Weakness (W) (W1) Efisiensi penagihan yang masih belum stabil (W2) Cakupan wilayah yang masih belum tercapai seluruhnya
(W3) SDM yang belum diberdayakan secara optimal
(W4) SI / TI terpadu yang belum memadai
Opportunities (O) (O1) Pesatnya
perkembangan jumlah pelanggan dari tahun ke tahun
(O2) Laju pertumbuhan penduduk yang terus meningkat
(O3) Pelanggan yang terdiri dari hampir seluruh golongan masyarakat (O4) Teknologi yang terus berkembang
Strategy (SO) (S4-O1) Meningkatkan kapasitas produksi dengan membangun jaringan pipa baru
(S4-S5-O4) Membangun Sistem Informasi Geografi (S3-O1-O2-O4)
Mengadakan pelatihan dan melakukan penataan karir, serta menerapkan e- learning
(S2-O4) Membangun Sistem Informasi Forecasting
Strategy (WO) (W2-O1) Membangun jaringan pipa distribusi dan retikulasi ke seluruh cakupan wilayah calon pelanggan
(W3-W4-O3) Membangun sistem informasi secara terpadu antara bagian pusat dan cabang atau unit secara bertahap dan
berkesinambungan, serta mengikutsertakan pegawai untuk mengikuti pelatihan sesuai bidangnya masing- masing
(W3-W4-O4) Menerapkan e-learning
(W4-O4) Membangun Sistem Informasi Geografi dan Sistem Informasi Forecasting
Threats (T) (T1) Meningkatnya biaya operasional karena kondisi perubahan ekonomi
(T2) Kurangnya modal atau dana untuk menjalankan proses bisnisnya
Strategy (ST) (S1-S2-S3-S4-S5-T1-T2) Menungkatkan kualitas pelayanan air dengan melakukan peningkatan kualitas produk dan memertahankan hubungan baik dengan pelanggan,
serta menjalin kerja sama dengan pihak luar (investor)Strategy (WT) (W3-T1) Meningkatkan kinerja operasional SDM sehingga dapat
menempatkan penggunaan
dana secara tepat guna
Setelah masing-masing total didapatkan, maka dilakukan perhitungan dari kekuatan dikurangi kelemahan untuk mendapatkan titik X dengan hasil X = -0,18.
Untuk titik Y, dengan melakukan perhitungan dari peluang dikurangi ancaman mendapatkan hasil Y = 1,55.
Gambar 3.1 : Diagram Analisis SWOT
Kesimpulan : PDAM Tirta Bhagasasi berada di dalam kuadran 3 yang mengatakan perusahaan tersebut memiliki peluang dan kelemahan . Kuadran ini mendukung perusahaan untuk mengambil strategi turn arounddengan meminimalkan masalah-masalah internal perusahaan sehingga dapat merebut peluang pasar yang lebih baik.
3.2.4 Skenario Konsep dari Operasi (CONOPS) Pemasangan Hubungan Pipa Jaringan
Calon pelanggan yang ingin berlangganan air bersih akan mendatangi Bagian Hubungan Pelanggan dan mengajukan pendaftaran untuk menjadi pelanggan PDAM.
Bagian Hubungan Pelanggan kemudian akan memberikan Persyaratan dan Formulir
Pendaftaran kepada calon pelanggan dan menanyakan alamat rumahnya untuk
mengetahui apakah daerah tersebut telah terpasang pipa jaringan pipa PDAM atau
belum. Berdasarkan Formulir Pendaftaran tersebut, Bagian Teknik akan melakukan
survei ke lokasi yang bersangkutan untuk melihat apakah wilayah tersebut dapat dipasang pipa jaringan atau tidak. Setelahnya, Bagian Teknik akan memberikan rekomendasi pemasangan pipa jaringan ke Kepala Cabang untuk dievaluasi dan disetujui. Setelah Kepala Cabang menyetujui rekomendasi pemasangan pipa jaringan, Bagian Hubungan Pelanggan akan memberikan informasi pemasangan beserta rincian pembayaran kepada pelanggan dan pelanggan tersebut akan melakukan pembayaran ke Bagian Keuangan. Bagian Keuangan akan membuat kwitansi untuk diberikan ke pelanggan dan ke Bagian Hubungan Pelanggan untuk kemudian memasukkan data calon pelanggan ke dalam sistem. Bagian Direksi kemudian akan membuat SPK (Surat Perintah Kerja) dan Berita Acara Pemasangan (BA) yang akan diberikan ke Kepala Cabang untuk kemudian diserahkan ke Bagian Teknik. Berdasarkan SPK dan BA tersebut, Bagian Teknik akan membuat Bukti Permintaan Pengeluaran Barang (BPP) yang akan diserahkan ke Kepala Cabang untuk disetujui. Setelah BPP tersebut disetujui, Bagian Umum akan memeriksa kelengkapan dokumen BPP yang kemudian diberikan ke Bagian Aset dan Gudang untuk mengeluarkan barang sesuai yang tertera pada BPP dan membuat Laporan Pengeluaran Barang. Kepala Cabang akan menerima barang dan menyerahkan ke Bagian Teknik untuk menyiapkan dan melakukan pemasangan pipa jaringan. Setelah instalasi selesai dipasang, Berita Acara Pemasangan yang telah ditandatangani oleh pelanggan, Bagian Teknik, dan Kepala Cabang akan diberikan ke Bagian Umum untuk memasukkan data sambungan baru pelanggan ke dalam sistem. Setelahnya Bagian Hubungan Pelanggan akan melakukan evaluasi dari pemasangan pipa jaringan tersebut.
Pengajuan Modal (Anggaran Proyek)
Masing-masing bagian dari Direktorat Teknik, Direktorat Umum, Direktorat
Usaha, ULP (Unit Layanan Pengadaan), dan Kepala Cabang akan membuat
membuat dan mengajukan Rencana Anggaran tahunan untuk diajukan ke Direktur
Umum. Rencana Anggaran tersebut kemudian akan dikumpulkan oleh Bagian
Keuangan dan Akuntansi untuk membuat Rencana Anggaran Investasi dan Operasi
(Proyek) secara keseluruhan, lalu diajukan ke Direktur Umum untuk dievaluasi dan
dikoreksi. Setelah Rencana Anggaran dievaluasi dan dikoreksi, Rencana Anggaran
tersebut akan dikembalikan ke Bagian Keuangan dan Akuntansi untuk dibuatkan
Laporan Rencana Anggaran Final dan diajukan kembali ke Direktur Umum. Dari
Direktur Umum kemudian akan memberikan laporan tersebut ke Direktur Utama untuk ditandatangani, dan diteruskan ke Bupati dan Walikota untuk dimintai persetujuan. Usulan dari Direktur Utama tadi akan menjadi bagian dari Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (RAPBD) untuk diajukan ke DPRD Kota dan Kabupaten. Setelah RAPBD disetujui oleh DPRD, maka Bupati dan Walikota akan mencairkan dana tersebut.
