PROPOSAL IMPLEMENTASI SRAGEN ONLINE

(1)

PROPOSAL

IMPLEMENTASI SRAGEN ONLINE

Tanggal pelaksanaan inovasi pelayanan publik : Monday, 01 January 2007 Kategori inovasi pelayanan publik : Tata kelola pemerintahan

(2)

Ringkasan Proposal IMPLEMENTASI SRAGEN ONLINE

RINGKASAN PROPOSAL

Dalam mendukung kelancaran proses bisnis pemerintahan dan meningkatkan kualitas pelayanan publik, peran TIK sangat dominan dan diharapkan mampu menjawab permasalahan dan kendala lambannya

birokrasi pemerintahan. Dari berbagai pemikiran dan diskusi antara Bupati, tenaga ahli di bidang TIK dengan para Kepala OPD memunculkan ide untuk membangun "Sragen Online" yaitu menghubungkan seluruh SKPD, Kecamatan hingga Desa dalam satu jaringan "Sragen Online" . Sehubungan dengan keterbatasan sumberdaya dan tenaga ahli saat itu maka perlu tahapan-tahapan sebagai skala prioritas :

Membangun jaringan LAN (Lokal Area Network) yang menghubungkan koneksi antara pusat 1.

pemerintahan, OPD, kecamatan maupun dengan desa/kelurahan serta dengan instansi maupun lembaga di luar pemerintah daerah yang dilakukan secara bertahap yang dimulai pada Tahun 2002 dan pada akhir Tahun 2007 semua OPD, instansi vertikal, lembaga perbankan, puskesmas dan semua desa/kelurahan (208) sudah terhubungkan dengan sebuah jaringan LAN dan sampai saat ini terus dikembangkan ke berbagai lembaga maupun stakeholder yang terkait dengan proses

penyelenggaraan pemerintahan yang ada di Kabupaten Sragen.

Mengembangkan sistem informasi yang yang mendukung penyelenggaraan pemerintahan, baik sistem 2.

informasi yang mendukung kinerja birokrasi (back office information system) maupun sistem informasi yang mendukungpelayanan publik (front office information system).

Memberikan dukungan dana serta melakukan rekruitmen dan edukasi kepada Sumber Daya Manusia 3.

(SDM) baik PNS maupun stakeholder lainnya termasuk masyarakat untuk menggunakan TIK sebagai sarana bersama mewujudkan good governance. Implementasi Sragen Online yang diterapkan oleh Pemerintah Kabupaten Sragen mempunyai tujuan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi Pemerintah Kabupaten Sragen dalam menyelenggarakan pemerintahan, khususnya urusan administrasi intern (back office), maupun urusan pemberian pelayanan kepada masyarakat (front

office). Adapun dalam implementasinya dari awal sampai saat ini program ini di kelola secara intensif

oleh lembaga khusus yang menangani TIK di Kabupaten Sragen, yaitu Dinas Komunikasi dan

Informatika yang didukung oleh political will pimpinan daerah, dukungan semua OPD, peralatan yang memadai, dana yang memadai serta SDM yang berkempeten .

(3)

Analisis Masalah IMPLEMENTASI SRAGEN ONLINE

Sistem Informasi Inovasi Pelayanan Publik 3 Dicetak tanggal: 11-04-2017

ANALISIS MASALAH

Uraikan situasi yang ada sebelum inovasi pelayanan publik ini dimulai

Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) adalah salah satu ilmu terapan yang berkembang sangat cepat di dunia ini, sehingga membawa dampak perubahan yang cukup signifikan dalam berbagai bidang kehidupan. Interaksi antar manusia baik dalam social network, job description, maupun dalam bidang lainnya menjadi lebih cepat terwujud karena TIK mampu menghilangkan jarak, ruang dan waktu, yang pada akhirnya mampu merubah paradigma ekonomi, budaya, sosial dan masyarakat suatu bangsa.

TIK mendorong percepatan arus globalisasi dan menyebabkan pergeseran paradigma yang mendorong lahirnya keadilan bagi setiap orang terutama dalam mewujudkan kesetaraan akses informasi, komunikasi serta pemberian pelayanan kepada civil society.

Dalam bidang pemerintahan peran TIK juga sangat dominan, hal ini ditandai dengan diterapkannya berbagai sistem aplikasi yang mendorong suatu level pemerintahan untuk meningkatkan kinerja dan juga

meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat guna mewujudkan good governance sebagaimana yang diharapkan masyarakat pada umumnya.

Kabupaten Sragen adalah salah satu dari 35 Kabupaten/Kota yang ada di Provinsi Jawa Tengah yang terbagi atas 20 kecamatan 196 desa dan 12 kelurahan dengan jumlah penduduk 875.600 jiwa dan luas wilayah 94.155 Ha dengan rentang kendali ke kecamatan terjauh sepanjang + 20 km dan desa terjauh mencapai + 40 km. Adapun jumlah Organisasi Perangkat Daerah (OPD) selain 20 kecamatan dan 12 kelurahan adalah sebanyak 39 OPD yang terdiri dari 20 dinas, 3 badan, 10 bagian di lingkungan setda, inspektorat, Satpol PP, sekretariat DPRD, BPBD dan 2 RSUD.

