APLIKASI PERSEDIAAN BARANG CV SEJAHTERA COMPUTER PALEMBANG

(1)

APLIKASI PERSEDIAAN BARANG CV SEJAHTERA COMPUTER PALEMBANG

Fery Dwi Prasetyo

Mahasiswa Universitas Bina Darma Jalan Jenderal Ahmad Yani No.12 Palembang

Abstract : This thesis takes the title "Aplikasi Persediaan Barang pada CV Sejahtera Computer Palembang”. In data processing inventory consists of two processes , namely the transaction , the purchase and sale of goods , the process that has been ongoing is done in a simple or handwritten and in preparing reports takes a long time because the data of purchase and sale of goods made using the word & excel , process of searching data is also hampered because data storage is being kept in the general ledger . Given that process can slow employees , then made an Application Programming Visual Basic 6.0 . By analyzing the system and implement it. To create this application, we must prepare such equipment like hardware, software, and other necessities. The next step is to design a program that will be made, as the conclusion, this program can help the process of storing data item stock at SEJAHTERA COMPUTER Palembang.

Keywords: Application, Inventory, Visual Basic.

Abstrak : Tugas Akhir ini mengambil judul “Aplikasi Persediaan Barang pada CV Sejahtera Computer Palembang”. Dalam pengolahan data persediaan barang terdiri dari dua proses transaksi yaitu, transaksi pembelian dan penjualan barang, proses yang selama ini berlangsung masih dilakukan secara sederhana atau tulis tangan dan dalam pembuatan laporan membutuhkan waktu yang lama karena data pembelian dan penjualan barang dibuat menggunakan word & excel, proses pencarian data barang juga terhambat karena penyimpanan data masih di simpan di buku besar. Mengingat proses tersebut dapat memperlabat kerja karyawan, maka dibuatlah suatu Aplikasi Pemrograman Visual Basic 6.0. Dengan melakukan analisis sistem serta mengimplementasikannya, Untuk membuat aplikasi yang dimaksud yaitu dengan menyiapkan peralatan-peralatan seperti hardware, software, serta kebutuhan lainnya.

Kemudian langkah berikutnya mendesain program yang akan dibuat, sebagai kesimpulan bahwa program ini dapat membantu proses penyimpanan stok data barang pada CV SEJAHTERA COMPUTER PALEMBANG.

Kata Kunci : Aplikasi, Persediaan Barang, Visual Basic 1. PENDAHULUAN

Sejahtera Computer Palembang adalah salah satu perusahaan yang bergerak dibidang penjualan komputer, adapun proses persediaan barang pada perusahaan ini dimulai dari melakukan pemesanan kepada supplier (MDP IT Superstore), kemudian barang-barang yang telah dipesan disimpan dibagian gudang untuk stok persediaan

barang, dalam proses ini terdapat kendala yang dihadapi seperti terjadi kesalahan dalam pencatatan ulang rekap data barang, persediaan barang, pembuatan laporan barang masuk (faktur barang masuk), laporan barang keluar (faktur barang keluar), selain itu untuk membuat seluruh laporan kegiatan membutuhkan waktu yang lama

(2)

karena proses pencatatan dapat dikatakan masih sangat sederhana.

Kendala lainya adalah tidak adanya backup data, sehingga bila buku-buku pencatatan transaksi dan informasi barang rusak maka semua data akan hilang. Tentu hal tersebut akan merugikan sekali bagi pihak Sejahtera Computer.

Dari permasalahan diatas maka dibuatlah suatu “Aplikasi Persediaan Barang Pada Sejahtera Computer Palembang”

Dengan dibuatnya aplikasi ini maka kesalahan pencatatan barang dapat dihindari atau diminimalisir dan tidak terjadi kesalahan dalam penyimpanan data, dalam pembuatan laporan pun tidak membutuhkan waktu yang lama, seluruh data yang dibutuhkan dapat dengan mudah ditampilkan, Dengan adanya aplikasi ini dapat mempercepat proses pencatatan maupun pembuatan laporan sehingga dapat meringankan pekerjaan admin, kepala gudang maupun pimpinan, sehingga dapat menyelesaikan permasalahan yang ada pada CV Sejahtera computer Palembang.