3.2.5 Diagram Konsep dari Operasi (CONOD) Aktivitas Bisnis
Staff
Pencarian Air Baku Pengolahan Air Baku
Pembayaran
Pelanggan
Gambar 3.2 : Diagram CONOD Aktivitas Bisnis
Uraian :
Proses utama yang berlangsung dalam PDAM Tirta Bhagasasi adalah dengan
melakukan pencarian air baku terlebih dahulu. Air baku yang telah ditemukan
nantinya akan diolah hingga memenuhi standar kualitas air bersih. Setelah air baku
yang diolah memenuhi standar kualitas, maka air bersih tersebut akan mulai
didistribusikan dan pelanggan akan membayar tagihan atas pendistribusian air bersih
tersebut.
Pemasangan Hubungan Pipa Jaringan
Gambar 3.3 : Diagram CONOD Pemasangan Hubungan Pipa Jaringan
Uraian :
Proses yang berjalan terhadap hubungan dengan pelanggan melibatkan tujuh
jabatan, yaitu Bagian Hubungan Pelanggan, Bagian Tenik, Kepala Cabang, Bagian
Keuangan, Direksi, Bagian Aset dan Gudang, serta Bagian Umum. Proses ini
bermula ketika calon pelanggan yang datang ingin menjadi pelanggan PDAM. Proses
ini akan berakhir ketika instalasi pipa jaringan telah terpasang pada lokasi calon
pelanggan.
Pengajuan Modal (Anggaran Proyek)
Gambar 3.4 : Diagram CONOD Pengajuan Modal (Anggaran Proyek)
Uraian :
Proses pengajuan modal (anggaran proyek) melibatkan seluruh divisi yang ada dalam perusahaan. Masing-masing direktorat akan membuat rencana anggaran tahunan untuk kemudian dibuat rencana anggaran investasi dan operasi (proyek) secara keseluruhan. Rencana anggaran tersebut akan menjadi bagian dari RAPBD untuk diajukan ke DPRD Kota dan Kabupaten. Setelah RAPBD disetujui oleh DPRD, maka Bupati dan Walikota akan mencairkan dana tersebut.
Kesimpulan :
Pada skenario hubungan pelanggan, konsep yang berjalan belum efisien
karena proses bisnis yang berjalan melibatkan terlalu banyak divisi sehingga waktu
yang dibutuhkan dalam operasi menjadi lebih lama dari semestinya. Sedangkan pada
skenario pengajuan modal (anggaran proyek) tidak ditemukan masalah atau
kekurangan dalam proses pengajuan modal karena proses yang berjalan sudah sesuai
dengan prosedur yang ada. Hanya saja untuk ke depannya bisa dilakukan forecasting
untuk melakukan perkiraan perencanaan penganggaran perusahaan.
3.3 Produk dan Layanan Bisnis 3.3.1 Rencana Bisnis (Business Plan) 3.3.1.1 Gambaran Bisnis
Tirta Bhagasasi (PDAM Bekasi) lama dikenal sebagai penyedia jasa air bersih bagi area industri, area bisnis maupun pemukiman penduduk di wilayah operasional Tirta Bhagasasi, meliputi Kabupaten Bekasi dan sebagian Kota Bekasi.
PDAM Tirta Bhagasasi hadir sebagai penyedia dan pelayanan air bersih bagi masayarakat di wilayah Kabupaten dan sebagian Kota Bekasi sejak 1979. Selama 34 tahun beroperasi, PDAM telah berhasil meningkatkan sambungan air bersih bagi 170.140 masyarakat di wilayah Kabupaten dan sebagian Kota Bekasi. Tirta Bhagasasi senantiasa berupaya memberikan pelayanan terbaik berupa jasa penyedia kebutuhan akan air yang terjamin kualitas dan kuantitasnya, serta terus melakukan inovasi guna memaksimalkan pelayanan bagi pelanggan. Semua usaha ini dilakukan oleh Tirta Bhagasasi untuk memenuhi kepuasan pelanggan. Tirta Bhagasasi menyadari pula bahwa pelanggan setia adalah urat nadi dari majunya bisnis yang telah dirintis selama ini. Dengan memberikan pelayanan yang memuaskan, diharapkan PDAM Tirta Bhagasasi dapat melangkah pada perwujudan perusahaan yang profesional. Perusahaan yang menjalankan bisnis air minum yang berorientasi pada kepuasan stakeholder yang memberikan nilai bagi pemilik, karyawan dan masyarakat Bekasi.
3.3.1.2 Executive Team Profile
Executive team profile dari PDAM Tirta Bhagasasi adalah sebagai berikut :
• H. Usep Rahman Salim S. Sos. MM - Direktur Utama.
Menjabat sebagai Direktur Utama sejak tahun 2012 setelah sebelumnya menjabat
sebagai Direktur Umum. Lahir di Garut pada 19 Februari 1962 dan saat ini
berkecimpung dalam menangani berbagai tugas eksekutif, serta bertindak
sebagai penanggung jawab akhir semua keputusan, kebijakan, dan pekerjaan yang
dilakukan oleh PDAM Tirta Bhagasasi Bekasi. Beliau memeroleh gelar Sarjana
Ilmu Sosial dari Universitas Islam 45 Bekasi pada tahun 1981 kemudian
melanjutkan pendidikan di Universitas Al Azhar Indonesia untuk meraih gelar
Magister Manajemen di tahun 1984.
• H. Arudji Kartasasmita S.Sos. MM - Direktur Teknik
Lahir di Bekasi pada tanggal 25 Maret 1958 dan menjabat sebagai Direktur Teknik. Berhasil menyelesaikan gelar Sarjana Ilmu Sosial dari Universitas Islam 45 Bekasi pada tahun 1980 dan melanjutkan pedidikan di Sekolah Tinggi Manajemen IMNI Jakarta untuk meraih gelar Magister Manajemen di tahun 1983.
