Perbaikan Perangkat Keras dan
Perangkat Lunak
Halaman : 1 dari 91. Tujuan
Prosedur ini ditetapkan untuk mengatur pelaksanaan pencegahan, pemeliharaan dan perbaikan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) dalam usaha mengembalikan fungsi perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang ada, sehingga dapat berfungsi kembali.
2. Ruang Lingkup
Prosedur ini mencakup kegiatan pencegahan, pemeliharaan dan perbaikan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) milik perusahaan yang tidak berfungsi dengan baik yang berada di lingkungan PT Bakrie Metal Industries.
3. Definisi
a. Pencegahan, tindakan yang dilakukan untuk menanggulangi atau mengurangi kemungkinan dampak atau akibat dari terjadinya suatu risiko yang dapat mengganggu kelangsungan operasional perusahaan.
b. Pemeliharaan, tindakan yang dilakukan secara terencana dan berkala untuk mempertahankan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) untuk memperkecil timbulnya masalah dikemudian hari yang dapat mengganggu kelangsungan operasional perusahaan.
c. Perangkat Keras (hardware) adalah salah satu komponen yang sifat alatnya bisa dilihat dan diraba secara langsung atau nyata yang berfungsi untuk mendukung semua layanan teknologi informasi di lingkungan PT Bakrie Metal Industries.
d. Perangkat Lunak (software) adalah kumpulan instruksi yang diwujudkan dalam bentuk bahasa, kode, ataupun bentuk lain yang apabila digabungkan dengan media yang dapat dibaca dengan komputer akan mampu membuat komputer bekerja untuk melakukan fungsi khusus atau untuk mencapai hasil yang khusus termasuk persiapan dalam merancang instruksi tersebut .
e. Perusahaan adalah PT Bakrie Metal Industries
f. Vendor adalah pihak ke-3 yang menyediakan jasa atau produk yang ditawarkan untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
g. IT Helpdesk adalah center point untuk masalah (issue) terkait Departemen Teknologi Informasi yang dilaporkan lewat web base, telepon dan email. h. User adalah karyawan yang menggunakan komputer dan memiliki hak akses
4. Ketentuan Umum
a. Setiap perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang mengalami masalah harus dilaporkan ke Departemen Teknologi Informasi melalui IT Helpdesk.
b. Setiap permasalahan terhadap perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software), IT helpdesk memberikan solusi atas permasalahan yang ada sebagai bantuan (support) pertama dan apabila permasalahan tersebut memerlukan vendor, Departemen Teknologi Informasi akan menghubungi
vendor untuk perbaikan.
5. Lingkup Perbaikan
a. Perangkat Keras (hardware)
i. Perbaikan dilakukan dengan terlebih dahulu mempertimbangkan beberapa hal seperti, harga suku cadang, umur atau masa pakai dengan pembelian perangkat baru.
ii. Perangkat yang masih dalam masa garansi harus diperbaiki oleh pusat perbaikan resmi dari produsen atau penjual (authorize service center). b. Perangkat Lunak (software)
i. Perbaikan perangkat lunak (software) yang diperbaiki oleh Departemen Teknologi Informasi.
ii. Perbaikan software yang dibeli dari perusahaan lain, akan dianalisa oleh Departemen Teknologi Informasi. Berikut adalah beberapa kategori perbaikan :
1. Perbaikan minor seperti : penyetelan ulang atau konfigurasi, instalasi program update akan dilakukan oleh Departemen Teknologi Informasi.
2. Perbaikan major seperti : error bugs pada program maka akan diserahkan kepada perusahaan penyedia software yang bersangkutan.
6. Lingkup Pemeliharaan
a. Perangkat keras (hardware)
i. Menghidupkan dan mematikan perangkat keras (hardware) dengan menekan tombol on/off atau dengan menggunakan menu shutdown di
windows.
Perbaikan Perangkat Keras dan
Perangkat Lunak
Halaman : 3 dari 9iii. Membersihkan komputer secara berkala dengan menggunakan peralatan khusus.
b. Perangkat lunak (software)
i. Penambahan modul akibat adaptasi produk (enhancement).
ii. Pemeliharaan perangkat lunak (software) sebagai akibat timbulnya perbaikan dari pemeliharaan perangkat lunak (software) tersebut. iii. Pemeliharaan perangkat lunak atas update software yang ada.
7. Lingkup Pencegahan
Adapun ruang lingkup sebagai berikut : a. Sistem update secara periodik
Departemen Teknologi Informasi akan melakukan sistem update secara periodik dengan mengisi Installation checklist terhadap semua update software pada aplikasi dan sistem yang digunakan.
b. Mekanisme pelaporan keluhan User
Departemen Teknologi Informasi menyediakan IT Helpdesk sistem terhadap laporan keluhan atas perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang digunakan oleh User untuk diberikan solusi terhadap masalah yang dilaporkan tersebut.
