Dokumen. tips pedoman pengorganisasian in

(1)

http://slidepdf.com/reader/full/pedoman-pengorganisasian-instalasi-rekam-medis-rumah-sakit-ting

1

PEDOMAN PENGORGANISASIAN INSTALASI REKAM MEDIS

RUMAH SAKIT TINGKAT III BRAWIJAYA SURABAYA

(2)

2

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Memasuki era globalisasi membuat persaingan antar setiap instansi semakin meningkat, di tunjang dengan meningkatnya pula perkembangan ilmu pengetahuan dan tekhnologi di segala bidang, tidak tertinggal pula perkembangan dibidang kesehatan. Untuk mendapatkan informasi pelayanan kesehatan yang lebih baik dan bermutu tinggi, masyarakat lebih kreatif dalam melakukan penilaian pelayanan dan mutu sebuah rumah sakit. Hal tersebut merupakan tantangan berat bagi tenaga kesehatan terutama tenaga rekam medis sebagai pelayanan terdepan bagi rumah sakit.

Rekam Medis atau sesuai dengan pradigma baru biasa disebut Instalasi Rekam Medis merupakan Instalasi yang paling bertanggung jawab terhadap pengumpulan, pengolahan dan pelaporan data yang dihasilkan tersebut menjadi informasi yang akurat. Untuk melaksanakan tugas itu maka di dalam Instalasi Rekam Medis di bagi menjadi beberapa unit, yaitu unit pendaftaran, unit perakitan (Assembling), dan pengendali, unit pengkode (Koding) dan pengindeks (Indeksing), unit penyimpanan (Filing) dan pendistribusiaan berkas rekam medis, unit pelaporan (Reporting) dan penganalis (Analysing). Unit-unit tersebut merupakan sistem yang ada dalam Instalasi Rekam Medis, dilanjutkan dengan unit pelayanan mulai dari rawat jalan, gawat darurat, rawat inap serta penunjang medis yang kesemuanya merupakan tempat dimulainya pencatatan terhadap data medis pasien.

Dalam rangka menciptakan keseragaman penyelenggaraan rekam medis dengan ditetapkannya buku pedoman pengorganisasian ini diharapkan dapat memberikan gambaran dan acuan bagi pelaku pelayanan rekam medis dalam melaksanakan kegiatan sehari-hari di rumah sakit Tingkat III Brawijaya Surabaya serta dapat mengidentifikasi fungsi-fungsi utama dari instalasi rekam medis.

B. Tujuan Pedoman

(3)

3

(4)

4

BAB II

GAMBARAN UMUM REKAM MEDIS

A. Ruang Lingkup Pelayanan

Mengumpulkan mengitegrasikan, menganilisis data pelayanan kesehatan primer dan sekunder, menyajikan dan mendesiminasi informasi, menata sumber informasi bagi kepentingan riset, perencanaan, memonitoring dan evaluasi pelayanan kesehatan. Membuat standart dan pedoman manajemen infomasi kesehatan meliputi aspek legal dengan unsur keamanan (safety), kerahasiaan, sekuritas, privasi serta integritas data. Manajemen operasional unit kerja manajemeninformasi kesehatan, dibagi berdasarkan kemampuan sarana pelayanan kesehatan dalam menjalankan manajemen informasi kesehatannya.

B. Batasan Operasional

Beberapa definisi rekam medis yang ada menurut ahli adalah:

(5)

5

formulir jaminan asuransi kesehatan, salinan, sertifikat kematiaan, dan sebagainya. Akhir-akhir ini, pengertian RM makin lebih di perluas. RM tidak hanya menunjuk pada berkas yang berisikan catatan dan atau dokumen saja, tetapi menunjuk pada suatu proses yang dimulai dari saat diterimanya pasien di sarana pelayanan, diteruskan ke kegiatan pencatatan data medis.

C. Landasan Hukum

1. Undang-undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit (Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5072).

2. Undang-undang Nomor 36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan (Tambahan Negara Republik Indonesia Nomor 5063).

3. Permenkes No 269/Menkes/PER/III/2008 tentang Rekam Medis. 4. Manual Rekam medis Konsil Kedokteran Indonesia Tahun 2006.

