Analisis dan Perancangan Sistem Manajemen
Proyek Berbasis Web Pada PT XL Axiata, Tbk
Tommy
Binus University, Bekasi, Jawa Barat, Indonesia, stare_blue_sky@yahoo.co.id
Bayu Rafsanjani
Binus University, Bekasi, Jawa Barat, Indonesia, Bayurafsanjani@gmail.com
Jurike V. Moniaga
Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
ABSTRAK
Tujuan Penelitian, ialah merancang aplikasi manajemen proyek berbasis web, untuk membantu
proses manajemen dalam pembuatan proyek pada PT XL Axiata, Tbk. Metodologi Penelitian yang digunakan adalah dengan menggunakan metode analisis (survei sistem yang sedang berjalan, wawancara, studi pustaka), metode perancangan (UML, IMK), metode evaluasi IMK, dan metode testing (performance testing Yslow). Analisis dilakukan dengan melakukan studi lapangan, dan melakukan wawancara kepada salah seorang project manager pada PT XL Axiata, Tbk, beserta seorang anggota timnya. Hasil yang dicapai adalah aplikasi web yang dapat melakukan manajemen proyek secara online, mulai dari pembuatan proyek, pembentukan tim untuk suatu proyek, dapat melakukan sharing file secara online, mempunyai fitur comment untuk berkomunikasi, dan juga memiliki pop-up message sebagai pengingat jika ada task yang belum selesai. Simpulan, aplikasi web manajemen proyek ini dapat membantu para project leader dan member dalam mengerjakan proyeknya, yaitu dapat memantau progress dari project dimana saja dengan bantuan komputer dan koneksi internet, dapat melakukan sharing file dengan lebih mudah, dapat berkomunikasi dengan anggota tim lainnya, dapat mengurangi kelalaian dengan adanya pop-up, sehingga dapat membuat proyek dengan lebih tepat waktu, tepat sasaran, dan sesuai dengan apa yang ingin dibuat dan diminta.(T, BR)
Kata kunci : Analisis manajemen proyek, perancangan proyek, manajemen proyek. ABSTRACT
The purpose of this research, is to design a web-based project management application, to assist management process of project making at PT XL Axiata, Tbk. Method of reasearch which is used are analysis methods (survey research, interview, and library research) planning methods (UML, IMK), IMK evaluation methods, and testing methods (performance testing Yslow). The analysis was done by conducting field studies, and conducting interviews to one of project managers at PT XL Axiata Tbk, together with a member of his team. The results achieved is a web application which can do online project management, start from project creation, team making for a project, able to do online file sharing, has a comment feature to communicate, and also has a pop-up message as a reminder if there are any unfinished task. In brief, this project management web application is able to help project leaders and also their members to make their project, which is able to manage the progress of the project anywhere with the help of a computer and internet connection, able to sharing the files easily, able to communicate with other team members, able to reduce negligence by using pop-up, so that can make projects right on schedule, right on target, and the goal can reach as requested (BR, T)
Pendahuluan
Semakin banyak kebutuhan untuk membuat pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien. Salah satunya, adalah kebutuhan sebuah aplikasi untuk mempermudah melakukan perencanaan atau planning suatu proyek. Aplikasi tersebut diharapkan dapat membantu user untuk membuat dan merancang suatu proyek dengan lebih detail. Aplikasi tersebut juga diharapkan agar dapat membantu user untuk membuat perencanaan suatu proyek dengan lebih mudah.
Seperti yang telah diketahui saat ini, program – program yang khusus untuk memanajemen suatu proyek telah banyak dipergunakan di berbagai perusahaan baik perusahaan kecil maupun perusahaan besar. Tetapi yang menjadi masalah, adalah sulitnya para anggota tim proyek tersebut untuk berkomunikasi secara langsung setiap saat pada saat pembuatan proyek. Pasti akan terjadi banyak kendala apabila terdapat salah satu anggota proyek tidak dapat hadir atau sulit untuk dihubungi, yang bisa mengakibatkan proyek tersebut menjadi terhambat perkembangannya.
Hal inilah yang mendorong untuk dibuatnya aplikasi sistem manajemen berbasis web ini, yang memungkinkan untuk memudahkan para anggota proyek untuk saling berkomunikasi dan mempermudah dalam bertukar informasi walaupun berbeda tempat. Oleh karena itu, dicobalah pengembangan aplikasi berbasis web ini pada PT XL Axiata, Tbk yang telah mempunyai banyak pengalaman dalam hal manajemen proyek.
PT XL Axiata, Tbk telah menggunakan MS.Project sebagai program yang digunakan untuk memanajemen proyek yang sedang berlangsung, masalahnya adalah sulitnya mentransfer data dan juga komunikasi antar anggota tim, PT XL Axiata, Tbk menggunakan sistem shift terhadap para pegawainya yang mengakibatkan suatu saat para anggota tim tidak dapat berkumpul secara utuh. Oleh karena itu dibuatlah aplikasi web ini yang bertujuan untuk membantu mereka.
