24 BAB III
PELAKSANAAN KERJA MAGANG
3.1 Kedudukan dan Koordinasi
Dalam proses pelaksanaan kerja magang yang ditempuh oleh penulis selama 60 hari kerja, penulis ditempatkan sebagai Talent Acquisition Intern khususnya divisi Graduate Program pada Cluster Business Service (CBS) AQUA Danone Indonesia. Penulis dibimbing oleh Kak Nadia Priasti Pramita selaku Graduate Program Manager, serta Kak Nuke Paramitha sebagai Graduate Program Analyst yang menjadi supervisor sehari-hari penulis.
Sumber: diolah penulis dari data perusahaan, 2019
Gambar 3. 1 Struktur Organisasi Talent Acquisition Danone Indonesia Kemudian, pada praktiknya di lapangan, penulis ditempatkan di Graduate Program Division dengan struktur organisasi sebagai berikut:
Sumber: diolah penulis dari data perusahaan, 2019 Gambar 3. 2 Struktur Organisasi Graduate Program Danone Indonesia
Talent Acquisition
Graduate Program
Talent Acquisition and Scouting
Employer Branding
25 3.2 Tugas yang Dilakukan
Tugas pokok yang dilakukan oleh para staf Graduate Program secara umum adalah:
No. Tugas yang Dilakukan Tim Graduate Program
1. Bekerja sama dengan tim Employer Branding mempromosikan program MT STAR di sosial media.
2. Melakukan pencarian kandidat Management Trainee melalui sosial media dan website dancommunity.id.
3. Melakukan seleksi kandidat melalui CV screening, tes SHL, interview (offline dan online), Focused Group Discussion (FGD), dan Medical Check Up (MCU).
4. Melakukan reimbursement transportasi bagi kandidat yang berasal dari luar kota.
5. Melakukan penilaian hasil seleksi dan menempatkan kandidat di posisi yang sesuai dengan keahlian mereka.
6. Mempersiapkan coach dan mentor yang akan mendampingi setiap Management Trainee.
7. Mengurus kontrak kerja dan melakukan offering terhadap kandidat-kandidat yang berhasil lolos sebagai MT.
8. Membuat program orientasi atau induction.
9. Mengurus payroll untuk mendaftarkan gaji karyawan MT.
10. Mengurus keperluan-keperluan MT (seperti laptop, telepon, email, ID card, dan lain-lain) sebagai karyawan baru di Danone Indonesia.
11. Memastikan setiap MT mengisi MT Passport yang berisi laporan proyek yang dikerjakan oleh setiap MT di setiap minggunya.
12. Melakukan MT Review yang diadakan secara periodik (6 bulan sekali) dan menghitung serta mengevaluasi hasil penilaian tersebut.
Kemudian mengacu pada daftar pekerjaan tersebut, dalam keseharian penulis selama melakukan praktik kerja magang, terdapat beberapa pekerjaan yang diberikan kepada penulis, yaitu:
26 a. Tugas Pokok
No. Tugas Pokok yang Dilakukan Penulis 1. Membantu melakukan screening CV melalui website.
2. Mengatur jadwal interview secara online dan offline serta berkomunikasi dengan kandidat MT STAR melalui email.
3. Menyiapkan form yang diperlukan oleh interviewer untuk mencatat hasil interview kandidat dan mengatur flow interview.
4. Melakukan update hasil seleksi dari serangkaian proses recruitment yang dilakukan.
5. Mengirimkan rejection letter bagi kandidat yang tidak lolos tahap seleksi dan mengundang kandidat yang lolos tahapan seleksi ke tahapan seleksi selanjutnya.
6. Memberikan feedback bagi kandidat yang tidak lolos proses seleksi.
7. Menyiapkan seluruh berkas yang diperlukan untuk FGD, user interview dan final interview serta mengatur berjalannya keseluruhan proses seleksi.
8. Membuat surat pengantar Medical Check Up (MCU).
9. Menyiapkan offering letter dan mengundang calon MT untuk melakukan tanda tangan kontrak.
10. Mengajukan request segala keperluan yang dibutuhkan MT untuk bekerja.
11. Menyiapkan seluruh berkas yang diperlukan untuk transportation reimbursement para kandidat MT yang berasal dari luar kota.