5. Direktorat Jenderal Pelayanan Medis dalam Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Tahun 2006.

6. Peraturan Pemerintah No 10 Tahun 1966 Tentang Wajib Simpan Rahasia Kedokteran.

7. Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 290/Menkes/PER/III/2008 Tentang Persetujuan Tindakan Kedokteran.

8. Keputusan Menteri Kesehatan No. 377/Menkes/SK/III/2007 Tentang Profesi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.

(6)

6 BAB III

FALSAFAH DAN TUJUAN

A. VISI REKAM MEDIS

a. Mewujudkan Rumah Sakit Tk.III Brawijaya menjadi Rumah Sakit Terpercaya bagi Prajurit, PNS beserta keluarganya dan Masyarakat Umum. b. Menjadi sumber Informasi cepat, tepat, akurat dan Dapat di

pertanggungjawabkan.

B. MISI REKAM MEDIS

a. Memberikan pelayanan administrasi yang ramah, Cepat, tepat dan dapat dipercaya.

b. Menyediakan data dan informasi bagi pengguna yang cepat dan akurat yang mampu membantu mengambil keputusan bagi pengguna rekam medis di Rumah Sakit Tk. III Brawijaya.

C. MOTTO REKAM MEDIS

Cepat, Tepat, Informatif dan dapat dipertanggungjawabkan.

D. PENGERTIAN REKAM MEDIS

Di dalam membahas pengertian rekam medis terlebih dahulu akan dikemukakan arti dari rekam medis itu sendiri. Rekam medis diartikan sebagai ”Keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnese, pemeriksaan fisik, laboratorium, diagnosa serta segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien, dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat”.

(7)

7

dokter gigi atau tenaga kesehatan lain yang memberikan pelayanan kesehatan langsung kepada pasien.

Dalam artian sederhana rekam medis hanya merupakan catatan dan dokumen yang berisi tentang kondisi keadaan pasien, tetapi jika dikaji lebih mendalam rekam medis mempunyai makna yang lebih kompleks tidak hanya catatan biasa, karena di dalam catatan tersebut sudah tercermin segala informasi menyangkut seorang pasien yang akan dijadikan dasar didalam menentukan tindakan lebih lanjut dalam upaya pelayanan maupun tindakan medis lainnya yang diberikan kepada seorang pasien yang datang ke rumah sakit.

Kegiatan penyelenggaraan rekam medis yang sudah menggunakan sistem komputerisasi dapat menghasilkan data-data yang bersumber pada seluruh kegiatan pelayanan kesehatan di dalam suatu institusi pelayanan kesehatan. Pengolahan data dan informasi mengenai kondisi kesehatan pasien tidak hanya dapat tersimpan di dalam catatan rekam medis secara fisik saja akan tetapi data dan informasi medis seseorang pasien harus juga dapat tersimpan secara otomatis dengan menggunakan sistem komputerisasi yang handal sehingga informasi medis mengenai kondisi kesehatan pasien merupakan data dan informasi yang dapat dipertanggungjawabkan keabsahannya, keakuratannya sertaup to date.

Penggunaan sistem komputerisasi di dalam penyelenggaraan rekam medis sangat membantu di dalam proses pengolahan data medis pasien serta pengeluaran informasi mengenai besarnya efektivitas dan efisiensi pelayanan kesehatan serta luasnya cakupan layanan kesehatan oleh suatu instansi pelayanan kesehatan di dalam pemberian pelayanan kesehatan kepada pasien.

E. FALSAFAH REKAM MEDIS

(8)

8

yang akan dijadikan dasar didalam menentukan tindakan lebih lanjut dalam upaya pelayanan maupun tindakan medis lainnya yang diberikan kepada seorang pasien yang datang ke rumah sakit. Jadi falsafah rekam medis mencantumkan nilai administasi, legal, finansial, riset, edukasi, dokumen, akurat, informatif dan dapat dipertanggungjawabkan (ALFRED AIR).

F. TUJUAN REKAM MEDIS

Tujuan rekam medis adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di Rumah Sakit Tingkat III Brawijaya Surabaya. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi di Rumah Sakit Tingkat III Brawijaya Surabaya akan berhasil sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan didalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit.

G. FUNGSI DAN KEGUNAAN

Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek, antara lain : 1. Aspek Administrasi

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.

2. Aspek Medis

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medik, karena catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada seseorang pasien.