Tujuan dari penelitian aplikasi Manajemen Proyek ini adalah:
1. Menganalisis dan merancang sistem manajemen proyek berbasis web pada PT XL Axiata Tbk.
2. Membuat website yang berfungsi untuk memanajemen proyek, dalam pembuatan proyek dan pembuatan task.
3. Untuk mempermudah dalam mengontrol perkembangan proyek, agar anggota tim tersebut dapat melihat sejauh mana proses dari proyek mereka berjalan.
4. Membuat sistem manajemen proyek berbasis web pada PT XL Axiata Tbk. Manfaat dari penelitian dan perancangan aplikasi ini diantaranya:
1. Dapat mempermudah para project manager dalam sebuah proyek untuk memantau anggota timnya.
2. Dapat mempersingkat waktu dan biaya, karena proyek ini dapat dikerjakan dimana saja selama terdapat koneksi internet.
3. Para anggota tim dapat berinteraksi satu sama lain dan dapat langsung bertukar ide tanpa harus berada dalam satu ruangan.
4. Membantu penjadwalan dalam menyelesaikan proyek, karena adanya fitur untuk memberi tanggal deadline. Selain itu, anggota tim dapat terus melihat sejauh mana proses dari proyek.
Manajemen Proyek
Menurut Nicolas dan Steyn(2008:xxvi), Manajemen Proyek adalah sebuah proyek yang melibatkan tujuan, yang dapat menguraikan masalah dengan baik, dari tahap identifikasi hingga tahap akhir. Setiap proyek unik karena melakukan sesuatu yang berbeda dari yang dilakukan sebelumnya, bahkan dalam sebuah proyek "rutin" seperti konstruksi rumah, variabel seperti medan, akses, undang-undang zonasi, pasar tenaga kerja, dan yang lainnya. Proyek adalah kegiatan satu kali, tidak pernah benar-benar mengulangi lagi. Sebuah proyek adalah proses kerja untuk mencapai tujuan, selama proses tersebut, proyek melewati fase yang berbeda melewati pada beberapa siklus proyek.
Perencanaan Proyek
Menurut Diwan (2008:27) Perencanaan proyek adalah penentuan rasional, dalam mempertahankan dan mengakhiri penulisan proyek. Sedangkan pada pengertian selanjutnya, perencanaan proyek adalah konsep dasar perencanaan proyek, yaitu pengembangan rencana di tingkat detail yang diperlukan beserta dengan tonggak yang menyertainya, dan penggunaan alat-alat yang tersedia untuk menyiapkan dan memantau perencanaan proyek.
Interaksi Manusia dan Komputer
Menurut Shneiderman (2010:88), interaksi manusia dan komputer atau Human Computer Interaction (HCI) adalah ilmu yang mempelajari tentang bagaimana cara manusia berinteraksi dengan seperangkat komputer dan pengaruh komputer dalam pengembangannya untuk dapat berinteraksi dengan manusia.
Interaksi manusia dengan komputer melibatkan perancangan antar muka pemakai yang memiliki 8 faktor yang harus di perhatikan, atau yang sering diketahui yaitu 8 aturan emas diantaranya:
1. Berusaha konsisten
Konsistensi dilakukan pada urutan tindakan, perintah, dan istilah yang digunakan pada prompt, menu, atau layar bantuan.
2. Menyediakan kebutuhan universal
Penyesuaian perbedaan kebutuhan dari berbagai user ( tingkatan kemahiran, kelompok umur, pengetahuan), seperti dengan menambahkan penjelasan bagi pemula dan shorcut bagi user yang sudah lebih ahli (expert).
3. Memberikan umpan balik infomatif
Untuk setiap tindakan yang dilakukan oleh user, sebaiknya disertakan suatu sistem umpan balik. Untuk tindakan yang tidak memberikan efek yang penting dapat diberikan umpan balik yang sederhana. Tetapi untuk tindakan penting, maka umpan balik sebaiknya lebih substansial. Misal muncul suatu pesan ketika salah menekan tombol pada waktu input data.
4. Merancang dialog yang memberikan penutupan (Keadaan akhir)
Urutan tindakan sebaiknya diorganisir dalam kelompok, yaitu bagian awal, tengah, sampai akhir. Pada bagian akhir tindakan, sebaiknya diberikan indikasi bahwa cara yang dilakukan sudah benar dan dapat mempersiapkan kelompok tindakan berikutnya.
5. Memberikan pencegahan dan penanganan kesalahan yang sederhana.
Sedapat mungkin sistem yang dirancang agar pengguna tidak melakukan kesalahan fatal. Jika kesalahan terjadi, sistem dapat mendeteksi kesalahan dan dengan cepat dan memberikan mekanisme yang sederhana dan mudah dipahami untuk penanganan kesalahan.
6. Mudah untuk kembali ke tindakan sebelumnya.
Hal ini dapat mengurangi kekhawatiran pengguna karena mengetahui kesalahan yang dilakukan dapat dibatalkan, sehingga pengguna akan lebih berani untuk mengekplorasi pilihan-pilihan lain yang belum biasa digunakan.
