ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI BASIS DATA PENJUALAN, PEMBELIAN, PERSEDIAAN BARANG PADA CV. MEGA UTAMA PERKASA

(1)

ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI BASIS DATA

PENJUALAN, PEMBELIAN, PERSEDIAAN BARANG PADA CV.

MEGA UTAMA PERKASA

Eko Liangdita Cietra

Bina Nusantara University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia

Rihan

Hartadi Gunawan Kusumo

Abstrak

Tujuan dari penelitian ini adalah membangun aplikasi basis data yang dapat menangani pengelolaan data pembelian, penjualan, dan persediaan barang pada CV. Mega Utama Perkasa yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan untuk mempermudah pengelolaan data perusahaan. Metode Penelitian yang digunakan untuk menganalisa kebutuhan sistem perusahaan yaitu metode analisis yang meliputi studi pustaka, pencarian fakta melalui wawancara, dan observasi. Adapun metode perancangan yang digunakan yaitu perancangan basis data konseptual, perancangan basis data logikal, dan perancangan basis data fisikal. Hasil yang dicapai dari penelitian ini adalah menghasilkan suatu rancangan basis data untuk CV. Mega Utama Perkasa

(2)

dan aplikasi yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan karena data tersimpan lebih terstruktur, terorganisir, dan menyediakan informasi yang tepat dan akurat serta dapat digunakan untuk kegiatan perusahaan. Simpulan yang didapat dari penelitian ini, antara lain memudahkan pengambilan keputusan untuk pengembangan perusahaan, meminimalisir tingkat kesalahan transaksi, serta mengkomputerisasi data-data dengan baik dan dapat dengan mudah dicari, diubah, dan diolah menjadi informasi oleh pengguna aplikasi.

Kata Kunci : analisis, perancangan, basis, data, penjualan, pembelian, persediaan.

1. Pendahuluan

1.1. Latar Belakang

Pada masa sekarang ini, perkembangan teknologi informasi sangat pesat dan merupakan salah satu faktor yang menyebabkan persaingan di dunia bisnis semakin ketat. Hal ini menyebabkan perusahaan-perusahaan dan organisasi-organisasi yang bergerak di dalam dunia bisnis berusaha untuk menerapkan teknologi informasi yang baik agar dapat menunjang aktivitas bisnisnya.

CV. Mega Utama Perkasa dalam kegiatan sehari-hari transaksi penjualan produk jadi, pembelian bahan baku, dan persediaan bahan baku dan produk jadi dilakukan secara semi terkomputerisasi, sehingga perusahaan mengalami kesulitan dalam menangani kegiatan operasional perusahaan dalam skala besar. Untuk membuat kinerja perusahaan menjadi lebih maksimal, CV. Mega Utama Perkasa berencana mengubah sistem yang sebelumnya semi terkomputerisasi menjadi terkomputerisasi.

(3)

Aplikasi basis data yang mencakup penjualan produk jadi, pembelian bahan baku, serta persediaan produk jadi dan bahan baku merupakan salah satu pemecahan permasalahan yang dihadapi oleh CV. Mega Utama Perkasa. Dengan adanya aplikasi basis data yang baik, perusahaan dapat menyimpan data dalam jumlah besar serta dapat mengolah dan menampilkan informasi data tersebut dengan cepat dan tepat.

Berdasarkan hal tersebut, maka dirancang sebuah aplikasi basis data guna mempermudah perusahaan dalam melakukan kegiatan operasional.

1.2. Ruang Lingkup

Ruang lingkup dari skripsi yang dilakukan di CV. Mega Utama Perkasa meliputi : • Sistem pembelian bahan baku dari supplier ke perusahaan tersebut dan

tercatat ke dalam proses transaksi pembelian bahan baku, laporan pembelian bahan baku perusahaan tersebut.

• Sistem penjualan produk jadi ke customer dan untuk mencatat proses transaksi penjualan produk jadi dan menghasilkan laporan penjualan produk jadi yang terjadi di perusahaan.

• Sistem persediaan bahan baku perusahaan untuk mengetahui persediaan bahan baku setelah terjadi transaksi pembelian bahan baku dan produksi produk jadi dalam perusahaan tersebut.

