RAPAT BISNIS
Komunikasi kelompok adalah komunikasi yang berlangsung antara beberapa orang dalam suatu kelompok “kecil” seperti dalam rapat, pertemuan, konperensi dan sebagainya (Anwar Arifin, 1984). Komunikasi kelompok juga merupakan salah satu cara penyelesaian paling efektif dalam masyarakat demokrasi dan masyarakat berinteraksi, mereka saling bergantung, dan saling mempengaruhi.
Sifat komunikasi kelompok kecil
Komunikasi kelompok kecil terjadi ketika tiga orang atau lebih bertatap muka, biasanya di bawah pengarahan seorang pemimpin untuk mencapai tujuan atau sasaran bersama dan mempengaruhi satu sama lain. Inti dari definisi ini adalah bahwa masyarakat berinteraksi, mereka saling bergantung, dan saling mempengaruhi.
Kelompok berkomunikasi melalui tatap muka komunikasi kelompok kecil yang efektif menghendaki anda untuk berkomunikasi dengan orang lain melalui tatap muka. Interaksi yang berarti dapat berlaku jika komunikasi melibatkan hal berbicara dan mendengar dalam lingkungan yang umum.
Kelebihan bekerja dalam kelompok
Sebuah kelompok memiliki lebih banyak akses sumber informasi dibandingkan seseorang yang bertindak sendiri – sendiri. Sebuah kelompok memiliki kesempatan yang lebih besar dalam mengembangkan penyelesain yang berkualitas suatu masalah daripada seseorang yang bertindak sendiri – sendiri kecuali jika satu – satunya pembuat keputusan itu seorang yang ahli menyelesaikan masalah tertentu.
Kekurangan bekerja dalam kelompok
Kelompok membutuhkan waktu lebih lama daripada individu, kelompok mungkin didominasi individu dalam konteks kelompok, seringkali terdapat orang – orang yang ingin mendominasi suatu diskusi. Kelompok mungkin mengandalkan satu atau dua individu untuk melakukan pekerjaan. Kelompok mungkin menekan para individu untuk menyesuaikan diri.
Sifat Komunikasi Kelompok :
1. Kelompok berkomunikasi melalui tatap muka
Komunikasi kelompok yang efektif menghendaki kita untuk berkomunikasi dengan orang lain melalui tatap muka. Interaksi yang berarti dapat berlangsung jika komunikasi melibatkan hal berbicara dan mendengar dalam lingkungan yang umum. Dengan adanya kemajuan teknologi pada saat ini seperti komputer, mesin faximile, telekonfrensi dan bentuk komunikasi cepat lainnya. Masyarakat semakin terbiasa berkomunikasi dan menyokong hubungan tanpa kehadiran fisik orang lain. Namun bagaimanapun yang berkomunikasi verbal dan nonverbal orang lain secara pribadi.
2. Kelompok memiliki sedikit partisipan
Ada beberapa pendapat mengenai beberapa banyak orang yang dibutuhkan untuk membangun suatu kelompok kecil tapi pada umumnya berjumlah 3-5 mendorong orang. Sedangkan ukuran sebagian lainnya ditentukan oleh tujuan kelompok. Jika tujuannya untuk input/ masukan para individu diperlukan jumlah anggota yang lebih kecil.
3. Kelompok bekerja dibawah arahan seorang pemimpin.
Kepemimpinan merupakan sebuah dimensi yang penting dari kelompok. Kelompok-kelompok kerja dapat berfungsi melalui kepemimpinan yang ditunjuk. Kepemimpinan yang berdasarkan jabatan / pangkat atau kepemimpinan darurat. Hal yang pokok adalah tindakan kepemimpinan/tindakann bersama yang membantu kelompok mencapai tujuan, sangat diperlukan untuk kesehatan, efisiensi dan efektifitas kelompok. Biasanya hal yang lebih efisien dilakukan adalah memiliki orang yang ditunjuk sebelumnya sebagai pemimpin rapat, penyelenggara rapat, moderator, pemimpin/fasilitator kelompok. Apabila pihak berwenang yang lebih tinggi tidak menunjuk seorang pemimpin sebaiknya mereka memilih seseorang untuk jabatan tersebut.
4. Kelompok membagi tujuan / sasaran bersama
Untuk menjadi sebuah kelompok para anggota harus membagi tujuan bersama. Untuk menjadi sebuah tim yang efektif sebuah kelompok harus memiliki identitas bersama, yang ditunjukkan oleh cita-cita / tujuan bersama.
