PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA
UNTUK MENGELOLA PENJUALAN,
PEMBELIAN, DAN PERSEDIAAN BARANG
PADA PT. RIZKI ADHIBUANA PERKASA
Aldrick Orlando
1, Ivan Pradana
2, Chelsea Beauty Kharisma
3,
Eka Miranda. S.Kom. MMSI
41,2,3,4
School of Information System
Jl. K.H. Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta 11480, Indonesia
de_rixz@hotmail.com, the_8_miles@yahoo.com, chelseabeauty07@yahoo.co.id, ekamiranda@binus.ac.id
ABSTRAK
Tujuan merancang model basis data untuk mengelola data penjualan, pembelian dan
persediaan barang yang menghasilkan laporan yang terkait pada proses penjualan, pembelian
dan persediaan barang. Metode penelitian yang kami lakukan yaitu mengetahui sistem yang
sedang berjalan di dalam perusahaan. Analis yang kami lakukan berdasarkan buku The
Database System Development Life Cycle menurut Connoly (2010). Hasil yang dicapai dalam
skripsi ini adalah rancangan basis data yang mampu mengelola data Penjualan, Pembelian dan
Persediaan Barang. Simpulan yang dicapai dari skripsi ini adalah rancangan basis data
penjualan dan persediaan barang yang dapat menyimpan data tersebut, memudahkan
pencariaan data, mempunyai sistem keamanan, dan memberikan informasi ketika jumlah
barang sudah mencapai stok minimum.
Kata Kunci: Perancangan, Basis Data, Penjualan, Pembelian, Persediaan Barang
ABSTRACT
The purpose of designing a database model to manage sales data, inventory purchasing and
generating reports related to sales process, purchasing and inventory. Methods of the research
we do is figure out a system that is running inside the company. Analysts that we do is based on
the book The Database System Development Life Cycle by Connolly (2010). The results achieved
in this thesis is the design of a data base that is able to manage data Sales, Purchasing and
Inventory. Conclusion reached from this thesis is the design of a data base of sales and supplies
that could save the data, the data search is easy, has a security system, and provide information
when the number of goods have reached the minimum stock.
PENDAHULUAN
PT. Rizki Adhibuana Perkasa merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan. Perusahaan ini di dirikan untuk pertama kalinya berdasarkan akta pendirian perseroan terbatas No. 19 oleh Notaris Miranti Tresnining Timur SH tertanggal 20 April 1996 dengan nomor SK menkeh RI tanggal 2 Juli 1995 No C-204, HT.03.01-Th 1995 dengan nama PT. RIZKI ADHIBUANA PERKASA. Dengan bertambahnya jumlah penjualan, pembelian dan persediaan barang pada perusahaan setiap tahunnya, maka diperluka suatu aplikasi basis data yang dapat mengelola data penjualan, data pembelian dan persediaan barang. Karena itu, maka dirancanglah suatu model basis data yang mengelola data penjualan, pembelian dan persediaan barang pada PT. RIZKI ADHIBUANA PERKASA. Aplikasi ini bertujuan untuk melakukan pengolahan data dan pembuatan laporan persediaan barang yang diperlukan baik bagi perusahaan sendiri maupun bagi pelanggan.
Kajian pustaka kami mengacu pada jurnal yang berjudul “ Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Persediaan, Pembelian dan Penjualan pada Toko Sinar Jaya “ oleh Wawan Saputra (2010). Jurnal tersebut membahas proses penjualan, pembelian dan persediaan barang dengan tidak menggunakan metode The Database System Development Life Cycle sebagai landasan untuk merancang basis data.
METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang dilakukan adalah mengidentifikasi objek penelitian yang meliputi aktifitas, teknik pengambilan keputusan dan pengumpulan serta model solusi yang akan dibangun dimana kami survey atas sistem yang sedang berjalan, untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan di dalam perusahaan maka penulis melakukan survey secara langsung dating ke perusahaan dengan melihat bagaimana proses kkerja sistem setelah itu melakukan wawancara yang dilakukan Tanya jawab dengan bagian yang terkait. Kami juga melakukan observasi yang dilakukan ke bagian terkait dengan penjualan dan persediaan untuk mengamati sistem yang sedang berjalan sekaligus mempelajari dokumen-dokumen yang ada, guna bahan masukan untuk penelitian dan penulisan.
HASIL DAN BAHASAN
Hipotesis yang kami gunakan adalah basis data mampu mengontrol redudansi data, mampu mengintegrasikan data, mampu mengontrol hak akses user dan mampu untuk mencari data histori transaksi perusahaan. Untuk dapat mencapai tujuan tersebut, awalnya kami harus membuat definisi sistem untuk mengetahui ruang lingkup yang akan kami bahas. Dari hipotesis kami, maka munculah basis data dan program aplikasi untuk mengelolanya.