7. Mendukung pusat kendali internal (internal focus of control)
8. Mengurangi beban ingatan jangka pendek.
Karena keterbatasan ingatan manusia maka interface sebaiknya dibuat dengan tampilan yang sederhana, serta tidak memakan waktu untuk berlatih dan mengetahui urutan-urutan dari suatu tindakan.
TEORI KHUSUS
Menurut Pressman (2010:38), nama model ini sebenarnya adalah “Linear Sequential Model”. Model ini Disebut juga dengan “classic life cycle” atau model waterfall. Model ini adalah model yang muncul pertama kali yaitu sekitar tahun 1970 sehingga sering dianggap kuno, tetapi merupakan model yang paling banyak dipakai didalam Software Engineering (SE). Model ini melakukan pendekatan secara sistematis dan urut mulai dari level kebutuhan sistem lalu menuju ke tahap analisis, desain, coding, testing / verification, dan maintenance. Disebut dengan waterfall karena tahap demi tahap yang dilalui harus menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan. Sebagai contoh tahap desain harus menunggu selesainya tahap sebelumnya yaitu tahap requirement. Secara umum tahapan pada model waterfall dapat dilihat pada gambar berikut :
Gambar 2.9 Permodelan Waterfall
Gambar di atas adalah tahapan umum dari model proses ini. Akan tetapi Pressman (2010:39) memecah model ini menjadi 6 tahapan meskipun secara garis besar sama dengan tahapan-tahapan model waterfall pada umumnya. Berikut adalah penjelasan dari tahap-tahap yang dilakukan di dalam model ini menurut Pressman:
- System / Information Engineering and Modeling. Permodelan ini diawali dengan
mencari kebutuhan dari keseluruhan sistem yang akan diaplikasikan ke dalam bentuk software. Hal ini sangat penting, mengingat software harus dapat berinteraksi dengan elemen-elemen yang lain seperti hardware, database, dan sebagainya. Tahap ini sering disebut dengan Project Definition.
- Software Requirements Analysis. Proses pencarian kebutuhan diintensifkan dan
difokuskan pada software. Untuk mengetahui sifat dari program yang akan dibuat, maka para software engineer harus mengerti tentang domain informasi dari software, misalnya fungsi yang dibutuhkan, user interface, dan sebagainya. Dari 2 aktivitas tersebut (pencarian kebutuhan sistem dan software) harus didokumentasikan dan ditunjukkan kepada customer.
- Design. Proses ini digunakan untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan diatas menjadi
representasi ke dalam bentuk “blue-print” software sebelum coding dimulai. Desain harus dapat mengimplementasikan kebutuhan yang telah disebutkan pada tahap sebelumnya. Seperti 2 aktivitas sebelumnya, maka proses ini juga harus didokumentasikan sebagai konfigurasi dari software.
- Coding. Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah komputer, maka
- Testing / Verification. Sesuatu yang dibuat haruslah diujicobakan. Demikian juga
dengan software. Semua fungsi-fungsi software harus diujicobakan, agar software bebas dari error, dan hasilnya harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan yang sudah didefinisikan sebelumnya.
- Maintenance. Pemeliharaan suatu software diperlukan, termasuk di dalamnya adalah
pengembangan, karena software yang dibuat tidak selamanya hanya seperti itu. Ketika dijalankan mungkin saja masih ada error-error kecil yang tidak ditemukan sebelumnya, atau ada penambahan fitur-fitur yang belum ada pada software tersebut. Pengembangan diperlukan ketika adanya perubahan dari eksternal perusahaan seperti ketika ada pergantian sistem operasi, atau perangkat lainnya.
TINJAUAN PUSTAKA
Dalam membandingkan untuk penggunaan bahasa pemrograman yang akan digunakan, Toyotaro Suzumura, Scott Trent, Michiaki Tatsubori, Akihiko Tozawa dan Tamiya Onodera (2008:386) menggunakan teori Perbandingan Qualitatif. Dengan membandingkan performance bahasa pemrograman yang akan digunakan, akan memudahakan untuk memilih bahasa pemrograman yang lebih baik.
Menurut Shika bhatia dan Mr. Harshpreet Singh (2012:112), untuk dapat membuat suatu aplikasi dengan lebih baik, dapat menggunakan design pattern (MVC). Walaupun memiliki kelemahan, tetapi MVC dapat mempercepat development process sehingga pembuatan suatu aplikasi dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
Untuk bahasa pemrograman pada server – side, lebih baik menggunakan bahasa yang memiliki performance yang baik untuk menyimpan dan melakukan transaksi data (Toyotaro Suzumura, Scott Trent, Michiaki Tatsubori, Akihiko Tozawa dan Tamiya Onodera, 2008:170). Toyotaro Suzumura, Scott Trent, Michiaki Tatsubori, Akihiko Tozawa dan Tamiya Onodera (2008:166) telah melakukan perbandingan antara JSP dan PHP, keduanya memiliki kelebihan dan kelemahan. Untuk server yang hampir tidak pernah mengalami high load, keduanya memiliki performance yang tidak jauh berbeda, tetapi untuk yang akan mengalami high load, JSP lebih baik.
Dalam memanajemen database dapat digunakan PHP framework dengan MVC model based (Chanchai Supaartagorn, 2011:251). Keuntungan dalam penggunaan PHP framework dengan MVC pattern adalah banyak komponen bisa berinteraksi dengan cara yang flexible, dan tugas – tugas yang harus dikerjakan cukup jelas jadi ada kemungkinan untuk membagi sistem menjadi komponen – komponen agar orang yang berbeda dapat mengembangkan pada saat yang bersamaan.
Jika ingin mengatur data secara lokal, tetapi tidak merubah data lain secara global dan master data, membuat copy dari data tersebut harus dilakukan. Tetapi membuat copy dari suatu data sering kali membutuhkan cost yang besar. Selain itu kadang data yang di copy tidak dimodifikasi sama sekali, sehingga menjadi sia-sia. Untuk mengatasi hal ini, kita dapat menggunakan suatu teknik, yang disebut “Copy-on-Write”. Copy-on-Write adalah sebuah teknik atau metode optimasi, yang berdasarkan atas ide yang menunda copy file sampai ada perintah untuk melakukan write pada data. (Akihiko Tozawa, Michiaki Tatsubori, Tamiya Onodera, dan Yasuhiko Minamide, 2009:200)
METODE PENELITIAN
Metodologi yang digunakan dalam menyusun skripsi ini adalah: 1. Metodologi analisis:
a.) Wawancara
Wawancara dilakukan kepada seorang Project Manager pada PT XL Axiata Tbk dan seorang anggota timnya untuk memperoleh data yang mendukung untuk penyelesaian skripsi ini.
Dengan mengumpulkan data, membaca dan mempelajari literatur yang ada pada buku karya ilmiah yang berkaitan. Sumber – sumber tersebut digunakan sebagai landasan dan alat bantu dalam mendukung pembahasan dalam penyusunan skripsi. 2. Metode Perancangan
Setelah seluruh data didapat, selanjutnya mulai dilakukan metode perancangan sistem dengan cara:
1. Merancang struktur database. 2. Merancang tampilan layar. 3. Merancang program.
Wawancara dilakukan terhadap Project Manajer dan juga salah satu anggota tim membernya. Selain itu, dilakukan juga studi lapangan untuk mengetahui seperti apa sistem manajemen project yang berjalan pada PT XL Axiata,Tbk.
Berikut adalah hasil wawancara dan studi lapangan yang berhasil dikumpulkan.
HASIL WAWANCARA
Untuk mengetahui pendapat calon user mengenai apa yang diharapkan ada pada software yang akan dibuat , dibuatlah enam buah pertanyaan untuk wawancara yang ditanyakan kepada seorang Project Manager beserta anggota timnya:
Nama : Bpk. Fajar Firdaus Rustana
Jabatan : Project Manager (IT Implementation ) Hari, Tanggal wawancara : Rabu, 31 Oktober 2012
Waktu : 10.00
Nama : Ibu Nurmaya Widuri
Jabatan : Project Team Member (IT Implementation) Hari, Tanggal wawancara : Rabu, 31 Oktober 2012
Waktu : 10.00
1. Apakah Anda pernah mendapati kendala dalam perencanaan pembuatan
project?
Terdapat banyak kendala dalam mengerjakan suatu project. Dalam project terdapat tiga acuan yang dipegang oleh seorang Project Manager yaitu Time, Cost , Quallity. Untuk menyelesaikan suatu project yang baik harus mempunyai waktu yang cukup atau tepat waktu, harus mempunyai kualitas yang baik dan juga Cost yang tepat dengan project tersebut, karena setiap project itu pasti berhubungan dengan transaksi bisnis. Kendalanya adalah menjaga bagaimana tiga acuan tersebut dapat dipenuhi.
2. Bagaimana tindakan anda ketika mengalami kendala tersebut?
Dengan melakukan eskalasi , yaitu langkah yang dilakukan dimana saat member mempunyai kendala dan dapat menyelesaikan kendala tersebut, tetapi membutuhkan suatu approval untuk langkah penyelesaiannya, karena ada situasi dimana suatu role dari team member dapat dimodifikasi.
Ada, karena kita tidak selalu dapat berkomunikasi dan bagaimana cara kita untuk memperkecil perbedaan asumsi – asumsi dari para member dalam menerjemahkan kebutuhan user menjadi suatu fitur program, sehingga kita harus memperkecil perbedaan asumsi tersebut menjadi suatu kepahaman.
4. Apakah aplikasi yang anda gunakan dapat dapat membantu mengatasi kendala dalam perencanaan pembuatan suatu project ?
Cukup membantu, tetapi tidak cukup secara keseluruhan. Misalnya membantu dalam sisi membuat time line tetapi tidak cukup detail dalam hal cost dan quality, sehingga data yang ada menjadi terbatas dan tidak terlalu detail. 5. Apakah ada kendala yang muncul dari aplikasi yang anda gunakan untuk
membantu ?
