Penyusunan Strategi Sistem Informasi/ Teknologi Informasi pada
Apotek Cahaya Mitra Menggunakan Metode Ward and Peppard
Artikel Ilmiah
Peneliti:
Zaki Iskandar (NIM: 682011075)
Johan Tambotoh SE.,MTI.
Program Studi Sistem Informasi
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen SatyaWacana
1
Penyusunan Strategi Sistem Informasi / Teknologi
Informasi pada Apotek Cahaya Mitra Menggunakan
Metode
Ward and Peppard
Zaki Iskandar1, Johan Tambotoh2
Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana
Jl. Diponegoro 52-60, Salatiga 50711, Indonesia
Email: zakiskndr75@gmail.com, johan.tambotoh@staff.uksw.edu
Abstrak
Meningkatnya permintaan masyarakat tentang fasilitas kesehatan di Solo, menyebabkan perkembangan industri penyedia kesehatan meningkat pesat, misalnya adalah pengembangan apotek. Apotek Cahaya Mitra adalah salah satu dari banyak apotek terkenal di Solo. Perencanaan strategis sistem informasi dan teknologi informasi yang tepat, akan membantu kegiatan perusahaan untuk mencapai visi dan misi perusahaan. Penelitian ini memfokuskan pada apayang dibutuhkan perusahaan dan bagaimana untuk mencapai visi dan misi perusahaan menggunakan portofolio, yang dibuat oleh perencanaan strategis SI/TI menggunakan Ward and Peppard Method. Metode ini meliputi analisis internal dan eksternal proses bisnis, dan analisis internal dan eksternal SI/TI perusahaan. Metode analisis penelitian ini menggunakan analisis SWOT, analisis PEST, dan analisis CSF. Hasilnya adalah portofolio perusahaan yang dapat digunakan oleh Apotek Cahaya Mitra, jika mereka ingin membangun SI/TI diperusahaan mereka, dalam rangka untuk membuat pekerjaan kegiatan bisnis mereka secara efektif dan efisien.
Kata Kunci: Tata Kelola SI, Tata Kelola TI, Strategi SI/TI, Ward and Peppard.
Abstract
Increasing of people demand about health facility in Solo, led to the development of health provider industry increasing rapidly, for example is development of drugstore. Cahaya Mitra drugstore is one of many well known drugstore in Solo. Strategic Planning of information system and Information technology which right, will help company activities to reach vision and mission of company. This study focuses what the company needed and how to reach the vision and mission of the company using portfolio, which made by strategic planning of IS/IT using Ward and Peppard Method. This method include analysis internal and external business processes, and analysis internal and external IS/IT of company. Analysis method of this study use SWOT analysis, PEST analysis, and CSF analysis. The result is portfolio of the company who can be used by Cahaya Mitra drugstore, if they want to build IS/IT in their company, in order to make their business activity work effectively and efficiently.
Keywords: IS Governance, IT Governance, IS/IT Strategic, Ward and Peppard.
1
Mahasiswa Program Studi Sistem Informasi Universitas Kristen Satya Wacana
2
2
1.
Pendahuluan
Peningkatan kebutuhan masyarakat akan fasilitas kesehatan di kota-kota besar khususnya di Solo, menyebabkan semakin banyak juga penyedia layanan fasilitas kesehatan tersebut, salah satunya adalah fasilitas apotek. Apotek Cahaya Mitra merupakan apotek yang sudah memiliki nama yang cukup dikenal oleh masyarakat Solo, apotek yang beralamat di Jl. Nusa Indah IX no 5 ini juga memberikan fasilitas klinik untuk pengobatan pasiennya dimana dokter-dokter yang bekerja di klinik ini juga merupakan dokter yang sudah memiliki reputasi yang bagus untuk wilayah Solo, akan tetapi dengan semakin ketatnya persaingan pada kegiatan usaha yang sejenis, maka Apotek Cahaya Mitra harus mempunyai strategis bisnis yang tepat dengan didukung oleh sistem informasi yang tepat juga. Salah satu cara untuk memenangkan persaingan bisnis tersebut yaitu dengan melakukan perencanaan strategi sistem informasi dalam proses bisnis obat yang ada di apotek, sehingga dapat meningkatkan efektifitas proses bisnis dan dapat menumbuhkan daya saing dengan apotek lainnya.