Seiring dengan kondisi geografi di Kabupaten Sragen sebagaimana tersebut diatas serta belum

diterapkannya TIK dalam proses penyelenggaraan pemerintahan di Kabupaten Sragen kurun waktu sebelum tahun 2002, maka permasalahan utama pada waktu itu diantaranya adalah pelaksanaan koordinasi maupun korespondensi antar OPD dengan kecamatan ataupun dengan desa/kelurahan masih dilakukan secara manual, selain hal tersebut kinerja OPD juga belum optimal karena belum didukung oleh TIK. Sebagai contoh pengiriman surat menyurat antar OPD, maupun antara OPD dengan pemerintah kecamatan maupun

pemerintah desa/kelurahan masih dilakukan secara manual, yaitu dengan perantara kurir yang tentunya membutuhkan waktu, tenaga dan biaya yang harus disiapkan oleh OPD maupun desa/kelurahan di Kabupaten Sragen.

Selain hal tersebut diatas pemberian pelayanan kepada masyarakat, antara lain pelayanan administrasi kependudukan, pelayanan perijinan dan non perijinan maupun pelayanan kepada kaum miskin juga masih dilakukan secara manual dengan database yang belum terintegrasi. Untuk pelayanan kependudukan yang dilaksanakan oleh Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil yang sebagian pelayanannya sudah dilaksanakan di tingkat kecamatan, namun belum dilaksanakan secara terintegrasi dengan single database yang ada di tingkat kabupaten, sehingga penyimpangan masih dimungkinkan. Adapun untuk pelayanan perijinan masih dilakukan di beberapa OPD sesuai dengan tugas dan fungsinya masing-masing (belum ada system One Stop

Service pelayanan perijinan) adapun untuk pelayanan kepada kaum miskin juga masih di beberapa OPD

(4)

Pendekatan Strategis IMPLEMENTASI SRAGEN ONLINE

PENDEKATAN STRATEGIS

Ringkaslah tentang apa dan bagaimana inovasi pelayanan publik ini telah memecahkan masalah

Memperhatikan berbagai permasalahan yang ada terkait dengan proses penyelenggaraan pemerintahan yang belum mengadopsi TIK, maka pimpinan daerah, dalam hal ini Bupati dan Wakil Bupati periode 2001 -2006 melakukan inisiatif untuk menerapkan TIK dalam mendukung proses penyelenggaraan pemerintahan di Kabupaten Sragen. Adapun langkah yang ditempuh adalah dengan memanggil tenaga ahli dari luar untuk membantu diimplementasikannya egovernment di Kabupaten Sragen bekerjasama dengan para Kepala OPD dalam merumuskan penerapan pemerintahan berbasis TIK atau dalam istilah umum adalah diterapkannya egovernment.

Adapun hasil diskusi antara tenaga ahli di bidang TIK dengan para Kepala OPD memunculkan suatu tahapan perencanaan dalam mengimplementasikan “Sragen Online” (egovernment di Kabupaten Sragen), yaitu :

Membangun jaringan LAN (Lokal Area Network) yang menghubungkan koneksi antara pusat 1.

pemerintahan, OPD, kecamatan maupun dengan desa/kelurahan serta dengan instansi maupun lembaga di luar pemerintah daerah yang dilakukan secara bertahap yang dimulai pada Tahun 2002 dan pada akhir Tahun 2007 semua OPD, instansi vertikal, lembaga perbankan, puskesmas dan semua desa/kelurahan (208) sudah terhubungkan dengan sebuah jaringan LAN dan sampai saat ini terus dikembangkan ke berbagai lembaga maupun stakeholder yang terkait dengan proses

penyelenggaraan pemerintahan yang ada di Kabupaten Sragen.

Mengembangkan sistem informasi yang yang mendukung penyelenggaraan pemerintahan, baik sistem 2.

informasi yang mendukung kinerja birokrasi (back office information system) maupun sistem informasi yang mendukungpelayanan publik (front office information system).

Memberikan dukungan dana serta melakukan rekruitmen dan edukasi kepada Sumber Daya Manusia 3.

(SDM) baik Pegawai Negeri Sipil maupun stakeholder lainnya termasuk masyarakat untuk menggunakan TIK sebagai sarana bersama mewujudkan good governance.

Implementasi Sragen Online yang diterapkan oleh Pemerintah Kabupaten Sragen mempunyai tujuan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi Pemerintah Kabupaten Sragen dalam menyelenggarakan

pemerintahan, khususnya urusan administrasi intern (back office), maupun urusan pemberian pelayanan kepada masyarakat (front office). Adapun dalam implementasinya dari awal sampai saat ini program ini di kelola secara intensif oleh lembaga khusus yang menangani TIK di Kabupaten Sragen, yaitu Dinas Komunikasi dan Informatika yang didukung oleh political will pimpinan daerah, dukungan semua OPD, peralatan yang memadai, dana yang memadai serta SDM yang berkempeten.

