Perancangan Business Process Improvement Untuk Layanan Kepegawaian Menggunakan Domain Service Design Dalam Framework Information Technology Infrastructure Library (ITIL) V3 (Studi Pada Bank XYZ)

(1)

Fakultas Ilmu Komputer

Universitas Brawijaya

811

Perancangan

Business Process Improvement

Untuk Layanan Kepegawaian

Menggunakan Domain

Service Design

Dalam

Framework Information

Technology Infrastructure Library

(ITIL) V3 (Studi Pada Bank XYZ)

Citra Hemas Jati Inayu1_{, Yusi Tyroni}2_{, Nanang Yudisetiawan}3

Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya

Email: 1_{cici.people@gmail.com,}2_{yusi_tyro@ub.ac.id,}3_{nanang@ub.ac.id}

Abstrak

Bank XYZ merupakan perusahaan perbankan yang memiliki kantor pusat di Kota Jakarta. Proses bisnis

layanan kepegawaian untuk cuti, lembur, dan update data pegawai pada Bank XYZ masih

mengandalkan paper based, sehingga bagian unit HC area (Human Capital) harus menginputkan secara

manual data rekap kedalam SAP (Sistem Administrasi Pegawai). Pegawai unit HC area akan sangat rentan untuk melakukan kesalahan input yang dapat berakibat fatal bagi perhitungan gaji pegawai.

Penerapan paper based pada sebagian aktivitas cuti, lembur, dan update data juga menyebabkan proses

berjalan kurang efisien dan efektif sehingga waktu proses menjadi lebih lama. Metode yang digunakan

dalam melakukan perbaikan proses bisnis mengacu pada framework ITIL v3 domain service design.

Hasil perbaikan proses bisnis layanan kepegawaian Bank XYZ untuk cuti yaitu percepatan waktu rata-rata sebesar 58.11 menit karena hilangnya aktivitas PIC (Person in Charge) dalam meminta dan menyampaikan formulir izin cuti, serta pemerataan pemanfaatan pada atasan, pegawai, dan HC area karena hilangnya peran PIC dan kurir. Pada proses bisnis lembur pegawai, percepatan waktu rata-rata sebesar 370.98 menit karena hilangnya peran PIC dalam melakukan perekapan secara manual, serta pemerataan pemanfaatan pada atasan, pegawai, dan HC area karena hilangnya peran PIC dan kurir. Pada

proses bisnis update data pegawai terdapat percepatan sebesar 22.6 menit karena hilangnya aktivitas

memberikan formulir serta input data pegawai, serta terdapat perubahan persentase pemanfaatan resource karena berkurangnya aktivitas HC area.

Kata kunci: proses bisnis,process business improvement, metode ITIL V3, domain service design.

Abstract

XYZ Bank is a banking company with head office in Jakarta. The employment service business process for leave, overtime, and update of employee data at Bank XYZ still rely on paper based, so that the HC area unit (Human Capital) must manually input recap data into SAP (Employee Administration System). HC area unit employees will be particularly vulnerable to input errors that can be fatal for employee salary calculations. The implementation of paper based on some activities of leave, overtime, and data update also cause the process runs less efficient and effective so that the processing time becomes longer. The method used in doing business process improvement refers to the framework of ITIL v3 domain service design. The result of the business process improvement of XYZ staffing service business for leave is an average time acceleration of 58.11 minutes due to loss of PIC (Person in Charge) activity in requesting and submitting the leave leave form, as well as equalization of utilization to superiors, employees and HC area due to loss of role PIC and courier. In the employee overtime business process, the average acceleration time of 370.98 minutes due to loss of PIC's role in manual recording, as well as equitable distribution of employers, officers, and HC areas due to loss of PIC and messenger role. In the business process update employee data there is an acceleration of 22.6 minutes due to loss of activity provide the form and input employee data, and there is a change in resource utilization percentage due to reduced HC area activity.

