Bab 4
Hasil dan Pembahasan
4.1
Profil PPs. Magister Manajemen
Pendidikan UKSW Salatiga
Program Pascasarjana Magister Manajemen Pendidikan Universitas Satya Wacana berlokasi di Jl. Diponegoro No. 52-60 Salatiga berdiri sejak Agustus 2001 dengan peringkat akreditasi terakhir pada tahun 2015 adalah A. Sejak berdiri sampai sekarang PPs. MMP UKSW sudah meluluskan lebih dari 300 lulusan yang tersebar dan bekerja di institusi pendidikan Indonesia.
Lulusan yang dihasilkan PPs. MMP UKSW memiliki beberapa kompetensi yang diuraikan dalam borang reakreditasi PPs. MMP UKSW tahun 2014 sebagai berikut:
4.1.1Kompetensi Utama
Kompetensi utama lulusan PPs. MMP UKSW adalah memiliki daya pikir dan penalaran yang luas dalam bidang manajemen pendidikan dan persekolahan sehingga selain mampu untuk memecahan masalah (problem solver) dan mengatasi kesulitan (trouble shooter) namun lulusan juga mampu untuk melakukan konsultasi yang bertujuan untuk pengembangan inovasi pendidikan baik itu dalam organisasi profesi, dinas pendidikan maupun sekolah, selain itu lulusan PPs. MMP UKSW juga memiliki kemampuan untuk
melakukan penelitian bidang manajemen pendidikan dan publikasi jurnal nasional terakreditasi maupun internasional.
4.1.2Kompetensi Pendukung
Lulusan PPs. MMP UKSW dituntut untuk memiliki sikap dan prilaku yang menjunjung etika ilmiah dan mencerminkan kematangan intelektual sehingga secara efektif lulusan baik mandiri ataupun dalam tim mampu menggunakan referensi keilmuan manajemennya selain untuk merencanakan namun mampu untuk melaksananakan penelitian baik itu kuantitatif, kualitatif maupun pengembangan dan menghasilkan karya tulis, serta mereview karya ilmiah. Adapun kompetensi pendukung lain yang dimiliki lulusan yaitu kemampuan untuk mengemukakan pemikirannya secara jelas baik lisan maupun tulisan dan dapat mengorganisasikan kajian mandiri mereka secara efektif dan efisien.
4.1.3Kompetensi Lain
Selain kompetensi utama dan pendukung, lulusan PPs. MMP UKSW juga menguasai beberapa kompetensi lain yang bersumber dari matakuliah pilihan yang diajarakan selama kuliah, yaitu lulusan mampu untuk secara kritis dan bertanggung jawab mengemukakan pendapat mereka, memiliki pikiran yang terbuka yang bisa menerima kritik saran, dan mampu untuk saling transfer pengetahuan dan praktik yang dimiliki dengan orang lain. Selain itu, selama menjalani proses perkuliahan maupun bimbingan,
lulusan PPs. MMP UKSW dibekali dengan prinsip kejujuran ilmiah dalam melaksanakan penelitian untuk menghindari adanya tindakan plagiasi.
Pembekalan kemampuan-kemampuan tersebut diperoleh melalui proses perkuliahan yang didampingi oleh dosen-dosen yang berkompetensi dan memiliki pengalaman yang luas dalam bidang manajemen pendidikan. Kompetensi ini perlu dimiliki lulusan melihat semakin meningkatnya tantangan dunia kerja saat ini. Jumlah lulusan PPs. MMP UKSW yang memiliki kemampuan tersebut selama 5 tahun terakhir (2008-2013) diperlihatkan pada tabel 4.1.
Tabel 4. 1 Jumlah Mahasiswa Masuk dan Lulusan PPs. MMP UKSW Tahun 2008-2013
Tahun Akademik
Jumlah Mahasiswa
Masuk Jumlah Lulusan
2008/2009 56 16
2009/2010 65 22
2010/2011 68 51
2011/2012 70 52
2012/2013 75 53
Total 334 194
Sumber: Buku Lulusan PPs. MMP UKSW, 2014
Melalui tabel 4.1 dapat dilihat bahwa jumlah mahasiswa masuk selama 5 tahun terakhir mengalami perubahan yang baik karena terjadi peningkatan setiap tahunnya. Hal yang sama juga diperlihatkan pada kolom jumlah lulusan yang hampir setiap tahunnya mengalami peningkatan. Namun jika dibandingkan jumlah mahasiswa masuk dan jumlah lulusan terdapat selisih yang cukup signifikan, misalnya mahasiswa yang masuk tahun 2010-2011 adalah
sebanyak 68 mahasiswa dan 2 tahun kemudian pada tahun 2012-2013 lulusannya hanya sebanyak 53 lulusan, jumlah lulusan ini sudah termasuk lulusan yang masuk pada tahun sebelum tahun ajaran 2010-2011. Secara tidak langsung selisih ini menunjukan bahwa meskipun sebagian besar mahasiswa mampu menempuh masa studi tepat waktu tapi masih ada mahasiswa-mahasiswa yang lulus lebih dari masa studi ideal yang ditentukan program studi yaitu selama 4
semester atau ≤ 2 tahun.
Selain jumlah mahasiswa dan lulusannya, progdi mencatat bahwa PPs. MMP UKSW memiliki himpunan alumni yang dijadikan sebagai wadah partisipasi dan jembatan untuk tetap menjaga hubungan yang bermakna antara program studi dengan alumni (PPs. MMP UKSW, 2014). Selain menjadi media dalam mensosialisasikan program dan kegiatan progdi, himpunan alumni juga merupakan partisipan aktif dalam berbagai kesempatan kuliah umum, seminar dan pemberi masukan-masukan seperti masukan untuk pengembangan kurikulum sekolah, kebijakan pendidikan dan program inovasi pendidikan.
4.2
Hasil
Bagian hasil ini terdiri dari 5 tahap metodologi DMAIC yaitu Define untuk mendefiniskan permasalahan yang ada, Measure untuk mengetahui pencapaian program studi selama ini yang diukur melalui level sigma, Analyze untuk menentukan akar permasalahan, Improvement untuk mencari alternatif solusi sebagai strategi peningkatan mutu lulusan dan
Control sebagai langkah terakhir yaitu mencari teknik-teknik yang dapat digunakan supaya strategi yang diberikan dapat dijalankan sebagaimana mestinya.
Untuk kepentingan diatas, adapun piranti-piranti/tools yang digunakan selama penelitian, yaitu studi dokumentasi (borang reakreditasi, evaluasi diri, data lulusan) yang dibantu dengan pedoman akreditasi program studi magister tahun 2009, wawancara,
flowchart process, tabel koversi Motorola Six Sigma’s Process (Gaspersz & Fontana, 2011), diagram fishbone, FGD (Focus Group Discussion), dan 5Whys.
4.2.1Define
Sesuai dengan definisi yang sudah dijelaskan sebelumnya, tahap define merupakan tahap untuk mengidentifikasi prioritas masalah yang sedang terjadi saat ini di PPs. MMP UKSW. Prioritas masalah tersebut perlu dikaji ulang untuk mendapatkan solusi yang mampu memperbaiki dan meningkatkan mutu program studi secara berkelanjutan. Mutu program studi yang dimaksud adalah secara khusus berkaitan dengan mutu lulusan.
Pengidentifikasian prioritas hal yang hendak dianalisis dilakukan dengan menilai hasil pencapaian lulusan PPs. MMP UKSW selama 5 tahun terakhir (2008-2013) melalui rekaman data lulusan secara keseluruhan serta penilaian langsung. Hasil akhir penilaian ditentukan dengan melihat harkat dan peringkat setiap elemen penilaian dengan pilihan: Sangat Baik (SB), Baik (B), Cukup (C), Kurang (K) dan Sangat Kurang (SK).
Menurut pedoman akreditasi program studi magister tahun 2009, penilaian tentang standar mutu lulusan yang dipaparkan dalam poin 4 tentang mahasiswa dan lulusan dapat dikelompokkan menjadi tiga elemen penilaian yang khusus menilai mutu lulusan yaitu: (a) hasil akhir lulusan yang terdiri dari rata-rata IPK dan rata-rata masa studi, (b) evaluasi kompetensi lulusan oleh pengguna (employer) terhadap mutu alumni dalam dunia kerja, dan (c) partisipasi lulusan sebagai alumni pada program studi. Ketiga elemen penilaian tesebut dinilai dan diuraikan sebagai berikut:
A. Hasil Akhir Lulusan (Masa Studi dan IPK)
Rangkuman tentang hasil akhir lulusan PPs. MMP UKSW selama 5 tahun terakhir (2008-2013) diperlihatkan pada tabel 4.2. Penentuan baik tidaknya hasil penilaian bergantung pada hasil total rata-rata yang didapatkan dan kemudian dilanjutkan dengan perhitungan standar deviasi untuk mengetahui tingkat variabilitas.
