BAB II: TINJAUAN INSTASIONAL PROYEK
2.1. Instansi Yang Terlibat
Penyelenggara proyek dalam suatu proyek dipegang oleh beberapa puhak tertentu yang berhubungan dan sangat berperan dalam pengerjaan sebuah proyek seperti pemilik proyek (Owner), Konsultan, Kontraktor, Sub Kontraktor, Pengawas dan Suplier dan lain – lain.
2.1.1. Pemilik Proyek atau Owner
Pemilik proyek atau owner adalah seseorang atau instansi yang memiliki proyek atau pekerjaan dan memberikanya kepada pihak lain yang mampu melaksanakanya sesuai dengan perjanjian kontrak kerja. untuk merealisasikan proyek, owner mempunyai kewajiban pokok yaitu menyediakan dana untuk membiayai proyek. Sebagai Owner tentunya memiliki hak dan kewajiban terhadap suatu proyek, berikut merupakan hak dan kewajiban tersebut :
1. Menyediakan biaya perencanaan dan pelaksanaan pekerjaan proyek 2. Mengadakan kegiatan administrasi proyek.
3. Memberikan tugas kepada kontraktor atau melaksanakan pekerjaan proyek.
4. Meminta pertanggung jawaban kepada konsultan pengawas atau manajemen konstruksi( MK ).
5. Menerima proyek yang sudah selesai dikerjakan oleh kontraktor. 6. Membuat surat perintah kerja ( SPK ).
7. Mengesahkan atau menolak perubahaan pekerjaan yang telah direncanakan.
8. Meminta pertanggung jawaban kepada para pelaksana proyek atas hasil pekerjaan konstruksi
9. Memutuskan hubungan kerja dengan pihak pelaksana proyek yang tidak dapat melaksanakan pekerjaanya sesuai dengan isi surat perjanjian kontrak.
10. Menunjuk penyedia jasa ( konsultan dan kontraktor ).
11. Meminta laporan secara periodik mengenai pelaksanaan pekerjaan yang telah dilakukan oleh penyedia jasa.
12. Ikut mengawasi jalannya pelaksanaan yang direncankan dengan jalan menempatkan atau menunjuk suatu badan atau orang untuk bertindak atas nama pemilik.
13. Menyediakan lahan untuk pelaksanaan pekerjaan.
2.1.2. Manajemen Konstruksi Pengawas
Struktur Organisasi Proyek Manajemen Konstruksi dalam sebuah proyek berfungsi sebagai yang merencanakan (planning), mengorganisasi (organizing), menempatkan orang (staffing), mengarahkan (directing) dan mengontrol (controlling). Tanpa sebuah adanya manajemen pada suatu proyek bisa berakibat proyek yang di kerjakan tidak sesuai dengan target yang ingin di capai. Tujuan Manajemen Konstruksi adalah mengelola fungsi manajemen atau mengatur pelaksanaan pembangunan sedemikian rupa sehingga diperoleh hasil optimal sesuai dengan persyaratan (spesification) untuk keperluan pencapaian tujuan ini, perlu diperhatikan pula mengenai mutu bangunan, biaya yang digunakan dan waktu pelaksanaan. Dalam rangka pencapaian hasil ini selalu diusahakan pelaksanaan pengawasan mutu (Quality Control) , pengawasan biaya (cost Control) dan pengawasan waktu pelaksanaan (time control).
2.1.3. Konsultan Perencana
Konsultan adalah perorang atau badan hukum yang bergerak dibidang jasa konstruksi bangunan yang memiliki kemampuan merancang, merencanakan atau memberikan konsultasi dimana konsultasi tersebut diberikan sesuai permintaan dan keinginan atau kebutuhan owner.
Tugas utamanya adalah memimpin sebuah proyek yang sedang berjalan, mempelajari proyek tersebut serta menjadi penanggung jawab dari proyek tersebut. Selain itu juga mengawasi pekerjaan para drafter yang sedang mengerjakan suatu proyek serta memberikan masukan kepada drafter sehingga meminimalkan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam perancangan dan pemilik proyek untuk melakukan perencanaan struktur, arsitektur, sampai dengan mekanikal dan elektrikal.
