INFORMASI
PT. PRAKARSA ENVIRO INDONESIA
Diajukan Untuk Memenuhi Syarat Kelulusan Pada Mata Kuliah Analisa dan Perancangan Sistem Informasi
ANGGOTA KELOMPOK 5 :
1. Ivhan Zhalani ()
2. Bonidta (12126068)
3. Syiful (12126238)
KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan nikmat serta hidayah-Nya terutama nikmat kesempatan dan kesehatan sehingga kelompok kami yaitu kelompok 5 dapat menyelesaikan
makalah pada mata kuliah “Analisa dan Perancangan Sistem Informasi”. Kemudian shalawat beserta salam kita sampaikan kepada Nabi besar kita Muhammad SAW yang telah memberikan pedoman hidup yakni al-qur’an dan sunnah untuk keselamatan umat muslim di
dunia.
Makalah ini merupakan salah satu tugas mata kuliah Analisa dan Perancangan Sistem Informasi
di jurusan Manajemen Informatika pada Bina Sarana Informatika Bekasi. Selanjutnya kelompok 5 mengucapkan terima kasih kepada Bpk. Erick selaku dosen pembimbing mata kuliah Analisa
dan Perancangan Sistem Informasi
dan kepada segenap pihak yang telah memberikan bimbingan serta arahan selama penulisan makalah ini.
Kelompok 5 menyelesaikan makalah ini dengan semaksimal mungkin namun kami menyadari bahwa masih terdapat kekurangan dalam penulisan makalah ini. Dengan begitu saran dan masukan dari pembaca kami terima demi kesempurnaan makalah ini.
Bekasi, Mei 2014 Penulis
DAFTAR ISI
Kata Pengantar ... i
Daftar Isi... ii
BAB I PENDAHULUAN... 1
1.1 Latar Belakang... 1
1.2 Ruang Lingkup... 2
1.3 Maksud dan Tujuan... 2
BAB II PEMBAHASAN... 3
2.1 Profil Perusahaan... 3
2.2 Visi dan Misi Perusahaan... 4
2.3 Struktur Organisasi Perusahaan... 4
BAB III PROSES MANAJEMEN PT. Prakarsa Enviro Indonesia... 5
3.1 Komitmen Manajemen ... 5
3.2 Fokus kepada pelanggan ... 6
3.3 Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu ... 6
3.4 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu ... 7
3.5 Tanggung Jawab , Wewenang dan Komunikasi ... 7
3.6 Komunikasi Internal ... 8
3.7 Audit Mutu Internal ... 9
3.8 Tindakan Perbaikan dan Pencegahan ... 10
3.10 Kepuasan Pelanggan ... 11
3.11 Penyempurnaan Berkelanjutan ... 12
BAB IV PENUTUP... 13
4.1 Kesimpulan... 13
4.2 Saran... 13
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
PT. PRAKARSA ENVIRO INDONESIA merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang lingkungan hidup utamanya dalam teknologi pengolahan air dan air limbah. Oleh karena itu, sumber daya manusianya harus ditunjang salah satunya dengan memberikan gaji/upah tepat pada waktunya untuk memelihara suatu angkatan kerja yang penting bagi produktivitas perusahaan.
PT. Prakarsa Enviro Indonesia yang mencerminkan kemampuan PT. Prakarsa Enviro Indonesia dalam menetapkan jaminan mutu atas produk yang dihasilkan, berdasarkan Standard Internasional yang diterima secara luas. Sebagai bagian dari sistem bisnis PT. Prakarsa Enviro Indonesia, Pedoman mutu ini merupakan pelengkap bagi persyaratan teknik produksi yang telah ditetapkan.
1
1.2 RUANG LINGKUP
Ruang lingkup sistem manajemen PT. Prakarsa Enviro Indonesia meliputi proses penangan order, design, perancangan, realisasi produk, proses produksi pengiriman hingga pelaksanaan service ke pelanggan.