Di lingkungan eksternal Apotek Cahaya Mitra, memiliki kompetitor dan persaingan yang memberikan dampak signifikan dalam kemajuan dan ancaman yang diterima oleh organisasi. Untuk memperkuat organisasi didalam persaingan dan menanamkan kepercayaan kepada masyarakan luas, Apotek Cahaya Mitra harus memperbaiki dan meningkatkan sumber daya teknologi informasi dan manusia yang mereka miliki serta menyebarkan informasi tentang keberadaan Apotek Cahaya Mitra kepada masyarakat luas. Semua goal tersebut didapatkan dalam perencanaan strategi sistem informasi pada sistem informasi di Apotek Cahaya Mitra.Apotek Cahaya Mitra harus memiliki suatu strategi pada sistem dan teknologi informasi yang akurat dan sesuai dan sejalan dengan tujuan perusahaan agar segala investasi yang dikeluarkan oleh perusahaan tidak sia-sia.
Perencanaan strategis sistem informasi dilakukan dengan pendekatan metode penelitian Ward and Peppard. Metode yang akan digunakan terdiri atas lima tahapan. Tahap pertama mempersiapkan rencana strategi SI/TI, tahap kedua memahami kebutuhan informasi & bisnis apotek, tahap ketiga menentukan target SI/TI, tahap keempat menentukan strategi SI/TI, dan tahap kelima rencana implementasi.
Perencanaan strategis adalah proses mengidentifikasi, mengevaluasi, dan memutuskan strategi yang dapat disebut formulasi strategi. [1] Proses penetapan cara untuk mencapai strategi tersebut dilakukan dengan merencanakan sejumlah aksi yang diperlukan dan mengembangkan sumber daya secara efektif. Beberapa karakteristik strategi sistem informasi yaitu: 1. Memiliki fokus keluar (eksternal), dan kedalam (internal). 2. Nilai tambah (add value), bukan mengurangi biaya (cost reduction). 3. Berbagi keuntungan. 4. Memahami customer. 5. Business driven innovation, not technology driven 6. Pengembangan yang bertahap (incremental development). 7. Menggunakan informasi yang sudah didapatkan.
Komponen Strategi Sistem Informasi (SSI) terdiri atas : lingkungan strategi SI, proses strategi SI, bentuk dan isi strategi SI, dan efek strategi SI. [2]
3 Apotek Cahaya Mitra sehingga mampu bersaing dengan apotek-apotek lainnya di kota Solo.
2.
Tinjauan Pustaka
Penelitian tentang perencanaan strategi sistem informasi menggunakan metode Ward and Peppard juga sudah pernah dilakukan sebelumnya, misalnya penelitian perencanaan strategi SI/TI dengan mengunakan metode Ward and Peppard yang didalamnya dilakukan analisis bisnis dan analisis lingkungan internal maupun eksternal dari lembaga pendidikan yang menjadi objek penelitian. [3] Untuk melakukan analisis bisnis dan lingkungan tersebut maka dilakukan analisis SWOT, analisis Value Chain, analisis CSF, analisis MCFarian Strategic Grid dan analisis Porter’s Five Forces. Melalui tahapan-tahapan analisis tersebut nantinya PT Gillan Ganesha dapat mampu menentukan portofolio SI dan TI yang harus dibangun.
Penelitian selanjutnya adalah Penelitian di Perusahaan PD Alam Jaya yang merupakan Perusahaan Air Minum dalam kemasan bermerk .Hasil dari jurnal ini berupa bentuk dokumen yang nantinya dapat dijadikan acuan bagi perusahaan dalam implementasi sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan. [4]
Pada penelitian di Apotek Cahaya Mitra ini akan menyusun strategi manajemen sistem informasi untuk mendukung proses bisnis perusahaan menggunakan metode pendekatan Ward and Peppard.
