624| Universitas Multi Data Palembang
PERENCANAAN STRATEGIS SI MENGGUNAKAN METODE WARD AND PEPPARD PADA PERUSAHAAN DISTRIBUSI PALEMBANG
Verren Oktaviana1*), Wijang Widhiarso2
1,2 Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer dan Rekayasa, Universitas Multi Data Palembang
*1[email protected], 2[email protected]
Kata kunci:
PT. buana sentosa nusantara;
ward and peppard; perencanaan strategis sistem informasi;
usulan si/ti
Abstract: Distributor is an activity of distributing goods or services produced by producers to consumers. PT. Buana Sentosa Nusantara is a company engaged in the distribution of Mayora products with various types of food and beverages on offer. The number of similar companies that appear causes increasing competitors. Therefore, every company must have an advantage so that it can continue to compete with other companies. A good Information System Strategic Planning can be used as a reference to increase these advantages and can overcome the problems that exist at PT. Buana Sentosa Nusantara so that the business processes carried out can be more effective and efficient. This study used the Ward and Peppard method with SWOT, Value Chain, CSFs, PESTEL and McFarlan Grid tools and data collection methods using observation and interviews to determine the business environment and company information system environment. The results obtained from this research are IS/IT visits, procedures and organizational structures that describe PT. Buana Sentosa Nusantara for the future.
Abstrak: Distributor merupakan kegiatan mendistribusikan barang atau jasa yang dihasilkan produsen ke konsumen. PT. Buana Sentosa Nusantara merupakan perusahaan yang bergerak di bidang distributor produk Mayora dengan berbagai jenis makanan dan minuman yang ditawarkan. Banyaknya perusahaan sejenis yang muncul mengakibatkan pesaing yang semakin meningkat. Oleh karena itu, setiap perusahaan harus memiliki keunggulan sehingga dapat terus bersaing dengan perusahaan lainnya. Perencanaan Strategis Sistem Informasi yang baik dapat dijadikan sebagai acuan untuk meningkatkan keunggulan tersebut serta dapat mengatasi permasalahan yang ada pada PT.
Buana Sentosa Nusantara sehingga dalam proses bisnis yang dilakukan dapat lebih efektif dan efisien. Pada Penelitian ini menggunakan metode Ward and Peppard dengan tools SWOT, Value Chain, CSFs, PESTEL dan McFarlan Grid serta metode pengumpulan data menggunakan observasi dan wawancara untuk mengetahui lingkungan bisnis dan lingkungan sistem informasi perusahaan.
Hasil yang diperoleh dari penelitian ini berupa usulan SI/TI, prosedur dan struktur organisasi yang menggambarkan PT. Buana Sentosa Nusantara untuk kedepannya.
Oktaviana & Widhiarso (2023).Perencanaan Strategis SI Menggunakan Metode Ward and Peppard pada Perusahaan Distribusi Palembang. MDP Student Conference 2023
Universitas Multi Data Palembang | 625 PENDAHULUAN
Latar Belakang
Seiring berkembangnya teknologi informasi saat ini yang semakin pesat membuat teknologi tersebut menjadi kebutuhan manusia dalam sehari-hari untuk menunjang kesuksesan dalam mencapai tujuan bisnis dimana dapat memberikan sumber informasi yang tepat dan akurat yang dapat digunakan untuk keperluan bisnis[1]. Perkembangan teknologi yang terjadi membuat perusahaan harus mengembangkan dan membangun sistem agar dapat membantu aktivitas bisnis yang berjalan lebih produktif dan optimal terutama untuk keakuratan yang berhubungan dengan data, informasi dan aplikasi[2].
Pesaing bisnis yang semakin banyak saat ini mempengaruhi bisnis dimana terdapat kompetitor lain yang mungkin membuat konsumen lebih tertarik terhadap barang dan jasa yang ditawarkan. Maka dari itu, dalam bisnis dibutuhkan sebuah strategi untuk lebih unggul sehingga dapat menemukan peluang dan meningkatkan pendapatan perusahaan tersebut.
Perencanaan Strategis Sistem Informasi merupakan proses mengidentifikasi portofolio aplikasi sistem informasi untuk mendukung perusahaan dalam pelaksanaan rencana bisnis dan merealisasikan tujuan bisnis pada perusahan dan pentingnya perencanaan strategis sistem informasi bagi perusahaan dalam kegiatan bisnisnya untuk mengadakan suatu pengembangan sistem informasi dan teknologi informasi yang telah digunakan[3].