Hak dan kewajiban konsultan perencana adalah: 1. Hak konsultan perencana:
a. Tidak menghadiri rapat koordinasi pengelolaan proyek.
b. Memberikan usulan serta pertimbangan kepada pengguna jasa dan pihak kontraktor tentang pelaksanaan pekerjaan.
2. Hak konsultan perencana :
a. Membuat perencanaan secara lengkap yang terdiri dari gambar rencana, rencana kerja dan syarat-syarat, hitungan struktur, rencana anggaran biaya. b. Membuat rencana RAB (Rencana Anggaran Biaya).
c. Memberikan jawaban dan penjelasan kepada kontraktor tentang hal-hal yang kurang jelas dalam gambar rencana, rencana kepada dan syarat-syarat.
d. Membuat gambar revisi bila terjadi perubahan perencanaan.
Sebuah proyek dapat dipegang oleh beberapa bagian bidang konsultan perencana sesuai denga bidang ahli dari proyek, diantaranya adalah:
A. Bidang Asitektur
Tugas dari konsultan bidang arsitektur adalah mengamati hasil karya para drafter yang sudah selesai dan mempelajari hasil karya tersebut. Setelah itu apabila terdapat desain yang kurang menarik maka akan dilakukan revisi sehingga drafter bisa melakukan perbaikan atas pekerjaanya. Hak dan kewajiban dari Konsultan Perencana bidang Arsitektur adalah:
1. Tahap Pertama (Persiapan Perancangan)
a. Mengumpulkan data dan informasi lapangan, serta membuat sebuah gagasan desain.
b. Melakukan konsultasi kepada pihak – pihak terkait mengenai perancangan, pembangunan dan perijinan.
c. Perancangan desain arsitektural proyek.
2. Tahap Kedua (Pra Perancangan)
Pada tahapan ini dilakukan perancangan serta perencanaan pada tapak proyek, perhitungan rencana estimasi biaya, perijinan pembangunan proyek.
3. Tahap Ketiga (Perencanaan dan Perancangan)
Memberi masukan ide-ide kepada owner atau solusi-solusi bila terjadi permasalahan dan hambatan di dalam proses perencanaan dan perancangan di saat proyek sedang berjalan atau berlangsung. Membuat desain dan mengusulkan beberapa alternatif desain serta detail – detail arsitektural yang menarik. Serta memberikan solusi dari setiap permasalahan dalam proyek perencanaan dan perancangan disaat sedang berjalannya proyek dilapangan.
Konsultan arsitektur pada pembangunan proyek gedung Early Years Center PIE di sekolah Jakarta Intercultural School adalah Datum Architecture (PT.
Mandalabhakti Sentosa). B. Bidang Struktur
Tugas dari konsultan bidang struktur adalah melakukan adalah melakukan dan bertanggung jawab atas perencanaan struktur, lengkap dengan detail dan material yang akan digunakan, serta memberikan saran untuk konsultasi didalam bidang struktur. Pada proyek ini yang menjadi konsultan perencana bidang struktur adalahToyo Cahya
Konstruksi (Structural Consultant).
C. Bidang Mekanikal, Elektrikal dan Pemipaan (MEP)
Tugas dari konsultan perencana bidang Mekanikal, Elektrikal dan Pemipaan adalah merencanakan jenis instalasi yang baik untuk dipergunakan pada tempat – tempat tertetu dalam sebuah gedung dengan menentukan perletakan instalasi.
Pada proyek ini untuk bidang Mekanikal, ElektikaldanPemipaan adalahPT.
Teamworx Indonesia.
2.1.4. Kontraktor Pelaksana
Orang/badan yang menerima pekerjaan dan melaksanakan pekerjaan sesuai dengan biaya yang ditetapkan dan berdasarkan gambar rencana dan peraturan dan syarat-syarat yang telah ditetapkan. Kontraktor bertanggung jawab secara langsung pada pemilik proyek
dapat berkonsultasi secara langsung dengan tim pengawas terhadap masalah yang terjadi dalam pelaksanaan. Perubahan desain harus segera dikonsultasikan sebelum pekerjaan dilaksanakan. Kontraktor sebagai pelaksana proyek tentunya mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam menjalankan fungsinya, antara lain adalah sebagai berikut :
1. Melaksanakan pekerjaan konstruksi sesuai dengan peraturan dan spesifikasi yang telah direncanakan dan ditetapkan didalam kontrak perjanjian pemborongan
2. Memberikan laporan kemajuan proyek yang meliputi laporan harian, mingguan, dan bulanan kepada pemilik proyek yaitu :
a. Pelaksanaan pekerjaan b. Prestasi kerja yang dicapai
c. Jumlah tenaga kerja yang digunakan d. Jumlah bahan yang masuk
e. Keadaaan cuaca dan lain-lain
3. Menyediakan tenaga kerja, bahan material, tempat kerja, peralatan, dan alat pendukung lain yang digunakan mengacu dari spesifikasi dan gambar yang telah ditentukan.
