PENDAHULUAN BAB I
A. Latar Belakang dan Rumusan Masalah
Perkembangan zaman seperti sekarang ini, semakin menuntut pentingnya
informasi bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta.
Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Salah
satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi
maupun sebagai bukti transaksi kegiatan organisasi adalah arsip (record).
Informasi-informasi tersebut biasanya berbentuk sebuah data-data yang berwujud
arsip maupun dokumen dari sebuah organisasi atau instansi yang bersangkutan.
Menurut undang-undang No. 43 Tahun 2009, arsip adalah
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara.1
Perlindungan arsip vital merupakan suatu tindakan preventif yang dilakukan
untuk mengamankan arsip dinamis kelas satu (1) sebelum terjadi suatu peristiwa
yang dapat mengakibatkan rusak atau hilangnya arsip vital.2 Perlindungan dan
pengamanan arsip vital diterapkan agar arsip vital yang disimpan dapat terpelihara
1
Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1 ayat 2.
2 Suhardo Surotani, Perlindungan Arsip Vital (Yogyakarta: Kanisius,
dengan baik dan terhindar dari kerusakan yang diakibatkan oleh musibah dan
bencana maupun faktor-faktor perusak lainnya.
Ahli kearsipan mengklasifikasikan arsip menjadi empat golongan
berdasarkan kepentingan organisai yaitu arsip kelas satu (1) atau arsip vital, arsip
kelas dua (2) atau arsip penting, arsip kelas tiga (3) atau arsip berguna, dan arsip
kelas empat (4) atau arsip tidak berguna. Dari keempat golongan arsip tersebut,
arsip vital merupakan suatu arsip yang sangatlah istimewa keberadaannya
dikarenakan arsip vital merupakan arsip dinamis yang keberadaannya tidak dapat
digantikan.
Menurut Betty R. Ricks dalam buku Information and Image Management
A Records System Approach, arsip vital adalah arsip yang keberadaannya sangat
mendasar untuk kelangsungan hidup dalam menjalankan suatu organisasi, atau
disebut arsip dinamis kelas satu, dalam bentuk media apa pun yang
keberadaannya bisa di central file maupun di records center.3 Arsip vital memiliki
fungsi untuk memberikan perlindungan hak dan kepentingan organisasi , pegawai,
dan para pemimpin atau pemegang kebijakan. Dapat diibaratkan bahwa arsip vital
merupakan darah kehidupan suatu organisasi. Hilangnya arsip vital akan berakibat
darah dalam tubuh organisasi terhenti sehinggga mengakibatkan collapse atau
bahkan mati, karena tidak dapat meleksanakan fungsi dan tugasnya dengan
3
sebagaimana mestinya serta hilangnya hak-hak yang dimiliki atas organisasi
tersebut4.
Arsip vital dapat digunakan sebagai bukti penyelenggaraan organisasi
yang berfungsi sebagai akuntabilitas kinerja, bukti hukum, dan memori organisasi,
baik yang terekam didalam media kertas maupun nonkertas. 5
Oleh karena itu, arsip vital dalam penyimpanannya memerlukan perhatian
yang khusus, yang disimpan pada tempat yang terhindar dan terlindungi dari
faktor-faktor yang menyebabkan rusaknya arsip, seperti: faktor fisika, faktor
kimia, faktor biota, faktor bencana alam, dan faktor manusia. Melindungi arsip
vital berarti melindungi fisik arsip dan informasi yang terkandung didalamnya
agar dapat digunakan selama mungkin. Pengelolaan arsip vital yang terprogram
merupakan kewajiban yang tidak bisa dihindari oleh setiap instansi, baik itu
instansi negeri maupun swasta.
Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional D.I. Yogyakarta merupakan
salah satu instansi milik Pemerintah tingkat provinsi yang mempunyai tugas untuk
melaksanakan tugas pemerintahan dibidang pertanahan. Wilayah kerja Kantor
Wilayah Badan Pertanahan Nasional D.I. Yogyakarta meliputi seluruh wilayah
kerja Pemerintah D.I. Yogyakarta. Tugas Kantor Wilayah Badan Pertanahan
Nasional D.I. Yogyakarta yang meliputi pelayanan di bidang pertanahan,
pendataan pertanahan, pengelolaan data dan informasi pertanahan di wilayah D.I.
4Suhardo Surotani, op.cit. hlm. 21
5
Yogyakarta, serta tugas-tugas lainnya yang merupakan tugas pokok dan fungsi
dari Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional D.I. Yogyakarta.
Berdasarkan uraian tersebut dapat dirumuskan permasalahan yang muncul
adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional D.I.
Yogyakarta melakukan perlindungan dan pengamanan arsip vitalnya?
B. Tujuan Praktik Kerja Lapangan (PKL)
Praktik Kerja Lapangan (PKL) merupakan sebuah proses akhir dari
pembelajaran yang didapatkan semasa perkuliahan. Praktik Kerja Lapangan
(PKL) dilakukan dengan cara terjun langsung di suatu instansi atau organisasi
pemerintah negeri maupun swasta. Maksud dari penulisan proposal Praktik Kerja
Lapangan (PKL) ini adalah perlindunan dan pengamanan arsip vital di Seksi
Pengukuran dan Pemetaan Dasar dan Seksi Pemetaan Tematik Kantor Wilayah
Badan Pertanahan Nasional D.I. Yogyakarta. Adapun tujuan dari penelitian ini
dimaksudkan:
1. Untuk memahami dan mengetahui lebih lanjut tentang perlindungan
arsip vital dengan cara atau metode yang baik dan tepat.
