Aplikasi Persediaan Barang Berbasis Web

P R O P O S A L P R O Y E K

A K H I R

APLIKASI PERSEDIAAN

BARANG BERBASIS WEB PADA

PUSKESMAS MANTRIJERON

YOGYAKARTA

PROGRAM STUDI KOMPUTERISASI

AKUNTANSI

JURUSAN TEKNOLOGI INFORMASI

POLITEKNIK TELKOM

BANDUNG

2013

Penulis

SUHINDRA

1.

Latar Belakang

Di era globalisasi sekarang ini masyarakat semakin menuntut tersedianya kemudahan-kemudahan di segala bidang yang mampu menunjang berbagai bidang usaha. Untuk mendukung kemajuan itu semua, sangat diperlukan suatu pertukaran informasi atau komunikasi yang lebih cepat, kapan saja dan di manapun mereka berada. Untuk itu manusia akan mengupayakan seoptimal mungkin kemampuan untuk berkomunikasi.

Puskesmas Mantrijeron adalah salah satu unit pelayanan teknis Dinas Kesehatan Kota Yogyakarta yang menyelenggarakan pembangunan kesehatan di wilayah kecamatan Mantrijeron. Sistem secara manual yang ada di Puskesmas menyebabkan memakan waktu lama dalam hal laporan ketersediaan obat. Lamanya pencarian suatu obat dan kurang akuratnya jumlah obat menyebabkan tidak sesuainya data obat di gudang dan di laporan.

Pasien yang mencapai 150 pasien perhari di Puskesmas Mantrijeron Yogyakarta menyebabkan jumlah transaksi obat keluar yang banyak. Diantaranya pencatatan transaksi persediaan barang masuk dan barang keluar. Dimana proses ini masih menggunakan buku untuk pencatatan transaksi setiap harinya. Sehingga transaksi yang dicatat pada sebuah buku apabila buku tersebut hilang maka data akan hilang dan perlu pencatatan ulang dengan mencocokan dengan persediaan barang di gudang, bahkan laporan persediaan pun tidak ada.

Keterlambatan order barang kepada supplier menyebabkan kekosongan stok obat yang berada di gudang, dikarenakan tidak ada pemberitahuan obat yang telah mencapai batas minimal stok maupun laporan barang secara real time.

Dengan hal tersebut diatas yang melatar belakangi untuk mengajukan judul ”Aplikasi Persediaan Obat Berbasis Web Pada Puskesmas Mantrijeron Yogyakarta". Dengan adanya sistem baru ini setidaknya akan bisa sedikit menutup kekurangan yang ada pada instansi.

2.

Rumusan Masalah

Rumusan masalah yang terdapat dalam Proyek Akhir ini adalah:

a. Bagaimana pencatatan jurnal umum dan buku besar di Puskesmas Mantrijeron Yogyakarta.

b. Bagaimana proses transaksi pengelolaan obat yang menghubungkan bagian gudang dan apotek di Puskesmas Mantrijeron.

c. Bagaimana mengetahui laporan persediaan obat setiap bulannya di Puskesmas Mantrijeron Yogyakarta.

d. Bagaimana mengetahui persediaan obat di Puskesmas Mantrijeron Yogyakarta agar langsung diketahui user.

3.

Tujuan

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah membuat aplikasi persediaan barang berbasis web yang berfungsi untuk.

a. Membuat jurnal umum dan buku besar.

b. Membantu Pengelolaan obat yang menghubungkan bagian gudang dan apotek.

c. Membuat Laporan Persediaan.

d. Memberi peringatan perihal pesediaan obat dengan sms gateway .

e. Menentukan batas minimal barang sebelum melakukan order kepada supplier.

4.

Batasan Masalah

Yang menjadi batasan masalah dari Proyek Akhir ini adalah:

a. Proyek akhir ini hanya membahas sampai proses testing dari keseluruhan proses SDLC.

b. Metode sistem persediaan perpetual.

c. Metode perancangan secara berorientasi objek.

d. Menggunakan framework Codeigniter.

5.

Definisi Operasional

a. Aplikasi Persediaan Barang adalah sebuah program komputer yang dibuat untuk membantu sebuah pekerjaan di Puskesmas Mantrijeron yaitu pengelolaan data obat dan laporan persediaan.

b. Puskesmas Mantrijeron Yogyakarta adalah salah satu unit pelayanan teknis Dinas Kesehatan Kota Yogyakarta yang menyelenggarakan pembangunan kesehatan di wilayah kecamatan Mantrijeron.

c. Berbasis Web adalah aplikasi yang berjalan menggunakan basis teknologi web browser menggunakan framework codeigniter dan database MySql.