4. Bertanggung jawab sepenuhnya atas kegiatan konstruksi dan metode pelaksanaan pekerjaan di lapangan.
5. Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan jadwal yang telah disepakati.
6. Melindungi semua perlengkapan, bahan dan pekerjaan terhadap kehilangan dan kerusakan sampai pada penyerahan pekerjaan.
7. Memelihara dan memperbaiki dengan biaya sendiri terhadap kerusakan jalan yang diakibatkan oleh kendaraan proyek yang megangkut peralatan dan material ke tempat pekerjaan.
8. Kontraktor mempunyai hak untuk meminta kepada pemilik proyek sehubungan dengan penguduran waktu penyelesaian pembangunan daengan memberikan alasan yang logis dan sesuai dengan kenyataan di lapangan yang memerlukan tambahan waktu.
9. Mengganti semua ganti rugi yang diakibatkan oleh kecelakaan sewaktu pelaksanaan pekerjaan, serta wajib menyediakan perlengkapan pertolongan pertama pada kecelakaan.
2.1.5. Sub Kontraktor
Sub konstraktor adalah sebuah pihak yang ikut dengan pelaksanaan proyek dibawah kendali Main Kontraktor. Subkontraktor bekerja dan mengikat kontrak dengan Main Kontraktor Pada proyek bangunan Proyek Early years Center PIE ini memiliki beberapa sub-konstruksi diantaranya :
NO PEKERJAAN / PENGADAAN KONTRAKTOR
PEKERJAAN
1 TEST PILE N CBP PT. CAISSON DIMENSI 2 BORED PILE PT. BERDIKARI 3 GALIAN TANAH PT. BATU INDAH 4 GROUND ANCHOOR PT. MULTI STRAND 5 WALLER BEAM DAN CAPPING BEAM PT. SURANGGA 6 DEWATERING PT. SOFOCO
7 STR, ARS, PL PT. JAYA KONTRUKSI MANGGALA PRATAMA 8 PEK HVAC PT. JAYA TEKNIK INDONESIA
9 HS PT. HARDI AGUNG PERKASA 10 ELEKTRIKAL PT. BERCA MANDIRI PERKASA 11 ELEKTRONIKA PT. AZBIL BERCA INDONESIA 12 FASCADE PT. JAGAT INTERINDO 13 PEK LIFT & ESKALATOR PT. BERCA SCHINDLER LIFTS 14 PEMASANGAN UNIT GENSET PT. DUTA TATA ECHOINDO 15 PEK PLAFOND AKUSTIK PT. BIRU INTERNATIONAL 16 PEK SUMUR AIR DALAM PT. SARINADE AGUNG 17 PEKERJAAN STP PT. GUNA ERA MANUFAKTUR 18 PEKERJAAN TOILET CUBICLE PT. DINAMIKA PRAKARSA MUKTI 20 GENERAL LIGHTING PT. HILIOS POWER
21 SPESIAL LIGHTING PT. TRIDAYA DINAMIKA ELEKTRINDO 22 GONDOLA PT. MITRA GONDOLA
PENGADAAN
23 BETON READY MIX STAGE 1 PT. HOLCIM INDONESIA
24 BESI BETON STAGE 1 PT. JAKARTA CAKRATUNGGAL STEEL 25 UNIT GENSET PT. ALTRAK 1978
26 PANEL TEGANGAN MENENGAH PT. ALLINSON WIJAYA CIPTA 27 TRAFO PT. TRAFOINDO
28 PANEL TEGANGAN RENDAH PT. TAMCO INDONESIA
29 POMPA PLUMBING PT. RAJAWALI PARAMA KONSTRUKSI 30 KACA FAÇADE PT. SINAR RASA KENCANA
31 POMPA KEBAKARAN PT. RODA NURMALA 32 PENGADAAN MVAC PT. JAYA TEKNIK
33 KERAMIK TILE PT. SATYA LANGGENG SENTOSA 34 HOMOGENEOUS TILE PT. INTERNUSA KERAMIK ALAMSARI 35 KUNCI & AKSESORIS PT. BIRU INTERNATIONAL
36 SANITAIR & AKSESORIS PT. SURYA PERTIWI
2.2. Tender
Tender adalah tawaran untuk mengajukan harga, memborong pekerjaan, atau menyediakan barang yang diberikan oleh perusahaan swasta besar atau pemerintah kepada perusahaan-perusahaan lain.