Sistem informasi dapat didefinisikan secara teknis sebagai satuan komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan kendali dalam suatu organisasi. [5] Dari definisi tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa yang dimaksud dengan sistem informasi adalah satu kesatuan elemen-elemen yang saling berinteraksi sacara sistematis dan teratur untuk menciptakan dan membentuk informasi yang akan mendukung pembuatan keputusan dan melakukan pengendalian dalam suatu organisasi.
Metode Perencanaan Strategis Sistem Informasi, ada beberapa metode perencanaan strategis SI/TI yang populer dan sebagai landasan teori dari penelitian ini antara lain :
Metode Perencanaan Strategis SI/TI meliputi :
1. Tahapan masukan, meliputi : Analisis lingkungan bisnis internal, Analisis lingkungan bisnis eksternal, Analisis lingkungan SI/TI internal, Analisis lingkungan SI/TI eksternal
2. Tahapan keluaran, meliputi : Strategi SI bisnis, Strategi TI dan Strategi Manajemen SI/TI.[6]
Sedangkan tahapan metodologi perencanaan strategis sistem informasi didasarkan pada usaha perencanaan, studi literatur, dan analisis beberapa metode yang digunakan sebelumnya. Selain itu metode ini ditekankan pada sisi teknologi.[7]
4 Pemahaman tersebut mencakup penjelasan terhadap hal-hal berikut : mengapa suatu bisnis dijalankan, kemana tujuan, dan arah bisnis, kapan tujuan tersebut dicapai, bagaimana cara mencapai tujuan dan adakah perubahan yang harus dilakukan. Jadi dalam membangun suatu strategi SI/TI, yang menjadi isu sentral adalah penyelarasan strategi SI/TI dengan strategi bisnis organisasi. Hubungan antara strategi TI, strategi SI dan strategi bisnis terlihat pada Gambar 1.
Gambar 1. Hubungan Strategi SI, Strategi TI, dan Strategi Bisnis (Sumber: Ward and Peppard, 2002)
3.
Metodologi Penelitian
Metode Perencanaan Strategi SI/TI Versi Ward and Peppard meliputi : 1. Tahapan Input, meliputi : Analisis lingkungan bisnis internal, Analisis lingkungan bisnis eksternal, Analisis lingkungan SI/TI internal, Analisis lingkungan SI/TI eksternal 2. Tahapan Output, meliputi : Strategi SI bisnis, Strategi TI dan Strategi Manajemen SI/TI. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif kualitatif yaitu dengan melakukan pengamatan, wawancara, dan studi dokumentasi. Penelitian ini terbagi ke dalam 4 tahapan yaitu:
a. Tahap pertama, melakukan identifikasi terhadap lingkungan organisasi melalui teknik observasi, dan wawancara,
5 eksternal SI/TI dengan mengidentifikasi kebutuhan SI/TI berdasarkan penggunaan SI/TI relasi bisnis, dan perkembangan teknologi saat ini.
c. Tahap ketiga, membuat formulasi dengan menggunakan : Analisis SWOT dan Analisis CSF.
d.Tahap keempat, menyusun rekomendasi portofolio SI mendatang di perusahaan berdasarkan hasil input solusi SI/TI . [1]
Metode Perencanaan Strategis SI/TI
Pendekatan perencanaan strategis sistem informasi yang mendasari penelitian ini menggunakan beberapa metode analisis antara lain: Analisis ValueChain, Analisis PEST, Analisis SWOT dan Analisis CSF. [1]
Analisis ValueChain didefinisikan sebagai rantai nilai yaitu rangkaian aktivitas bisnis yang dilakukan oleh suatu perusahaan, karena perusahaan pada
Tahap 1
Menelaah Kebutuhan Bisnis dan Organisasi
Analisis Bisnis Eksternal
Melakukan analisis PEST terhadap Apotek Cahaya Mitra untuk mendapatkan tabel peluang dan ancaman
Analisis Kondisi SI/TI Eksternal
Melakukan wawancara dan studi literatur untuk dapat menghasilkan manfaat penerapan SI/TI pada Apotek Cahaya Mitra
Analisis Bisnis Internal
Melakukan Observasi, dan wawancara untuk mendapatkan aktivitas bisnis perusahaan sebagai input analisis SWOT. Dan menghasilkan tabel Kekuatan dan Kelemahan
Analisis Kondisi SI/TI Internal
Melakukan observasi, dan wawancara untuk mendapatkan hasil portofolio aplikasi menggunakan Mc Farlan Strategic Grid.