Berdasarkan uraian diatas, penulis merumuskan masalah yang ada untuk dijadikan bahan pembahasan dalam penulisan tugas akhir yaitu “Bagaimana membuat suatu aplikasi yang akan mempercepat proses pengolahan data pada Sejahtera Computer Palembang dengan

menggunakan aplikasi pemrograman Visual Basic 6.0 ?”

Agar pembahasan lebih terarah serta tidak menyimpang dari pokok pembahasan, maka dalam penulisan tugas akhir ini perlu dibatasi ruang lingkup pembahasan yang meliputi : pengolahan data barang masuk, pengolahan data suplier, pengolahan data pelanggan dan pengolahan data barang keluar. Data tersebut akan diolah menjadi laporan menggunakan Aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0.

Adapun tujuan pelaksanaan penelitian yang berjudul “Aplikasi Persediaan Barang Pada Sejahtera Computer Palembang” ini adalah sebagai berikut :

Merancang dan membangun suatu aplikasi yang dapat dipergunakan dengan baik dan benar sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

Manfaat Penelitian

1. Dapat menghasilkan informasi barang secara tepat, cepat dan akurat sehingga

dapat mempermudah dan

meningkatkan mutu pelayanan pelanggan.

2. Mempermudah dalam mendapatkan informasi mengenai data suplier dan pelanggan.

(3)

2. METODOLOGI PENELITIAN 2.1 Investigasi Sistem

1. Studi Awal

Tahap analisis sistem berjalan dalam pengolahan data persediaan barang yang ada pada CV Sejahtera computer Palembang ini masih melakukan pencatatan ke dalam buku besar kemudian hasil nya disimpan di map- map berupa dokumen arsip. Hal ini menyebabkan lambatnya pembuatan laporan serta pekerjaan yang dilakukan oleh admin dalam mengolah data persediaan barang dikarenakan admin tersebut harus mencari data persediaan barang secara sederhana.

Dalam pengolahan data persediaan barang sering terjadi kesalahan penulisan data oleh admin yang menangani data data barang masuk, barang keluar dan menghambat proses pengolahan data di bidang tersebut.

Yang perlu diperhatikan agar pengolahan data persediaan barang berjalan lebih efektif, efisien dan data yang dihasilkan lebih cepat, tepat dan akurat. Dan uraian diatas adapun masalah yang dihadapi oleh CV Sejahtera computer Palembang dibidang persediaan barang ini sebagai berikut:

a. Data persediaan barang ini di tulis oleh admin dicatat di buku besar dan dalam membuat laporan menggunakan Microsoft Word dan Microsoft Excel (Aplikasi perkantoran), setelah ditulis lalu dicetak dengan printer.

b. Belum ada aplikasi yang dapat membuat pengolahan data persediaan barang mudah dipahami oleh admin.

2. Prosedur Sistem yang Berjalan Laporan studi awal harus menjelaskan prosedur pengoperasian sistem yang berjalan pada tingkat yang paling awal.

Sistem yang diterapkan CV Sejahtera cmputer masih dilakukan secara sederhana hal ini yang menyebabkan sering terjadi kesalahan pencatatan data, dalam pembuatan laporan butuh waktu yang lama dalam menyelesaikannya, Data yang tersimpan juga tidak terjamin karena disimpan di arsip atau pembukuan.

3. Alternatif Pemecahan Masalah Laporan studi awal harus dapat menentukan pilihan yang disarankan.

Apabila yang direkomendasikan adalah studi kelayakan, satu alternatif pemecahan masalah atau lebih harus diusulkan untuk dibahas lebih lanjut pada kegiatan studi kelayakan.

Sistem yang ingin diterapkan di CV Sejahtera computer, Pencatatan dilakukan secara terkomputerisasi agar kesalahan pencatatan data tidak terjadi dan pembuatan laporan tidak membutuhkan waktu yang lama, adapun data yang tersimpan dapat di backup sehingga tidak terjadi kehilangan ataupun kerusakan data.