6.

Metode Pengerjaan

Pada pengerjaan proyek akhir ini, akan menggunkan tahapan SDLC (System Deveploment Life Cycle). Tahapan-tahapan yang digunakan dalam pengembangan proyek akhir ini sebagai berikut ;

1. Analisis kebutuhan

Pada tahap ini dilakukan pengumpulan kebutuhan pengguna atau user berupa wawancara yang berkaitan dengan perangkat lunak yang akan dibangun. Analisis yang akan dilakukan pada proyek ini yakni sebagai berikut;

b) Melakukakn pengumpulan data dan mendefnisikan proses system yang berjalan

c) Menyiapkan usulan rancangan yang apabila menjadi pertimbangan akan digunakan menggantikan system yang sedang berjalan saat ini.

2. Perancangan

Pada tahap ini dilakukan pembuatan perancangan (design) berdasarkan informasi data yang ada di perusahaan meliputi ER Diagram, penentuan user interface dan struktur menu, serta detail algoritma prosedural untuk semua fungsionalitas yang akan dibangun pada sistem ini.

3. Pengkodean (coding)

Pada tahap ini programmer berkerja berdasarkan dokumen desain yang telah dibuat desainer pada tahapan sebelum nya kemudian diterjemahkan ke dalam bahasa pemograman. Pada proyek ini bahasa pemograman yang digunakan adalah PHP dan Database yang diguanakan adalah database MySQL

4. Pengujian

Analisis Kebutuhan Perancangan Pengkodean Pengujian

Sistem / Rekayasa Informasi

Sumber: [ CITATION Placeholder1 \p 27 \l 1033 ]

Gambar 1

Akuntansi adalah sebuah proses yang berakhir pada pembuatan laporan keuangan menyangkut perusahaan secara keseluruhan yntuk digunakan baik oleh pihak-pihak internal maupun pihak eksternal. [ CITATION Don07 \p 2 \l 1033 ]

1.8.2 Kode Rekening (chart of account)

Kode rekening akuntansi dikelola oleh Direktorat Jenderal Perbendaharaan, Departemen Keuangan. Kode akun pemerintah pusat RI disebut Bagan Perkiraan Standar adalah daftar buku besar yang ditetapkan dan disusun secara sistematis untuk memudahkan perencanaan, pelaksanaan, anggaran, serta pertanggung jawaban dan pelaporan keuangan yang wajib melaksanakan Standar Akuntansi.[ CITATION End07 \p 133 \l 1057 ]

Pengodean rekening secara kelompok dilakukan dengan memberi kode pada setiap akun sehingga berbeda antara satu kelompok akun dengan kelompok akun yang lain. Angka pertama menunjukan kode akun dan angka kedua menunjukkan nomor urut akun termasuk kelompok akun tersebut.[ CITATION Epi12 \p 62 \l 1057 ]

Tabel 2

Contoh Kode Rekening Akuntansi

Sumber: [ CITATION End07 \p 133 \l 1057 ]

1.8.2.1 Jurnal Umum

Setiap ayat jurnal umum (general journal entry) terdiri dari empat bagian: (1) akun dan jumlah yang harus debet (Dr.), (2) akun dan jumlah yang harus dikredit (Kr.), (3) tanggal transaksi dan (4) keterangan. [ CITATION Placeholder2 \p 79 \l 1033 ]

Tabel 3

Jurnal Umum Perpectual

Tanggal Nama Akun Re

f Debit kredit

Sumber : [ CITATION Nel09 \p 107 \l 1033 ]

1.8.2.2 Buku Besar

Beberapa perusahaan menyebutnya sebagai bentuk akun tiga kolom

(three-column form of account) karena memiliki tiga kolom

uang-debet, kredit dan saldo. Saldo akun ditentukan setelah setiap transaksi dipindahbukukan. Ruang keterangan dan kolpm referensi memberikan informasi khusus tentang transaksi. Prosedur Pentrasferan ayat jurnal ke akun buku besar disebut pemindahbukuan

(posting). [ CITATION Placeholder3 \p 80 \l 1033 ]

Tabel 4 Buku Besar

2010

6 Feb Persediaan

barang 600.000 600.000 7 Feb Persediaan

barang 75.000

525.0 00

1.8.2.3 Persediaan Barang

Terdapat dua metode yang dapat digunakan pada pencatatan persediaan yaitu:

1. Metode Fisik / Periodik

Penggunaan metode fsik mengharuskan adanya perhitungan barang yang masih ada pada tanggal penyusunan laporan keuangan. Perhitungan persediaan ini diperlukan untuk mengetahui berapa jumlah barang yang masih ada dan kemudian diperhitungkan harga pokoknya. Dalam metode ini mutasi persediaan barang tidak diikuti dalam buku-buku, setiap pembelian barang dicatat dalam rekening pembelian.[ CITATION Nel09 \p 105 \l 1033 ]

2. Metode Buku / Perpetual

Dalam metode ini setiap jenis persediaan dibuatkan rekening sendiri-sendiri yang merupakan buku pembantu persediaan. Rincian dalam buku pembantu bias diawasi dari rekening kontrol persediaan barang dalam buku besar. Rekening yang digunakan untuk mencatat persediaan ini terdiri dari beberapa kolom yang dipakai untuk mencatat pembelian, penjualan dan saldo persediaan.[ CITATION Nel09 \p 106 \l 1033 ]

1.8.3.1Flowchart

Flowchart digunakan baik oleh auditor maupun oleh personel sistem.

komputerisasi pemrosesan data bisnis. Pemakaian yang meluas ini memicu perlunya keseragaman simbol dan konvensi yang digunakan. [ CITATION Geo06 \p 42 \l 1033 ]

Flowchart atau bagan alir adalah representasi grafs dari sistem yang

mendeskripsikan relasi fsik diantara entitas-entitas intinya. Bagan alir dapat digunakan untuk menyajikan aktivitas manual, aktivitas pemrosesan komputer, atau keduanya. Bagan alir dokumen

(document flowchart) digunakan untuk menggambarkan

elemen-elemen dari sistem manual, termasuk catatan akuntansi (dokumen, jurnal buku besar, dan fle), departemen organisasional yang terlibat dalam proses, dan aktivitas (baik yang bersifat administratif maupun fsik) yang dilakukan dalam departemen tersebut. [ CITATION Kri10 \p 72 \l 1057 ]

Tabel 5 Simbol Flowchart

SIMBOL NAMA PENJELASAN

Simbol-simbol Input/Output

Dokumen Sebuah dokumen atau laporan; dokumen_{dapat dibuat dengan tangan atau dicetak} oleh komputer.

Dokumen Rangkap Digambarkan dengan menumpuk simbol_{dokumen dan pencetakan nomor} dokumen di bagian belakang dokumen.

Tampilan Informasi ditampilkan oleh alat _{on-line seperti terminal CRT atau}output memonitor komputer PC.

Pemasukan data

on-line

Entri data oleh alat on-line seperti terminal CRT atau computer pribadi.

Simbol-simbol Pemrosesan

Pemrosesan Komputer

Kegiatan Manual Sebuah kegiatan pemrosesan yang dilaksanakan secara manual.

Disk Bermagnit Data disimpan secara permanen pada

disk bermagnit, digunakan untuk menyimbolkan fle induk (master fle)

Arsip Arsip dokumen disimpan dan diambil_{secara manual.}

Simbol-simbol Arus dan Lain-lain

Arus dokumen atau pemrosesan

Arus dokumen atau pemrosesan; arus normal adalah ke kanan atau ke bawah.

Terminal

Digunakan untuk memulai mengakhiri atau titik henti dalam sebuah proses atau program juga digunakan untuk menunjukan pihak eksternal.

Keputusan

Sebuah tahap pembuatan keputusan digunakan dalam bagan alir program computer untuk menunjukan cabang bagi alternative cara.

Sumber: [ CITATION Placeholder4 \p 72 \l 1057 ]

1.8.3 Entity Relationship Diagram (ERD)

Itulah sebabnya model E-R tidak bergantung pada produk DBMS yang akan digunakan.[ CITATION Abd09 \p 30 \l 1033 ]

Tabel 6 atau didefnisikan secara unik.

Atribut

Karakteristik dari entitas atau relasi yang menyediakan penjelasan detail tentang entitas atau relasi tersebut.

Hubungan Hubungan yang terjadi antara satu atau lebih entitas

Kardinalitas hubungan

Menghubungkan atribut dengan entitas dan entitas dengan relasi.