3. Aspek Hukum

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan.

4. Aspek Keuangan

(9)

9

di rumah sakit. Tanpa adanya bukti catatan tindakan/pelayanan, maka pembayaran pelayanan di rumah sakit tidak dapat dipertanggungjawabkan. 5. Aspek Penelitian

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya mengandung data/informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan. 6. Aspek Pendidikan

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data/informasi tentang perkembangan kronologis dari kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan/referensi dibidang profesi si pemakai.

7. Aspek Dokumentasi

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan rumah sakit.

Dengan melihat dari beberapa aspek tersebut diatas, rekam medis mempunyai kegunaan yang sangat luas, karena tidak hanya menyangkut antara pasien dengan pemberi pelayanan saja. Kegunaan rekam medis secara umum adalah

a. Sebagai alat komunikasi antara dokter dengan tenaga ahli lainnya yang ikut ambil bagian didalam memberikan pelayanan, pengobatan, perawatan kepada pasien.

b. Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien.

c. Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan, perkembangan penyakit, dan pengobatan selama pasien berkunjung/dirawat di rumah sakit.

d. Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian, dan evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien.

e. Melindungi kepentingan hukum bagi pasien rumah sakit maupun dokter dan tenaga kesehatan lainnya.

(10)

http://slidepdf.com/reader/full/pedoman-pengorganisasian-instalasi-rekam-medis-rumah-sakit-tingk

10

g. Sebagai dasar didalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan medik pasien.

(11)

11 BAB IV

STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI REKAM MEDIS

` DItetapkan di Surabaya

Pada Tanggal , 2009 Kepala Rumah Sakit Tingkat Tingkat III Brawijaya

dr. Bidik Catur P Mayor Ckm NRP 33006 KEPALA REKAM MEDIS

WAKA REKAM MEDIS

(12)

BAB V

URAIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

1. Kepala Instalasi Rekam Medis

a. Tujuan Jabatan

Untuk mengkoordinir semua koordinator dibawah istalasi kerja rekam medis.

b. Tanggung Jawab

 Berwenang menentukan jenis kegiatan yang akan diselenggarakan.

 Mengatur dan mengkoorganisasikan seluruh kegiatan Pelayanan Rekam Medis.

 Bertanggung jawab atas kelancaran pelayanan di instalasi rekam medis.

 Ketepatan dan kebenaran laporan kegiatan.

 Ketepatan dan kesesuaian rencana kerja di Istalasi Rekam Medis.

 Ketepatan dan kesesuaian rencana kebutuhan sumber daya manusia dengan realisasi.

 Ketepatan dan kesesuaian kebutuhan alat.

c. Uraian Tugas

 Menghimpun, mengsistemasi dan memelihara catatan medis rumah sakit.

 Menyelenggarakan kegiatan rekam medis  Menyiapkan bahan dalam rangka analisa data  Menyajikan informasi tentang rekam medis

 Menyusun prosedur standar operasional rekam medis

 Merencanakan peningkatan dan kebutuhan SDM di instalasi rekam medis

 Membuat uraian tugas bawahannya

 Menyelesaikan masalah yang timbul di lingkungan rekam medis sehubungan dengan kegiatan pelayanan yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan

(13)

d. Wewenang

 Menilai, menegur, memberi sanksi dan motivasi bawahan di Instalasi Rekam Medis.

 Mengatur rencana kegiatan penyelenggaraan pelayanan rekam medis.

 Meminta arahan dari atasan.

 Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja lain yang terkait.

 Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.  Memaraf surat, nota dinas dan laporan.

e. Kualifikasi Minimal

 Memiliki Ijasah Pendidikan DIII Rekam Medis  Mampu memimpin.

 Anggota tetap Rumah Sakit Brawijaya

 Memahami dan menghayati cita-cita tujuan Rumah Sakit Brawijaya

 Memiliki kesehatan rohani dan jasmani.

2. Wakil Kepala Instalasi Rekam Medis

a. Tujuan Jabatan

Membantu kepala instalasi rekam medis dalam seluruh proses pengelolaan rekam medis di Rumah Sakit Tingkat III Brawijaya Surabaya.

b. Tanggung Jawab

Membantu kepala instalasi rekam medis dalam mengawasi dan mengendalikan kegiatan pelayanan kesehatan di Rekam Medis.

c. Uraian Tugas

 Membantu merencanakan jumlah dan kategori tenaga Rekam Medis sesuai dengan kebutuhan.