(2)

1. PENDAHULUAN

Kemajuan teknologi di era sekarang ini semakin berkembang pesat. Manusia tidak terlepas dari penggunaan teknologi hampir di segala aspek kehidupan. Era digital juga membawa manusia memasuki babak baru yaitu

paperless dan atau lesspaper world. Melakukan

perubahan dari paper based office menjadi

paperless office ataupun lesspaper office erat kaitannya dengan peningkatan proses bisnis perusahaan. Persaingan bisnis salah satunya bisa dimenangkan oleh perusahaan dengan cara mengoptimalkan proses bisnisnya. Penulis tertarik untuk mengamati proses bisnis yang ada pada Bank XYZ.

Terdapat beberapa aktivitas pada Bank XYZ yang menjadi perhatian dalam penelitian ini antara lain, cuti dan lembur pegawai, serta

update data pegawai yang sebagian prosesnya

masih menerapkan paper based. Saat ini, arsip

cetak disimpan di dosir pegawai yang dikelola oleh unit HC Area Bank XYZ. Dosir pegawai merupakan map data pegawai yang menyimpan data pegawai sejak awal masuk hingga keluar.

Dokumen berbentuk softcopy akan disimpan di

pusat arsip yang berada di kantor pusat. Tidak semua dokumen membutuhkan arsip cetak,

sehingga aktivitas – aktivitas yang terdapat pada

proses cuti, lembur, dan update data pegawai

pada Bank XYZ dapat ditinjau kembali untuk dapat mengurangi permasalah ada.

Penelitian sebelumnya dengan judul

“Business Process Improvement on Maintanance Management: a Case Study”

menggunakan ITIL untuk membantu

mengidentifikasi tantangan dan peluang untuk menyelaraskan TI dengan kebutuhan bisnis, serta meningkatkan kualitas layanan pada ANA airports Portugal. Pada jurnal dengan judul

“Evaluasi Tingkat Kesiapan Service design

menggunakan IT Infrastructure Library (ITIL)

Versi 3 pada PT Fajar Mas Murni Bekasi (Studi

kasus: Aplikasi AS400)” dilakukan pengukuran

terhadap tingkat kesiapan service design pada

aplikasi AS400 dan rekomendasi untuk

melakukan evaluasi terhadap service design

pada aplikasi AS400.

Berdasarkan latar belakang yang sudah diuraikan dan jurnal terdahulu yang dirujuk

dalam penelitian ini, business process

improvement dengan framework ITIL v3

menggunakan domain service design dipilih

sebagai metode yang tepat dalam menyelesaikan

masalah. Pada penelitian ini business process

improvement pada proses cuti, lembur, dan

update data dilakukan dengan harapan alur kegiatan berjalan lebih efisien dan efektif

sehingga perusahaan dapat mengurangi

kesalahan yang ada, memperpendek waktu tunggu, meminimasi sumber daya, serta memberi kemudahan bagi pengguna layanan.

Business process improvement dilakukan dengan menggunakan metode ITIL (Information Technology Infrastructure Library) versi 3. ITIL versi 3 merupakan metode yang berguna dalam

meningkatkan kepuasan pengguna atau

konsumen akan layanan TI. Metode ITIL versi 3 cocok digunakan pada penelitian ini karena proses bisnis yang akan diteliti merupakan bagian dari layanan kepegawaian Bank XYZ. Kepuasan pelanggan yaitu pegawai menjadi sangat bergantung pada kelancaran aktivitas-aktivitas yang ada dalam proses bisnis tersebut. Pada penelitian ini tahap ITIL yang

digunakan yaitu service design. Pemilihan

service design karena layanan kepegawaian cuti,

lembur, dan update data pegawai pada Bank

XYZ sudah ditetapkan dan terdefinisi dengan jelas serta memiliki nilai bagi pengguna. Fokus perhatian saat ini yaitu perlu dilakukan

perbaikan pada layanan cuti, lembur, dan update

data pegawai, sehingga perusahaan dituntut untuk dapat mendesain layanan yang tepat.