Mengikuti tender adalah salah satu cara untuk mendapatkan kontrak bisnis dalam skala besar atau memperluas usaha Anda. Banyak perusahaan yang secara teratur menyelenggarakan tender. Beberapa instansi pemerintah kini bahkan memuat semua tender dan investasi pemerintah di media cetak agar siapapun dapat mengikutinya.
Proses tender adalah proses yang penuh persaingan sehingga amatlah penting bagi perusahaan untuk mencantumkan penawaran yang kompetitif di dalam proposal. Mengajukan penawaran melaluui tender tidak memberikan jaminan keberhasilan dalam bentuk apapun.
Beikut ini adalah tahapan umum dalam tender adalah :
1. Tahap Pertama, undangan untuk mengikuti tender. Umumnya, perusahaan atau vendor yang mendapat undangan tersebut adalah mereka yang sudah biasa mengikuti tender. Dalam beberapa kasus, bisa saja perusahaan mengundang pula perusahaan lain yang belum pernah mengikuti tender sebelumnya.
2. Tahap kedua, penjelasan tender. Pada tahap ini, seluruh peserta yang diundang diberi penjelasan secara terbuka tentang proyek yang ditenderkan, cara penilaian, serta persyaratan legal dan teknisnya. Untuk bisa masuk ke tahap berikutnya, perusahaan yang baru diundang harus bisa memenuhi syarat legalnya, antara lain kopi akte notaris, NPWP, laporan pajak, laporan keuangan 3 tahun terakhir, dan sebagainya.
3. Tahap ketiga adalah pengajuan proposal teknis. Untuk proyek yang dianggap kecil nilainya, perusahaan biasanya tidak menyaratkan biaya tender. Tetapi untuk proyek
yang dianggap besar biasanya ada biaya tender yang bisa dicairkan jika proses tender selesai.
4. Keempat, undangan presentasi proposal. Perusahaan akan memilih dari sekian banyak yang memasukkan, mana yang akan dipanggil untuk presentasi berdasarkan penilaian proposal teknis.
5. Tahap kelima, presentasi proposal. Masing-masing perusahaan atau vendor diberi kesempatan untuk melakukan presentasi di hadapan tim penilai. Pada tahap ini biasanya peserta tender sudah diwajibkan memberikan bank garansi (yang bisa diterbitkan oleh bank atau asuransi). Bank garansi ini boleh juga disebut sebagai perjanjian. Isinya adalah garansi kalau proyek tidak bisa diselesaikan maka uang yang ditaruh di bank garansi akan menjadi hak milik pemberi tender dan tidak bisa dicairkan oleh vendor.
6. Tahap keenam adalah pengumuman hasil presentasi. Pada tahap ini diumumkan hasil presentasi masing-masing perusahaan. Yang lolos tahap ini akan diundang dalam tahap berikutnya, yakni auction dengan memasukkan harga.
7. Tahap terakhir, auction. Inilah kesempatan perusahaan pemberi tender untuk mencari pemenang dengan solusi paling bagus dengan harga paling bagus. Pemenang auction inilah yang secara resmi ditunjuk sebagai pemenang tender. Pada tahap ini baru muncul agreement untuk pelaksaan proyek, yang terdiri dari beberapa hal. Biasanya soal garansi, pernyataan bahwa harganya normal, dan persyaratan sejenisnya.