(4)

2.2 Analisis Sistem 1. Studi Kelayakan

Studi kelayakan merupakan proses mempelajari dan menganalisa masalah yang akan diteliti dengan keinginan yang dicapai untuk mendapatkan data yang lengkap, dalam penelitian menggunakan beberapa metode pengumpulan data supaya data yang diperoleh dapat memberikan informasi yang maksimal dalam pembuatan aplikasi persediaan barang pada CV Sejahtera computer Palembang.

Faktor-faktor yang harus

dipertimbangkan dalam melakukan studi kelayakan adalah sebagai berikut :

a. Faktor Teknis

Dari sisi perangkat keras, Sejahtera computer memiliki satu unit computer tetapi dalam pemanfaatannya belum maksimal maka dari itu penulis ingin membuat aplikasi persediaan barang, dengan adanya aplikasi ini diharapkan dapat mendukung proses pendataan barang dan menyajikan laporan.

Dari sisi perangkat lunak, program yang akan dibuat ini akan dirancang sedemikian rupa sehingga mudah untuk dioperasikan tetapi tetap memiliki kehandalan dalam penggunaannya kelak.

b. Faktor Ekonomi

Dengan menggunakan program yang akan di bangun ini, tenaga dan pikiran

yang dikeluarkan lebih sedikit, waktu yang diperlukan dapat di persingkat, biaya yang dikeluarkan untuk

pembuatan laporan dapat

diminimalkan dan pada akhirnya akan diberikan keuntungan bagi pihak yang terkait yaitu CV Sejahtera computer Palembang.

c. Faktor Operasional

Sistem yang baru akan mengubah cara kerja untuk pengolahan data persediaan yang lebih baik dan menghasilkan data yang lebih cepat dan akurat.

2. Menentukan Kebutuhan Sistem Baru Agar aplikasi pengolahan data persediaan barang ini dapat memberikan hasil maksimal, diperlukan perangkat keras (Hardware) dan perangkat lunak (software) adalah sebagai berikut :

a. Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras yang diperlukan terdiri dari satu unit komputer dengan komponen-komponen sebagai berikut :

1. Processor Intel Pentium CPU P6200 2.13GHz 2.13GHz

2. Hard Disk 160 GB 3. Disk Drive

4. Memory (RAM) 1 GB 5. Keyboard and Mouse 6. Printer

(5)

b. Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak yang digunakan terdiri dari :

1. Windows 7 Profesional Sebagai sistem operasi

2. Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai tools Pemrograman

3. Microsoft Office Access 2003 sebagai aplikasi basis data.

4. Microsoft Visio sebagai aplikasi bantu perancangan desain program 5. Crystal Report 8 sebagai aplikasi

pengolahan data untuk penulisan laporan.

3. Model Sistem

beberapa alat bantu yang digunakan dalam perancangan sistem yaitu Diagram Konteks, Diagram level 0, Diagram level 1, Entity Relationship Diagram.

1. Diagram Konteks

Merupakan gambaran sistem yang dirancang secara umum. Untuk lebih jelas maka harus dijabarkan ke level selanjutnya sampai gambaran sistem yang dibuat selesai ke level akhir. Adapun gambar diagram konteks Aplikasi Persediaan Barang pada CV Sejahtera Computer adalah sebagai berikut:

Gambar 1. Diagram Konteks

Pada diagram konteks semua data master dan trasaksi akan di inputkan oleh admin, kemudian data master dan transaksi

tersebut akan diolah menjadi sebuah laporan yang akan diberikan kepada pimpinan

2. DFD Level 0

Data Flow Diagram Level 0 ini menggambarkan keseluruhan proses dalam aplikasi persediaan yang terjadi antara entitas admin dan pimpinan mulai dari proses input data master, proses transaksi sampai pembuatan laporan yang akan diserahkan kepada pimpinan. Entitas admin akan melakukan login ke aplikasi persediaan dan kemudian memproses data master barang, supplier, pelanggan dan admin, data pelanggan akan di input oleh admin setelah itu baru dapat dilakukan proses transaksi.

Data supplier akan di input oleh admin setelah itu baru dapat dilakukan proses transaksi, Entitas pimpinan akan menerima semua laporan transaksi

Gambar 2. Diagram Level 0 3. DFD Level 1 Proses 1.0

Data Flow Diagram Level 1 proses 1.0 ini menggambarkan proses input master dalam aplikasi persediaan yang dilakukan oleh admin mulai dari proses input data master barang,master admin, master pelanggan, master suplier.

