SISTEM INFORMASI MANAJEMEN JASA INSTALAS

(1)

1

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

JASA INSTALASI DAN PEMELIHARAAN CCTV

BERBASIS WEB DI CV GATTCO CCTV

Slamet Fajar Suryadi[1], Ir. Sumarno, MM.[2] Mahasiswa[1]_{, Dosen Pembimbing}[2]

Jurusan Teknik Informatika D-3, Fakultas Teknik, Universitas Muhammadiyah Sidoarjo

[email protected][1]

ABSTRAK

Perusahaan Gattco CCTV yang bergerak di bidang usaha pelayanan jasa instalasi dan pemeliharaan CCTV memiliki berbagai jenis pelanggan yang berbeda – beda mulai dari perorangan, toko hingga perusahaan skala besar. Dalam setiap proses bisnisnya perusaahaan ini masih belum mempunyai suatu system yang dapat menjembatani dalam proses pencatatan transaksi yang telah dilakukan.

Melihat hal itu system informasi management jasa instalasi dan pemeliharaan cctv ini diteliti dan dibuat oleh penulis sehingga nantinya dapat membantu berlangsungnya proses bisnis yang dijalankan oleh perusahaan Gattco CCTV.

Penelitian ini telah mampu menjawab problematika yang dihadapi oleh perusahaan Gattco CCTV dalam menangani proses transaksi yang belum tersistem, serta dengan adanya implementasi system informasi ini diharapkan dapat memberikan warning mengenai kontrak pelanggan yang akan jatuh tempo dan stok barang penting yang akan digunakan untuk proses instalasi cctv.

Kata Kunci : Instalasi dan Pemeliharaan CCTV, Sistem Informasi Management Jasa Instalasi

CCTV, Waterfall

1. PENDAHULUAN

Dewasa ini perkembangan teknologi citra

sudah semakin pesat dimana diawali dengan

dimulainya era penemuan kamera yang

dulunya hanya digunakan sebatas untuk

mengabadikan momen penting dalam

perjalanan sejarah, namun kini sudah

bergeser fungsi dan kegunaannya yaitu dapat

digunakan sebagai fasilitas monitor seluruh

gerak gerik suatu objek secara realtime yang

dapat digunakan sebagai bahan untuk

observasi, fungsi tersebut dapat diwujudkan

dengan adanya satu penemuan alat yang

bernama CCTV (Close Circuit Television).

Melihat peluang bisnis dari

perkembangan CCTV yang besar dan masih

sedikitnya competitor yang menyambut

peluang tersebut, perusahaan GATTCO

CCTV memulai invasinya untuk mengambil

peluang bisnis dan berperan aktif dalam

pergolakan dan perkembangan CCTV.

Perusahaan GATTCO CCTV dalam core

bisnis nya bergerak dalam bidang penyediaan

kebutuhan barang, jasa instalasi dan jasa

(2)

2

maintenance CCTV, area pemasangannya

adalah pada area perumahan, toko maupun

area perkantoran sehingga untuk memenuhi

kebutuhan akan barang-barang dalam

menunjang pekerjaan jasa instalasi dan

maintenance yang banyak, maka diperlukan

suatu sistem managemen yang bagus agar

pekerjaan jasa instalasi dan maintenance

dapat berjalan dengan baik dan on schedule

sehingga tidak merugikan dan dapat

menghasilkan keuntungan bagi perusahaan.

Dikarenakan permintaan instalasi dan

maintenance yang banyak diperlukan juga

suatu system yang dapat menangani jadwal,

area dan resource yang dibutuhkan sehingga

dapat tercover dan terlaksana dengan baik,

diperlukan pula dalam menjaga stok

barang-barang atau item yang urgent misalnya item

Kamera CCTV dan kabel LAN agar tidak

habis di gudang persediaan, dan jikalau habis

di gudang persediaan maka harus segera

melakukan pembelian ke supplier utama.

Karena resource karyawan yang masih

sedikit, adakalanya barang-barang yang

urgent tersebut tidak terkendali dan tidak

diketahui stoknya digudang sehingga ketika

dibutuhkan untuk instalasi CCTV di suatu

area, barang tersebut sudah habis.

