Asas Penggunaan Microsoft Excel 2007

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 1

MODUL 3

Asas Penggunaan

Microsoft Excel 2007

Disediakan Oleh:

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 2 ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

Untuk memulakan Microsoft Excel 2007, terdapat tiga perbezaan yang mesti anda ketahui kerana ia seakan-akan sama seperti versi yang sebelumnya. Tiga elemen utama apabila anda bekerja dengan Microsoft excel ialah:

 Microsoft Office Button  The Quick Access Toolbar  Ribbon

.

Spreadsheets

Spreadsheet ialah dokumen elektronik yang boleh menyimpan pelbagai jenis data. Ia mempunyai

“vertical column” dan “row column”. Setiap row dan column mempunyai cell. Di setiap cell boleh

dimasukkan data dan boleh digunakan untuk proses pengiraan.Di dalam Excel Spreadsheet boleh mengandungi Buku Kerja (Workbook) dan helaian kerja (Worksheets).

Cell Column

Row

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 3 Microsoft Office Button

Microsoft Office Button memaparkan pelbagai fungsi yang sama File ( Excel versi lama). Butang ini berfungsi untuk membuat lembaran kerja yang baru (Workbook), membuka lembaran kerja yang sedia ada (Open File), menyimpan kerja (save and save as), cetak (Print), hantar (send) atau tutup (Close).

Ribbon

Ribbon adalah panel paling utama didalam Microsoft Excel 2007. Ia mengandungi 8 tabs menu iaitu Home, Page Layouts, Formulas, Data, Review, View dan PDF. Setiap tab menu mempunyai kumpulan yang tersendiri. Setiap kumpulan mempunyai fungsi yang berlainan samaada dalam proses membina atau mengubahsuai Excel Spreadsheets.

Home: Clipboard, Fonts, Alignment, Number, Styles, Cells, Editing

Insert: Tables, Illustrations, Charts, Links, Text

Page Layouts: Themes, Page Setup, Scale to Fit, Sheet Options, Arrange

Formulas: Function Library, Defined Names, Formula Auditing, Calculation

Data: Get External Data, Connections, Sort & Filter, Data Tools, Outline

Review: Proofing, Comments, Changes

View: Workbook Views, Show/Hide, Zoom, Window, Macros

PDF: Save as PDF

Microsoft Office Button

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 4 Contoh rajah kumpulan didalam Microsoft Excel 2007:

Quick Access ToolBar.

Ia berfunsi untuk memaparkan pelbagai jenis toolbar yang mahu digunakan.Quick Access Toolbar terletak diatas ribbon. Untuk menukar lokasi Quick Access Toolbar, letakkan penunjuk tetikus dihujung

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 5 Anda juga boleh menambah didalam Quick Access Toolbar. Gerakkan penunjuk tetikus ke “More

Commands” kemudian klik kanan pada tetikus. Apabila anda klik pasa Add to Quick Access, shortcut

toolbar akan dipaparkan. Contoh seperti rajah dibawah;

Mini Toolbar

Ia merupakan salah satu penambahan baru di dalam office 2007. Apabila anda klik kanan pada text, toolbar akan dipaparkan. Antaranya seperti formatting tool seperti Bold, Italics, Fonts, Fonts size dan Font Color.

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 6 CUSTOMIZE EXCEL

Excel 2007 menawarkan “customize” yang membolehkan Excel menjadi lebih bagus. Untuk

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 7 Contoh Excel Options:

Popular

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 8 Formulas

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 9 Proofing

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 10 Save

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 11 Advanced

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 12 Customize

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 13 BEKERJA DENGAN BUKU KERJA (WORKBOOK)

Fail Microsoft Excel merupakan buku kerja yang terdiri daripada beberapa helaian kerja. Apabila memulakan Microsoft Excel, buku kerja baru dibuka. Secara lalaian (default), satu buka kerka memaparkan 3 helaian kerja iaitu Sheet1, Sheet2 dan Sheet3.

Cara mencipta buku kerja baru:  Klik Microsoft Office Toolbar

 Klik New

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 14 Pengguna juga boleh memilih untuk membuat New Document dengan memilih template yang

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 15 MENYIMPAN BUKU KERJA

Terdapat 2 pilihan untuk menyimpan buku kerja yang dibuat. Anda boleh memilih samaada ‘Save’ atau

‘Save as’.