Gambar 3. Diagram 1 Proses 1.0 4. DFD Level 1 Proses 2.0

Data Flow Diagram 1 proses 2.0 ini menggambarkan proses transaksi dalam

(6)

aplikasi persediaan yang dilakukan oleh admin mulai dari proses input data Transaksi barang masuk dan transaksi barang keluar.

Gambar 4. Diagram 1 Proses 2.0

5. DFD Level 1 Proses 3.0

Data Flow Diagram Level 1 proses 3.0 ini menggambarkan proses laporan masuk dalam aplikasi persediaan yang diterima oleh pimpinan mulai dari laporan master dan laporan transaksi.

Gambar 5. Diagram Level 1 Proses 3.0 b. Diagram ER

Diagram ER digunakan untuk mengembangkan struktur data yang saling berhubungan dan digunakan untuk merancang suatu tabel database pembuatan suatu program.

Gambar 6. Diagram ER c. Desain Tabel

Tabel Data Barang terdiri dari 6 field yaitu KodeBarang, NamaBarang, Satuan, HargaBeli, HargaJual, Stok dan KodeBarang sebagai Primary key tabel data barang berfungsi untuk menyimpan seluruh data barang Berikut ini rincian desainnya

Tabel 1. Desain Tabel Barang

No Nama Field Type Ukuran Keterangan

1 KodeBarang Text 7 Kode

Barang,

2 NamaBarang Text 50 Nama

Barang

3 Satuan Text 15 Satuan

4 HargaBeli Number Long Integer

Harga Beli 5 HargaJual Number Long

Integer

Harga Jual

6 Stok Number Integer Stok

Tabel Penjualan terdiri dari 10 field yaitu NoFaktur, Tgl, KodeKonsumen, NamaKonsumen,KodeBarang, NamaBarang, Jumlah, HargaJual, Total, ID_ADMIN.

Tabel barang keluar berfungsi untuk menyimpan semua barang keluar dan sebagai berikut rincian desainnya

Tabel 2. Desain Tabel Penjualan N

o

Nama Field Type Ukura n

Keteranga n

1 Nofaktur Text 15 Nomor

Faktur

2 Tgl Date/Tim

e Tanggal

3 KodeKonsume

n Text 5 Kode

Konsumen 4 NamaKonsume

n

Text 30 Nama

Konsumen

Barang

Barang 7 Jumlah Number Integer Jumlah 8 HargaJual Number Long

Integer

Harga Jual

9 Total Number Long

Integer Total

10 ID_ADMIN Text 5 Id Admin

Tabel Pelanggan terdiri dari 4 field yaitu Kode, Nama, Alamat, Tlp dan Kode sebagai Primary key, tabel pelanggan berfungsi untuk menyimpan seluruh data pelanggan dan berikut ini rincian desainnya

Tabel 3. Desain Tabel Pelanggan

No Nama

Field Type Ukuran Keterangan

1 Kode Text 6 Kode

Pelanggan

2 Nama Text 30 Nama

Konsumen

3 Alamat Text 50 Alamat

4 Tlp Text 12 Telepon

(7)

Tabel Login Admin desain tabel ini dimaksudkan sebagai sarana untuk Admin yang ingin menginput data atau ,menghapus data persediaan barang pada CV. Sejahtera Computer Palembang terdiri dari 9 field yaitu ID_ADMIN, NAMA, STATUS, PASS, EMAIL, QUESTION1, JAWAB1, QUESTION2, JAWAB2. akses ID_ADMIN sebagai primaykey.