2. Untuk memahami dan mengetahui lebih lanjut tentang penerapan
pengamanan arsip vital di Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasiona
D.I. Yogyakarta. Hal ini bertujuan untuk kepentingan mahasiswa agar
dapat membandingkan antara ilmu kearsipan yang didapatkan di
Praktik Kerja Lapangan merupakan kegiatan praktik langsung yang
bertujuan untuk mengaplikasikan atau menerapkan hal-hal yang telah diperoleh
selama perkuliahan dan diharapkan mampu mengisi kebutuhan pengalaman kerja
bagi mahasiswa. Dengan pelaksanaan PKL diharapkan ketika memasuki dunia
kerja lulusan telah memiliki kompetensi yang telah ditetapkan.
C. Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan penulis untuk memperoleh
data-data maupun informasi yang relevan dengan topik penulisan tugas akhir yaitu
observasi partisipasi, studi pustaka, dan wawancara.
1. Observasi Partisipasi
Observasi partisipasi merupakan suatu metode pengumpulan data dengan
cara mencatat informasi yang ada dan melihat atau mengamati secara langsung ke
lapangan, atau dapat dikatakan juga dengan cara melakukan survey atau terlibat
langsung dalam proses perlindungan dan pengamanan arsip vital di Kanwil Badan
Pertanahan Nasional D.I. Yogyakarta.
2. Studi Pustaka
Studi pustaka merupakan suatu metode pengumpulan data melalui atau
menggunakan bahan pustaka untuk menghimpun informasi yang relevan dengan
topik dalam penulisan tugas akhir sesuai tema yang dipilih dalam penelitian atau
praktik kerja lapangan (PKL). Informasi itu dapat diperoleh dari buku-buku,
maupun elektronik. Dengan mengkaji bahan-bahan pustaka, penulis diharapkan
dapat dengan lancer menyelesaikan laporan tugas akhir.
3. Wawancara (Interview)
Wawancara merupakan suatu metode pengumpulan data dengan cara
melakukan kegiatan tanya jawab antara pewawancara dengan narasumber yang
diwawancarai. Dengan melakukan wawancara, diharapkan data-data yang
diinginkan dalam menulis laporan dapat diperoleh secara lebih mendetail. Maka
pada saat praktik kerja lapangan (PKL) akan diadakan wawancara dengan
pegawai atau staf Kantor Wilayah Badan Pertanahan Negara D.I. Yogyakarta
guna memperoleh informasi yang dapat menunjang di dalam menulis laporan
tugas akhir.
D. Tinjauan Pustaka
Untuk menunjang keterampilan dalam PKL dan menunjang keterampilan
dalam penulisan laporan tugas akhir yang dipergunakan sebagai acuan atau
referensi, dibutuhkan bahan pustaka yang sesuai dan relevan dengan tema yang
telah dipilih.
Buku pertama adalah buku yang berjudul Perlindungan Arsip Vital
karangan Suhardo Surotani terbitan Kanisius Yogyakarta tahun 2011. Buku ini
secara umum menggambarkan tentang pengertian dan prosedur-prosedur
pelaksanaan program perlindungan arsip vital, identifikasi arsip vital, dan program
disaster recovery. Bagi penulis, buku ini sangat mendukung dalam penulisan
dipergunakan sebagai acuan. Pada bab pertama buku ini membahas tentang
definisi, penggolongan arsip, serta pengertian tentang pentingnya arsip vital bagi
suatu organisasi. Pada bab kedua sampai keenam buku ini membahas tentang
perencanaan program arsip vital dan pengoperasiannya, identifikasi arsip vital,
perlindungan arsip vital, dan program disaster recovery.
Buku yang kedua adalah buku dengan judul Kearsipan 1 karangan Ig.
Wursanto terbitan Kanisius Yogyakarta tahun 1991. Ig. Wursanto memaparkan
tentang tata cara dan prosedur penyimpanan dan pemberkasan arsip dinamis serta
pemeliharaan, penyimpanan dan perlindungannya beserta temu balik atau
pencarian dokumen. Didalam mendukung penulis, maka penulis menggunakan
bab empat dan bab tujuh sebagai acuan. Pada bab keempat buku ini membahas
tentang pengertian dan tata cara perlindungan arsip. Sedangkan pada bab ketujuh
buku ini membahas tentang tata cara pemeliharaan dan pengemanan arsip serta
faktor-faktor yang dapat mengakibatkan kerusakan pada arsip.
Buku yang ketiga adalah buku yang berjudul Information and Image
Management A Records System Approach, edisi ketiga dengan editor Betty R.
Ricks, Aim J. Swafford, and Key F. Gow, diterbitkan oleh South-Western
Publishing Co, Cincinnati, Ohio pada tahun 1992. Buku ini secara umum
membahas tentang prosedur pengelolaan arsip menurut jenis dan bentuk arsipnya
yang dapat diterapkan pada suatu instansi. Didalam mendukung penulisan, maka
penulis menggunakan acuan isi pada bab kesembilan tentang Vital Records. Pada
bab ini sangat mendukung penulis didalam memahami tentang pentingnya arsip
vital yang berbentuk tekstual maupun elektronik, serta penerapan perlindungan
arsip vital pada suatu instansi.
Buku yang keempat adalah buku yang berjudul Penyusutan dan
Pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen Kearsipan terbitan Pustaka Sinar
Harapan Jakarta tahun 1994. Buku ini secara umum membahas tentang
manajemen kearsipan, tahapan atau prosedur penyusutan, serta pemeliharaan dan
pengamanan arsip vital. Didalam mendukung penulisan, maka penulis
menggunakan acuan isi pada bab ketiga sebagai acuan. Pada bab ini sangat
mendukung penulis didalam memahami tentang pemeliharaan dan pengamanan
arsip vital. Sehingga penulis dapat mengetahui tata cara yang baik dalam
