PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DI POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA

(1)

PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM

INFORMASI KEPEGAWAIAN DI POLITEKNIK

PERKAPALAN NEGERI SURABAYA

Anita Hidayati

Politeknik Perkapalan Negeri Surabaya Email : ita025@yahoo.com

ABSTRAK

Pembuatan aplikasi sistem informasi kepegawaian ini bertujuan utuk mengintegrasikan data-data kepegawaian di PPNS yang selama ini masih terpencar-pencar dalam bentuk file-file yang terpisah, sebagian bahkan masih berupa kertas-kertas dokumen. Dengan data yang terintegrasi diharapkan mampu meningkatkan efisiensi administrasi di kepegawaian, khususnya yang berkaitan dengan kenaikan pangkat atau golongan bagi dosen. Tahap awal dari penelitian dilakukan dengan studi lapangan dan studi literatur. Langkah pengerjaannya adalah pembuatan database di MySQL, migrasi dari data yang sebagian ada di Microsoft Excel ke MySQL, menyiapkan web server apache, membuat website kepegawaian menggunakan PHP dengan bantuan Macromedia Dreamweaver MX, testing aplikasi dengan sejumlah data yang diambil dari data-data sebenarnya, beserta perbaikan bug-bug yang ditemui disaat testing. Selanjutnya adalah membuat dokumentasi dan user guide. Dan yang terakhir adalah implementasi aplikasi sistem informasi kepegawaian PPNS. Hasil dari penelitian ini adalah sistem informasi yang digunakan oleh administrator untuk mengolah data kepegawaian yang berkaitan dengan kenaikan pangkat atau golongan. Sistem informasi ini juga dapat diakses oleh dosen untuk memperoleh informasi perolehan kredit point, peringatan waktu kenaikan pangkat.

Kata kunci : Sistem Informasi Kepegawaian, Politeknik Perkapalan Negeri Surabaya, Institut Teknologi Sepuluh Nopember

ABSTRACT

This personnel information system application aims to integrate personnel data in the PPNS, which are still scattered in the form of separate files, some even still in the form of paper documents. The expectation of this data integration is improving administrative efficiency in staffing, particularly in relation to the promotion and grading for lecturers. The initial phase of the research carried out by case study and literature review. The development steps are creating database using MySQL, Data migration from Microsoft Excel files to MySQL database, setting up Apache web server, creating website application using PHP with the help of personnel Macromedia Dreamweaver MX tool. After that, application is tested by comparing with a number of actual data, along with bugs fixing encountered while testing. Next is creating documentation and user guide. And the last is application deployment and training, so it ready to use. The result of this research is the existence of personnel information system application that can help administering personnel data effectively, especially helping employment promotion and grading process.

(2)

PENDAHULUAN

Selama ini data-data

kepegawaian yang ada di BAU PPNS masih terpencar-pencar dalam bentuk file-file yang terpisah, sebagian bahkan masih berupa dokumen-dokumen yang belum dijadikan file. Pihak administrasi kesulitan dalam pengelolaan data-data tersebut. Belum lagi resiko kehilangan dan kerusakan data, yang mungkin terjadi bila data-data tersebut tersebar dan terpencar-pencar.

Dilihat dari segi efisiensi, hal ini

kurang optimal, karena akan

mengakibatkan banyak waktu dan tenaga administrasi yang diperlukan dalam klasifikasi data. Contoh sederhana adalah apabila seorang dosen ingin mengetahui kredit point yang telah dikumpulkannya. Pihak administrasi harus mengakumulasi

nilai-nilai unsur utama, Tridharma

Perguruan Tinggi dan unsur penunjang kredit point, yang masing-masing nilai tersebut tersebar di file-file dan dokumen yang berbeda. Ditambah dengan belum lengkapnya data kegiatan dari dosen di

bagian kepegawaian, jika akan

diperlukan untuk pengurusan kenaikan kepangkatan baru diajukan.

Pembuatan aplikasi sistem

informasi kepegawaian ini bertujuan utuk mengintegrasikan data-data kepegawaian

di PPNS-ITS. Dengan data yang

terintegrasi diharapkan mampu

meningkatkan efisiensi administrasi di kepegawaian, khususnya yang berkaitan dengan kenaikan pangkat atau golongan bagi dosen.

Tinjauan Pustaka Apache

Web server adalah software server yang menjadi tulang belakang dari world wide web (www). Web server, untuk berkomunikasi dengan client-nya (web browser) mempunyai protokol sendiri, yaitu HTTP (Hyper Text Transfer Protocol). Dengan protokol ini, komunikasi antar web server dengan

client-nya (browser) dapat saling

dimengerti dan lebih mudah. Proses yang

dimulai dari permintaan webclient

(browser), diterima web server, diproses, dan dikembalikan hasil prosesnya oleh web server ke webclient lagi dilakukan secara transparan.

