APLIKASI PERSEDIAAN BARANG BERBASIS WEB
(Studi Kasus pada Koperasi Pegawai Republik Indonesia “TELADAN” RANTAU PRAPAT)
Reza Abadi Permana
bzeutron@gmail.com
Christanto Triwibisono, Ir.,M.M
ctw@politekniktelkom.ac.id
Fitri Sukmawati, S.E.M.M
Fitri_unibi@yahoo.com
Program Studi Komputerisasi Akuntansi Politeknik Telkom Bandung
2012
ABSTRAK
KPRI Teladan (Koperasi Pegawai Negeri Republik Indonesia) adalah salah satu koperasi yang bergerak di bidang Toserba (membeli dan menjual barang). Dalam bisnis ini, pengembangan Toserba Teladan menggunakan gudang untuk menyimpanan persediaan barang dagangan. Maka dibangunlah aplikasi persediaan berbasis web dengan pemograman terstruktur, dengan menggunakan bahasa pemograman PHP dan basis data Mysql. Dalam Proyek Akhir ini akan menghasilkan suatu aplikasi akuntansi pada Gudang Toserba Teladan. Adanya aplikasi ini memudahkan Gudang Toserba Teladan menyajikan laporan persediaan per periode
1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dewasa ini pertumbuhan dunia usaha sangat pesat terlihat dari banyaknya unit-unit usaha yang bermunculan. Salah satunya yaitu Koperasi Pegawai Negeri Republik Indonesia
“TELADAN” yang terletak di Jln. Menara No.
07 Rantauprapat Kab. LABUHAN BATU SUMATERA UTARA. Koperasi memiliki peranan penting dalam perekonomian Indonesia, salah satunya adalah dalam membangun perekonomian nasional. Koperasi bukan hanya menguntungkan para anggotanya tetapi juga berperan dalam penyerapan tenaga kerja dan memberikan tingkat kesejahteraan yang lebih baik untuk komunitas dimana koperasi tersebut berada. Keberadaan dan perkembangan koperasi saat ini cukup menarik perhatian pemerintah maupun para pembina, karena koperasi menunjukkan perkembangan kinerja yang baik.
Toserba Koperasi TELADAN merupakan salah satu koperasi yang bergerak di bidang toserba (pembelian dan penjualan barang).
Dalam perkembangan usahanya toserba ini menggunakan gudang untuk penyimpanan persediaan barang dagangan dan pencatatan persediaan barang koperasi ini terjadi di gudang. Dalam pencatatannya, bagian gudang mengumpulkan semua dokumen barang masuk perperiode dikurang dengan barang keluar, sehingga pergudangan toserba koperasi ini mengalami beberapa kendala antara lain:
1. Banyaknya kesalahan perhitungan dalam pencatatan persediaan, yang disebabkan pencatatan persediaannya masih menggunakan sistem manual.
3. Sulitnya untuk melihat persediaan barang perunit dan harga pokok penjualan barang yang keluar dari gudang, yang disebabkan tidak adanya laporan kartu persediaan.
Dengan demikian dibutuhkan solusi untuk menangani transaksi barang masuk dan barang keluar barang untuk menghasikan laporan persediaan yang akurat. Aplikasi ini merupakan sebuah solusi yang dapat mengatasi hal pengelolaan pencatatan persediaan barang pada pergudangan Koperasi Teladan. Agar aktivitas barang masuk dan barang keluar gudang berjalan dengan baik, maka diperlukan suatu sistem komputerisasi untuk mengolah persediaan barang yang baik. Dengan latar belakang tersebut, maka dibuat aplikasi dengan judul
“APLIKASI PERSEDIAAN BARANG BERBASIS WEB” yang mampu menyediakan informasi persediaan barang.
1.2 Rumusan Masalah
Sesuai dengan latar belakang di atas maka permasalahan yang dihadapi oleh KPRI TELADAN dapat dirumuskan sebagai berikut: a. Bagaimana membuat aplikasi pencatatan
persediaan barang yang dapat mengurangi
kesalahan perhitungan dalam pencatatan
persediaan barang dengan metode FIFO
(perpetual) pada pergudangan KPRI
Teladan?
b. Bagaimana membuat aplikasi yang dapat
mempermudah dan mempercepat dalam
pembuatan laporan persediaan?
c. Bagaimana membuat aplikasi yang dapat
mempermudah melihat persediaan barang
perunit dan harga pokok penjualan?