Cara menyimpan dokumen kerja:  Klik Mirosoft Office Button

 Klik Save

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 16 *peringatan: Mirosoft Excel versi lama tidak boleh menerima atau membuka buku kerja dari Microsoft Excel 2007, kecuali jika pengguna menyimpannya sebagai format Excel97-2003. Untuk menggunakan butang Save As, sila rujuk langkah-langkah berikut:

 Klik Microsoft Office Buutton

 Clik Save As

 Tulis nama buku kerja anda

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 17 MEMBUKA BUKA KERJA YANG ADA

Untuk membuka buku kerja yang sedia ada, sila lihat langkah-langkah berikut:

 Klik Microsoft Office Button

 Klik Open

 Cari tempat buku kerja disimpan

 Pilih nama buku kerja

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 18 MENGISI DAN MEMASUKKAN DATA

Terdapat 2 perbezaan dalam memasukkan data didalam cell.

 Memasukkan data didalam ‘active cell’:

o Klik pada cell yang hendak diisi data

o Taip data

 Memasukkan data didalam ‘formula bar’

o _{Klik pada cell yang anda ingin masukkan data}

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 19 MANUPULATING DATA

Excel juga menyediakan pebagai butang seperti ‘move’, ‘copy’dan ‘paste’ dan perisian cell seperti ‘cut

and paste’ dan ‘copy and paste’

Select Data (Melilih Data)

Untuk memilih cell atau data yang hendak ‘Copy’ atau ‘cut’

 Klik pada cell

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 20 MEMILIH (SELECT) ROW ATAU COLUMN

Untuk memilih Row atau Column, Klik pada Row atau Column Header

COPY DAN PASTE

Untuk ‘Copy’ dan ‘Paste’ data:

 Pilih cell yang hendak di copy

 Klik Home tab dan klik Copy

 Pilih cell yang dikehendaki

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 21 CUT DAN PASTE

Untuk ‘Cut’ dan ‘Paste’ sila lihat langkah-langkat dibawah:

 Pilih cell yang hendak di copy

 Klik Home tad dan pilih Cut

 Pilih cell yang dikehendaki

 Klik Home tab, dah pilih Paste

UNDO DAN REDO

 Gerakkan penunjuk tetikus pada Quick Access Toolbar

 Klik Undo dan Redo

AUTO FILL

Untuk menggunakan ‘Auto Fill’ sila rujuk langkah-langkah dibawah;

 Klik pada Fill Handle

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 22 MENGUBAH SUAI KERTAS KERJA (WORKSHEET)

MEMASUKKAN CELL, ROW DAN COLUMN

Untuk memasukkan cell, row dan column didalam Microsoft Excel, sela rujuk langkah-langkah dibawah;

 Letakkan penunjuk tetikus dibawah cell yang hendak dimasukkan row atau colunm yang baru

 Klik ‘Home tab’, kemudian klik ‘Insert’ didalam Cell group

 Pilih samaada : Cell, Row ataupun Column.

DELETE CELLS, ROW DAN COLUMN

 Letakkan penunjuk tetikus pada cell, row ataupun column yang hendak dibuang (delete)

 Klik delete pada Home tab

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 23 FIND DAN REPLACE

Untuk mencari data atau menukar data:

 Klik Find & Select didalam Editing daripada Home tab

 Pilih Find atau Replace

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 24 PENGIRAAN (CALCULATION)

EXCEL FORMULA (Rumus)

Rumus digunakan untuk melaksanakan pengiraan secara elektronik ke atas data yang disimpan. Melalui rumus, operasi penambahan, penolakan, pendaraban dan pembahagian dapat dilaksanakan dan mudah untuk disunting. Setiap formula dimulakan dengan an=sign

Terdapat pelbagai elemen dan excel formula, antaranya:

References: Menentukan cell yang akan digunakan untuk pembuat pengiraan Operators: Memaparkan specific pengiraan seperti simbol (+,-,*,/,atc)

Constants: Nombor atau teks yang tidak boleh diubah nilainya Functions: menentukan formula didalam Excel

Untuk membuat permulaan formula didalam Excel:

 Pilih cell untuk formula

 Taip = (sama dengan) dan formula

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 25 MEMBUAT PENGIRAAN DENGAN MENGGUNAKAN ‘FUNCTION’

Function digunakan untuk membuat formula didalam Microsoft Excel.Function mempunyai nama dan rangkaian (mathematical function). Antara function didalam Excel ialah:

Sum: menambah semua nilai yang ada didalam cell Average: Mengira purata nilai yang ada didalam cell Min: Memilih nilai yang terendah (minimum) Max: Mimilih nilai yang tertinggi (Maximum)

Untuk membuat pengiraan ‘Function’

 Klik pada cell yang hendak menggunakan ‘function’

 Klik pada Insert Function

 Pilih function

 Klik OK

 Lengkapkan nombor 1 pada cell yang pertama

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 26 FUNCTION LIBRARY

AutoSum: Memudahkan penambahan dilakukan.