• H. Solihat P. ST. MM – Direktur Umum
Lahir di Bekasi pada 27 Januari 1968 dan menjabat sebagai Direktur Umum sejak tahun 2012. Memeroleh gelar Sarjana Teknik dari Universitas Islam 45 Bekasi pada tahun 1983 lalu melanjutkan pendidikan di Sekolah Tinggi Manajemen IMNI Jakarta untuk meraih gelar Magister Manajemen di tahun 1987.
• Maman Sudarman SE – Direktur Usaha
Lahir di Karawang pada tanggal 5 Mei 1962 dan menjabat sebagai Direktur Usaha pada tahun 2013. Berhasil menyelesaikan pendidikan di Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi, UniversitasIslam 45 Bekasi pada tahun 1984.
3.3.1.3 Hubungan Aktivitas Bisnis kepada Tujuan Strategi
PDAM Tirta Bhagasasi dalam mencapai visi perusahaan tidak akan lepas dari
hubungan yang baik terhadap para pelanggan, terutama investor yang ikut berperan
penting dalam mendukung PDAM Tirta Bhagasasi untuk mencapai visinya, serta
fokus terhadap kualitas pelayanan dan kualitas tenaga kerja dalam menjalankan
proses bisnisnya.
3.3.1.4 Struktur Organisasi
Gambar 3.5 : Struktur Organisasi
Tanggung jawab dan wewenang dalam PDAM Tirta Bhagasasi adalah sebagai berikut :
• Direktur Utama. Memimpin penyusunan dan pelaksanaan rencana strategis bisnis lima tahunan,juga rencana bisnis dan anggaran tahunan PDAM Tirta Bhagasasi (perusahaan) sebagaimana yang telah disahkan oleh Bupati dan Walikota. Bertanggung jawab pada Bupati dan Walikota serta dewan pengawas, dan membawahi Direktur Teknik, Direktur Umum, Direktur Usaha, Satuan Pengawasan intern (SPI), Satuan Penelitian dan Pengembangan, Staf Ahli, dan Unit Layanan Pengadaan (ULP).
• Direktur Teknik. Memimpin penyusunan, pelaksanaan dan pertanggungjawaban rencana strategis bisnis lima tahunan, dan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) perusahaan di bidang teknik, jaringan dan bangunan pengolahan dan pendistribusian air. Bertanggung jawab pada Bupati dan Walikota, Dewan Pengawas, serta Direktur Utama, dan membawahi Bagian Perencanaan Teknik, Bagian Produksi, Bagian Distribusi, serta Bagian Mekanikal
& Elektrikal.
• Direktur Umum. Mengoordinasikan penyusunan rencana stratejik lima tahunan,
dan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) perusahaan. Bertanggung
jawab pada Bupati dan Walikota, Dewan Pengawas, serta Direktur Utama, dan
membawahi Bagian Umum, Bagian Keuangan & Akuntansi, Bagian Hukum &
Humas, Bagian Sumber Daya Manusia, dan Bagian Teknologi Informasi
• Direktur Usaha. Mengoordinasi dan memimpin penyusunan, pelaksanaan dan pertanggungjawaban rencana stratejik lima tahunandan Rencana Kerja Tahunan (RKT) di bidang hubungan langganan, pengendalian kehilangan air, pengembangan usaha dan kerja sama, dan pemasaran. Bertanggung jawab pada Bupati dan Walikota, Dewan Pengawas, serta Direktur Utama, dan membawahi Bagian Hubungan Pelanggan, Bagian Pengendalian Kehilangan Air , Bagian Pengembangan & Kerjasama, dan Bagian Pemasaran.
3.3.1.5 Gambaran Pasar dan Strategi Bersaing
Strategi PDAM Tirta Bhagasasi mencakup tiga bagian, antara lain : 1. Sumber Daya Manusia (Tenaga Kerja)
- Mengikutsertakan pegawai untuk mengikuti pelatihan sesuai dengan bidangnya, baik yang dilakukan oleh Departemen PU, Departemen Keuangan, Lembaga Pendidikan, dan Konsultan Swasta termasuk pelatihan In-House.
- Melakukan penataan karir dan pembenahan atau pemahaman struktur organisasi secara bertahap terhadap setiap penempatan pegawai.
2. Hubungan Pelanggan (Pelayanan)
- Meningkatkan kapasitas produksi dengan membangun IPA (Instalasi Pengolahan Air) baru
- Membangun jaringan pipa distribusi di seluruh wilayah lokasi calon pelanggan
3. Pemodalan (Keuangan)
- Mensosialisasikan Permendagri No.23 TF 2007 tentang pedoman penetapan tarif air minum pada PDAM Bekasi
- Mengusulkan perubahan struktur tarif yang disesuaikan dan memberlakukan kenaikan tarif sebesar 15% per tahun
- Memberlakukan pelaksanaan pencabutan secara tegas terhadap pelanggan yang menunggak maksimal satu bulan berjalan
- Melakukan kerja sama melalui pembayaran online
3.3.1.6 Financial Strategy
Strategi keuangan yang dilakukan oleh PDAM Tirta Bhagasasi adalah sebagai berikut :
• Melakukan kerjasama penagihan rekening air melalui pembayaran online
• Membuka loket sedekat mungkin dengan area pelayanan
• Memberlakukan pelaksanaan pencabutan secara tegas kepada pelanggan yang menunggak maksimal satu bulan dan memberi reward atau hadiah bagi pelanggan yang membayar tepat waktu
• Meminimalisasikan biaya-biaya produksi dengan pemakaian bahan kimia atau penggunaan power saver untuk menekan penggunaan listrik
• Menekan biaya perawatan atau aset dengan menaikan regulasi tarif sebesar 15%
setiap tahun sesuai jadwal
3.3.1.7 Final Financial Status Summary
Marjin laba yang didapatkan oleh PDAM Tirta Bhagasasi terus mengalami peningkatan, namun kondisi keuangan perusahaan sedang mengalami penurunan.
Masalah yang dihadapi perusahaan adalah masalah yang kompleks, sebab tingkat
pertumbuhan penduduk di kota Bekasi lebih besar dibandingkan dengan jaringan
pipa distribusi yang masih belum mencukupi untuk mengantisipasi permintaan
sambungan baru yang terus meningkat. Hal ini mengakibatkan tidak meningkatnya
profit yang didapatkan oleh PDAM Tirta Bhagasasi.