• Sistem persediaan produk jadi perusahaan untuk mengetahui persediaan produk jadi setelah terjadi transaksi penjualan produk jadi dan produksi produk jadi dalam perusahaan tersebut.

(4)

1.3. Tujuan & Manfaat

Tujuan penulisan skripsi ini, antara lain :

• Untuk menghasilkan suatu sistem penjualan produk jadi yang menggunakan aplikasi desktop yang dapat mempermudah penjualan produk jadi serta pembelian bahan baku.

• Untuk menghasilkan aplikasi berbasis data yang dapat membantu perusahaan dalam menghadapi permasalahan seperti inkonsistensi data, redudansi data, dan integrasi data.

Manfaat penulisan skripsi ini, antara lain :

• Memudahkan dalam pencarian dan pengolahan informasi pada perusahaan terutama dalam pengolahan informasi penjualan produk jadi, pembelian bahan baku, dan persediaan bahan baku dan produk jadi pada CV. Mega Utama Perkasa.

• Mempermudah bagi pemilik dan para karyawan dalam meninjau penjualan produk jadi, pembelian bahan baku, dan persediaan bahan baku dan produk jadi.

• Mengurangi faktor kesalahan manusia (human error) yang sering terjadi, karena dengan adanya aplikasi ini, semua informasi yang diolah tercatat secara terkomputerisasi (digital).

• Menunjang kegiatan operasional perusahaan berupa data yang lebih terstruktur dan terintegrasi, sehingga dapat menunjang kegiatan operasional perusahaan.

(5)

1.4. Permasalahan yang Dihadapi

Setelah melakukan analisis terhadap transaksi penjualan produk, pembelian bahan baku, produksi produk, dan persediaan bahan baku dan produk pada CV. Mega Utama Perkasa, dapat diidentifikasikan masalah-masalah yang dihadapi adalah sebagai berikut :

1. Masih menggunakan sistem yang semi terkomputerisasi dalam mengelola segala pembukuan dan data transaksi penjualan produk jadi, pembelian bahan baku, dan persediaan bahan baku dan produk jadi pada perusahaan. 2. Tingginya tingkat duplikasi data sehingga banyak data yang sama dan

tidak tahu data mana yang akan dipakai.

3. Proses pencarian data berlangsung lambat. Hal ini dikarenakan harus mencari berkas atau file-file yang tidak saling terintegrasi dan terpisah. 4. Hak akses pada file-file di CV. Mega Utama Perkasa belum dibatasi

sehingga karyawan yang tidak berkepentingan dapat mengakses file-file tersebut.

1.5. Alternatif Pemecahan Masalah

Dari analisis permasalahan yang dihadapi pada sub-bab di atas, alternatif pemecahan masalah yang diusulkan adalah sebagai berikut :

1. Merancang sebuah sistem basis data untuk mengelola data penjualan produk jadi, pembelian bahan baku, dan persediaan bahan baku dan produk jadi.

(6)

2. Membangun sebuah aplikasi basis data yang bertujuan untuk :

a. Melakukan input data pembelian bahan baku, penjualan produk jadi, persediaan bahan baku dan produk jadi yang disertai dengan validasi-validasi input, untuk meminimalisir terjadinya kesalahan penginputan data.

b. Membuat system authentication sehingga data perusahaan menjadi lebih aman dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan.

c. Membuat system authorization sehingga data perusahaan dapat dibatasi pada setiap masing-masing bagian.

d. Mempermudah pencarian data penjualan produk jadi, pembelian bahan baku, dan persediaan bahan baku dan produk jadi yang cepat dan akurat untuk pengguna.

e. Memantau jumlah persediaan bahan baku dan produk secara otomatis saat terjadi transaksi penjualan produk jadi, proses produksi produk jadi, atau pembelian bahan baku.

f. Mengolah data untuk membuat dan mencetak laporan sesuai periode yang diinginkan pengguna.

(7)

2. Metodologi

Metodologi yang digunakan dalam memperoleh data untuk penyusunan skripsi ini adalah : • Metode Fact Finding

a. Studi Pustaka

Meninjau berbagai kepustakaan untuk mendapatkan data-data yang dibutuhkan dari buku-buku yang ada di perpustakaan atau buku-buku lainnya.

b. Wawancara (interview)

Wawancara adalah teknik pencarian fakta yang biasanya sering digunakan. Wawancara dilakukan kepada pihak yang berkompeten untuk memberikan informasi yang diperlukan. Kemudian menganalisis hasil wawancara tersebut untuk mendapatkan gambaran mengenai masalah yang dihadapi, data yang dibutuhkan, yang berhubungan, dan persyaratan apa saja yang diperlukan dalam aplikasi basis data tersebut.

c. Observasi

Melakukan pengamatan langsung untuk memperoleh informasi yang diperlukan dalam penyusunan skripsi.

(8)

• Metode Database Life Cycle

Metode perancangan yang digunakan dilakukan secara terstruktur, antara lain:

a. Perancangan Basis Data

b. Perancangan Prototipe Aplikasi

c. Pemilihan DBMS

d. Implementasi

2.1. Perancangan Basis Data

2.1.1. Perancangan Basis Data Konseptual

Perancangan basis data konseptual adalah proses membuat model data konseptual dengan menggunakan hasil analisis transaksi yang ada dan pengumpulan kebutuhan aplikasi yang sebelumnya telah dilakukan.

(9)

(10)

2.1.2. Perancangan Basis Data Logikal

Perancangan basis data logikal adalah proses konstruksi suatu informasi yang digunakan dalam sebuah perusahaan berdasarkan sebuah model yang spesifik, tetapi bebas dari fakta-fakta DBMS dan pertimbangan-pertimbangan fisik lainnya.

(11)

(12)

2.1.3. Perancangan Basis Data Fisikal

Perancangan basis data fisikal merupakan proses pembuatan deskripsi implementasi basis data pada secondary storage, mencakup relasi-relasi dasar, organisasi file dan index yang digunakan untuk mencapai akses data yang efisien, beserta semua integrity constraints, dan langkah-langkah yang dilakukan untuk menjamin keamanan data. Perancangan basis data fisikal terdiri dari beberapa langkah yaitu:

1. Menerjemahkan model data logikal global untuk menjadi target DBMS

2. Merancang representasi fisik 3. Merancang user views

(13)

2.2. Perancangan Prototipe Aplikasi

2.2.1. Struktur Menu

Gambar 3 : Struktur Menu

2.2.2. Perancangan Input

Berikut adalah rancangan layar input dari aplikasi pembelian bahan baku, penjualan produk, dan persediaan bahan baku dan produk pada CV. Mega Utama Perkasa

(14)

LOGIN

Login Batal

Id Karyawan

Password 2.2.3.

Gambar 4 : Rancangan Layar Login

Gambar 5 : Rancangan Layar Menu Utama

Menu Utama

File Master Transaksi Laporan

(15)

Gambar 6 : Rancangan Layar Faktur Penjualan

<< Logo MUP >> Nomor Faktur Simpan & Cetak Faktur Penjualan << Tanggal & Jam >> Clear Kode Delivery Order Nama Customer Kode Customer Kota Alamat Customer Customer Detail

Kode Barang Nama Barang Qty (kg) Harga Satuan Subtotal

Total Diskon Grandtotal

(16)

(17)

(18)

2.3. Implementasi

2.3.1. Spesifikasi Perangkat Keras

Spesifikasi perangkat keras minimum yang dibutuhkan untuk menerapkan sistem aplikasi basis data pada CV. Mega Utama Perkasa yaitu :

a. Server

Processor : Pentium IV 2.0 GHz

Memory : 512MB

Harddisk : 80GB Monitor : SVGA 15”

Keyboard : Keyboard QWERTY

Mouse : Optical Mouse

Peralatan Jaringan : NIC (Network Interface Card)

b. Client

Memory : 512MB

(19)

2.3.2. Spesifikasi Perangkat Lunak

Spesifikasi perangkat lunak yang diusulkan untuk menerapkan sistem aplikasi basis data pada CV. Mega Utama Perkasa yaitu :

a. Server

Sistem Operasi : Microsoft Windows Server 2003 SP2 DBMS : Microsoft SQL Server 2008