1.3 Tujuan
Adapun tujuan yang ingin dihasilkan dalam pengerjaan proyek akhir adalah :
a. Membuat aplikasi pencatatan persediaan
barang yang dapat mengurangi kesalahan
dalam pencatatan persediaan dengan
metode FIFO pada pergudangan KPRI
Teladan.
b. Membuat aplikasi yang dapat
mempermudah dan mempercepat dalam
pembuatan laporan persediaan.
c. Membuat aplikasi yang dapat
mempermudah melihat persediaan barang
perunit dan harga pokok penjualan.
1.4 Batasan Masalah
Batasan masalah dalam Proyek Akhir ini antara lain :
a. Sistem yang akan dibangun tidak
menangani proses penjualan barang
dagang, barang hilang dan barang rusak
di gudang.
b. Laporan yang dihasilkan yaitu, jurnal
umum, buku besar, kartu persediaan dan
laporan persediaan.
c. Dalam Retur pembelian tidak akan
mengurangi persediaan barang karena
barang retur akan diganti oleh supplier.
d. Pencatatan persediaan barang hanya
dilakukan selama satu periode.
1.5 Metodologi Penelitian
Metode yang digunakan untuk membuat aplikasi ini adalah metode SDLC (Software Development Life Cycle) dengan model waterfall yaitu : 1.T ahap Analisis
2. Tahap Perancangan 3. Tahap Implementasi 4. Tahap Pengujian
2 TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Akuntansi
Menurut Kusnadi (2000: 6) dalam arti yang sangat sederhana dan sempit adalah “Akuntansi dapat didefinisikan sebagai ilmu yang mempelajari cara menyusun laporan keuangan atau ilmu yang mempelajari cara menyusun Neraca, Laporan Laba Rugi, Laporan Saldo Laba, Laporan Arus Kas, dan Laporan Perubahan Modal (Bakance sheet, Income Statement, Statement of Retained Income, Statement of Cash Flows and Statement of changes in financial position)”.
2.2 Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Bodnar (2004) Sistem informasi
akuntansi (SIA) merupakan “kumpulan sumber
daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya ke dalam informasi. Informasi tersebut dikomunikasikan kepada para pembuat
keputusan”. Sistem informasi akuntansi
melakukan hal tersebut entah dengan sistem manual atau melalui sistem terkomputerisasi.
2.3 Koperasi
Menurut Rudianto (2010;2) Kopersi adalah
“badan usaha yang mengorganisir pemanfaatan
dan pendayagunaan sumber daya ekonomi para anggotanya atas dasar prinsip-prinsip koperasi dan kaidah usaha ekonomi untuk meningkatkan taraf hidup anggota pada khususnya dan
masyarakat daerah kerja pada umumnya”.
Dengan demikian, koperasi merupakan gerakan ekonomi rakyat dan sokoguru perekonomian nasional.
2.4 Sistem Persediaan Perpetual
Menurut Rudianto (2010;156) persediaan
perpetual adalah “merupakan metode
pengelolaan persediaan, di mana arus masuk dan arus keluar persediaan dicatat secara detail”. Dalam metode ini, setiap jenis persediaan memiliki kartu stok yang mencatat secara rinci keluar masuknya barang di gudang beserta harganya.
2.5 FIFO (First In First Out)
Menurut Rudianto (2010;157) Dalam metode ini, “barang yang masuk ( dibeli atau
diproduksi) lebih dahulu akan dikeluarkan
(dijual) terlebih dahulu” Jadi yang tersisa pada akhir periode adalah barang yang berasal dari pembelian atau produksi terakhir.
