1. Pendahuluan
1.1 Latar Belakang Masalah
Kemajuan teknologi yang semakin pesat dan canggih telah membawa dampak yang sangat
besar khususnya dibidang informasi dan
merupakan jawaban tepat dalam mengolah data pegawai, oleh karena itu tidak mustahil teknologi informasi banyak digunakan diberbagai macam
perusahaan swasta maupun pemerintah.
Perkembangan teknologi informasi tersebut dapat dijadikan sebagai rujukan atau acuan dasar dalam
pengambilan keputusan. Karena informasi
merupakan katalisator yang sangat dibutuhkan
dalam melakukan beberapa tindakan yang
memerlukan respon terhadap sesuatu hal.
Seiring dengan penyelenggaraan otonomi daerah di Indonesia secara tidak langsung membutuhkan sebuah sistem informasi dalam segala urusan pemerintahan sebagai sebuah wadah penyampaian informasi baik antara Pemerintah
Pusat dengan Pemerintah Daerah maupun
penyajian informasi yang dikemas untuk memenuhi kebutuhan masyarakat akan informasi yang ada. Sistem informasi kini menjadi suatu media penyampaian yang sangat mengedepankan prinsip efektif dan efisien yang secara tidak langsung mendukung percepatan pembangunan dalam segala bidang.
Mengingat banyaknya jumlah PNS
(Pegawai Negeri Sipil) yang ada di Pemerintah Kabupaten Bangka Selatan maka pengajuan usulan pembuatan kartu pegawai, kartu istri, kartu suami, dan kartu taspen harus diberikan tepat waktu dengan perhitungan yang benar, untuk itu diperlukan suatu sistem pengolahan data yang efisien dan efektif. Dapat dibayangkan betapa kurang efektif dan efesiennya pencatatan pengajuan usulan pembuatan kartu bagi PNS jika dilakukan secara manual hal ini akan menghabiskan waktu
pekerjaan pada Bidang Informasi dan
Kesejahteraan Pegawai.
Dengan menggunakan sistem yang
terkomputerisasi, pengajuan usulan pembuatan kartu bagi PNS dapat meminimalisir segala bentuk kesalahan dalam membuat rekap data PNS yang telah melakukan pengajuan usulan pembuatan kartu yang dilakukan setiap satu tahun sekali
1.2 Tujuan Penelitian
Adapun maksud dan tujuan penulisan sebagai berikut :
a. Pendataan PNS yang telah mengajukan
usulan pembuatan kartu pada Pemerintahan Kabupaten Bangka Selatan dapat tersimpan dalam satu file database yang dapat dengan mudah diambil kembali datanya untuk dilihat atau digunakan kapan saja.
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PROSES
PENGUSULAN PEMBUATAN KARTU PEGAWAI, KARTU
ISTRI, KARTU SUAMI, DAN KARTU TASPEN PADA BKD
KABUPATEN BASEL
DEDY KURNIAWAN
Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG
Jl. Jend. Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel email : dedykurniawan@yahoo.co.id
Abstrak
In Government Agencies, particularly the South Bangka District Government information system is
needed to control the execution of activities especially in staffing services in the service employee
card making, card wife, husband cards, and cards Taspen.
For that BKD South Bangka through the field of information and well-being of employees required to
thrive in the service of civil servants card making.
One effort that can be done is to increase and improve the information system of civil servants card
making with a computerized system and integrated in order to provide precise and accurate
information as a basis for decision making.
Kata kunci :
Sistem Informasi Pengusulan Pembuatan Karpeg, Karis, Karsu, dan Kartu Taspen, Metodologi Berorientasi Objek, Unifield Modelling Language (UML)
b. Mempermudah penyajian informasi pengajuan usulan pembuatan kartu bagi PNS yan terkomputerisasi sehingga tidak ada kerangkapan data PNS yang telah mengajukan pembuatan kartu,
c. Memberikan kemudahan dalam pembuatan
laporan pembuatan kartu pegawai, kartu istri/suami, dan kartu taspen dengan
menggunakan sistem yang telah
terkomputerisasi 1.3 Batasan Penelitian
Untuk menghindari meluasnya
pembahasan laporan ini dari ruang lingkup permasalahan dan tujuan yang akan dicapai, maka perlu diberikan batasan-batasan sebagai berikut : a. Pengajuan usulan pembuatan kartu bagi PNS
sesuai surat surat edaran dari BKD Kabupaten Bangka Selatan.
b. Penyerahan berkas usulan pembuatan kartu dan persyaratan oleh PNS kepada Bidang Informasi dan Kesejahteraan Pegawai BKD Kabupaten Bangka Selatan.