Tabel 4. Desain Tabel Login

N

o Nama Filed Type Ukura

n Keterangan

1 ID_ADMIN Text 5 Id admin

2 NAMA Text 20 Nama

3 STATUS Text 15 Status

4 PASS Text 20 Password

5 EMAIL Text 30 Email

6 QUESTION1 Text 50 Question1

7 JAWAB1 Text 50 Jawab1

8 QUESTION2 Text 50 Question2

9 JAWAB2 Text 50 Jawab2

Tabel Pembelian terdiri dari 10 field yaitu Nofaktur, Tgl, KodeSuplier, NamaSuplier, KodeBarang, NamaBarang, Jumlah, Harga, Total, ID_ADMIN. tabel barang masuk berfungsi untuk menyimpan seluruh data barang masuk dan berikut ini rincian desainnya

Tabel 5. Desain Tabel Pembelian N

o Nama Field Type Ukuran Keterangan

1 Nofaktur Text 15 Nomor

Faktur

2 Tgl Date/Tim

e

Tanggal

3 KodeSuplier Text 6 Kode

Suplier

4 NamaSuplier Text 30 Nama

Suplier

Barang

7 Jumlah Number Long

Integer Jumlah

8 Harga Number Long

Integer Harga

9 Total Number Long

Integer

Total

10 ID_ADMIN Text 5 Id Admin

Tabel data Suplier terdiri dari 4 field yaitu KodeSuplier, NamaSuplier, Alamat, Tlp, tabel suplier berfungsi untuk menyimpan data suplier dan berikut ini rincian desainnya

Tabel 6. Desain Tabel Suplier

No Nama Field Type Ukuran Keterangan

1 KodeSuplier Text 7 Kode

Suplier 2 NamaSuplier Text 30 Nama

Suplier

3 Alamat Text 50 Alamat

4 Tlp Text 12 Telpon

3. HASIL 1. Menu Utama

Menu utama merupakan tampilan utama dari aplikasi yang dibuat, pada menu utama terdapat beberapa submenu pilihan yang dapat dipanggil dengan cara mengklik salah satu submenu tersebut. Tampilan dapat dilihat seperti gambar berikut ini.

Gambar 7. Menu Utama

2. Form Master Barang

Form master barang merupakan form yang berfungsi untuk mendata seluruh data barang yang ada pada CV Sejahtera Computer

(8)

Palembang. Desain ini juga berfungsi untuk mempermudah operasi terhadap data barang, Pendataan barang terdiri dari : Kode Barang, Nama Barang, Satuan, Harga Beli, Harga Jual dan Stok. Hasil penambahan data akan tersimpan pada file master barang.

Gambar 8. Form Master Barang

3. Form Master Supplier

Form master suplier Merupakan form yang berfungsi untuk mendata seluruh data suplier yang ada pada CV Sejahtera Computer Palembang. Desain ini juga berfungsi untuk mempermudah operasi terhadap data suplier, Pendataan suplier terdiri dari : Kode Supplier, Nama Supplier, alamat dan telepon. Hasil penambahan data akan tersimpan pada file master supplier.

Gambar 9. Form Master Supplier

4. Form Master Pelanggan

Form pelanggan merupakan form yang berfungsi untuk mendata seluruh data pelanggan yang ada pada CV Sejahtera Computer Palembang. Desain ini berfungsi untuk mempermudah operasi terhadap data pelanggan. Pendataan pelanggan terdiri dari : Kode Pelanggan, Nama Pelanggan, alamat dan telepon. Hasil penambahan data akan tersimpan pada file master pelanggan.

Gambar 10. Form Master Pelanggan

5. Form Master Admin

Form master admin merupakan form yang berfungsi untuk mendata seluruh data admin yang ada pada CV Sejahtera Computer Palembang. Desain ini juga berfungsi untuk mempermudah operasi terhadap data admin, Pendataan admin terdiri dari : Kode, Username, Status, Password, Email, Question1, Jawab, Question2 dan Jawab Hasil penambahan data akan tersimpan pada file master admin.

Gambar 11. Form Master Admin

6. Form Master Pembelian

Form master barang masuk merupakan form yang berfungsi untuk mendata seluruh data pembelian yang ada pada CV Sejahtera Computer Palembang. Desain ini juga berfungsi untuk mempermudah operasi terhadap data pembelian. Pendataan pembelian terdiri dari : No Faktur, Tanggal, Kode Suplier, Nama Suplier, Kode Barang, Nama Barang, Jumlah, Harga, SubTotal. Hasil penambahan data akan tersimpan pada file master barang masuk.