Dengan penanganan secara khusus yang dilakukan oleh Dinas Komunikasi dan Informatika, maka implementasi TIK di Kabupaten bisa berjalan dengan lancar, karena pengelolaan maupun proses

maintenance jaringan LAN maupun proses development aplikasi dapat dilakukan secara mandiri, sebagai

contoh pelaksanaan maintenance jaringan LAN di semua OPD, Kecamatan dan Desa/kelurahan dilakukan secara mandiri oleh PNS yang ada di Dinas Komunikasi dan Informatika, sehingga sewaktu-waktu ada

trouble network akan segera bisa diatasi tanpa harus menunggu pihak diluar pemerintah untuk memperbaiki

kerusakan dimaksud . Dalam hal pembuatan aplikasi dikerjakan secara mandiri oleh PNS yang ada di Dinas Komunikasi dan Informatika sehingga sewaktu-waktu ada perubahan, penambahan menu atau bahkan ada permasalahan berkaitan dengan fungsi aplikasi dapat segera diatasi oleh personil Dinas Komunikasi dan Informatika

(5)

Kreatif dan Inovatif IMPLEMENTASI SRAGEN ONLINE

KREATIF DAN INOVATIF

Jelaskan bahwa inovasi pelayanan publik yang diajukan ini bersifat unik dan mampu menyelesaikan masalah dengan cara-cara baru dan berbeda dari metode sebelumnya serta berhasil diimplementasikan

Inovasi "Sragen Online" bersifat unik karena beberapa alasan :

1. Sragen sudah mempu menghubungkan seluruh SKPD, Kecamatan hingga Desa/Kelurahan ke dalam satu Jaringan Intranet "Sragen Online"

2. "Sragen Online" hingga saat ini masih berjalan dan berfungsi baik, bahkan seluruh proses bisnis pemerintahan baik dalam surat menyurat, koordinasi, Komunikasi menggunakan jaringan "Sragen Online" 3. Dirancang, dibuat dan di mainten sendiri PNS Kantor PDE (sekarang DISKOMINFO) sehingga dapat menghemat biaya.

4. Hasil yang dicapai sudah sangat nyata seperti kecepatan, kemudahan dalam koordinasi, komunikasi lintas SKPD serta kualitas pelayanan publik menjadi lebih baik.

5. "Sragen Online" telah mendapat pengakuan dan pengharagaan baik dari level regional, nasional maupun Asia Tenggara terbukti banyaknya penghargaan dari berbagai kompetisi yang diraih.

(6)

Strategi Pelaksanaan IMPLEMENTASI SRAGEN ONLINE

PELAKSANAAN DAN PENERAPAN

Uraikan unsur-unsur rencana aksi yang telah dikembangkan untuk melaksanakan inovasi pelayanan publik ini, termasuk perkembangan dan langkah-langkah kunci, kegiatan-kegiatan utama serta kronologinya

Strategi yang menopang implementasi "Sragen Online" adalah :

1. Pembangunan Jaringan LAN dilingkungan SETDA Tahun 2002 yang menghubungkan antara lingkungan SETDA,BKD, Badan Pengelola Keuangan Daerah, Kantor Kesatuan Bangsa dan Perlindungan Masyarakat, Kantor Pelayanan Terpadu dan Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, adapun jaringan tersebut dihubungkan dengan media perantara kabel UTP dengan pusat data yang berada di Dinas Komunikasi dan Informatika yang semula bernama Kantor Pengelola Data Elektronik.

Seiring dengan volume pekerjaan OPD yang semakin banyak dan tuntutan kecepatan dan ketepatan

penanganan permasalahan, maka pada Tahun 2003 jaringan LAN dikembangkan ke sejumlah OPD strategis yang berada di luar kompleks kantor bupati, antara lain Dinas Pendapatan Daerah, Dinas Industri

Perdagangan dan Koperasi, Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi, Dinas Pekerjaan Umum, Dinas

Pendidikan, Dinas Kehutanan dan Perkebunan, Inspektorat Daerah serta Badan Usaha Milik Daerah, yaitu SPBU Pilangsari, Percetakan, RSUD, Sukowati Jaya, dan RSPD.

