Sistem Informasi Tour dan Hotel pada PT. Prima Vijaya Indah Tour Menggunakan Bahasa Pemrograman Gambas
Erick Dwi Tirtana (04203018) Fakultas Ilmu Komputer Pembimbing : Bapak Yulius Satmoko
Universitas Narotama Surabaya
Saat ini hampir seluruh pekerjaan manusia dibantu oleh software komputer, mulai dari mengetik hingga menjalankan mesin sebuah pabrik atau bahkan membuat teknologi baru. Semuanya dapat dilakukan bila kita memilih software yang tepat untuk pekerjaan kita. Namun, tidak semua orang memegang penuh prinsip ini atau bahkan mengacuhkannya. Pada studi kasus kali ini saya mengangkat kasus yang dialami oleh sebuah bidang usaha tour and travel milik Prima Vijaya Indah Tour. Pada perusahaan ini masih menggunakan sistem manual untuk memberikan informasi mengenai hotel dan tour yang sudah dipersiapkan oleh perusahaan tersebut. Untuk memberikan informasi mengenai hotel misalnya, para pelanggan harus menunggu dari pihak perusahaan untuk menyediakan hotel yang cocok untuk mereka disertai dengan biaya dan jenis kamar dari hotel tersebut. Demikian pula dengan tour yang seharusnya sudah dipersiapkan tidak bisa diinformasikan secara cepat kepada pelanggan. Ini tentunya akan sangat menurunkan citra perusahaan tersebut.Solusi yang paling tepat adalah menggunakan komputer yang dilengkapi dengan software pembantu yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan tersebut. Namun, karena sulitnya mencari software yang cocok maka salah satu solusi terbaik adalah membuat atau memesan software yang seusai dengan kebutuhan mereka.Dengan memakai software yang benar-benar dikhususkan untuk pencarian hotel dan tour dengan sistem jaringan maka akan mempermudah proses dalam memberikan pilihan kepada para pelanggan perusahaan tour and travel. Dengan hanya menanamkan modal yang kecil untuk hasil yang memuaskan itu adalah salah satu prinsip ekonomi yang wajib dipegang oleh para praktisinya.
1 Latar Belakang
Latar belakang dari pemilihan judul “Sistem Informasi Tour Wisata di Linux Bersistem Jaringan” sebagai skripsi ini adalah dikarenakan banyaknya masalah yang terjadi didalam menangani sistem pencarian tour dalam perusahaan tersebut. Pencarian tour dan hotel yang kerap dilakukan oleh client cukup sering. Hal ini menjadi masalah ketika pertanyaan dari client tentang tour yang akan ataupun sedang berlangsung cukup banyak. Karena proses pencarian masih dilakukan secara manual yang membutuhkan waktu yang cukup lama. Ditambah lagi dengan sering terjadinya update data tour, hotel, area dan client maka akan cukup menyulitkan bagi user untuk melakukan tugasnya.
Dengan adanya sistem informasi tour yang terkomputerisasi diharapkan akan membantu dalam mempermudah dan meningkatkan kualitas kerja dari perusahaan. Arus data client, tour, area dan hotel yang keluar-masuk akan berlangsung lebih cepat pada saat banyak pertanyaan dari client dan perubahan data yang cukup banyak, dan tingkat kesalahan akan semakin kecil. Batasan masalah yang akan dikerjakan dalam penyusunan skripsi ini adalah pada sistem pencarian hotel dan tour milik Prima Vijaya Indah Tour, dan pembuatan proses data client, hotel dan tour.
Sistem pencarian tour dan hotel serta pembuatan data client, hotel dan tour yang terkomputerisasi ini nantinya akan disajikan dengan menggunakan aplikasi dari program Gambas (IDE BASIC di Linux). Kelebihan lain
yang didapat dari adanya sistem yang terkomputerisasi ini adalah pengolahan data dapat dilakukan dengan baik dan benar, dilengkapi pula dengan sistem backup yang mudah, aman dan cepat. Sehingga perusahaan dapat dengan cepat mengakses data laporan harian, bulanan, global bulanan, serta tahunan dengan lengkap dan rapi.