c. Pendataan PNS yang telah mengajukan usulan pembuatan kartu
d. Penyerahan Berkas pengajuan pembuatan kartu pegawai, kartu suami, dan kartu istri PNS kepada BKN Regional 7 dan penyerahan kartu taspen kepada kantor Taspen.
e. Penyerahan kartu oleh Bagian Informasi dan Kesejahteraan pegawai BKD kepada PNS sesuai edaran dari Kepala Badan.
f. Pembuatan Laporan rekap data PNS yang telah melakukan pembuatan kartu pegawai.
g. Pembuatan Laporan rekap data PNS yang telah melakukan pembuatan kartu istri.
h. Pembuatan Laporan rekap data PNS yang telah melakukan pembuatan kartu Suami.
i. Pembuatan Laporan rekap data PNS yang telah melakukan pembuatan kartu taspen
1.4 Metode Penelitian
Metode penelitian yang Penulis gunakan adalah sebagai berikut ini:
a. Pengumpulan Data b. Analisa Sistem c. Perancangan Sistem 2. Tinjauan Pustaka
2.1 Sistem Informasi Administrasi Kesiswaan “Sistem Informasi adalah sekelompok elemen yang saling berhubungan atau berinteraksi hingga membentuk satu-kesatuan. (Indrajani 3).
Administrasi kesiswaan merupakan bagian dari kegiataan administrasi yang dilaksanakan di sekolah, berupa usaha kerjasama yang dilakukan oleh para pendidik agar terlaksananya proses belajar mengajar yang relevan, efektif, efisien,
guna tercapainya tujuan pendidikan yang
diharapkan. Cakupan administrasi kesiswaan
meliputi pengelolaan penerimaan siswa baru,
pengelolaan bimbingan dan penyuluhan,
pengelolaan kelas, pengelolaan organisasi siswa intra sekolah (OSIS) dan pengelolaan data tentang siswa dan sebagainya..
2.2 Analisa dan Perancangan Sistem
Berorientasi Obyek dengan UML
Menurut Munawar (2005:27) mendefinisikan obyek sebagai berikut: Obyek, baik yang konkret maupun konseptual, selalu ada di sekeliling kita. Sebuah obyek memiliki keadaaan sesaat (state) dan perilaku (behavior). State suatu obyek adalah kondisi obyek tersebut yang dinyatakan dalam
attribute/properties. Sedangkan perilaku sebuah
obyek mendefinisikan bagaimana sebuah obyek bertindak/beraksi dan memberikan reaksi.
2.2.1 Unified Modelling Language (UML)
UML adalah sebuah ”bahasa pemodelan”
yang menspesifikasikan, menvisualisasikan,
membangun dan mendokumentasikan kerangka dari sebuah sistem software.
Menurut Munawar (25) menyatakan, bahwa UML adalah sistem notasi yang sudah dibakukan di dunia pengembangan sistem, hasil kerja bersama dari Grady Booch, James Rumbaugh, dan Ivar
Jacobson.
2.2.2 Analisa Sistem Berorientasi Obyek
Tools yang digunakan dalam analisa sistem
berorientasi obyek dengan UML adalah sebagai berikut:
a) Activity Diagram, teknik untuk
mendiskripsikan logika prosedural, proses bisnis dan aliran kerja dalam banyak kasus. b) Analisa Dokumen Keluaran, analisa mengenai
dokumen-dokumen keluaran yang dihasilkan sistem.
c) Analisa Dokumen Masukan, bagian dari
pengumpulan informasi tentang sistem
berjalan, dengan tujuan untuk memahami prosedur berjalan.
d) Usecase Diagram, deskripsi fungsi dari sebuah
sistem dari perspektif pengguna. Diagram
usecase menggambarkan fungsionalitas yang
diharapkan dari sebuah sistem, yang lebih menekankan pada “apa” yang diperbuat sistem, dan bukan “bagaimana”.
e) Deskripsi Usecase, digunakan untuk
menjelaskan urutan langkah-langkah yang menerangkan antara pengguna dengan sistem yang mendeskripsikan urutan kejadian, dan menjelaskan secara rinci mengenai usecase diagram.
2.2.3 Perancangan Sistem Berorientasi Obyek Perancangan sistem mempunyai 2 (dua) tujuan utama, yaitu:
a. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai
b. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada programmer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.
Alat-alat yang digunakan dalam tahap perancangan sistem adalah sebagai berikut:
1) Entity Relationship Diagram (ERD), sebuah
model data yang menggunakan beberapa notasi untuk menggambarkan data dalam hal entitas dan relasi yang digambarkan oleh data tersebut.(Jeffery L. Whitten et al, 2004 : 295)
2) Transformasi ERD ke LRS (Logical Record
Structure), sebuah model sistem yang
digambarkan dengan sebuah Diagram-ER
akan mengikuti pola/aturan pemodelan
tertentu.