3.3.2 Swimlane Process Diagram Pemasangan Hubungan Pipa Jaringan
Bagian Umum Bagian Aset dan
Gudang Bagian Direksi
Pelanggan Bagian Hubungan Pelanggan
Bagian Teknik Kepala Cabang Bagian Keuangan
Mengajukan Pendaftaran
Menerima Pendaftaran
Mengajukan Persyaratan Dan Formulir Pendaftaran Melengkapi Formulir
Memeriksa Formulir
Survey Lokasi
Evaluasi Rekomendasi Pemasangan telah terpasang pipa jaringan
Pemberitahuan Pelanggan Tentang Penolakan
Pemasangan
disetujui Menyetujui Rekomendasi
Pemasangan Pemberitahuan Persetujuan
Pemasangan Menerima Konfirmasi
Melakukan Pembayaran
Menginput Data Calon Pelanggan
Menerima Pembayaran pembayaran langsung
pembayaran online
Membuat Surat Perintah Kerja (SPK)
Membuat Berita Acara (BA) Menerima SPK dan BA
Membuat/Merevisi Bukti Permintaan Pengeluaran Barang
(BPP)
Mereview BPP belum terpasang
ditolak
ditolak
Verifikasi Kelengkapan BPP diterima
tidak lengkap
Menyetujui Pengeluaran Barang
lengkap
Mengeluarkan Barang Menerima Barang
Persiapan Pemasangan Pipa Jaringan Pemasangan Pipa
Jaringan
Menandatangani BA
Menandatangani BA
Menandatangani BA
Menginput Data Pelanggan Baru Evaluasi Pemasangan
Pipa Jaringan
Membuat Laporan Pengeluaran Barang
Gambar 3.6 : Swimlane Process Diagram (Pemasangan Hubungan Pipa
Jaringan)
Kesimpulan :
Belum efisien karena proses bisnis yang berjalan melibatkan terlalu banyak divisi sehingga waktu yang dibutuhkan dalam operasi menjadi lebih lama dari semestinya.
Pengajuan Modal (Anggaran Proyek)
Gambar 3.7 : Swimlane Process Diagram Pengajuan Modal (Anggaran Proyek)
Kesimpulan :
Tidak ditemukan masalah atau kekurangan dalam proses pengajuan modal
karena proses yang berjalan sudah sesuai dengan prosedur yang ada. Hanya saja
untuk ke depannya bisa dilakukan forecast untuk melakukan perkiraan perencanaan
penganggaran perusahaan.
Pelatihan Karyawan
Gambar 3.8 : Swimlane Process DiagramPelatihan Karyawan
Kesimpulan :
Tidak ditemukan masalah atau kekurangan dalam proses pelatihan karyawan
karena proses yang berjalan sudah sesuai dengan prosedur yang ada. Hanya saja
untuk ke depannya bisa dilakukan ditambahkan proses menginput modul pelatihan
agar karyawan yang tidak dapat mengikuti pelatihan bisa tetap mengunduh modul
pelatihan. Selain itu ditambahkan proses melakukan forum diskusi agar setiap
karyawan dapat mengembangkan kapasitas teknis personalnya secara mandiri.
3.3.3 Proses Bisnis / Model Layanan Pemasangan Hubungan Pipa Jaringan
Gambar 3.9 : Proses Bisnis / Model Layanan Pemasangan Hubungan Pipa
Jaringan
Kesimpulan :
Ditemukan aktivitas bisnis yang dapat ditambahkan untuk lebih meningkatkan kualitas pelayanan dengan membuat aktivitas membuat daftar tunggu dan mencatat atau menyimpan keluhan/pengaduan.
Pengajuan Modal (Anggaran Proyek)
Gambar 3.10 : Proses Bisnis / Model Layanan Pengajuan Modal (Anggaran Proyek)
Kesimpulan :
Tidak ditemukan masalah atau kekurangan dalam proses pengajuan modal
karena proses yang berjalan sudah sesuai dengan prosedur yang ada. Hanya saja
untuk ke depannya bisa dilakukan forecast untuk melakukan perkiraan perencanaan
penganggaran perusahaan.
Pelatihan Karyawan
Gambar 3.11 : Proses Bisnis / Model Layanan Pelatihan Karyawan
Kesimpulan :
Tidak ditemukan masalah atau kekurangan dalam proses pelatihan karyawan
karena proses yang berjalan sudah sesuai dengan prosedur yang ada. Hanya saja
untuk ke depannya bisa dilakukan ditambahkan proses menginput modul pelatihan
agar karyawan yang tidak dapat mengikuti pelatihan bisa tetap mengunduh modul
pelatihan. Selain itu ditambahkan proses melakukan forum diskusi agar setiap
karyawan dapat mengembangkan kapasitas teknis personalnya secara mandiri.
3.3.4 Use Case Diagram dan Description Pemasangan Hubungan Pipa Jaringan
Gambar 3.12 : Use Case Diagram Pemasangan Hubungan Pipa Jaringan
Kesimpulan :
Belum efisien karena proses bisnis yang berjalan melibatkan terlalu banyak
actor yang kurang optimal pada fungsinya.