Banyak sekali software web server yang berada di internet. Ada yang komersial ataupun freeware (gratisan). Apache adalah web server freeware yang

mempunyai dukungan teknis dari

pembuatnya dan dengan dokumentasi yang lengkap. Fasilitas atau ciri khas dari Apache [1] adalah :

1. Mampu dikompilasi sesuai dengan

spesifikasi HTTP yang sekarang 2. Dapat otomatis berkomunikasi dengan

client browsernya untuk

menghasilkan tampilan yang terbaik pada client browsernya

3. Secara otomatis menjalankan file index.html, halaman utamanya, untuk ditampilkan secara otomatis pada clientnya

4. Mempunyai level-level pengamanan

5. Mempunyai dukungan teknis melalui web.

MySQL

MySQL merupakan sebuah

server database yang banyak digunakan di internet karena kehandalannya dan juga karena sifatnya yang shareware. Penggunaan MySQL juga memberi manfaat pada fungsi client-server pada database [3].

Macromedia Dreamweaver MX

Digunakan sebagai editor

profesional untuk membuat tampilan dan

pemrograman aplikasi di web.

Macromedia Dreamweaver memiliki

keandalan dibandingkan dengan editor web yang lain. Perancang website tidak perlu menguasai HTML (Hypertext Markup Language) untuk merancang sebuah website. Karena telah disediakan tool-tool yang siap pakai. Dengan Macromedia Dreamweaver MX, dapat

digunakan bermacam pemrograman

(3)

PHP

Merupakan bahasa scripting

untuk pengembangan aplikasi diatas teknologi web. PHP menyatu dengan HTML dan berada di server

(server-side-HTML-embedded scripting). Artinya

sintaks dan perintah-perintah yang

diberikan akan sepenuhnya dijalankan di server tetapi disertakan pada halaman HTML biasa. Tujuan dari bahasa scripting ini adalah untuk membuat aplikasi-aplikasi yang dijalankan diatas teknologi web. Dalam hal ini, aplikasi pada umumnya akan memberikan hasil pada web browser, tetapi proses secara keseluruhan dijalankan di web server [4]. Kekuatan PHP yang paling utama adalah untuk konektivitas database dengan web. Dengan PHP, membuat aplikasi web yang terkoneksi ke database menjadi sangat mudah. Sistem database yang didukung oleh PHP saat ini adalah : Oracle, Sybase, MySQL, mSQL, Solid, Generic ODBC, PostgreSQL, Adabas D, FilePro, Velocis, dBase, Unix dbm, semua database dengan interface ODBC.

METODOLOGI

Metodologi yang dilakukan dalam

penelitian ini dapat dirinci sebagai berikut :

1. Melakukan studi lapangan dalam hal pengumpulan data yang akurat dari permasalahan yang sedang dihadapi dari narasumber yang berkompeten

serta dokumen-dokumen yang

bersangkutan.

2. Melakukan studi literatur pada

tinjauan pustaka sehingga dapat menentukan tool-tool serta metode terbaik yang dapat dipergunakan sebagai solusi.

3. Melakukan tahap pengerjaan yang

meliputi :

Membuat database di MySQL yang berisi data-data sebagai berikut :

 Dosen : NIP, Nama, Tempat/Tanggal

Lahir, Tahun Pensiun, Pangkat,

Golongan, TMT, Jabatan Fungsional, TMT.

 Angka Kredit : Pendidikan,

Pengajaran, Penelitian, Pengabdian

Masyarakat, Pelatihan, Seminar

Nasional, Jurnal, Unsur Penunjang.

 Penelitian : Judul, Ketua, Anggota, Sumber Dana, Jumlah Dana, Tahun, Reviewer, Status (ditolak, diterima, swadana), Tanggal Seminar, SK. - Migrasi dari data yang sebagian ada di

Microsoft Excel ke MySQL.

- Menyiapkan web server apache

- Membuat website kepegawaian

menggunakan PHP dengan bantuan Macromedia Dreamweaver MX. - Testing aplikasi dengan sejumlah data

yang diambil dari data-data

sebenarnya, beserta perbaikan bug-bug yang ditemui disaat testing.

4. Membuat dokumentasi dan user

guide.

5. Implementasi aplikasi sistem

informasi kepegawaian PPNS.

(4)

Langkah-langkah dari metodologi dijelaskan pada Gambar 1 berupa diagram alir.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Aplikasi ini berjalan dengan web server apache dan menggunakan PHP sebagai bahasa scriptingnya. Sedangkan untuk datanya dengan MySQL dengan frontnya PHPMyAdmin. Hal ini karena PHPMyAdmin lebih familiar dan user friendly bagi semua administrator, baik yang mengerti komputer maupun tidak.

Data-data yang dibutuhkan untuk aplikasi ini ada yang sudah tersedia, tapi ada juga yang baru. Untuk data-data yang sudah ada di Ms.Excel, disimpan (save as) ke file teks berekstensi csv dulu, kemudian ditransfer ke PHPMyAdmin menjadi tabel-tabel. Sedangkan untuk

data yang baru, dibuat langsung

skemanya di PHPMyAdmin dan diisi. Terdapat 15 tabel yang disatukan dalam database pada Gambar 2.