3) LRS, (Logical Record Structure), terdiri dari
link-link diantara tipe record. Record adalah
sekumpulan atribut yang mempunyai
hubungan relasi terhadap obyek tertentu. Link ini menunjukkan arah hubungan dari satu
record ke record lainnya berdasarkan tingkat
cardinality setiap entity. LRS digambarkan dengan kotak persegi panjang dan berisi atribut setiap entity.
4) Tabel/Relasi, sekumpulan record yang sejenis
secara relasi. Relasi menyatakan sebuah tabel dalam basis data. Tabel dihasilkan dari LRS dimana tiap satu LRS akan menjadi satu tabel, dan nama LRS akan menjadi nama tabel.
5) Spesifikasi Basis Data, menurut Indrajani
(2009:2) mendefinisikan basis data sebagai berikut: Basis data merupakan kumpulan data yang berhubungan secara logis dan deskripsi
data tersebut, yang dirancang untuk
memenuhi informasi yang dibutuhkan oleh
suatu organisasi. Artinya basis data
merupakan tempat penyimpanan data besar yang dapat digunakan oleh banyak pengguna. Menurut Aji Supriyanto (2005:190) mendefinisikan basis data secara konsep sebagai berikut: Basis data adalah kumpulan dari data-data yang membentuk suatu berkas (file) yang saling berhubungan (relation) dengan tatacara tertentu untuk membentuk data baru atau informasi.
6) Rancangan Dokumen Keluaran, berisi
gambaran tentang dokumen keluaran yang dihasilkan oleh sistem yang dirancang.
7) Rancangan Dokumen Masukan, berisi
gambaran tentang dokemen masukan yang dibutuhkan oleh sistem yang dirancang.
8) Rancangan Layar Program, berisi semua
rancangan layar yang dibuat beserta format datanya.
9) Sequence Diagram, suatu diagram UML yang
memodelkan logika dari suatu use case dengan menggambarkan interaksi berupa pengiriman pesan (message) antar objek
dalam urutan waktu. (Jeffery L. Whitten et al,2004:702)
10) Class Diagram, merupakan himpunan dari objek yang sejenis yang mempunyai atribut dan perilaku (method) yang sama. struktur dan deskripsi class, package dan objek beserta hubungan satu sama lain. Class dalam notasi UML digambarkan dengan kotak. 3. Metode Penelitian
Metode penelitian yang Penulis gunakan adalah sebagai berikut ini:
3.1 Pengumpulan Data
a. Wawancara
Merupakan metode pengumpulan data yang berupa komunikasi langsung antara penulis
dengan responden bertujuan untuk
mendapatkan masukan serta informasi yang berkaitan dengan penyusunan laporan ini.
b. Observasi
Dalam hal ini penulis langsung melihat atau mengadakan pengamatan ke bagian-bagian yang ada hubungannya dengan sistem penggajian Pegawai sekaligus pengumpulan dokumen-dokumen yang digunakan.
c. Studi Pustaka
Metode pengumpulan data dengan
mempelajari dan mengumpulkan bahan dari buku-buku atau sumber yang berkaitan dengan topic permasalahan.
d. Studi Literatur
Pengumpulan bahan tertulis yang ada
kaitannya dengan masalah yang dihadapi.
3.2 Analisa Sistem Berorientasi Obyek
Kegiatan - kegiatan yang dilakukan pada tahap ini ialah:
a) Menganalisa sistem yang ada, yaitu
mempelajari dan mengetahui apa yang dilakukan oleh sistem yang ada.
b) Menspesifikasikan sistem, yaitu
menspesifikasi masukan yang ada, database yang ada, proses yang dilakukan dan keluaran yang dihasilkan.
Tools yang digunakan antara lain, yaitu:
1) Activity diagram sistem berjalan
2) Use case diagram sistem usulan
3) Deskripsi Use Case
4) Dokumen keluaran
5) Dokumen masukan
3.3 Rancangan Sistem Berorientasi Obyek
Tahap Perancangan sistem adalah
merancang sistem secara rinci berdasarkan hasil analisa sistem yang ada, sehingga menghasilkan model sistem baru yang diusulkan, dengan disertai rancangan database dan spesifikasi program.