5. Anggota kelompok memiliki pengaruh satu sama lain
Untuk menjadikan orang-orang yang bersama itu, sebuah kelompok, setiap anggota harus terbuka terhadap pengaruh bersama. Setiap orang dalam kelompok itu harus ikut serta dalam kegiatan mempengaruhi dan dipengaruhi, semangat timbal balik ini merupakan hal penting bagi integritas suatu kelompok. Perilaku setiap anggota ditentukan dan menentukan perilaku orang lain.
Seorang pemimpin adalah seseorang yang mempengaruhi kelompok, tetapi tindakan kepemimpinan membantu para anggota dalam mencapai tujuan mereka. Yang sangat diperlukan bagi kesejahteraan kelompok. Jadi setiap anggota kelompok dapat dan harus mempengaruhi anggota-anggota lain dan keputusan kelompok.
PENGERTIAN RAPAT BISNIS
Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan keputusan.
Rapat Bisnis adalah “Setiap jenis maksud tertentu terdiri dari dua orang atau lebih yang berkumpul bersama (bertatap muka) dibawah pengarahan seorang pemimpin untuk memecahakan masalah atau pengambilan keputusan bisnis”.
Sebenarnya banyak hal yang bisa diputuskan secara individu tanpa melalui rapat, cukup dengan bantuan wawancara informal, membaca kebijakan organisasi, dan buku pedoman prosedur, atau dengan mempraktekkan kebiasaan menyimak yang baik pada saat berintraksi dengan orang lain. Namun, bila rapat diperlukan, maka sebaiknya dilakukan perencanaan sebaik mungkin.
TUJUAN RAPAT BISNIS
Menurut Locker dalam bukunya Business Communication: Building Critical Skills menyatakan bahwa sebuah rapat pada umumnya mempunyai enam tujuan. Antara lain:
1. Berbagi informasi
perkembangan yang cukup menggembirakan bila dibandingkan dengan penjualan semester lalu.
2. Penjajakan ide/gagasan (brainstorming)
Tujuan dari rapat bisnis tentang penjajakan ide/gagasan (brainstorming) biasa nya berjalan dengan memperkenalkan ide-ide baru yang akan dikerjakan oleh perusahaan yang akan dating, atau bisa juga sebagai pertemuan antar karyawan untuk mengeluarkan ide-ide dari masing-masing karyawan untuk kemajuan perusahaan.
3. Evaluasi ide/gagasan
Tujuan evaluasi ide/gagasan biasanya para karyawan diperbolehkan mengeluarkan pendapat nya tentang ide/gagasan yang baru yang akan dikerjkan untuk kemajuan perusahaan pada waktu yang akan mendatang.
4. Pengambilan keputusan
Tujuan pengambilan keputusan seperti ini biasa nya hanya para kepala atasan yang memegang perusahaan tersebut yang menjalankan rapat untuk membahas suatu ide/gagasan yang baru apakah ide/gagasan tersebut dapat dijalankan dengan baik atau malah merugikan perusahaan.
5. Membuat dokumen
Tujuan membuat dokumen sebelum ide-ide atau gagasan dijalankan oleh para karyawan biasanya mereka harus membuat suatu dokumen yang dibahas didalam rapat bisnis untuk mempelancar kemajuan perusahaan berjalan lancar.
6. Memotivasi pekerja
PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS
Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasialn komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan organisasi.
MERENCANAKAN RAPAT
Untuk mendapatkan hasil rapat maksimal, rapat perlu direncanakan sebaik mungkin dengan mempertimbangkan enam hal sebagai berikut :
1. Menentukan tujuan rapat. Rapat mungkin dilakukan dengan satu tujuan atau kombinasi tujuan-tujuan : (a) pelatihan atau pendidikanpeserta, (b) menyebarkan informasi, (c) memecahkan masalah, (d) memperoleh informasi, atau (e) membuat keputusan.