Domain service design berguna dalam

mendesain dan membangun layanan TI yang sesuai, untuk meningkatkan kepuasan pengguna akan layanan sehingga dapat mendukung perbaikan proses bisnis.

2. LANDASAN KEPUSTAKAAN 2.1. Proses Bisnis

Proses bisnis merupakan serangkaian aktivitas yang dilakukan oleh suatu organisasi dalam menjalankan bisnisnya. Proses bisnis

mencakup inisiasi masukan (input),

pengolahan input menjadi output (proses), dan menghasilkan keluaran (output). Output yang dihasilkan mempunyai dampak yang baik bagi konsumen maupun bagi organisasi. (Harmon, 2007).

2.2 Proses Bisnis Modelling (BPM)

(3)

jenis Model Proses Bisnis yang utama menurut Alan Chapman, yaitu (Chapman, 2017):

1. Model dasar 'as-is', yang menggambarkan

situasi saat ini.

2. Model 'to-be', yaitu model proses bisnis baru

yang memiliki tujuan dan harapan

kedepan yang difungsikan untuk

menganalisis, menguji, menerapkan dan meningkatkan proses.

2.3 Business Process Improvement (BPI) Business Process Improvement atau

perbaikan proses bisnis dicapai dengan

memeriksa dan memahami mengapa, apa, serta bagaimana proses dan interaksi antara orang-orang, proses, dan teknologi (Attong & Metz, 2013). Pada penelitiain ini, perbaikan proses

bisnis didasarkan atas pedoman dari framework

ITIL v3 pada domain service design.

Peningkatan dilakukan dengan terlebih dahulu

memodelkan proses bisnis as-is pada aktivitas

cuti, lembur, dan update data. Kemudian

membuat proses bisnis to-be berdasarkan dari

hasil analisa dengan framework ITIL v3 domain

service design untuk mengetahui proses apa saja yang perlu ditingkatkan.

2.4 Information Technology Infrastructure Library (ITIL)

ITIL (Information Technology

Infrastucture Library) adalah framework ITSM

IT Service Management) yang paling banyak digunakan di dunia saat ini. ITIL berfungsi untuk memberikan arahan kepada organisasi untuk memanfaatkan TI sebagai alat dalam mendorong

pembangunan, perubahan bisnis, serta

transformasi. ITIL bertujuan dalam

meningkatkan efisiensi dan mencapai tujuan peningkatan layanan. (OpenCampus, n.d.).

Gambar 1 Service lifecyle

Sumber : Bernard (2011)

2.5 Service Design

Service design merupakan tahap merancang dan mengembangkan layanan TI. Layanan TI yang dimaksud termasuk arsitektur, sistem, proses, ukuran dan metric, alat untuk ITSM,

serta kebijakan dan dokumen yang berguna untuk memenuhi kebutuhan bisnis saat ini dan masa depan (Bernard, 2011). Proses-proses

dalam service design ada tujuh, antara lain

(UCISA, n.d.) :

1. Service Level Management.

2. Capacity management. 3. Availability management.

4. IT Service Continuity management. 5. Information Security management. 6. Service Catalogue management. 7. Supplier management.

2.6 Maturity Level

IT Maturity Model merupakan model yang digunakan untuk mengukur tingkat kematangan pengelolaan teknologi informasi dalam suatu

organisasi. IT Maturity Model terdiri dari lima

tingkat kematangan pengelolaan IT, meliputi :

tingkat 0 (non-existent), tingkat 1 (initial),

tingkat 2 (repeateable), tingkat 3 (defined),

tingkat 4 (managed) dan tingkat 5 (optimised).

Semakin tinggi maturity level akan semakin baik

proses pengelolaan teknologi informasi, yang secara tidak langsung bermakna semakin reliable dukungan teknologi informasi dalam proses pencapaian tujuan organisasi (Limited, 2013).