2 Perumusan Masalah
Dari latar belakang diatas, maka penulis dapat merumuskan masalah sebagai berikut :
1 Pencatatan hotel-hotel dan tour masih dilakukan secara manual
2 Kurangnya manajemen data hotel dan tour, padahal data yang dimasukkan adalah data hotel dari seluruh penjuru dunia
3 Keterbatasan sumber daya (baik itu manusia maupun peralatan) kerap menimbulkan kekeliruan dalam proses pemberian informasi tentang ketersediaan tour dan hotel.
3 Tujuan
Tujuan dari pelaksanaan skripsi ini adalah sebagai berikut :
1. Membantu memecahkan masalah yang sedang terjadi pada sebuah perusahaan tour.
2. Membantu memecahkan efisiensi dan efektifitas dari sistem pencarian tour dan hotel.
Sistem Kerja
Sistem pencarian tour dan hotel yang akan penulis rancang adalah salah satu tugas yang diberikan kepada penulis guna mengetahui sejauh mana kemampuan penulis dalam memahami suatu masalah. Masalah tersebut akan dianalisis dan akan diberikan solusi terbaik. Penulis pada skripsi ini membahas sistem informasi pencarian tour dan hotel karena penulis menganggap bahwa sistem ini adalah sistem dimana setiap tour and travel pasti membutuhkanya untuk pengolahan data tour dan client.
Data-data dan contoh yang tertulis dalam penulisan skripsi ini adalah fiktif, karena data-data sesugguhnya dari perusahaan bersifat
rahasia dan tidak dapat dipublikasikan. Namun penulis dapat menyajikan sistem kerja dari perusahaan, adapun sistem kerja dari sistem pencarian tour dan hotel tersebut adalah sebagai berikut:
• Proses input user
1. Terlebih dahulu diinputkan user yang akan menggunakan program. Form ini berisikan hak akses user yang akan diberikan.
2. Setiap user memiliki hak akses yang berbeda.
• Proses input area
1. Setelah seluruh user terdaftar, maka langkah selanjutnya adalah user menginputkan data area yang terdiri dari data area, city dan country yang akan menjadi tujuan tour.
• Proses input client
1. Setelah area diinputkan barulah memasukkan data client yang diantaranya memasukkan salutation, nama, passport no, place of birth date of birth, passport validity, home address dan sebagainya
• Proses input hotel
1. Pada proses ini yang diinputkan diantaranya nama hotel, bintang hotel, alamat, no telp, fax, email dan yang paling penting adalah ID area yang telah dimasukkan pada proses sebelumya. • Proses input detail hotel
1. Didalam proses ini user memasukkan atau memilih ID hotel yang telah diinputkan sebelumnya, kemudian room type, currency, dan sebagainya yang terdapat dalam form wajib diisi kecuali remarks yang merupakan data opsional. • Proses input tour
1. Proses ini cukup simpel user hanya memasukkan ID tour, nama tour serta tanggal tour dimulai dan tanggal tour selesai.
Database
Database adalah satu atau sekumpulan tabel yang terdiri atas beberapa / banyak record yang mempunyai klasifikasi tertentu yang sama, digunakan sesuai dengan aplikasi tertentu. Tujuan dibuat database adalah memudahkan
dalam memanipulasi data, menghindari adanya data kembar dan keterkaitan antara program aplikasi dengan penyimpanan data. Dari aplikasi yang penulis buat, penulis memerlukan beberapa file database yang akan digunakan untuk menyimpan data-data yang berhubungan dengan aplikasi pencaarian tour dan hotel. File-file database tersebut adalah:
1. Tabel area
Tabel area ini digunakan untuk menyimpan daftar area, city, dan country. Dalam tabel ini digunakan id_area sebagai primary key. Berikut field-field yang terdapat dalam tabel area.
Tabel 3.1 Tabel area
Nama Type Size Keterangan id_area Varchar 6 Kode area
Sebagai Primary Key area Varchar 50 Nama area city Varchar 50 Nama city country Varchar 50 Nama
negara status Char 1 Status area
2. Tabel client
Tabel client ini digunakan untuk menyimpan daftar client. Dalam tabel ini digunakan id_client sebagai primary key. Berikut field-field yang terdapat dalam tabel client.