2. Mengantisipasi hasil. Setiap tujuan rapat yang telah ditentukan, perlu pula diantisipasi hasil yang akan dicapai. Misalnya rapat dngan tujuan pendidikan dan pelatihan, hasilnya berupa perilaku, keahlian, atau tekhnik-tekhnik baru. 3. Memilih rencana tindakan. Suatu rapat pendidikan dan pelatihan mungkin
meliputi presentasi, peragaan, aplikasi, diskusi terbuka, simulasi, dan permainan peran. Rapat penyebaran informasi meliputi presentasi dan pertanyaan. Sedangkan rapat pengumpulan informasi memerlukan persoalan dan pertanyaan untuk memancing reaksi dan komentar. Setiap tujuan memerlukan pendekatan berbeda untuk mencapai hasil yang diinginkan. 4. Mengembangkan agenda. Agenda rapat ibarat kemudi bagi sebuah kapal
(Meeting Management Team 1987). Agenda atau susunan acara rapat merupakan “cetak biru” yang akan mengarahkan rapat menuju keberhasilan. Agenda sebaiknya tidak terlalu berat sehingga para anggota kelompok tidak takut menghadiri rapat.
harus memulai dan mengakhiri rapat sesuai dengan waktu yang telah ditentukan dalam agenda. Rapat harus dimulai tepat waktu tanpa menghiraukan apakah seluruh peserta telah berkumpul atau belum.
6. Pertimbangan lainnya. Pemimpin rapat harus mempersiapkan atau mendelegasikan lembar bahasan yang diperlukan selama rapat. Harus mengecek kesiapan ruangan pertemuan, menugasi orang untuk mencatat laporan, memastikan bahwa alat tambahan yang tepat telah tersedia, dan mengatur meja-kursi, alat peraga dan sebagainya. Jika disediakan makanan dan minuman, diperlukan pengaturan dan pengiriman tepat waktu.
JENIS GAYA DALAM RAPAT BISNIS
Gaya Persegi Empat (Boardroom Style)
Susunan tempat duduk yang berbentuk/gaya persegi empat (boardroom style) dapat digunakan untuk rapat bisnis dengan jumlah peserta rapat bisnis yang relative terbatas. Di samping itu, dengan jumlah peserta yang terbatas dimungkinkan interaksi yang lebih baik antarpeserta. Oleh karena itu, susunan tempat duduk berbentuk persegi empat tersebut lebih sesuai digunakan untuk rapat bisnis yang focus pada pemecahan masalah tertentu yang ada dalam suatu perusahaan. Hal ini mengingat bahwa ada dua sisi deretan tempat duduk yang saling berhadapan atau berlawanan. Namun demikian, penempatan media audio visual sangat terbatas.
Bentuk huruf “U” (“U” Shape Style)
Susunan tempat duduk yang berbentuk huruf “U” (U Shape) lebih sesuai digunakan untuk jumlah peserta yang lebih banyak daripada bentuk persegi empat. Alat audio visual diletakkan di depan. Susunan tempat duduk yang berbentuk huruf “U” memungkinkan narasumber lebih leluasa dan lebih mudah melakukan pendekatan secara tatap muka dengan setiap peserta yang ada dari berbagai sisi, baik sisi kiri, kanan, maupun depan.
Gaya Ruang Kelas (Classroom Style)
Susunan tempat duduk yang bergaya ruang kelas memiliki keterbatasan, di antaranya langkah gerak narasumber terbatas dan ia tidak dapat berkomunikasi lebih dekat dengan peserta rapat karena terhalang oleh kursi dan tidak ada ruang yang tersedia untuk berjalan mendekati peserta.
Gaya Melingkar (Circular Style)
Susunan tempat duduk dengan gaya melingkar (circular style) memberikan peluang interaksi antarpeserta menjadi lebih baik dan dalam jumlah yang relatif lebih sedikit. Gaya melingkar tersebut sesuai digunakan manakala rapat bisnis dimaksudkan untuk melakukan penjajakan idea tau gagasan (brainstroming) tertentu yang bermanfaat bagi pengembangan perusahan ke depan. Sebagai contoh, suatu perusahaan ingin mengembangkan produk baru dengan sasaran pelanggan yang lebih khusus, misalnya produk fashion untuk remaja.
Selain itu, susunan (layout) tempat duduk juga dapat disusun dalam berbagai gaya (bentuk) lain, seperti chevron style, modified style, semi-cicular style dan cluster style. Masing-masing gaya penyusunan tempat duduk dapat dijelaskan secara ringkas sebagai berikut :
Gaya Chevron (Chevron Style)
Layout tempat duduk dengan gaya Chevron pada dasarnya memberikan keleluasaan bagi audiens untuk dapat lebih memusatkan perhatian atau focus pada pembicara yang berada di depan. Susunan tempat duduk dengan gaya Chevron akan membentuk huruf “V”.