Pada Tahun 2004 dan tahun 2005 jaringan LAN diperluas ke 20 Kecamatan sedangkan pada tahun 2006 dikembangkan jaringan ke rumah dinas Bupati dan wakil Bupati serta jaringan di Instansi Vertikal antara lain Polres, Kejaksaan, Depag, BPN, BPS, DPRD. Sedangkan pada akhir Tahun 2007 jaringan LAN sudah diperluas ke seluruh Desa/kelurahan sebanyak 208. Adapun untuk tahun 2008 dikembangkan jaringan ke beberapa pasar, KPU Kabupaten Sragen, Panwaslu Kabupaten Sragen, Unit Pelaksana Teknis Dinas Pendidikan di 20 kecamatan, Badan Amil Zakat Kabupaten Sragen, PMI Kabupaten Sragen, KONI Sragen dan beberapa Kepolisian Sektor yang ada di Kabupaten Sragen serta lembaga lainnya dengan jumlah total titik koneksi sebanyak 340 titik .

Adapun untuk pengendalian jaringan yang terpusat di Dinas Komunikasi dan Informatika, juga disiapkan SDM yang menangani admin server (web server, mail server, kantaya server, surya server, cctv server, GIS server dll) yang secara khusus juga bertugas untuk mengatur koneksi jaringan, bandwidth management, network

security dan tugas-tugas lainnya yang berkaitan dengan e-government sustainable programme.

Dalam hal terjadi kerusakan jaringan di OPD, desa/kelurahan serta unit yang terkoneksi dengan jaringan LAN, maka akan diturunkan teknisi dari Dinas Komunikasi dan Informatika yang tentunya sudah dibekali kemampuan teknis serta dibekali juga tools untuk keperluan network maintenance, antara lain Radio HT, multitester, LAN tester, tang krimping, 1 set kunci pas, safety belt, UTP cable, radio wireless dan peralatan lainnya yang dibutuhkan.

2. Seiring pembangunan jaringan LAN sebagai media transmisi informasi dan komunikasi, maka telah

dibangun berbagai jenis Sistem Informasi Manajemen (SIM) maupun sistem informasi elektronik lainnya yang dikembangkan untuk keperluan layanan internal(Back Office Management Information System) maupun layanan eksternal (Front Office Management Information System) di jajaran Pemerintah Kabupaten Sragen serta Back Office Management Information System

3. Memberikan dukungan dana serta melakukan edukasi Sumber Daya Manusia (SDM) baik Pegawai Negeri Sipil maupun stakeholder lainnya termasuk masyarakat untuk menggunakan TIK sebagai sarana bersama mewujudkan good governanc. Untuk mengimplementasikan e-government di Kabupaten Sragen, maka pembangunan jaringan dan pembuatan aplikasi juga harus diiringi dengan pendayagunaan SDM dibidang TIK serta memberikan dukungan anggaran untuk menjaga e-government tetap sustainable. Dalam hal SDM

(7)

Strategi Pelaksanaan IMPLEMENTASI SRAGEN ONLINE

yang menangani TIK, maka disetiap OPD sampai dengan Desa dibidang TIK. Adapun untuk mendukung e-government juga telah dialokasi sejumlah angaran setiap tahunnya yang digunakan untuk memelihara jaringan, pengadaan bandwidth, pelatihan TIK serta kegiatan lainnya yang mendukung pelaksanaan implementasi e-government yang ada di Kabupaten Sragen.

(8)

Pemangku Kepentingan IMPLEMENTASI SRAGEN ONLINE

PEMANGKU KEPENTINGAN

Sebutkan siapa saja yang telah berkontribusi untuk desain dan/atau pelaksanaan inovasi pelayanan publik ini

Adapun pihak-pihak yang terkait dengan diimplementasikannya program Sragen Online sebagaimana tersebut diatas adalah :

Pihak swasta bekerjasama dengan pada pegawai di Pemerintah Kabupaten Sragen, yaitu mempunyai 1.

peran dalam melakukan pembangunan jaringan LAN mulai dari pusat pemerintahan maupun level pemerintahan paling bawah yaitu semua desa di Kabupaten Sragen sebanyak 208 serta melakukan pembangunan jaringan di lembaga diluar pemerintah daerah.

PNS di Dinas Komunikasi dan Informatika, yaitu dalam pengembangan beberapa aplikasi yang 2.

mendukung bacoffice maupun front office.

Kepala OPD maupun operator TIK yang ada di OPD, yaitu dalam penggunaan aplikasi yang sudah 3.

disiapkan, baik aplikasi yang sifatnya internet untuk menunjang kinerja OPD maupun aplikasi yang sifatnya lintas OPD, yaitu aplikasi yang mendukung semua OPD dalam mengoptimalkan kinerjanya, sebagai contoh aplikasi surat maya.(surat.sragenkab.go.id)

Pemerintah kecamatan, yaitu dengan diterapkannya TIK yang terintegrasi mulai dari pemerintah 4.

kabupaten dengan pemerintah kecamatan maupun pemerintah desa, maka proses administrasi

birokrasi bisa berjalan dengan cepat, tepat dan transparan serta proses pelayanan kepada masyarakat bisa berjalan dengan optimal, antara lain dengan diterapkannya pelayanan di kecamatan berbasis TIK (simpaten.sragenkab.go.id dan perijinankecamatan.sragenkab.go.id).