Gambar 12. Form Master Pembelian

7. Form Master Penjualan

Form master barang keluar merupakan form yang berfungsi untuk mendata seluruh data penjualan yang ada pada CV Sejahtera Computer Palembang. Desain ini juga berfungsi untuk mempermudah operasi terhadap data penjualan.

(9)

Pendataan penjualan terdiri dari : No Faktur, Tanggal, Kode Pelanggan, Nama Pelanggan, Kode Barang, Nama Barang, Jumlah, Harga, SubTotal. Hasil penambahan data akan tersimpan pada file master barang keluar

Gambar 13. Form Master Penjualan

8. Form Laporan Master Barang

Form laporan master barang digunakan untuk mencetak laporan data barang.

Gambar 13. Form Master Penjualan

9. Form Laporan Pembelian Barang

Form laporan barang masuk digunakan untuk mencetak laporan data barang masuk harian, mingguan, bulanan.

Laporan Barang MasukLaporan barang masuk dimulai dari laporan harian dengan memilih tanggal berapa yang akan dicetak.

Laporan mingguan memilih tanggal awal dan tanggal akhir. Laporan bulanan memilih bulan berapa dan tahun berapa yang akan dicetak.

Gambar 14. Form Laporan Pembelian Barang

10. Form Laporan Penjualan Barang

Laporan barang keluar dimulai dari laporan harian dengan memilih tanggal berapa yang akan dicetak. Laporan mingguan memilih tanggal awal dan tanggal akhir.

Gambar 15. Form Laporan Penjualan Barang

11. Laporan Master Barang

Gambar 16. Laporan Master Barang

12. Laporan Master Pembelian Barang a. Harian

Gambar 17. Laporan Pembelian Barang Harian

b. Mingguan

Gambar 18. Laporan Pembelian Barang Mingguan

c. Bulanan

Gambar 19. Laporan Pembelian Barang Bulanan

13. Laporan Penjualan Barang a. Harian

Gambar 20. Laporan Pembelian Barang Harian b. Mingguan

Gambar 21. Laporan Penjualan Barang Mingguan

c. Bulanan

Gambar 22. Laporan Penjualan Barang Bulanan

14. Form Ganti Password

Form ganti password digunakan untuk mengubah password admin dan user pada

(10)

aplikasi persediaan. Cara menggunakannya ketikkan nama user, password lama, masukkan password baru dan konfirmasi passord baru.

Gambar 23. Form Ganti Password

15. Form Backup Database

Form backup database digunakan untuk membackup semua data CV Sejahtera computer Palembang pada aplikasi persediaan agar tidak terjadinya kehilangan data akibat kerusakan sistem aplikasi.

Gambar 24. Form Backup Database

4. SIMPULAN

Setelah melakukan dan merumuskan pemecahan masalah yang dihadapi oleh CV Sejahtera Computer Palembang, maka dapat diambil kesimpulan yang menyangkut pelaksanaan dan pemanfaatan komputer khususnya pencatatan persediaan barang.

Dalam hal ini merupakan laporan hasil dari tugas akhir penulis. Adapun kesimpulan dari pembuatan tugas akhir ini adalah :

1. Aplikasi yang dihasilkan merupakan sebuah program aplikasi persediaan barang yang dibuat dengan menggunakan aplikasi pemrograman Visual Basic 6.0

2. Dengan adanya program aplikasi yang baru ini akan dapat meningkatkan kinerja para karyawan yang dapat memperlancar proses persediaan barang

pada CV Sejahtera Computer Palembang.

3. Informasi yang di hasilkan mengenai data barang, data supplier, data pelanggan, data barang masuk dan barang keluar yang dibuat ini memiliki ketelitian yang lebih baik serta data yang tersimpan keamanannya lebih terjamin.

DAFTAR RUJUKAN

Indrajani. (2011), Perancangan Basis Data dalam Allin1, PT. Elek Media Komputindo : Jakarta.

Sutabri, Tata. (2012). Konsep Sistem Informasi. Penerbit Andi Yogyakarta.

Sutabri, Tata. (2012). Analisis Sistem Informasi. Penerbit Andi. Yogyakarta.