Alat yang digunakan untuk produksi dapat berupa alat-alat bantu proyek milik PT.Prakarsa Enviro Indonesia.
1.3 MAKSUD DAN TUJUAN
1. Memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen sebagai pengganti Ujian Akhir Semester (UAS) Semester 3 jurusan Manajemen Informatika
2. Untuk mengetahui sistem manajemen di PT. Prakarsa Enviro Indonesia
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 PROFIL PERUSAHAAN
PT. PRAKARASA ENVIRO INDONESIA didirikan pada tanggal 21 Juni 2012 oleh Bapak Ir. Texin Sirait, MM dan kawan kawan yang telah berpengalaman luas di bidang lingkungan hidup, utamanya dalam teknologi pengolahan air dan limbah air (water and waste water treatment) dengan semangat untuk meningkatkan kualitas hidup manusia dengan cara turut serta membangun lingkungan yang bersih (clean enviroment) dan sanitasi (kesehatan lingkungan) yang baik.
Untuk menciptakan dan membangun lingkungan yang bersih, diperlukan usaha nyata, motivasi yang kuat, sikap pedulin dan proaktif (caring and proactive) serta interaksi yang seimbang antara sistem dan lingkungan. Oleh karena itu, Grup Prakindo menjadikan sikap peduli dan proaktif sebagai budaya bisnisnya. Budaya ini mewujudkan dalam corporate value dan filosofi perusahaan, yakni MEMBANGUN KEMITRAAN YANG SINERGIS DENGAN SELURUH STAKEHODER.
3
2.2 Visi dan Misi PT. Prakarsa Enviro Indonesia
Visi
Menjadi perusahaan yang mampu bersaing dan aktif membangun lingkungan bersih untuk meningkatkan kualitas hidup manusia dan ekologi.
Misi
1. Menjalankan bisnis untuk melindungi dan memperbaiki lingkungan, utamanya dalam bidang teknologi pengolahan air dan limbah serta sanitasi.
2. Memberikan solusi yang profesional, bermanfaat dan beretika dalam mengatasi tantangan dalam menciptakan dan membangun lingkungan bersih.
Proses Manajemen PT. Prakarsa Enviro Indonesia
A. Komitmen Manajemen
Manajemen PT. Prakarsa Enviro Indonesia memiliki komitmen untuk menerapkan sistem manajemen mutu sesuai persyaratan ISO 9001:2008, dengan langkah kongret sebagai berikut :
1. Menjelaskan dan mensosialisasikan kepada karyawan PT. Prakarsa Enviro Indonesia arti pentingnya memenuhi permintaan costumer dalam setiap kesempatan, serta menjadikan hal tersebut sebagai kebijakan mutu perusahaan 2. Menetapkan kebijakan mutu
3. Menetapkan sasaran mutu
4. Menyediakan sumber daya yang memadai untuk pelaksanaan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008
5. Menunjukan wakil manajemen, yang selanjutnya disebut sebagai
Management Representative, untuk bertanggung jawab dalam menerapkan, memilahara dan meningkatkan sistem manajemn mutu, dengan dukungan semua lapisan karyawan.
6. Melakukan Internal Quality Audit secara berkala
7. Mengadakan Rapat Tinjauan Manajemen (MRM) untuk membahas pelaksana dan keefektifan sistem mutu.
8. Memastikan bahwa sistem manajemen mutu dilaksanakan secara efektif dan efesien.
B. Fokus Kepada Pelanggan
PT. Prakarsa Enviro Indonesia akan memastikan bahwa persyaratan/ keinginan pelanggan telah dimengerti sebelum kegiatan proses produksi dimulai. Sehingga PT. Prakarsa Enviro Indonesia dapat membuat produk sesuai keinginan pelanggan . Persyaratan/ keinginan pelanggan yang harus diperhatikan :