Recently Used: Memaparkan semua function yang digunakan Financial: Pengiraan yang melibatkann kewangan

Logical: And, If, True, False dan sebagainya Text: Untuk teks sahaja

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 27 GRAPHIC

MEMASUKKAN GAMBAR  Klik Insert tab

 Klik Picture Button

 Mencari gambar didalam file yang ada

 Klik nama gambar yang dikehendaki

 Klik Insert

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 28 MENAMBAH CLIP ART

 Klik insert tab

 Klik Clip Art button

 Cari Clip Art didalam dialog box

 Klik Clip Art

 Klik dan gerakkan Clip Art ke tempat yang dikehendaki

EDIT GAMBAR DAN CLIP ART

Adjust: Mengawal warna gambar, cahaya dan sebagainya

Picture Style: menambah frame, border pada gamba, dan sebagainya Arrange: Mengawal susunan gamba (alignment, rotation)

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 29 ADDING SHAPE

 Klik Insert tab

 Klik Shapes button

 Klik bentuk yang dipilih

 Klik Worksheets

 Gerakkan penunjuk tetikus untuk membesarkan gambar

UNTUK MEMFORMAT SHAPE  Klik Shape

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 30 MENAMBAH SMART ART

 Klik Insert tab

 Klik Smart Art Button

 Klik pada Smart Art yang dipilih

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 31 FORMAT HELAIAN KERJA (WORKSHEET)

MEMBUAT CARTA (CHART)

 Pilih cell untuk memasukkan carta

 Klik Insert tab

 Klik carta yang dipilih

CONVERT TEKS KEPADA COLUMN

 Hitamkan column yang hendak ditukar

 Klik Texts to Column dari Data tab

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 32 MENGUBAH TULISAN (FONTS)

 Klik pada cell

 Klik Font dari Home tab, pilih font tyepe, size, bold, italic, underline or color

FORMAT CELL DAN DIALOG BOX  Klik cell yang dikehendaki

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 33 MENAMBAH BORDER DAN WARNA KEDALAM CELL

 Klik Border kebawah, didalan Font dari Home tab

 Pilih Border yang dipilih.

Untuk memilih warna:

 Klik Fill dalam Font group dari Home tab

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 34 MENUKAR LEBAR COLUMN DAN TINGGI ROW

 Klik Format button dalam Cells group dari Home tab

 Tukar secara manual ketinggian dan lebar dengan menekan Row Height atau Column Width

 Selain menggunakan cara manual, AutoFit guna berfungsi untuk mengubah lebar Column dan tinggi Row

HIDE OR UNHIDE ROW ATAU COLUMN  Pilih row atau column

 Klik Format pada Cell group dari Home tab

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 35 MERGE CELLS

 Klik Merge & Center dalam Alignment dari Home tab

 Terdapat 4 pilihan merge cell: o_{Merge & Center}

o_{Merge Across}

oMerge Cells

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 36 MEMBINA BUKU KERJA (WORKBOOK)

MENAMAKAN KERTAS KERJA:

 Buka haelaian yang hendak diberi nama

 Klik Format dari Home tab

 Klik Rename

 Taip nama helaian

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 37 MENUKAR WARAN TAB HELAIAN KERJA (WORKSHEET TAB)

 Buka helaian kerja

 Klik Format dari Home tab

 Klik tab Color

 Klik color

INSERT DAN DELETE WORKSHEET

INSERT WORKSHEET  Buka Workbook

 Klik Insert Button dalam Cell group dari Home tab

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 38 DELETE WORKSHEET

 Buka workbook

 Klik Delete button dalan Cell group dari Home tab

 Klik Delete Sheet

COPY DAN PASTE WORKSHEETS

 Klik Worksheet tab yang hendak di copy

 Klik kanan pada tetikus, pilih Move atau Copy

 Pilih tempat untuk helaian

 Klik Create a Copy

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 39 MEMBINA HEADER DAN FOOTER

 Klik Header and Footer dalam Insert tab, dan akan keluar paparan Header&Footer Design Tool tab

 Klik Go To Header atau Go To Footer

 Masukkan teks pada Header atau Footer

 Klik Approprite button untuk memasukkan page number, Date, Time, filr name atau sheet name

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 40 SET PAGE MARGINS

 Klik Margin dari Page Layout tab

 Pilih satu daripada pilihan yang diberi, atau

 Klik Custom Margin

 Lengkapkan Page Margin

Disediakan oleh PIDMAMS SMART FARMING SDN BHD 41 MENUKAR PAGE LAYOUT

 Klik Orientation button dari Page Layout tab