 Membantu erencanakan jumlah dan jenis peralatan yang diperlukan.

(14)

 Mengkoorganisasikan seluruh kegiatan Rekam Medis dengan bekerja sama dengan berbagai pihak yang terkait.

 Menyusun permintaan rutin meliputi : kebutuhan alat, kertas ,buku dan peralatan lain yang diperlukan.

 Mempertanggung jawabkan pelaksanaan inventarisasi peralatan.

 Membantu memecahkan masalah yang timbul sehubungan dengan kegiatan pelayanan Rekam Medis.

 Menghadiri rapat yang diadakan baik oleh Kasie Pelayanan Medis atau Sub Komite Rekam Medis.

 Membantu mengawasi dan menilai pelaksana penyelenggaraan Rekam Medis.

 Membantu melaksanakan penilaian terhadap upaya peningkatan pengetahuan dan keterampilan di bidang Rekam Medis.

d. Wewenang

e. Kualifikasi Minimal

3. Koordinator Pendaftaran

a. Tujuan Jabatan

Mengkoordinir pendaftaran pasien, baik rawat jalan, rawat inap maupun gawat darurat.

b. Tanggung Jawab

 Kelancaran dan kebenaran pelayanan pendaftaran pasien masuk rumah sakit.

 Kebenaran pembatalan pendaftaran pasien rawat inap.  Kebenaran laporan kegiatan harian.

c. Uraian Tugas

 Melaksanakan kegiatan pendaftaran rawat jalan.  Melaksanakan kegiatan pendaftaran rawat inap.  Mengentry data pasien ke dalam komputer.  Pembuatan Kartu Tanda Pengenal Pasien.  Pemberian Nomor Rekam Medis.

 Pembuatan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan.  Pembuatan Dokumen Rekam Medis Rawat Inap.  Pembuatan Tracer

 Pembuatan KIUP.

(15)

 Menerima sensus harian pasien rawat inap.

 Menerima dokumen rekam medis pasien keluar rumah sakit.  Melaksanakan tugas lain dari atasan.

d. Wewenang

 Menegur petugas ruangan apabila ada kesalahan nomor dan identitas pasien rawat inap.

e. Standar Kerja

 Laporan register pasien rawat inap.

 Pasien terdaftar dimasing-masing unit pelayanan sesuai kasus penyakit.

 Data base pasien pada sistem komputerized.

 Data pasien MRS, KRS, mati, pindahan dan dipindahkan.  Dokumen rekam medis.

f. Kualifikasi Minimal

 SMA atau sederajat.

 Mengikuti pendidikan dan pelatihan tentang rekam medis.

4. Koordinator Pengelolaan Berkas

a. Tujuan Jabatan

Mengkoordinir kegiatan pemberkasan di unit rekam medis. b. Tanggung Jawab

 Bertanggung jawab atas ketepatan dan kebenaran pemberian kode penyakit dan kode tindakan/operasi pasien rawat inap.

 Kebenaran pengembalian dokumen rekam medis yang belum lengkap.

 Kebenaran dan ketepatan dalam merekapitulasi laporan.  Kebenaran dan ketepatan dalam pembuatan laporan

kegiatan rekam medis.

c. Uraian Tugas

 Melaksanakan koding pasien rawat inap.

 Pengembalian dokumen rekam medis yang belum lengkap.  Membuat analisis Ketidaklengkapan Pengisian Catatan

Medis (KLPCM) yang kemudian diserahkan kepada Sub Komite Rekam Medis dengan terlebih dahulu disetujui oleh Kepala Unit Rekam Medis

(16)

 Membuat laporan bulanan kegiatan rekam medis.

 Mengelompokkan jenis diagnosa dan tindakan medis untuk dimasukkan ke indeks penyakit dan operasi.

 Memasukkan diagnosa penyakit dan tindakan sesuai dengan urutannya.

 Melaksanakan tugas lain dari atasan.

d. Wewenang

 Koordinasi dengan petugas ruangan rawat inap.