Gaya Setengah Melingkar (Semi-Circular Style)
Layout tempat duduk dengan gaya setengah melingkar (semi-circular style) pada dasarnya memberikan keleluasan bagi pembicara untuk bisa berinteraksi dengan audiensnya lebih dekat. Di sisi lain juga memberikan ruang gerak yang cukup bagi audiens manakala pembicara menyajikan game atau permainan di dalam ruang yang memungkinkan antara-audiens berpindah tempat duduknya.
Gaya Kelompok (Cluster Style)
banyak digunakan pada kegiatan-kegiatan pelatihan/training yang memungkinkan untuk belajar mengenai kekompakan kelompok atau tim.
JENIS-JENIS RAPAT
Orang-orang sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. Baik ketika situasi formal maupun tidak formal. Dalam setiap kegiatan rapat tentu mempunyai tujuan rapat dan jenis rapat yang berbeda.
Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangnya atau segi peninjauannya.
a) Berdasarkan tujuan. 1. Rapat Penjelasan.
Rapat penjelasan adalah rapat yang diselenggarakan untuk tujuan menyampaikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan. 2. Rapat Pemecahan Masalah.
Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang terjadi atau dihadapi. 3. Rapat Perundingan.
Rapat perundingan adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.
b) Berdasarkan sifat. 1. Rapat formal.
Rapat formal adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat memperoleh undangan.
2. Rapat informal.
Rapat informal adalah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi.
3. Rapat terbuka.
4. Rapat tertutup.
Rapat tertutup adalah rapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu dalam suatu organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut maslah yang sifatnya rahasia (tidak atau belum boleh diketahui oleh umum).
c) Berdasarkan jangka waktu. 1. Rapat mingguan.
Rapat mingguan adalah rapat yang diselenggarakan secara rutin setiap minggu, guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh setiap seksi atau subseksi.
2. Rapat bulanan.
Rapat bulanan adalah rapat yang diselenggarakan setiap bulan dengan rutin, guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh setiap seksi atau subseksi.
3. Rapat semester.
Rapat semester adalah rapat yang diselenggarakan setiap enam bulan sekali, guna mengadakan evaluasi hasil kerja selama setengah tahun dan mencari serta menentukan rencana-rencana selanjutnya untuk waktu enam bulan berikutnya.
4. Rapat tahunan.
Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan sekali setahun yang bertujuan untuk mengevaluasi pelaksanaan dan hasil dari rencana jangka pendek dan jangka panjang..
d) Berdasarkan nama. 1. Rapat kerja.
Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.
2. Rapat dinas.
Rapat dinas adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau pekerjaan (biasanya dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah).
3. Musyawarah kerja.
PEMIMPIN RAPAT
Pemimpin rapat memiliki dua tugas utama : menangani masalah – masalah rapat, dan memimpin orang (peserta rapat).
A. Menangani masalah-masalah rapat.
Pemimpin rapat harus mencermati 16 masalah rapat yang paling umum.
1. Tidak ada tujuan atau pokok agenda. 2. Tidak ada orientasi sebelum rapat. 3. Lambat memulai rapat.
4. Persiapan yang buruk atau tidak cukup. 5. Melepaskan masalah.
6. Rapat terlalu lama. 7. Tidak terorganisasi. 8. Tidak meyakinkan.
9. Kepemimpinan tidak efektif.
10.Informasi yang didiskusikan tidak berhubungan. 11.Membuang-buang waktu.
12.Interupsi.
13.Tidak efektif dalam membuat keputusan.
14.Diskusi bertele-tele, berlebihan dan menyimpang. 15.Para individu mendominasi diskusi.
16.Tidak ada hasil atau tidak ada tindak lanjut.
Pemimpin Rapat
Pemimpin akan menagani masalah pokok rapat dengan mengikuti agenda yang dikembangkan untuk memajukan tujuan, hasil, dan strategi rapat.
Peran tugas
Beberapa peran tugas kepemimpinan harus dipikul oleh para anggota kelompok. Pemimpin mengharapkan para individu yang memiliki keahlian khusus untuk memikul peran tugas berikut ini.
1. Pemprakarsa mengusulkan gagasan-gagasan baru atau pendekatan-pendekatan terhadap pemecahan masalah kelompok.
2. Pencari informasi meminta penjelasan atau saran-saran dan juga fakta atau informasi lain yang akan membantu kelompok menghadapi masalah. 3. Pencari gagasan meminta penjelasan mengenai nilai dan gagasan yang
diungkap oleh anggota kelompok.
