Sistem dan Prosedur Tata Kelola TIK
Pendahuluan
Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) adalah sumber daya teknologi yang berkaitan dengan penyiapan, pengolahan, penyampaian informasi serta teknologi untuk mengkomunikasikan informasi. Saat ini TIK merupakan kebutuhan yang sangat penting dalam penyelenggaraan pendidikan di STMIK Jakarta STI&K. STMIK Jakarta STI&K merupakan sekolah tinggi pertama di bidang komputer di Indonesia dan STMIK Jakarta STI&K terus berupaya untuk mengembangkan diri. Oleh karena itu, pengembangan, pengelolaan, dan penggunaan sumber daya TIK perlu dirancang dengan baik untuk menjamin agar sumber daya tersebut dapat dimanfaatkan secara optimal dan mendatangkan keuntungan yang diharapkan.
Secara umum, pekerjaan tata kelola TIK di STMIK Jakarta STI&K dapat dikelompokkan dalam empat (4) kelompok, yaitu:
Infrastruktur Jaringan dan Perangkat Keras,
Perangkat Lunak (yang merupakan bagian dari Sistem Informasi),
Help-desk dan
Edukasi TIK.
Untuk memastikan bahwa sumber daya TIK STMIK Jakarta STI&K selalu dikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologi dan untuk menjamin bahwa kualitas layanan TIK sesuai standar, maka ditambahkan dua (2) kelompok lagi yang pada perkembangan berikutnya menjadi kebutuhan yang melekat pada tata kelola TIK. Dua kelompok tersebut adalah:
Perencanaan dan Pengembangan, serta
Jaminan Kualitas dan Keamanan.
1. Bagaimana cara memastikan bahwa sumber daya TIK di STMIK Jakarta STI&K selalu dikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologi?
2. Bagaimana cara mengadakan infrastruktur jaringan yang optimal, efektif, efisien dan aman, serta pemeliharaan jaringan dalam aspek fisik, server, dan data?
3. Bagaimana cara memberikan layanan pengembangan, perbaikan dan konsultasi untuk perangkat keras dan perangkat lunak?
4. Bagaimana cara mengelola dan memelihara web resmi STMIK Jakarta STI&K dan web mail STMIK Jakarta STI&K?
5. Bagaimana cara mengembangkan SDM di bidang TIK?
6. Bagaimana cara menjamin bahwa kualitas layanan TIK sesuai standar?
Aktor dan Aktivitas Tata Kelola TIK
Aktor dan aktivitas tata kelola TIK STMIK Jakarta STI&K bisa dilihat pada Tabel 1.1.
Tabel 1.1 Aktor dan Aktivitas Tata Kelola TIK STMIK Jakarta STI&K
Aktor
Aktivitas
Tim BAPSI
berkoordinasi dengan Ketua dan Wakil Ketua
a. Perencanaan/pengembangan tata kelola TIK STMIK Jakarta STI&K dan indikator penting dalam tata kelola TIK STMIK Jakarta STI&K.
b. Perencanaan dan pengadaan infrastruktur jaringan.
c. Pelayanan konsultasi perangkat keras dan sistem operasi.
Aktor
Aktivitas
pemeliharaan perangkat lunak.
e. Pelayanan help-desk dan pusat informasi.
f. Pelayanan edukasi Teknologi Informasi dan Komunikasi.
g. Penjaminan kualitas dan keamanan.
Managemen STMIK Jakarta STI&K, Dosen, Mahasiswa, Staf, Stakeholders
a. Pemanfaatan TIK yang selaras dengan sistem dan prosedur tata kelola TIK.
b. Pemberi masukan konstruktif untuk peningkatan berkelanjutan.
Deskripsi Proses Aktivitas
a. Perencanaan/pengembangan tata kelola TIK dan indikator penting dalam tata kelola TIK.
Aktor : Tim BAPSI berkoordinasi dengan Ketua dan Wakil Ketua
Deskripsi : Merencanakan dan mengembangkan sistem dan prosedur tata kelola TIK agar selalu up-to-date dan relevan dengan teknologi dan kondisi TIK STMIK Jakarta STI&K yang tersedia.
Skenario : 1)Mengusulkan kebijakan, strategi dan perencanaan TIK untuk jangka panjang.
2)Membuat rencana jangka menengah dan tahunan, berdasarkan rencana jangka panjang yang ditetapkan. 3)Mengusulkan SK Ketua berkaitan dengan Tata Kelola
TIK STMIK Jakarta STI&K setiap tahun.
5)Melakukan jaminan keamanan, risk management, disaster recovery program untuk hal-hal yang berkaitan dengan TIK.
b. Perencanaan dan pengadaan infrastruktur jaringan.
Aktor : Tim BAPSI berkoordinasi dengan Ketua dan Wakil Ketua Deskripsi : Merencanakan, pendamping pembangunan, mengelola dan
memelihara infrastruktur jaringan.
Skenario : 1)Melakukan perencanaan, instalasi dan konfigurasi jaringan, termasuk sistem operasi jaringan untuk lingkup backbone seluruh universitas dan bagian pusat universitas.
2)Melakukan pendampingan/konsultasi terhadap perencanaan, instalasi dan konfigurasi jaringan, termasuk sistem operasi jaringan untuk lingkup unit di lingkungan STMIK Jakarta STI&K.
3)Melakukan pemrograman aplikasi jaringan (untuk layanan e-mail, mailing list, manajemen pengguna, dll.). 4)Melakukan pemeliharaan fisik jaringan (kabel, router,
switch, access point).