1. Tuntutan /kebutuhan pelanggan terhadap kualitas produk yang akan dibuat. 2. Jumlah pesanan yang dibutuhkan .
3. Waktu dan sistem delivery serta pembayaran. 4. Kebutuhan lainnya.
C. Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu
Direktur PT. Prakarsa Enviro Indonesia telah menentukan kebijakan mutu PT. Prakarsa Enviro Indonsia sebagai dasar sistem mutu perusahaan. Kebijakan Mutu merupakan garis besar untuk mengarahkan perusahaan dalam mencapai tujuan. Kebijakan Mutu ini harus dimengerti oleh seluruh lapisan karyawan, oleh karena itu diperlukan sosialisai sebagai berikut:
1. Menempatkan kebijkan mutu dan sasaran Mutu dan Sasaran Mutu di tempat-tempat strategis sehingga mudah dibaca oleh seluruh karyawan.
2. Kebijakan Mutu dan sasaran mutu dijabarkan dan diumumkan kepada seluruh karyawan melalui papan pengumuman dan briefing pagi untuk di mengerti dan dilaksanakan.
3. Memonitor implementasi dan efektifitas pencapaian sasaran mutu secara reguler. 4. Melakukan tinjauan manajemen minimal sekali dalam 6 bulan, untuk meninjau
kefektifan dan keefesienan penerapan sistem manajemen mutu.
5. Mereview, mengevaluasi dan merevisi kebijakan mutu dan sasaran mutu (jika diperlukan), dalam manajemen review.
menjadi langkah-langkah kongret sasaran departemen, sesuai dengan Activity Plan.
D. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu
PT. PRAKARSA ENVIRO INDONESIA membuat strategi pencapaian Sasaran Mutu dengan menjabarkan ke dalam “Rencana Kerja Tahunan” masing-masing departemen. Rencana kerja ini diterjemahkan dalam bentuk aktifitas yang dapat direalisasikan oleh masing-masing seksi dan dipantau pencapaiannya secara berkala.
E. Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi E.1 Tanggung Jawab Dan Wewenang
Direktur PT. PRAKARSA ENVIRO INDONESIA telah menetapkan strruktur organisasi perusahaan yang hubungan antar fungsi dan wilayah tanggung jawab dari karyawan dalam berorganisasi. Penetapan tanggung jawab dan wewenang dari masing-masing fungsi dalam berorganisasi dijelaskan secara spesifik dalam dokumen “Job Description”.
E.2 Management Representative
Management Reseprentative ditunjuk oleh direktur PT. PRAKARSA ENVIRO INDONESIA sebagai penanggung jawab utama dalam menjalankan, memelihara, dan meningkatkan sistem mutu didalam perusahaan.
Tugas utama dan wewenang Management Representative adalah :
1. Menjamin proses yang dibutuhkan dalam menerapkan sistem manajemen mutu telah ditetapkan, dijalankan, dan dijaga konsistennya.
2. Melaporkan kinerja sistem manajemen mutu seperti : keefektifan implementasinya, kekurangan/ kelemahan, pencapaian sasaean mutu, dan lain-lain.
3. Melaporkan peluang-peluang untuk perbaikan/peningkatan sistem manajemen mutu. 4. Berwenang melakukan hubungan dengan Badan Sertifikasi.
5. Berwenang mununjuk Lead Auditor.
6. Berwenang meminta laporan dan Departemen terkait hubungan dengan sistem manajemen mutu.
7. Memastikan promosi kepedulian terhadap persyaratan pelanggan kesuluruh organisasi perusahaan.
8. Melaporkan program dan penerapan sistem manajemen mutu secara berkala kepada direksi.
Komunikasi dan berbentik internal memo, rapat antar depertamen, rapat internal departemen atau bentuk komunikasi lain yang disepakati dalam organisasi.
Jenis-jenis rapat yang dilakukan dalam PT. PRAKARSA ENVIRO INDONESIA, antara lain : 1. Rapat kerja tahunan, dilakukan sekali setahun, membahas performance proses atau
departemen .