Pemerintah Desa, yaitu dengan diterapkannya TIK yang terintegrasi mulai dari pemerintah kabupaten 5.

dengan pemerintah kecamatan maupun pemerintah desa, maka proses administrasi birokrasi bisa berjalan dengan cepat, tepat dan transparan serta proses pelayanan kepada masyarakat bisa berjalan dengan optimal, antara lain dengan diterapkannya pelayanan di desa berbasis TIK

(suket.sragenkab.go.id, siak.sragenkab.go.id, sispemdes.sragenkab.go.id, surat.sragenkab.go.id, kantaya.sragenkab.go.id)

Instansi/lembaga diluar pemerintah Kabupaten Sragen, antara lain lembaga perbankan daerah, 6.

instansi vertikal, KPU, Panwaslu, Badan amil Zakat (BAZ), PMI, KONI dan lembaga lainnya (yaitu dalam penerapan aplikasi surat menyurat : surya.sragenkab.go.id).

(9)

Sumber Daya IMPLEMENTASI SRAGEN ONLINE

SUMBER DAYA

Sebutkan biaya untuk sumber daya keuangan, teknis, dan manusia yang berkaitan dengan inovasi pelayanan publik ini

Sumber daya terkait dengan implementasi Sragen Online adalah berupa pendanaan yang berasal dari APBD Kabupaten Sragen, maupun dari sumber lainnya antara lain dari Kementrian Kominfo (dalam penerapan interoperabilitas database antar system di Kabupaten Sragen), Balai IPTEKnet BPPT (dalam penerapan security system, penyediaan bandwith internet dan backup data center), PT Telkom (dalam penyediaan fasilitas Broadband Learning Center untuk sosialisasi maupun traning internet kepada masyarakat secara gratis), Asia Development Bank (melalui sustainable capacity building for development, yaitu dalam

peningkatan kapasitas pegawai kaitan pengetahuannya berbasis IT serta pengembangan beberapa system informasi manajemen berbasis TIK).

(10)

Keluaran / Output IMPLEMENTASI SRAGEN ONLINE

KELUARAN/OUTPUT

Sebutkan paling banyak lima keluaran konkret yang mendukung keberhasilan inovasi pelayanan publik ini

Output dari berbagai langkah strategis yang diterapkan oleh Pemerintah Kabupaten Sragen beserta stakeholders terkait sebagaimana tersebut diatas, antara lain :

Terwujudnya pembangunan LAN di Kabupaten Sragen yang dimanfaatkan untuk komunikasi intranet 1.

maupun komunikasi internet.

Terwujudnya system informasi manajemen berbasis TIK yang digunakan untuk mengoptimalkan 2.

kinerja birokrasi (backoffice) maupun system informasi manajemen yang digunakan untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat (front office), baik pelayanan kepada masyarakat di tingkat kabupaten, kecamatan maupun desa/kelurahan di seluruh wilayah Kabupaten sragen.

Tersedianya SDM yang mengelola TIK di Kabupaten Sragen. 3.

Adapun untuk memantau maupun memonitor serta mengevaluasi penerapan sragen online tersebut dibuatlah blue print egovernment kabupaten sragen yang dikawal oleh CIO (chief information officer) yang diketuai oleh Sekda Kabupaten Sragen dan juga dibentuk lembaga adhoc berupa Dewan TIK yang melibatkan stakeholder di luar pemerintah kabupaten yang bertugas memberikan penilaian, evaluasi serta rekomendasi terhadap implementasi egovernment sragen online.

Sehubungan dengan diterapkannya TIK di Kabupaten Sragen, tentu mengalami kendala yang kadang muncul diantaranya adanya kualitas SDM pengelola TIK khususnya yang berada di level pemerintahan yang paling bawah, yaitu di desa/kelurahan, namun hal ini sudah diupayakan jalan keluarnya yaitu dengan cara menempatkan seorang PNS yang bertugas di desa/kelurahan yang membantu kepala desa dan perangkatnya dalam mengopersionalkan TIK yang ada di desa.

(11)

Pemantauan dan Evaluasi IMPLEMENTASI SRAGEN ONLINE

PEMANTAUAN DAN EVALUASI

Uraikan bagaimana pelaksanaan inovasi pelayanan publik ini dipantau dan dievaluasi

Adapun untuk menjaga kesinambungan terhadap program SRAGEN ONLINE ini, maka Pemerintah

Kabupaten Sragen menuangkannya dalam renstra setiap tahunnya, RPJMD Tahun 2016-2021 serta RPJP Tahun 2005-2025. Selain hal tersebut juga telah diterbitkan Peraturan Bupati Sragen Nomor 11 Tahun 2008 tentang Pendayagunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam Penyelenggaraan Pemerintahan di Kabupaten Sragen.