Berdasarkan kondisi tersebut maka perlu

dibuat suatu system informasi yang bertujuan

untuk merekam history semua kegiatan diatas

dan memberikan suatu peringatan ketika

barang-barang urgent persediaannya sudah

hampir habis digudang persediaan sehingga

dapat digunakan untuk pekerjaan jasa

instalasi selanjutnya tanpa menghambat

proses pekerjaan lain. System informasi yang

akan dibuat haruslah dinamis dan dapat

diakses dengan mudah sehingga dapat

mempermudah dalam monitoring dan proses

pengambilan keputusan.

2. PENELITIAN TERDAHULU

Dalam penelitian Ferry Agung Nugroho

(2012) yang berjudul “Perancangan Sistem Inventory Barang pada Toko Bangunan

Enggal Jaya di Windusari Kabupaten Magelang”, membahas dan merancang sistem informasi inventory barang dengan

metode terkomputerisasi sehingga sistem

yang dapat mencatat dan menjalankan

transaksi permintaan barang, pengembalian,

barang pesanan dan penerimaan barang serta

pencatatan dan pelaporan barang yang ada

pad toko bangunan Enggal Jaya.

Dalam penelitian Wahyu Kemalajati

(2014) yang berjudul “Sistem Informasi Penjualan dan Inventory Restoran Suki Joss

Berbasis Web dengan POS (Point of Sales)”,

membahas dan merancang sebuah sistem

informasi penjualan dan inventory dengan

(3)

3

jarak jauh sehingga memudahkan pemiliki

restoran untuk memantau traksaksi yang

sudah dilakukan.

Berdasarkan pembahasan para peneliti di

atas, semua membahas mengenai sistem

informasi yang dapat mengelola yang baik

dan terorganisir. Perbedaan penelitian ini

dengan penelitian di atas yaitu penulis akan

mengimplementasikan dengan aplikasi

sistem informasi managemen cctv sehingga

dapat digunakan untuk memanage dan

mengkontrol histori instalasi dan perbaikan

cctv, dan dapat menyajikan informasi

dashboard yang dapat memberikan warnng

mengenai kontrak yang akan jatuh tempo,

stok item urgent yang harus selalu ada di

gudang dan lainnya sehingga dapat dibaca

oleh pemiliki toko GaTTCO CCTV.

3. METODOLOGI PENELITIAN

Teknik Pengumpulan Data

Dalam penyusunan system informasi ini

penulis melakukan pengumpulan data

dengan beberapa metode, diantaranya yaitu :

1) Observasi

Dalam observasi ini, penulis terlibat

langsung dalam kegiatan sehari-hari

proses bisnis yang sedang berlangsung

pada Perusahaan CCTV. Penulis

mengamati beberapa hal yang perlu

diperhatikan antara lain proses bisnis

perusahaan dan lingkungan perusahaan.

2) Wawancara

Dalam wawancara ini, penulis

mengumpulkan data dengan bertemu dan

bertanya langsung pada Manager (CEO)

perusahaan mengenai beberapa hal yaitu

bidang perusahaan yang dijalankan, skala

perusahaan dan resource perusahaan.

3) Literatur

Untuk mengatasi permasalahan yang ada

maka diadakan studi literatur yang ada

hubungannya dengan pembuatan

program sebagai teori pendukung untuk

memecahkan masalah.

4) Dokumentasi

Metode dokumentasi yaitu metode

mencari data mengenai hal-hal atau

variabel yang berupa catatan, transkrip,

buku, surat kabar, majalah, prasasti,

notulen rapat, agenda, dan sebagainya

(Arikunto, 1998 : 236). Metode

dokumentasi ditetapkan dengan asumsi :

a) Dokumen merupakan sumber yang

stabil, tidak banyak mengalami

perubahan, kaya informasi.

b) Berguna sebagai bukti untuk

pengujian.

c) Berguna dan sesuai dengan penelitian

kualitatif karena sifatnya yang

(4)

4

d) Hasil pengkajian isi dokumen akan

membuka kesempatan untuk lebih

memperluas ilmu pengetahuan.

Dalam hal ini penulis melakukan

pencatatan terhadap dokumen yang dimiliki

oleh Perusahaan GATTCO CCTV, berupa

arsip yang berkaitan dengan data barang,

transaksi instalasi dan pemeliharaan serta

data pelanggan.