Kendala yang muncul adalah masih kurangnya pengaturan data dalam manage cost dan quality sehingga kurang membantu dalam pembuatan project. Sekalipun ada fitur yang dapat manage cost dan quality suatu project, cara menginput datanya tidak simple dan cenderung membingungkan.
6. Fitur apa yang Anda harapkan dari sebuah aplikasi yang dapat membantu perencanaan pembuatan project anda?
Beberapa Fitur tambahan yang diharapkan :
- Adanya pop-up message sebagai pengingat jika ada suatu task baru, dan juga pop-up message beberapa hari sebelum deadline task tersebut, agar dapat mengingatkan adanya task tersebut.
- Adanya page untuk Issue History, yaitu page yang berisi daftar mengenai permasalahan pada project, misalnya penyebab mengapa suatu task atau project delayed.
Dan berikut adalah hasil Studi Lapangan :
Software yang digunakan adalah MS Project. Cara berkomunikasi antar member adalah dengan menggunakan email, telepon, dan sarana sosial lain (Yahoo messenger, skype, dan sebagainya). Pengiriman dan sharing file menggunakan email intra perusahaan sehingga memiliki bukti, dan juga menggunakan LAN sharing dan flashdisk.
IDENTIFIKASI MASALAH
Berdasarkan wawancara yang kami lakukan terhadap pihak PT XL Axiata, dapat dirumuskan sejumlah permasalahan yang ada, yaitu sebagai berikut :
1. Sulitnya dalam transfer atau sharing data antar sesama anggota project. 2. Cara input data yang cenderung tidak simple dan membingungkan.
3. Tidak tersedianya sarana reminder terhadap program yang sudah ada sehingga terkadang menyebabkan kelalaian.
4. Project Manager tidak mampu sepenuhnya mengontrol para anggota member.
5. Project Manager terkadang kesulitan memberikan task – task baru terhadap anggotanya.
6. Sulitnya mengatur jadwal dan memanajemen apabila ada proyek – proyek baru karena semuanya tercatat secara manual.
Pada tahap awal perancangan dilakukan pembuatan kerangka masalah dan perumusan masalah, yaitu berdasarkan hasil dari wawancara dan studi lapangan terhadap PT XL Axiata, Tbk. Hasil yang dicapai adalah sebagai berikut.
Garis Besar Masalah
Dari hasil analisis masalah, dibuatlah garis besar solusi untuk mengatasi masalah diatas, yaitu: Membuat sebuah web application yang dapat melakukan manage project secara online, agar project manager dapat selalu memantau progress suatu project dengan lebih mudah dan project tersebut dapat berjalan dengan baik dan teratur, melakukan manage task agar task tersebut dapat dikirimkan ke anggotanya dengan menyertakan file yang dibutuhkan secara online agar task tersebut dapat diberikan sesegera mungkin tanpa perlu bertemu di suatu tempat secara langsung, melakukan manage terhadap anggota member dengan cara melakukan registrasi pada web ini, lalu Project Manajer dapat langsung memilih siapa saja anggota timnya, memberikan pengingat jika ada suatu task baru agar tidak ada task yang terlupakan, adanya fitur untuk melakukan upload dan download data sehingga anggota tim dapat melakukan sharing hasil pekerjaan mereka, dan memberikan sarana komunikasi untuk para anggota tim.
Perancangan Solusi
Dari permasalahan diatas, maka diajukan suatu aplikasi manajemen proyek berbasis web yang dapat mengatasi permasalahan – permalahan yang ditemui pada sistem yang lama.
Aplikasi ini kelak akan dijadikan rujukan bagi para tim proyek dalam memanajemen secara cepat dan tepat waktu. Berikut adalah beberapa fitur yang terdapat dalam aplikasi yang akan dibuat.
1. Adanya fitur notifikasi secara pop-up untuk mengingatkan dan memberitahu apabila terdapat task baru dan task yang belum selesai.
2. Dibuatnya fitur untuk membuat tim proyek, yang berfungsi untuk mengumpulkan siapa saja anggota tim proyek yang ada.
3. Adanya fitur progress dengan menggunakan colour bar, yang berfungsi untuk memberitahu sejauh mana suatu proyek telah berjalan berdasarkan warna – warna tersebut.
4. Project manajer dapat menentukan kapan dimulai dan berakhirnya project, juga tingkat kepentingan proyek tersebut, sehingga para anggota timnya dapat bekerja sesuai dengan data tersebut.
5. Adanya fitur upload dan download untuk melakukan share file antar anggota tim. 6. Adanya fitur comment untuk melakukan komunikasi antar anggota tim dan untuk
memberikan komentar mengenai proyek yang sedang berjalan.
7.
Adanya fitur Yahoo Messengger yang berguna untuk melakukankomunikasi
langsung dengan
Project Manager.
Setelah semua masalah telah dirumuskan dan diberikan gambaran dari solusinya maka dibuatlah rancangan dari program dan database, Antara lain sebagai berikut.
Langkah – langkah yang ada pada metode waterfall adalah.