Tabel 4. 2 Hasil Akhir Lulusan PPs. MMP UKSW 2008-2013
Tahun Akademik Rata-rata IPK Rata-rata Masa Studi (bulan)
2008/2009 3.48 29
2009/2010 3.4 27
2010/2011 3.58 24
2011/2012 3.49 28
2012/2013 3.56 29
Total rata-rata 3.52 25.2
Penilaian Baik Baik
Standar Deviasi 0.22 9.21
Sumber: Buku Lulusan dan Evaluasi Diri PPs. MMP UKSW, diolah.
Tabel 4.2 memperlihatkan bahwa rata-rata IPK setiap tahunnya sudah baik dengan total rata-rata selama 5 tahun terakhir 3.52. Hasil ini membawa penilaian rata-rata IPK untuk akreditasi PPs. MMP UKSW adalah baik. Perhitungan standar deviasi 3.52±0.22 juga menjadi pendukung baiknya hasil penilaian, karena hasil ini menandakan rendahnya variabilitas atau dengan kata lain range persebaran data masih dalam batas penilaian baik yaitu antara
3.25 < IPK ≥ 3.5 (BAN-PT, 2009).
Hasil yang kurang lebih serupa ditemukan dalam hal masa studi lulusan. Total rata-rata jangka waktu yang diperlukan adalah sekitar 2,1 tahun atau 25,2 bulan. Pencapaian ini sebenarnya masih belum memenuhi batas normal yang ditentukan program studi yaitu 4 semester (Evaluasi diri PPs. MMP UKSW, 2014), namun dalam penilaian akreditasi penilaiannya sudah termasuk baik. Meskipun demikian, pencapaian ini tidak didukung dengan perhitungan nilai standar deviasi yaitu sebesar 25.2±9.21 dimana tingginya nilai standar deviasi ini menandakan tingginya variabilitas atau dengan kata lain range persebaram data jauh dari rata-rata. Penilaian masa studi akan tetap baik apabila hasil standar deviasi adalah maksimal 25.2±5 dengan pertimbangan bahwa kategori penilaian baik menurut
akreditasi jika masa studi ≤ 30 bulan. Dengan pertimbangan bahwa salah satu fokus dari konsep Lean Six Sigma adalah menurunkan variasi, maka besarnya tingkat variabilitas yang ditemukan pada masa studi ini
dianggap sebagai salah satu permasalahan penentu mutu lulusan PPs. MMP.
Permasalahan dalam hal masa studi tidak hanya ditemukan berdasarkan tingkat variabilitasnya namun berdasarkan hasil yang ditunjukkan tabel 4.3 bahwa masih banyak mahasiswa yang menempuh masa studi lebih dari masa ideal yang ditentukan program studi.
Tabel 4. 3 Jumlah Lulusan PPs. MMP UKSW 2008-2013 Tahun
Akademik
Jumlah Lulusan
Jumlah Lulusan Tepat Waktu
Prosentase Lulus Tepat Waktu (%)
2008/2009 16 7 43,75
2009/2010 22 8 36,36
2010/2011 51 34 66,67
2011/2012 52 31 59,61
2012/2013 53 20 37,73
Total 194 100 51,55
Sumber: Buku Lulusan dan Borang Reakreditasi PPs. MMP UKSW 2014, diolah
Tabel 4.3 memperlihatkan jumlah total lulusan dibandingkan jumlah lulusan tepat waktu. Nampak pada kolom ketiga bahwa jumlah mahasiswa yang lulus tidak tepat waktu masih dapat dikategorikan banyak melihat prosentase yang paling tinggi hanya menyentuh angka 66%. Meskipun rata-rata prosentase jika dinilai berdasarkan matriks penilaian akreditasi menghasilkan penilaian baik, namun dengan mempertimbangkan kecilnya angka prosentase yang paling rendah yaitu 36% dan disertai dengan tingginya nilai variabilitas masa studi yang ditemukan sebelumnya, maka lamanya masa studi yang ditempuh mahasiswa untuk lulus menjadi salah satu permasalahan yang perlu dikaji lebih lanjut.
B. Evaluasi Kompetensi Lulusan oleh Pengguna
(employer)
Elemen penilaian selanjutnya adalah tentang evaluasi kompetensi lulusan dalam dunia kerja. Evaluasi ini dilakukan oleh pengguna (employer) yang memperkerjakan lulusan PPs. MMP UKSW. Adapun Sembilan jenis kemampuan yang dinilai yaitu: (1) integritas (etika dan moral), (2) keahlian berdasarkan bidang ilmu profesionalisme, (3) keluasan wawasan antar disiplin ilmu, (4) kepemimpinan, (5) kerjasama dalam tim, (6) bahasa asing, (7) komunikasi, (8) penguasaan teknologi informasi, dan (9) pengembangan diri. Tabel 4.3 memperlihatkan hasil penilaian yang diperoleh program studi tentang kemampuan lulusan PPs. MMP UKSW dalam dunia kerja yang direkam progdi dalam borang reakreditasi tahun 2014.
Melalui tabel 4.3, dari kesembilan jenis kemampuan yang dinilai, integritas (etika dan moral) lulusan-lulusan PPs. MMP UKSW diakui sangat baik oleh sebanyak 29 pengguna (96.67%) sedangkan prosentase paling kecil terlihat pada kemampuan berbahasa asing yaitu hanya sebanyak 12 pengguna (40%) yang menilainya sangat baik.
Tabel 4. 4 Hasil Evaluasi Kompetensi Lulusan oleh Pengguna (employer)
No Jenis Kemampuan
Tanggapan Pihak Pengguna (%)
Penilaian (%) Sangat
Baik Baik Cukup Kurang
1 Integritas (etika
dan moral) 96.67 3.33
33.63 2
Keahlian berdasarkan
bidang ilmu
73.33 26.67
profesionalisme
3 Keluasan wawasan
antar disiplin ilmu 63.33 36.67
4 Kepemimpinan 73.33 16.67 10.00
5 Kerjasama dalam
tim 76.67 23.33 Sumber: Borang Reakreditasi PPs. MMP UKSW 2014, diolah.
Hasil penilaian milik program studi yang tercantum dalam borang reakreditasi tersebut didukung dengan adanya beberapa lembar penilaian terpisah yang dilakukan dengan mengunjungi langsung pengguna lulusan (employer) yang bersedia mengisi lembar penilaian yang diperlihatkan pada tabel 4.5.
Tabel 4. 5 Hasil Evaluasi Kompetensi Lulusan oleh Pengguna
(employer)
No Jenis Kemampuan
Tanggapan Pihak Pengguna Sangat
1 Integritas (etika
dan moral) 50 50
5 Kerjasama dalam
9 Pengembangan
diri 25 75
Sumber: Hasil wawancara pengguna lulusan (employer), diolah.
Penilaian terpisah pada tabel 4.5 secara garis besar memberikan hasil yang sama dengan hasil penilaian yang ada pada borang program studi bahwa dari kesembilan jenis kemampuan secara keseluruhan lulusan sudah mampu menguasainya dengan kekurangan yang terletak pada kemampuan bahasa asing. Hasil ini mengasumsikan bahwa penerapan bahasa asing dalam proses perkuliahan belum maksimal.
Dari hasil evaluasi yang sudah digambarkan diatas, meskipun nampak bahwa kemampuan berbahasa asing lulusan masih dianggap cukup, namun topik ini tidak dikaji lebih lanjut. Hal ini dilatarbelakangi oleh hasil secara keseluruhan dari kesembilan jenis kemampuan, delapan kemampuan diantaranya diakui oleh pihak pengguna (employer) sudah baik. Melihat baiknya hasil yang sudah dicapai, maka kompetensi lulusan dianggap tidak termasuk masalah yang crucial.