4. Pemberi informasi memberikan fakta, contoh, statistik, dan bukti lain yang membantu kelompok menyelesaikan tugas.
5. Pemberi pendapat menawarkan pendapat mengenai gagasan-gagasan dalam disukusi.
6. Pengurai memberikan contoh-contoh untuk menunjukkan bagaimana gagasan-gagasan atau saran-saran bekerja.
7. Pengevaluasi berusaha menilai bukti dan kesimpulan yang disarankan kelompok.
8. Pemberi energi berusaha menggairahkan kelompok untuk lebih produktif. (Benne dan Sheats, 1948, h. 43-44)
9. Pemprakarsa mengusulkan gagasan-gagasan baru atau pendekatan-pendekatan terhadap pemecahan masalah kelompok.
10.Pencari informasi meminta penjelasan atau saran-saran dan juga fakta atau informasi lain yang akan membantu kelompok menghadapi masalah. 11.Pencari gagasan meminta penjelasan mengenai nilai dan gagasan yang
diungkap oleh anggota kelompok.
12.Pemberi informasi memberikan fakta, contoh, statistik, dan bukti lain yang membantu kelompok menyelesaikan tugas.
13.Pemberi pendapat menawarkan pendapat mengenai gagasan-gagasan dalam disukusi.
15.Pengevaluasi berusaha menilai bukti dan kesimpulan yang disarankan kelompok.
16.Pemberi energi berusaha menggairahkan kelompok untuk lebih produktif. (Benne dan Sheats, 1948, h. 43-44)
Seluruh peran tugas kelompok ini berguna untuk mengarahkan tujuan rapat. Tidak semua peran ini perlu diambil oleh kelompok untuk mencapai tujuannya, tetapi dalam rapat yag berhasil, sebagian besar peran tugas akan dipikul kelompok. Tentu saja, “betapa pun teliti dan siaganya” pemimpin rapat,”pertanggungjawaban keberhasilan atau kegagalan rapat sebenarnya terletak pada setiap orang dalam kelompok” (Royal Bank Letter, 1984 h. 4).
B. Memimpin orang (peserta rapat) Pemimpin rapat memiliki fungsi sebagai : 1. Sebagai Pengarah
Seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para peserta rapat, agar tujuan rapat yang telah ditentukan dapat tercapai. Arahan dari pimpinan ini diperlukan agar topik/masalah yang dibahas dalam rapat tetap dalam konteksnya, fokus dan tidak menyabar ke topik/masalah lainnya.
2. Sebagai Penengah
Sebagai pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai penengah jika terjadi pertentangan atau perbedaan pendapat di antara para peserta rapat.
3. Sebagai Penggerak
Seorang pemimpin rapat harus mampu menggerakkan paara peserta rapat untuk dapat berperan aktif dalam penyelesaian masalah yang dibicarakan pada rapat. Hal ini diperlukan, agar hasil yang diperoleh dalam rapat sesuai dengan harapan semua peserta.
4. Sebagai Pencari Solusi
demikian pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan, wawasan, dan pengalaman yang lebih luas.
.
MANAJEMEN DIRI
Manajemen diri adalah kemampuan seseorang untuk mengenali dan mengelola dirinya (secara fisik, emosi, pikiran, jiwa, dan spiritual) sehingga dia mampu mengelola orang lain dan berbagai sumber daya untuk mengendalikan maupun menciptakan realitas kehidupan sesuai dengan misi dan tujuan hidupnya menurut Prijosaksono dalam Rinanda (2006).
Pemimpin rapat dapat melakukan kesalahan yang mengurangi efektivitas pribadinya dan pencapaian tujuan rapat. Auger (1972) mendaftarkan beberapa “dosa” pemimpin rapat, masing-masing dosa pemimpin rapat akan dijelaskan secara singkat dibawah ini :
1. Jangan mendominasi rapat. Jika Anda (sebagai seorang ketua) mendominasi rapat dengan pikiran Anda mengenai setiap masalah kebencian timbul. Dalam pandangan para peserta, Anda adalah orang yang otokrasi dan “mengetahui segalanya”. Prilaku ini merusak harga diri anggota dan menghancurkan keterpaduan kelompok.
2. Mempersiapkan rapat dengan baik. Jika Anda datang kesuatu rapat dengan persiapan yang buruk, kenyataannya akan jelas.Kelompok akan mengetahui Anda membolak balik dokumen, mencari-cari slogan, dan membuat referensi yang tidak jelas untuk pokok permasalahan. Rapat akan berjalan terseok-seok dan membuang-buang waktu para peserta rapat tersebut.