Tabel 1 Skala pembulatan maturity level

Skala pembulatan Tingkat model maturity

4.51 -5.00 5 – dioptimalisasi (optimized)

3.51 – 4.50 4 – diatur (managed)

2.31 – 3.50 3 – ditetapkan (defined)

1.31 – 2.50 2 – dapat diulang (repeatable)

0.51 – 1.50 1 – inisialisasi (initial)

0.00 – 0.50 0 – tidak ada (nun-existent)

3. METODOLOGI

Penelitian pada penelitian ini merupakan jenis penelitian non-implementatif. Penelitian dilakukan pada unit Area Bank XYZ mulai

bulan Januari 2017. Dalam melakukan

pengumpulan data dilakukan teknik wawancara dan kuesioner, kuesioner dibagikan kepada 13 orang responden dari 16 orang populasi berdasarkan rumus slovin dengan toleransi eror

10%. Empat orang diantaranya dipilih

berdasarkan teknik purposive sampling Terdapat

langkah-langkah atau tahapan untuk

menyelesaikan proyek penelitian ini. Alur

(4)

berikut.

Gambar 2 Metodologi penelitian

4. PERANCANGAN

4.3 Hasil dan Analisa Maturity level Tabel 2 Pertanyaan service management as a

practice

No Kode Service Management as a Practice

1 SMaP

01

Terdapat manajemen layanan

kepegawaian untuk proses cuti, lembur, dan update data pegawai yang

terdefinisi dengan jelas.

2 SMaP

02

Tersedia layanan TI dalam mengelola urusan kepegawaian untuk proses cuti, lembur, dan update data pegawai yang dikelola dan dioperasikan untuk tingkat risiko yang rendah

3 SMaP

03

Ada suatu hasil yang diberikan kepada pengguna atau pemangku kepentingan dari setiap proses yang terdapat pada layanan kepegawaian untuk proses cuti, lembur, dan update data pegawai.

4 SMaP

04

Adanya keaktifan dalam mengelola desain layanan baru ataupun perubahan layanan pada layanan kepegawaian untuk proses cuti, lembur, dan update

data pegawai.

5 SMaP

05

Adanya keaktifan dalam mengelola desain portofolio layanan, termasuk layanan katalog pada layanan

kepegawaian untuk proses cuti, lembur, dan update data pegawai.

6 SMaP

06

Tersedia layanan TI dalam mengelola urusan kepegawaian untuk proses cuti, lembur, dan update data pegawai yang

berorientasi pada bisnis dan pelanggan.

7 SMaP

07

Tersedia layanan TI dalam mengelola urusan kepegawaian untuk proses cuti, lembur, dan update data pegawai yang hemat biaya dan aman.

8 SMaP

08

Tersedia layanan IT dalam mengelola urusan kepegawaian untuk proses cuti, lembur, dan update data pegawai yang fleksibel dan memenuhi tuntutan peningkatan bisnis.

9 SMaP

09

Adanya pemahaman mengenai layanan kepegawaian untuk proses cuti, lembur, dan update data pegawai yang

disediakan.

4.3.1 Hasil Maturity Level

Service Management as a practice

Tabel 3 Maturity level service management as a practice

No

Bobot Nilai

Tota l Resp

on Mat urity level Resp onde n

Mat urit y leve

l Cur rent Kod

e 0 1 2 3 4 5

1 SMa

P01 0 0 2 7 4 0 13 3.15 4

2 SMa

P02 0 0 1 4 8 0 13 3.53 4

3 SMa

P03 0 0 0 8 5 0 13 3.38 4

4 SMa

P04 0 0 3 5 5 0 13 3.15 4

5 SMa

P05 0 0 0 6 7 0 13 3.53 4

6 SMa

P06 0 0 2 7 4 0 13 3.15 4

7 SMa

P07 0 0 0 1

0 3 0 13 3.23 4

8 SMa

P08 0 0 5 4 4 0 13 2.92 3

9 SMa

P09 0 0 0 1

1

2 0 13 3.92 4

Scor e 0 0

1 3

5 2

5

2 0 117 3.33 3.88

Pada tabel 3 diketahui nilai maturity level responden tertinggi yaitu 3.92 pada pertanyaan nomor 9. Tingginya nilai tersebut karena sudah terdapat aturan atau SOP yang jelas mengenai layanan kepegawaian dan terdapat perjanjian