PT Buana Sentosa Nusantara merupakan perusahaan yang bergerak dibidang distributor yang berpusat Jl. Wijaya No.138b Palembang sejak tahun 2009 sampai dengan sekarang yang memiliki karyawan kurang lebih 150 orang dengan pekerjaan yang berbeda. Kegiatan yang mereka lakukan adalah membantu mendistribusikan barang dan jasa yang dihasilkan produsen ke konsumen. Dalam proses bisnisnya, konsumen dapat melakukan pemesanan barang melalui whatsapp dan gmail. Jika barang yang dipesan sudah selesai dimuat dan siap diantar untuk konsumen, maka surat jalan akan diberikan kepada supir karena surat jalan tersebut sangat penting yang harus dibawa bersama barang tersebut dan juga surat jalan berperan sebagai bukti bahwa barang yang dikirim telah diterima konsumen.
Tujuan dalam penelitian ini adalah untuk menganalisis kondisi lingkungan internal dan eksternal pada perusahaan sehingga mendapatkan kelemahan, kekuatan, ancaman dan peluang terhadap perusahaan. Dengan menggunakan SI/TI sangat membantu perusahaan agar dapat lebih efektif dan efisien dalam proses bisnis yang dilakukan karena dapat memberikan informasi secara real-time sehingga dapat digunakan untuk membantu pengambilan keputusan dengan cepat, melihat data-data yang diperlukan seperti data transaksi dan lainnya.
Dari hasil pengamatan yang dilakukan penulis, dalam menjalankan bisnisnya perusahaan ini membutuhkan strategi perusahaan yang tepat untuk membantu jalannya proses bisnis baik dalam lingkungan internal maupun eksternal untuk mencapai visi, misi dan pendapatan perusahaan. Dengan adanya dukungan teknologi dan informasi yang baik dapat menghasilkan efektifitas kerja, efisiensi waktu dan pemaksimalan terhadap produktivitas proses bisnis yang berjalan serta mempercepat kinerja perusahaan kedepannya sehingga perusahaan dapat lebih optimal.
Pada penelitian terkait yang menggunakan Metode Ward and Peppard mendapatkan hasil yang baik yaitu sebuah usulan dokumen rekomendasi untuk pengembangan sistem / aplikasi yang sudah ada maupun rekomendasi kerangka kerja baru jika dibutuhkan untuk menunjang kebutuhan bisnis kedepannya sehingga perusahaan dapat lebih unggul[4]. Penelitian yang dilakukan menggunakan Metode Ward and Peppard juga mendapatkan sebuah usulan rekomendasi dari pemetaan perencanaan strategis serta pengimplementasinya dalam waktu yang akan datang sehingga dapat lebih efektif dan efisien[5]. Hasil terhadap perencanaan strategis sistem informasi pada penelitian terkait yang menggunakan Metode Ward and Peppard menghasilkan sebuah strategi bisnis dan strategi manajemen SI/TI yang dapat digunakan untuk mengembangkan SDM, pasar dan produk sehingga dapat membantu dalam kegiatan operasional perusahaan serta dapat meningkatkan pendapatan perusahaan[6]. Dalam penelitian terkait, perencanaan strategis sistem informasi yang menggunakan Metode Ward and Peppard juga mendapatkan usulan pengembangan aplikasi
626 | Universitas Multi Data Palembang
sistem sebagai bahan acuan implementasi dimasa yang akan datang pada perusahaan[7]. Oleh karena itu, berdasarkan uraian di atas, penelitian ini mengusulkan perencanaan strategis sistem informasi menggunakan metode Ward and Peppard pada Perusahaan Distribusi Palembang, PT Buana Sentosa Nusantara.
METODE
Tahapan penelitian yang dilakukan ada 3 (tiga) yaitu tahap masukan dengan 2 (dua) metode yaitu metode pengumpulan data yang terdiri dari 2 (dua) cara yaitu observasi untuk mengumpulkan data dengan pengamatan dan pencatatan terhadap objek penelitian dan wawancara untuk mendapatkan sebuah informasi, pendapat dan data yang diinginkan dari pertanyaan yang diberikan dan metode analisis data yang dilakukan secara kualitatif yang terdapat 4 (empat) bagian yaitu analisis lingkungan bisnis internal, analisis lingkungan bisnis eksternal, analisis SI/TI internal dan analisis SI/TI eksternal, tahap proses dengan 3 (tiga) perumusan strategi SI, perumusan strategi TI dan perumusan strategi SI/TI dan tahap keluaran yang berupa future application portofolio[8]. Berikut skema tahapan penelitian pada gambar dibawah ini.
