LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Sistem Informasi
2.1.1 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi menurut Brian dan Stacey (2005, p 447) merupakan suatu kombinasi orang / user, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, merubah, dan menyebarkan suatu informasi di dalam suatu organisasi. Sedangkan menurut Gondodiyoto (2007, p 112), menyatakan bahwa Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai kumpulan elemen – elemen / sumber daya dan jaringan prosedur yang saling berkaitan secara terpadu, terintegrasi dalam suatu hubungan hirarkis tertentu, dan bertujuan untuk mengolah data menjadi informasi.
Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi adalah kombinasi dari orang / user, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data, yang saling berkaitan secara terpadu serta terintegrasi dalam suatu hubungan hirarkis tertentu, dengan tujuan mengolah data menjadi informasi.
2.1.2 Tujuan Sistem Informasi
Menurut Hall (2001, p 18) yang dikutip dari buku Gondodiyoto (2007, p 124), terdapat tiga tujuan utama dari sistem informasi, yaitu :
Kepengurusan merujuk ke tanggung jawab manajemen untuk mengatur sumber daya perusahaan secara benar. Sistem informasi menyediakan informasi tentang kegunaan sumber daya ke pemakai eksternal melalui laporan keuangan tradisional dan laporan-laporan yang diminta lainnya. Secara internal, pihak manajemen menerima informasi kepengurusan dari berbagai laporan pertanggungjawaban. 2. Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen
Sistem Informasi memberikan para manajer informasi yang mereka perlukan untuk melakukan tanggung jawab pengambilan keputusan. 3. Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari
Sistem Informasi menyediakan informasi bagi personel operasi untuk membantu mereka melakukan tugas mereka setiap hari secara efektif dan efisien.
2.1.3 Komponen Sistem Informasi
Menurut Turban et al (2001, p 17), komponen dasar Sistem Informasi adalah sebagai berikut :
1. Perangkat keras (Hardware)
Sekumpulan peralatan seperti processor, monitor, keyboard dan printer yang menerima data dan informasi, memproses serta menampilkannya.
2. Perangkat lunak (Software)
Sekumpulan program komputer yang memungkinkan perangkat keras untuk memproses data.
3. Basis Data (Database)
Kumpulan dari file, record, dan lain-lain yang terorganisasi dimana berguna untuk menyimpan data dan hubungannya.
4. Jaringan (Network)
Suatu sistem yang terhubung dimana menyediakan penggunaan secara besama-sama sumber daya antar komputer yang berbeda.
5. Prosedur (Procedures)
Strategi, kebijakan, metode, dan aturan untuk menggunakan Sistem Informasi.
6. Personil (User)
Merupakan elemen paling penting didalam suatu Sistem Informasi, yang terdiri dari mereka yang bekerja dengan Sistem Informasi itu sendiri atau menggunakan keluaran (output) dari Sistem Informasi.
2.2 Sistem Informasi Pembelian
Menurut Mulyadi (2001, p 299), Sistem Akuntansi Pembelian adalah sistem yang digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua yaitu pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan pembelian impor adalah pembelian dari permasok luar negeri.
2.2.1 Fungsi yang terkait
Menurut Mulyadi (2001, p 299-300), di dalam melaksanakan kegiatan pembelian barang tidak hanya melibatkan satu bagian saja, tetapi dibutuhkan beberapa bagian yang saling berkaitan. Adapun fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem pembelian adalah sebagai berikut: 1. Fungsi Gudang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung pakai (tidak diselenggarakan persediaan barang di gudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang.
2. Fungsi Pembelian
Fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan pembelian, memperoleh informasi tentang harga barang, menentukan pemasok yang dipilih, serta menentukan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3. Fungsi Penerimaan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini terdiri dari tiga bagian yaitu: a. Fungsi pencatat utang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat utang yang timbul dari transaksi pembelian ke dalam kartu utang.
b. Fungsi pencatat persediaan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
c. Fungsi akuntansi biaya
Fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan mutasi setiap jenis persediaan baik secara langsung maupun tidak langsung.
2.2.2 Jaringan yang membentuk Sistem Akuntansi Pembelian
Menurut Mulyadi (2001, p 301-303), jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah :
1. Prosedur Permintaan Pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. 2. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok.
Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.
3. Prosedur Order Pembelian
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang, dan fungsi pencatat utang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
4. Prosedur Penerimaan Barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.
5. Prosedur Pencatatan Utang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sebagai sumber catatan utang.
6. Prosedur Distribusi Pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
2.2.3 Dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan
Menurut Mulyadi (2001, p 303-308), dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah :
1. Surat Permintaan Pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut. Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat 2 lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.
2. Surat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
3. Surat Order Pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.
4. Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
5. Surat Perubahan Order Pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi,
penggantian (substitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis. Surat perubahan order pembelian dibuat dengan jumlah lembar tembusan yang sama dan dibagikan kepada pihak yang sama dengan yang menerima surat order pembelian.
6. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran berfungsi sebagai (remittance advice).
Menurut Mulyadi (2001, p 308-310), catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah :
1. Register Bukti Kas Keluar
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar.
2. Jurnal Pembelian
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.
3. Kartu Utang
Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat
utang kepada pemasok adalah kartu utang. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan voucher payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar.
4. Kartu Persediaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli.
2.3 Sistem Pengendalian Intern
2.3.1 Pengertian Pengendalian Intern
Menurut Weber (1999, p 35), pengendalian intern adalah suatu sistem untuk mencegah, mendeteksi, dan mengoreksi kejadian yang timbul saat transaksi dari serangkaian pemrosesan tidak terotorisasi secara sah, tidak akurat, tidak lengkap, mengandung redudansi, tidak efektif, dan tidak efesien.
Berdasarkan pengertian diatas maka pengendalian dikelompokkan menjadi tiga bagian yaitu :
1. Preventive Control
Pengendalian ini digunakan untuk mencegah masalah sebelum masalah tersebut muncul.
2. Detective Control
Pengendalian ini digunakan untuk menemukan masalah yang berhubungan dengan pengendalian segera setelah masalah tersebut timbul.
3. Corective Control
Pengendalian ini digunakan untuk memperbaiki masalah yang ditemukan pada pengendalian detective. Pengendalian ini mencakup prosedur untuk menentukan penyebab masalah yang timbul, memodifikasi sistem proses. Dengan demikian dapat mencegah kejadian yang sama di masa mendatang.
Jadi berdasarkan pengertian diatas, pengendalian intern adalah metode atau mekanisme yang digunakan untuk mencegah, mendeteksi, dan mengkoreksi dari kemungkinan terjadinya suatu kesalahan yang dapat merugikan organisasi atau perusahaan.
2.3.2 Tujuan Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2001, p 164), tujuan pokok sistem pengendalian intern adalah:
1. Menjaga kekayaan organisasi.
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. 3. Mendorong efisiensi.
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Menurut Gondodiyoto (2006, p 144) berpendapat bahwa tujuan utama dari sistem pengendalian intern adalah :
1. Mengamankan asset organisasi.
3. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi kegiatan.
4. Mendorong kepatuhan pelaksanaan terhadap kebijaksanaan organisasi atau pimpinan.
Jadi, berdasarkan pendapat-pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa tujuan utama dari sistem pengendalian intern adalah untuk melindungi aset perusahaan, dan meningkatkan efektifitas dan efisiensi operasi perusahaan, mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
2.3.3 Komponen Pengendalian Intern
Menurut COSO (Committee Of Sponsoring Organization) yang dikutip oleh Weber (1999, p 49), Sistem pengendalian intern terdiri dari lima komponen yang saling terintegrasi, yaitu :
1. Control Environment (Lingkungan Pengendalian)
Komponen ini diwujudkan dalam cara pengoperasian, cara pembagian wewenang dan tanggung jawab yang harus dilakukan, dan pengendalian-pengendalian yang digunakan untuk merencanakan dan memonitor kinerja.
2. Risk Assessment (Penaksiran Resiko)
Komponen ini meliputi pengidentifikasian dan penilaian resiko yang berhubungan dengan pencapaian tujuan manajemen serta menentukan cara bagaimana resiko tersebut ditangani, dengan melakukan pengidentifikasian resiko terhadap resiko internal dan eksternal dari aktivitas suatu individu.