kerja bersama yang disepakati oleh stakeholder

terkait. Sedangkan nilai maturity level

responden terendah terdapat pada pertanyaan nomor 8. Nilai tersebut merupakan yang paling rendah karena SAP saat ini hanya dapat diakses oleh HC area, sehingga menyebabkan waktu proses menjadi lebih lama karena sebagian aktivitas masih berjalan manual.

Hasil rata-rata maturity level responden

yang didapat dari kuesioner pada sub-domain

service management as a practice yaitu 3.33,

yang berada pada level 3 atau define. Pengguna

(5)

diaplikasikan untuk proses cuti, lembur, dan

update data yang masih berjalan manual tersebut.

Setelah dilakukan wawancara untuk

mencocokkan nilai maturity level menurut responden dengan fakta di lapangan, ternyata

ada perbedaan hasil. Rata-rata maturity level

current bernilai 3.88 yang berada pada level 4 (manage). Peningkatan yang cukup signifikan itu karena perusahaan sebenarnya sudah mempersiapkan layanan TI untuk mendukung proses-proses yang berjalan kurang efektif dan butuh perbaikan tersebut, namun belum ada tindak lanjut untuk dapat mengaplikasikannya. Untuk lebih jelasnya pada tabel 4 berikut deskripsi proses-proses yang ada di perusahaan saat ini untuk setiap poin pertanyaan terdapat :

Tabel 4 Maturity level current service management as a practice

Deskripsi proses

SM aP0 1

4

Terdapat unit Human Capital yang mengelola kepegawaian dan sudah terdapat aplikasi untuk

kepegawaian dengan nama SAP (Sistem Administrasi Pegawai) yang di dalamnya juga mencakup proses pencatatan, perekapan, dan monitoring cuti, lembur, dan

update data pegawai.

SM aP0 2

4

Pegawai sudah mengetahui kemana mereka harus bertanya jika terdapat hal-hal terkait layanan kepegawaiaan, termasuk proses cuti, lembur, dan update data (ke unit Human Capital).

SM aP0 3

4 Ada output atau laporan yang bisa disampaikan kepada atasan.

SM aP0 4

4

Terdapat unit pengembangan TI di kantor pusat yang secara intensif mengelola desain untuk layanan baru atau perubahan layanan.

SM aP0 5

4

Terdapat unit pengembangan TI di kantor pusat yang secara intensif mengelola desain portofolio dan layanan katalog.

SM aP0 6

4 Sudah ada sistem SAP dan dikelola oleh unit TI pengembangan.

SM aP0 7

4 Sudah ada sistem SAP dan dikelola oleh unit TI pengembangan.

SM aP0 8

3

Program SAP sudah fleksibel (dapat dirubah maupun ditambahan) namun belum memenuhi tuntutan peningkatan bisnis karena fungsinya masih terbatas untuk melakukan perekapan, pencatatan, dan

monitoring cuti lembur, dan update data pegawai.

Sm aP0 9

4

Program SAP memiliki sistem keamanan berlapis dan terus diawasi dan dikelola oleh unit IT security dan IT operation.

Rendahnya nilai pada poin pertanyaan 8 karena program SAP sudah fleksibel (dapat dirubah maupun ditambahan namun belum memenuhi tuntutan peningkatan bisnis karena fungsinya masih terbatas untuk melakukan perekapan, pencatatan, dan monitoring cuti

lembur, dan update data pegawai.

4.3.2 Analisa Maturity Level

Service Management as a Practice

Tabel 5 Gap service management as a practice

No Kode Maturity levelCurrent Gap

1 SMaP01 4 0

Nilai rata-rata maturity level Service

Management as a Practice pada saat ini (current) yaitu 3.88 yang berada pada level 4.