 Menanyakan ke dokter tentang kejelasan kode penyakit.  Meminta arahan atasan.

e. Standar Kerja

 Terdaftarnya diagnosa penyakit setiap pasien.

 Jumlah dokumen rekam medis yang tidak lengkap dan tidak lengkap dalam penyetoran.

 Laporan 10 besar penyakit pasien rawat inap.  Laporan 10 besar tindakan pasien rawat inap.

 DIII Rekam Medis.

 Mengikuti pendidikan dan pelatihan tentang rekam medis.

5. Kepala Unit Pelaporan

a. Tujuan Jabatan

Mengkoordinir kegiatan pelaporan rumah sakit baik pelaporan internal ataupun pelaporan eksternal rumah sakit yang meliputi :

1. Pelaporan Internal Rumah Sakit Brawijaya, diantaranya adalah :

a) Rekapitulasi laporan data kunjungan pasien rawat jalan dan per kunjungan poliklinik.

b) Rekapulasi laporan data hunian pasien rawat inap data data sensus pasien rawat inap.

c) Data tingkat hunian tempat tidur BOR perhari d) Index penyakit rawat jalan rumah sakit e) Index penyakit rawat inap rumah sakit f) Index dokter rawat jalan rumah sakit g) Index dokter rawat inap rumah sakit

2. Pelaporan Eksternal RS Era Medika, diantaranya adalah : a) Data kegiatan Rumah sakit (RL.1)

(17)

http://slidepdf.com/reader/full/pedoman-pengorganisasian-instalasi-rekam-medis-rumah-sakit-tingk d) Data keadaan morbiditas rawat inap surveilans terpadu

rumah sakit (RL.2a1)

e) Data keadaan morbiditas rawat jalan surveilans terpadu rumah sakit (RL.2b1)

f) Data status imunisasi ( RL.2c)

g) Data individual morbiditas pasien rawat inap (RL.2.1 RL.2.2 & RL.2.3)

h) Data dasar rumah sakit (RL.3) i) Data ketenagaan rumah sakit (RL.4)

j) Data peralatan medik rumah sakit dan data kegiatan kesehatan lingkungan rumah sakit (RL.5)

k) Data infeksi nosokomial rumah sakit (RL.6)

l) Data insidentil yang diperlukan oleh Dinas Kesehatan m) Laporan harian lewat operator radio medik

b. Tanggung Jawab

 Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan pengolahan dan pelaporan data.

 Mengkoordinir data yang diperlukan untuk bahan laporan  Menjaga kerahasiaan identitas pasien.

c. Uraian Tugas

 Mengkoordinir seluruh data kegiatan rumah sakit.

 Berkoordinasi dengan unit-unit lain yang terkait dalam penyediaan data rumah sakit sebagai bahan laporan

 Mengolah data kegiatan rumah sakit untuk disusun menjadi laporan kegiatan rumah sakit.

 Mengumpulkan merekap dan melaporkan data morbiditas penyakit Rajal dan Ranap.

 Mengevaluasi data laporan rumah sakit apabila ada data yang terkait medico legal dan menelaah keabsahan data  Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.

d. Wewenang

 Meminta data dengan petugas poliklinik rawat jalan.  Meminta data dengan petugas rawat inap.

 Meminta data dengan petugas penunjang medis.  Meminta data dengan petugas sarana dan prasarana.  Meminta data dengan petugas kepegawaian.

(18)

 Meminta sumber data dari unit manapun di rumah sakit apabila data tersebut diperlukan oleh pihak rumah sakit dalam mengambil keputusan.

e. Standar Kerja

 Laporan produktivitas register pasien rawat jalan dan rawat inap.

 Laporan mutu pelayanan register rawat jalan dan rawat inap.  Laporan efisiensi pelayanan rawat inap.

 DIII Rekam Medis.

 Mengikuti pendidikan dan pelatihan tentang rekam medis profesional.

6. Kepala Unit Penyimpanan

a. Tujuan Jabatan

Mengkoordinir kegiatan penyimpanan dokumen rekam medis. b. Tanggung Jawab

 Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan penyimpanan.

 Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan dokumen rekam medis yang dipinjam.

 Bertanggung jawab atas kerapian dan keamanan dokumen rekam medis.