5)Mengelola server-server pusat data.
6)Melakukan backup data secara rutin dengan periode tertentu yang disesuaikan dengan karakteristik data.
c. Pelayanan konsultasi perangkat keras dan sistem operasi.
Aktor : Tim BAPSI
Deskripsi : Memberikan konsultasi atas perangkat keras dan sistem operasi.
Skenario : 1)Memberikan layanan konsultasi mengenai perangkat keras.
3)Uji-coba produk perangkat keras dan perangkat lunak aplikasi umum.
4) Memberikan layanan konsultasi dan distribusi yang terkait dengan perangkat lunak berlisensi.
d. Perencanaan, pendamping pengembangan dan pemeliharaan perangkat lunak.
Aktor : Tim BAPSI berkoordinasi dengan Ketua dan Wakil Ketua Deskripsi : Merencanakan, melakukan pendampingan pengembangan,
mengevaluasi, melakukan insource/outsource, dan memelihara perangkat lunak.
Skenario : 1)Merancang pengembangan perangkat lunak. 2)Mengevaluasi rancangan perangkat lunak.
3)Mengembangkan perangkat lunak (insource) atau melakukan pengawasan dan pendampingan pengembangan perangkat lunak (outsource).
4)Melakukan user acceptance test (UAT) pada saat implementasi.
5)Melakukan pemeliharaan perangkat lunak dengan bekerja sama dengan system owner atau developer dari luar.
6)Memberikan rekomendasi kepada komunitas Perguruan Tinggi lain dalam pemilihan perangkat lunak.
e. Pelayanan help-desk dan pusat informasi.
Aktor : Tim BAPSI.
Deskripsi : Memberikan layanan permintaan bantuan dan informasi, memelihara web, web mail institusi, mailing list dan sosialisasi layanan baru.
tersebut.
2)Memelihara website atau homepage institusi. 3)Memelihara web mail dan mailing list institusi.
4)Mensosialisasikan layanan-layanan TIK STMIK Jakarta STI&K.
f. Pelayanan edukasi Teknologi Informasi dan Komunikasi.
Aktor : Tim BAPSI.
Deskripsi : Mengembangkan SDM melalui pelatihan dan membentuk jaringan kerja sama dengan pihak ketiga.
Skenario : 1) Merencanakan program pengembangan SDM di bidang TIK dan pelatihan yang dibutuhkan.
2) Membuat program pelatihan, termasuk bekerja sama dengan vendor atau institusi luar.
3)Membentuk jaringan kerjasama dengan stakeholders TIK di lingkungan internal STMIK Jakarta STI&K dan lingkungan eksternal.
g. Penjaminan kualitas dan keamanan.
Aktor : Tim BAPSI dan Tim Penjaminan Mutu TIK STMIK Jakarta STI&K berkooordinasi dengan Ketua dan Wakil Ketua. Deskripsi : Menetapkan standar kualitas/indikator performa dan standar
keamanan serta evaluasi pemenuhan standar tersebut. Skenario : 1)Mengusulkan kepada Ketua untuk membentuk Tim
Penjaminan Mutu TIK STMIK Jakarta STI&K setiap tahun yang bertugas mengukur indikator performa dan mengevaluasi layanan TIK STMIK Jakarta STI&K.
2)Bersama-sama dengan Tim Penjaminan Mutu TIK untuk menetapkan standar kualitas/indikator performa dan standar keamanan.
harapan dan aman.
Kesimpulan dan Rekomendasi
Sumber daya Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) sudah menjadi kebutuhan utama bagi STMIK Jakarta STI&K. Berdasar jumlah pengguna TIK dan kegiatan yang perlu dukungan TIK, STMIK Jakarta STI&K memerlukan dukungan TIK, sehingga perlu diperhatikan mengenai aspek pengadaan dan pengelolaan layanan TIK dengan perencanaan secara integral dan matang, yang memperhatikan hal-hal teknis dan non-teknis. Aspek non-teknis yang perlu diperhatikan adalah perancangan sistem pendukung yang meliputi:
Organisasi pengelola layanan TIK dari tingkat pusat (BAPSI) sampai
dengan level unit pengguna yang mempunyai jalur koordinasi yang kuat dengan deskripsi tugas yang eksplisit dan jelas,
SK Ketua mengenai Tata Kelola TIK yang memberi payung bagi
kemudahan implementasi sistem dan prosedur TIK,
Manajemen pemanfaatan layanan TIK bagi semua pengguna yang salah
satunya tertuang dalam panduan singkat untuk masing-masing layanan TIK,
Prosedur-prosedur operasional baku bagi operator teknis yang terkait
dengan pemanfaatan dan pemeliharaan semua layanan TIK,
Secara berkala dan berkelanjutan ada forum komunikasi pengelola layanan TIK, sehingga mempermudah upaya sosialisasi dan komunikasi.
Sistem penjaminan mutu layanan TIK.
Dengan memperhatikan masalah dan tantangan yang ada,
Bagan Sistem dan Prosedur Tata Kelola TIK STMIK Jakarta STI&K
SISTEM DAN PROSEDUR TATA KELOLA TIK
Tim BAPSI berkoordinasi dengan Ketua dan Wakil
Ketua
Managemen STMIK Jakarta STI&K, Dosen, Mahasiswa,
Staf, Stakeholders
TATA KELOLA TIK Perencanaan/