12. Menyiapkan seluruh dokumen yang diperlukan untuk mendaftarkan penggajian para newcomers MT.
13. Melakukan compiling dokumen perjanjian kerja karyawan baru.
14. Membantu dan memberikan evaluasi mengenai proses MT induction.
15. Menghitung skor MT review dan membuat summary mengenai strength dan development setiap MT berdasarkan penilaian yang diberikan oleh para user.
16. Menambahkan data ke dalam MT Passport dan memberikan saran perbaikan.
27 b. Tugas Tambahan
No. Tugas Tambahan yang Dilakukan Penulis
1. Membantu membuat dan menyerahkan form untuk reimbursement uang karyawan yang digunakan selama program induction berlangsung.
2. Membuat FOC letter untuk melakukan request minuman yang diperlukan selama induction berlangsung.
3. Membuat welcoming poster untuk MT Mid Year 2019.
4. Melakukan compile file-file MT yang dibutuhkan seperti Man Power Planning (MPP), on board document, key takeaways induction, dan MT STAR Mid Year 2019 data.
5. Membantu mempromosikan nilai inclusive diversity saat training Danone Academy Campus berlangsung.
1.3 Uraian Pelaksanaan Kerja Magang 3.3.1 Proses Pelaksanaan
a. Tugas Pokok
1. Melakukan screening CV
Penulis membantu user untuk menyortir CV kandidat Sales and Business Development untuk MT Mid Year 2019. CV ini disortir secara online melalui website Danone global. Kandidat yang lolos CV screening dikirimkan link untuk melanjutkan ke proses selanjutnya. Sementara, kandidat yang tidak lolos screening CV akan mendapatkan notifikasi rejection melalui email.
2. Mengatur jadwal interview secara online dan offline serta berkomunikasi dengan kandidat MT STAR melalui email
Sebagai bagian dari tim talent acquisition, penulis terlibat dalam end-to- end recruitment process MT STAR batch Mid Year 2019. Penulis membuat jadwal HR interview di mana dalam 1 hari maksimal terdapat 40 kandidat yang akan diinterview oleh 6-8 inteviewer di saat yang bersamaan. Oleh karena itu, penulis melakukan plotting jadwal interview dan mengundang kandidat yang akan diinterview dalam satu minggu.
28 Sumber: dokumentasi penulis, 2019
Gambar 3. 3 Jadwal HR Interview
Sumber: Email Admin HR Danone, 2019 Gambar 3. 4 HR Interview Invitation
Penulis berkomunikasi dengan kandidat menggunakan email Admin HR Danone. Ketika HR Interview, tidak semua kandidat dapat hadir di Head Office
29 pada tanggal yang ditentukan. Oleh karena itu, penulis juga mengatur jadwal untuk reschedule interview dengan kandidat baik interview secara online. Penulis mendaftarkan kandidat tersebut dalam portal meeting online Danone yaitu mydanone.webex.com dan mendaftarkan interviewer yang available untuk melakukan interview online tersebut.
Sumber: Email HR Admin Danone, 2019 Gambar 3. 5 Online HR Interview Invitation
3. Menyiapkan form yang diperlukan oleh interviewer untuk mencatat hasil interview kandidat dan mengatur flow interview
Pada hari HR interview tersebut, penulis menyiapkan form penilaian untuk interviewer dan absensi yang diberikan kepada resepsionis. Penulis juga menyiapkan form untuk hasil penilaian interview seperti Gambar 3.6 dibawah ini:
30 Sumber: dokumentasi penulis, 2019
Gambar 3. 6 Hasil Rekapitulasi HR Interview
4. Melakukan update hasil seleksi dari serangkaian proses yang dilakukan.
Setelah mendapatkan hasil interview, penulis melakukan update pada candidate dashboard yang ada pada google drive MT Danone Indonesia. Hasil keseluruhan proses seleksi diupdate dalam dashboard ini agar kami dapat mengetahui sampai mana proses seleksi dan siapa saja yang masih bertahan di tahap yang ada.