3. Mengendalikan rapat yang menyimpang. Jangan biarkan peserta rapat melantur, turut campur tangan ketika komentar-komentar tidak berhubungan erat dengan masalah yang diarahkan. Rapat akan berakhir dengan waktu yang jauh lebih lama dibandingkan yang telah disepakati, artinya tidak menghargai waktu peserta rapat. Atau berakhir pada waktu yang tepat, tapi hasilnya minim.
5. Jangan biarkan gangguan yang bersifat humor. Cerita humor yang lucu dan tidak berhubungan dengan apa yang didiskusikan mungkin akan mengurangi ketegangan, tapi terlalu banyak humor (yang baik) dapat merusak sifat rapat bisnis.
6. Jangan pernah melecehkan anggota kelompok. Anda tidak bijaksana jika menghukum anggota kelompok didepan umum. Merendahkan anggota tertentu, akan memberi kesan bahwa Anda memiliki masalah serius dengan rasa aman dan harga diri Anda sendiri.
7. Hindari intrupsi. Jika terlalu membiarkan intrupsi dalam rapat (kecuali darurat), Anda akan memacu kemarahan peserta. Menerima telepon pada saat rapat bisnis (kecuali berhubungan dengan hal penting yang di rapatkan), akan menghabiskan waktu peserta yang sangat berharga. Memberi izin pada sekretaris untuk membawa masuk surat-surat, memo, atau dokumen lain untuk resensi Anda adalah tidak layak.
TINDAK LANJUT RAPAT
Semua bentuk dokumentasi selama rapat bisnis berlangsung perlu ditinjau ulang, baik pidato pengarahan pimpinan perusahaan,pandangan para narasumber, catatan hasil diskusi Tanya-jawan selama rapat bisnis berlangsung, serta dokumen lainnya yang berbentuk rekaman audiao-visual. Tim perumus yang telah disepakati dalam pelaksanaan rapat bisnis tersebut perlu menindaklanjuti apa yang telah dirumuskan sementara selama rapat bisnis tersebut hingga menjelang usai. Selanjutnya, begitu rapat bisnis dinyatakan selesai, tim perumus segera melakukan kompilasi semua bahan selama rapat bisnis berlangsung, termasuk dokumentasi audio-viisual.Dalam hal ini, tim perumus perlu melibatkan berbagai pihak untuk menghasilkan dokumen penting hasil rapat bisnis tersebut. Selanutnya secara formal pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam penyelenggaraan rapat bisnis tersebut membubuhkan tanda tangan dan menyerahkannya ke pimpinan perusahaan untuk menjadi dokumen penting yang harus ditindaklanjuti di kemudian hari.
Mengevaluasi rapat
Evaluasi adalah rangkaian kegiatan membandingkan realisasi masukan (input), keluaran (output), dan hasil (outcome) terhadap rencana dan standar. Evaluasi merupakan merupakan kegiatan yang menilai hasil yang diperoleh selama kegiatan pemantauan berlangsung. Lebih dari itu, evaluasi juga menilai hasil atau produk yang telah dihasilkan dari suatu rangkaian program sebagai dasar mengambil keputusan tentang tingkat keberhasilan yang telah dicapai dan tindakan selanjutnya yang diperlukan. Evaluasi bisa dialkukan dengan meminta sarn langsung dari peserta rapat, atau menyediakan formulir kritik yang sederhana kepada setiap peserta rapat. Cara lain untuk mengevaluasi rapat adalah dengan menugasi seseorang untuk menjadi evaluator yang kritis.
Sebenarnya untuk mengevaluasi keberhasilan sebuah rapat, setiap peserta cukup menjawab dua pertanyaan sederhana : (1) Apa yang terjadi ?, dan (2) Bagaimana rapat berlangsung ?. Apa yang terjadi dalam rapat, terkait dengan masalah-masalah apa yang dipecahkan dan keputusan-keputusan apa yang dibuat. Sedangkan bagaimana rapat berlangsung, ini menyangkut proses rapat, apakah ada kerja sama yang baik, bagaimana perasaan para peserta rapat dan lain-lain.
Mendistribusikan laporan
Pendistribusian hasil rapat adalah kegiatan membagikan hasil rapat kepada seluruh peserta rapat baik yang hadir maupun tidak hadir ataupun kepada pihak luar/ekstern dalam bentuk dokumen hasil penggandaan maupun melalui buku ekspedisi,pesawat telepon, dan media massa.
