xvii BAB II
URAIAN TEORITIS
2.1 Pentingnya Sistem Laporan Pendataan F&BCost Control
Dari segi etimologi, kata sistem sebenarnya berasal dari bahasa Yunani yaitu
“Systema”, yang dalam bahasa inggris dikenal dengan “system”. Menurut
berbagai literatur, sistem mempunyai suatu pengertian yaitu bagian atau
komponen yang saling berhubungan secara teratur dan merupakan satu
keseluruhan yang tidak terpisahkan. Menurut filsuf Stoa, sistem adalah
gabungan keseluruhan langit dan bumi yang bekerja bersama-sama, sehingga
dapat kita lihat bahwa sistem terdiri dari unsur-unsur yang bekerjasama
membentuk suatu keseluruhan dan apabila salah satu unsur tersebut hilang
atau tidak berfungsi, maka gabungan keseluruhan tersebut tidak dapat lagi kita
sebut suatu sistem (Ikhsan Arfan, 2008: 21-22).
2.2 AlasanMembangunSistem Laporan Pendataan F&B Cost Control
Hotel sebagai suatu unit bisnis yang menawarkan jasa kamar,
makanan, minuman serta berbagai jasa lain yang kesemuanya dimaksudkan
untuk melayani tamu. Pendapatan jasa kamar memberikan kontribusi kurang
lebih 65% dari total pendapatan hotel, dan pendapatan kedua terbesar dari
makanan dan minuman yang memberikan kontribusi kurang lebih 30%,
kisaran persentase harga pokok sangat tergantung pada jenis kelas hotel dan
Khusus makanan dan kisaran harga pokok 30 - 40% dari harga jual,
sementara untuk minuman antara 25 - 30 dari harga jual, data ini berdasarkan
hasil laporan keuangan beberapa hotel dikawasan wisata bali. Untuk mencapai
sasaran pendapatan maka hotel dan restaurant memelukan sistem
pengendalian harga pokok sebagai panduan manajemam, dari segi menu
didapatkannya konsistensi cita rasa, takaran, penampilan, dan mutu bahan
baku yang digunakan.
Dalam system pengendalianhargapokokF&B Cost
Controlharusselaludipantaugunamemastikanbahwasemuafungsi yang terlibatdalampenangananhargapokokF&BCost Controlitubekerjadenganbaik.
Sistem ini dapat terus dikembangkan agar harga pokok F&B Cost
Controlyang dicapai dapat digunakan sebagai dasar untuk menentukan penawaran harga yang lebih bersaing.
Guna pengembangan system pengambangan ini menejemen perlu
mengkaji semua fungsi atau pun bagian hotel yang terlibat dengan
penanganan harga pokok F&B Cost Control, seperti bagian pembelian,
penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran, pra-penyiapan dan penyimpanan,
penjualan dan akuntansi penjualan, serta produser pengendalian harga pokok.
Dampak pengembangan system pengendalian untuk setiap fungsi
harus dikaji secara mendalam sehingga benar-benar memberikan manfaat
xix 2.3 Pengertian Hotel
Secara harfiah, kata Hotel dulunya berasal dari kata HOSPITIUM
(bahasa latin), artinya ruang tamu. Dalam jangka waktu yang cukup lama,
kata hospitium mengalami proses perubahan pengertian, kata tersebut
digunakan untuk membedakan antara Guest House dengan Mansion House
(rumah besar) yang berkembang pada saat itu, maka rumah-rumah besar
disebut dengan Hostel. Rumah-rumah besar atau hostel ini disewakan kepada
masyarakat umum untuk menginap dan beristirahat sementara waktu, yang
selama menginap para penginap dikoordinator oleh seorang host, dan semua tamu-tamu yang (selama) menginap harus tunduk kepada peraturan yang
dibuat atau ditentukan oleh host (host hotel).
Sesuai dengan perkembangan dan tuntutan orang-orang yang ingin
mendapatkan kepuasan, tidak suka dengan aturan atau peraturan yang terlalu
banyak sebagaimana dalam hostel, kata hostel lambat laun mengalami
perubahan. Huruf “s” pada kata hostel tersebut menghilang atau dihilangkan
orang, sehingga kemudian kata hostel berubah menjadi hotel seperti apa yang
kita kenal sekarang.
Sebagaimana telah dijelaskan di atas, kata hotel berasal dari kata
hostel, kata tersebut konon diambil dari bahasa Perancis kuno. Bangunan
publik ini sudah disebut-sebut sejak akhir abad ke-17. Maknanya berarti,
“bangunan penyedia pondokan dan makanan untuk umum”. Jadi, pada
mulanya hotel memang diciptakan untuk melayani masyarakat.