Tahap 3 (Menentukan Strategi SI/TI) Input : Kebuthan SI/TI
Metode : SWOT dan CSF
Output : Solusi SI/TI
Tahap 4 (Menyusun Usulan SI/TI) Input : Kebuthan SI/TI perusahaan
Metode : SWOT dan CSF
Output : Rencana Strategis SI/TI
6 dasarnya adalah kumpulan dari aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu. Prinsip dari valuechain ini adalah bagaimana memetakan seluruh proses kerja atau aktivitas dalam perusahaan atau organisasi tersebut ke dalam dua bagian yaitu, aktivitas utama dan aktivitas pendukung.
Analisis PEST memfokuskan pada bidang politik, ekonomi, sosial, dan teknologi. Hasil analisis ini adalah untuk mendukung analisis selanjutnya, seperti dalam penggunaan analisis SWOT. Dalam kerangka kerja yang lebih luas, perencanaan strategis tidak hanya dipengaruhi oleh faktor-faktor di atas, akan tetapi ada faktor-faktor lainnya, meliputi: legalitas, ekologi, dan faktor-faktor lainnya.
Analisis SWOT, model analisis SWOT digambarkan dalam bentuk empat kuadran atau pun dapat dilihat sebagai sebuah bentuk matrik yang digambarkan dalam Tabel 1.sebagai berikut:
Tabel 1.Metode Analisis SWOT
Kekuatan (Strengths) Kelemahan (Weaknesses)
Faktor-faktor yang menimbulkan kekuatan dalam organisasi atau perusahaan
Faktor-faktor yang menimbulkan kelemahan dalam organisasi atau perusahaan
Peluang (Opportuinities) Ancaman (Threats)
Faktor-faktor yang menimbulkan
Analisis Critical Succes Factors (CSF), Untuk meningkatkan kemungkinan suksesnya implementasi aplikasi agar sesuai dengan arah dari misi sistem informasi, diperlukan analisis terhadap Critical Succes Factors dalam perusahaan. Faktor Critical Succes Factors ini dapat ditentukan jika tujuan atau sasaran organisasi telah diidentifikasi. Dengan faktor CSF ini, interpretasi dari tujuan dan sasaran organisasi dalam perancangan strategis sistem informasi dapat dilihat lebih jelas untuk menentukan aktivitas yang harus dilakukan, dan informasi apa saja yang dibutuhkan untuk mendukungnya. Sebagai ilustrasi dari metode analisis CSF dalam perencanaan strategis sistem informasi, CSF berperan sebagai penghubung antara strategi bisnis organisasi dengan strategi sistem informasinya, dimana perencanaan sistem informasi dapat difokuskan pada area strategis, fokus terhadap usulan-usulan dan evaluasi terhadap strategi informasi.
4.
Analisis Pembahasan dan Hasil
7
Analisis Lingkungan Bisnis Internal
Analisis lingkungan bisnis internal Apotek Cahaya Mitra dapat dilakukan dengan dua cara yaitu: analisis fungsional, dan analisis terhadap rantai nilai (value chain). Analisis fungsional dilakukan terhadap struktur organisasi perusahaan, budaya perusahaan, dan sumber daya perusahaan.