31 Sumber: Google Drive MT Danone Indonesia, 2019
Gambar 3. 7 Candidate Dashboard
5. Mengirimkan rejection letter bagi kandidat yang tidak lolos tahap seleksi dan mengundang kandidat yang lolos tahapan seleksi ke tahapan seleksi selanjutnya.
Kandidat yang tidak lolos tahap seleksi diberikan rejection letter sedangkan kandidat yang lolos tahapan seleksi akan diundang untuk tahapan seleksi berikutnya. Selanjutnya, penulis melakukan plotting kandidat untuk tahapan seleksi selanjutnya.
Sumber: Email Admin HR Danone, 2019 Gambar 3. 8 Rejection Letter
32 Sumber: Email Admin HR Danone, 2019
Gambar 3. 9 FGD Invitation
6. Memberikan feedback bagi kandidat yang tidak lolos proses seleksi
Danone merupakan perusahaan yang menjunjung tinggi nilai humanisme kepada karyawan dan juga kandidat. Oleh karena itu ketika kandidat yang tidak lolos proses seleksi meminta feedback, HR perlu memberikan feedback tersebut sesuai dengan penilaian user saat interview yang dapat digunakan kandidat sebagai perbaikan saat proses seleksi selanjutnya.
33 Sumber: Email Admin HR Group Danone, 2019
Gambar 3. 10 Memberikan Feedback kepada Kandidat
7. Menyiapkan seluruh berkas yang diperlukan untuk FGD, user interview dan final interview serta mengatur berjalannya keseluruhan proses seleksi
Untuk FGD, satu kelompok terdiri dari 5 orang yang diberikan case study sesuai dengan function masing-masing. Penulis menyiapkan soal-soal tersebut dan juga kertas HVS yang diperlukan oleh setiap kandidat. Selain itu, penulis juga menyiapkan CV dan form penilaian FGD untuk user. Sedangkan, untuk user interview dan final interview, penulis menyiapkan CV dan tetap mengatur jalannya flow interview.
8. Membuat surat pengantar Medical Check Up (MCU)
MT yang lolos tahap final interview akan diundang untuk melakukan Medical Check Up (MCU) di Prodia untuk MT Specialized Nutrition (SN) dan Pramita untuk MT AQUA.
34 Sumber: Email Admin HR Danone, 2019
Gambar 3. 11 Surat Medical Check Up
9. Menyiapkan offering letter dan mengundang calon MT untuk melakukan tanda tangan kontrak
Setelah melakukan MCU, penulis mengundang calon MT untuk melakukan offering. Penulis menyiapkan offering letter akan ditandatangani oleh para calon MT.
10. Mengajukan request segala keperluan yang dibutuhkan MT untuk bekerja.
Setelah tanda tangan kontrak dilakukan, penulis melakukan request clio kepada tim Danone Information System (DANIS) untuk keperluan MT seperti laptop, email, telepon. Selain itu, penulis juga berkoordinasi dengan General Affair untuk request ID card dan access card MT.
35 Sumber: website Clio Self Service, 2019
Gambar 3. 12 Log in Clio
Sumber: website Clio Self Service, 2019 Gambar 3. 13 Clio Request
36 11. Menyiapkan seluruh berkas yang diperlukan untuk transportation
reimbursement para kandidat MT yang berasal dari luar kota.
Kandidat yang lolos ke tahap FGD, user interview, dan final interview akan diberikan reimbursement untuk transportasi yang mereka gunakan ke Head Office, di mana untuk rincian maksimum pembayaran adalah sebagai berikut:
Tabel 3. 1 Pembayaran Reimbursement Maksimum Menurut Daerah
Daerah Jumlah Pembayaran
Reimbursement Maksimum
Jawa Barat Rp. 300.000
Jawa Tengah Rp. 750.000
Jawa Timur Rp. 900.000
Sumatera Utara, Kalimantan Rp. 1.500.000 Sumber: diolah dari data perusahaan, 2019
Untuk melakukan reimbursement transportasi, ada beberapa hal yang perlu disiapkan, yaitu:
a. Boarding pass perjalanan kandidat.
b. Receipt atau bukti pembelian tiket kandidat.
c. Bukti invitation letter dari Danone.
d. 1 lembar yang berisikan total payment yang harus dibayarkan dari keseluruhan kandidat yang akan diberikan reimbursement.