2. Rapat mingguan /bulanan, membahas permasalahan yang berkaitan denfgan project, Quality, Delivery, dan Costumer Feedback.
3. Board yang menginformasikan performance atau informasi.
F. Komunikasi Internal
Komunikasi horizontal (antar departemen) &komunikasi vertical (atasan&bawahannya) diperlukan untuk menjamin pelaksanaan system manajemen mutu yang efektif. Oleh karna itu, PT. PRAKARSA ENVIRO INDONESIA menekankan pentingnya komunikasi yang terjalin dengan baik. Komunikasi dapat berbentuk internal memo, rapat antara departemen, rapat internal departemen atau bentuk komunikasi lain yang disepakati dalam organisasi.
Jenis-jenis rapat yang dilakukan dalam PT PRAKARSA ENVIRO INDONESIA, antara lain : 1. Rapat kerja tahunan, dilakukan sekali setahun, membahas performance proses atau departemen
2. Rapat mingguan/ bulanan, membahas permasalahan dengan project, quality, delivery, & customer feedback
mutu, PT PRAKARSA ENVIRO INDONESIA melaksanakan audit mutu internal secara berkala, sebagai mana yang ditetapkan dalam ”jadwal audit mutu internal”. jadwal audit ini harus
mencakup audit terhadap system manajemen mutu & produksi
Program audit mutu internal ini dilaksanakan dengan mempertimbangkan tingkat status & kepentingan proses yang ada di system manajemen mutu (SMM). Pelaksanaan internal quality audit dilakukan oleh auditor dengan ketentuan persyaratan minimal pernah mengikuti training internal quality audit & dinyatakan lulus dengan bukti adanya sertifikat. Pelaksanaan audit harus independen, maksudnya pelaksanaan audit tidak diperbolehkan mengaudit departemen/
prosesnya sendiri.
Metode/criteria pelaksanaan audit mutu internal harus memperhatikan aspek : 1. Efektifitas proses dalam memenuhi persyaratan customer dengan tujuan
meningkatkan kepuasan pelanggan
2. Dokumentasi vs prsyaratan, kesesuaian isi dokumen dengan semua elemen ISO 9001:2008
3. Dokumentasi vs dokumentasi, keterkaitan antar dokumen, keterkaitan antar prosedur dengan instruksi kerja & rekaman, keterkaitan antara manual dengan prosedur dst. 4. Dokumentasi vs pelaksanaan, kesesuaian & dokumentasi
5. Produk vs spesifikasi, kesesuaian produk yang dibuat dengan spesifikasi
Jika dalam pelaksanaan audit mutu internal ditemukan ketidaksesuaian dalam system dalam manajemen mutu, maka harus dilakukan tindakan perbaikan oleh fungsi terkait atas
ketidaksesuaian tsb. Tindakan perbaikan tersebut kemudian akan diverikasi untuk memeriksa pelaksanaan, kesesuaian & efektifitasnya.
Tinjauan system manajemen mutu diatur dalam prosedur audit kulitas
H. Tindakan Perbaikan & Pencegahan
Tindakan perbaikan harus dilakukan apabila ditemukan adanya penyimpangan dari system manajemen mutu. Fungsi/departemen terkait dari organisasi harus menetapkan akar permasalahan dengan menggunakan problem solving method yang sesuai, melakukan tindakan perbaikan dengan penerapan error-roving method (diutamakan) & mengevaluasi keefektifan tindakan perbaikan yang dilakukan agar problem yang serupa tidak terulang lagi pada masa yang akan datang.