C. Partisipasi Lulusan/Alumni
Berdasarkan penilaian akreditasi program studi magister 2009 ada 4 bentuk partisipasi aktif yang diperlukan progdi dari lulusan, yaitu: (1) sumbangan dana; (2) sumbangan fasilitas; (3) masukkan untuk perbaikan proses pembelajaran; dan (4) pengembangan jejaring. Melalui borang reakreditasi PPs. MMP UKSW tahun 2014 tercatat bahwa saat ini lulusan sudah aktif dalam 2 bentuk partisipasi, yaitu pertama memberi
masukkan untuk perbaikkan proses pembelajaran dan pengembangan jejaring guna menunjang peningkatan mutu. Kedua, lulusan juga aktif dalam mengikuti kuliah umum maupun seminar yang diadakan oleh program studi. Sedangkan partisipasi lain yaitu partisipasi dalam bentuk sumbangan dana dan sumbangan fasilitas masih belum nampak jelas. Sumbangan fasilitas yang nampak hanyalah terdapat satu buah printer sebagai sumbangan yang digunakan di TU PPs. MMP UKSW.
Hasil penilaian yang tercantum dalam borang reakreditasi tersebut didukung melalui hasil penilaian secara langsung dari beberapa alumni yang bersedia memberikan pernyataan tentang keaktifan mereka sebagai lulusan PPs. MMP UKSW. Seluruh responden memberikan jawaban yang sama yaitu keaktifan mereka sementara ini baru meliputi 2 hal yang sudah disebutkan diatas yaitu pemberi masukan untuk perbaikan proses pembelajaran dan pengembangan jejaring, namun mereka juga tidak membatasi partisipasi tersebut sehingga kemungkinan untuk memberikan partisipasi selanjutnya dalam bentuk lain sangat terbuka. Dengan demikian penilaian untuk partisipasi alumni ini tergolong cukup karena alumni baru memberikan dua dari empat bentuk partisipasi yang diperlukan.
Dari ketiga jenis elemen penilaian diatas yang dibagi menjadi empat deskriptor (hasil IPK, lama masa studi, evaluasi pengguna, dan partispasi), jika diurutkan berdasarkan prioritas elemen penilaian yang
memiliki harkat dan peringkat dari yang paling baik, maka partisipasi alumni menduduki peringkat terakhir dengan harkat dan peringkat cukup. Sedangkan elemen penilaian lain yaitu evaluasi pengguna terhadap kinerja lulusan menghasilkan harkat dan peringkat sangat baik dan rata-rata IPK serta masa studi mendapat harkat dan peringkat baik. Namun dengan mempertimbangkan tingginya nilai variabilitas masa studi lulusan yang ditunjukkan melalui besarnya angka standar deviasinya dan masih kecilnya prosentase mahasiswa yang lulus tidak tepat pada waktunya, sehingga masalah yang hendak dianalisis selanjutnya adalah sebagai berikut:
1. Masa studi yang ditempuh lebih dari masa ideal ≤ 2 tahun (4 semester).
2.Partisipasi alumni/lulusan belum mencapai 4 bentuk partisipasi aktif yaitu dalam bentuk sumbangan dana, fasilitas, masukkan untuk perbaikan proses pembelajaran, dan pengembangan jejaring.
4.2.2Measure
Tahap measure merupakan tahap selanjutnya yang dilakukan untuk mengukur masalah yang sudah ditentukan sebelumnya melalui tahap define. Pengukuran ini bertujuan untuk mengetahui ukuran dasar masalah sebelum Lean Six Sigma diaplikasikan yang kemudian akan dibandingkan dengan pencapaiannya sesudah Lean Six Sigma diaplikasikan. Dengan adanya pengkuran ini, tingkat keberhasilan pendekatan Lean Six Sigma dalam penelitian ini dapat diketahui.
A. Masa Studi
Sesuai dengan temuan dalam tahap define bahwa masalah yang hendak dianalisis lebih lanjut yang pertama adalah tentang masa studi, maka langkah awal yang dilakukan dalam pengukuran ini adalah menjabarkan proses yang ditempuh mahasiswa selama menjalani masa studi sampai lulus. Penjabaran proses masa studi ini disajikan melalui flowchart process pada gambar 4.1.
Gambar 4. 1 Flowchart Process Masa Studi di PPs. MMP UKSW
± 1 tahun
Ujian Proposal & Permintaan SK
Revisi Tanpa Revisi
Gambar 4.1 menunjukkan alur proses masa studi yang perlu dilalui mahasiswa sejak awal perkuliahan sampai lulus. Calon mahasiswa yang sudah diterima melalui berbagai proses penyaringan mengikuti masa matrikulasi/pra-kuliah selama kurang lebih 2 bulan dengan 3 matakuliah yaitu filsafat pendidikan, bahasa Inggris dan komputer literasi. Setelah dinyatakan lulus dari matrikulasi, mahasiswa mengikuti perkuliahan yang ditempuh selama 3 semester atau 1 tahun.
Selesai perkuliahan, mahasiswa diharapkan langsung mengikuti ujian proposal, dengan berbagai persiapan yang sudah dilakukan sejak masa perkuliahan dengan waktu tambahan 1-3 minggu setelahnya. Saat ujian proposal dilaksanakan, mahasiswa sekaligus mengajukan permintaan dosen pembimbing. Jika ujian proposal dinyatakan lulus melalui berbagai revisi yang diberikan dosen penguji, maka mahasiswa menunggu SK pembimbing. Lamanya sampai SK pembimbing dikeluarkan membutuhkan waktu 1-2 minggu. Ketika SK pembimbing sudah dikeluarkan maka mahasiswa bisa mulai melakukan pembimbingan dengan dosen pembimbing yang sudah disetujui. Pembimbingan dan penelitian rata-rata memerlukan waktu kurang lebih 1 tahun dan mahasiswa siap melaksanakan ujian tesis.
Setelah mengetahui proses-proses yang perlu dilalui mahasiswa selama mengikuti masa studi di PPs. MMP UKSW, selanjutnya dari hasil rekaman pada tabel 4.3 dilakukan perhitungan DPMO (Defect per million opportunities) masa studi berdasarkan persamaan 3.1
dan dikonversi ke level Sigma menurut tabel konversi Motorola Six Sigma’s Process (Gaspersz & Fontana, 2011).
Persamaan 3.1 Rumus menghitung DPMO
Tabel 4. 6 LevelSigma Masa Studi PPs. MMP UKSW Sumber: Borang Reakreditasi PPs. MMP UKSW 2014, diolah.
Tabel 4.6 menyajikan angka konversi level sigma
dari hasil perhitungan DPMO berdasarkan data yang diperoleh melalui buku Evaluasi Diri PPs. MMP UKSW 2014. Dapat dilihat bahwa saat ini, PPs. MMP USKW masih berada pada level 1,54 sigma untuk masa studi. Level yang masih jauh dari angka 6 ini mengindikasikan bahwa permasalahan masa studi adalah crucial sehingga perlu dianalisis dengan sebaik mungkin untuk meningkatkan level sigma masa studi lulusan selanjutnya.
B. Partisipasi Lulusan
Selanjutnya, pengukuran kedua bertujuan untuk mengukur keaktifan partisipasi lulusan atau alumni terhadap program studi. Pengukuran ini dilakukan
����= �������
���������������������������×�������������× 1.000.000
melalui pengambilan data wawancara kepada beberapa alumni lulusan PPs. MMP UKSW yang sebelumnya pada tahap define telah dijelaskan. Hasil dari pengukuran ini tidak dapat disajikan dengan level
Sigma karena jenis data yang dikumpulkan tidak mendukung, namun permasalahan ini akan dilanjutkan kedalam tahap analyze melihat hasil penilaian berdasarkan akreditasi magister yang ditemukan pada tahap define adalah masih cukup.
4.2.3Analyze
Tahap analyze adalah langkah selanjutnya yang dilakukan dimana hasil dari pengkuran tahap measure
dianalisis lebih lanjut untuk mendapatkan aktivitas-aktivitas apa saja yang dianggap sebagai pemborosan yang tidak bernilai tambah. Pemborosan ini diketahui melalui penemuan akar-akar permasalahan.
Tool/piranti utama yang digunakan pada tahap ini adalah diagram Fishbone dibantu dengan brainstorming
melalui FGD (Focus Group Disscussion) teknik round robin. Selain itu, teknik bantuan lain yang digunakan adalah 5 Whys untuk mencari akar permasalahan yaitu dengan bertanya mengapa sebanyak 5 kali atau sampai akar permasalahan ditemukan dan tidak bisa diuraikan lagi. Penerapan piranti-piranti ini melibatkan beberapa narasumber yang dianggap kritis dan mampu memberikan kontribusi.