3. Control Activities (Aktivitas Pengendalian)
Komponen ini beroperasi untuk memastikan transaksi telah terotorisasi, adanya pembagian tugas, pemeliharaan terhadap dokumen dan catatan akuntansi, perlindungan asset, dan pengecekan kinerja.
4. Information and Communication (Informasi dan Komunikasi)
Komponen ini menjelaskan mengenai kebutuhan terhadap perolehan informasi eksternal dan internal, dan sistem yang terintegrasi (integrated systems), dan kebutuhan terhadap kualitas data.
5. Monitoring (Pengawasan)
Komponen yang memastikan keandalan sistem pengendalian intern beroperasi secara dinamis sepanjang waktu yang dilakukan dengan cara melakukan aktivitas monitoring dan evaluasi secara terpisah.
2.3.4 Sistem Pengendalian Intern Berbasis Komputer
Menurut Gondodiyoto (2006, p 252), menyatakan bahwa sistem pengendalian intern yang perlu dilakukan pada sistem berbasis komputer secara garis besar yaitu :
2.3.4.1 Pengendalian Umum (General Controls)
Menurut Gondodiyoto (2006, p 252), Pengendalian umum adalah sistem pengendalian intern komputer yang berlaku umum meliputi seluruh kegiatan komputerisasi sebuah organisasi secara menyeluruh. Artinya, ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam pengendalian tersebut berlaku untuk seluruh kegiatan
komputerisasi pada perusahaan tersebut. Ruang lingkup yang termasuk dalam pengendalian umum terdiri dari :
1. Pengendalian Manajemen Puncak (Top Management Controls)
2. Pengendalian Manajemen Sistem Informasi (Information System Management Controls)
3. Pengendalian Manajemen Pengembangan Sistem (System Development Managements Controls)
4. Pengendalian Manajemen Sumber Data (Data Resource Management Controls)
5. Pengendalian Manajemen Program (Programming Management Controls)
6. Pengendalian Jaminan Kualitas (Quality Assurance Management Controls)
7. Pengendalian Manajemen Keamanan (Security Management Controls)
8. Pengendalian Manajemen Operasi (Operation Management Controls)
Dari pengendalian umum diatas, berdasarkan ruang lingkup dari skripsi ini, maka akan dibahas :
1. Pengendalian Manajemen Puncak (Top Management Controls)
Menurut Weber (1999, p 39), top management berfungsi mengontrol peranan manajemen dalam perencanaan
kepemimpinan dan pengawasan fungsi sistem. Top management harus memastikan bahwa fungsi sistem informasi diatur dengan baik. Top management bertanggung jawab terutama untuk keputusan jangka panjang tentang bagaimana sistem informasi akan digunakan dalam organisasi.
Menurut Weber (1999, p 69), top management harus memastikan bahwa keempat fungsi yaitu planning, organizing, leading, controlling dapat berjalan baik dan efektif sebagai tanggungjawab terutama dalam jangka panjang di dalam pengambilan keputusan.
Auditor dapat mengevaluasi top management dengan memeriksa empat fungsi utama yang dilaksanakan, yaitu planning, organizing, leading, controlling. Tahapan yang dilakukan adalah :
1. Mengevaluasi fungsi planning
Manajemen puncak bertanggungjawab menyiapkan rencana utama untuk sistem informasi yaitu strategic plan dan operational plan. Persiapan yang dilaksanakan pada tahap ini diantaranya memahami masalah yang dihadapi perusahaan, mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk menyediakan
sistem informasi dan merumuskan strategi untuk mendapatkan sumber daya.
2. Mengevaluasi fungsi organizing
Fungsi organizing mengumpulkan, mengalokasikan dan menyusun sumber daya agar memungkinkan tujuan dan sasaran dapat tercapai. Tanggung jawab utama dari manajemen puncak adalah mendapatkan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan dalam proses perencanaan. Sumber daya meliputi : perangkat keras, perangkat lunak komputer, karyawan, dana dan fasilitas.