Sumber : [ CITATION Abd09 \p 31 \l 1033 ]

1.8.4 Unified Modeling Language (UML)

Unifed Modeling Language (UML) merupakan bahasa visual utnuk

pemodelan dan komunikasi mengenai sebuah sistem dengan menggunakan diagram dan teks pendukung. Macam dari diagram UML antara lain :

1. Class Diagram

Diagram kelas atau class diagram menggambarkan struktur sistem dan segi pendefnisian kelas-kelas yang akan dibuat untuk membangun sistem.[ CITATION Placeholder1 \p 122 \l 1033 ]

Tabel 7

Simbol class diagram

Kelas Kelas pada struktur sistem

makna umum, asosiasi biasanya disertai dengan multiplicity

Asosiasi berarah/directed association

Relasi antar kelas dengan makna kelas yang satu digunakan oleh kelas yang lain biasanya disertai dengan multiplicity

Generalisasi Relasi antar kelas dengan makna umum khusus

Kebergantungan / dependency Relasi antar kelas dengan makna kebergantungan antar kelas

2. Use Case Diagram

Use case diagram merupakan pemodelan untuk kelakuan

(behaviour) sistem informasi yang akan dibuat. Use case

mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih aktor dengan sistem informasi yang akan dibuat.[ CITATION Placeholder1 \p 130 \l 1033 ]

Tabel 7 Simbol Use Case

Simbol Deskripsi

Usecase

Funsionalitas yang disediakan

Aktor Orang, proses, atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem informasi yang akan dibuat diluar sistem informasi yang akan dibuat itu sendiri.

Asosiasi

Komunikasi antara aktor dan usecase yang berpartisipasi pada usecase atau usecase memiliki interaksi dengan aktor

Extend

yang ditambahkan memerlukan usecase ini untuk menjalankan fungsinya atau sebagai syarat dijalankan usecase ini.

Generalisasi

Hubungan umum khusus antara dua buah usecase dimana fungsi

Activity diagram menggambarkan workflow atau aktivitas dari

sebuah sistem atau proses bisnis. Yang perlu diperhatikan di sini bahwa diagram aktivitas menggambarkan aktivitas sistem bukan apa yang dilakukan oleh aktor.[ CITATION Placeholder1 \p 134 \l 1033 ]

Sequence diagram menggambarkan kelakuan objek pada use case dengan mendeskripsikan waktu hidup objek dan message yang dikirim dan diterima antarobjek.[ CITATION Placeholder1 \p 137 \l 1033 ]

1.8.5 Framework

Framework merupakan satu kerangka kerja yang telah ter-include

dengan kumpulan perintah dan fungsi dasar yang saling terintegrasi satudengan yang lainya sehingga dalam pengerjaan suatu aplikasi web, developer wajib mengikuti aturan-aturan dari framework tersebut.

Framework sebenarnya adalah suatu potongan-potongan fungsi yang siap pakai, developer cukup mengetahui cara penerapanya saja. [ CITATION Agu12 \p 13 \l 1033 ]

1.8.5.1 Codeigniter

Codeigniter merupakan aplikasi open source yang berupa framework dengan model MVC untuk membangun sebuah website dinamis dengan menggunakan PHP. Codeigniter memudahkan developer website untuk membuat aplikasi website dengan cepat dan mudah dibandingkan membuatnya dari awal.

1. View, merupakan bagian yang menangani presentation logic. Pada suatu aplikasi web bagian ini biasanya berupa fle template HTML yang diatur oleh controller. View berfungsi untuk menerima dan mempresentasikan data kepada user. Bagian ini tidak memiliki hak akses langsung terhadap bagian model.

2. Model, biasanya berhubungan langsung dengan database untuk memanipulasi data (insert, update, delete, search), menangani validasi dari bagian controller, namun tidak dapat berhubungan langsung dengan bagian view.

3. Controller, merupakan bagian yang mengatur hubungan antara bagian model dan bagian view, controller berfungsi untuk menerima request darn data dari user kemudian menetukan apa yang akan diproses oleh aplikasi. (Mudah & Cepat Membuat Website Dengan Codeigniter, 2011, hal. 2)

1.8.6 Hypertext Prepocessor (PHP)

PHP (PHP: Hypertext Preprocessor) adalah bahasa pemrograman scripting sisi server (server-side), bahasa pemrograman yang digunakan oleh server web untuk menghasilkan dokumen HTML secara on-the-fly. PHP merupakan interpreter yang dapat dieksekusi sebagai program CGI untuk server web atau dijadikan modul dari server web. PHP adalah bahasa Script selain paling populer di lingkungan pemrograman, Pengembang web, di lingkungan server web Apache, kini juga menjadi salah satu alternatif bahasa script di lingkungan server web di Windows.

1.8.7 MySql

MySql merupakan software sistem manajemen database (Database Management System – DBMS) yang sangat populer dikalangan pemrograman web, terutama di lingkungan Linux dengan menggunakan script PHP dan Perl. Software database ini kini tersedia juga pada platform sistem operasi Windows 95/ME ataupun NT/2000/XP.

9.