A. Masa Studi
Dalam penelitian ini untuk menentukan permasalahan sampai akar permasalahan masa studi
dilakukan FGD sebanyak 3 kali. FGD pertama yang dilakukan terdiri dari 4 mahasiswa dengan status 2 diantaranya sudah lulus dengan masa studi lebih lama dari masa ideal, kemudian yang 1 belum mengikuti ujian proposal meskipun sudah kurang lebih setahun menyelesaikan perkuliahan, dan yang terakhir merupakan mahasiswa yang masih sementara penulisan tesis. Hasil dari FGD ini tidak dapat digunakan dalam diagram fishbone karena kurangnya data yang dihasilkan. Hal ini disebabkan karena kurangnya antusias dari peserta dan kurangnya pengalaman peneliti dalam menjadi moderator. Namun hasil dari FGD pertama ini digunakan kembali sebagai referensi untuk melaksanakan FGD kedua.
FGD yang kedua dilaksanakan 3 minggu sesudah FGD pertama, peserta yang dilibatkan mengalami sedikit perubahan. Hanya 1 peserta dari FGD pertama yang mengikuti FGD kedua. Jumlah peserta dalam FGD kedua adalah 4 orang dengan peneliti diikutsertakan sebagai peserta FGD karena peneliti juga termasuk salah satu objek yang terlibat langsung dalam topik penelitian ini, sedangkan 2 peserta lain sudah lulus dengan masa studi lebih dari masa ideal dan 1 peserta lain belum ujian proposal meskipun sudah lebih dari setahun selesai masa perkuliahan. Moderator adalah salah satu mahasiswa yang juga merupakan lulusan PPs. MMP UKSW namun sudah memiliki pengalaman dalam memimpin diskusi dan sudah menguasai sebelumnya tentang topik penelitian ini. FGD yang kedua berlangsung selama kurang lebih
60 menit dengan hasil yang diperlihatkan pada diagram
fishbone gambar 4.2.
Menurut hasil diskusi ini, seluruh peserta setuju bahwa kondisi keseluruhan proses masa studi yang ditempuh selama ini baik-baik saja. Namun ketika pertanyaan mulai masuk dalam topik pembahasan tentang masih adanya sejumlah mahasiswa yang belum mampu menempu masa studi ideal, seluruh peserta menyatakan bahwa pemborosan utama merupakan pemborosan waktu (waiting) yang berasal dari lamanya proses yang dibutuhkan mahasiswa untuk menulis proposal dan menyelesaikan tesis. Berbagai pendapat kemudian dinyatakan oleh setiap peserta secara bergilir tanpa adanya interupsi dan sanggahan tentang berbagai alasan yang melatarbelakangi lamanya masa studi yang ditempuh. Setiap pernyataan yang diutarakan peserta kemudian ditulis dan dikelompokkan berdasarkan 5M (Man, Method, Material, Money, Machines). Hasil dari brainstorming FGD yang pertama ini oleh peneliti dimasukkan kedalam diagram
fishbone yang kemudian menjadi bahan utama untuk FGD yang selanjutnya.
Method/Process (PBM&bimbingan)
Man
Mahasiswa kesulitan mencari referensi
Masa
sampai perkuliahan selesai (3sem.) untuk mencari topik penelitianMahasiswa malas mencari referensi
Belum ada langganan khusus
jurnal MP
Anggota seangkatan tidak kompak
Tidak semua mahasiswa berlatar belakang sarjana kependidikan
Jurnal/artikel/buku
khusus Manajemen Pendidikan yang tersedia di perpustakaan masih
terbatas (belum
uptodate)
Mahasiswa kurang motivasi
Kemampuan menulis mahasiswa yang terbatas
Pergantian topik oleh dosen ditengah penulisan tesis
Topik penelitian belum
dipahami Mahasiswa memiliki kebiasaan menunda
Mahasiswa kesulitan membagi waktu dengan pekerjaan
Selama perkuliahan mahasiswa belum menemukan topik penelitian
Machines (SarPras)
Money
Material (Buku/Jurnal)
Gambar 4. 2 Diagram Fishbone Masa Studi > 2tahun
Gambar 4.2 menunjukkan bahwa permasalahan pada umumnya bersumber pada man yang memberikan 12 poin permasalahan. Dari kategori 5M yang ditentukan, method dan man menjadi topik utama pembahasan. Sedangkan permasalahan dalam material
dan money dianggap tidak crucial bahkan untuk sarana dan prasarana tidak ditemukan permasalahan yang menyebabkan lamanya masa studi.
Selang 2 minggu setelah FGD yang kedua dilakukan, peneliti mengadakan FGD yang ketiga dengan peserta yang sama. Tujuan FGD ketiga adalah memilih permasalahan yang dianggap crucial berdasarkan hasil
brainstorming sebelumnya. Setiap peserta secara bergilir satu persatu diberikan kesempatan untuk memilih beberapa masalah yang dianggap crucial dari pilihan-pilihan yang disajikan melalui diagram fishbone yang dapat dilihat pada gambar 4.2.
Melalui berbagai pertimbangan bersama maka disepakati terdapat 3 masalah vital yang crucial yaitu dua masalah berasal dari Man: (1) mahasiswa kurang motivasi dan (2) kemampuan mahasiswa yang terbatas, kemudian 1 masalah lain berasal dari Method: (3) mata kuliah metodologi penelitian tidak dimanfaatkan untuk memulai penulisan proposal. Selanjutnya, dari 3 masalah yang sudah disepakati tersebut, seluruh peserta secara terus menerus saling berdiskusi menjelaskan penyebab dari permasalahan sampai akar penyebab permasalahannya ditemukan. Hasil pembahasan ini diperlihatkan pada tabel 4.7.
Tabel 4. 7 Akar Permasalahan Masa Studi Lulusan > 2 tahun
Permasalahan Akar Permasalahan 1
Man (mahasiswa dan dosen) Mahasiswa
kurang motivasi
Motivasi mahasiswa dalam mengikuti perkuliahan adalah (1) faktor gengsi
terhadap rekan sejawat/terdapat
kecemburuan sosial dalam dunia kerja, (2) faktor hanya sekedar memenuhi tugas belajar yang diwajibkan oleh lembaga tempat bekerja
Motivasi yang ada hanya
sekedar motivasi ekstrinsik bukan intrinsik atau dengan
kata lain motivasinya hanya sekedar untuk mencari gelar semata
Kemampuan menulis mahasiswa yang terbatas
1.Mahasiswa sebelumnya
tidak terbiasa menulis karya ilmiah
2.Mahasiswa malas untuk berpikir maupun membaca
yang menyebabkan kebiasaan menulis yang
seharusnya sudah dilatih melalui tugas penulisan paper pada setiap mata kuliah tidak dimanfaatkan karena kebiasaan copy paste atau bahkan “dikerjakan orang lain”
1a. Background sarjana tidak membiasakan mahasiswa menulis
1b. Sebagian mahasiswa sudah lama lulus sarjana
dan pekerjaannya sekarang tidak berhubungan dengan menulis karya ilmiah
2. Sebagian mahasiswa memiliki profesi lain selain sebagai mahasiswa yang membutuhkan waktu dan tenaga yang lebih banyak
1.Kemampuan
menulis belum terlalu
dipertimbangkan sebagai salah satu kualifikasi calon yang tersedia untuk mengerjakan tugas kuliah atau tesis
Permasalahan Akar Permasalahan 1 Akar Permasalahan 2 Akar Permasalahan 3 Akar sampai semua mata kuliah selesai dipelajari yaitu selama tiga semester baru mereka mencari topik penelitian.
Mahasiswa belum mendapatkan ide topik
penelitian yang cocok selama masa perkuliahan
Hasil dari tabel 4.7 memperlihatkan 5 akar permasalahan yang ditemukan berdasarkan 3 permasalahan crucial yang ditentukan sebelumnya. Dari kelima akar permasalahan yang ditemukan, beberapa poin menjelaskan tentang kesulitan mahasiswa selama perkuliahan. Dampak dari kesulitan-kesulitan selama perkuliahan tersebut tidak terlalu nampak pada proses pembelajaran namun akan berpengaruh pada lamanya waktu yang dibutuhkan untuk penulisan proposal maupun penyelesaian tesis.