Alat-alat yang digunakan pada tahap ini adalah:
a) Entity Ralationship Diagram (ERD)
c) Table
d) Spesifikasi Basis Data
e) Rancangan masukan
f) Rancangan keluaran
g) Rancangan Dialog Layar
h) Sequence Diagram
i) Class Diagram
4. Hasil dan Pembahasan 4.1 Proses Bisnis
Proses bisnis yang ada pada SMP Negeri 3 Pangkalpinang adalah sebagai berikut:
a. Surat edaran pembuatan kartu pegawai, kartu
istri/suami, dan kartu taspen
Bidang Informasi dan Kesejahteraan Pegawai membuat surat edaran untuk pembuatan tentang pengajuan usulan pembuatan Karpeg, Karis/Karsu, dan Kartu Taspen yang telah disetujui oleh Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kabupaten Bangka Selatan. Setelah surat edaran tersebut disetujui maka surat tersebut diedarkan kepada PNS yang ada pada Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD).
b. Proses penyerahan berkas usulan pembuatan
kartu
Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang telah
menyiapkan berkas dan persyaratan
pembuatan kartu menyerahkan berkas dan persyaratan kepada Bidang Informasi dan Kesejahteraan Pegawai BKD. Kemudian PNS yang telah menyerahkan berkasnya akan mendapatkan tanda terima berkas.
c. Proses pendataan PNS yang telah mengajukan
usulan pembuatan kartu
Bidang Informasi dan Kesejahteraan Pegawai
menyerahkan data PNS yang telah
menyerahkan berkas kepada Sub Bidang
Kesejahteraan Pegawai. Kemudian Sub
Bidang Kesejahteraan Pegawai melakukan pendataan.
d. Proses Penyerahan berkas Karpeg, Karis dan
Karsu
Kepala Badan menyerahkan surat pengantar dokumen kepada Bidang Informasi dan Kesejahteraan Pegawai untuk menyerahkan seluruh berkas PNS yang telah mengajukan usulan pembuatan kartu pegawai, kartu istri/suami Kepada BKN wilayah Sumatera Selatan.
e. Proses Penyerahan berkas Kartu Taspen
Kepala Badan menyerahkan surat pengantar dokumen kepada Bidang Informasi dan Kesejahteraan Pegawai untuk menyerahkan seluruh berkas PNS yang telah mengajukan usulan pembuatan kartu Taspen kantor Taspen.
f. Proses Penyerahan kartu kepada PNS
Bidang Informasi dan Kesejahteraan Pegawai membuat surat edaran yang harus disetujui oleh Badan Kepegawaian Daerah (BKD)
Kabupaten Bangka Selatan untuk
pengambilan Karpeg, Karis/Karsu, dan Kartu Taspen yang telah selesai. Setelah disetujui surat edran tersebut di edarkan kepada PNS yang ada pada SKPD untuk dapat mengambil kartu pegawai, kartu istri/suami, dan kartu
taspen pada Bidang Informasi dan
Kesejahteraan Pegawai BKD Kabupaten Bangka Selatan.
g. Proses pembuatan laporan data PNS yang
membuat kartu pegawai
Bidang Informasi dan Kesejahteraan Pegawai membuat laporan data PNS yang telah membuat kartu pegawai dan diserahkan kepada Kepala Badan.
h. Proses pembuatan laporan data PNS yang
membuat kartu istri
Bidang Informasi dan Kesejahteraan Pegawai membuat laporan data PNS yang telah membuat kartu istri dan diserahkan kepada Kepala Badan.
i. Proses pembuatan laporan data PNS yang
membuat kartu suami
Bidang Informasi dan Kesejahteraan Pegawai membuat laporan data PNS yang telah membuat kartu suami dan diserahkan kepada Kepala Badan.
j. Proses pembuatan laporan data PNS yang
membuat kartu taspen
Bidang Informasi dan Kesejahteraan Pegawai membuat laporan data PNS yang telah membuat kartu taspen dan diserahkan kepada Kepala Badan..