Flowchart

Pada perancangan Sistem Informasi

Manajemen Jasa Instalasi dan Pemeliharaan

CCTV di CV GATTCO CCTV, tahap

rencana pendahuluan dengan membuat

flowchart sebagai berikut :

Sistem Informasi Manajemen Jasa Instalasi dan Pemeliharaan CCTV

Owner Admin Teknisi

Gambar 3.1 Flowchart Sistem

Diagram Konteks

Tahap rencana pendahuluan

dilakukan untuk menentukan lingkup proyek

atau sistem yang ditangani dan selanjutnya

dijabarkan ke dalam Diagram Konteks.

Diagram alir data merupakan proses yang

membentuk siklus yang dapat mepermudah

dalam merancang system basis data kerena di

dalamnya menyangkut juga alur data yang

diterangkan melalui gambar dimana semua

bagian yang terkait dalam pembuatan

program aplikasi akan jelas hubungannya.

Tahap rencana pendahuluan dilakukan

dengan membuat Diagram Konteks sebagai

berikut:

Sistem Informasi Manajemen Jasa Instalasi & Pemeliharaan CCTV Owner

1. Surat Perintah Kerja 2. Approve Instalasi, Pemeliharaan, Pelepasan CCTV

3. Approve Drawing Lokasi

Admin

Dashboard Kontrak Pelanggan, Laba, dll

1. List Data Master 2. List Transaksi 3. List Drawing Lokasi

1. Transaksi Instalasi CCTV 2. Transaksi Pemeliharaan CCTV

3. Transaksi Pelepasan CCTV 4. Pencatatan Data Master

5. Drawing Lokasi Teknisi

1. Surat Perintah Kerja 2. Drawing Lokasi

Survey Lokasi

Gambar 3.2 Diagram Konteks

DFD Level 0

Dengan Diagram Konteks yang telah dibuat,

selanjutnya dijabarkan ke dalam pandangan

yang lebih detil, dengan penyusun DFD level

(5)

5 Data Barang dan Inventaris

Mencari Data Barang dan Inventaris List Data Barang

6. Laporan Surat Perintah Kerja Teknisi Persetujuan SPK

Dashboard Jumlah Proyek, Item Urgent, Total dan Kontrak Pelanggan

Gambar 3.3 DFD level 0

4. HASIL DAN PEMBAHASAN

Hasil Penelitian

Hasil dari penelitian ini bertujuan untuk

membuat dan menyediakan system informasi

yang dapat digunakan untuk monitoring dan

mengkontrol persediaan barang, mencatat

permintaan jasa instalasi dan perbaikan

CCTV, memberikan peringatan stok minimal

pada suatu barang yang sifatnya penting serta

dapat memberikan warning pada perjanjian

kontrak dengan costomer yang mendekati

jatuh tempo di Perusahaan GATTCO CCTV.

Pembahasan

Program dibuat dengan mengikuti

kriteria-kriteria yang ada, yaitu mudah

dioperasikan dan tampilan yang menarik.

Sesuai dengan pemasalahan yang

dibahas dalam desain system, maka system

informasi yang dibuat diharapkan mampu

menjawab segala permasalahan yang telah

dijabarkan dibab 3. Berikut ini tampilan dan

cara menggunakan program aplikasi system

informasi yang dibuat yaitu :

1. Halaman Login

Gambar 4.1 Tampilan Halaman Login

Pada tampilan halaman login, user harus

mengentrikan username dan password yang

sudah terdaftarkan pada system. User akan

diberikan hak akses sesuai dengan tipe user

yang telah diberikan pada saat pendaftaran

user baru.

2. Halaman Dashboard

(6)

6

Tampilan halaman dashboard pada

system ini digunakan untuk menampung

seluruh informasi resume dari keseluruhan

proses sehingga dapat dimonitoring oleh

owner sebagai bagian dari pengambilan

keputusan dan informasi penting.

3. Form Pelanggan

Gambar 4.3 Tampilan Detail Pelanggan

Halaman ini digunakan untuk

menampilkan seluruh pelanggan dari CV

Gattco CCTV, mulai dari perusahaan

sampai perorangan. Halaman ini juga

menyediakan pencarian berdasarkan

Kode, Nama, Alamat, Kontak dan Tipe

Pelanggan. Jika ada pelanggan baru dapat

ditambahkan dengan menekan tombol “Pelanggan Baru” sehingga akan muncul halaman tambah pelanggan sesuai

dengan gambar 4.4, jika diperlukan untuk

menarik laporan seluruh pelanggan ke

dalam bentuk excel dapat menekan tombol “Export Excel”.