Gambar 1. Tahapan Penelitian
Universitas Multi Data Palembang | 627 Pada tahap masukan terdapat metode pengumpulan data dengan cara observasi dan wawancara dan juga terdapat metode analisis data secara kualitatif[7]. Dalam melakukan analisis bisnis internal mencakup struktur organisasi, strategi bisnis yang sedang dijalankan dengan menggunakan tools SWOT (S&W) untuk menganalisa kekuatan dan kelemahan pada suatu perusahaan / organisasi, Value Chain untuk memetakan seluruh kegiatan proses bisnis yang terjadi pada perusahaan / organisasi dan CSFs untuk mengetahui faktor apa saja yang menjadi kunci keberhasilan suatu perusahaan / organisasi, analisis bisnis ekternal dengan tools SWOT (O&T) dan PESTEL untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi faktor eksternal suatu perusahaan / organisasi yang dapat mempengaruhi bisnis dimasa sekarang dan dimasa yang akan datang dan untuk analisis SI/TI internal mencakup sumber daya SI/TI secara menyeluruh yang dimanfaatkan untuk keperluan bisnis dan analisis SI/TI eksternal dengan tools McFarlan Strategic Grid[9]. Pada tahap proses merupakan suatu kegiatan perencanaan dimana proses tersebut telah menetapkan tujuan yang dapat menghasilkan output yaitu dengan merumuskan strategi SI, merumuskan strategi TI dan merumuskan strategi manajemen SI/TI pada perusahaan[10]. Dan terakhir tahap keluaran merupakan hasil dari kegiatan yang dilakukan yang dapat diimplementasikan untuk keperluan bisnis, yaitu future application portofolio yang merupakan usulan SI/TI untuk kemajuan bisnis perusahaan dimasa yang akan datang[11].
Ruang Lingkup
Penelitian ini dilakukan berdasarkan permasalahan yang ada di PT. Buana Sentosa Nusantara..
Metodologi yang digunakan adalah Perencanaan Strategis Sistem Informasi oleh Ward & Peppard. Tools yang digunakan dalam penelitian yaitu SWOT, Value Chain, PESTEL, CSFs, McFarlan Strategic Grid.
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk membuat Perencanaan Strategis Sistem Informasi pada PT.
Buana Sentosa Nusantara yang dapat mendukung terwujudnya Visi dan Misi dari PT. Buana Sentosa Nusantara.
HASILDANPEMBAHASAN
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan penulis dengan memperoleh data dan informasi dengan cara observasi dan wawancara yang kemudian menganalisis data tersebut dengan bantuan metode dan tools yang digunakan. Maka dari itu, penelitian ini menghasilkan keluaran berupa future application portofolio sebagai berikut:
Future Application Portofolio
Future Application Portofolio merupakan tahap akhir penelitian ini dimana memetakan Future Application Portofolio dengan model McFarlan Strategic Grid untuk mendapatkan portofolio yang strategis yang dapat menunjang kegiatan bisnis PT. Buana Sentosa Nusantara. Future Application Portofolio ini penulis mengelompokan aplikasi dan sistem berdasarkan efektifitas dan efisiensi bagi perusahaan sehingga dapat meningkatkan kinerja perusahaan dimasa yang akan datang. Pada strategic berisi sistem informasi yang berpengaruh pada kelangsungan bisnis dimasa yang akan datang, pada high potential berisi sistem informasi yang bukan hanya dianggap penting pada proses bisnis tetapi juga pada proses bisnis yang terjadi pada aktivitas bisnis, pada key operational berisi sistem informasi yang memberi kemudahan terhadap operasional proses bisnis perusahaan, dan pada support berisi sistem informasi yang dapat mendukung aktivitas bisnis pada perusahaan.
628 | Universitas Multi Data Palembang
Tabel 1. Future Application Portofolio
Strategic High Potential
Website SI Pemasaran Aplikasi Matriks
SI Penilaian Pelayanan Pelanggan
Gmail Canva.com
WhatsApp Business Instagram
Aplikasi Matriks
Microsoft Office 2019
Key Operational Support
Strategic, pada PT. Buana Sentosa Nusantara terdapat website untuk memperkenalkan profile perusahaan dan dapat langsung melakukan pemesanan produk sesuai dengan katalog produk yang ada, SI Pemasaran untuk meningkatkan jumlah customer sehingga dapat meningkatkan pendapatan perusahaan dan aplikasi matriks untuk menunjang bisnis untuk lebih baik kedepannya.
High Potential, pada PT. Buana Sentosa Nusantara terdapat SI Penilaian Pelayanan Pelanggan untuk mengetahui kritik dan saran dari pelanggan terhadap perusahaan sehingga perusahaan dapat memberikan pelayanan yang lebih baik lagi dari kritik dan saran yang diberikan.
Key Operational, pada PT. Buana Sentosa Nusantara terdapat Gmail untuk mengirimkan informasi ke produsen terkait pemesanan barang, pengiriman barang dan juga dapat melayani pemesanan barang pelanggan, WhatsApp Business untuk lebih memudahkan komunikasi dengan pelanggan karena terdapat fitur otomatis dalam membalas pesan dengan cepat, Canva untuk mengedit foto atau video produk menarik yang digunakan sebagai media promosi, Instagram untuk memposting foto maupun video produk yang dijual sehingga dilihat banyak masyarakat dan aplikasi matriks untuk mengelola data barang, rincian penjualan serta data keuangan.