4.2 Activity Diagram
Gambar 1. Activity Diagram Surat Edaran Pembuatan Kartu
Gambar 2. Activity Diagram Penyerahan Berkas Usulan
Buat Surat Edaran usulan pembuatan Karpeg, Karis/Karsu, dan Kartu Taspen Serahkan surat edaran
yang harus dietujui
Mengeluarkan edaran pembuatan kartu pegawai, kartu istri, kartu suami, kartu taspen
Terima surat edaran yang harus disetujui Setujui surat edaran pembuatan Kartu
Terima edaran pembuatan kartu
PNS BKD
Bidang Informasi dan Kesejahteraan Pegaw ai
Serahkan berkas pengajuan pembuatan kartu dan persyaratan
Terima tanda terima berkas Terima pengembalian berkas Terima berkas dan persyaratan Serahkan tanda terima berkas Cek berkas dan
persyaratan
Kembalikan
berkas terima berkasBuat tanda [Lengkap] [Kurang]
Bidang Informasi dan Kesej ahteraan Pegaw ai PNS
Gambar 3. Activity Diagram Pendataan PNS
Gambar 4. Activity Diagram Penyerahan Berkas Usulan Kartu
Gambar 5. Activity Diagram Penyerahan Berkas Usulan Kartu Taspen
Gambar 6. Activity Diagram Penyerahan Kartu
Gambar 7. Activity Diagram Laporan Karpeg
Gambar 8. Activity Diagram Laporan Karis
Gambar 9. Activity Diagram Laporan Karsu
Gambar10. Activity Diagram Laporan Kartu Taspen
4.3 Sistem Usulan
a. Use Case Diagram
Gambar 11. Use Case Diagram Package Master
Serahkan data PNS yang telah melakukan pengajuan pembuatan kartu
Terima data PNS yang telah melakukan pengajuan pembuatan kartu
Lakukan Pendataan PNS yang telah melakukan pengajuan pembuatan kartu
Sub Bidang Kesej ahteraan Pegaw ai Bidang Informasi dan Kesej ahteraan Pegaw ai
Buat surat pengantar dokumen
Terima surat pengantar dokumen Serahkan surat pengantar dokumen dan berkas berserta
persyaratan pembuatan kartu pegawai, kartu istri/suami pegawai, berkas kartu istri/suamiTerima berkas pembuatan kartu
BKN Bidang Informasi dan Kesejahteraan Pegaw ai
Kepala Badan
Buat Surat Pengantar Dokumen Berkas Pembuatan kartu
Terima surat pengantar dokumen berkas pembuatan kartu Serahkan Surat pengantar dokumen dan berkas pembuatan kartu taspen
Terima berkas pembuatan kartu Taspen Serahkan tanda terima
penyerahan berkas
Kantor Taspen Bidang Informasi dan Kesej ahteraan Pegaw ai
Kepala Badan
Buat surat edaran pengambilan kartu Serahkan surat edaran pengambilan
kartu yang harus disetujui
Serahkan Kartu kepada PNS Terima bukti tanda terima penyerahan berkas usulan
Terima surat edaran pengambilan kartu Setujui surat edaran pengambilan kartu Keluarkan surat edaran
pengambilan kartu
Tunjukkan bukti tanda terima penyerahan berkas usulan
Terima surat edaran
Terima kartu
PNS Kepala Badan
Bidang Informasi dan Kesej ahteraan Pegaw ai
Buat laporan data PNS yang telah mengajukan pembuatan katu pegawai
Serahkan laporan pembuatan kartu pegawai
Terima laporan pembuatan kartu pegawai Kepala Badan Bidang Informasi dan Kesej ahteraan Pegaw ai
Buat laporan data PNS yang telah mengajukan pembuatan Kartu istri
Serahkan laporan pembuatan kartu istri
Terima laporan pembuatan kartu istri
Kepala Badan Bidang Informasi dan Kesej ahteraan Pegaw ai
Buat laporan data PNS yang telah mengajukan pembuatan kartu suami
Serahkan laporan pembuatan kartu suami
Terima laporan pembuatan kartu suami Kepala Badan Bidang Informasi dan Kesej ahteraan Pegaw ai
Buat laporan data PNS yang telah mengajukan pembuatan kartu taspen
Serahkan laporan pembuatan kartu taspen
Terima laporan pembuatan kartu taspen
Kepala Badan Bidang Informasi dan Kesej ahteraan Pegaw ai
Entry Data SKPD
Entry Data PNS Bidang Informasi dan
Kesejahteraan Pegawai BKD
Gambar 12. Use Case Diagram Package Transaksi
Gambar 13. Use Case Diagram Package Laporan
b. Rancangan Basis Data
BERKAS ISI M 1 PENGAJUAN BERKAS 1 SKPD UNTUK KARSU AJU PNS TANDA TOLAK BERKAS TERIMA 1 NIP Nama Tmpt_lhir Tgl_Lhir Jekel Agama Alamat Pangkat Gol Jabatan TMT Nip NoPengajuan KodeSKPD UnitKerja Propinsi Kabupaten NoUsulan TglUsulan IsiUsulan N M NoPengajuan NoBerkas JmlBerkas PENGUSULAN BERKAS USUL 1 1 KodeBerkas NamaBerkas KetBerkas NoPengajuan TglPengajuan IsiPengajuan NoPengajuan NoTolak NoTolak TglTolak Alasan MILIK ADA KARPEG KELUAR KARTU TASPEN NoKarpeg TglKarpeg NoKep 1 1 1 1 1 NoPengajuan NoUsulan NoUsulan NoKarpeg NoUsulan NoKarsu NoKarSu TglKarsu NamaSuami TglPerkawinan NoTaspen TglTaspen MMP Nip KodeSKPD TANDA TERIMA BERKAS DAPAT NoPengajuan NoTerima NoTerima TglTerima Ket 1 1 M KARIS BUAT 1 1 1 NoUsulan NoTaspen NoUsulan NoKaris NoKaris TglKaris NamaIstri TglPerkwinn 1
Gambar 14
.