Untuk memperoleh nilai maturity level yang

diharapkan, solusi yang harus diterapkan yaitu dengan meningkatkan sistem SAP yang sudah

ada untuk fungsi cuti, lembur dan update data

pegawai agar memenuhi tuntutan peningkatan bisnis. Peningkatan bisnis dapat dilakukan dengan perbaikan proses bisnis yang ada pada

aktivitas cuti, lembur, dan update data pegawai.

5. HASIL DAN PEMBAHASAN 5.1 Simulasi Proses Bisnis As-Is

Simulasi ini digunakan untuk mengetahui apakah proses bisnis yang berjalan saat ini sudah sesuai dengan harapan yang ingin dicapai perusahaan atau masih perlu adanya perbaikan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas.

5.1.1 Proses Bisnis Cuti Pegawai

Tabel 6 Hasil simulasi proses bisnis as-is cuti pegawai

(6)

compl surat izin

cuti Task 40 40 2 2 2 80

Memberi formulir surat izin cuti via

email Task 40 40 3 3 3 120

Meneruska n formulir surat izin cuti via

email Task 40 40 1 1 1 40

Mencetak formulir surat izin

cuti Task 40 40 3 3 3 120

Mengisi formulir surat izin

cuti Task 40 40 2 2 2 80

Memberi persetujuan

izin cuti Task 40 40 5 5 5 200

Memberi pesan cuti

ditolak Task 18 18 2 2 2 36

Menerima pesan cuti

Mencocokk an formulir dengan data cuti

pegawai Task 22 22 10 10 10 220

Menyerahk an formulir surat izin

cuti Task 22 22 60 60 60 1320

Memberi pesan cuti ditolak via telepon/ema ngani surat

izin cuti Task 21 21 5 5 5 105

Menerima surat izin

cuti Task 21 21 1 1 1 21

Menerbitka n surat izin

cuti Task 21 21 5 5 5 105

Revisi data cuti surat izin cuti via

menampilkan jumlah instance yang selesai yaitu

40. Jumlah tersebut sama dengan jumlah

instance diawal, artinya setiap aktivitas dilewati dengan benar berdasarkan probabilitas yang

ditentukan. Waktu minimal proses bisnis as-is

cuti pegawai secara keseluruhan adalah 22 menit, waktu maksimal sebesar 116 menit, dengan waktu rata-rata 67.78 menit. Dari uraian tersebut didapatkan total waktu sebesar 2711 menit.

Tabel 7 Hasil simulasi resource proses bisnis as-is cuti pegawai

Resource Utilization

Simulasi resource menjelaskan besarnya

jumlah pemanfaatan resource, jumlah tersebut

menunjukkan waktu resource sedang sibuk

dalam bentuk persentase. Pada Tabel 7 diketahui

bahwa pemanfaatan PIC (Person in Charge)

adalah yang paling besar yaitu 97.77%, kemudian kurir sebesar 89.07%, kemudian pegawai sebesar 23.48%, atasan 23.41%, dan jumlah pemanfaatan paling kecil yaitu HC area sebesar 12.75%. PIC dan kurir memiliki persentase pemanfaatan yang cukup besar. Besarnya pemanfaatan tersebut menyebabkan

adanya antrian, sehingga instance harus

menunggu sampai PIC atau kurir tersedia kembali.

5.2 Analisa Fit/Gap

Table 8 Analisis fit/gap cuti pegawai

No Kriteri a surat izin cuti ke PIC

G

Eliminate Aktivitas ini surat izin cuti via telepon/e mail ke HC Area

G

Eliminate Aktivitas ini surat izin cuti via

G

(7)

email ke surat izin cuti via email ke pegawai

G

Eliminate Aktivitas ini surat izin cuti

G

Eliminate Aktivitas ini surat izin

cuti P

Simplify Aktivitas ini

Automate Aktivitas ini surat izin cuti ke HC Area

G

Eliminate Aktivitas ini

Automate Aktivitas ini surat izin cuti

P

Simplify Aktivitas menandat n approval

18

Automate Aktivitas ini

(8)

Hasil Persentase Partial Fit= (Jumlah Partial Fit

Dari hasil diatas diketahui bahwa aktivitas yang sudah berjalan baik sehingga tidak diperlukan adanya perbaikan sebesar 31%, kegiatan yang sudah berjalan baik namun masih perlu dilakukan perbaikan sebesar 35%, dan kegiatan yang berjalan kurang baik sebesar 31% sehingga masih perlu menjadi fokus perhatian.