Setelah itu, diputuskanlah untuk membuat aplikasi manajamen berbasis web yaitu :
Aplikasi Task Management Schedule
Web application ini di tujukan untuk Project Team dari PT XL Axiata, Tbk. Tujuan utama pembuatan aplikasi ini adalah untuk mempermudah setiap pengerjaan project dengan cara memanajemen dan memantau sejauh apa project tersebut telah berjalan. Seperti misalnya mengetahui status project, progress dalam persentase, anggota tim dalam project, task pada project, status task, dan task progress secara online, agar customer juga dapat ikut serta memberikan saran tentang fitur – fitur yang diinginkan dari project yang sedang dibuat. Sehingga, customer dan project team dapat saling berinteraksi langsung melalui aplikasi yang diberi nama
“Task Project Management Schedule” yang dibuat dalam skripsi yang diberi judul “Analisis dan
Perancangan Sistem Manajemen Proyek Berbasis Web Pada PT XL Axiata, Tbk”.
Semua project yang ada dapat segera di daftarkan. Selain mendaftarkan project pada aplikasi yang berbasis web ini, juga memungkinkan untuk menyertakan setiap task atau tugas yang berhubungan dengan project yang bersangkutan. Selain itu, pada setiap project dapat di daftarkan pula member yang sudah ditentukan, banyaknya member untuk suatu project, serta posisi member tersebut di salah satu project yang melibatkannya.
Hasil yang dicapai dari penerapan dan penggunaan aplikasi ini adalah jalannya project dapat lebih dipantau baik secara kondisi maupun proses, user dapat mengirimkan setiap perubahan yang terjadi pada suatu project dimanapun dan kapanpun, semua member dapat mengetahui jadwal tugasnya masing-masing secara lebih terperinci, dan pengaturan schedule menjadi lebih rapih.
Visi
a. Mempermudah user dalam mengerjakan project.
b. Penjadwalan pengerjaan project yang lebih rapih dan tepat waktu.
c. Mempermudah setiap anggota untuk dapat memantau dan melakukan manage project.
a. Terjadinya Interaksi antar member project, sehingga terjadi pertukaran ide dan pengerjaan project akan menjadi lebih cepat dan akurat.
b. Menumbuhkan semangat kebersamaan dalam mengerjakan project tersebut, karena dapat diketahui siapa yang mengerjakan dan siapa yang tidak, sehingga timbul tanggung jawab untuk mengerjakan project tersebut.
Setelah itu, dibuatlah rancangan layar dan rancangan database untuk aplikasi web tersebut dengan membuat UML (Unified Model Language) yang menggambarkan bagaimana aplikasi web tersebut berjalan berdasarkan sudut pandang sistemnya. Pada penjelasan ini hanya akan ditampilkan semua fitur yang penting saja, yang terdapat pada aplikasi manajemen berbasis web pada PT XL Axiata, Tbk.
PERANCANGAN LAYAR
Setelah mengetahui apa yang diinginkan oleh PT XL Axiata Tbk maka dibuatlah rancangan layar untuk aplikasi web ini.
Gambar Halaman Login
Gambar Halaman View Project
Disini, Project Leader dan member dapat melihat list project yang dimiliki. Data - data yang dapat dilihat disini adalah Project Name, Description (deskripsi dari project tersebut), Start Date project, Deadline project, Progress (dalam persentasi) dan Position, yaitu posisi user yang melihat page ini pada project tersebut.
Warna progress dibagi menjadi 3 tahapan warna yaitu : 0-35% : Merah.
36-74% : Kuning. 76-100% : Hijau.
Gambar Create Project
Gambar Insert Team Member
Ini adalah page lanjutan dari Create Project. Disini project leader dapat memilih anggota dan memilih posisi untuk team member dalam project tersebut.
Gambar Create New Task
Gambar Create Comment
Di page ini, user dapat menambahkan comment pada suatu task untuk memberitahu atau melakukan sharing antar sesama anggota kelompok mengenai kelangsungan proyek dan task yang sedang dikerjakan. User juga dapat melihat comment dari rekan – rekan satu timnya melalui page ini.
Gambar Tampilan Pop Up Notifiaction
Dan berikut ini akan ditampilkan beberapa pages yang ada pada bagian admin.
Gambar Tampilan Home Admin
Ini adalah tampilan Home admin. Disini admin dapat mengakses beberapa menu, yaitu Manage Project, Manage Task, Manage Comment, Manage Menu, Manage Member, Change Password, dan admin juga dapat melakukan Logout.
Fungsi dari pages admin ini, adalah untuk mengatur database pada aplikasi web manajemen, seperti menghapus, mengedit dan menambahkan data yang diperlukan untuk aplikasi web tersebut.
Dalam melakukan coding, digunakan bahasa pemrograman PHP. Dan untuk menyusun databasenya menggunakan menggunakan MySQL server.
Gambar 1 Usecase Diagram
Gambar 1 ERD diagram
Gambar 3 Class Diagram
Setelah itu, dibuatlah Class Diagram yang menggambarkan struktur object – object yang membentuk sistem dan hubungan antar object tersebut. Gambar diatas adalah Class diagram yang dari aplikasi web manajemen yang dibuat pada PT XL Axiata, Tbk yang menggambarkan bagaimana struktur – struktur dari database aplikasi web tersebut.
