APLIKASI SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN
MURAKABANA FURNITURE YOGYAKARTA
Naskah Publikasi
diajukan oleh Sekarningtyas Dewi Utami
08.12.3320
kepada
JURUSAN SISTEM INFORMASI
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
INFORMATION SYSTEM APPLICATION OF EMPLOYEE’S SALARY AT MURAKABANA FURNITURE YOGYAKARTA
APLIKASI SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN PADA MURAKABANA FURNITURE YOGYAKARTA
Sekarningtyas Dewi Utami NIM. 08.12.3320
Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta
ABSTRACT
From the analyzed of data or information that got about the urgent needs in
producing employees data processing application MURAKABANA FURNITURE
YOGYAKARTA saves same data to process the salary data processing. After that all the data insert into computer though Ms. Excel application.
Based on the interview result with the staff that handles salary data processing, this
program cannot run well to process employee‘s salary data this thing becomes problem because cause the late information and loose data. System to improve works performance.
The methodology that used to design that nim computerized system are the analyzing of current system, design the new system, make a system program, and testing the new system. The application that is got from this program is the information system
application of employee’s salary at MURAKABANA FURNITURE YOGYAKARTA by using Visual Basic 6.0. This application produces employee’s biodata report, salary data report that consist of the whole salary data report, grouping salary data report and journal.
1. PENDAHULUAN
Perkembangan dunia usaha dan dunia ilmu pengetahuan teknologi yang semakin meningkat, maka dibutuhkan suatu alat yang dapat menjalankan semua aktivitas tersebut. Sehingga dengan kehadiran komputer sebagai alat untuk pengolahan data maupun perancangan model sistem sangatlah tepat yang berlandaskan pada teori.
Dari hasil analisa terhadap data atau informasi yang diperoleh terdapat kebutuhan yang mendesak akan ketersediaan suatu program aplikasi pengolahan data karyawan. Untuk melakukan proses pengolahan data gaji karyawan pada Murakabana Furniture dilakukan dengan cara menyimpan data tersebut sebagai arsip, kemudian data tersebut dimasukkan ke dalam komputer melalui aplikasi Ms. Excel. Berdasarkan dari data hasil wawancara dengan petugas yang menangani masalah penggajian karyawan ini, bahwa kemampuan SDM dalam menggunakan Ms. Excel sangat rendah. Akibatnya program ini tidak dapat dimanfaatkan secara baik untuk mengolah data gaji karyawan ini. Hal inilah yang menjadi kendala karena menimbulkan keterlambatan informasi dan kehilangan data. Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, diperlukan adanya sistem yang
terkomputerisasi yang baru untuk meningkatkan efisiensi kerja.
Dengan adanya kesempatan ini, penulis mengadakan penelitian yang dilakukan selama ini dan dituangkan dalam bentuk tulisan. Dan untuk menunjang kegiatan administrasi Murakabana Furniture penulis mencoba membuat suatu Sistem Informasi “Aplikasi Sistem Informasi Penggajian Karyawan Pada Murakabana Furniture Yogyakarta” dimana sistem ini merupakan bagian dari proses pelayanan kecepatan informasi.
2. DASAR TEORI
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut: Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
diterima, karena kenyataanya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem. Sebagai contoh sistem akutansi yang terdiri dari subsistem akuntasi penjualan, subsistem akuntasi pembelian, subsistem akuntasi penggajian. Komponen-komponen atau subsistem-subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai. (Jogiyanto, 1995:2).
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat mendatang. Informasi itu sendiri memiliki cirri-ciri seperti berikut :
1. Benar atau salah. Dalam hal ini, informasi berhubungan dengan kebenaran terhadap kenyataan. Jika penerima informasi yang salah mempercayainya, efeknya seperti kalau informasi itu benar.
2. Baru. Informasi benar-benar baru bagi si penerima.
Tambahan. Informasi dapat memperbaharui atau memberikan perubahan terhadap informasi yang telah ada.
3. Korektif. Informasi dapat digunakan untuk melakukan koreksi terhadap informasi sebelumnya yang salah atau kurang benar.
Pengertian Sistem Informasi
Sesungguhnya yang dimaksud dengan sistem informasi tidak harus melibatkan komputer. Sistem informasi yang menggunakan komputer biasa disebut sistem informasi berbasis komputer (Computer-Based Information System atau CBIS). Dalam prakteknya, istilah sistem informasi lebih sering dipakai tanpa embel-embel berbasis komputer walaupun dalam kenyataan komputer merupakan bagian yang penting.
3. ANALISIS
Analisa yang dipaparkan dalam pembahasan ini merupakan gambaran secara keseluruhan kendala-kendala yang ada dalam sistem penggajian karyawan pada Murakaban Furniture. Untuk mengetahui permasalahan tersebut maka disusun beberapa analisa yang dibutuhkan, yaitu :
Analisis Kelemahan Sistem
Analisis Kinerja (Performance)
PARAMETER HASIL ANALISIS
Troughput
a) Kinerja pada sistem lama cenderung mengalami keterlambatan dalam memberikan informasi mengenai pencairan gaji karyawan, terkadang data gaji yang sudah terdata namun belum bisa dicairkan karena sistem administrasi yang belum tertata rapi.
b) Mengalami keterlambatan dalam pembuatan laporan mengenai data karyawan yang menerima gaji.
Respon time
Pada sistem yang lama waktu tanggap dalam pencairan gaji sangat lambat sehingga masih terjadi antrian dan kurang efektif. Banyaknya kegiatan pencatatan yang dilakukan seperti mengetik, menggandakan, menghitung, mencocokkan data menyebabkan semakin penjangnya waktu tanggap sistem.
Analisis Informasi (Information)
PARAMETER HASIL ANALISIS
Akurat
Informasi yang ada, maupun laporan-laporan mengenai data pencairan gaji tidak dapat langsung diperoleh karena laporan-laporan tersebut dibuat setiap minggu bahkan terkadang bisa sampai satu bulan untuk memprosesnya dan pembuatan laporan masih manual dengan mencocokkan arsip yang ada.
Informasi yang disampaikan masih memiliki tingkat kesalahan yang besar, karena masih diproses secara manual sehingga dapat dikatakan sistem tersebut belum akurat.
Tepat Waktu Informasi yang dihasilkan harus menunggu dari hasil mencocokkan arsip yang lama.
Analisis Ekonomi (Economy)
PARAMETER HASIL ANALISIS
Biaya dan Keuangan
Penggunaan kertas, tinta dan alat tulis lainnya untuk proses pengolahan data dan laporan serta penyimpanan dokumen sangat boros karena jika terjadi kesalahan tidak dapat digunakan lagi dan diharuskan mengganti dengan yang baru.
Analisis Pengendalian (Control)
PARAMETER HASIL ANALISIS
Perawatan Perawatan aplikasi secara berkala dan penambahan fitur untuk mengingkatkan mutu pelayanan.
Pengembangan Pengembangan fitur sangat diperlukan untuk membantu proses kinerja adminstrasi.
Analisis Efisiensi (Efficiency)
PARAMETER HASIL ANALISIS
Waktu Pada sistem yang lama pendataan masih dilakukan secara manual sehingga terjadi pemborosan waktu.
Analisis Pelayanan (Service)
PARAMETER HASIL ANALISIS
Kehandalan
Hasil Analisis Kelayakan Ekonomi
Metode Hasil Keputusan Keterangan
Payback Periode 1 tahun 4 bulan 10 hari
Layak Investasi yang ditanamkan pada rancangan sistem ini akan mencapai titik impas (Break Even Point) pada waktu 4,3 bulan (1 tahun 4 bulan 10 hari), yang berarti bahwa pada tahun ke-2 mulai dapatmengambil keuntungan dari sistem tersebut.
Pengambilan Investasi
35,74% Layak Proyek Investasi tersebut mempunyai ROI lebih besar dari 0 dan akan menghasilkan keuntungan 35,74% maka proyek tersebut dapat diterima kelayakannya.
Nilai Sekarang Bersih
Rp. 3.651.408,-. Layak NPV > 0. Maka keuntungan yang akan diperoleh perusahaan sebesar Rp. 3.651.408,-.
Flowchart Sistem Informasi Yang Diusulkan
Data Flow Diagram Sistem Informasi Level 0
Data Presentasi Data Jabatan Data Karyawan Data Pencairan Gaji Data Lembur
Input Data
Presentasi Input Data Jabatan
Input Data
Presentasi Jabatan Karyawan Pencairan Gaji Lembur
Pembuatan Laporan Karyawan
Laporan Pencairan Gaji
Laporan Karyawan Laporan Gaji Pembuatan Laporan
Pegawai
Pembuatan Laporan Jabatan
Laporan Pegawai Laporan Jabatan
Pembuatan Laporan Pegawai
Laporan Pegawai
Data Flow Diagram Sistem Informasi Level 1
Presensi Olah Data Karyawan
Olah Data
Karyawan PencairaData
2. From Menu Utama
4. Form Karyawan
6. From Lembur
1. From Laporan Data Jabatan
3. Laporan Data Presensi
5. Laporan Data Pencairan Gaji
4. KESIMPULAN
Setelah melakukan analisis terhadap sistem yang berjalan pada Murakabana Furniture Yogyakarta khususnya bagian administrasi penggajian karyawan dan berdasarkan data-data, masalah yang dihadapi, maka dapat disimpulkan bahwa sistem lama kurang akurat, tidak tepat waktu dan tidak relevan dalam menyajikan informasi. Sedangkan sistem baru lebih efektif, akurat, tepat waktu dan relevan dalam menyajikan informasi ketika dibutuhkan. Penggunaan sistem baru pada adminstrasi Murakabana Furniture Yogyakarta dapat membantu :
1. Aplikasi Sistem Informasi Penggajian Karyawan Pada Murakabana Furniture Yogyakarta, pengolahan datanya masih dilakukan secara manual dimana output yang berupa informasi atau laporan masih berupa arsip-arsip yang jumlahnya sangat banyak. Sehingga seringkali terjadi keterlambatan dalam penyampaian informasi kepada pihak pimpinan maupun pelayanan kepada karyawan.
2. Mengurangi tingkat kesalahan pada proses pemasukkan data.
3. Dengan menerapkan sistem baru yang terkomputerisasi beban pekerjaan pimpinan menjadi lebih ringan. Sehingga kinerja administrasi lebih meningkat dan pencairan data akan lebih mudah. Data yang tersusun rapi dalam database membuat penggajian manjadi lebih cepat. Serta pengendalian laporan akan lebih mudah dan tepat waktu.
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi.
Arief, M.Rudiyanto. 2006. Pemograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL Dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Penerbit Andi.
H.M, Jogiyanto. 1995. Pengenalan Komputer. Bandung: Informatika Bandung.
Kusrini.2006.Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Penerbit Andi Sunyoto, Andi. 2007. Pemograman Database Dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.