Guna mencegah potensi masalah menjadi masalah, fungsi/departemen terkait mengambil tindakan pencegahan terhadap potensi masalah tersbut & mengevaluasi keefektifannya. Dasar dari tindakan pencegahan ini dapat berupa analisa dari kecenderungan data yang ada. Pada setiap tindakan perbaikan & pencegahan yang telah dilaksanakan harus dilakukan verifikasi untuk memastikan pelaksanaan, kesesuaian & efektifitasnya. Dan jika setelah dievaluasi suatu tindakan pencegahan & perbaikan dapat dibuktikan telah efektif, maka tindakan tersebut harus di
implementasikan juga ke proses – proses yang sejenis. Dokumentasi yang berhubungan dengan perbaikan & pencegahan adalah prosedur tindakan perbaikan & pencegahan.
I. Tinjauan Manajemen
PT PRAKARSA ENVIRO INDONESIA melakukan review terhadap performance system
manajemen mutu melalui :
1. Meeting Raker, yang dihadiri oleh semua bisnis unit, performance terhadap target & evaluasi serta action selanjutnya
2. Meeting regular, meeting yang dilakukan terhadap performance proses atau departemen tertentu
3. Meeting accident, hal ini berkaitan dengan problem yang berhubungan dengan eksternal dan internal
Kepuasan pelanggan
Hasil audit (internal & eksternal)
Kesesuaian produk
Kinerja pemasok
Status proses perbaikan, pencegahan & perbaikan berkelanjutan
Ketersediaan sumber daya
Perubahan-perubahan yang dapat mempengaruhi keterpaduan system
Analisa terhadap kegagalan/ potensi kegagalan di lapangan & efeknya terhadap
kualitas, keselamatan & lingkungan. Rekomendasi untuk improvement
Performa dari tiap proses
Pembahasan hasil tinjauan sebelumnya
Hasil dari manajemen review ini harus menjelaskan rencana perbaikan/peningkatan yang akan dilakukan, termasuk didalamnya sumber daya yang dibutuhkan.
Pelaksanaan management review diatur dalam prosedur management review
J. Kepuasan Pelanggan
PT PRAKARSA ENVIRO INDONESIA melakukan pengukuran & monitoring terhadap kepuasan pelanggan melalui kuesioner yang dikirim kepada pelanggan untuk dimintakan feedbacknya. Hasil dari survey tersebut akan dirangkum, dievaluasi & dilakukan tindakan perbaikan pada point-point yang dianggap lemah.
Disamping melakukan survey, secara internal perusahaan melakukan monitoring terhadap kinerja perusahaan seperti: kualitas, pengiriman ( termasuk pengiriman dengan biaya ekstra), customer disruption, & isu-isu lain dari customer yang berkaitan dengan kualitas pengiriman. 11
K. Penyempurnaan Berkelanjutan
PT PRAKARSA ENVIRO INDONESIA akan secara terus menerus menciptakan lingkungan yang inovatif, sehingga setiap karyawan turut berpartisipasi dalam melakukan tindakan peningkatan efektifitas system manajemen mutu melalui penggunaan kebijakan mutu ( quality policy) , sasaran mutu (quality objectives) , hasil audit, analisa data, tindakan perbaikan & pencegahan, serta manajemen review.
BAB IV
PENUTUP
3.1 KESIMPULAN
Kelompok 4 menarik kesimpulan dari makalah kami yang berjudul : “Proses Manajemen PT. PRAKARSA ENVIRO INDONESIA, yaitu :
1. Proses bagaimana bisa membangun manajemen yang baik dari mutu, kepuasan pelanggan dan penyempurnaan manajemen yang berkelanjutan.
2. Dengan adanya sistem manajemen yang baik dan efesien sebuah perusahaan akan berkembang sesuai dengan planing.
3.2 SARAN
Dalam mambangun sebuah Proses Manjamen yang baik tentunya pada PT. PRAKARSA ENVIRO INDONESIA ini, masih banyak hal yang dapat dikembangkan, seperti :
1. Harus lebih berkomitmen lagi untuk menentukan sebuah manajemen yang baik dengan diadakan perbaikan berulang-ulang dan penyempurnaan manajemen yang berkelanjutan.
13
DAFTAR PUSTAK A