Hotel adalah suatu perusahaan yang dikelola oleh pemiliknya dengan
menyediakan pelayanan makanan, minuman, dan fasilitas kamar untuk tidur
kepada orang-orang yang sedang melakukan perjalanan dan mampu
membayar jumlah yang wajar sesuai dengan pelayanan yang diterima tanpa
adanya perjanjian khusus. Sedangkan pengertian hotel yang dimuat oleh
Grolier Electronic Publishing Inc. (1995), menyebutkan bahwa: Hotel adalah
usaha komersial yang menyediakan tempat menginap makanan, dan
pelayanan-pelayanan lain untuk umum.
Dengan mengacu pada pengertian-pengertian tersebut di atas, dan
untuk menertibkan perhotelan di Indonesia, Pemerintah menurunkan
peraturan yang dituangkan dalam surat keputusan Menparpostel No. KM
37/PW.340/MPPT-86, tentang Peraturan Usaha dan Penggolongan Hotel. Bab
I, Pasal I, Ayat (b) dalam SK tersebut menyebutkan bahwa: “Hotel adalah
suatu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagian atau seluruh bangunan
untuk menyediakan jasa penginapan, makanan dan minuman serta jasa
penunjang lainnya bagi umum yang dikelola secara komersil”.
Kata ‘akomodasi’ yang diserap ke dalam bahasa Indonesia dari kata
bahasa Inggris Accomodation memiliki beberapa makna. Di dalam kamus Inggris-Indonesia karangan Echols dan Shadily tercantum tiga makna, yakni
1. pertolongan, bantuan,
xxi
3. pergunaan.
Ketiga makna itu tidak ada kaitannya dengan maksud kata
‘akomodasi’ dalam ayat di atas. Makna ‘penginapan’ menurut kamus itu ialah
accommodations (memakai –s). Penjelasan ‘akomodasi’ tercantum dalam Bab I, Pasal I, Ayat (a) sebagai berikut: “Akomodasi adalah wahana untuk
menyediakan pelayanan jasa penginapan, yang dapat dilengkapi dengan
pelayanan makan dan minum serta jasa lainnya.
Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa, hotel adalah:
1. Suatu jenis akomodasi;
2. Menggunakan sebagian atau seluruh bangunan yang ada;
3. Menyediakan jasa penginapan, makanan dan minuman serta jasa penunjang
lainnya;
4. Disediakan bagi umum;
5. Dikelola secara komersial, yang dimaksud dengan dikelola secara komersial
adalah, dikelola dengan memperhitungkan untung atau ruginya, serta yang
utama adalah bertujuan untuk mendapatkan keuntungan berupa uang sebagai
tolok ukurnya.
Pengertian hotel menurut keputusan Menparpostel tersebut di atas, hendaknya
dibedakan dengan penginapan atau losmen, dimana dalam keputusan Menteri
Pariwisata, Pos dan Telekomunikasi tersebut dijelaskan (pasal 2) bahwa penginapan
atau losmen tidak termasuk dalam pengertian hotel. Pengertian penginapan atau
losmen, adalah suatu komersial yang menggunakan seluruh atau sebagian dari suatu
sewa kamar untuk menginap. Dengan demikian bedanya dengan hotel adalah, bahwa
penginapan tidak menyediakan pelayanan makanan dan minuman, serta jasa
penunjang lainnya.
2.4PengertianCost Control
Cost controlmerupakanupayamemeliharaketentuan –ketentuan yang
telahditetapkan agar tidakterjadipenyimpangandalamoperasional.
Pengendalianterhadapprodukmakanan, bertujuan agar
produktersebutsesuaidenganketentuan yang telahditetapkanmanajemenbaikdarisegi
rasa, kualitasdankuantitas.Pengendalianatasproduk, bertujuan agar F&B Cost Control
yang disiapkanuntuktamumemenuhistandar yang telahditetapkanolehmanajemen,
baikdarisegikebersihan, maupunkelengkapannya.
Pada bisnis hotel dan retauran yang dimaksud dengan Harga pokok makanan
dan minuman adalah harga semua bahan makanan yang digunakan
ujtukmmemproduksi suatu jenis makanan. Harga pokok langsung
dikompensasikan pada penjualan makanan yang terjadi. Biaya - biaya lain
seperti biaya tenaga kerja tidak dibebankan pada perhitungan harga pokok
makanan dan minuman.