Gambar 2-1 Kartu Persediaan
2.6 Web
Menurut Prasetyo (2008;1), Web adalah
“sebuah sistem dengan informasi yang disajikan dalam bentuk teks, gambar, suara, dan lain-lain yang tersimpan dalam sebuah server Web Internet yang disajikan dalam bentuk hiperteks.” Informasi Web dalam bentuk teks umumnya ditulis dalam format HTML ( Hypertext Markup Language ). Informasi lainnya disajikan dalam bentuk grafis ( dalam format GIF, JPG, PNG ), suara ( dalam format AU, WAV ), dan objek multimedia lainnya ( seperti MIDI, Shockwave, Quicktime Movie, 3D World ).
2.7 Mysql
Menurut Kadir (2002) MySQL tergolong
“sebagai DBMS (Database Management System) yang bermanfaat untuk mengelola data dengan cara yang sangat fleksibel dan cepat”.
2.8 Flowchart
Menurut Bodnar. (2006:47) bahwa Flowchart merupakan “sistem digunakan baik
Pemakaian flowchart meluas seiring dengan berkembangnya komputerisasi pemrosesan data bisnis. Pemakaian yang meluas ini memicu perlunya keseragaman symbol dan konvensi yang digunakan.
Keterangan
Gambar 2-2 Komponen Flowchart
2.9 Data Flow Diagram (DFD)
“Menurut Abdul (2008:105) DFD
merupakan “model dari sistem untuk
menggambarkan pembagian sistem ke modul
yang lebih kecil”. Salah satu dari DFD ini yaitu memudahkan pemakaian user yang kurang menguasai komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan. DFD adalah alat yang cukup popular sekarang ini, karena dapat mengalurkan data kedalam sistem dengan sturuktur.
Gambar 2-3 Dta Flow Diagram
3 ANALISIS KEBUTUHAN DAN
PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Sistem Berjalan
PROSES BISNIS PERSEDIAAN BARANG
Gudang Bag.Akunting Supplier Toserba Koperasi
Start
Mengecek stok barang
ada tidak
Mengirim barang
Membuat List stock barang yang akan dibeli Surat pengadaan
stok barang beserta listnya
Surat pengadaan barang
Barang yang akan dijual
barang Surat pesanan list Barang
Memeriksa barang sesuai Daftar stok barang
yang telah habis terjual
Menerima daftar stok barang yang telah habis terjual
Laporan barang keluar
Laporan barang masuk Membuat
daftar stok barang yang telah habis
surat pemesanan list barang
Bukti terima barang sudah
diretur Tidak sesuai
Barang Retur penjualan dan barang yang
dibeli dari supplier
Penggantian barang retur Bukti terima
3.2 Analisis Sistem Usulan
Proses Bisnis Usulan
Gudang Bag. Akunting Supplier Toserba
Tidak ada ada
sesuai Tidak sesuai
Retur penjualan Input data supplier
dan input data barang masuk pembelianRetur
Bukti terima barang sudah diretur Input data
pembelian / barang masuk Membuat list
pengadaan barang Surat permintaan stok barang yang telah habis dari
toserba Input daftar barang yang dipesan toserba Start
Membuat daftar barang yang telah habis
Input barang keluar Mengrim barang
Barang yang akan dijual
Input barang keluar
Laporan kartu persediaan dan laporan persediaan
Laporan kartu persediaan dan laporan persediaan Surat permintaan
stok barang yang telah habis dari toserba
End
Database
Surat list pengadaan barang
Laporan barang masuk
Laporan barang keluar
Membuat surat pengadaan barang
Surat pengadaan barang
Faktur pembelian
Penggantian barang retur Bukti terima
barang sudah diretur
3.3 Kebutuhan Perangkat Keras
Berikut ini merupakan spesifikasi perangkat keras yang dibutuhkan dalam menggunakan aplikasi ini:
1. Monitor 2. Keyboard 3. Mouse 4. Printer
5. PC/Laptop, dengan minimum spesifkasi a. Processor Intel Core2duo
b. RAM 512 MB c. Hard disk 80 GB d. VGA 128 MB
3.4 Kebutuhan Perangkat Lunak
Berikut ini merupakan spesifikasi perangkat lunak yang dibutuhkan dalam membangun aplikasi ini:
a. Sistem Operasi Windows XP
b. Macromedia Dreamweaver 8.0
c. Microsoft Office
d. Basis Data menggunakan MySQL
e.