Entity Relationship Diagram (ERD)BERKAS ISI M 1 PENGAJUAN BERKAS 1 SKPD UNTUK KARSU AJU PNS TANDA TOLAK BERKAS TERIMA 1 NIP Nama Tmpt_lhir Tgl_Lhir Jekel Agama Alamat Pangkat Gol Jabatan TMT Nip NoPengajuan KodeSKPD UnitKerja Propinsi Kabupaten NoUsulan TglUsulan IsiUsulan N M NoPengajuan KodeBerkas JmlBerkas PENGUSULAN BERKAS USUL 1 1 KodeBerkas NamaBerkas KKetBerkas NoPengajuan TglPengajuan IsiPengajuan NoPengajuan NoTolak NoTolak TglTolak Alasan MILIK ADA KARPEG KELUAR KARTU TASPEN NoKarpeg TglKarpeg NoKep 1 1 1 1 1 NoPengajuan NoUsulan NoUsulan NoKarpeg NoUsulan NoKarsu NoKarSu TglKarsu NamaSuami TglPerkawinan NoTaspen TglTaspen MMP Nip KodeSKPD TANDA TERIMA BERKAS DAPAT NoPengajuan NoTerima NoTerima TglTerima Ket 1 1 M KARIS BUAT 1 1 1 NoUsulan NoTaspen NoUsulan NoKaris NoKaris TglKaris NamaIstri TglPerkwinn 1
Gambar 14. Transformasi ERD ke LRS
NoPengajuan TglPengajuan IsiPengajuan NIP PENGAJUAN BERKAS KodeSKPD UnitKerja Propinsi Kabupaten SKPD NoPengajuan KodeBerkas NamaBerkas KetBerkas BERKASKodeBerkas NoPengajuan KodeBerkas JmlBerkas ISI NoUsulan TglUsulan IsiUsulan NoPengajuan PENGUSULAN BERKAS NIP Nama Tmpt_lhir Tgl_Lhir Jekel Agama Alamat Pangkat Gol Jabatan TMT KodeSKPD PNS NIP KodeSKPD NoPengajuan NoKarpeg TglKarpeg NoKep NoUsulan KARPEG NoTaspen TglTaspen MMP NoUsulan KARTU TASPEN NoKarSu TglKarsu NamaSuami TglPerkawinan NoUsulan KARSU NoKaris TglKaris NamaIstri TglPerkwinn NoUsulan KARIS NoTerima TglTerima Ket NoPengajuan TANDA TERIMA BERKAS NoTolak TglTolak Alasan NoPengajuan TANDA TOLAK BERKAS NoUsulan NoUsulan NoUsulan NoUsulan NoPengajuan NoPengajuan
Gambar 15. Logical Record Structre (LRS) c. Class Diagram
Gambar 16. Entity Class Diagram
d. Tampilan Layar
Di bawah ini tampilan layar Sistem Informasi Administrsi Kesiswaan:
Entry Pengajuan Berkas
Entry Pengusulan Berkas
Cetak Tanda Tolak Berkas
Cetak Tanda Terima Berkas
Entry Karsu
Entry Karis
Entry Karpeg Bidang Informasi dan
Kesejahteraan Pegawai BKD
Entry Kartu Taspen
Cetak Laporan Karpeg
Cetak Laporan Karis
Cetak Laporan Karsu Bidang Informasi dan
Kesejahteraan Pegawai BKD
Gambar 17. Rancangan Layar Entry Data SKPD FORM ENTRY DATA PNS
FORM ENTRY DATA PNS
ENTRY DATA PNS
NIP <<input>> Nama <<input>> Tempat Lahir <<input>> Data PNS
Simpan Batal Keluar
Tanggal Lahir <<Sysdate>> Agama <<input>> Pangkat <<input>> Golongan <<input>> Jabatan <<<input>> Terhitung Masuk Tgl <<Sysdate>>
Cari Nama SKPD <<Display>>
Alamat <<input>> Jenis Kelamin <<input>>
Kode SKPD Pilih
Gambar 18. Rancangan Layar Entry Data PNS
FORM ENTRY DATA BERKAS FORM ENTRY DATA BERKAS
ENTRY DATA BERKAS
Kode Berkas <<input>> Nama Berkas <<input>>
Display Kode Syarat
Display Nama Syarat Data Berkas
Simpan Ubah Hapus Batal Keluar
Nama Berkas <<input>>
Display Nama Syarat
Gambar 19. Rancangan layar Entry Data Berkas
FORM ENTRY PENGAJUAN BERKAS FORM ENTRY PENGAJUAN BERKAS
ENTRY PENGAJUAN BERKAS
Display Kode Berkas Display Nama Berkas Display Ket Berkas No Pengajuan <<Autonumber>> cari Keluar Batal Tgl Pengajuan <<Sysdate>> Simpan Data PNS NIP <<Display>> Nama <<Display>> Pangkat <<Display>> Golongan <<Display>> Jabatan <<Display>> TMT <<Display>> Display Jml Berkas Isi Pengajuan <<Input>>
Data Berkas
Kode Berkas <<Display>> Nama Berkas <<Display>> cari