3. Mengevaluasi fungsi leading
Tujuan dari fungsi leading adalah untuk mencapai tujuan harmonisasi yaitu tujuan dari seseorang atau kelompok dalam organisasi harus selaras atau tidak bertentangan dengan tujuan dari organisasi. Ada tiga hal mendasar yang harus dipahami untuk mencapai kepemimpinan yang efektif, yaitu bagaimana memotivasi pegawai sistem informasi dengan baik, bagaimana mencocokkan gaya kepemimpinan dengan pegawai sistem informasi dan tugas-tugasnya, serta bagaimana berkomunikasi secara efektif dengan pegawai sitem informasi.
4. Mengevaluasi fungsi controlling
Fungsi controlling adalah penentuan kapan aktivitas aktual dari fungsi sistem informasi yang menyimpang dari aktivitas yang direncanakan. Pada dasarnya fungsi controlling mencakup empat unsur yaitu penetapan standar pelaksanaan, penentuan ukuran-ukuran pelaksanaan, pengukuran pelaksanaan nyata dan membandingkannya dengan standar yang telah ditetapkan, dan pengambilan tindakan koreksi yang diperlukan bila pelaksanaan menyimpang dari standar.
2. Pengendalian Manajemen Keamanan (Security Management Controls)
Menurut Weber (1999, p 257), dapat disimpulkan bahwa pengendalian pada manajemen keamanan secara garis besar bertanggung jawab dalam menjamin aset sistem informasi tetap aman. Ancaman utama terhadap Security Management Controls perusahaan adalah :
a. Ancaman kebakaran b. Ancaman banjir
c. Perubahan tegangan sumber energi d. Kerusakan struktural
f. Penyusup g. Virus dan worm
3. Pengendalian Manajemen Operasi (Operation Management Controls)
Menurut Gondodiyoto (2006, p 290), pengendalian manajemen operasi merupakan jenis pengendalian intern yang didesain untuk menciptakan kerangka kerja organisasi, pendayagunaan sumber daya informasi, dan pembagian tugas yang baik bagi suatu organisasi yang menggunakan sistem berbasis teknologi informasi. Pengendalian terdiri dari beberapa fungsi utama yang menjadi tanggung jawab manajemen operasional, yaitu : a. Pengoperasian komputer (Computer Operations)
b. Persiapan dan pengentrian data (Preparation and Entry Data)
c. Kepustakaan file (File Library)
d. Dokumentasi dan program kepustakaan (Documentation and Program Library)
e. Help desk (Technical Support)
2.3.4.2 Pengendalian Aplikasi (Application Controls)
Menurut Gondodiyoto (2006, p 328), Pengendalian aplikasi adalah sistem pengendalian intern pada sistem informasi
berbasis teknologi informasi yang berkaitan dengan kegiatan atau aplikasi tertentu. Pengendalian aplikasi dilakukan dengan tujuan untuk menentukan apakah pengendalian intern dalam sistem yang terkomputerisasi pada aplikasi computer tertentu sudah memadai untuk memberikan jaminan bahwa data telah dicatat, diolah, dan dilaporkan secara akurat, tepat waktu, dan sesuai dengan kebutuhan manajemen untuk proses jalannya pengambilan keputusan untuk perusahaan. Pengendalian aplikasi terdiri dari : 1. Pengendalian batasan (Boundary Controls)
2. Pengendalian masukan (Input Controls) 3. Pengendalian keluaran (Output Controls) 4. Pengendalian proses (Process Controls)
5. Pengendalian komunikasi (Communication Controls) 6. Pengendalian Basis Data (Database Controls)
Dari pengendalian aplikasi diatas, berdasarkan ruang lingkup dari pembahasan skripsi ini maka akan dibahas :
1. Pengendalian batasan (Boundary Controls)
Menurut Weber (1999, p 370), “The boundary subsystem establishes the interface between the would be user of a computer system and the computer system itself”. Inti dari pernyataan tersebut adalah susbsistem batasan (boundary) membangun suatu hubungan (interface) antara pengguna
(user) komputer, dengan sistem komputer itu sendiri melalui suatu tampilan.