Aplikasi : Microsoft Visual Studio 2008 Professional Edition

b. Client

Sistem Operasi : Microsoft Windows XP Service Pack 2 Aplikasi : .NET Framework 3.5

2.3.3. Jadwal Implementasi

Tabel 1 : Jadwal Implementasi

No. Kegiatan Minggu

1 2 3 4 5 6

1. Pengadaan perangkat keras dan perangkat lunak

X

2. Instalasi perangkat keras dan perangkat lunak

X

(20)

4. Pengujian sistem aplikasi data X X

5. Pelatihan bagi pengguna X X

6. Evaluasi terhadap sistem aplikasi basis data

X X

2.3.4. Tampilan Layar

(21)

Gambar 10 : Layar Menu Utama

(22)

(23)

Gambar 13 : Hasil Cetak Faktur Penjualan

3. Simpulan dan Saran

3.1. Simpulan

Berdasarkan analisis dan perancangan aplikasi basis data penjualan, pembelian, dan persediaan pada CV. Mega Utama Perkasa yang telah dilakukan, dapat disimpulkan bahwa :

1. Menunjang kegiatan operasional dikarenakan data yang tersedia telah terintegrasi.

2. Dengan menggunakan aplikasi sistem basis data yang baru ini, maka data penjualan produk jadi, pembelian bahan baku, dan persediaan bahan baku dan

(24)

produk jadi pada CV. Mega Utama Perkasa akan terkomputerisasi dengan baik dan meminimalisir kesalahan data pada saat melakukan transaksi penjualan produk jadi, pembelian bahan baku, dan persediaan bahan baku dan produk jadi.

3. Keamanan data lebih terjamin karena adanya hak akses sistem basis data sehingga basis data tidak dapat diakses oleh sembarang user.

3.2. Saran

Beberapa saran yang dapat digunakan untuk mendukung aplikasi sistem basis data yang diusulkan adalah sebagai berikut :

1. Membuat sistem barcode pada barang jadi yang dijual untuk memudahkan dalam pengisian data penjualan.

2. Memperluas cakupan program agar dapat mengintegrasikan semua fungsi yang ada di perusahaan, seperti human resources development, marketing, keuangan, dan lainnya.

3. Diperlukannya seorang administrator yang dapat memantau operasi aplikasi basis data ini, sehingga ketika terjadi kesalahan dapat diketahui dengan cepat dan dapat mengatasi permasalahan yang dihadapi.

(25)

4. Daftar Pustaka

[1] Connolly, Thomas and Begg, Carolyn. (2002). Database Systems: A Practical Approach

to Design, Implementation, and Management. (3rd Edition). California: Addison-Wesley Publishing Company, Inc.

[2] Date, C. J. (2000). An Introduction to Database Systems. (7th Edition). Singapore: Pearson Education Asia.

[3] Elmasri R., and Navathe S. (2000). Fundamentals of Database Systems. (3th Edition). New York: Addison Wesley.

[4] Kadir, Abdul. (2000). Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data. (Edisi Pertama). Yogyakarta: Andi.

[5] Mansfield, Richard. (2004). Visual Basic .NET Weekend Crash CourseTM. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.

[6] Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi. (Edisi Ketiga). Jakarta: Salemba Empat.

[7] Post, Gerald V. (2005). Database Management Systems: designing and building business

applications. (3th Edition). New York : McGraw-Hill.

[8] Wahana Komputer. (2006). Mengembangkan Aplikasi Database Berbasis SQL Server

dan Visual Basic dot Net. Jakarta: Salemba Infotek.

[9] Whitten, Jeffery L., Bentley, Lonnie D., Dittman, Kevin C. (2004). System Analysis and

(26)

ANALYSIS AND DESIGN DATABASE APPLICATION OF

SALES, PURCHASING AND INVENTORY OF PRODUCTS FOR

CV. MEGA UTAMA PERKASA

Eko Liangdita Cietra

Rihan

Hartadi Gunawan Kusumo

Abstract

The purpose of this study is to build a database application that can handle data management of purchases, sales, and inventory of goods on the CV. Mega Utama Perkasa is in accordance with the needs of the company to simplify the management of corporate data. The research method used to analyze the needs of the enterprise system is the method of analysis that includes the study of literature, fact-finding interviews, and observation. The design method used is the conceptual database design, logical database design, and physical database design. The result of this research is to produce a database design for the CV. Mega Utama Perkasa and applications that can improve the performance of the company because the stored data is more structured,

(27)

organized, and provide appropriate information and accurate and can be used for corporate activities. Conclusions obtained from this study, among others to facilitate decision making for enterprise development, to minimize the error rate of transactions, and computerize the data well and can be searched easily, modified, and processed into information by the application user.