Akuntansi perhotelan pada dasarnya merupakan akuntansi departemental,
karena setiap departemant membuat laporan mengenai penjuLan dan atau
biaya- biaya departemen itu sendiri. Menjalankan bisnis rertauran pada sebuah
hotel ada dua katagori yaitu mandiri dan terintergrasi. yang dimaksud dengan
xxiii
makanan dan minuman merupakan sutu entitas yang tidak menjadi bagian
atau unit dari suatu hotel. Untuk restauran yang merupakan bagian (outlet)
dari suatu hotel mengkompensasikan harga pokok makanan dan minuman
dengan penjualan yang dicapai.
Pengendalian ini untuk mencegah terjadinya penyimpangan yang
mungkindisebabkan oleh kurang akuratnya sistem administrasi, tidak efisiennya
prosedur inventaris, kendali revenue yang lemah, kurang baiknya sistem store room, menu kurang direncanakan, penerimaan tidak berfungsi baik, porsi dan resep standar
tidak terkontrol, terjadi pencurian/ pemborosan dan tidak adanya food controller.Tujuan dari prosedur Food and Beverage cost adalah untuk menentukan
Actual Cost of Beverage Consummed dan The Actual of Food and Beverage Sold. Dalam hal ini penting artinya untuk mengetahui kedua biaya tersebut sehingga
perbandingan antara bahan makanan dan minuman yang digunakan dengan harga
pokok bahan makanan dan minuman yang digunakan untuk dijual dapat dibuat.
Actual cost dihitung dari hari ke hari dan dijumlahkan pada akhir bulan.
Mengetahui actual cost setiap hari adalah merupakan gambaran dari
operasional Food and Beverage Department. Jika biaya menyimpang dari yang telah digariskan, maka dapat dilakukan perbaikan. Laporan pertanggungjawaban setiap ahir
bulan merupakan kunci utama untuk lost and profit statemant. Jika metode yang
dipakai sesuai dengan perhitungan sebelumnya berdasarkan perencanaan, maka Food and Beverage Cost pada akhir bulan setidak-tidaknya mendekati biaya yang telah
a. Cost of Food and Beverage Consummed Merupakan sejumlah uang yang
menggambarkan pemakaian bahan makanan, bahan minuman, bahan
keseluruhannya, termasuk yang terjual pada tamu, pada karyawan, untuk
makanan karyawan, untuk bar ,dan sebagainya. Cost of Food and Beverage Consummed Beginning Inventori Purhase Ending Inventory.
b Cost and Food Beverage Sold Merupakan sejumlah uang yang menggambarkan
pemakaian bahan makanan yang terjual kepada tamu. Cost of Food and Beverage Sold Cost of Food and Beverage ConsummedCost of Employee Meals - Food
Transfer to Bar +Beverage Transfer to Kitchen.
C Month End Actual Food and Beverage Sejumlah uang yang merupakan food and
beverage cost baik sebagai actual cost of food and beverage consummed dan actual cost of food and beverage sold. Formulasi untuk pengkalkulasian biaya penjualan makanan per bulan
2.5 Tujuan PengendalianCost Control
1. Mengendalikan mutu produk makanan dan minuman yang ditawarkan sesuai
yang ditentukan.
2. Mengendalikan harga pokok makanan dan minuman. Dapat dikendalikan jika
menetukan ukuran-ukuran baku (standar portion size) Mencapai target laba
yang ditentukan. Target laba dapat dicapai bila harga pokok dapat
dikendalikan.
3. Melakuakn tindakan koreksi yang diperlukan. Bila terjadi penyimpangan pada
xxv
4. Meningkatkan efisiensi operasional bagian makanan dan minuman.
5. Menu yang tidak populer dapat diganti dengan item menu lain demi
optimalisasi laba.
Target harga pokok F &B dapat dicapai bila adanya koordinasi yang baik
diantara fungsi pembelian (purchasing) penerimaan (receiving) penyimpanan dan pengeluaran (store) pra penyiapan (kitchen) dan fungsi penjualan (sales/resto).
Kualifikasi sumber daya manusia Pencapaian sasaran harga pokok memiliki
pengaruh yang sangat signifikan pada fungsi kualifikasi sumber daya manusia.
Pemilihan bahan pokok yang berkualitas, penyikapan yang seusai standar dan proses
pengeluaran barang, proses produksi sampai pada fungsi penjualan.
Penerapan pengendalian harga pokok perlu di sosialisasikan oleh managemant
secara menyeluruh, dikarenakan sebagian karyawan akan terkejut ketikapengendalian
harga pokok tiba-tiba dilaksanakan. Toleransi yang lazim dalam perhitungan harga
pokok per porsi adalah sebesar 1%.