Selanjutnya, dari kelima akar permasalahan yang ditemukan dapat diidentifikasi pemborosan dan jenis pemborosan. Pemborosan ini dikualifikasi untuk memenuhi tujuan utama dari Lean Six Sigma yaitu memperbaiki dan mereduksi pemborosan. Pada umumnya pemborosan yang teridentifikasi merupakan permasalahan yang sudah ditemukan sebelumnya. Namun tidak semua permasalahan merupakan pemborosan, sehingga melalui tabel 4.8 diperlihatkan pemborosan-pemborosan yang dapat direduksi melalui perbaikan akar permasalahan.
Tabel 4. 8 Pemborosan
Akar Permasalahan Pemborosan Motivasi kuliah hanya untuk
mencari gelar
Mahasiswa tidak memiliki motivasi untuk meningkatkan kompetensinya
Kriteria penilaian tentang kemampuan menulis calon mahasiswa dalam proses seleksi belum maksimal
Calon mahasiswa yang masuk tidak memenuhi kriteria kemampuan menulis yang diperlukan
Kesibukan pekerjaan profesi lain
mahasiswa menyebabkan terbatasnya waktu yang tersedia
untuk mengerjakan tugas/tesis
Mahasiswa menunda penulisan proposal maupun
penyelesaian revisi tesis
Mahasiswa tidak melakukan persiapan sebelumnya dengan membaca materi perkuliahan yang akan ditempuh
Mahasiswa menunggu perkuliahan dimulai dalam kelas baru mau membaca materi
Kurangnya kesadaran mahasiswa untuk memulai menulis proposal seawal mungkin
Mahasiswa menunda penulisan proposal
Tabel 4.8 menunjukkan bahwa pemborosan yang sering ditemukan adalah terjadi pada faktor sumber daya manusia. Selain itu, pemborosan lain adalah pemborosan jenis waiting. Dalam penelitian ini, pemborosan waiting merupakan salah satu penyebab dari permasalahan utama yang ditemukan tentang banyaknya mahasiswa yang menempuh masa studi lebih
dari batas ideal ≤ 2tahun. Senada dengan hasil flowchart process masa studi pada gambar 4.1, pemborosan
waiting yang paling banyak terjadi adalah selama penelitian dan penyelesaian tesis yang membutuhkan waktu ±1 tahun.
B. Partisipasi Lulusan
Piranti atau tool yang digunakan untuk menemukan akar permasalahan dalam hal partisipasi lulusan adalah 5Whys yang memberikan pertanyaan mengapa sebanyak lima kali atau sampai akar permasalahan ditemukan dan tidak bisa diuraikan lagi kepada narasumber yaitu alumni PPs. MMP UKSW. Tabel 4.9 merupakan hasil dari penerapan 5Whys yang dimaksud.
Tabel 4. 9 Akar Permasalahan Kurangnya Partisipasi Lulusan
Permasalahan Penyebab Akar Permasalahan 2 n secara aktif
Kesibukan kerja lulusan menyebabkan lulusan hanya memiliki waktu yang terbatas untuk
mengakses sendiri sumber
informasi yang disediakan progdi dan himpunan alumni
Tabel 4.9 menunjukkan bahwa permasalahan utama yang menyebabkan kurangnya partisipasi lulusan karena adanya kerenggangan antara lulusan dan program studi. Akar permasalahan pertama yang ditemukan adalah program studi memang sudah menyediakan informasi-informasi yang diperlukan namun sumber informasi yang disediakan belum dimanfaatkan secara aktif oleh lulusan. Dengan banyaknya kesibukan yang dimiliki lulusan, waktu yang dimiliki mereka untuk mengakses sendiri sumber informasi yang disediakan hanya terbatas, sehingga tidak heran bahwa lulusan/alumni bukannya tidak pernah namun jarang terlibat aktif dalam kegiatan yang diadakan program studi.
4.2.4Improvement
Tahap selanjutnya adalah mencari alternatif solusi berdasarkan akar permasalahan yang sudah ditemukan sebelumnya dalam tahap analyze. Tahap ini disebut tahap Improvement. Tool/piranti utama yang digunakan adalah FGD yang melibatkan narasumber atau peserta diskusi yang sama dengan FGD yang dilakukan sebelumnya. Tool/piranti lain yang digunakan adalah in depth interview kepada lulusan/alumni untuk
menentukan alternatif solusi yang bisa diberikan supaya keaktifan partisipasi lulusan/alumni bisa ditingkatkan. A. Masa Studi
Dalam FGD, setiap peserta sekali lagi secara berurutan diminta memberikan masukan sebagai alternatif solusi. Setelah pernyataan disampaikan, pernyataan tersebut kemudian di diskusikan lagi keefektifannya. Hasil dari FGD ini selengkapnya dapat dilihat pada tabel 4.10.
Dari 5 akar penyebab permasalahan yang ditemukan sebelumnya, terdapat 6 alternatif solusi yang ditawarkan sebagai strategi peningkatan mutu lulusan untuk progdi. Aplikasi berbagai strategi yang ditawarkan melalui tabel 4.10 dilakukan pada proses perkuliahan. Hal ini bertujuan untuk menghindari banyaknya waktu yang digunakan mahasiswa untuk penulisan proposal dan penyelesaian tesis.
Tabel 4. 10 Alternatif Solusi untuk Masa Studi
Permasalahan Akar Permasalahan Alternatif Solusi
Mahasiswa kurang motivasi
Motivasi kuliah hanya untuk mencari gelar
1. Memaksimalkan proses seleksi tahap wawancara untuk mengcover motivasi mahasiswa
2. Memaksimalkan peran pembimbing akademik dan peran sebagai dosen untuk memotivasi mahasiswa supaya “stay on track”
Kemampuan menulis
mahasiswa yang terbatas
Kriteria penilaian tentang kemampuan menulis calon mahasiswa dalam proses seleksi belum maksimal
Menambahkan mata kuliah penulisan akademis saat pra kuliah sebagai matakuliah “optional” bersama dengan bahasa Inggris dan komputer literasi
Kesibukan pekerjaan menyebabkan terbatasnya waktu
yang tersedia untuk mengerjakan tugas kuliah/tesis
Mewajibkan penyertaan keterangan tidak plagiat dalam setiap tugas paper seperti pada penulisan tesis sebagai motivasi mahasiswa mengerjakan sendiri tugas tanggung jawabnya
Mahasiswa tidak melakukan persiapan sebelumnya dengan membaca materi perkuliahan
Menerapkan kebijakan masing-masing dosen untuk memastikan mahasiwa membaca materi perkuliahan sebelum proses belajar mengajar dimulai yang dilakukan rutin setiap awal pertemuan.
Kurangnya kesadaran mahasiswa untuk mulai menulis proposal seawal mungkin
1. Memaksimalkan peran pembimbing akademik dan peran dosen untuk memotivasi mahasiswa supaya “stay on track”
2. Mahasiswa aktif bertanya tentang topik-topik penelitian kepada dosen disetiap mata kuliah
B. Partisipasi Lulusan
Akar permasalahan sebagai pemborosan yang ditemukan sebelumnya adalah tidak maksimalnya pemanfaatan sumber informasi yang disediakan program studi untuk menjangkau lulusan karena kesibukan kerja mereka. Untuk menanggapi hal tersebut, alternatif solusi yang ditawarkan dapat dilihat pada tabel 4.11
Tabel 4. 11 Alternatif Solusi untuk Partisipasi Alumni Permasalahan Akar Permasalahan Alternatif Solusi
Adanya kerenggangan antara progdi dan lulusan/ alumni
Kesibukan kerja lulusan menyebabkan lulusan hanya memiliki waktu yang terbatas untuk mengakses sendiri sumber informasi yang disediakan progdi dan himpunan alumni
Memaksimalkan pemanfaatan Student email account yang disediakan
universitas sejak dari awal perkuliahan
Menurut tabel 4.11, salah satu alternatif solusi yang bisa dilakukan adalah dengan memaksimalkan pemanfaatan Student email account yang sudah disediakan universitas. Tujuan pemberian email ini adalah untuk memudahkan pihak kampus dalam menjangkau banyaknya mahasiswa maupun alumni UKSW yang tersebar diseluruh Indonesia. Tujuan ini bisa tercapai jika sejak awal perkuliahan, mahasiswa dibiasakan untuk selalu menggunakan email ini. Namun pada praktiknya, fasilitas ini belum termanfaatkan secara maksimal, bahkan masih ada mahasiswa PPs. MMP UKSW yang tidak mengetahui adanya fasilitas ini. Kondisi ini meminimkan hasil usaha kampus untuk tetap “keep in touch” dengan alumni.