Key Words : analysis, design, base, data, sales, purchases, inventory.

1. Preliminary

1.1. Background

Nowadays, the development of information technology is growth rapidly and become one of the factors that led to competition in the business and also worldwide more intense. This led to companies and organizations to applied their business to implement the information technology to support their business activities.

CV. Mega Utama Perkasa in daily activities of sales transactions of finished products, raw materials purchasing, and inventory of raw materials and finished products still using semi-computerized system. So that, companies have difficulties in handling the operational activities on large scale. To increase the performance of the company, CV. Mega Utama Perkasa plans to change the previously semi-computerized system to be semi-computerized.

A database application that includes the sale of finished products, raw materials purchasing, and inventory of finished products and raw materials is one of the solution for CV. Mega Utama Perkasa. With this database application, companies can save

(28)

large amount of data and can process and display data information quickly and accurate. Accordingly, then designed a database application to facilitate the company in its operational activities.

1.2. Scope

The scoope of the thesis conducted in CV. Mega Utama Perkasa are:

• System purchasing of raw materials from suppliers to the company and recorded the transaction into the transaction of purchased raw materials, report the purchase of raw materials of the company.

• System sales of finished product to the customer and recorded the transaction into the transaction of sales and generate sales report that occurred in this company.

• The inventory system of raw materials to find out amount of inventory of raw materials after purchase transaction and production in this company.

• The inventory system of finished products to find out amount of inventory of finished products after sales transaction and production of this company.

(29)

1.3. Objectives & Benefits

The objectives of this thesis, are:

• To produce a desktop application of sales system that can facilitate the sales of finished products and purchases raw materials.

• To produce database application that can assist companies in dealing with issues such as data inconsistency, data redundancy, and data integration.

The benefits of this thesis, are:

• Facilitate the search and processing of information in companies especially in information processing of sales of finished products, purchases of raw materials, and inventory of raw materials and finished products in CV. Mega Utama Perkasa

• Easier for owner and employees in reviewing the sales of products, purchases of raw materials, and inventory of raw materials and finished products.

• Reduce human error factor which is often happened, because with this application, all processed information recorded in computerized processing. • Support the operational activities of company with more structured and

(30)

1.4. The Problem Faced

After conducting an analysis of sales transactions, purchase of raw materials, production, and inventory of raw materials and finished product on CV. Mega Utama Perkasa, it can identified the problems faced are as follows:

1. Still using semi-computerized system for managing all transactions.

2. The high level of duplication of data, so that many of same data and do not know which data will be used.

3. Data search process was slow. This is because the need to find the files that are not integrated each other and separated.

4. Permissions of the files in the CV. Mega Utama Perkasa not limited to employees who are not concerned can access those files.

1.5. Alternative Solutions of Problems

From the analysis of the probles faced on the sub-section above, the alternative solutions proposed are as follows:

1. Designing a database system to manage data of sales finished products, purchases raw materials, and inventory of raw materials and finished products.

2. Build a database application which is aims to :

a. Perform data input of purchasing raw materials, product sales, inventory of raw materials and finisihed products with the input validation, to minimize the occurrence error while input data.

(31)

b. Authentication system that makes company more secure from the parties who are not concerned.

c. Authorization system that make data of the company can be distributed limited depend on their section.

d. Facilitate the search of product sales data, purchase of raw materials, and inventory of raw materials and finished products quickly and accurate to users

e. Monitoring the amount of raw materials and finished product automatically when there is sales transaction of finished products, production processes of products, or purchase of raw materials. f. Process data to create and print reports in accordance period that

the user wants.

2. Methodology

The methodology used in obtaining data for preparation of this thesis are: • Fact Finding Method

a. Library Studies

Reviewing various literature to obtain the required data from existing books in the library or other books.