Jml Berkas <<input>>
Kode SKPD <<Display>> Nama SKPD <<Display>>
Ket Berkas <<Display>>
Tambah
Gambar 20. Rancangan Layar Entry Pengajuan Berkas
CETAK TANDA TERIMA BERKAS CETAK TANDA TERIMA BERKAS
CETAK TANDA TERIMA BERKAS
Data Pengajuan Berkas
Keterangan <<Input>>
cari
Keluar Batal
Nomor Tanda Terima <<Auotonumber>>>
Tgl Tanda Terima <<Sysdate>>
Cetak
No Pengajuan <<Display>>
Tgl Pengajuan <<Display>>
NIP <<Display>>
Nama <<Display>>
Gambar 21. Rancangan Layar Cetak Tanda Terima Berkas
CETAK TANDA TOLAK BERKAS CETAK TANDA TOLAK BERKAS
CETAK TANDA TOLAK BERKAS
Data Pengajuan Berkas
Alasan <<Input>>
cari
Keluar Batal
Nomor Tolak Berkas <<Auotonumber>>>
Tgl Tolak Berkas <<Sysdate>>
Cetak
No Pengajuan <<Display>>
Tgl Pengajuan <<Display>>
NIP <<Display>>
Nama <<Display>>
Gambar 22. Rancangan Layar Cetak Tanda Tlak Berkas
FORM ENTRY PENGUSULAN BERKAS FORM ENTRY PENGUSULAN BERKAS
ENTRY PENGUSULAN BERKAS
Display No Pengusulan Display Tgl Pengusulan Display Isi Usulan No Pengusulan <<Autonumber>> cari Keluar Batal Tgl Pengusulan <<Sysdate>> Simpan Data Pengajuan Berkas
No Pengajuan <<Display>> Tgl Pengajuan <<Display>> Isi Pengajuan <<Display>>
Display No Pengajuan Isi Usulan Berkas <<Input>> Data
PNS NIP <<Pilih>> Nama <<Display>> Jabatan << Display>> Golongan <<Display>> Nama SKPD << Display>> Kode SKPD <<Display>>
Gambar 23. Rancangan layar Entry Pengusulan Berkas ENTRY KARTU SUAMI
ENTRY KARTU SUAMI
ENTRY KARTU SUAMI
Data Pengusulan Berkas Nama Suami <<Input>>
cari
Keluar Batal
No Karsu <<Input>>
Tgl Perkawinan <<Sysdate>> Tanggal Karsu <<Sysdate>>
Simpan No Usulan <<Input>> Tgl Usulan <<Display>> No Pengajuan <<Display>> Display No Karsu Display Tgl Karsu Display Tgl Perkawinan NIP <<Display>> Nama <<Display>> Pangkat <<Display>> Display Nama Suami Display No Pengajuan
Gambar 24. Rancangan Layar Entry Kartu Suami
FORM ENTRY DATA SKPD FORM ENTRY DATA SKPD
ENTRY DATA SKPD Kode SKPD <<input>> Nama SKPD <<input>> Propinsi <<input>> Display Kode SKPD Display Nama SKPD Display Propinsi Data SKPD
Simpan Ubah Hapus Batal Keluar Kabupaten <<input>>
Display Kabupaten
ENTRY KARTU ISTRI ENTRY KARTU ISTRI
ENTRY KARTU ISTRI
Data Pengusulan Berkas Nama Istri <<Input>>
cari
Keluar Batal
No Karis <<Input>>
Tgl Perkawinan <<Sysdate>> Tanggal Karis <<Sysdate>>
Simpan No Usulan <<Input>> Tgl Usulan <<Display>> No Pengajuan <<Display>> Display No. Karis Display Tgl Karis Display Tgl Perkawinan NIP <<Display>> Nama <<Display>> SKPD <<Display>> Display Nama Istri Display No Pengajuan
Gambar 25. Rancangan Layar Entry Kartu Istri
ENTRY KARTU PEGAWAI ENTRY KARTU PEGAWAI
ENTRY KARTU PEGAWAI
Data Pengusulan Berkas No Kep. <<Input>>
cari
Keluar Batal
No Karpeg <<Input>> Tanggal Karpeg <<Sysdate>>
Simpan No Usulan <<Input>> Tgl Usulan <<Display>> No Pengajuan <<Display>> Display No Karpeg Display Tgl Karpeg Display No Pengajuan NIP <<Display>> Nama <<Display>> SKPD <<Display>> Display No Kep
Gambar 26. Rancangan Layar Entry Kartu Pegawai
ENTRY KARTU TASPEN ENTRY KARTU TASPEN
ENTRY KARTU TASPEN
Data Pengusulan Berkas
MMP <<Sysdate>> cari
Keluar Batal
No Kartu Taspen <<Input>> Tanggal Kartu <<Sysdate>>