Selain dalam bentuk regulasi setiap tahunnya juga telah dialokasikan dana yang digunakan untuk

maintenance jaringan (sebagai syarat pokok jalannya sebuah aplikasi) dan sekaligus menganggarkan dana yang digunakan untuk melakukan pelatihan terhadap operator IT di masing-masing OPD sampai

desa/kelurahan (personil yang bertanggungjawab terhadap operasinya aplikasi aplikasi- aplikasi egov), pelatihan ini ditujukan untuk transfer knowledge berkaitan dengan pengetahuan IT secara umum maupun jikalau terdapat aplikasi khusus yang harus diimplementasikan.

Kesinambungan terhadap program Sragen online ini sudah terbukti bahwa dengan terjadinya pergantian unsur pimpinan daerah (Bupati dan Wakil Bupati serta DPRD) program ini tetap digunakan karena memang implementasi TIK di Kabupaten Sragen sudah menjadi kebutuhan pokok OPD dalam melakukan pekerjaan sehari-sehari

(12)

Kendala dan Solusi IMPLEMENTASI SRAGEN ONLINE

KENDALA DAN SOLUSI

Uraikan masalah utama yang dihadapi selama pelaksanaan inovasi pelayanan publik ini beserta cara penanggulangan dan penyelesaiannya

Kendala yang dihadapi selama pelaksanaan inovasi "Sragen Online" diantaranya adalah :

1. Masih minimnya payung hukum terhadap implementasi eGovernment di daerah yang menjadi pijakan dan acuan.

2. Belum meratanya SDM TI di SKPD karena keterbatasan kuantitas PNS TI

3. Cara pandang PNS terhadap peran TIK cenderung skeptis karena dianggap merepotkan dan berbiaya tinggi

4. Sumber dana masih minim sehingga implementasi TIK cenderung lebih lama dan bertahap. Solusi yang ditempuh adalah :

1. Rekruitmen mandiri khusus PNS TI, sudah dilaksanakan Tahun 2003-2005. Hal ini sangat penting dalam mengelola, mengawal keberlanjutan implementasi TIK.

2. Membuat kebijakan TIK dengan membuat PERDA, PERBUP dan SOP

3. Sosialisasi,BIMTEK serta pengiriman PNS TI ke berbagai diklat keahlian serta dalam rangka percepatan penetrasi TIK di Daerah

4.Menjalin kerjasama dan kemitraan dengan berbagai lembaga daerah dan pusat dalam pengembangan TIK contoh : kemenristek, BPPT, Kemkominfo serta Perguruan Tinggi TI

(13)

Manfaat Utama IMPLEMENTASI SRAGEN ONLINE

MANFAAT

Uraikan dampak dari inovasi pelayanan publik ini, berikan beberapa pembuktian /data yang menunjukkan dampak/manfaat dari inovasi pelayanan publik ini

Program ini sangat bermanfaat bagi Pemerintah Kabupaten Sragen lebih dari 15 tahun (Tahun 2002 sampai saat ini), yaitu berupa kecepatan, efektif dan efisien dalam proses penyelenggaraan pemerintahan,

khususnya dalam pelaksanaan administrasi pemerintahan (Back Office Management Information System) serta peningkatan pemberian pelayanan kepada masyarakat

Back Office Management Information System

Sistem informasi/aplikasi yang dibuat untuk kepentingan intern Pemkab Sragen, memiliki manfaat antara lain :

Aplikasi Kantaya : memberikan kemudahan setiap OPD, Kecamatan, Desa, Instansi pengguna lainnya dalam melakukan sharing file, gambar, informasi atau data dalam bentuk yang lain.

Aplikasi Surat Maya : yaitu memberikan kemudahan bagi OPD, Kecamatan, Desa, instansi pengguna lainnya dalam pengiriman maupun penerimaan surat dinas (paperless).

Aplikasi Disposisi Maya : memberikan kemudahan bagi personil di OPD dalam menjalankan tugas secara online sesuai heirarki birokrasi, sehingga pekerjaan dapat di lakukan anywhere-anytime. Sistem Informasi Manajemen Keuangan Daerah : memberikan kemudahan dan meningkatkan ketertiban administrasi keuangan bagi semua OPD selaku pengguna anggaran antara lain dalam penyusunan perencanaan, pengelolaan/pencairan dan pelaporan terhadap alokasi anggaran yang di kelola OPD.

Sistem Informasi Manajemen Asset Daerah : memberikan kemudahan dan meningkatkan ketertiban pengelolaan aset daerah yang dikelola oleh masing-masing OPD.

Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian : memberikan ketertiban dan ketersediaan data-data kepegawaian secara up to date yang bisa dibutuhkan oleh pengambil kebijakan dalam pengoptimalan fungsi dan kinerja pegawai di Kabupaten Sragen.

Sistem Informasi Manajemen Penggajian : memberikan kemudahan dalam administrasi penggajianpegawaidilingkungan

Sistem informasi pemantauan, evaluasi dan pelaporan, memberikan kemudahan dalam pengendalian pencairan dana maupun realisasi pembangunan fisik di masing-masing OPD.

Sistem Informasi Manajemen analisis jabatan dan dan analisis beban kerja : memberikan kemudahan dalam menganalisis kebutuhan jabatan di masing-masing OPD serta untuk mengetahui beban kerja yang ditanggung oleh masing-masing personil di sebuah OPD.

Penerapan Telephone VoIP : memberikan kemudahan dalam pelaksanaan komunikasi

suara/telephone antar OPD maupun dengan kecamatan dan desa/kelurahan serta menekan biaya telephone lokal, karena telp VoIP ini digunaan secara gratis.

Sistem informasi/aplikasi ini dibuat untuk kepentingan pemberian pelayanan bagi masyarakat, antara lain :

Web Sragen (www.sragenkab.go.id): memberikan kemudahan masyarakat dalam mengakses berita seputar Sragen, sejarah sragen, visi misi dan kebijakan serta program kerja dan renstra pemkab sragen, informasi pariwisata, informasi perijinan, forum interaktif dengan warga, live streeming radio

(14)

Manfaat Utama IMPLEMENTASI SRAGEN ONLINE

buana asri sragen.

SMS center Pemkab Sragen: memberikan kemudahan komunikasi 2 (dua) arah antara OPD dengan masyarakat di Kabupaten Sragen.

Sistem InformasiManajemen Perijinan: memberikan kemudahan dan transparansi kepada masyarakat dalam pengurusan perijinan di Badan Pelayanan Terpadu dan Penanaman Modal Kabupaten Sragen yang mengacu pada penerapan One stop Service

Sistem Informasi Manajemen Pelayanan Administrasi Terpadu Kecamatan: memberikan kemudahan dan transparansi kepada masyarakat dalam pengurusan administrasi perijinan dan non perijinan yang ada di kecamatan

Sistem Informasi Manajemen Kemiskinan: memberikan kemudahan dalam pelayanan penanganan kemiskinan maupun pelaksanaan terapi terhadap warga miskin yang dilakukan oleh Unit Pelayanan Terpadu Penanggulangan Kemiskinan dengan mengacu pada penerapan One stop Service.

Aplikasi Surat Keterangan di desa/kelurahan: memberikan kemudahan dan kepastian hukum dalam pemberian surat keterangan dilakukan oleh desa/kelurahan di Kabupaten Sragen terhadap warga desa setempat.

Aplikasi pencetakan KTP di desa/kelurahan: yaitu memberikan kemudahan bagi warga desa dalam proses perpanjangan KTP, karena proses ini bertempat di desa/kelurahan, sehingga penduduk tidak harus datang ke kecamatan atau kabupaten, cukup ke kantor desa/kelurahan.

Sistem Informasi Geografi: memberikan kemudahan dalam penyajia data dan informasi tematik secara lengkap, akurat dan aktual sesuai perkembangan dinamika pembangunan dan masyarakat baik secara tekstual maupun grafis dalam bentuk data spasial (peta) kepada seluruh lapisan masyarakat.

Sistem Informasi Administrasi Kependudukan: memberikan kemudahan dalam pengelolaan data kependudukan dan pencetakan KTP, Kartu Keluarga, Kartu Identitas Penduduk Sementara. Sistem Perpustakaan Sistem informasi berbasis web: memberikan kemudahan masyarakat dalam mengakses buku-buku yang ada di Kantor Perpustakaan Kabupaten Sragen.

Sistem Informasi Pasar Daerah: mempermudah pengelolaan data pasar secara lengkap baik lokasi pasar, peta pasar, retribusi, jumlah los yang disewakan, data penyewa los, dan lain-lain. Dengan adanya sistem ini pengelolaan data pasar bisa lebih efektif dan efisien. PAD dari retribusi pasar juga bisa di ketahui secara cepat.

: memberikan layanan video informasi kepada masyarakat sebagai sarana informasi dan edukasi kepada masyarakat di Kabupaten Sragen.

Sistem Jaringan Data Informasi Hukum (SJDI) : memberikan kemudahan bagi masyarakat dalam mengakses produk hukum yang ada di Kabupaten Sragen.

Layanan Pengadaan Secara Elekronik (LPSE), memberikan kemudahan dan transparansi dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah di Kabupaten Sragen..

(15)

Perbedaan Sebelum dan Sesudah IMPLEMENTASI SRAGEN ONLINE

SEBELUM DAN SESUDAH

Uraikan perbedaan sebelum dan sesudah inovasi pelayanan publik ini dilakukan

Sebelum diterapkan inovasi "Sragen Online" kondisi pelayanan publik dan birokrasi di Kabupaten Sragen sebagai berikut :

1. Proses birokrasi pemerintahan sangat lambat dan tidak transparan, proses yang berbelit belit dan dikerjakan secara manual.

2. Pelayanan publik juga bernasib sama, proses pengurusan lama, bertele-tele, tidak transparan dan biaya mahal.

3. Administrasi perkantoran juga dikerjakan secara manual dan belum terdokumentasi dengan baik Setelah adanyan Inovasi "Sragen Online" kondisi yang dialami adalah sebagai berikut :

1.Pelayanan Publik khususnya perijinan menjadi lebih baik, hal ini dapat dilihat dari antusias masyarakat dalam mengurus ijin di BPT dan kenaikan signifikan terhadap penanaman modal dan investasi di Sragen. Survey kepuasan pelanggan menjadi tolok ukur keberhasilan Pelayanan Perijinan di Sragen. Disamping itu aplikasi perijinan juga mendukung kelancaran dan transparansi biaya dan waktu.

2. Koordinasi dan komunikasi dengan SKPD bahkan hingga tingkat desa menjadi lebih lancar, cepat dan hemat waktu dan biaya dengan sentuhan teknologi informasi dan komunikasi.

(16)

Perbedaan Sebelum dan Sesudah IMPLEMENTASI SRAGEN ONLINE

GALERI SEBELUM DAN SESUDAH

(17)

Pembelajaran IMPLEMENTASI SRAGEN ONLINE

PEMBELAJARAN

Uraikan pengalaman umum yang diperoleh dalam melaksanakan inovasi pelayanan publik ini, pembelajarannya, dan rekomendasi untuk masa depan

pelajaran yang dapat dipetik dari program egovernment berupa “implementasi sragen online” tersebut antara lain :

Komitmen kepala daerah yang di dukung oleh jajarannya dan ditindaklanjuti dengan regulasi dan kerja 1.

nyata oleh semua pihak adalah kunci utama keberhasilan sebuah program egovernment.

Implementasi egovernment membutuhkan perencanaan yang baik (blue print) dengan disesuaikan 2.

kemampuan sumber daya pemerintah daerah.

Implementasi egovernment dibutuhkan sebuah lembaga pemerintah khusus yang menangani secara 3.

teknis, baik development maupun maintenance.

Implementasi egovernment membutuhkan koneksi jaringan antar OPD dengan disertai interoperabilitas 4.

system informasi maupun database antar lembaga pemerintah (single database). Implementasi egovernment membutuhkan dukungan pendanaan yang memadai. 5.

(18)

Berkelanjutan dan Replikasi IMPLEMENTASI SRAGEN ONLINE

KELANJUTAN DAN REPLIKASI

Uraikan bagaimana inovasi pelayanan publik ini sedang dilanjutkan, jelaskan apakah inovasi ini sedang direplikasi (transfer of knowledge) atau didiseminasi untuk seluruh pelayanan publik di tingkat instansi, daerah, nasional dan/atau internasional, dan jelaskan bagaimana inovasi pelayanan publik ini dapat direplikasi

Adapun untuk menjaga kesinambungan terhadap program SRAGEN ONLINE ini, maka Pemerintah

Kabupaten Sragen menuangkannya dalam renstra setiap tahunnya, RPJMD Tahun 2016-2021 serta RPJP Tahun 2005-2025. Selain hal tersebut juga telah diterbitkan Peraturan Bupati Sragen Nomor 11 Tahun 2008 tentang Pendayagunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam Penyelenggaraan Pemerintahan di Kabupaten Sragen. Selain dalam bentuk regulasi setiap tahunnya juga telah dialokasikan dana yang digunakan untuk maintenance jaringan (sebagai syarat pokok jalannya sebuah aplikasi) dan sekaligus menganggarkan dana yang digunakan untuk melakukan pelatihan terhadap operator IT di masing-masing OPD sampai desa/kelurahan (personil yang bertanggungjawab terhadap operasinya aplikasi aplikasi- aplikasi egov), pelatihan ini ditujukan untuk transfer knowledge berkaitan dengan pengetahuan IT secara umum maupun jikalau terdapat aplikasi khusus yang harus diimplementasikan.. Kesinambungan terhadap program Sragen online ini sudah terbukti bahwa dengan terjadinya pergantian unsur pimpinan daerah (Bupati dan Wakil Bupati serta DPRD) program ini tetap digunakan karena memang implementasi TIK di Kabupaten Sragen sudah menjadi kebutuhan pokok OPD dalam melakukan pekerjaan sehari-sehari.

Sebagai bentuk apresiasi diterapkannya program sragen online, telah banyak lembaga pemerintah baik lembaga pemerintah pusat, pemerintah propinsi maupun pemerintah kabupaten/kota yang telah berkunjung ke Kabupaten Sragen dan ada diantaranya yang melakukan replikasi program ini, antara lain Pemerintah Kabupaten Malinau Propinsi Kalimantan Utara (Tahun 2012), Pemerintah Kota Jayapura (Tahun 2014 dan berlanjut di Tahun 2015, Tahun 2016 dan Tahun 2017) dan Provinsi Kalimantan Utara dan Kabupaten Merauke (Tahun 2015 berlanjut Tahun 2016 dan Tahun 2017).