(32)

Interview is a fact finding technique that is often used. Interviews were conducted to the competent authorities to provide the necessary information. Then analyze the results of these interviews to get an overview of the problems encountered, the required data, and what requirements are needed in the database application.

c. Observation

Direct observation to obtain the information required in the preparation of the thesis.

• Database Life Cycle Method

Design method conducted in a structured are:

a. Database Design

b. Design of Prototype Applications

c. Selection of DBMS

d. Implementation

2.1. Database Design

2.1.1. Conceptual Database Design

Conceptual database design is the process of constructing a model of the information used in an enterprise, independent of all physical considerations.

(33)

(34)

2.1.2. Logical Database Design

Logical database design is the process of constructing a model of the information used in an enterprise based on a specific data model, but independent of a particular DBMS and other physical considerations.

(35)

(36)

2.1.3. Physical Database Design

Physical database design is the process of producing a description of the implementation of the database on secondary storage. It describes the base relations, file organizations, and indexes used to achieve efficient access to the data, and any associated integrity constraints and security measures. Physical database design consists of several steps, are:

1. Translate global logical data model for target DBMS 2. Design physical representations

3. Design user views

(37)

2.2. Design of Prototype Applications

2.2.1. Menu Structure

Picture 3 : Menu Structure

2.2.2. Input Design

Here is screen design input from the application of the purchase of raw materials, product sales, and inventory of raw materials and finished products in CV. Mega Utama Perkasa

(38)

LOGIN

Login Batal

Id Karyawan

Password 2.2.3.

Picture 4 : Login Screen Design

Picture 5 : Main Menu Screen Design

Menu Utama

File Master Transaksi Laporan

(39)

Picture 6 : Faktur Penjualan Screen Design

<< Logo MUP >> Nomor Faktur Simpan & Cetak Faktur Penjualan << Tanggal & Jam >> Clear Kode Delivery Order Nama Customer Kode Customer Kota Alamat Customer Customer Detail

Kode Barang Nama Barang Qty (kg) Harga Satuan Subtotal

Total Diskon Grandtotal

(40)

(41)

(42)

2.3. Implementation

2.3.1. Hardware Specifications

Minimum hardware specifications required to implement a database application system in CV. Mega Utama Perkasa is:

a. Server

Memory : 512MB

Network Device : NIC (Network Interface Card)

b. Client

Memory : 512MB

(43)

2.3.2. Software Specifications

Minimum software specifications required to implement a database application system in CV. Mega Utama Perkasa is:

a. Server

Operating System : Microsoft Windows Server 2003 SP2 DBMS : Microsoft SQL Server 2008

Application : Microsoft Visual Studio 2008 Professional Edition

b. Client

Operating System : Microsoft Windows XP Service Pack 2 Application : .NET Framework 3.5

2.3.3. Implementation Schedule

Table 1 : Implementation Schedule

No. Activities Week

1 2 3 4 5 6

1. Procurement of software and hardware X

2. Installation of software and hardware X

3. Data conversion X

(44)

5. Training for users X X

6. Evaluation of database application systems

X X

2.3.4. Screen Display

(45)

Picture 10 : Main Menu Screen

(46)

(47)

Picture 13 : Printout of Faktur Penjualan

3. Conclusion and Suggestion

3.1. Conclusion

Based on the analysis and database design of product sales, purchase raw materials, and inventory of raw materials and finished products in CV. Mega Utama Perkasa, it can be concluded that:

1. Support operational activities due data have been integrated.

2. By using this database applications, the data of product sales, purchase raw materials, and inventory of raw materials and finished products in CV. Mega

(48)

Utama Perkasa will be computerized well and minimize errors during the operational activities.

3. Data security is guaranteed because there is privileges of the database system, so that database cannot accessed by any user who are not concerned.

3.2. Suggestion

Some suggestions that can be used to support database application proposed is as follows:

1. Creating a barcode system on finished product to facilitate in fulfilling the sales data.

2. Expand the scope of the program in order to integrate all the functions available on the company, such as human resources development, marketing, finance, and others.

3. The need for an administrator to monitor the operation of this database application, so that when mistakes happened can be detected quickly and can overcome the problems faced.

(49)

4. References