Menurut Gondodiyoto (2006, p 330), Boundary Controls adalah bahwa dalam suatu sistem aplikasi komputer harus jelas desainnya yaitu mengenai :
a. Ruang lingkup sistem
Suatu sistem komputerisasi harus jelas ruang lingkupnya : apa dokumen inputnya, darimana sumbernya, tujuan pengolahan data, dan siapa para penggunanya, siapa sponsornya.
b. Subsistem dan keterkaitan
Sistem terdiri dari subsistem, modul program, dan perlu kejelasan ruang lingkupnya (boundary control) dan keterkaitan (interface) antar subsistem-subsistem atau modul-modul.
Tujuan utama boundary control adalah :
a. Untuk mengenal identitas dan otentik user (authentic) atau pemakai sistem.
b. Untuk menjaga agar sumber daya sistem informasi digunakan oleh user tersebut dengan cara yang ditetapkan.
Beberapa pengendalian yang diimplementasikan dalam boundary control adalah :
a. Cryptographic control
Cryptographic control adalah sistem pengendalian intern yang didesain untuk menjaga privasi, serta menjaga agar orang atau pihak yang tidak berwenang tidak dapat melakukan kegiatan yang berkaitan dengan merubah atau menambah data, dan menghapus data. b. Access control
Access control agar sumber daya sistem digunakan hanya oleh orang-orang yang berhak, menjamin agar kegiatan pengguna dilakukan sesuai dengan ketentuan dan menjamin bahwa peralatan yang digunakan sesuai dengan semestinya.
2. Pengendalian masukan (Input Controls)
Menurut Gondodiyoto (2006, p 332), pengendalian masukan dirancang dengan tujuan untuk mendapat keyakinan bahwa data transaksi input adalah valid, lengkap, serta bebas dari kesalahan dan penyalahgunaan. Mekanisme masuknya data input ke sistem dapat dikategorikan ke dalam dua cara yaitu :
a. Batch delayed processing system
Cara pemrosesan data input antara lain dengan sistem Batch processing, data diolah dalam satuan kelompok dokumen dan delayed processing system (pengolahan bersifat tertunda, yaitu updating data di komputer tidak sama dengan terjadinya transaksi). b. On-line transaction processing system
On-line dikaitkan dengan real time sistem, artinya updating data di komputer bersamaan dengan terjadinya transaksi. Resiko ini lebih tinggi karena : 1. Entry Point, lokasi masuknya data input ke
sistem komputer tersebar.
2. Hubungan on-line menyangkut komunikasi antara mesin secara remote yang terhubung melalui sarana dan teknologi komunikasi menjadi makin kompleks dan canggih.
3. Dalam sistem real-time, artinya status data pada file tidak statis, tapi selalu dinamis bergerak secara terus-menerus.
4. Kalau terjadi gangguan, misalnya listrik atau saluran komunikasi, mungkin ada problem recovery point, dimana starting point proses harus diulang kembali.
5. Pada umumnya perusahaan sekarang ini menggunakan jaringan publik karena biaya yang lebih murah.
Jenis-jenis pengendalian yang termasuk dalam validasi input yaitu:
a. Echo Check
Data diketik di keyboard akan ditampilkan pada layar terminal. Dengan demikian operator dapat membandingkan antara data yang diketik dengan yang seharusnya dimasukkan.
b. Matching check
Dilakukan dengan membandingkan kode atau data input pada saat di entry dengan kode pada file tertentu, misalnya bila kode barang tidak match atau tidak ada, berarti kemungkinan kode barang tersebut salah rekam atau memang tidak ada di masterfile barang.
c. Field Check
Field dari data input yang dimasukkan, diperiksa kebenarannya dengan mencocokkan nilai yang seharusnya menurut spesifikasi dari field tersebut dengan tipe field nya, apakah berupa numeric, alphabetic, atau date.
d. Sign check
Field dari data yang bertipe numeric dapat diperiksa untuk menentukan apakah tandanya benar : positif atau negatif. Misalnya, unit barang yang sudah terjual harus bernilai positif, bila negatif berarti salah.
e. Range check
Nilai yang dimasukkan juga dapat diseleksi, supaya tidak keluar dari rentang jangkauan nilai yang sudah ditentukan. Misalnya suatu organisasi mempunyai 5 divisi yang diberi kode A sampai E, maka kalu di entry input data kode divisi F, berarti salah karena diuar jangkauan dari kode divisi yang ada.