5.3 Simulasi Proses Bisnis To-Be

Simulasi ini juga berguna untuk mengukur

sejauh apa perbaikan yang dilakukan

perusahaan, apakah sudah sesuai dengan harapan yang ingin dicapai atau belum. Dengan

dilakukannya simulasi terhadap proses bisnis

to-be, maka dapat dilihat perbandingannya dengan

proses bisnis as-is yang berjalan saat ini.

5.3.1 Proses Bisnis Cuti Pegawai

Tabel 9 Hasil simulasi proses bisnis to-be cuti pegawai kan dengan data cuti surat izin

cuti Task 6 6 0.5 0.5 0.5 3

Menerima pesan cuti

Memberi laporan

cuti ditolak Task 11 11 0.5 0.5 0.5 5.5

Memberi pesan surat izin cuti

ditolak Task 23 23 0.5 0.5 0.5 11.5

Menerima pesan cuti

ditolak Task 23 23 0.5 0.5 0.5 11.5

Menerima surat izin

cuti Task 6 6 0.5 0.5 0.5 3

Revisi data cuti

pegawai Task 1 1 5 5 5 5

Simulasi proses bisnis to-be untuk pegawai

ajukan lembur atas keinginannya yang terdapat

pada tabel 9 menampilkan jumlah instance yang

selesai yaitu 40. Jumlah tersebut sama dengan

jumlah instance diawal, artinya setiap aktivitas

dilewati dengan benar berdasarkan probabilitas yang ditentukan. Waktu minimal proses bisnis

to-be cuti pegawai secara keseluruhan adalah 4.58 menit, waktu maksimal sebesar 26.17 menit, dengan waktu rata-rata 9.67 menit. Dari uraian tersebut didapatkan total waktu sebesar 406.92 menit. Berdasarkan hasil diatas diketahui

bahwa proses bisnis to-be dapat mempercepat

waktu minimal proses sebesar 17.42 menit, waktu maksimal sebesar 89.83 menit, waktu rata-rata sebesar 58.11 menit, dan total waktu sebesar 2304.08 menit. Beberapa aktvitas yang mempercepat waktu proses antara lain adanya otomatisasi pada aktivitas untuk mengisi rencana cuti serta penyampaian dan penerimaan informasi persetujuan dan penolakan izin cuti.

Adanya otomatisasi juga menyebabkan

hilangnya peran PIC sebagai perantara dalam meminta dan menyerahkan formulir izin cuti kepada HC area. Aktivitas tersebut merupakan yang paling banyak memangkas waktu proses.

Tabel 10 Hasil simulasi resource proses bisnis to-be cuti pegawai

Resource Utilization

Pegawai 78.79%

Atasan 76.05%

(9)

Simulasi resource menjelaskan besarnya

jumlah pemanfaatan resource dalam bentuk

persentase. Pada Tabel 10 diketahui bahwa pemanfaatan terbesar yaitu pegawai dengan persentase sebesar 78.79%, kemudian atasan sebesar 76.05%, kemudian yang terakhir HC area sebesar 56.97%. Berdasarkan hasil diatas diketahui bahwa peningkatan sebesar 52.64% terjadi pada atasan, peningkatan 78.79% terjadi pada pegawai, dan peningkatan sebesar 44.22% pada HC area. Sedangkan untuk peran PIC dan

kurir dihilangkan pada proses bisnis to-be.