Gambar 4.4 Tampilan Tambah

Pelanggan

Pada halaman tambah pelanggan terdapat

beberapa kolom input yang harus diisi

lengkap oleh pengguna. Selain itu untuk

memudahkan dalam pembuatan kode

pelanggan, maka pada system ini sudah

memuat fitur auto number untuk setiap kali

pembuatan pelanggan baru dengan kode awal huruf “C” diikuti dengan 3 digit nomor urut.

4. Form Item Master

Gambar 4.5 Tampilan Detail Item

menampilkan seluruh item dari CV

Gattco CCTV, mulai dari item yang

penting sampai pendukung. Halaman ini

juga menyediakan pencarian berdasarkan

No Item, Deskripsi, Satuan, Manufaktur,

Jenis dan Grup. Jika ada item baru dapat

(7)

7

halaman tambah item sesuai dengan

gambar 4.6, jika diperlukan untuk

membuat laporan seluruh item ke dalam

bentuk excel dapat menekan tombol “Export Excel”.

Gambar 4.6 Tampilan Tambah Item

Pada halaman tambah item terdapat

lengkap oleh pengguna. Selain itu untuk

memudahkan dalam pembuatan nomor

item, maka pada system ini sudah

memuat fitur auto number untuk setiap

kali pembuatan item baru dengan kode awal huruf “I” diikuti dengan 5 digit nomor urut.

5. Form Inventaris

Gambar 4.7 Tampilan Detil Inventaris

menampilkan seluruh inventaris item dari

CV Gattco CCTV. Halaman ini juga

menyediakan pencarian berdasarkan No

Inventaris, Nama Barang, Jumlah,

Gudang Penyimpanan, Kondisi dan

Harga. Untuk menambahkan inventaris

tidak disediakan tombol inventaris baru

namun dijembatani dengan cara menekan

tombol store warna merah pada menu

item sesuai dengan gambar 4.5, jika

diperlukan untuk membuat laporan

seluruh item ke dalam bentuk excel dapat menekan tombol “Export Excel”.

Gambar 4.8 Tampilan Tambah Item ke

Gudang

Tampilan halaman tambah item ke

inventaris akan menampilkan beberapa

informasi dari item dan terdapat beberapa

kolom input yang harus diisi lengkap oleh

pengguna. Selain itu untuk memudahkan

dalam pembuatan kode inventaris, maka

pada system ini sudah memuat fitur auto

number untuk setiap kali penambahan

item ke inventaris dengan kode awal 3

digit nomor urut diikuti dengan bulan dan

tahun saat ini.

(8)

8

Gambar 4.9 Tampilan Detil Karyawan

menampilkan seluruh karyawan di CV

Gattco CCTV. Halaman ini juga

Nama, Jabatan, Departemen, Tanggal

Masuk dan Status Karyawan. Jika ada

karyawan baru dapat ditambahkan dengan menekan tombol “New Employee” sehingga akan muncul halaman tambah karyawan sesuai dengan

membuat laporan seluruh karyawan ke

dalam bentuk excel dapat menekan tombol “Export Excel”.

Karyawan

Pada halaman tambah karyawan

terdapat beberapa kolom input yang harus

diisi lengkap oleh pengguna. Selain itu

untuk memudahkan dalam pembuatan

nomor karyawan, maka pada system ini

sudah memuat fitur auto number untuk

setiap kali pembuatan karyawan baru

dengan kode awal huruf “K” diikuti dengan 3 digit nomor urut.

7. Form User

Gambar 4.11 Tampilan Detil User

menampilkan seluruh user di system

informasi. Halaman ini juga

Nama Karyawan, Username dan Tipe

User. Jika ada user baru dapat

ditambahkan dengan menekan tombol “User Baru” sehingga akan muncul halaman tambah user sesuai dengan

membuat laporan seluruh user ke dalam

bentuk excel dapat menekan tombol “Export Excel”.

(9)

9

Pada halaman tambah user terdapat

lengkap oleh pengguna. Serta ada kolom

untuk tipe user untuk menentukan hak

akses user pada system.