Melalui fasilitas email ini diharapkan alumni/lulusan bisa dengan mudah dijangkau oleh program studi. UKSW
sendiri memiliki Alumni Newsletter SWAN (Satya Wacana Alumni News) yang baru terbit perdana bulan Mei 2015, jadi selain dengan memberikan informasi langsung melalui email, Newsletter ini juga bisa dimanfaatkan program studi untuk bisa menjaring alumni/lulusan dengan aktif menerbitkan informasi-informasi yang diperlukan.
4.2.5 Control
Tahap yang terakhir dilakukan pada Lean Six Sigma adalah tahap control, dimana tujuan dari tahap ini adalah untuk memastikan bahwa seluruh alternatif solusi yang ditemukan sebelumnya dapat diterapkan sebagaimana mestinya sampai 6 sigma bisa tercapai. Dengan mempertimbangkan situasi dan kondisi yang ada, salah satu cara yang bisa dijadikan sebagai referensi program studi pada tahap control adalah dengan mempertimbangkan tawaran strategi dalam
improvement untuk dimasukan kedalam angket sebagai evaluasi yang secara rutin disebarkan pada akhir perkuliahan setiap semester.
4.3
Pembahasan
Hasil penelitian menurut metodologi DMAIC yang sudah dijelaskan sebelumnya selanjutnya secara lebih
detail dibahas sebagai berikut:
4.3.1Kondisi Mutu Lulusan PPs. MMP UKSW
Deskripsi secara umum tentang kondisi mutu lulusan PPs. MMP UKSW saat ini diperlihatkan melalui tahap Define, Measure dan sebagian pada tahap Analyze.
Tahap Define menjelaskan bahwa secara keseluruhan
kondisi mutu lulusan PPs. MMP UKSW sudah memadai. Hal ini didukung dengan akreditasi A yang mampu dipertahankan progdi sejak tahun 2010 sampai reakreditasi terbaru tahun 2015. Namun, pengaplikasian
Lean Six Sigma dalam penelitian ini menemukan bahwa terdapat 2 permasalahan utama yang perlu diperhatikan progdi demi peningkatan mutu lulusan secara terus menerus.
Dua permasalahan yang didefinisikan dalam tahap
Define adalah lamanya masa studi yang ditempuh lulusan dan kurangnya partispasi alumni. Partisipasi alumni mendapat predikat cukup karena selama ini alumni PPs. MMP UKSW baru aktif dalam 2 dari 4 bentuk partisipasi yang diharapkan progdi. Sedangkan perhitungan rata-rata masa studi lulusan sebenarnya sudah menunjukkan angka dengan predikat baik yaitu 2,1 tahun atau 25,2 bulan, tapi standar deviasi yang ditemukan adalah 25,2±9,21. Angka ini menunjukkan tingginya variabilitas, sedangkan tujuan utama aplikasi
Lean Six Sigma adalah menurunkan variabilitas.
Kemudian, hasil dari tahap Measure menunjukkan bahwa level sigma masa studi PPs. MMP UKSW saat ini
baru mencapai 1,54σ. Level ini menunjukkan bahwa
kondisi masa studi lulusan selama ini masih banyak yang berada di posisi belum ideal atau belum sesuai
dengan harapan progdi yaitu ≤ 2 tahun. Hasil tersebut
mendukung pernyataan dalam tahap define untuk menganalisis masa studi lebih lanjut.
Secara umum, kondisi-kondisi yang disebutkan diatas kurang lebih serupa dengan hasil penelitian aplikasi Lean Six Sigma terdahulu. Masalah utama yang
sering ditemukan dalam bidang jasa pada umumnya adalah masalah waktu yang tidak sesuai dengan harapan pelanggan (Wang dan Chen, 2010; Wisnubroto & Anggoro, 2012; Cheng dan Chang, 2012). Selain itu perhitungan level Sigma dalam tahap Measure pada umumnya berada dibawah angka 3.
Selanjutnya, melalui tahap Analyze sebuah diagram Fishbone pada gambar 4.2 diperlihatkan untuk menjelaskan tentang kondisi permasalahan-permasalahan yang menyebabkan lamanya masa studi yang ditempuh lulusan. Dari kategori 5M (Man, Method/process, Material, Money, Machines,) yang menjadi topik utama pembahasan selama FGD adalah
Man dan Method.
A. Man (Tenaga Akademik, Pengelola dan Mahasiswa) Sesuai dengan definisnya, Man mengacu pada manusia yang terlibat langsung dalam proses. Melalui FGD ini ditemukan bahwa hampir seluruh penyebab masalah utama terdapat di Man. Hal ini jelas terlihat pada diagram fishbone yang memberikan 12 permasalahan. Dari 12 permasalahan yang ditemukan, disepakati hanya 2 permasalahan yang dianggap crucial,
permasalahan yang lainnya dianggap sebagai permasalahan yang hanya terjadi dalam beberapa kasus tertentu.
B. Method/Process (PBM dan Bimbingan)
Metode atau proses mengarah pada metode yang digunakan selama proses masa studi dilaksanakan baik itu selama proses belajar mengajar maupun proses bimbingan tesis. Dalam FGD ini, awalnya ada 3
permasalahan yang ditemukan yaitu (1) mata kuliah metodologi penelitian tidak dimanfaatkan untuk memulai proposal tapi hanya sebagai pemenuhan tugas matakuliah, (2) progdi belum menyediakan deadline
secara tegas khusus untuk memasukan proposal, (3) pertemuan yang diselenggarakan oleh program studi yang membahas tentang penulisan proposal/tesis sesudah masa perkuliahan belum termanfaatkan oleh mahasiswa, hanya sebagian mahasiswa saja yang mengikutinya. Namun dua masalah terakhir (2) dan (3) tidak dimasukkan dalam diagram fishbone karena berdasarkan Kurikulum yang baru oleh PPs. MMP UKSW, progdi sudah memberikan deadline untuk proposal yaitu dengan menetapkan mata kuliah khusus yaitu Seminar Rencana Tugas Akhir pada semester 3 yang sekaligus membahas tentang penyusunan proposal lebih jauh lagi selain pada mata kuliah Metodologi Penelitian Kualitatif dan Kuantitatif pada semester 1. Dengan adanya mata kuliah tersebut, permasalahan ini dianggap tidak valid lagi.
4.3.2Akar Permasalahan
Melalui FGD dan teknik 5Whys didapatkan 5 akar permasalahan tentang lamanya masa studi (Tabel 4.7) dan 1 akar permasalahan tentang kurangnya partispasi alumni (Tabel 4.9). Keenam akar permasalahan tersebut ditemukan berdasarkan 4 permasalahan crucial yang ditemukan sebelumnya yaitu sebagai berikut:
A. Mahasiswa kurang motivasi
Salah satu permasalahan yang sering dialami mahasiswa saat sedang menjalani masa studi adalah
kurangnya motivasi. Setiap mahasiswa memiliki motivasi masing-masing saat menjalanai perkuliahan di PPs. MMP UKSW. Motivasi tersebut adalah salah satu faktor penentu keberhasilannya selama mengikuti perkuliahan.
Sebagian dari mahasiswa yang sudah bekerja memiliki motivasi yang tidak berbeda jauh satu sama lain. Motivasi tersebut diantaranya yaitu karena adanya pengaruh lingkungan sosial yang menuntut mereka untuk meneruskan kuliah magister baik itu untuk meningkatkan pendapatan, adanya kecemburuan sosial melihat teman-teman sejawat rata-rata sudah master, ataupun karena tuntutan pekerjaan yang mengharuskan mereka mengambil manajemen pendidikan meskipun kadang passion mereka tidak sepenuhnya searah. Lain halnya dengan mahasiswa yang belum bekerja, sebagian dari mereka memiliki motivasi meneruskan kuliah karena setelah lulus sarjana masih belum menemukan pekerjaan sehingga daripada memilih untuk menganggur lebih baik meneruskan kuliah.