Meningkatnya pemanfaatan resource pada

atasan, pegawai, dan HC area disebabkan karena hilangnya peran kurir dan PIC pada jalannya proses bisnis cuti. Aktivitas dimaksimalkan pada

ketiga resource tersebut dengan bantuan sistem.

6. KESIMPULAN

Berdasarkan analisis, hasil dan pembahasan yang telah dilakukan pada layanan kepegawaian

untuk proses proses cuti, lembur, dan update

data pegawai, dapat diambil kesimpulan:

1. Berdasarkan hasil analisa maturity level, sub

domain yang berada pada level 4 sudah

memiliki kesiapan yang cukup untuk merancang layanan TI dalam rangka memenuhi kebutuhan bisnis. Sedangkan untuk sub-domain pada level 3 masih perlu dilakukan pengelolaan dan perbaikan agar sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai perusahaan.

2. Berdasarkan hasil analisa maturity level

diketahui bahwa masih terdapat gap positif

(+) pada beberapa aktivitas. Oleh karena itu,

beberapa aktivitas perlu ditingkatkan

nilainya. Rekomendasi dibuat untuk dapat

memenuhi kebutuhan aktivitas yang

memiliki nilai dibawah rata – rata maturity

level current.

3. Simulasi proses bisnis as-is dan to-be

menghasilkan perbandingan sebagai berikut:

a. Proses bisnis usulan (to-be) cuti pegawai

dapat mempercepat waktu rata-rata sebesar 58.11 menit yang disebabkan hilangnya aktivitas PIC dalam meminta dan menyampaikan formulir izin cuti, selain itu meningkatkan pemanfaatan

resource pada atasan, pegawai, dan HC area yang disebabkan hilangnya peran PIC dan kurir.

b. Proses bisnis usulan (to-be) lembur

pegawai dapat mempercepat waktu rata-rata sebesar 370.98 menit yang disebabkan hilangnya peran PIC dalam melakukan perekapan secara manual,

serta meningkatkan pemanfaatan

pegawai, atasan, dan HC area yang disebabkan hilangnya peran PIC dan kurir.

c. Proses bisnis usulan (to-be) update data

pegawai dapat mempercepat waktu rata-rata sebesar 22.6 menit yang disebabkan hilangnya aktivitas yang dijalankan HC area seperti memberikan formulir pada pegawai dan melakukan penginputan

data pegawai, serta mengurangi

pemanfaatan resource pada pegawai dan

HC area, serta meningkatkan

pemanfaatan pusat dan kurir. Aktivitas yang paling berperan dalam perubahan

persentase pemanfaatan yaitu

berkurangnya aktivitas HC area

sehingga aktivitas pegawai lebih banyak tertuju kepada pusat.

DAFTAR PUSTAKA

Attong, M. & Metz, T., 2013. COD : CHANGE

OR DIE. [e-book] U.S: Taylor & Francis Group, LLC. Tersedia di: Google Books <http://booksgoogle.com> [1 Juni 2017]

Bernard, P., 2011. Foundations of ITIL.

[e-book] Van Haren Publishing. Tersedia di: Google Books <http://booksgoogle.com> [10 Mei 2017]

Chapman, A., 2017. Businessballs. [Online]

Available at:

http://www.businessballs.com/business-process-modelling.htm

[Accessed 3 march 2017].

Harmon, P., 2007. Business Process Change.

[e-book] USA: Morgan Kaufmann. Tersedia di: Google Books

<http://booksgoogle.com> [2 Mei 2017]

Limited, A., 2013. Axelos Global Best Practice.

[Online]

Available at:

https://www.axelos.com/best-practice-solutions/itil/itil-maturity-model [Accessed 7 April 2017].

OpenCampus, n.d. OpenCampus. [Online]

Available at:

(10)

us/itil-foundation/what-is-itil [Accessed 4 June 2017].

UCISA, n.d. UCISA. [Online]

Available at: https://www.ucisa.ac.uk

[Accessed 7 May 2017].