Use Case Description di atas sebagai berikut :
Tabel 3.4 : Use Case Description Membuat Formulir Pendaftaran Use Case Name Membuat Formulir Pendaftaran
Scenario Membuat Formulir Pendaftaran baru
Triggering Event Calon pelanggan yang ingin berlangganan air bersih
Brief Description Ketika ada calon pelanggan yang datang, Bagian Hubungan Pelanggan akan memberikan Persyaratan dan membuat Formulir Pendaftaran
Actors Bagian Hubungan Pelanggan Related Use Cases -
Stakeholders Pelanggan
Preconditions Wilayah calon pelanggan berada di dalam cakupan wilayah PDAM
Postconditions Formulir Pendaftaran disimpan
Flow of Events Actor System
1. Bagian Hubungan Pelanggan melayani
pendaftaran calon pelanggan 2. Mencetak Formulir
Pendaftaran
1.1. Menyimpan Formulir Pendaftaran
2.1. Mencetak Formulir Pendaftaran Exception
Conditions
-
Tabel 3.5 : Use Case Description Survey Lokasi Use Case Name Survey Lokasi
Scenario Melakukan survey lokasi Triggering Event Data Formulir Pendaftaran
Brief Description Setelah Formulir Pendaftaran selesai dibuat, Bagian Teknik akan mengecek ketersediaan pipa jaringan pada wilayah calon pelanggan
Actors Bagian Teknik Related Use Cases -
Stakeholders Pelanggan
Preconditions Formulir Pendaftaran harus ada
Postconditions Mengajukan rekomendasi pemasangan pipa jaringan
Flow of Events Actor System
1. Melakukan survey lokasi 2. Merekomendasikan
pemasangan pipa jaringan
2.1. Menyimpan rekomendasi pemasangan pipa jaringan Exception
Conditions
-
Tabel 3.6 : Use Case Description Menerima Pembayaran Use Case Name Menerima Pembayaran
Scenario Menerima pelunasan pembayaran Triggering Event Rekomendasi pemasangan pipa
Brief Description Setelah diketahui wilayah calon pelanggan dapat dipasang pipa jaringan, Bagian Hubungan Pelanggan akan memberikan informasi pemasangan beserta rincian pembayaran Actors Bagian Keuangan
Related Use Cases -
Stakeholders Pelanggan
Preconditions Rekomendasi pemasangan disetujui Postconditions Pelunasan pembayaran pemasangan
Flow of Events Actor System
1. Menerima pelunasan pembayaran
1.1. Menyimpan data pembayaran Exception
Conditions
-
Tabel 3.7 : Use Case Description Menginput Data Calon Pelanggan Use Case Name Menginput Data Calon Pelanggan
Scenario Menyimpan data calon pelanggan Triggering Event Pembayaran
Brief Description Setelah pembayaran diterima, Bagian Hubungan Pelanggan akan menyimpan data calon pelanggan ke dalam sistem Actors Bagian Hubungan Pelanggan
Related Use Cases -
Stakeholders Pelanggan
Preconditions Pembayaran telah diterima Postconditions Data calon pelanggan tersimpan
Flow of Events Actor System
1. Menerima data pembayaran 2. Memasukkan data calon
pelanggan
2.1. Menyimpan data calon pelanggan
Exception Conditions
-
Tabel 3.8 : Use Case Description Membuat Surat Perintah Kerja
Tabel 3.9 : Use Case Description Membuat Berita Acara Pemasangan Use Case Name Membuat Berita Acara Pemasangan
Scenario Membuat Berita Acara Pemasangan baru Triggering Event Surat Perintah Kerja
Brief Description Setelah Surat Perintah Kerja dibuat, Bagian Direksi akan membuat Berita Acara Pemasangan
Actors Bagian Direksi Related Use Cases -
Stakeholders Karyawan
Preconditions Surat Perintah Kerja telah dibuat Postconditions Berita Acara Pemasangan tersimpan
Flow of Events Actor System
1. Membuat Berita Acara Pemasangan
2. Mencetak Berita Acara Pemasangan
1.1. Menyimpan Berita Acara Pemasangan
2.1. Mencetak Berita Acara Pemasangan
Exception Conditions
-
Use Case Name Membuat Surat Perintah Kerja Scenario Membuat Surat Perintah Kerja baru Triggering Event Data Calon Pelanggan
Brief Description Setelah data calon pelanggan disimpan, Bagian Direksi akan segera membuat Surat Perintah Kerja
Actors Bagian Direksi Related Use Cases -
Stakeholders Karyawan
Preconditions Data calon pelanggan telah disimpan Postconditions Surat Perintah Kerja tersimpan
Flow of Events Actor System
1. Membuat Surat Perintah Kerja
2. Mencetak Surat Perintah Kerja
1.1. Menyimpan Surat Perintah Kerja
2.1. Mencetak Surat Perintah Kerja
Exception Conditions
-
Tabel 3.10 : Use Case Description Membuat Bukti Permintaan Pengeluaran Barang
Use Case Name Membuat Bukti Permintaan Pengeluaran Barang Scenario Membuat Bukti Permintaan Pengeluaran Barang baru Triggering Event Surat Perintah Kerja dan Berita Acara Pemasangan
Brief Description Setelah Surat Perintah Kerja dan Berita Acara Pemasangan diterima, Bagian Teknik akan membuat Bukti Permintaan Pengeluaran Barang
Actors Bagian Teknik Related Use Cases -
Stakeholders Karyawan
Preconditions Surat Perintah Kerja dan Berita Acara Pemasangan diterima Postconditions Bukti Permintaan Pengeluaran Barang terbuat
Flow of Events Actor System
1. Membuat Bukti Permintaan Pengeluaran Barang
2. Mencetak Bukti Permintaan Pengeluaran Barang
1.1. Menyimpan Bukti Permintaan Pengeluaran Barang
2.1. Mencetak Bukti
Permintaan Pengeluaran Barang
Exception Conditions
-
Tabel 3.11 : Use Case Description Membuat Laporan Pengeluaran Barang Use Case Name Membuat Laporan Pengeluaran Barang
Scenario Membuat Laporan Pengeluaran Barang baru Triggering Event Bukti Permintaan Pengeluaran Barang
Brief Description Setelah Bukti Permintaan Pengeluaran Barang diterima, Bagian Aset dan Gudang mengeluarkan barang dan membuat Laporan Pengeluaran Barang
Actors Bagian Aset dan Gudang Related Use Cases -
Stakeholders Karyawan
Preconditions Bukti Permintaan Pengeluaran Barang diterima Postconditions Laporan Pengeluaran Barang terbuat
Flow of Events Actor System
1. Mengecek barang 2. Mengeluarkan barang 3. Membuat Laporan
Pengeluaran Barang 4. Mencetak Laporan
Pengeluaran Barang
2.1. Memerbaharui stok barang
4.1. Mencetak Laporan Pengeluaran Barang Exception
Conditions
-
Tabel 3.12 : Use Case Description Menginput Data Pelanggan Baru Use Case Name Menginput Data Pelanggan Baru
Scenario Menginput Data Pelanggan Baru Triggering Event Berita Acara Pemasangan
Brief Description Setelah instalasi pemasangan pipa jaringan selesai dipasang, Berita Acara Pemasangan akan ditandatangani oleh Pelanggan, Bagian Teknik, dan Kepala Cabang
Actors Bagian Umum
Related Use Cases -
Stakeholders Pelanggan
Preconditions Berita Acara Pemasangan yang telah ditandatangani Postconditions Data Pelanggan Baru tersimpan
Flow of Events Actor System
1. Menginput Data Pelanggan Baru
1.1. Menyimpan Data Pelanggan Baru Exception
Conditions
-
Pengajuan Modal (Anggaran Proyek)
Gambar 3.13 : Use Case Diagram Pengajuan Modal (Anggaran Proyek)
Kesimpulan :
Tidak ditemukan masalah atau kekurangan karena actor yang terlibat sesuai
dengan tugasnya masing-masing.