Motivasi-motivasi yang disebutkan diatas merupakan contoh motivasi ekstrinsik atau motivasi yang berasal dari luar, dengan kata lain motivasi hanya sekedar untuk mencari gelar semata. Motivasi-motivasi ini tidak ada salahnya, namun motivasi yang semacam itu tidak akan cukup mampu membantu mahasiswa ketika ia bertemu dengan kesulitan-kesulitan tak terduga saat kuliah atau saat penulisan tesis. Mahasiswa akan cenderung gampang berputus asa ketika dihadapkan pada masalah yang berakibat pada lamanya masa studi untuk lulus. Dibutuhkan motivasi intrinsik yang berasal dari kesadaran diri mahasiswa untuk
mengikuti kuliah, khususnya mahasiswa yang sudah bekerja karena mereka lebih “rawan” menemukan kesulitan saat berkuliah melihat kemungkinan sulitnya membagi waktu antara kuliah dan pekerjaan utama. B. Kemampuan menulis mahasiswa yang terbatas
Permasalahan ini menjadi salah satu pemicu lamanya waktu yang dibutuhkan mahasiswa untuk menyelesaikan penulisan tesis karena meskipun penelitiannya sudah selesai namun jika kemampuan menulis karya ilmiah mahasiswa terbatas maka mahasiswa akan membutuhkan waktu yang lebih untuk menyelesaikan penulisannya. Tidak semua mahasiswa mampu menyampaikan apa yang ada dalam pikirannya secara tertulis dan ilmiah.
Menurut hasil FGD, akar permasalahan yang menyebabkan mengapa kemampuan menulis mahasiswa yang terbatas mempengaruhi lamanya masa studi adalah pertama karena kriteria penilaian tentang kemampuan mahasiswa dalam proses seleksi calon mahasiswa baru belum maksimal dan kedua karena kesibukan pekerjaan lain menyebabkan terbatasnya waktu yang tersedia untuk mengerjakan tugas/tesis.
C. Mata kuliah metodologi penelitian tidak digunakan untuk memulai penulisan proposal
Sebelum kurikulum baru diberlakukan, PPs. MMP UKSW menjadwalkan mata kuliah metodologi penelitian dilaksanakan pada semester 2 dengan harapan bahwa selesai mengikuti mata kuliah ini mahasiswa sudah siap ujian proposal atau minimal sudah memiliki gambaran proposal yang akan diajukan dengan jatuh tempo
maksimal selesai perkuliahan semester 3 mahasiswa siap ujian proposal. Namun meskipun hal ini sudah sering disarankan dari pihak program studi, pada kenyataannya sebagian mahasiswa menunggu masa perkuliahan selesai selama 3 semester baru mulai mencari topik penelitian.
Akar permasalahan yang ditemukan melalui FGD terdiri dari 2 yaitu karena mahasiswa tidak mempersiapkan diri dulu dengan membaca bahan materi kuliah sebelum perkuliahan dimulai dan kurangnya kesadaran mahasiswa untuk memulai penulisan proposal seawal mungkin. Sebenarnya melihat susunan Kurikulum baru yang diterapkan oleh PPs. MMP UKSW, progdi sudah memberikan kebijakan bahwa mata kuliah Metodologi Penelitian (kualitatif dan kuantitatif) dilaksanakan pada semester 1 dan terdapat mata kuliah Seminar Rencana Tugas Akhir pada semester 3. Namun hasil FGD dalam penelitian ini menemukan bahwa akar permasalahan tentang alasan mengapa mahasiswa tidak memulai menulis proposal saat mengikuti perkuliahan metodologi penelitian adalah karena selama mengikuti perkuliahan mahasiswa tidak memiliki persiapan bahan materi untuk memulai proses belajar mengajar, dan solusi yang ditawarkan progdi tersebut belum menjawab akar permasalahan yang ditemukan. Tapi kebijakan ini sudah menjawab akar permasalahan yang kedua yaitu dengan penempatan metodologi penelitian sejak awal dapat membantu mahasiswa menulis proposal seawal mungkin, sehingga pada mata kuliah Seminar Rencana Tugas Akhir dimulai
mahasiswa diharapkan sudah memiliki gambaran yang lebih jelas tentang proposal penelitiannya.
D. Adanya kerenggangan antara alumni dan program studi
Sampai saat ini sebagian besar alumni belum memiliki kesadaran untuk ikut berpartisipasi aktif dalam setiap kegiatan program studi. Alumni menyatakan bahwa hal utama yang mendasarinya adalah karena padatnya kesibukan pekerjaan sehingga mereka tidak memiliki waktu untuk mencari informasi dan ikut berpartispasi dalam kegiatan program studi.
Meskipun progdi memiliki kerja sama dengan himpunan alumni universitas, namun jangkauannya belum maksimal. Jika dilihat dari data alumni yang ada, jumlah alumni yang berasal dari kota sekitar Salatiga termasuk cukup banyak. Sehingga pada dasarnya kemungkinan untuk mengaktifkan partispasi alumni cukup besar.
4.3.3Strategi Peningkatan Mutu Lulusan
Selanjutnya dengan berdasar pada akar permasalahan yang dijelaskan sebelumnya, ditemukan 7 alternatif yang dapat ditawarkan sebagai strategi peningkatan mutu lulusan. Dari 7 alternatif solusi tersebut, 6 diantaranya membahas tentang masa studi (Tabel 4.10) dan 1 lainnya tentang partisipasi alumni (Tabel 4.11).
A. Memaksimalkan proses seleksi tahap wawancara untuk mengcover motivasi mahasiswa
Salah satu proses seleksi penerimaan mahasiswa baru yang diberlakukan di PPs. MMP UKSW adalah dengan wawancara untuk mengetahui motivasi dan kesanggupan calon mahasiswa selama mengikuti perkuliahan. Meskipun hal ini sudah diberlakukan, namun keefektifannya belum terlalu kelihatan. Pernyataan ini berdasar pada masih ditemukannya mahasiswa yang memiliki motivasi hanya sekedar mencari gelar. Melihat kondisi ini, sebaiknya tahap wawancara ini dimanfaatkan semaksimal mungkin untuk mengcover motivasi sesungguhnya dan kesanggupan mahasiswa.
B. Memaksimalkan peran pembimbing akademik dan peran sebagai dosen untuk memotivasi mahasiswa supaya “stay on track”
Alternatif solusi ini dikemukakan menanggapi permasalahan tentang kurangnya motivasi intrinsik mahasiswa selama mengikuti masa studi dan kurangnya kesadaran mahasiswa untuk memulai menulis proposal seawal mungkin. Keberadaan pembimbing akademik sebenarnya sudah ada, namun pemanfaatannya yang belum masksimal, sehingga akan lebih baik jika peran pembimbing akademik dimanfaatkan dengan mewajibkan setiap mahasiswa per angkatan untuk rutin mengadakan pertemuan dengan masing-masing pembimbing akademik. Pertemuan ini bisa diadakan setiap awal perkuliahan semester baru dimulai atau
sebelum registrasi mata kuliah yang biasa disebut dengan “perwalian”.
Selain itu, peran dosen juga dibutuhkan mengingat frekuensi pertemuannya dengan mahasiswa yang cukup sering. Pertemuan-pertemuan tersebut bisa dimanfaatkan untuk aktif menanamkan motivasi kepada mahasiswa. Motivasi yang diberikan bertujuan supaya mahasiswa menyadari tujuannya mengikuti kuliah adalah untuk meningkatkan kemampuan akademik.
Tujuan utama memaksimalkan peran pembimbing akademik dan dosen dalam memberikan motivasi adalah untuk menganggapi adanya mahasiswa yang hanya memiliki motivasi yang kuat saat awal perkuliahan, dan ketika ia menghadapi masalah atau kesulitan-kesulitan selama masa studi, motivasinya menurun. Kondisi ini secara tidak langsung menyatakan bahwa motivasi yang diperlukan mahasiswa adalah motivasi yang bersifat
continuously atau secara terus menerus supaya mahasiswa“stay on track” sesuai alur yang sudah ditentukan program studi. Motivasi ini bisa didapatkan melalui pembimbing akademik dan dosen mata kuliah selama perkuliahan.
C. Menambahkan mata kuliah penulisan akademis saat pra kuliah
Alternatif solusi ini bertujuan untuk memaksimalkan mutu input PPs. MMP UKSW. Dengan menambahkan pra kuliah Penulisan Akademis, diharapkan progdi dapat memaksimalkan kompetensi calon mahasiswa dalam hal penulisan karya ilmiah. Kompetensi ini dijadikan sebagai
standar kompetensi yang dibutuhkan calon mahasiswa untuk menjadi mahasiswa PPs. MMP USKW.
Menurut kurikulum baru, terdapat dua mata kuliah untuk matrikulasi atau pra kuliah yang menjadi ‘optional’ yaitu Bahasa Inggris dan Komputer Literasi. Kedua mata kuliah ini dikhususkan bagi calon mahasiswa yang dianggap belum memenuhi kriteria minimal pada ‘placement test’. Mata kuliah Penulisan Akdemis bisa dimasukan sebagai mata kuliah ”optional”
dengan mewajibkan seluruh calon peserta mahasiswa menuliskan sebuah tulisan karya ilmiah sederhana untuk mengetahui kompetensi calon mahasiswa apakah perlu atau tidak mengikuti pra kuliah Penulisan Akademis.