Gambar 2. Database BAU

Otorisasi dari Sistem Informasi Kepegawaian ini dibagi menjadi 2 level, administrator dan user umum. User umum hanya bisa retrieve informasi, sedangkan administrator memiliki hak penuh, dari entry, edit data sampai retrieve informasi. Hal ini dimaksudkan agar tidak terjadi kekacauan sistem yang disebabkan oleh campur tangan banyak pihak karena ada administrator yang

bertanggungjawab mengatur sistem

sepenuhnya.

Menu yang dapat langsung diakses tanpa harus login terlebih dahulu terdapat di menu utama seperti terlihat pada Gambar 3, yaitu rincian angka kredit, syarat-syarat kenaikan pangkat dan jabatan, peringatan masa kenaikan pangkat dan absensi.

Gambar 3. Menu Utama

Form rincian angka kredit terlihat pada Gambar 4 berisi penjelasan semua kegiatan yang berhubungan dengan

pencapaian angka kredit beserta

pointnya.

Gambar 4. Rincian Angka Kredit

(5)

Gambar 5. Jumlah Angka Kredit Kumulatif

Program pendidikan akademik :

 memperoleh dan melaksanakan

pendidikan dan pengajaran sekurang-kurangnya 30%

 melaksanakan penelitian sekurang-kurangnya 25 %

 melaksanakan pengabdian pada

masyarakat sebanyak-banyaknya 15% Program pendidikan profesional :

 memperoleh dan melaksanakan

pendidikan dan pengajaran sekurang-kurangnya 40%

 melaksanakan penelitian

sekurang-kurangnya 10 %

 melaksanakan pengabdian pada

masyarakat sebanyak-banyaknya 15%

Form peringatan pada Gambar 6 berguna bagi dosen agar segera mempersiapkan segala sesuatu hal yang harus dipenuhi

untuk kelancaran proses kenaikan

golongan dan jabatan

Gambar 6. Contoh Peringatan Dosen yang Waktunya Naik Golongan

Menu untuk user umum pada Gambar 7 meliputi lihat data pribadi, kredit point,

dan mengajukan request kepada

administrator, misalnya untuk

penggantian login, perubahan data

pribadi, dan lain-lain.

Gambar 7. Tampilan Menu Umum

Menu lihat data pribadi sebagai sarana

bagi dosen untuk mengecek data

pribadinya dan melakukan request

apabila terjadi kesalahan dapat dilihat pada Gambar 8.

Gambar 8. Tampilan Data Pribadi

Menu lihat data kredit point pada Gambar 9 terdiri atas semua unsur-unsur Tri Dharma Perguruan Tinggi beserta perhitungan jumlah total kredit point yang telah dikumpulkan oleh dosen yang bersangkutan.

Menu administrator pada

(6)

Gambar 9. Data Kredit Point

Gambar 10. Menu Administrator

Menu lihat data semua dosen dapat dilihat pada Gambar 11. Sedangkan untuk mengedit data dosen pada Gambar 12.

(7)

Gambar 12. Tampilan Edit Data Dosen atau Update Data Terbaru

Isi kredit point terdiri dari Unsur Utama dan Unsur Penunjang, yang masing masing terdapat rincian. Seperti yang terdapat pada Gambar 13.

Gambar 13. Rincian Kegiatan Dosen

Untuk mengisi kredit point unsur utama pendidikan seperti pada Gambar 14(a).

Gambar 13(a). Unsur Utama Pendidikan

Gambar 13(b). Pendidikan & Pengajaran

Pengisian Tridharma Perguruan Tinggi pendidikan pengajaran pada Gambar 13(b), penelitian pada Gambar 13(c), pengabdian kepada masyarakat pada Gambar 13(d). Untuk unsur penunjang terdapat pada Gambar 13(e).

(8)

Gambar 13(d). Pengabdian Masyarakat

Gambar 13(e). Unsur Penunjang

Admin dapat mengetahui permintaan dari user dan dengan cepat menanganinya dengan melihat daftar request pada Gambar 14.

Gambar 14 : Tampilan Daftar Request

SIMPULAN DAN SARAN

Simpulan yang didapat dari penelitian ini adalah :

1. Sistem informasi ini digunakan oleh administrator kepegawaian untuk mengolah data kepegawaian yang berkaitan dengan kenaikan pangkat atau golongan.

2. Sistem informasi ini dapat diakses

oleh dosen untuk memperoleh

informasi perolehan kredit point, peringatan waktu kenaikan pangkat

Saran :

1. Pengumpulan kelengkapan data

kepegawaian dalam pengolahan

sistem informasi ini supaya hasil yang diperoleh lebih akurat.

2. Pengembangan dapat dilakukan

dengan menangani proses-proses

selain kenaikan pangkat atau

golongan.