8. Penanggung Jawab
Penanggung jawab pelaksanaan pemeliharaan perbaikan ini dilaksanakan oleh Departemen Teknologi Informasi.
9. Dokumen Terkait
a. Lampiran I : Flow Prosedur Corrective Maintenance
b. Berita Acara Penyerahan Perangkat Keras (hardware) ke Vendor c. Installation Checklist
FLOWCHART PROSEDUR CORRECTIVE MAINTENANCE
User IT Department Procurement Vendor
Mulai
User menghubungi IT Department melalui aplikasi IT
helpdesk & mendiskusikan permasalahan
Ada kesimpulan/ penyelesaian
masalah?
Selesai
Cek fisik perangkat
Masalah teratasi? Dilakukan perbaikan langsung Y T Y T IT Department mengajukan perbaikan ke Vendor Procurement memproses permintaan IT Department PR IT Department menyerahkan PR & perangkat ke Procurement Vendor menerima barang dari Procurement PT BMI Tanda terima, PR PR Perangkat diperbaiki oleh vendor Perangkat diserahkan ke Procurement PT BMI Procurement menyerahkan perangkat ke Vendor untuk diperbaiki Perangkat diterima oleh Procurement Procurement menyerahkan perangkat ke IT Department IT Department menerima perangkat & dilakukan pengecekan Perangkat OK ? User menerima perangkat & dilakukan
pengetesan bersama petugas IT, Closing IT
Help Desk Y T BAST Tanda terima Tanda terima Tanda terima
Perbaikan Perangkat Keras dan
Perangkat Lunak
Halaman : 5 dari 9Perbaikan Perangkat Keras dan
Perangkat Lunak
Halaman : 7 dari 9Tanda Terima Form : 002
SURAT PERNYATAAN KARYAWAN KELOMPOK BAKRIE METAL INDUSTRIES
DALAM MENGGUNAKAN KOMPUTER MILIK PERUSAHAAN
Saya yang bertandatangan di bawah ini,
Nama :
Nomor Induk Karyawan :
Jabatan :
Departemen : Atasan Langsung :
dengan ini menyatakan bahwa, pada hari ini, ... tanggal ..., saya telah dipercaya perusahaan untuk menerima sebuah komputer milik perusahaan sebagai alat kerja di perusahaan dengan spesifikasi, sebagai berikit :
Merek :
Type :
No.Seri :
Komputer ini akan saya gunakan untuk mendukung penyelesaian pekerjaan atau tugas yang dipercayakan perusahaan kepada saya untuk diselesaikan. Dalam menggunakan komputer tersebut diatas, saya wajib dan bertanggung jawab sepenuhnya menaati ketentuan atau peraturan perusahaan berkaitan dengan penggunaan komputer, yaitu sebagai berikut :
1. Akan menjaga komputer tersebut agar tidak rusak diakibatkan penggunaan atau penanganan yang tidak sebagaimana mestinya.
2. Tidak akan menyerahkan atau meminjamkan komputer tersebut kepada orang lain.
3. Akan selalu menjaga agar komputer tersebut hanya dilengkapi perangkat lunak yang di pasang/install oleh petugas Departemen IT, yang dikoordinasikan oleh Corporate IT BMI 4. Akan menjaga komputer tersebut agar tidak dilengkapi dengan tambahan perangkat
5. Bila di komputer tersebut terpasang perangkat lunak yang tidak memiliki lisensi resmi dari produsen peranti lunak tersebut, maka saya :
a. Akan bertanggung jawab penuh, dan bersedia diproses menurut ketentuan hukum yang berlaku di Indonesia. Saya juga bersedia sepenuhnya mengganti rugi yg ditetapkan sesuai dengan hukum dan akan melepaskan perusahaan dari tanggung jawab apapun yang timbul karena hal itu.
b. Akan bersedia menerima sanksi apapun yang dikenakan perusahaan kepada saya sampaipun dilakukan pemutusan hubungan kerja tanpa syarat dan melepaskan semua kewajiban perusahaan terhadap diri saya
Demikian surat pernyataan ini saya buat agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Jakarta, ..., 20….
Mengetahui,
Lampiran :
1. SK Direksi No.02/SKDir/BMI/I-2 2. List Software & Apl
Lampiran : SK Direksi No.02/SKDir/BMI/I-2014 Hormat saya, ( ) Yang menyerahkan, ( ) Mengetahui, Atasan Langsung ( )