D. Mewajibkan penyertaan keterangan tidak plagiat dalam setiap tugas paper
Hasil FGD menemukan bahwa mewajibkan penggunaan bebas plagiat dalam setiap tugas papper
matakuliah diharapkan mampu meningkatkan kemampuan mahasiswa dalam menulis karya ilmiah. Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya bahwa, dalam beberapa kesempatan ditemukan bahwa ada mahasiswa yang kurang peduli dengan tugas papper
yang diberikan dosen, sehingga kebiasaan copy paste
dari jurnal internet dilakukan mahasiswa untuk memenuhi tugas tesebut. Berbagai alasan dikemukakan, dan kadang alasan-alasan tersebut memang sulit untuk dihindari.
Melihat kondisi ini, kesadaran penuh dari mahasiswa dibutuhkan karena ketika ia masuk PPs. MMP UKSW
sudah menjadi tanggung jawabnya sebagai mahasiswa untuk memenuhi tugas yang diberikan dosen. Maka dari itu, salah satu hal yang bisa ditempuh program studi adalah dengan mewajibkan penggunaan aplikasi bebas plagiat pada setiap tugas papper matakuliah sebagai bukti bahwa pekerjaan itu tidak copy paste. Dengan begitu, mahasiswa secara tidak langsung melakukan latihan membiasakan diri menulis karya ilmiah.
E. Menerapkan kebijakan masing-masing dosen untuk memastikan mahasiswa siap mengikuti PBM setiap awal pertemuan
Salah satu kebiasaan kurang baik mahasiswa saat mengikuti kuliah adalah tidak adanya persiapan sebelum proses belajar mengajar dimulai. Mahasiswa cenderung menyerahkan seluruh tanggung jawab untuk keberhasilan proses belajar mengajar kepada dosen. Hal ini berakibat pada tidak maksimalnya pemahaman mahasiswa akan materi yang diajarkan dosen selama perkuliahan.
Mendasari pada akar permasalahan yang ditemukan, maka alternatif solusi yang bisa ditawarkan adalah dengan penerapan kebijakan masing-masing dosen untuk memastikan kesiapan mahasiswa mengikuti proses belajar mengajar setiap awal pertemuan. Beberapa hal yang mungkin bisa dilakukan adalah dengan memberikan pre-test secara rutin mengenai bahan materi setiap pertemuan diawal proses belajar mengajar atau secara random memilih beberapa mahasiswa untuk menjawab beberapa pertanyaan yang berhubungan dengan pengetahuannya mengenai bahan
materi. Dengan begitu, mahasiswa akan terpacu untuk setidaknya membaca sebelumnya materi yang akan diberikan dosen, sehingga memaksimalkan proses belajar mengajar secara student center bukan teacher center.
F. Mahasiswa aktif bertanya topik penelitian kepada dosen disetiap mata kuliah
Salah satu permasalahan yang sering ditemukan adalah mahasiswa sendiri tidak memiliki inisiatif untuk aktif bertanya tentang topik penelitian kepada dosen. Mahasiswa cenderung menunggu sampai dosen yang menyampaikannya. Melihat padatnya materi yang biasanya perlu disampaikan dosen, sehingga kadang kesempatan untuk memberikan ide topik penelitian kepada mahasiswa bisa terlewatkan. Oleh karena itu, setiap mahasiswa seharusnya sudah dibiasakan untuk kritis bertanya tentang topik-topik penelitian disetiap mata kuliah. Dengan aktifnya mahasiswa bertanya, maka dosen juga akan lebih aktif memberi masukan-masukan yang membantu.
Melalui berbagai alternatif solusi yang ditawarkan, diharapkan masa studi yang selama ini masih ditempuh > 2 tahun bisa direduksi. Gambar 4.3 menunjukan gambaran hasil reduksi usulan jalannya proses masa studi yang dapat ditempuh mahasiswa PPs. MMP UKSW. Proses perkuliahan sampai dikeluarkannya SK
pembimbing yang sebelumnya ditempuh selama ≥ 13
bulan, dengan pengaplikasian alternatif solusi yang ditawarkan jangka waktu tersebut dapat direduksi menjadi 12 bulan (1 tahun). Selanjutnya proses
penelitian sampai ujian tesis yang sebelumnya memerlukan waktu ± 1 tahun bisa direduksi menjadi < 1 tahun.
G. Memaksimalkan pemanfaatan Student Email Account
Alternatif ini dapat dijalankan sejak awal perkuliahan. Dengan membiasakan mahasiswa memanfaatkan fasilitas Student email account, selain dapat mempermudah universitas menjangkau
Gambar 3.3 Usulan Flowchart Process Masa Studi
Persetujuan SK Pembimbing
< 1 tahun Bimbingan dan
Penelitian
Pendaftaran Ujian Tesis Persetujuan Ujian
Tesis
Ujian Tesis
Alumni
Lulus
Revisi Tanpa Revisi
Y (revisi)
T
Pendaftaran ujian Proposal
Ujian Proposal & Permintaan SK
Pembimbing
Lulus
Y
1-2 bulan
1 tahun
Matrikulasi
Perkuliahan Lulus
T
mahasiswa, juga fasilitas ini dapat digunakan oleh progdi untuk menyebarkan informasi-informasi yang perlu diketahui alumni PPs. MMP UKSW mengingat alumni-alumni tesebut tersebar di seluruh Indonesia. Altenatif ini ditujukan supaya alumni dapat ikut berpartispasi secara aktif dalam setiap kegiatan progdi.
Secara umum hasil dari penelitian ini senada dengan temuan dari penelitian-penelitian sebelumnya milik Chen, Shyu & Kuo (2010), Cheng & Chang (2012), Prasad, dkk (2012), dan Wisnubroto & Anggoro (2012) yang mendukung pendapat yang disampaikan oleh Ishikawa, Deming & Juran, serta Peters & Austin. Untuk menghasilkan output yang bermutu dibutuhkan manajemen yang baik (Deming & Juran) yang dikelola dan dilaksanakan oleh orang-orang yang berkompetensi (Ishikawa) serta dipimpin oleh kepala manajemensebagai fasilitator yang baik (Peters & Austin). Pernyataan tersebut nyata dalam hasil penelitian yang menunjukkan bahwa hampir seluruh akar permasalahan dan alternatif solusi adalah berfokus pada sumber daya manusia, dimana untuk meningkatkan performanya dibutuhkan manajemen yang berpangkal pada program studi. Kesamaan lain dengan penelitian terdahulu diperlihatkan pada tabel 4.8 tentang pemborosan dan gambar 4.1 tentang flowchart proses masa studi saat ini. Pemborosan jenis waiting ditemukan melihat masih banyaknya mahasiswa yang sering menunda waktu untuk menulis proposal dan menyelesaikan tesis.
Penemuan selanjutnya yang sesuai dengan pernyataan Deming adalah kurangnya motivasi
merupakan salah satu faktor khusus yang mempengaruhi mutu output dalam dunia pendidikan (Salis, 2002). Hasil dari penelitian ini memperlihatkan bahwa motivasi tidak hanya diperlukan mahasiswa saat awal perkuliahan, namun motivasi yang baik diperlukan selama mengikuti proses masa studi. Motivasi tersebut berpengaruh pada lamanya masa studi lulusan.
Selain sesuai dengan pernyataan-pernyataan yang dikemukakan oleh para ahli mutu diatas, hasil penelitian ini juga mendukung salah satu hasil penelitian oleh Asmawi (2005) yaitu untuk menghasilkan
output (lulusan) bermutu, dibutuhkan input yang bermutu juga yaitu calon mahasiswa yang terkualifikasi. Untuk mendapatkan calon mahasiswa yang terkualifikasi dibutuhkan kriteria-kriteria khusus yang perlu dilalui calon mahasiswa. Dalam penelitian ini, pada umumnya lulusan yang masa studinya lebih lama dari batas ideal memiliki kemampuan menulis yang terbatas yang belum teridentifikasi secara maksimal sebelumnya dalam proses penerimaan mahasiswa baru. Untuk itu, salah satu altenatif solusi yang ditawarkan adalah memaksimalkan kriteria kemampuan menulis dalam proses penerimaan mahasiswa baru.