2.5.1 Efisiensi Biaya
Semakin tingginya biaya yang harus dikeluarkan perusahaan Tanpa
perhitungan yang matang (biaya) akan berdampak luas terhadap ketahanan
dan daya saing perusahaan itu sendiri. Jika ditinjau secara sepintas dari tahun
ke tahun, memang biaya selalu mengalami peningkatan, namun para
pengusaha perlu lagi meninjau secara mendalam dan lebih bijak, apakah biaya
tersebut masih relevan untuk dikeluarkan oleh perusahaan atau tidak, jangan
menghindari pemborosan yang berdampak pada peningkatan kualitas
perusahaan Bahkan merugikan perusahaan itu sendiri.
Pengertian biaya yang dimaksudkan disini adalah pengorbanan nilai yang
memberikan sumbangan yang berguna untuk mencapai suatu sasaran. Terdapat
beberapa cara untuk mengefisiensikan biaya, antara lain dengan pengendalian
(control) dan memotong biaya.
Pengendalian (control) adalah proses untuk menjamin agar kegiatan mengarah ke tujuan yang diinginkan, sedangkan cutting costs (memotong biaya) merupakan
cara yang paling sederhana meningkatkan bottom line.
2.5.2 Tujuan CostControl
1. Menghitung beban biaya
2. Menyusun anggaran, dan
3. Mengendalikan biaya
Untuk mencapai tujuan tersebut, maka biaya – biaya yang terjadi dalam
perusahaan harus dicatat dan digolongkan secara tepat dan benar, sehingga
memungkinkan untuk dilakukan :
1. Penentuan biaya secara teliti
2. Pengendalian biaya
2.6 Tugas Utama Cost Controller
xxvii
2 Menerapkan semua kebijakan dan prosedur Cost control kepada semua
department dan memastikan semua penghitungan inventory beserta bukti atau document pendukungnya.
3 Mengerjakan pekerjaan akuntansi dan lainnya yang berhubungan dengan
keuangan sebelum terjadi transaksi
4 Meneliti, memeriksa, menyetujui Goods Request dari Department untuk
persetujuan Financhial. Manager
5 Memeriksa segala tagihan atau Invoice dari supplier sebelum dibayar
6 Memeriksa permintaan maintenance atau pemeliharaan barang maupun pembuatan barang oleh ME sebelum disetujui Financhial Manager
7 Membuat atau mengubah semua tarif product hotel sebelum dipublikasi
8 Bertanggung jawab langsung kepada Financhial Manager
2.6.1 Tugas dan PerananCost Control
1. Mengawasikeluarmasuksemuabarang. Storekeepersdan Receiving.
2. Bekerjasamadengan
barang.
3. Mengecek order pembelian( PO) danMarket list. 4. MembuatlaporanDailyFlashCost.
5. Melaksanakaninventoryataupenghitungan
semuabarangsetiapbulansertamembuatlaporanbulanan ( Cost of product ).
6. Setiap perubahan selalu dicatat di dalam buku , yaitu dengan menuliskan antara
• Nama makanan dan minuman yang masuk dan keluar.
• Tangal pemasukan dan pengeluaran.
• Nomor requestion.
• Nomor invoice.
• Tanda tangan yang bersangkutan.
• Harga pembelian masing-masing makanan dan minuman.
• Total harga pembelian.
• Total harga pengeluaran.
• Saldo atau sisa barang.
• Harga saldo atau sisa (total saldo).
2.6.2 Standard Control AtauPengawasan
1. Mengawasi penerimaanbarang yang
dilakukanolehreceivingdalampenghitunganquantitydankualitasbarangberdasarkanf
orm orderpembelianataumarket list.
2. Mengawasidanmemastiakanbarang yang keluardaristore harus di
sertaidengandocument Store Requestion yang lengkap ( Quantity Requestion item,tanggal, nama, tandatangan ).
3. Mengeceksemuadocumentpendukunguntukpembelian( Purchase Order, Purchase
xxix
1. Administrativ inventorydisebut juga dengan Perpetual inventory yaitu kegiatan
mencatat dan melakukan record atas semua pemasukan dan pengeluaran
bahan-bahan makanan dan minuman (move-in dan move-out) di dalam suatu
buku khusus yang disebut dengan inventory book.
2. Physical Inventory Merupakan pengontrolan secara fisik atas barang-barang
ditempat penyimpanannya, dan pemeriksaan on the spot ini pada dasarnya