Analisis metodologi Value Chain dilakukan terhadap Apotek Cahaya Mitra untuk mendapatkan berbagai aktivitas utama, yaitu: melakukan pengecekan stock obat, manajemen keuangan dan memasarkan obat. Disamping itu juga diperoleh beberapa aktivitas pendukung pada Apotek Cahaya Mitra, yaitu: ketersediaan berbagai infrastruktur, kesiapan sumberdaya manusia, menjaga kualitas obat yang dijual. Dari kedua model analisis tersebut, diperoleh kekuatan dan kelemahan Apotek Cahaya Mitra sebagai berikut:
Tabel 2.Kekuatan dan Kelemahan Apotek Cahaya Mitra
Kekuatan (Strengths) Kelemahan (Weaknesses) -Manajemen berpengalaman
Analisis lingkungan bisnis eksternal Apotek Cahaya Mitra dilakukan dengan menggunakan metode analisis PEST. Analisis PEST digunakan untuk menganalisis faktor eksternal yang berpengaruh terhadap Apotek Cahaya Mitra yang menyangkut politik, ekonomi, sosial, dan teknologi. Analisis ini menghasilkan berbagai pengaruh faktor eksternal dari kalangan industri yang ada disekitar Apotek, seperti: ancaman adanya pesaing apotek baru, daya tawar pemasok, daya beli konsumen, perubahan gaya hidup masyarakat dan gejala inflasi dan deflasi pada harga-harga obat. Dari kedua model analisis tersebut dihasilkan identifikasi terhadap berbagai peluang dan ancaman terhadap perusahaan.
Tabel 3.Peluang dan Ancaman Apotek Cahaya Mitra
8
Analisis Lingkungan SI/TI Internal
Analisis lingkungan SI/TI internal meliputi beberapa aspek terhadap hardware, software, sumber daya manusia, dan infrastruktur pendukung SI/TI. Portofolio yang ada pada Apotek Cahaya Mitra saat ini masih melakukan pencatatan secara manual (tidak menggunakan sistem informasi). Sehingga dari hasil analisis ini, diperoleh portofolio SI/TI Apotek Cahaya Mitra seperti yang disajikan pada Tabel 4 berikut :
Tabel 4.McFarlan Grid Portofolio Apotek Cahaya Mitra saat ini
Strategic HighPotential
Belum Ada Sistem Informasi Belum Ada Sistem Informasi
KeyOperational Support
- SI Pengelolaan Stock Obat - SI Pengelolaan Keuangan
- SI Pengelolaan data Pasien/konsumen
- SI Maintenance Infrastruktur TI - SI Pengelolaan Sumber Daya Manusia
Analisis Lingkungan SI/TI Eksternal
Analisis lingkungan SI/TI eksternal Apotek Cahaya Mitra adalah analisis terhadap kondisi SI/TI yang diimplementasikan oleh relasi bisnis Apotek Cahaya Mitra dan kondisi umum perkembangan SI/TI yang ada saat ini. Dari analisis tersebut, diperoleh kondisi kecenderungan atau tren SI/TI saat ini pada industri Apotek, yang dapat dilihat pada Tabel 5 dan 6 berikut :
Tabel 5.Tren SI Pada Industri Apotek
Sistem Informasi Keterangan
1. Penyimpanan Database Beberapa perusahaan sejenis sudah mulai menggunakan system database dalam system penyimpanan data perusahaan
2. Sistem Informasi SCM Untuk memudahkan penyupplian stock barang dari supplier.
3. Aplikasi ERP Suatu system informasi yang
menyeluruh yang terintegrasi dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing bagian perusahaan.
9 5. Cloud Computing Menyimpan data di internet sebagai
back up data jika database perusahaan error.
Tabel 6.Tren TI pada Industri Apotek
Teknologi Informasi Keterangan
1. Server yang memadai Digunakan server yang memadai agar dapat
diakses 24 jam.
2. PC/Laptop Kebutuhan akan PC/Laptop yang memadai
untuk dapat menjalankan aplikasi yang ada.
3. Media penyimpanan data
yang besar
10
Hasil Penelitian
Berdasarkan hasil identifikasi di atas, selanjutnya dilakukan formulasi dengan menggunakan beberapa metode analisis selanjutnya, yaitu: SWOT, dan CSFs. Dari analisis SWOT, diperoleh berbagai strategi yang dapat dilakukan untuk mengantisipasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman. Hasil Analisis SWOT terhadap Apotek Cahaya Mitra dapat dilihat pada Tabel 7 berikut:
Tabel 7. Analisis SWOT Apotek Cahaya Mitra
IFAS
OPPORTUNITIES (O) STRATEGI (SO) STRATEGI (WO)
-Pasar yang luas
-Pembaruan Stock obat yang habis -Pemasaran yang agresif
-Membangun sistem informasi Baru
-Harga Obat yang bervariasi dari mulai menengah ke atas sampai menengah ke bawah
-Selalu update Informasi terbaru mengenai obat yang dilarang dan obat yang diperbolehkan beredar
Analisis CSF, menghasilkan kebutuhan SI/TI untuk mendukung berbagai faktor yang menjadikan sebagai kunci keberhasilan perusahaan, seperti yang dapat di lihat pada Tabel 8 berikut :
Tabel 8. Analisis CSF Apotek Cahaya Mitra
CSF Keterangan
1. Percepatan Layanan Diperlukan SI/TI yang selaras dengan tujuan bisnis perusahaan sehingga pelayanan menjadi lebih efektif.
2. Daya Saing Perusahaan Menggunakan SI/TI dalam meningkatkan keunggulan daya saing perusahaan.
3. Menjaga Komitmen dan Kualitas Layanan
Diperlukan perangkat SI/TI yang mampu mengelola dan memberikan layanan yang memuaskan bagi konsumen
11
Portofolio Aplikasi Masa Mendatang
Berdasarkan analisis SWOT dan CSF terhadap Apotek Cahaya Mitra yang telah dilakukan sebelumnya, maka berikut ini adalah gambaran portfolio aplikasi medatang yang digambarkan dalam tabel 9. McFarlanGrid Portofolio aplikasi mendatang, sesuai dengan fungsi dari masing-masing aplikasi :
Tabel 9. McFarlan Grid Portofolio Aplikasi Mendatang
Strategic HighPotential
- Website Perusahaan - SI Promosi
- Database Apotek
- SISCM
KeyOperational Support
- SI Pengelolaan Stock Obat - SI Pengelolaan Keuangan
- SI Pengelolaan data Pasien/konsumen
- SI Maintenance Infrastruktur TI - SI Pengelolaan Sumber Daya Manusia
5.
Simpulan
Dari hasil analisis yang dilakukan terhadap berbagai data yang didapat dengan menggunakan metode Ward and Peppard, dapat disimpulkan bahwa Perencanaan Strategis Sistem Informasi pada Apotek Cahaya Mitra dapat digunakan sebagai alat bantu memaksimalkan kinerja SI/TI dalam mencapai tujuan proses bisnis apotek.
Proses identifikasi ini diawali dengan melakukan analisis internal dan eksternal lingkungan perusahaan, serta analisis internal dan eksternal SI/TI perusahaan. Hasil dari analisis tersebutlah yang diolah kemudian dijadikan acuan dalam membuat portofolio aplikasi mendatang dan rencana strategis. Rencana strategis ini berisi tahapan implementasi yang dilakukan agar mencapai portofolio aplikasi perusahaan yang sesuai dengan tujuan bisnis perusahaan tersebut.
Perencanaan Strategi Sistem Informasi yang akan terintegrasi antar setiap bagian yang memungkinkan untuk melakukan pembagian informasi yang penting atau dibutuhkan sehingga membuat efisiensi dan semakin efektif dalam penerapan strategi bisnisnya
6.
Daftar Pustaka
[1]J.Ward, and J.Peppard, Strategic Planning for Information Systems, England: John Wiley and Sons Ltd,2002.
[2] Galliers, Strategic Information Management,2003.
12 [4] Elisabeth, Erly Farieda, Perencanaan Strategis Sistem Informasi PD. Alom Jaya (AJ). Universitas Gunadarma. 2011.
[5]Laudon, Kenneth C dan Jane P. Laudon. Sistem Informasi Manajemen. Edisi ke-10.Terjemahan Chriswan Sungkono dan Machmudin Eka P. Jakarta: Salemba Empat, 2007.
[6]Sujono., Perencanaan Strategik Sistem Informasi Studi Kasus STMIK ATMA Luhur Pangkalpinang, 2009.