 Bertanggung jawab atas kerahasiaan dokumen yang disimpan.

c. Uraian Tugas

 Menyimpan dokumen rekam medis ke rak penyimpanan sesuai dengan urutan yang telah ditentukan.

 Mengeluarkan dokumen rekam medis sesuai nomor yang dipinjam untuk keperluan peminjaman.

 Melakukan pencatatan ke dalam buku ekspedisi peminjaman rekam medis.

 Menyimpan kembali dokumen rekam medis yang telah dipinjam ke tempat penyimpanan sesuai dengan urutan.

d. Wewenang

 Menyimpan dokumen yang ada sesuai urutan yang berlaku.

(19)

 Koordinasi dengan unit kerja lain yang terkait.

e. Standar Kerja

 Terjajarnya berkas rekam medis sesuai nomor urut serta sistem yang berlaku.

 Dokumen rekam medis yang tersedia untuk didistribusikan.  Terjajarnya dokumen rekam medis yang keluar.

 SMA atau sederajat.

(20)

BAB VI

HUBUNGAN TATA KERJA

Hubungan Kerja Bidang Rekam Medis dengan Bidang/Unit Lain

Instalasi Gawat Darurat

Bidang Keuangan

Bidang Kepegawaian dan Diklat

Bidang Pengembangan dan PDE

Bidang Umum

Bidang Logistik Bidang Penunjang Medis

Unit Laboratorium

Unit Farmasi

Unit Radiologi Bidang Keperawatan

Instalasi Rawat Inap Sub Komite Rekam Medis

Instalasi Rekam Medis Bidang Pelayanan Medis

Instalasi Rawat Jalan

Unit Kamar Operasi

(21)

21

Hubungan kerja dengan Sub Komite Rekam Medis :

- _{Menganalisa dokumen rekam medis berdasarkan Ketidaklengkapan Pengisian Catatan}

Medis (KLPCM).

- _{Tindaklanjut mengenai Ketidaklengkapan Pengisian Catatan Medis (KLPCM).}

- _{Mengevaluasi dokumen-dokumen yang digunakan sesuai dengan Peraturan Menteri}

Kesehatan

Hubungan kerja dengan Bidang-bidang

a. Bidang Pelayanan Medis

Kelengkapan Dokumen Rekam Medis mengenai tanda tangan dan pengisian diagnosis, tindakan dan instruksi dokter.

b. Bidang Keperawatan

Kelengkapan Dokumen Rekam Medis, pengisian sensus harian rawat inap, kelengkapan dokumen-dokumen RL.

c. Bidang Penunjang Medis

Data kunjungan pasien pengguna fasilitas penunjang medis setiap harinya baik pasien rawat jalan maupun rawat inap.

d. Bidang Keuangan

Data kunjungan pasien baik rawat jalan dan rawat inap. e. Bidang Kepegawaian dan Diklat

Kinerja petugas rekam medis, peningkatan mutu pegawai, pendidikan dan pelatihan. f. Bidang Pengembangan dan PDE

Sistem Informasi Rumah Sakit yangup to date guna kepentingan kebijakan rumah sakit. g. Bidang Umum

Penyediaan sarana dan prasarana sebagai penunjang pelayanan bagi pasien, penanganan limbah yang memadai, fasilitas dapur dan linen yang digunakan oleh pasien.

h. Bidang Logistik

(22)

22 BAB VII

POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONEL

A. Pola Ketenagaan Rekam Medis

Sumber daya manusia adalah motor organisasi. Penataan SDM di RS Brawijaya mengacu pada Keputusan Direktur tentang pemberlakuan Kebijakan Manajemen Kepegawaian di RS Brawijaya, kebijakan tersebut mengatur : hak kewajiban pegawai, formasi pegawai dan pola ketenagaan, rekrutmen pegawai, sistem penggajian, sistem karir, penilaian kinerja, pendidikan pelatihan dan pemberhentian pegawai. Berdasarkan kebijakan tersebut sebagai upaya mempersiapkan tenaga di unit rekam medis yang berkompeten mengikuti perkembangan teknologi perlu kiranya ditetapkan pola ketenagaan kualifikasi SDM dan perhitungan kebutuhan.

Analisis Kebutuhan Tenaga di Unit Rekam Medis disajikan dalam tabel secara terperinci.