System Definition
Gambar ini menjelaskan tentang sistem definisi pada perusahaan batasan sistem atau system boundary merupakan tahap definisi batasan-batasan dan ruag lingkup dari sistem basis data, dilihat dari sudut pandang pihak pengguna (User)
Gambar 1 Gambar System Definition
Keterangan:1. Pelanggan berhubungan dengan Bagian Pengiriman, Bagian Marketing dan Bagian Keuangan. 2. Bagian Administrasi berhubungan dengan Bagian Pembelian, Bagian Marketing, Bagian
Keuangan, dan Bagian Pengiriman serta memberikan laporan ke Manajer.
3. Bagian Pengiriman berhubungan dengan Pelanggan, Bagian Marketing, Bagian Administrasi dan Bagian Keuangan.
4. Bagian Keuangan berhubungan dengan Pelanggan, Bagian Administrasi dan Bagian Pengiriman 5. Bagian Pembelian berhubungan dengan Pemasok, Bagian Administrasi,serta memberikan laporan
ke Manajer.
Requirement collection and analysis
Tabel ini menjelaskan tentang Kebutuan yang diperluanTabel 1 Tabel Requirement collection and analysis
Data
Tipe
Bagian
Marketing
Bagian
Keuangan
Bagian
Pengiriman
Bagian
Administrasi
Bagian
Pembelian
Manajer
Barang
Query
x
x
View
X
x
Surat
Laporan
x
Pelanggan
Query
x
View
X
x
Surat
Laporan
Karyawan
Query
x
View
Surat
Laporan
TR_Pemes
anan
Query
X
View
Surat
Laporan
x
Pemasok
Query
x
x
View
Surat
Laporan
TR_Penju
alan
Query
x
View
Surat
Laporan
x
TR_Permi
ntaan
Query
x
x
View
Surat
Laporan
x
TR_Penag
ihan
Query
x
View
Surat
Laporan
x
TR_Pemb
ayaran_Pe
masok
Query
x
View
Surat
Laporan
x
x
TR_Pengir
iman
Query
x
View
Surat
x
Laporan
x
Rancangan TransaksiHal ini dilakukan untuk melihat cara kerja dari hasil suatu transaksi
Tabel 2 Rancangan Transaksi
Desain
Transaksi
Tabel yang di
gunakan
Fungsi
Transaksi
Hasil
dari
Transaksi
Tingkat
Kepentingan
terhadap
User
Rating
Pemakaian
TR_Pemesa
nan
Tabel Pelanggan
Transaksi
digunakan
untuk
mengelola,
mencari
dan
mengetahui
status
Pemesanan.
Cetak
Pemesanan
Sangat
Penting
Tinggi
Tabel Barang
TR_Permint
aan
Tabel Pemasok
Transaksi
digunakan
untuk
mengelola,
mencari
dan
mengetahui
Permintaan
Barang
Cetak
Permintaan
Barang
Penting
Tinggi
Tabel Barang
Tabel
Pembayaran_Pe
masok
TR_Penjuala
n
Tabel Pelanggan Transaksi
digunakan
untuk
mengelola,
mencari
dan
mengetahui
status Penjualan
dan
Keluar
Barang
Cetak
dan
Laporan
Penjualan
Penting
Tinggi
Tabel Karyawan
Tabel Posisi
Tabel Barang
Tabel
TR_Pemesanan
TR_Pengiri
man
Tabel
TR_Penjualan
Transaksi
digunakan
untuk
mengelola,
mencari
dan
mengetahui
Pengiriman.
Cetak
data
Pengiriman
Penting
Tinggi
Tabel
TR_Pemesanan
Desain
Transaksi
Tabel yang di
gunakan
Fungsi
Transaksi
Hasil
dari
Transaksi
Tingkat
Kepentingan
terhadap
User
Rating
Pemakaian
TR_Penagih
an
Tabel
TR_Penjualan
Transaksi
digunakan
untuk
Cetak
Penagihan
Sangat
Penting
Tinggi
mengelola,
mencari
dan
mengetahui
status Tagihan.
TR_Penggaj
ian
Tabel Karyawan
Transaksi
digunakan
untuk
mengelola,
mencari
dan
mengetahui
status
Penggajian.
Cetak
dan
Laporan
Penggajian
Penting
Tinggi
Tabel Posisi
TR_Pembay
aran_Pemas
ok
Tabel
TR_Permintaan
Transaksi
digunakan
untuk
mengelola,
mencari
dan
mengetahui
status
Pembayaran
Pemasok
Cetak
dan
Laporan
Pembayaran
Pemasok
Penting
Tinggi
Diagram Relasi Entitas (Entitas Relation Diagram)
normalisasi di lakukan maka kita akan mencocokna haslnya dengan ERD, hal iniperlu di lakukan karena agar penambahan entitas dapat terlihat. ERD di buat agar tidak terjadi redudansi data.
Rancangan Mekasisme Keamanan
Tabel 3 Mekanisme Keamaan
Entitas / User
Admin
Penjualan
Pembelian
Keuangan
I
R
U D I
R U D I
R U D I
R U D
Pelanggan
X
X
X
X X X
Barang
X
X
X
X
X X
Karyawan
X
X
X
TR_Pengiriman
X
X
X X
Pemasok
X
X
X
X X
TR_Pemesanan
X
X
X X
Detail_Pesan_Barang
X
X
X X
TR_Permintaan
X
X
X X
TR_Penjualan
X
X
X X
Detail_Penjualan
X
X
X X
Detail_Permintaan_Ba
rang
X
X
X X
TR_Pembayaran_Pem
asok
X
X
X X
Detail_Pembayaran_P
emasok
X
X
X X
TR_Penagihan
X
X
X X
X
Detail_Penagihan
X
X
X X
X
Propinsi
X
X
X
Kota
X
X
X
Jabatan
X
Kategori_Barang
X
X
X
X
Kontak
X
X
X
X
X
Jenis_Pembayaran
X
X
X
Hasil Aplikasi
Gambar di bawah ini adalah rancangan layar yang ada dalam transaksi penjualan
Gambar 4 Rancagan Layar Pengiriman
SIMPULAN DAN SARAN
Setelah pembahasan-pembahasan dalam perancangan basis data untuk mengelola data penjualan, pembelian dan persediaan barang pada karyawan yang terdapat pada PT. RIZKI ADHIBUANA PERKASA, maka kesimpulan yang didapat adalah, Model basis data telah mengelola dan mengolah data penjualan, pembelian dan persediaan barang. Hal ini dilakukan dengan membuat rancangan User Interface yang memudahkan user dalam mengelola data (select, insert, update, delete) serta mengolah data penjualan, pembelian dan persediaan barang. Perusahaan mengalami kesulitan dalam pencarian data histori perusahaan seperti seperti data permintaan barang, data pelanggan dan data lainnya. Dengan adanya permasalahan tersebut, aplikasi basis data mampu untuk menampilkan data histori perusahaan karena data telah disimpan di dalam basis data. Aplikasi basis data juga mengontrol akses pengguna dengan memberikan pembatasan kepada pengguna dalam mengakses data. Pengguna harus login terlebih dahulu dan hanya dapat mengakses data sesuai dengan hak dan wewenang yang telah diberikan Manajer berdasarkan bagiannya masing-masing. Merancang aplikasi basis data yang dapat memberikan informasi ketika jumlah barang kurang dari stok minimum.
Saran yang dapat dijadikan masukkan bagi PT. RIZKI ADHIBUANA PERKASA: Melakukan backup file-file yang penting bagi perusahaan sebaiknya dilakukan setiap akhir bulan untuk mengantisipasi apabila terjadi kerusakaan pada sistem maupun database. Perlunya pelatihan terhadap operator yang akan menggunakan aplikasi ini, sehingga operator baru dapat memahami aplikasi yang dibuat.
REFERENSI
Connolly, T & Begg, C (2010). Database Systems, A practical Approach To Design, Implementtation, And Management .Fifth Edition. New York : Pearson.
Indrajani (2011). Perancangan Basis Data dalam All in 1. Jakarta : PT. Elex Media Komputindo.
Egberi, K. A., Egberi, E. O (2011). International Journal of Economic Development Research and Investment. Inventory Control and Management as Effective and Efficient Tools in Achieving Organizational Growth in Nigeria : A Case Study of Eternit Limited, Sapele, Delta State. diakses 10 Desember 2012 dari http://ebookbrowse.com
RIWAYAT PENULIS
Aldrick Orlando lahir di kota Jakarta pada tanggal 13 November 1989. Penulis adalah mahasiswa Universitas Bina Nusantara yang sedang dalam program studi Strata 1 (S1) dalam bidang Sistem Informasi. Sampai saat pembuatan skripsi ini penulis masih aktif sebagai mahasiswa Universitas Bina Nusantara dan belum bekerja.
Ivan Pradana lahir di kota Jakarta pada tanggal 09 September 1991. Penulis adalah mahasiswa universitas Bina Nusantara yang sedang dalam program studi S1 dalam bidang Sistem Informasi. Sampai saat pembuatan skripsi ini penulis masih aktif sebagai mahasiswa Universitas Bina Nusantara dan belum bekerja.
Chelsea Beauty Kharisma lahir di kota Rangkasbitung pada tanggal 05 Desember 1991. Penulis adalah mahasiswa universitas Bina Nusantara yang sedang dalam program studi S1 dalam bidang Sistem Informasi. Sampai saat pembuatan skripsi ini penulis masih aktif sebagai mahasiswa Universitas Bina Nusantara dan belum bekerja.