Gambar diagram Activity Login
Gambar Sequence Diagram Login
Tampilan Home Setelah Login
Tampilan Create New Project
Tampilan Create Comment
Tampilan Pop Up Notification
EVALUASI
Untuk evaluasi, dilakukan dengan dua cara, yaitu dengan cara IMK (8 golden rules) untuk evaluasi dari sisi interface dan juga dengan menggunakan YSLOW untuk evaluasi dari sisi sistem.
Evaluasi dengan menggunakan IMK dilakukan dengan cara menyesuaikan interface dengan 8 golden rules, evaluasi ini dilakukan dengan alasan untuk mengetahui apakah interface yang dirancang memenuhi 8 golden rules yang ada. Evaluasinya yaitu.
1. Berusaha konsisten.
2. Menyediakan kebutuhan universal. 3. Memberikan umpan balik informatif.
6. Mudah untuk kembali ke tindakan sebelumnya.
7. Mendukung pusat kendali internal (internal focus of control). 8. Mengurangi beban ingatan jangka pendek.
Evaluasi terhadap sistem menggunakan YSLOW. YSLOW ini adalah tools yang dikembangkan oleh Yahoo, yang digunakan untuk mengoptimasi suatu blog atau website dengan tujuan agar website atau blog tersebut dapat menjadi lebih baik dan dapat ditampilkan lebih cepat. Yslow mampu menganalisis seberapa baik performance dari suatu webpage dengan memeriksa semua komponen yang ada pada halaman web tersebut, termasuk komponen yang dibuat secara dinamis dengan menggunakan javascript. Yslow dapat memberikan penilaian berupa tingkatan A, B , C , D atau E.
Gambar Tampilan Evaluasi Secara Overal
Setelah melakukan testing menggunakan Yslow pada web aplikasi yang telah dibuat, web aplikasi tersebut mendapatkan overall performance score sebesar 84, dengan rincian grade sebagai berikut :
Pada bagian Content:
- Grade A on Avoid HTTP 404 (Not Found) error
- Grade A on Make AJAX cacheable
- Grade A on Make fewer HTTP requests
- Grade A on Reduce the number of DOM elements
- Grade A on Use cookie-free domains
- Grade A on Avoid URL redirects
- Grade A on Reduce DNS lookups
Pada bagian Cookie :
- Grade A on Use cookie-free domains Pada bagian CSS :
- Grade (non) on Make JavaScript and CSS external
- Grade A on Avoid AlphaImageLoader filter
- Grade A on Avoid CSS expressions
- Grade A on Do not scale images in HTML
- Grade A on Minify JavaScript and CSS
- Grade A on Put CSS at top
- Grade A on Remove duplicate JavaScript and CSS
Pada bagian Images :
- Grade A on Do not scale images in HTML
- Grade A on Make favicon small and cacheable
Pada bagian Javascript
- Grade (non) on Make JavaScript and CSS external
- Grade A on Minify JavaScript and CSS
- Grade A on Put JavaScript at bottom
- Grade A on Remove duplicate JavaScript and CSS
Pada bagian Server
- Grade D on Compress components with gzip
- Grade F on Use a Content Delivery Network (CDN)
- Grade A on Avoid empty src or href - Grade A on Configure entity tags (ETags)
- Grade A on Use GET for AJAX requests
- Grade F on Add Expires headers
Pada hasil testing, terdapat 2 nilai F, yaitu Use a Content Delivery Network dan Add Expires Headers. Berikut ini adalah alasan yang mungkin menyebabkan grade buruk tersebut dan cara memperbaikinya :
- Use a Content Delivery Network : ini disebabkan oleh penggunaan source dari website-website lain. Hal ini dapat diatasi dengan menggunakan Content Delivery Network (CDN) yaitu kumpulan dari webserver – webserver yang didistribusikan di banyak tempat untuk mengantarkan content ke user dengan lebih efisien.
diberikan Expires Headers agar komponen – komponen tersebut dapat di cache sehingga mempercepat page load dari website jika user pernah mengunjungi website ini.
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Dari analisis, perancangan, serta evaluasi terhadap web application “Sistem Manajemen proyek” , dapat diambil simpulan bahwa aplikasi yang telah di buat telah memenuhi harapan user, yaitu:
1. Project manager dapat membuat task dari sebuah proyek dan dapat memantau
perkembangan prosesnya dengan lebih mudah.
2. Project manager diberikan kemudahan untuk membentuk tim dalam suatu proyek, dan project member dapat berada di lebih dari satu tim sesuai dengan proyeknya.
3. Project manager dan member diberikan kemudahan untuk membuat dan mengedit task, dan dapat melihat data dan proses dari perkembangan proyek tersebut sehingga terjadi interaksi antar anggota tim tersebut.
4. Project manager diberikan kemudahan untuk memberikan task kepada anggota timnya dan dapat menentukan deadline task tersebut, sehingga project manager dapat mengatur pekerjaan dari anggota timnya.