Support, pada PT. Buana Sentosa Nusantara terdapat Microsoft Office seperti Microsoft Word, PowerPoint untuk membantu membuat laporan – laporan yang dibutuhkan perusahaan.
Keluaran yang dihasilkan pada penelitian ini tidak hanya berupa sistem dan aplikasi saja melainkan terdapat usulan lainnya seperti usulan pelatihan karyawan untuk meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) sehingga dapat memaksimalkan proses kerja yang dilakukan dalam lingkungan perusahaan serta dapat mewujudkan visi dan misi perusahaan.
SIMPULAN
Dari hasil penelitian yang telah dilakukan pada PT. Buana Sentosa Nusantara dalam penyelesaian masalah yang ada pada perusahaan penulis usulkan Perencanaan Strategis Sistem Informasi untuk PT. Buana Sentosa Nusantara yang dapat dijadikan pertimbangan dan masukan untuk memperbaiki efektifitas kinerja perusahaan sehingga dapat lebih baik lagi dalam proses bisnis pada perusahaan PT. Buana Sentosa Nusantara.
DAFTARPUSTAKA
[1] D. Pratama and D. Alamsyah, “Rencana Strategis Teknologi Informasi pada PT XYZ Dengan Kerangka Kerja Ward dan Peppard,” JATISI (Jurnal Tek. Inform. dan Sist. Informasi), Vol. 4, No. 2, pp. 144–155, 2018, doi: 10.35957/jatisi.v4i2.96.
[2] W. Widhiarso, “Model Ward dan Peppard Untuk Perencanaan Strategis Sistem Informasi Bisnis Hotel,” JATISI (Jurnal Tek. Inform. dan Sist. Informasi), Vol. 8, No. 1, pp. 329–340, 2021, doi:
Universitas Multi Data Palembang | 629 10.35957/jatisi.v8i1.813.
[3] A. AZIS, “Sistem Pengelolaan Arsip Surat Masuk dan Keluar Berbasis Client Server Studi Kasus:
SMK N 1 MANDIRAJA,” JATISI (Jurnal Tek. Inform. dan Sist. Informasi), Vol. 8, No. 3, pp. 999–
1011, 2021, doi: 10.35957/jatisi.v8i3.918.
[4] E. P. Utomo and E. Nugroho, “Perencanaan Strategis SI / TI Dengan Metode Ward and Peppard,”
Vol. 9, No. 2, pp. 18–25, 2014.
[5] Y. N. Arifin and C. Rudianto, “Perencanaan Strategis Sistem Informasi Menggunakan Metode Ward
& Peppard (Studi Kasus CV. Merta Bakti),” JATISI (Jurnal Tek. Inform. dan Sist. Informasi), Vol. 9, No. 4, pp. 3132–3145, 2022, doi: 10.35957/jatisi.v9i4.2391.
[6] W. Arya and C. Fibriani, “Perencanaan Strategis Sistem Informasi menggunakan Metode Enterprise Architecture Planning Framework,” J. Locus Penelit. dan Pengabdi., Vol. 1, No. 3, pp. 169–178, 2022, doi: 10.58344/locus.v1i3.28.
[7] Q. Ain, S. A. Bambang, and D. Ariatmanto, “1174-Article Text-4321-1-10-20211213,” Vol. 8, No. 4, 2021.
[8] A. Wirawan and A. D. Manuputty, “Perencanaan Strategis Sistem Informasi Menggunakan Ward and Pepper (Studi Kasus Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Salatiga),” JATISI (Jurnal Tek. Inform.
dan Sist. Informasi), Vol. 8, No. 3, pp. 1147–1157, 2021, doi: 10.35957/jatisi.v8i3.1056.
[9] A. Wiyono and A. F. Wijaya, “Perencanaan Strategis Sistem Informasi di PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk Witel Semarang Menggunakan Ward And Peppard,” J. Bina Komput., vol. 2, No. 1, pp. 23–32, 2020, doi: 10.33557/binakomputer.v2i1.797.
[10] S. Dan and S. Pandemi, “Sucipto/ Journal of Management Small and Medium Entreprises (SME’s), Vol 15, No. 2, July 2022, p271-288,” Vol. 15, No. 2, pp. 271–288, 2022.
[11] R. Putra, F. Prayogo, C. Rudianto, and F. Tanaem, “Perencanaan Strategis Sistem Informasi Menggunakan Metode Ward and Peppard (Studi Kasus UD. Leon Jaya),” AITI J. Teknol. Inf., Vol.
18, No. Agustus, pp. 97–110, 2021.