Use Case Description di atas sebagai berikut :
Tabel 3.13 : Use Case Description Membuat Rencana Anggaran Use Case Name Membuat Rencana Anggaran
Scenario Membuat Rencana Anggaran Tahunan Triggering Event Pengajuan Rencana Anggaran Tahunan
Brief Description Masing-masing bagian dari Direktorat Teknik, Direktorat Umum, Direktorat Usaha, ULP (Unit Layanan Pengadaan), dan Kepala Cabang akan membuat membuat dan mengajukan rencana anggaran tahunan
Actors Direktorat (Teknik, Umum, Usaha), ULP, Kepala Related Use Cases -
Stakeholders Karyawan
Preconditions Pengajuan Rencana Anggaran tahunan Postconditions Rencana Anggaran tahunan terbuat
Flow of Events Actor System
1. Membuat Rencana Anggaran
2. Mencetak Rencana Anggaran
2.1. Mencetak Rencana Anggaran
Exception Conditions
-
Tabel 3.14 : Use Case Description Membuat/Merevisi Rencana Anggaran Investasi dan Operasi (Proyek)
Use Case Name Membuat/Merevisi Rencana Anggaran Investasi dan Operasi (Proyek)
Scenario Membuat/Merevisi Rencana Anggaran Investasi dan Operasi (Proyek) Tahunan
Triggering Event Rencana Anggaran
Brief Description Rencana anggaran yang telah dibuat akan dikumpulkan oleh Bagian Keuangan dan Akuntansi untuk membuat Rencana Anggaran Investasi dan Operasi (Proyek) secara keseluruhan Actors Bagian Keuangan dan Akuntansi
Related Use Cases -
Stakeholders Karyawan
Preconditions Rencana Anggaran terkumpul
Postconditions Rencana Anggaran Investasi dan Operasi (Proyek) terbuat
Flow of Events Actor System
1. Membuat Rencana Anggaran Investasi dan Operasi (Proyek) 2. Mencetak Rencana
Anggaran Investasi dan Operasi (Proyek)
2.1. Mencetak Rencana Anggaran Investasi dan Operasi (Proyek) Exception
Conditions
-
Tabel 3.15 : Use Case Description Mengevaluasi dan Mengoreksi Rencana Anggaran Proyek
Tabel 3.16 : Use Case Description Membuat Laporan Rencana Anggaran Final Use Case Name Membuat Laporan Rencana Anggaran Final
Scenario Membuat Laporan Rencana Anggaran Final Tahunan Triggering Event Rencana Anggaran Proyek
Brief Description Setelah Rencana Anggaran Proyek dievaluasi dan dikoreksi, Bagian Keuangan dan Akuntansi akan membuat Laporan Rencana Anggaran Final
Actors Bagian Keuangan dan Akuntansi Related Use Cases -
Stakeholders Karyawan
Preconditions Rencana Anggaran Proyek tersetujui Postconditions Laporan Rencana Anggaran Final terbuat
Flow of Events Actor System
1. Membuat Laporan Rencana Anggaran Final
2. Mencetak Laporan Rencana Anggaran Final
2.1. Mencetak Laporan Rencana Anggaran Final Exception
Conditions
-
Use Case Name Mengevaluasi dan Mengoreksi Rencana Anggaran Proyek Scenario Mengevaluasi dan Mengoreksi Rencana Anggaran Proyek
Tahunan Triggering Event
Brief Description Setelah Rencana Anggaran Proyek dibuat secara keseluruhan, Direktur Umum akan mengevaluasi dan mengoreksi rencana tersebut
Actors Direktur Umum Related Use Cases -
Stakeholders Karyawan
Preconditions Rencana Anggaran Proyek telah dibuat keseluruhan Postconditions Rencana Anggaran Proyek mendapat persetujuan
Flow of Events Actor System
1. Mengevaluasi dan Mengoreksi Rencana Anggaran Proyek Exception
Conditions
-
Tabel 3.17 : Use Case Description Menyetujui Rencana Anggaran Final
Use Case Name Menyetujui Rencana Anggaran Final
Scenario Menyetujui Rencana Anggaran Final Tahunan Triggering Event Laporan Rencana Anggaran Final
Brief Description Setelah Laporan Rencana Anggaran Final dibuat, Direktur Utama akan menandatangani laporan tersebut dan
meneruskannya ke Bupati dan Walikota untuk dimintai persetujuan
Actors Direktur Utama Related Use Cases -
Stakeholders Bupati dan Walikota
Preconditions Laporan Rencana Anggaran Final terbuat
Postconditions Laporan Rencana Anggaran Final tertandatangani
Flow of Events Actor System
1. Menyetujui Rencana Anggaran Final Exception
Conditions
-
Pelatihan Karyawan
Gambar 3.14 : Use Case Diagram Pelatihan Karyawan
Kesimpulan :
Tidak ditemukan masalah atau kekurangan karena actor yang terlibat sesuai
dengan tugasnya masing-masing.