Tabel 3.2 Tabel client
Nama Type Size Keterangan
id_client varchar 6 Kode client Sebagai Primary Key
salutation varchar 4
name varchar 30 Nama client
passport_ no Varchar 10 Nomor passport place_of_birth Varchar 50 Tempat
lahir date_of_birth Varchar 10 Tanggal
lahir passport_validity Varchar 200 Masa
berlaku passport home_address Varchar 200 Alamat
rumah office_address Varchar 200 Alamat
kantor home_phone Varchar 30 Telepon
rumah office_phone Varchar 30 Telepon
kantor company_name Varchar 50 Nama
perusahaan job_title Varchar 100 Pekerjaan email Varchar 200 Alamat
mobile Varchar 30 Nomor
handphone
remarks Text
Tabel hotel ini digunakan untuk menyimpan data hotel. Dalam tabel ini digunakan id_hotel sebagai primary key. Berikut field-field yang terdapat dalam tabel hotel.
Tabel 3.2 Tabel hotel
Nama Type Size Keterangan
id_ hotel Varchar 6 Kode hotel Sebagai Primary Key
Name Varchar 50 Nama
Address Varchar 100 Alamat
Telp Varchar 50 Nomer
telepon
Fax Varchar 50 Nomer fax
email Varchar 100 Alamat email website Varchar 100 Alamat
website contact_person Varchar 50 Orang yang
dapat dihubungi
Remarks Text
id_area Varchar 6 Kode area
4. Tabel hotel detail
Tabel hotel detail ini digunakan untuk menyimpan data detail hotel. Dalam tabel ini digunakan id sebagai primary key. Berikut field-field yang terdapat dalam tabel hotel detail.
Tabel 3.2 Tabel hotel detail Nama Type Size Keterangan id Varchar 6 Kode hotel
detail Sebagai Primary Key id_hotel Varchar 6 Kode hotel room_type Varchar 20 Jenis kamar cur Varchar 10 Mata uang
yg
digunakan sgl_nett Varchar 9 Harga netto
single bed
sgl Varchar 9 Harga
single bed dbl_nett Varchar 9 Harga netto
double bed
dbl Varchar 9 Harga
double bed xbed_nett Varchar 9 Harga netto
extrabed xbed Varchar 9 Harga xbed bfast Varchar 20 Termasuk
breakfast atau tidak
validity Varchar 20 Validitas harga remarks Text
5. Tabel tour
Tabel tour ini digunakan untuk menyimpan data tour. Dalam tabel ini digunakan id sebagai primary key. Berikut field-field yang terdapat dalam tabel tour.
Tabel 3.2 Tabel tour
Nama Type Size Keterangan
id Varchar 6 Kode tour
Sebagai Primary Key name Varchar 200 Nama tour date_started Varchar 10 Tanggal
tour dimulai date_finished Varchar 10 Tanggal
tour selesai
6. Tabel tour detail
Tabel tour detail ini digunakan untuk menyimpan data detail tour. Dalam tabel ini digunakan id sebagai primary key. Berikut field-field yang terdapat dalam tabel tour detail.
Tabel 3.6 Tabel tour detail
Nama Type Size Keterangan
id Varchar 6 Kode tour
detail Sebagai Primary Key
id_tour Varchar 6 Kode tour id_client Varchar 6 Kode client
7. Tabel user
Tabel user ini digunakan untuk menyimpan data user. Dalam tabel ini digunakan id sebagai primary key. Berikut field-field yang terdapat dalam tabel user.
Tabel 3.7 Tabel user
Nama Type Size Keterangan
id Varchar 10 Kode user
Sebagai Primary Key pass Varchar 20 Password
user
area enum 1 Hak akses
menu area cariarea enum 1 Hak akses
menu cari area cariclient enum 1 Hak akses
menu cari client caridethotel enum 1 Hak akses
menu cari detail hotel carihotel enum 1 Hak akses
menu cari hotel
client enum 1 Hak akses
dethotel enum 1 Hak akses menu detail hotel edittour enum 1 Hak akses
menu edit tour
hotel enum 1 Hak akses
menu hotel hotelsearch enum 1 Hak akses
menu cari hotel
tour enum 1 Hak akses
menu tour
backup enum 1 Hak akses
menu backup
user enum 1 Hak akses
menu user
ubaht enum 1 Hak akses
menu ubah tour cetclient enum 1 Hak akses
menu cetak client cettour enum 1 Hak akses
menu cetak tour cethotel enum 1 Hak akses
menu cetak hotel
ultah enum 1 Hak akses
menu ultah
udclient enum 1 Hak akses menu ubah data client
8. Tabel backup
Tabel backup ini digunakan untuk menyimpan data backup dari database server. Data yang diisikan adalah data lengkap waktu backup (tgl/bln/thn jam:mnt:dtk). Berikut field-field yang terdapat dalam tabel backup.