No Bagian Jumlah Tenaga

1 Kepala Instalasi Rekam Medis & Waka RM 2

2 Pendaftaran 4

3 Pengelolaan Berkas & Asembling 2

4 Pelaporan 1

5 Penyimpanan & Distribusi 2

Total Kebutuhan Tenaga Rekam Medis 11 Orang

Berdasarkan Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia dari Departemen Kesehatan Refublik Indonesia Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik tahun 2006 dan sesuai dengan kebijakan di RS Brawijaya bahwa :

1. Kepala Unit Rekam Medis

Rekam medis dipimpin langsung oleh seorang Kepala Unit Rekam Medis dengan latar belakang pendidikan Rekam Medis, kualifikasi untuk pemegang jabatan Kepala Unit Rekam Medis meliputi :

a. DIII Rekam Medis.

(23)

23

c. Masa kerja minimal 2 tahun. 2. Koordinator Unit Rekam Medis

Berdasarkan Struktur Organisasi dan kualifikasi koordinator/staf Rekam Medis, di susun sesuai ketentuan yaitu :

a. Pendidikan DIII perekam medis atau minimal SMA atau sederajat b. Berpengalaman dibidang Rekam Medis

B. Metode Penghitungan Kebutuhan Tenaga dan Produktifitas

Dalam penghitungan kebutuhan tenaga dan produktifitas perlu didukung adanya data-data yang dibutuhkan dalam pelaksanaan penghitungan antara lain sebagai berikut :

1. Jumlah beban kerja per tahun 2. Target kerja per jam

3. Jumlah jam kerja per tahun 4. Hari kerja per tahun

5. Jam kerja per minggu

Analisa Perhitungan Tenaga Bidang Rekam Medis

Pola kebutuhan tenaga non medis

No Tugas Pokok Uraian Tugas

Rerata

1. Unit Pendaftaran Melaksanakan kegiatan

pendaftaran rawat jalan.

30 3 90

Melaksanakan kegiatan pendaftaran rawat inap.

20 3 60

Mengentry data pasien ke dalam komputer

50 5 250

Pembuatan Kartu Tanda Pengenal Pasien

30 2 60

Pemberian Nomor Rekam Medis

(24)

24

Pembuatan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan

30 3 90

Pembuatan Dokumen Rekam Medis Rawat Inap

Menerima sensus harian pasien rawat inap

20 1 20

Menerima dokumen rekam medis pasien keluar rumah sakit

20 1 20

Total beban kerja (menit) 1240 Jumlah jam kerja (7x60) 420 Tenaga yang dibutuhkan 2,95

2. Unit Pengelolaan

Berkas

(25)

25

Membuat laporan bulanan kegiatan rekam medis

1 60 60

Mengelompokkan jenis diagnosa dan tindakan medis untuk dimasukkan ke indeks penyakit dan operasi

1 60 60

Memasukkan diagnosa penyakit dan tindakan sesuai dengan urutannya

20 3 60

Total beban kerja (menit) 400 Jumlah jam kerja (7x60) 420 Tenaga yang dibutuhkan 0,95

3. Unit Pelaporan Mengkoordinir seluruh data

kegiatan rumah sakit

1 60 60

Berkoordinasi dengan unit-unit lain yang terkait dalam penyediaan data rumah sakit sebagai bahan lapora

1 60 60

Mengolah data kegiatan rumah sakit untuk disusun menjadi laporan kegiatan rumah sakit

1 60 60

Mengumpulkan merekap dan melaporkan data morbiditas penyakit Rajal dan Ranap

1 60 60

Mengevaluasi data laporan rumah sakit apabila ada data yang terkait medico legal dan menelaah keabsahan data

1 60 60

(26)

26

yang diberikan atasan

Total beban kerja (menit) 360 Jumlah jam kerja (7x60) 420 Tenaga yang dibutuhkan 0,85 Menyimpan dokumen rekam

medis ke rak penyimpanan sesuai dengan urutan yang telah ditentukan

50 2 100

Mengeluarkan dokumen rekam medis sesuai nomor yang dipinjam untuk keperluan peminjaman

50 2 100

Melakukan pencatatan ke dalam buku ekspedisi peminjaman rekam medis

50 2 100

Menyimpan kembali dokumen rekam medis yang telah dipinjam ke tempat penyimpanan sesuai dengan urutan