Use Case Description di atas sebagai berikut
Tabel 3.18 : Use Case Description Menganalisa Kebutuhan Pelatihan Use Case Name Menganalisa Kebutuhan Pelatihan
Scenario Menganalisa Kebutuhan Pelatihan baru Triggering Event Pelatihan Karyawan
Brief Description Bagian Sumber Daya Manusia akan menganalisa kebutuhan pelatihan karyawan
Actors Bagian Sumber Daya Manusia Related Use Cases -
Stakeholders Karyawan
Preconditions Pelatihan karyawan telah memasuki periode waktu yang ditentukan
Postconditions Kebutuhan pelatihan karyawan
Flow of Events Actor System
1. Menganalisa kebutuhan pelatihan
2. Menentukan kebutuhan pelatihan
2.1. Menyimpan data kebutuhan pelatihan Exception
Conditions
-
Tabel 3.19 : Use Case Description Menyusun Jadwal dan Topik Pelatihan Use Case Name Menyusun Jadwal dan Topik Pelatihan
Scenario Menyusun Jadwal dan Topik Pelatihan baru Triggering Event Data Kebutuhan Pelatihan
Brief Description Setelah data kebutuhan pelatihan ditentukan, bagian sumber daya manusia akan menyusun jadwal dan topik pelatihan Actors Bagian Sumber Daya Manusia
Related Use Cases -
Stakeholders Karyawan
Preconditions Data kebutuhan pelatihan harus ada Postconditions Jadwal dan topik pelatihan
Flow of Events Actor System
1. Menyusun jadwal dan topik pelatihan
1.1. Menyimpan jadwal dan topik pelatihan
Exception Conditions
-
Tabel 3.20 : Use Case Description Menyusun Silabus Pelatihan Use Case Name Menyusun Silabus Pelatihan
Scenario Menyusun Silabus Pelatihan baru Triggering Event Data Kebutuhan Pelatihan
Brief Description Setelah jadwal dan topik pelatihan disusun, bagian sumber daya manusia akan menyusun silabus pelatihan
Actors Bagian Sumber Daya Manusia Related Use Cases -
Stakeholders Karyawan
Preconditions Jadwal dan topik pelatihan telah tersusun Postconditions Silabus pelatihan terbuat
Flow of Events Actor System
1. Mengecek jadwal dan topik pelatihan
2. Membuat silabus pelatihan
1.1. Membuka daftar jadwal dan topik pelatihan 2.1. Menyimpan silabus
pelatihan Exception
Conditions
-
Tabel 3.21 : Use Case Description Menentukan Pihak Penyelenggara Pelatihan Use Case Name Menentukan Pihak Penyelenggara Pelatihan
Scenario Menentukan Pihak Penyelenggara Pelatihan Karyawan Triggering Event Jadwal, topik, dan silabus pelatihan telah tersusun
Brief Description Setelah jadwal, topik, dan silabus pelatihan tersusun, bagian sumber daya manusia akan mencari dan menentukan pihak penyelenggara pelatihan yang sesuai
Actors Bagian Sumber Daya Manusia Related Use Cases -
Stakeholders Karyawan
Preconditions Jadwal, topik, dan silabus pelatihan telah tersusun Postconditions Pihak penyelenggara ditentukan
Flow of Events Actor System
1. Mencari pihak
penyelenggara pelatihan 2. Menentukan pihak
penyelenggara pelatihan
1.1. Menampilkan daftar pihak penyelenggara pelatihan 2.1. Menyimpan data pihak
penyelenggara pelatihan Exception
Conditions
-
Tabel 3.22 : Use Case Description Menentukan Jadwal dan Topik Pelatihan Use Case Name Menentukan Jadwal dan Topik Pelatihan
Scenario Menentukan Jadwal dan Topik Pelatihan Final Triggering Event Pihak penyelenggara pelatihan
Brief Description Setelah pihak penyelenggara pelatihan ditentukan, bagian sumber daya manusia akan menentukan jadwal dan topik pelatihan untuk karyawan
Actors Bagian Sumber Daya Manusia Related Use Cases -
Stakeholders Karyawan
Preconditions Pihak penyelenggara pelatihan telah ditentukan Postconditions Jadwal dan topik pelatihan
Flow of Events Actor System
1. Menentukan jadwal dan topik pelatihan
1.1. Mencetak jadwal dan topik pelatihan Exception
Conditions
-
3.4 Data dan Informasi
3.4.1 Object State Transition Diagram Pemasangan Hubungan Pipa Jaringan
Gambar 3.15 : Object State Transition Diagram Calon Pelanggan
Uraian :
Calon pelanggan yang ingin berlangganan air bersih akan mengajukan
pendaftaran dan bagian Hubungan Pelanggan akan memberikan persyaratan dan
formulir pendaftaran. Bagian teknik akan melakukan survei dan memberikan rekomendasi pemasangan. Jika diterima, pembayaran akan diterima dan data calon pelanggan akan dimasukkan ke dalam sistem. Namun jika ditolak, maka proses selesai.
Gambar 3.16 : Object State Transition Diagram Surat Perintah Kerja dan Berita Acara Pemasangan
Uraian :
Bagian direksi membuat Surat Perintah Kerja (SPK) dan Berita Acara Pemasangan (BA) untuk diserahkan ke kepala cabang. Surat tersebut nantinya akan diberikan ke bagian teknik untuk memersiapkan instalasi pemasangan pipa jaringan.
Gambar 3.17 : Object State Transition Diagram Bukti Permintaan Pengeluaran
Barang
Uraian :
Berdasarkan SPK dan BA yang telah dibuat, bagian teknik akan membuat Bukti Permintaan Pengeluaran Barang (BPP) untuk disetujui kepala cabang. Bagian umum nantinya akan mereview BPP sehingga barang-barang yang diperlukan untuk instalasi bisa segera dikeluarkan.
Gambar 3.18 : Object State Transition Diagram Barang
Uraian :
Setelah barang yang dikeluarkan oleh bagian aset dan gudang berdasarkan BPP yang ada, stok barang akan diperbaharui dan akan dibuat laporan pengeluaran barang.
Gambar 3.19 : Object State Transition Diagram Pelanggan
Uraian :
Saat instalasi selesai dipasang, pelanggan akan menandatangani BA dan data pelanggan baru akan segera dimasukkan.
Kesimpulan :
Ditemukan proses yang bisa ditambahkan untuk ke depannya, yaitu membuat
daftar tunggu dan menyimpan keluhan/pengaduan supaya tanggapan yang akan
diterima pelanggan menjadi cepat. Selain itu, terlalu banyak divisi yang terlibat
dalam proses bisnis sehingga membutuhkan waktu yang lama.
Pengajuan Modal (Anggaran Proyek)
Gambar 3.20 : Object State Transition Diagram Rencana Anggaran
Uraian :
Masing-masing direktorat akan membuat dan mengajukan rencana anggaran untuk nantinya dikumpulkan oleh bagian keuangan dan akuntansi.
Gambar 3.21 : Object State Transition Diagram Rencana Anggaran Investasi dan Operasi (Proyek)
Uraian :
Rencana anggaran investasi dan operasi (proyek) akan dibuat dan diajukan ke
direktur umum untuk dievaluasi dan dikoreksi sebelum akhirnya disetujui.
Gambar 3.22 : Object State Transition Diagram Rencana Anggaran Proyek Final
Uraian :
Bagian keuangan dan akuntansi membuat laporan rencana anggaran final berdasarkan rencana anggaran investasi dan operasi (proyek) yang telah disetujui.