Tabel 3.8 Tabel Backup Nama Type Size Keterangan tgl varchar 20 Waktu backup
(complete time) 9. Tabel relation
Tabel relation ini digunakan untuk menyimpan data relasi client. Dalam tabel ini tidak digunakan primary key. Berikut field-field yang terdapat dalam tabel relation.
Tabel 3.9 Tabel relation
Nama Type Size Keterangan
kk Varchar 6 Kepala
keluarga
ak Vachar 6
Kesimpulan
Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada pembahasan masalah di atas, penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Proses entry data secara terkomputerisasi mempermudah pengolahan data transaksi untuk proses pencarian hotel dan tour. 2. Mengatasi keterbatasan dalam
sumber daya (manusia maupun peralatan), tidak perlu memperhitungkan jarak dan waktu proses pencarian dapat dilakukan
dimanapun juga selama terhubung dengan jaringan.
3. Pelaporan lebih efektif dan akurat serta dapat dipertanggung jawabkan.
Saran
Penulis sadar tentunya masih banyak sekali kekurangan dalam program ini. Diharapkan pada pengembangan program yang berikutnya program ini akan ditambahkan fungsi untuk pembuatan invoice tiket tour. Dengan demikian program ini akan semakin matang dan layak dijual sebagai mass product.
Rancangan Program
Dalam rancangan program ini akan dijelaskan tentang sistem operasional dari program aplikasi pencarian tour dan hotel. Program aplikasi dari sistem informasi stok control ini terdiri dari beberapa form menu. Form-form menu tersebut antara lain sebagai berikut :
1. Menu Login
Menu Login berfungsi untuk form login sebagai identifikasi siapakah user yang ingin masuk dan menggunakan program. Disinilah ditentukan user itu boleh mengakses menu apa saja, dan setiap aksi yang dilakukan oleh user akan tercatat dalam log. Contoh tampilan form menu utama adalah pada gambar di bawah ini.
Gambar 1. Menu Login 2. Menu Isi Login
Menu ini akan muncul setelah user mengklik tombol login Admin ataupun User. Dalam form ini user diwajibkan mengisi ID dan password untuk bisa masuk ke menu utama.. Berikut adalah contoh tampilannya.
Gambar 2. Main Menu (menu utama)
3. Menu Utama (main menu)
Menu ini berfungsi untuk menampilkan seluruh fasilitas dari aplikasi pencarian tour dan hotel yang dapat digunakan. Menu yang terdapat dalam menu utama tersebut antara lain : menu Area (form input, update dan hapus area), menu Client (form input, update dan print client, form notifikasi), menu Hotel (form input hotel, update hotel, search hotel dan print hotel, form input detail hotel dan update detail hotel), menu Tour (form input tour, ubah tour, update tour dan print tour), menu Maintenance Program (form add user, backup, make dir dan restore),. Berikut adalah contoh tampilannya.