8. Form Instalasi CCTV

Gambar 4.13 Tampilan Detil Instalasi

CCTV

menampilkan seluruh histori transaksi

instalasi cctv di. Halaman ini juga

Nomor, Deskripsi, Pelanggan, Tanggal

Mulai, Tanggal Selesai, Pelaksana,

Penanggung Jawab dan Status Instalasi.

Jika ada transaksi instalasi baru dapat

ditambahkan dengan menekan tombol “Instalasi Baru” sehingga akan muncul halaman tambah instalasi sesuai dengan

membuat laporan seluruh transaksi

instalasi ke dalam bentuk excel dapat menekan tombol “Export Excel”.

Gambar 4.14 Tampilan Tambah Instalasi

Pada halaman tambah transaksi

instalasi terdapat beberapa kolom input

yang harus diisi lengkap oleh pengguna.

Selain itu untuk memudahkan dalam

pembuatan nomor instalasi, maka pada

system ini sudah memuat fitur auto

number untuk setiap kali pencatatan

instalasi baru dengan kode awal huruf “INS” diikuti dengan 3 digit nomor urut dan bulan serta tahun saat ini. Selain itu

untuk menambahkan item dan kontrak

pada saat instalasi dapat menekan tombol plus pada bagian kanan “Kebutuhan Barang” dan “Kontrak”.

9. Form Pemeliharaan CCTV

Gambar 4.15 Tampilan Detil

Pemeliharaan

menampilkan seluruh transaksi

(10)

10

Nomor Instalasi, Nomor, Deskripsi,

Pelanggan, Tanggal Mulai, Tanggal

Selesai dan Pelaksana. Jika ada transaksi

peeliharaan cctv baru dapat ditambahkan dengan menekan tombol “Pemeliharaan Baru” sehingga akan muncul halaman tambah transaksi pemeliharaan sesuai

dengan gambar 4.16, jika diperlukan

untuk membuat laporan seluruh transaksi

peeliharaan ke dalam bentuk excel dapat menekan tombol “Export Excel”.

Pemeliharaan

Pada halaman transaksi pemeliharaan

terdapat beberapa kolom input yang harus

diisi lengkap oleh pengguna. Selain itu

untuk memudahkan dalam pembuatan

nomor transaksi pemeliharaan, maka

pada system ini sudah memuat fitur auto

number untuk setiap kali pembuatan

transaksi pemeliharaan baru dengan kode

awal huruf “PLHR” diikuti dengan 3 digit nomor urut dan bulan serta tahun saat ini.

Untuk menambahkan kebutuhan item

selama pemeliharaan cctv bisa

ditambahkan dengan menekan tombol plus pada “Kebutuhan Barang”.

10.Form Pelepasan CCTV

Gambar 4.17 Tampilan Detil Pelepasan

menampilkan seluruh transksi pelepasan

cctv. Halaman ini juga menyediakan

pencarian berdasarkan Nomor, Deskripsi,

Pelanggan, Tanggal Mulai, Tanggal

Selesai, Tanggal Pelepasan dan Status

Instalasi. Jika ada transaksi pelepasan

cctv dapat ditambahkan dengan menekan

tombol nomor instalasi sehingga akan

muncul halaman transaksi pelepasan cctv

sesuai dengan gambar 4.18, jika

diperlukan untuk membuat laporan

(11)

11

Gambar 4.18 Tampilan Pelepasan

Instalasi

Pada halaman transaksi pelepasan

cctv terdapat beberapa kolom input yang

harus diisi lengkap oleh pengguna.

5. KESIMPULAN

Setelah melakukan proses perancangan

dan pembuatan Sistem Informasi

Management Jasa Instalasi dan Pemeliharaan

CCTV, peneliti menemukan beberapa hal

yang perlu disimpulkan yaitu:

1. Untuk menjamin keamanan dan

kevalidan data, perbedaan akses untuk

setiap user didalam system sangatlah

penting karena ada beberapa data yang

memang hanya boleh diakses oleh

Admin atau hanya boleh diakses oleh

Owner untuk penangannya.

2. System informasi yang dibuat

diharapkan dapat memudahkan dalam

proses input, edit, update, hapus

maupun search data master dan data

histori jasa instalasi dna pemeliharaan

cctv di CV Gattco CCTV.

3. Menggantikan proses manual yang

sudah berjalan dengan proses yang

sudah terkomputerisasi dan dapat

diakses melalui jaringan intranet CV