Analisis Kebutuhan Sistem

1.9.1 Kebutuhan Perangkat Keras

Perangkat keras yang dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi pengelolaan persediaan barang dan laporan persediaan ini adalah laptop atau komputer dengan spesifkasi sebagai berikut :

Tabel 8

Kebutuhan Perangkat Keras

No. Perangkat Keras Kebutuhan

1 Processor PC, Notebook Intel® Core™

i3

2 Memory (RAM) 1-GB RAM (minimum)

3 Harddisk internal 80 GB

4 Input divice Keyboard, mouse

5 Modem Modem GSM

1.9.2 Kebutuhan Perangkat Lunak

Spesifkasi perangkat lunak yang digunakan dalam pembuatan aplikasi ini sebagai berikut :

Tabel 9

Kebutuhan Perangkat Lunak No

.

Perangkat Keras Kebutuhan

1. Sistem Operasi Ubuntu 13.04 Raring Ringtail 32 bit

2. Web Server Mozilla Firefox 3. Database Server MySQL

Diagram

1.9.3 Gambaran Sistem Saat Ini

1.9.3.1 Proses Barang Masuk

Flowmap Barang Masuk Berjalan

Persediaan PersediaanLaporan Mulai

Flowmap Barang Masung Berjalan

1.9.3.2 Proses Barang Keluar

Flowmap Barang Keluar Berjalan

Administrasi Bagian Apoteker Pimpinan

Daftar Obat

Flowmap Barang Keluar Berjalan

1.9.4 Analisis Sistem Usulan

Sistem usulan untuk persediaan barang di Puskesmas Mantrijeron Yogyakarta terdiri dari 3 proses, yaitu proses barang masuk, proses barang keluar dan proses cetak jurnal dan buku besar.

1.9.4.1 Proses Barang Masuk

order yang diverifkasi oleh pimpinan Puskesmas, Setelah diverifkasi akan dikirim kepada supplier. Setelah barang datang bagian petugas gudang menginput data ke aplikasi, dan mencetak laporan barang masuk, untuk pimpinan.

Flowmap Barang Masuk Yang Diusulkan

Database

Flowmap Barang Masuk Diusulkan

1.9.4.2 Proses Barang Keluar

Flowmap Barang Keluar Usulan

Bagian Apoteker Pimpinan Administrasi

Daftar Obat Daftar Obat

Database Aplikasi

Cetak Faktur Barang Keluar

Faktur Barang

keluar Faktur Barang keluar Cetak Laporan

Barang Keluar

Laporan barang

Keluar Laporan barang Keluar

Selesai Mulai

Cek Stok Obat

Tersedia

Input obat keluar _{Obat tidak tersedia} Cetak laporan

Laporan obat tersedia

Ga mbar 5

Flowmap Barang Keluar Diusulkan

1.9.4.3 Proses Cetak Jurnal dan Buku Besar

akuntansi. Setelah itu, pemilik dapat mencetak jurnal dan buku besar untuk menghasilkan data laporan persediaan.

Proses Cetak Jurnal dan Buku Besar

Pimpinan

Mencetak buku besar

Mencetak jurnal Database

aplikasi

Cetak buku besar

Cetak jurnal Menu Laporan

Mulai

jurnal

Selesai Buku besar Pilih periode

Akuntansi

Gambar 6

10.

Daftar Pustaka

Betha Sidiq, I. (2005). MySQl Untuk Pengguna, Administrator, dan

Pengembang Aplikasi Web. Bandung: Informatika.

Bodnar, G. H., & Hopwood, W. S. (2006). Sistem Informasi Akuntansi.

Yogyakarta: Andi.

Charles T. Horngren. (2006). Accounting. Jakarta: Indeks.

Donald E. Kieso. (2007). Intermediate Accounting. Jakarta: Erlangga.

Indriani, E. (2012). Akuntansi untuk Orang Awam dan Pemula. Jakarta: Laskar Aksara.

Kadir, A. (2009). Dasar Perancangan dan Implementasi Database

Relasional. Yogyakarta: Andi.

Krismiaji. (2010). Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN.

Mudah & Cepat Membuat Website Dengan Codeigniter. (2011).

Yogyakarta: Andi.

Saputra, A. (2012). Trik Dahsyat Menjadi Web Master dengan

Framework CakePHP. Yogyakarta: Andi.

Sariono, E. d. (2007). Manusia dan Prilaku Ekonomi. Jakarta: Ganeca Exact.

Sukamto, R. A., & Shalahuddin, M. (2011). Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak (Terstruktur dan Berorientasi Objek).

Bandung: Modula.

11.

Lampiran

Lampiran 1

Lampiran 2