Setelah melakukan reimbursement, penulis mengirimkan email kepada kandidat untuk memberitahukan bahwa proses reimbursement sudah selesai dan disertai dengan mengirimkan bukti transfer kepada kandidat.
12. Menyiapkan seluruh dokumen yang diperlukan untuk mendaftarkan penggajian para karyawan MT yang baru.
Salah satu tugas selanjutnya yang dilakukan penulis adalah mendaftarkan gaji karyawan MT ke tim payroll. Terdapat beberapa dokumen yang harus dipersiapkan untuk mendaftarkan gaji MT tersebut seperti KTP, Kartu Keluarga (KK), NPWP, BPJS kesehatan, Jamsostek, form benefits enrollment, ijazah, foto buku tabungan, pas foto, CV, offering letter, dan form vendor master.
37 13. Melakukan compiling dokumen perjanjian kerja karyawan baru
Penulis mengurus dan mengumpulkan form perjanjian kerja yang terdiri dari employee commitment form, buku Perjanjian Kerja Bersama (PKB), new employee checklist compliance, business conduct policies, serta kebijakan Danone mengenai PASI (Produk Pengganti Air Susu Ibu) yang harus ditandatangani setiap MT dan akan diserahkan ke HRBP.
Sumber: dokumentasi penulis, 2019
Gambar 3. 14 Compiling Dokumen Perjanjian Kerja Karyawan Baru 14. Membantu dan memberikan evaluasi mengenai proses MT induction.
Induction adalah program orientasi atau onboarding yang diberikan untuk MT.
Selama 3 minggu, MT diberikan pembekalan mengenai kultur dan bisnis Danone secara keseluruhan. Tugas penulis adalah mencari vendor makanan untuk snack dan lunch, menyiapkan welcoming kit dan jaket MT yang akan diberikan ketika induction, mengatur layout ruangan, dan memesankan bus untuk induction ke pabrik hingga mendapatkan invoice yang harus dikirimkan ke departemen finance. Setelah induction berakhir, penulis diberikan tugas untuk membuat induction review kepada sebagai evaluasi dan feedback agar kedepannya induction bisa berjalan lebih baik lagi. Selain itu, penulis juga mengajukan pembayaran bus yang digunakan untuk induction MT ke pabrik.
38 Sumber: Sent box email penulis, 2019
Gambar 3. 15 Pemesanan Bus untuk Induction
Sumber: dokumentasi penulis, 2019
Gambar 3. 16 Saat Presentation Skill Training Berlangsung
39 Sumber: dokumentasi penulis, 2019
Gambar 3. 17 Induction ke pabrik AQUA
Sumber: dokumentasi penulis, 2019 Gambar 3. 18 Induction ke pabrik Nutricia
40 Sumber: dokumentasi penulis, 2019
Gambar 3. 19 Induction Review
Sumber: dokumentasi penulis, 2019
Gambar 3. 20 Pembayaran Bus yang Digunakan selama Induction
41 Selama bekerja, selain menggunakan email Admin HR Danone untuk berkomunikasi dengan kandidat, penulis juga menggunakan email outlook Danone yaitu [email protected] yang digunakan untuk berkomunikasi dengan karyawan internal Danone dalam menyelesaikan pekerjaan sehari-hari.
15. Menghitung skor MT review dan membuat summary mengenai strength dan development setiap MT berdasarkan penilaian yang diberikan oleh para user.
Sebelumnya, MT direview sebanyak 3 bulan sekali. Namun di peraturan yang baru, MT direview selama 6 bulan sekali. Tugas penulis adalah menghitung rata-rata skor performa MT dan membuat summary berdasarkan strength (kelebihan MT) dan development (yang harus dikembangkan atau diperbaiki oleh MT) berdasarkan penilaian setiap user terhadap masing-masing MT tersebut. Selanjutnya, summary tersebut dikirimkan kepada MT yang sudah selesai review untuk improvement mereka kedepannya.