Browser seperti Mozilla Firefox atau Google Chrome3.5 Analisis Pengguna
Gambar 3-1 Analisis Pengguna
3.6 Perancangan Sistem a. Diagram Konteks
gudang Aplikasi Persediaan akunting
dt_barang_masuk, dt_barang_keluar, dt_jenis_barang, dt_barang, dt_supplier
laporan_barang_masuk, info_barang_masuk, laporan_barang_keluar, info_barang_keluar, info_jenis_barang, info_barang, info_supplier jurnal, kartu persediaan, laporan persediaan,, buku_besar
jurnal, kartu persediaan, laporan persediaan, buku_besar, info_karyawan_gudang
dt_karyawan_gudang
Gambar 3-2 Diagram Konteks
3.7 Perancangan Basis Data Entity Relationship Diagram
Supplier Barang Mengirim
m
4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN
4.1 Pengujian
Terjadi transaksi untuk barang coca cola 1,5 liter selama bulan Desember 2011
Tanggal Keterangan
1 Saldo Awal bulan Desember 2011 sebanyak 20 botol@ 9800 3 Mengeluarkan coca cola dari
gudang sebanyak 10 botol 7 Membeli coca cola dari supplier
Aminah sebanyak 20 botol.@Rp10000
14 Menerima coca cola dari supplier Ucok sebanyak 15 botol @ Rp 9900 16 Mengeluarkan coca cola dari
gudang sebanyak 20 botol
1. Jurnal
a. Transaksi tanggal 3 Desember 2011
Gambar 4-1 Pengujian aplikasi Barang Keluar
b. Transaksi tanggal 7 Desember 2011
Gambar 4-2 Pengujian aplikasi Barang Masuk
c. Transaksi tanggal 14 Desember 2011
Gambar 4-3 Pengujian aplikasi Barang Masuk
d. Transaksi tanggal 16 Desember 2011
Gambar 4-4 Pengujian aplikasi Barang Keluar
e. Jurnal
2. Buatlah Kartu Persediaan dan hitunglah
HPP dari transaksi di atas?
Gambar 4-6 Pengujian aplikasi Kartu Persediaan dan HPP
5 PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan tujuan yang telah dipaparkan pada bagian pendahuluan maka diperoleh kesimpulan, antara lain:
1. Aplikasi pencatatan persediaan
barang yang dapat mengurangi
kesalahan perhitungan dalam
pencatatan persediaan dengan
metode FIFO pada pergudangan
KPRI Teladan.
2. Aplikasi ini dapat mempermudah
dan mempercepat dalam
pembuatan laporan persediaan.
3. Aplikasi ini dapat mempermudah
melihat persediaan barang perunit
dan harga pokok penjualan.
5.2 Saran
Ada beberapa saran yang perlu ditambahkan dalam aplikasi ini untuk meningkatkan kinerjanya, yaitu :
1. Mengingat adanya ketidaksesuaian
stok barang karena hilang atau
rusak maka diperlukan proses
barang hilang dan barang rusak di
gudang.
2. Dapat menampilkan grafik
persediaan barang di gudang.
3.
Mengingat tiap pembelian barang terjadi ketidaksesuaian barangmaka dibutuhkan retur pembelian.
6 REFERENSI
Bodnar, H. George. Sistem Informasi Akuntansi Edisi 9. Yogyakarta: Andi, 2004.
Charles. Akuntansi Biaya jilid I. jakarta: Erlangga, 2006.
Fathansyah. Basis Data. Bandung: BI-OBSES, 2007.
Hery, S. Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang. Bandung: Alfabeta, 2011.
Kadir, A. Dasar Pemograman Web Dinamis Menggunakan PHP. Yogyakarta: Andi, 2008. Kadir, Abdul. Mudah Mempelajari Database MySQL. Yogyakarta: Andi, 2002.
Kusnadi. Pengantar Akuntansi Keuangan 1. Malang, 2000.
Libby, R. Akuntansi keungan Edisi 5. Yogyakarta: Andi, 2007.
Nugroho, Bunafit. PHP & MySQL dengan Editor Dreamweaver MX. Yogyakarta: Andi, 2004.
Prasetyo, E. Pemograman Web PHP dan MySQL. Yogyakarta: Graha Ilmi, 2008.