Syarat pendistribusian hasil rapat yaitu : a. Bahasa mudah dipahami
Fungsi pendistibusian hasil rapat yaitu :
i. Agar semua peserta rapat (yang hadir/tidak hadir) mengetahui secara jelas hasil rapat yang telah diadakan
ii. Sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan dalam rapat yang diadakan selanjutnya
iii. Sebagai bukti bahwa telah diadakan rapat dalam suatu organisasi
iv. Sebagai acuan atau pedoman dalam melakukan suatu kegiatan yang telah direncanakan sebelumnya
Laporan harus diberikan segera setelah rapat selesai, laporan rapat harus singkat dan meliputi :
Waktu, tanggal, tempat, dan nama pemimpin rapat.
Nama seluruh peserta yang hadir dan yang tidak hadir.
Pokok acara yang didiskusikan dan keputusan yang dicapai.
Nama orang yang akan menyelesaikan tugas-tugas.
Waktu selesainya rapat.
Tanggal, waktu, dan tempat rapat selanjutnya (jika ada).
Melaporkan Rekomendasi Kelompok. Kelompok-kelompok pemecah masalah dan pembuat keputusan harus melaporkan hasil-hasil diskusi mereka kepada atasan. Bentuk laporan bisa lisan, tulisan, atau gabungan keduanya. Bentuk standar untuk melaporkan pertimbangan dan rekomendasi kelompok adalah laporan tertulis.
FORMAT RAPAT KHUSUS
Beberapa prosedur pemecahan masalah khusus dapat bertindak sebagai sarana penyusunan tulisan pada saat rapat diperpanjang, atau sebagai alat pemecah masalah diluar jangkauan rapat biasa. Prosedur pemecah masalah khusus ini meliputi : kelompok-kelompok dengungan, tekhnik kelompok nominal, metode Delphi, dan lingkaran kualitas.
3-7 orang untuk membahas suatu permasalahan dengan melihat berbagai macam aspek permasalahan dan bertukar pikiran untuk memecahkan suatu permasalahan dan kelompok kecil yang dipilih dari unit yang lebih besar. Diskusi kelompok kecil adalah salah satu cara yang digunakan untuk menyelesaikan masalah dengan melihat berbabagai macam aspek permasalahan dan dilakukan dengan bertukar pikiran secara teratur dan terarah.Misalnya “ Tekhnik kelompok dengungan 66”, yaitu kelompok yang terdiri dari enam orang anggota yang mendiskusikan topik selama enam menit. Tekhnik kelompok dengungan ini merupakan cara yang baik untuk menghidupkan rapat yang membosankan.Kelompok-kelompok dengungan dapatmenghaslkan pertanyaan-pertanyaan untuk panel, mengenai masalah-masalah atau pokok-pokok persoalan yang timbul dalam situasi, dan mengilhami daftar pemecahan suatu masalah. Tujuannya untuk mendapat berbagai informasi dalam menjelajahi gagasan baru atau memecahkan suatu masalah, mengembangkan kemampuan berpikir dan berkomunikasi.
2. Tekhnik kelompok nominal atau NGT (nominal group technique), Pada dasarnya, TKN adalah rapat kelompok yang terstruktur terdiri dari 7-10 individu duduk berkumpul tetapi tidak berbicara satu sama lainnya. Setiap orang menulis gagasannya di selembar kertas. Setelah 5 menit, dilakukan saling tukar pikiran yang terstruktur. Setiap orang mengajukan satu gagasan. Seseorang yang ditunjuk sebagai notulen mencatat seluruh gagasan itu di kertas di depan seluruh anggota kelompok. Kesemuanya berlanjut sampai dengan tidak ada lagi gagasan yang dikemukakan.
3. Metode Delphi adalah “metode pengumpulan, pemeriksaan dan penilaian yang sistematis terhadap topik-topik khusus melalui serangkaian kuisioner berurutan yang terutang dalam tulisan dirancang secara cermat, yang diselingi dengan informasi yang diringkas dan umpan balik opini yang diperoleh dari reaksi orang lain”.
Metode Delphi membatasi interaksi antara anggota (khususnya pada panel akhli) untuk memperkecil tanggung jawab pada satu sudut pandang, dominasi oleh anggota yang vokal, dan tekanan opini mayoritas.