Gambar 3. Menu Utama (main menu)
4. Menu Input Area
Menu ini digunakan untuk menginputkan area. Yang harus diinputkan pada form ini adalah: nama area, city dan country. Bila nama area belum ada dapat di isi sama dengan city. Pada form ini terdapat 3 buah tombol yaitu Save (untuk menyimpan data), Reset (untuk membatalkan perubahan pada form pengisian), dan tombol dengan simbol ‘Off’ untuk keluar dari form. Berikut contoh form-nya:
Gambar 4. Menu Input Area
5. Menu Update dan Hapus Area
Menu ini digunakan untuk melakukan update area. Dalam form ini bisa dilakukan pencarian secara manual ataupun otomatis. Untuk pencarian secara manual dengan cara menekan tombol panah ke bawah atau ke atas, sedangkan untuk pencarian secara otomatis bisa dilakukan dengan mengisi Kategori Pencarian yang akan langsung menuju ke nama area yang akan di update. Setelah nama area yang akan di update ditemukan, klik nama area yang secara otomatis akan tampil pada Update Field yang dapat langsung diedit. Pada form ini terdapat 3 buah tombol yaitu Update (untuk menyimpan hasil update data), Delete (untuk menghapus nama area yang ada pada scroll box), dan tombol dengan simbol ‘Off’ untuk keluar dari form. Berikut contoh form-nya:
Gambar 5. Menu Update dan Hapus Area 6. Menu Input Client
Menu ini digunakan untuk menginputkan client. Yang harus diinputkan pada form ini adalah: salutation, relation, name, passport no, place of birth, date of birth, passport validity, home address, office address, home phone, office phone, company name, job title, email, mobile dan remarks. Untuk
salutation, name, passport no, place of birth, date of birth, passport validity dan home address wajib diisi sedangkan yang lain dapat dikosongi. Pada form ini terdapat 3 buah tombol yaitu Save (untuk menyimpan data), Reset (untuk membatalkan perubahan pada form pengisian), dan tombol dengan simbol ‘Off’ untuk keluar dari form. Berikut contoh form-nya:
Gambar 6. Menu Input Client 7. Menu Update dan Hapus Client
Menu ini digunakan untuk melakukan update dan hapus client. Dalam form ini bisa dilakukan pencarian secara manual ataupun otomatis. Untuk pencarian secara manual dengan cara menekan tombol panah ke bawah atau ke atas pada scroll box, sedangkan untuk pencarian secara otomatis bisa dilakukan dengan mengisi Kategori Pencarian yang akan langsung menuju ke nama client yang akan di update ataupun di hapus. Setelah nama client yang akan di update atau di hapus ditemukan, klik nama client yang secara otomatis akan tampil pada Update Data yang dapat langsung diedit. Pada form ini terdapat 4 buah tombol yaitu Update (untuk menyimpan hasil update data), Delete (untuk menghapus nama client yang ada pada scroll box), Cetak digunakan untuk menampilkan (sekaligus mencetak di printer) segala perubahan yang telah dilakukan dan tombol dengan simbol ‘Off’ untuk keluar dari form. Berikut contoh form-nya:
Gambar 7. Menu Update dan Hapus Client Sementara dengan mengklik tombol Cetak maka hasil pencarian dapat dicetak ke printer, ke file pdf, ataupun ke postscript dokumen.
Gambar 7.1. Tampilan client 8. Menu Kirim Notification
Menu ini digunakan untuk mengirimkan notifikasi ulang tahun dan validitas passport client. Yang harus dilakukan adalah dengan memilih nama client pada birthday dan passport notification kemudian klik tombol kirim. Pada form ini terdapat 3 buah tombol yaitu 2 tombol Kirim (untuk mengirimkan notifikasi ulang tahun dan validitas passport pada client) dan Close (untuk menutup form). Berikut contoh form-nya :
Gambar 8. Menu Kirim Notification 9. Menu Input Hotel
Menu ini digunakan untuk menginputkan hotel. Yang harus diinputkan pada form ini adalah: name, address, telp, fax, email, website, contact person, remark serta memilih ID area. Pada form ini terdapat 3
buah tombol yaitu Save (untuk menyimpan data), Reset (untuk membatalkan perubahan pada form pengisian), dan tombol dengan simbol ‘Off’ untuk keluar dari form. Berikut contoh form-nya:
Gambar 9. Menu Input Hotel 10. Menu Update dan Hapus Hotel
Form ini digunakan untuk melakukan update dan hapus hotel. Dalam form ini bisa dilakukan pencarian secara manual ataupun otomatis. Untuk pencarian secara manual dengan cara menekan tombol panah ke bawah atau ke atas pada scroll box, sedangkan untuk pencarian secara otomatis bisa dilakukan dengan mengisi Kategori Pencarian yang akan langsung menuju ke nama hotel yang akan di update ataupun di hapus. Setelah nama hotel yang akan di update atau di hapus ditemukan, klik nama hotel yang secara otomatis akan tampil pada Update Data yang dapat langsung diedit. Pada form ini terdapat 3 buah tombol yaitu Update (untuk menyimpan hasil update data), Delete (untuk menghapus nama hotel yang ada pada scroll box) dan tombol dengan symbol ‘Off’ untuk keluar dari form. Berikut contoh form-nya:
