PROSES DALAM
Proses Manajemen Proyek
• Proyek pada dasarnya dibentuk dari sejumlah proses. Proses didefinisikan sebagai ”sebuah
rangkaian aktivitas yang membawa hasil”. Proses pada proyek secara umum dibagi menjadi dua
kategori:
– Project Management Processes yang terkait dengan aktivitas pengelolaan sejumlah pekerjaan atau
aktivitas di dalam proyek.
– Product-Oriented Processes yang terkait dengan
aktivitas penciptaan produk tertentu di dalam proyek.
• Di dalam sebuah proyek, kedua proses tersebut saling berkaitan dan tumpang tindih (co-exist and overlapping phenomena).
Kelompok Proses Manajemen Proyek
•
Manajemen Proyek bisa dipandang sebagai
kumpulan proses-proses yang saling terkait/
berhubungan
•
Kelompok Proses Manajemen Proyek
mencakup:
– Proses Inisiasi (Initiating)
– Proses Perencanaan (Planning) – Proses Pelaksanaan (Execution) – Proses Pengendalian (Controlling) – Proses Penutupan (Closing)
Overlap Antar Kelompok
Proses
Pelaksanaan Perencanaan Pengendalian Penutupan Inisiasi
Kelompok Proses
P
ROJECT
L
IFE
C
YCLE
•
Initiating
•
Planning
•
Executing and Delivery
•
Monitoring and Control
•
Closing
I
NISIASI
• Memulai proyek termasuk mengenali dan memulai sebuah proyek baru atau fase proyek.
• Beberapa organisasi menggunakan fase pra-inisisasi, sementar yang lain termasuk item seperti
mengembangkan kasus bisnis sebagai bagian dari inisiasi.
• Tujuan utamanya adalah secara formal memilih dan memulai proyek.
• Output utama meliputi :
– Menetapkan manajemen proyek.
– Mengindentifikasi stakeholder kunci. – Menyelesaikan kasus bisnis.
– Menyelesaikan project charter dan mendapatkan tanda tangan diatasnya.
•
Merumuskan proposal dan rencana
kontrak dengan internal (manajemen)
•
Submit dan negosiasi proposal dengan
target klien.
•
Inti Initiasi adalah PDKT dan
P
LANNING
Tujuan utama dari perencanaan proyek adalah membimbing eksekusi.
Setiap bidang mengetahui temasuk informasi perencanaan.
Kunci output termasuk dalam proyek meliputi : Kontrak tim
Scope statemen
Work breakdown structure.
Jadwal proyek,dalam bentuk bagan Gant dengan semua dependensi dan sumber daya masuk
Sebuah daftar resiko prioritas (daftar resiko yang mungkin terjadi).
•
Beberapa pertanyaan penting dalam
Planning:
• What is to be done?
• When should it to be done? • Who should do it?
•
Dimulai segera setelah manajemen (project
manager) menyetujui proyek.
•
Planning mengakomodasi semua tahapan
proyek pengembangan – dimulai dari
requirement s.d maintenance
•
Planning fokus pada:
• Effort (and cost) estimation • Risk management • Schedulling
•
Produk Planning
• Statement of works • Project organization • Management issues • Technical consideration • Project closingProject Plan Tergantung dari :
Scope / lingkup : mendefinisikan batas-batas
sebuah proyek — Apa saja bagian bisnis yang
dipelajari, dianalisa, dirancang, dikonstruksi,
diimplementasi, dan yang terakhir diperbaiki.
▪ Produk
▪ Kualitas
▪ Waktu
▪ Biaya
Prinsip Perencanaan
•
Detailkan aktivitas ke dalam tasks
• Jelas dan diskriptif • Mudah diestimasi
• Apabila terjadi kegagalan, mengindikasikan alternatif lain dalam penyelesaiannya
•
Menjaga jejak jadwal terestimasi dan
aktualnya
• Progress berdasarkan waktu ! jadikan sebagai alasan perubahan yang diperlukan
• Sangat berguna untuk project databases
•
Detailkan hingga spesifik event
• Hari libur, off office, etc
• Tentukan buffer untuk masa tolerasi internal
Pelaksanaan dan perencanaan proyek saling
terkait dan tidak terpisahkan kegiatan
Mereka yang akan melakukan pekerjaan harus
membantu untuk merencanakan pekerjaan
Para manager proyek harus meminta masukan
dari tim untuk mengembangkan rencana yang
realistis
P
RODUCTION
Process
•
Analysis
•
Design
•
Development
•
Implementation
•
Tahap ini biasanya membutuhkan waktu
dan resources palinng banyak karena Hasil
Akhir dari proyek dikerjakan/diproduksi di
sini.
•
Output utama : Hasil Perkerjaan
•
Manajer proyek harus menggunakan
keahlian kepemimpinannya untuk
mengatasi banyak tantangan yang terjadi
selama tahap pelaksanaan produksi
Perubahan bisa terjadi : • Change of needs
• Change of technology
• Improvement of problem understanding Impact-nya : • Schedule • Resource allocation • Cost • Product quality Antisipasi
• Log of the changes
• Perform impact analysis
• Estimates the effort needed for the change • Re-estimate the delivery schedule
• Perform a cummulative cost impact analysis • Review the impact
• Customer approval
• Bertujuan memberikan petunjuk untuk eksekusi agar mengikuti rencana spesifik projectnya
• Berbasis cost/effort dan schedule
• Potensi terjadinya masalah dalam project
• Scope
• Mencari tahu status aktual project sehingga bisa diukur secara kuantitatif
• Dibutuhkan untuk melakukan respon & re-allign terhadap project plan
Tahapan:
1. Analisa dan prediksi
2. Apply kontrol management 3. Eksekusi project
4. Melakukan pengukuran
•
Monitoring & Kontrol meliputi :
–
Penghitungan progress(perkembangan)
–
Mengamati adanya pergeseran dari rencana
–
Melakukan langkah-langkah perbaikan
•
Pengendalian dilakukan pada semua
kelompok proses yang lain dan terjadi pada
semua tahapan dalam siklus hidup proyek
•
Output utama : Laporan status and
❑People ❑Produk ❑Proses ❑Proyek
H
AL
YANG
HARUS
DI
MONITOR
/
KONTROL
P
ROJECT
C
LOSING
•
Proses penutupan meliputi :
– mendapatkan persetujuan dari Stakeholder dan Customer atas produk final yang dihasilkan
– membawa proyek secara teratur ke tahap akhir
•
Walaupun proyek tidak selesai, tetap harus
ditutup untuk menjadi bahan pelajaran di masa
mendatang
•
Output utama : Arsip Proyek dan Pelajaran yang
diperoleh
• Kebanyakan proyek mencakup Laporan dan
Presentasi Akhir
F
ACTOR
1. Low Probability
– Technical Objectives (unresolvable technical problems)
– Commercial Viability/success
– ROI Achieved (damaging cost growth)
– Market potential or change in competitive factors/ market needs
2. No Solution
– Engineering Design – Lasting Process
3. Intellectual Property Issues
4. Higher priority of competing projects 5. Schedule delays
•
Project organization
• Performance evaluation
• Close out analysis & review ! lesson learned & project databases
•
Scope verification
• Technical audit ! memenuhi technical requirement • Financial audit
•
Administrative work
• Project acceptance & handover
» Transfer of files » Licenses
» Documentations / Report
• Payment statement
J
ENIS
-
JENIS
C
LOSING
- Extinction ! Selesai atau Gagal
- Additon/Penambahan ! Penambahan
Bagian dari suatu Organisasi
- Integrasi ! Digabungkan dengan proyek
yang lebih besar
- Starvation ! Pemotongan pendanaan,
alasan politik
Termination by Extinction
• Extinction occurs in any scenario where the project goes away (all substantive activity ceases)
– Successful
• Goals achieved – Unsuccessful
• Failed tests – Superceded
• Changes in environment or external event – Take too long
– Murder
• Political assassination (“projecticide”) • Mergered redundancy
• When work on a project stops, some organizational work continues
Termination by Addition
• Project becomes a part of organization (applies to an in-house project)
– New functionality – “Protected” status
• When the project is successful, it is institutionalized
• While the project goes away, project personnel and assets are transferred to the new business
– People – Equipment
• Addition of responsibilities – Budgets
– Practices and procedures – “P&L”
Termination by Integration
• The most common way to terminate a project • Most Complex
• The project comes into the business
– It is absorbed into the existing structure
• That structure absorbs the assets of the project – Part of Acquiring Organization
– Redistribution of Residual Resources • Equipment
• Capital Improvements • Follow-on Support
Termination by Starvation
• Termination by starvation involves greatly reducing the budget of a project
• Reallocation of Resources Away from Project – Business Conditions
– “Political” Considerations
• Used when it is politically dangerous to cancel a project • Bad manners to enquire the status of the project
• Kegagalan untuk membentuk komitmen manajemen atas pada proyek.
• Kurangnya komitmen organisasi pada metodologi pengembangan sistem
• Mengambil jalan pintas tanpa melalui metodologi penelitian
• Manajemen ekspektasi yang buruk
• Komitmen dini dalam menetapkan anggaran dan jadual • Teknik estimasi yang kurang baik
• Terlalu optimis
• Kurangnya ketrampilan manajemen
• Kegagalan beradaptasi dengan perubahan bisnis • Sumber daya yang tidak mencukupi
• Kegagalan dalam mengelola perencanaan
Kelompok Proses dalam PMBOK
KNOWLEDGE AREAPROJECT MANAGEMENT PROCESS GROUPS
INITIATING PLANNING EXECUTING MONITORING &
CONTROLLING CLOSING
Integration Management Membuat Piagam
Proyek Membuat Rencana Proyek Melaksanakan Rencana Proyek Mengendalikan proyek secara menyeluruh Scope Inisiasi Rencana ruang-lingkup Verifikasi
Ruang-Lingkup Definisi Ruang-Lingkup Pengendalian
perubahan ruang-lingkup
Time Definisi Aktivitas Pengendalian jadwal
Pengurutan aktivitas
Perkiraan Lama
Aktivitas
Pembuatan Jadwal
Cost Perencanaan Resource Pengendalian Biaya
Estimasi Biaya
Pengalokasian Biaya
Human Resources Perencanaan
Organisasi Pembentukan Tim
Akuisisi Staff
Communications Perencanaan
Komunikasi Distribusi Informasi Laporan Performansi Penutupan secara Administratif Risks Perencanaan
Manajemen Resiko Pengendalian dan Pengawasan Resiko
Identifikasi Resiko Analisis Resiko Kualitatif Analisis Resiko Kuantitatif Perencanaan Tanggapan Thd Resiko Procurement Perencanaan
Procurement Permintaan Penutupan Kontrak
Perencanaan
P
ERENCANAAN
P
ROYEK
Pendahuluan
•
Hal penting dalam manajemen proyek adalah
:
– Ketepatan memilih bentuk organisasi (tim) – Memilih manajer proyek yang tepat
– Aktifitas integrasi dan koordinasi yang baik
•
Diluar hal tsb diperlukan :
– Apa yang akan dikerjakan? – Bagaimana pengendaliannya?
Lingkup pekerjaan
•
Perencanaan dan pengendalian :
–
Sebelum proyek dimulai
–
Selama proyek berlangsung
–
Koreksi pada saat terjadi perbedaan
antara rencana dan pelaksanaan
•
Ditujukan untuk mengurangi
ketidakpastian tentang apa yang akan
dihasilkan dari pengerjaan proyek
Tahap Perencanaan Proyek
Aktifitas ini dikerjakan setelah proyek ditanda tangani • Penentuan tujuan proyek dan
kebutuhan-kebutuhannva. Dalam hal ini perlu ditentukan hasil akhir proyek, waktu, biava dan performansi yang ditargetkan.
• Pekerjaan-pekerjaan apa saja yang diperlukan
untuk mencapai tujuan proyek harus diuraikan dan didaftar.
• Organisasi proyek dirancang untuk menentukan departemen-departemen yang ada, subkontraktor yang diperlukan dan manajer manajer yang
bertanggungjawab terhadap aktivitas pekerjaan yang ada.
Lanjutan
• Jadwal untuk setiap aktivitas pekerjaan dibuat yang memperlihatkan waktu tiap aktivitas, batas selesai dan milestone.
• Sebuah rencana anggaran dan sumberdaya yang dibutuhkan.Rencana ini akan memberikan
informasi mengenai jumlah sumberdaya dan waktu untuk setiap aktivitas pekeejaan.
• Ramalan mengenai waktu, biaya dan performansi penyelesaian proyek.
Rencana Induk Proyek
•
Tujuan pembuatan rencana adalah :
– untuk memberikan petunjuk kepada manajer dan tim proyek selama siklus hidup proyek;
– untuk memberitahukan mengenai sumberdaya apa yang diperlukan, kapan dan berapa besar biaya yang dikeluarkan, dan
– memungkinkan mereka mengukur kemajuan yang telah dibuat dan keterlambatan yang terjadi,
selanjutnya apa yang perlu dilakukan untuk mengejar ketertinggalan itu.
Isi Rencana Proyek (RIP)
•
Terdapat kemiripan dengan proposal
proyek, harus lebih detail dan luas,
ditujukan untuk kepentingan anggota
tim proyek (internal).
–
Deskripsi proyek
–
Manajemen dan Organisasi
–
Bagian teknis
Deskripsi Proyek
•
Deskripsi singkat mengenai asal-usul
dan latar belakang lahirnya proyek.
Termasuk disini penjelasan singkat
tentang proyek, tujuan, kebutuhan,
kendala, masalah yang ada (dan
bagaimana akan diatasi), jadwal induk
yang memperlihatkan kejadian dan
Manajemen dan Organisasi
•
Ringkasan mengenai organisasi dan personel
yang dibutuhkan. Isinya meliputi :
– Manajemen proyek dan organisasi. Detail
mengenai bagaimana proyek akan dikelola dan identifikasi mengenai personel kunci dan
hubungan kewenangan yang ada.
– Kebutuhan orang. Estimasi kebutuhan orang berikut ketrampilan, kepakaran dan cara penempatan serta rekruitingnya.
– Training dan pengembangan. Ringkasan mengenai pengembangan eksekutif dan training personel yang perlu diberikan untuk mendukung proyek.
Bagian Teknis
• Ringkasan mengenai aktivitas utama proyek, waktu dan biaya. Termasuk dalam bagian mi adalah:
– Rincian pekerjaan (statement of work). Pekerjaan yang ada diuraikan.
– Jadwal proyek. Jadwal proyek berhubungan dengan kejadian, termasuk Milestone, jaringan kerja proyek, diagram CPM/ PERT.
– Anggaran dan dukungan keuangan. Estimasi mengenai pengeluaran, kapan waktunya, untuk biaya tenaga kerja, bahan dan fasilitas.
– Testing. Daftar semua yang perlu diuji, termasuk prosedur, waktu dan orang yang bertanggungjawab.
– Dokumentasi. Dokumen-dokumen yang akan dihasilkan dan bagaimana dokumen mi akan diorganisasikan dan disimpan.
Lanjutan…
– Implementasi. Bahasan dan petunjuk mengenai bagaimana pelanggan menjalankan hasil proyek. – Rencana peninjauan pekerjaan. Prosedur
mengenai peninjauan pekerjaan secara periodik, catatan apa yang perlu ditinjau, kapan, oleh
siapa dan menurut standar apa.
– Justifikasi ekonomi. Ringkasan alternatif yang mungkin dalam mencapai tujuan proyek
memperlihatkan trade-off antara biaya dan jadwal.
Alat-alat Perencanaan
• Banyak metoda yang digunakan dalam perencanaan antara lain:
– Work breakdown structure (WBS) - untuk menentukan pekerjaan pekerjaan yang ada dalam proyek.
– Matriks tanggungjawab - untuk menentukan organisasi proyek, orang-orang kunci dan tanggungjawabnya.
– Gantt charts - digunakan untuk menunjukkan jadwal induk proyek, dan jadwal pekerjaan secara detail. – Jaringan kerja (network) - untuk memperlihatkan
urutan pekerjaan, kapan dimuiai, kapan selesai, kapan proyek secara keseluruhan selesai.
Contoh
Proyek Perangkat Lunak)
• Manajer ! Right Decision
– Right Decision ! Experience – Experience ! Wrong Decision
• MP ! Keahlian memperkirakan
– Kompleksitas Proyek ! Indeks Function Point • Struktur data internal
• Data eksternal
• Jumlah input pemakai • Jumlah output pemakai • Jumplah proses user • Transformasi
• Transisi – Resiko