16. Menambahkan data ke dalam jotform untuk MT Passport dan memberikan saran perbaikan.
MT Passport adalah suatu elemen yang penting bagi Tim Graduate Program untuk memonitor kinerja para MT. Oleh karena itu, penulis perlu memasukkan data-data MT Mid Year 2019 agar mereka dapat mengakses jotform yang ada. Selain itu, penulis juga membuat kata-kata email reminder agar MT mengisi form Check-In dan Check-Out MT Passport. Selain menambahkan data, penulis juga melakukan analisis efektivitas penggunaan Jotform untuk MT Passport dan memberikan saran perbaikan untuk sistem MT Passport kepedannya.
b. Tugas Tambahan
1. Membantu membuat dan menyerahkan form untuk reimbursement uang karyawan yang digunakan selama program induction berlangsung
Selama induction berlangsung, seringkali terdapat pengeluaran tak terduga yang mengharuskan Tim Graduate Program mengeluarkan uang pribadi untuk keperluan-keperluan tersebut. Untuk melakukan reimbursement, penulis mengisi form dan memasukan form tersebut di kotak yang sesuai dengan departemen karyawan.
42 2. Membuat welcoming poster untuk MT Mid Year 2019
Welcoming poster akan dicetak dan ditempel di cubical Talent Acquisition.
Poster ini berisikan foto, nama lengkap, asal universitas, divisi dan nama mentor para kandidat.
3. Membuat FOC (free of charge) letter untuk melakukan request minuman yang diperlukan selama induction berlangsung
FOC (free of charge) letter adalah surat yang berisi request minuman dengan cara melakukan pembelian internal produk Danone seperti AQUA, Mizone, dan Vit Levite.
4. Melakukan compile file-file MT yang dibutuhkan
Penulis juga melakukan compile file-file MT seperti Man Power Planning (MPP), on board documents, key takeaways induction, payroll documents, dan MT STAR Mid Year 2019 data.
5. Membantu mempromosikan nilai inclusive diversity saat training Danone Academy Campus berlangsung
Danone Campus adalah acara training untuk karyawan level manajer ke atas yang dihadiri oleh karyawan Danone Indonesia dan seluruh dunia yang diselenggarakan di ICE BSD City pada tanggal 8-13 September 2019. Dalam acara ini, penulis berkesempatan untuk mempresentasikan nilai inclusive dan diversity yang diterapkan oleh Danone Indonesia kepada karyawan Danone.
43 Sumber: dokumentasi penulis
Gambar 3. 21 Mempromosikan Inclusive Diversity 3.3.2 Kendala yang Ditemukan
Ketika melaksanakan program kerja magang di bagian Talent Acquisition Danone Indonesia, khususnya divisi Graduate Program, ada beberapa kendala yang dapat menghambat lancarnya proses recruitment para Management Trainee STAR. Kendala yang ditemukan diantaranya:
a. Keseluruhan proses recruitment masih menggunakan banyak kertas dan belum terintegrasi dengan sistem.
Hal ini dapat dikatakan menyulitkan karena MT STAR memiliki total applicants yang sangat banyak jumlahnya yaitu mencapai puluhan ribu kandidat yang harus disortir dan melewati serangkaian proses yang cukup panjang dan hanya menggunakan excel untuk rekapitulasi kandidat yang lolos tahap seleksi di setiap prosesnya. Oleh karena itu, potensi terjadinya human error dikatakan cukup besar. Selain itu, proses induction juga masih dilakukan secara manual sehingga terkadang sulit bagi penulis untuk bertemu dengan para MT terutama ketika mereka sudah onboard dan sedang tandem ke area (tidak datang ke Head Office).
b. Pelaksanaan magang yang tidak leluasa karena masih ada jadwal kuliah di kampus.
44 Walaupun di Danone penulis diberikan izin untuk work from home atau bekerja half day, penulis merasa tertinggal banyak informasi penting sekalinya penulis tidak datang ke kantor.
c. Tidak semua kandidat dapat memenuhi panggilan interview sesuai dengan jadwal yang ditentukan.
Kandidat yang diundang interview maksimal sebanyak 40 kandidat per hari. Namun, tidak semua kandidat dapat menghadiri panggilan interview sehingga harus dilakukan reschedule ke hari lain di mana di hari lain ada jadwal interview yang juga padat.
d. Mencari vendor makanan yang enak selama induction yang berlangsung 3 minggu.
Karena penulis tidak berdomisili di Jakarta Selatan, sedikit sulit bagi penulis untuk menemukan vendor makanan yang enak, mengandung sayur, disukai oleh para MT dan beragam karena ada kandidat yang vegetarian.
e. Penulis belum mahir dalam menghafal berbagai rumus excel.
Penulis belum terbiasa untuk menggunakan berbagai rumus di excel seperti rumus IF yang panjang, membuat pivot table, dan lain sebagainya.
3.3.3 Solusi Atas Kendala yang Ditemukan
a. Keseluruhan proses recruitment masih menggunakan banyak kertas dan belum terintegrasi dengan sistem
Dalam menyikapi hal ini, penulis berusaha untuk tetap teliti di setiap proses recruitment yang berjalan. Dikarenakan belum ada sistem yang mengintegrasi semuanya, penulis melakukan update proses seleksi pada candidate dashboard yang tersedia di google docs email MT STAR Indonesia. Sehingga, user atau atasan penulis dapat mengakses informasi dengan mudah melalui google docs tersebut. Untuk mengurangi kemungkinan adanya human error, penulis berusaha untuk menggunakan ketelitian yang tinggi ketika bekerja agar semua proses dapat berjalan dengan baik.
45 b. Pelaksanaan magang yang tidak leluasa karena masih ada jadwal kuliah di
kampus
Penulis diberikan izin untuk work from home karena jarak dari kantor yang cukup jauh dengan kampus. Agar tidak tertinggal informasi ketika tidak hadir di kantor, penulis selalu bertanya kepada user mengenai informasi terbaru atau update terbaru dari hari di mana penulis tidak datang ke kantor.
c. Tidak semua kandidat dapat memenuhi panggilan interview sesuai dengan jadwal yang ditentukan
Mengatasi hal ini, penulis berkomunikasi dengan kandidat untuk melakukan reschedule ke hari yang lain baik secara offline atau online.
Pertama, penulis plotting jadwal interview yang semestinya untuk hari tersebut kemudian penulis menyesuaikan jam interview setiap kandidat dengan ketersediaan interviewer. Selanjutnya, penulis memasukkan nama- nama kandidat yang available untuk reschedule interview pada hari tersebut dan disesuaikan dengan ketersediaan interviewer. Jika kondisi kandidat tidak memungkinkan untuk datang ke kantor pusat, penulis mendaftarkan kandidat secara online di website mydanone.webex.com dan mengirimkan link tersebut kepada interviewer maupun kandidat agar online di hari dan jam tersebut.
d. Mencari vendor makanan yang enak selama induction yang berlangsung 3 minggu
Penulis harus memastikan bahwa makanan yang akan dipesan enak dan dapat diterima oleh seluruh partisipan induction. Oleh karena itu, penulis memilih makanan ke vendor-vendor makanan yang sudah terbukti enak dan melihat review makanan atau catering tersebut di media sosial.
Penulis hanya dapat memilih vendor makanan yang bekerja sama dengan klik-eat.com. Sehingga, penulis juga perlu menyesuaikan dengan budget makanan dari kantor. Seringkali penulis meminta feedback dari MT mengenai makanan yang dipesan untuk menjadi referensi pemesanan makanan di minggu selanjutnya. Selain itu, penulis juga akan membuat list
46 restoran dan makanan andalan agar mempermudah staff yang menggantikan posisi penulis nantinya.
e. Penulis belum mahir dalam menghafal berbagai rumus excel
Rumus merupakan salah satu hal yang sangat penting karena dapat mempermudah penulis dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Oleh karena itu, penulis selalu belajar melalui google mengenai rumus-rumus yang akan digunakan. Terkadang penulis juga mencari tahu sendiri cara yang paling efektif untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan cepat dan tepat.