2.3.1. Dokumen-dokumen Lelang Pada Proyek
2.7.1.1. Dokumen yang harus disiapkan Owner
Hal pertama yang dilakukan owner sebelum proses lelang adalah menunjuk konsultan perencana untuk mendesain bangunan yang akan dikerjakan. Konsultan tersebut akan menghasilkan beberapa dokumen penting yang digunakan untuk lelang proyek antara lain
1. BoQ (Bill Of Quantity), adalah Daftar item pekerjaan dan volume pada proyek tersebut dari awal sampai akhir. BoQ ini hampir sama seperti RAB namun untuk kolom harga dikosongkan. Tujuan dari BOQ ini hanya untuk memberikan item pekerjaan dan perkiraan volume.
2. RKS (Rencana Kerja dan Syarat), adalah buku atau pedoman yang disusun oleh konsultan perencana yang berisi syarat-syarat pelaksanaan pekerjaan baik dari mutu maupun rencana kerja.
3. Syarat Administrasi lelang, adalah pedoman yang berisi syarat-syarat untuk mengikuti lelang secara administrasi. Pada pedoman ini dijelaskan juga waktu pelaksanaan tender dan sistem tender yang digunakan.
4. Gambar Perencanaan (For Tender), adalah gambar-gambar bangunan yang digunakan sebagai pedoman peserta lelang untuk memberikan penawaran harga.
5. Definisi proyek, adalah gambaran umum tentang proyek yang akan dilelangkan.
2.7.1.1. Dokumen Penawaran Kontraktor
Setelah peserta lelang mendapatkan undangan lelang dari owner, dokumen-dokumen di atas harus dipelajari terlebih dahulu. Dalam membuat dokumen penawaran diperlukan kecepatan dan ketepatan karena biasanya panitia lelang hanya memberikan waktu beberapa hari saja untuk memasukkan dokumen penawaran ke owner. Dokumen-dokumen penawaran yang harus dibuat kontraktor antara lain.
1. Dokumen Prakualifikasi
Dokumen ini biasa digunakan untuk proyek-proyek bernilai besar seperti proyek pemerintahan, swasta terkenal, dan sebagainya. Dokumen ini berisi tentang:
Dokumen legal misal SIUP dan akte perusahaan
Dokumen pajak misal NPWP, Pengukuhan NPWP dan bukti penyampaian pajak Surat dan formulir isian yang disyaratkan owner antara lain pakta integritas,
formulis isian penilaian kualifikasi, surat pernyataan minat, dan surat pernyataan kebenaran dokumen.
2. Dokumen Administrasi
Dokumen administrasi yang perlu disiapkan oleh peserta lelang berkaitan dengan proses administrasi. Isi dari dokumen tersebut antara lain:
Dokumen legal misal TDP, SIUP dan Akte perusahaan Dokumen Bank misal referensi bank/jaminan bank
Dokumen pajak misal fotokopi NPWP, Pengukuhan NPWP dan bukti penyampaian pajak
Surat dan formulir-formulir isian misal surat penawaran, surat pernyataan kebenaran dokumen, surat pernyataan bukan PNS dan sebagainya.
Dokumen ini sangat penting karena terdapat beberapa hal teknis pekerjaan yang akan dilaksanakan apabila mendapatkan proyek tersebut. Isi dari dokumen teknis antara lain:
Metode pelaksanaan yang akan digunakan Waktu pelaksanaan dan schedule
Daftar personil inti proyek dan struktur organisasi proyek
Daftar peralatan yang akan digunakan (spesifikasi alat harus muncul)
4. Dokumen Penawaran Harga
Dokumen selanjutnya yang paling penting adalah penawaran harga. Penawaran harga ini mempunyai bobot paling tinggi sehingga jika dari harga memenuhi syarat kemungkinan bisa memenangkan tender proyek tersebut. Penawaran harga ini harus dihitung dengan teliti. Jika menggunakan sistem lumpsum fixed price maka volume pada gambar harus dihitung ulang lagi agar tidak terjadi perbedaan volume antara owner dengan peserta lelang. Harga penawaran sudah termasuk PPN 10%.
Proses tender bisa membutuhkan waktu yang lama karena dari pihak owner sendiri mempunyai kriteria penilaian sendiri. Kontraktor yang dipilih pun harus memenuhi persyaratan semua. Menang atau kalah adalah hal yang wajar karena proses tender itu sangat dinamis. Proses lelang pada proyek swasta berbeda dengan pemerintah. Biasanya tender swasta tidak terlalu banyak syarat yang harus diminta.