50 2 100

(27)

27

BAB VIII

KEGIATAN ORIENTASI

A. PROGRAM ORIENTASI INSTALASI REKAM MEDIS RS BRAWIJAYA

Program orientasi pegawai di Rumah Sakit Brawijaya di lakukan berdasarkan Keputusan Kepala Rumah Sakit... Tentang pemberlakuan program orientasi pegawai baru di rumah sakit. Pembekalan tentang Rumah Sakit dikoordinir oleh Instalasi Rekam Medis sesuai dengan jabatan yang akan di terimanya. Metode orientasi di lakukan dengan: pemberian materi, pengenalan lapangan dan praktek lapangan. Lamanya orientasi di sesuaikan dengan tugas dan jabatannya. Selesai melakukan orientasi pegawai baru akan membuat laporan, Ka Instalasi Rekam medis melakukan evaluasi, hasil evaluasi menjadi dasar rekomendasi penempatan pegawai ke tempat yang sesuai. Jadwal orientasi di sampaikan pada tabel berikut:

Tabel

Jadwal Kegiatan Orientasi Pegawai Baru

Rumah Sakit Brawijaya

Waktu Penanggung

Jawab

NO Materi Hari Metode

1 Gambaran Umum RS Brawijaya

V Ceramah dan Tanya

Jawab

1.3 Pelaporan V Ceramah, Diskusi, Tanya Jawab

KRM

1.4 Penyimpanan V Ceramah,Diskusi, Tanya Jawab

Bag

(28)

28

B. Peningkatan Kompetensi

Peningkatan kompetensi tenaga perekam medis biasa dilakukan melalui pendidikan pelatiahan. Pendidikan dan pelatihan dilaksanakan sesuai prioritas dan ketersediaan anggaran. Pelaksanaan kordinasi pendidikan dan pelatihan dilaksanakan oleh bidang PSDM.

Pendidikan bagi petugas di bagian Instalasi Rekam Medis dapat dilakukan melalui program pendidikan, pelatihan/kursus yang dilaksanakan Depkes RI Sub Dit YanMed atau pun oleh PORMIKI.

Pelatihan untuk kompetensi tenaga perekam medik biasanya melalui in house training dan dan eksternal cours. In hause training yaitu program pelatihan yang disenggarakan oleh rumah sakit sendiri. Pelatihan di bidang PSDM dikategorikan di dalam pelatihan manajemen, perilaku, komputer, dan lain-lain.

Pelatihan yang dapat di ikuti oleh SDM perekam medik: pelatihan manajemen meliputi: membangun team work, manajemen konflik, komunikasi organisasi, manajemen pelaporan, manajemen arsipdan pengendaliaan bahaya kebakaran. Untuk pengendaliaan komputer berupa pengentri data, internet computer excel, word, power point. Pelatihan perilaku berupa membangun komitmen, servis ekselent, penertian akuntabilitas kerja.

(29)

29

BAB IX

PERTEMUAN RAPAT

Komunikasi secara formal di lakukan oleh pimpinan rumah sakit kepada staf, pejabat stuktru dan funsioanal dan komunikasi formal di instalasi rekam medis. Komunikasi pimpinan dengan seluruh sta dilakukan melalui apel pagi seminggu sekali, evaluasi dan pelaporan diselenggarakan dengan pejabat struktur dan kepala instansi melalui rapat berkala.

Rapat berkalaterdiri atas: 1. Rapat Rutin

2. Rapat Isedentil

1. Rapat rutin diselenggarakan pada:

Hari : Rabu, ke 2 setiap bulan Waktu : 13.30 s/d selesai

Tempat : Ruang Pertemuan Lantai I Peserta : a. Kepala perwatan

b. Kepala rekam medis dan staf rekam medis c. Unit Terkait

Materi Rapat:

a. Mutu dan kinerja petugas program dan pengembangan

b. Perencanaan dau upaya pengembangan kinerjadan pengembangan rekam medis.

c. Kelengkapan rapat : Undangan, daftar hadir, usulan rapat, laporan/rekomendasi/usulan kepala pimpinan.

(30)

30

2. Rapat Issedentil diselenggarakan pada:

Hari :Sewaktu-waktu bila ada masalah atau ada sesuatu yang perlu Waktu : Sesuai Undangan