5. Admin dapat membantu dalam melakukan edit, menghapus atau membuat task baru, menambah dan menghapus database dan dapat mengakses semua task walaupun berbeda tim.
6. Para member dapat melakukan komunikasi menggunakan comment yang disediakan, sehingga dapat berdiskusi secara langsung tanpa berada dalam satu ruangan yang sama, dan ini akan memudahkan user dalam menyelesaikan proyek mereka.
Saran
Adapun hal- hal yang perlu diperhatikan agar web application “Sistem Manajemen Proyek” dapat dikembangkan dan disempurnakan sesuai dengan kebutuhan untuk merancang proyek dengan lebih baik:
1. Diperlukannya fitur untuk mengirim pesan antar sesama project member yang lebih baik. Dengan cara comment tentu akan memberikan jeda dalam menerima pesan, oleh karena itu sebaiknya diubah dari comment menjadi fungsi chat sehingga mempermudah dalam komunikasi antar anggota tim.
2. Adanya fitur file-sharing yg lebih baik, seperti download sehingga tidak memerlukan berulang kali melakukan pengiriman, apabila data telah ter upload maka data tersebut telah tersimpan dan semua project member yang termasuk anggota tim dapat mendownloadnya tanpa harus menunggu.
4. Karena sistem keamanan yang terbatas, maka data yang ada dalam aplikasi ini harus terus diawasi. Sehingga dapat mencegah dari hal- hal yang tidak diinginkan.
REFERENSI
Allen, Rob. (2009). Zend Framework In Action.Greenwich: Manning Publication.
Connolly, Thomas., & Begg, Carolyn. (2010). Database Systems : A Practicial Approach to Design, Implementation , And Management. (4thEdition). London: Addison Wesley.
Diwan, Parag.(2012).Software Enginnering. New Delhi: Pentagon Press.
Diwan, Parag.(1999).Management Principles and Practices. Dehradun: University of Petroleum & Energy Studies.
Fowler, Martin.(2005). UML Distilled. (Edisi 3).Yogyakarta: Andi.
Gray, Clifford F.,& Larson, Erik W.(2010).Project Management The Managerial Process. (5th edition). New York: Mcgraw – Hill / Irwin.
Kerzner, Harold D.(2009). Project Management A Systems Approach To Planing, Scheduling and Controlling. New Jersey: John Wiley & Sons, Inc.
Laudon, Kenneth C.,& Laudon, Jane P.(2003).Essentials of Management Information System. (5th Edition). New Jersey: Prentice-Hall, Inc.
Nicholas, John M., & Steyrn, Herman. (2008). Project Management For Business, Engineering, and Technology Principles and Practice. (3rd edition). Oxford: Butterworth – Heineman. Pressman, Roger S. (2010). Software Engineering : a practitioners approach. (7th edition). New York: McGraw-Hill.
Shneiderman, Ben (2010). Design the user interface : strategies for effective human-computer interaction. (5rd edition). Boston: Addision-Wesley.
Shneiderman, Ben (2010). Design the user interface : strategies for effective human-computer interaction. (5rd edition). Boston: Addision-Wesley.
Supriyanto, Dodit. (2008). Buku Pintar Pemrograman PHP. Bandung: OASE Media.
Turban E.,&Rainer R.K., Potter R.E. (2005), Introduction to Information Technology, (Third Edition). New Jersey: John Wiley & Sons, Inc.
Turban, Efraim.,& Rainer, R. Kelly,Jr.,& Potter, Richard E. (2005). Introduction To Information Technology. (3rd edition). New Jersey: John Wiley & Sons, Inc.
Tozawa, Akihiko., Tatsubori, Michiaki ., & Onodera, Tamiya.(2009).Copy-on-Write in PHP Language.POPL’09, 200-212.
Supaartagorn , Chanchai.(2011).PHP FRAMEWORK FOR DATABASE MANAGEMENT BASED ON MVC PATTERN.International Journal of Computer Science & Information Technology(IJCSIT),3(2),251-258.
Trent, Scott., Tatsubori, Michiaki., Suzumura, Toyotaro., Tozawa, Akihiko.,& Onodera,Tamiya.(2008).Performance Comparison of PHP and JSP as Server-Side Scripting Languages.IFIP International Federation for Information Processing,164-182.
Bhatia, Shika., & Singh, Mr.Harspreeth.(2012). ANALYZING AND IMPROVING WEB APPLICATION QUALITY USING DESIGN PATTERNS. International Journal of Computer & Technology,2(2),112-116.
Toyotaro Suzumura, Scott Trent, Michiaki Tatsubori, Akihiko Tozawa, Tamiya Onodera.(2008).Performance Comparison of Web Service Engine in PHP, Java, and C.2008 IEEE International Conference on Web Service,385-392.
RIWAYAT PENULIS
Bayu Rafsanjani lahir di kota Bengkulu, Bengkulu pada tanggal 4 Februari 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknologi Informatika (Software Engineering) pada tahun 2013.