1. Para pembuat keputusan melalui proses Delphi dengan identifikasi isu dan masalah pokok yang hendak diselesaikan.
2. Kemudian kuesioner dibuat dan para peserta teknik Delphi, para ahli, mulai dipilih.
3. Kuesioner yang telah dibuat dikirim kepada para ahli, baik didalam maupun luar organisasi, yang di anggap mengetahui dan menguasai dengan baik permasalahan yang dihadapi.
4. Para ahli diminta untuk mengisi kuesioner yang dikirim, menghasilkan ide dan alternatif solusi penyelesaian masalah, serta mengirimkan kembali kuesioner kepada pemimpin kelompok, para pembuat keputusan akhir.
5. Sebuah tim khusus dibentuk merangkum seluruh respon yang muncul dan mengirimkan kembali hasil rangkuman kepada partisipasi teknik ini.
6. Pada tahap ini, partisipan diminta untuk menelaah ulang hasil rangkuman, menetapkan skala prioritas atau memperingkat alternatif solusi yang dianggap terbaik dan mengembalikan seluruh hasil rangkuman beserta masukan terakhir dalam periode waktu tertentu.
7. Proses ini kembali diulang sampai para pembuat keputusan telah mendapatkan informasi yang dibutuhkan guna mencapai kesepakatan untuk menentukan satu alternatif solusi atau tindakan terbaik.
Proses Delphi dan TKN telah terbukti lebih produktif dibandingkan sumbang saran. Masing-masing memiliki catatan sukses. Perbedaan dasar antara proses delphi dan TKN menurut Gibson (1997:293) adalah:
1. Partisipan untuk Delphi tidak saling kenal satu sama lain, sementara TKN sudah saling kenal.
3. Pada proses Delphi, semua komunikasi antar partisipan dengan cara kuesioner tertulis dan umpan balik dari pemantauan seorang staf. Pada TKN, partisipan berkomunikasi secara langsung.
Teknik ini membantu kelompok dalam menghasilkan sejumlah ide, mengevaluasi dan memilih solusi secara lebih terstruktur dan sistematis. Dalam teknik ini, setiap anggota kelompok menulis ide dan solusi,
membacakan ide dan solusinya kepada orang lain, mendiskusikan dan merangking seluruh alternatif.
4. Lingkaran Kualitas (quality cyrcle) merupakan sekelompok kecil pegawai perusahaan yang bertemu secara teratur dengan pimpinan umum untuk mengidentifikasi dan memecahkan masalah-masalah yang berhubungan dan pada waktu kerja untuk mendiskusikan masalah-masalah yang berhubungan dengan pekerjaan. Di Jepang lingkaran kualitas disebut lingkaran pengendali kualitas, telah menjadi alat manajemenyang sangat popular untuk
meningkatkan produktivitas, moral, keterlibatan pekerja serta kualitas produk (barang dan jasa). Waktu bertemu kelompok kecil ini bervariasi antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya, biasa bertemu untuk membahas hal tertentu kurang lebih satu jam setiap Minggu.
Karakteristik yg membuat Quality Circles ini unik adalah:
Kenggotaannya bersifat sukarela, baik untuk mengisi posisi anggota maupun sebagai pimpinannya. Tapi, biasanya pimpinan diambil dari
DAFTAR PUSTAKA
http://adiprakosa.blogspot.co.id/2008/07/komunikasi-kelompok.html?m=1
http://hadijahaja46.blogspot.co.id/2014/04/makalah-rapat-bisnis.html?m=1
http://dimasarioarumbinang.blogspot.co.id/2010/06/metode-delphi.html?m=1 http://komandanu.blogspot.co.id/2010/05/sekelumit-tentang-quality-of-working.html?m=1
http://perencanaan.ipdn.ac.id/kajian-perencanaan/kajian-perencanaan/monitoringdanevaluasi
http://opinisangpemimpi.blogspot.co.id/2011/11/teknik-pengambilan-keputusan-kelompok_19.html?=1
http://kurenah.blogspot.co.id/2008/01/bekerja-dalam-kelompok.html http://ridwanjuli.blogspot.co.id/2011/06/fungsi-pemimpin-rapat.html
http://berbagi-informasi-dan-pengetahuan.blogspot.co.id/2012/02/pengertian-rapat.html
http://opinisangpemimpi.blogspot.co.id/2011/11/teknik-pengambilan-keputusan-kelompok_19.html
DJOKO PURWANTO. 2003.“ KOMUNIKASI BISNIS”, EDISI KE TIGA, JAKARTA: ERLANGGA.