Simpan No Usulan <<Input>> Tgl Usulan <<Display>> No Pengajuan <<Display>> Display No Kartu Taspen Display Tgl Kartu Taspen Display No Pengajuan NIP <<Display>> Nama <<Display>> SKPD <<Display>> Display MMP
Gambar 27. Rancangan Layar Entry Kartu Taspen
FORM CETAK LAPORAN KARSU FORM CETAK LAPORAN KARSU
CETAK LAPORAN KARSU
CETAK KELUAR
Periode Awal dd/mm/yyyy
Periode Akhir dd/mm/yyyy Data Laporan
Gambar 28. Rancangan Layar Cetak Laporan Karsu
5. Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan
Setelah mempelajari permasalahan
yang dihadapi dan juga solusi pemecahan
yang diusulkan, maka dapat ditarik
kesimpulan sebagai berikut :
a. Komputerisasi pada rancangan Sistem
Informasi Pengusuluan Pembuatan
Karpeg, Karis/Karsu dan Kartu Taspen yang terintegrasi dapat meningkatkan efisiensi kerja dan memudahkan Bidang Informasi dan Kesejahteraan Pegawai dalam melakukan pendataan pengajuan berkas pembuatan kartu PNS pada BKD Kabupaten Bangka Selatan sehingga tidak adanya kerangkapan data.
b. Sistem yang dibangun dapat
menghasilkan sebuah database sebagai tempat untuk menyimpan file pengajuan berkas usulan pembuatan kartu PNS sehingga rekap pengajuan berkas usulan pembuatan kartu sangat mudah untuk dilihat kembali atau diambil kemabli datanya.
c. Perancangan sistem informasi yang
berorentasi objek (Object Oriented) dapat menghasilkan sebuah sistem informasi yang lebih baik dan lebih mudah dipahami oleh user dalam hal struktur perancangannya dan implementasinya sehingga pemabuatan lapaoran pengajuan pembuatan kartu PNS sangat mudah dan cepat dilakukan.
5.2 Saran
Adapun saran–saran yang perlu dikemukakan adalah sebagai berikut :
a. Perlu adanya pelatihan kepada user yang
akan menggunakan sistem informasi pengelolaan data barang inventaris ini, supaya mereka mengetahui bagaimana cara menggunakan sistem juga dalam perawatan aplikasi ini.
b. Untuk menghindari berbagai kesalahan
yang mungkin timbul pada sistem, perlu
dilakukan perawatan (maintenance)
secara rutin. Pengontrolan akses
pengguna (user) juga perlu diperhatikan
yang merupakan salah satu cara
perawatan yang tebaik untuk
menghindari berbagai kesalahan dalam penggunaan sistem.
c. Secara rutin perlu dilakukan dalam
memback-up data yang ada untuk
menghindari kerusakan data atau
kehilangan data yang merupakan salah satu dalam penyelamatan data barang inventaris.
d. Spesifikasi computer (hardware dan
software) perlu diperhatikan dalam
implementasi sistem yang akan
digunakan oleh Bidang Informasi dan Kesejahteraan Pegawai BKD Kabupaten Bangka Selatan agar sistem dapat berjalan sebagaimana mestinya.
e. Perlu adanya audit sistem paling tidak
setiap 5 tahun sekali pada sistem informasi pengusulan pembuatan kartu ini agar dapat memperbaiki kesalahan – kesalahan yang terjadi pada sistem
sehingga sistem yang ada dapat
ditingkatkan lebih baik dan lebih bermanfaat bagi user..
Daftar Pustaka
Indrajani, Pengantar dan Sistem Basis Data Jakarta: PT Elex Media Komputindo, 2009
Munawar, Pemodelan Visual dengan UML
Yogyakarta: Graha Ilmu, 2005
Sutanta Edhy, Basis Data dalam Tinjauan
Konseptual Yogyakarta: CV. Andi Offset, 2011
Sutabri Tata, Analisis Sistem Informasi
Yogyakarta: CV. Andi Offset, 2012
Wahyudi Bambang, Konsep Sistem Informasi dari
Bit sampai ke Database Yogyakarta, CV. Andi
Offset, 2008
Widjaya Iwan Kurniawan, Manajemen Proyek