Laporan akan diajukan ke DPRD kota dan kabupaten untuk mendapatkan dana investasi.
Kesimpulan :
Tidak ditemukan masalah atau kekurangan dalam proses pengajuan modal karena proses yang berjalan sudah sesuai dengan prosedur yang ada. Hanya saja untuk ke depannya bisa dilakukan forecast untuk melakukan perkiraan perencanaan penganggaran perusahaan.
Pelatihan Karyawan
Gambar 3.23 : Object State Transition Diagram Pelatihan Karyawan
Uraian :
Bagian sumber daya manusia akan mengelola pelatihan karyawan dari mulai menganalisa kebutuhan pelatihan hingga selesai.
Kesimpulan :
Tidak ditemukan masalah atau kekurangan dalam proses pelatihan karyawan
karena proses yang berjalan sudah sesuai dengan prosedur yang ada. Hanya saja
untuk ke depannya bisa dilakukan ditambahkan proses menginput modul pelatihan
agar karyawan yang tidak dapat mengikuti pelatihan bisa tetap mengunduh modul
pelatihan. Selain itu ditambahkan proses melakukan forum diskusi agar setiap
karyawan dapat mengembangkan kapasitas teknis personalnya secara mandiri.
3.4.1 Logical Data Model : Class Diagram / ERD
Gambar 3.24 : LogicalDataModel : Class Diagram / ERD
Kesimpulan :
Dapat ditambahkan class daftar tunggu dan class keluhan/pengaduan untuk
ke depannya agar pencarian informasi terhadap calon pelanggan yang wilayahnya
belum terpasang pipa jaringan bisa lebih cepat dilakukan, serta waktu yang
dibutuhkan untuk melayani keluhan/pengaduan bisa lebih cepat diatasi.
3.4.2 Activity/Entity Matrix (CRUD)
Tabel 3.23 : Activity/Entity Matrix (CRUD) ENTITY
ACTIVITY P e la n g g a n F o rm u li r P en d af ta ra n W il ay ah P e m b ay a ra n Ja ri n g an P ip a S u ra t P er in ta h K er ja B er it a A ca ra P e m as an g an B u k ti P er m in ta an P en g lu a ra n B ar an g B ar an g P e m as an g a n K a ry aw an Membuat Formulir Pendaftaran C C C
Menginput Data Calon Pelanggan CRU R R
Menerima Pembayaran R C R
Survey Lokasi R R R
Membuat Bukti Permintaan
Pengeluaran Barang R R C R
Membuat Surat Perintah Kerja R C R
Membuat Berita Acara Pemasangan R C C R
Membuat Laporan Pengeluaran
Barang R CRU
Menginput Data Pelanggan Baru CRU R R
Keterangan : C = Create, R = Read, U = Update, D = Delete
Kesimpulan :
Dapat ditambahkan entity daftar tunggu dan pengaduan untuk ke depannya agar pencarian informasi terhadap calon pelanggan yang wilayahnya belum terpasang pipa jaringan bisa lebih cepat dilakukan, serta waktu yang dibutuhkan untuk melayani keluhan/pengaduan bisa lebih cepat diatasi. Selain itu, divisi yang terlibat di dalam keseluruhan activity terlalu banyak sehingga aktivitas bisnis yang dibutuhkan menjadi lama.
BAGIAN HUBUNGAN PELANGGAN
BAGIAN KEUANGAN
BAGIAN TEKNIK
BAGIAN DIREKSI
BAGIAN ASET & GUDANG
BAGIAN UMUM
3.4.3 Data Dictionary
Tabel 3.24 : Data Dictionary
Field Name Data Type Field
Length KEY
Ket 1. Pelanggan
ID_Pelanggan Char 15 PK
Nama_Pelanggan String 30
Alamat_Pelanggan String 100
No_Telepon_Pelanggan Varchar 13
Status_Pelanggan Varchar 11 Aktif/Tidak
Aktif 2. Wilayah
ID_Wilayah Char 15 PK
Nama_Wilayah String 50
Nama_Kecamatan String 50
Nama_Kabupaten String 50
3. Jaringan Pipa
ID_Jaringan_Pipa Char 15 PK
ID_Wilayah Varchar 15 FK
Ukuran_Meter Varchar 10
Merek_Meter Varchar 10
No_Seri_Meter Varchar 10
Stand_Awal_Meter Varchar 5
Segel_Meter_Air Varchar 5
Jarum_Meter Integer
Water Meter Induk
Jumlah_Keran Integer
4. Formulir Pendaftaran
ID_Formulir_Pendaftaran Char 15 PK
ID_Pelanggan Char 15 FK
ID_Jaringan_Pipa Char 15 FK
Tanggal_Pendaftaran Date
5. Pembayaran
ID_Pembayaran Char 15 PK
ID_Karyawan Char 15 FK
ID_Formulir_Pendaftaran Char 15 FK
Tanggal_Pembayaran Date
Total_Pembayaran Date
6. Surat Perintah Kerja
ID_Surat_Perintah_Kerja Char 15 PK
ID_Pembayaran Char 15 FK
ID_Karyawan Char 15 FK
Tanggal_Pembuatan Date
Tabel 3.24 : Data Dictionary(lanjutan)
Field Name Data
Type
Field
Length KEY Ket 7. Berita Acara Pemasangan
ID_Berita_Acara_Pemasangan Char 15 PK
ID_Surat_Perintah_Kerja Char 15 FK
Tanggal_Pembuatan Date
Tanggal_Pemasangan Date
Tanggal_Selesai_Pemasangan Date
8. Bukti Permintaan Pengeluaran Barang
ID_Bukti_Permintaan_Pengeluaran_Barang Char 15 PK
ID_Berita_Acara_Pemasangan Char 15 FK
Tanggal_Permintaan Date
9. Barang
ID_Barang Char 15 PK
Nama_Barang Varchar 20
Harga_Barang Integer
Tipe_Barang Varchar 20
Jumlah Integer
10. Pemasangan
ID_Pemasangan Char 15 PK
ID_Karyawanc Char 15 FK
ID_Jaringan_Pipa Char 15 FK
ID_Barang Char 15 FK
Tanggal_Pemasangan Date
11. Karyawan
ID_Karyawan Char 15 PK
Nama_Karyawan String 30
Alamat_Karyawan String 50
Email_Karyawan Varchar 20
No_Telepon_Karyawan Varchar 12
Jabatan Varchar 15