3. Pengendalian keluaran (Output Controls)
Menurut Gondodiyoto (2006, p 363), output controls adalah pengendalian yang dilakukan untuk menjaga output sistem agar akurat, lengkap, dan digunakan sebagaimana mestinya. Output controls ini didesain untuk mendeteksi jangan sampai informasi yang disajikan tidak akurat, tidak lengkap, tidak up-to-date (mutakhir) datanya atau didistribusikan kepada orang-orang yang tidak berwenang. Berdasarkan sifatnya, metode output controls terdiri dari tiga jenis, yaitu :
a. Preventive Objective
Misalnya dengan menggunakan tabel laporan yang terdiri dari jenis laporan, periode laporan, tanda terima konfirmasi, siapa penggunanya, prosedur permintaan laporan.
b. Detective Objective
Misalnya perlunya dibuat nilai-nilai subtotal dan total yang dapat diperbandingkan untuk mengevaluasi keakurasian laporan.
c. Corective Objective
Misalnya tersedianya help desk dan contact person.
Pengendalian intern dari output controls sebagai berikut : 1. Tahap penyedia media laporan
a. Formulir laporan tercetak hendaknya diatur siapa yang berhak menyimpannya, bagaimana mendapatkannya, dan siapa-siapa saja yang boleh mendapatkannya.
b. Cap-cap yang digunakan untuk pengesahan laporan misalnya cap tanda tangan, cap perusahaan, dan lain sebagainya, sebaiknya disimpan di tempat yang terpisah dari ruang pengolahan data dan hanya dapat dipergunakan oleh orang-orang tertentu saja.
2. Pengendalian pencetakan laporan
Meyakinkan bahwa yang dicetak hanya sejumlah tembusan yang diperlukan saja, tidak ada extra copies yang bisa disalahgunakan.
3. Pengendalian cek ulang laporan
Sebelum laporan didistribusikan dan digunakan oleh pemakai laporan, maka laporan-laporan tersebut harus bebas dari kesalahan-kesalahan serta harus mencerminkan informasi yang tidak menyesatkan.
4. Pendistribusian laporan Pengendalian ini mencakup :
a. Laporan hanya didistribusikan kepada user yang berwenang dengan membuat daftar distribusi siapa-siapa saja yang berhak untuk menerima laporan.
b. Laporan dapat diberi tanggal kapan dibuat, sehingga distribusi output yang terlambat dapat diketahui oleh pemakainya.
c. Tanggal penerimaan dan nama penerima hendaknya dicatat secara regular setiap kali output di distribusikan.
5. Pengawasan terhadap catatan
a. Penerima laporan sebaiknya mengkaji ulang isi laporan yang diterimanya sebelum menggunakannya. Hali ini untuk mendeteksi kesalahan-kesalahan isi laporan yang mungkin terjadi.
b. Mereview data keluaran untuk melihat format yang tepat.
6. Pengendalian pengarsipan laporan
Mengendalikan laporan yang sudah tidak digunakan lagi, tetapi masih penting untuk digunakan di masa mendatang, maka laporan tersebut harus diarsip dengan baik. Pengarsipan harus aman, tidak mudah dijangkau oleh orang lain yang tidak berhak.
7. Pengendalian pemusnahan laporan
Bila umur laporan sudah habis dan laporan sudah tidak digunakan lagi, maka laporan harus dimusnahkan.
2.3.5 Pengendalian Intern Sistem Informasi Pembelian
Menurut Mulyadi (2001, p 312), Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem informasi pembelian dirancang untuk
1. Organisasi
a. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan. b. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi. c. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi gudang.
d. Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.
2. Sistem Otorisasi dan prosedur pencatatan
a. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung pakai.
b. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.
c. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.
d. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi.
e. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok.
f. Pencatatan kedalam kartu utang dan register bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
3. Praktik yang sehat
a. Surat pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.
b. Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian. c. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.
d. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok.
e. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.
f. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
g. Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.
h. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.
i. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.
j. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.
2.4 Audit Sistem Informasi
2.4.1 Pengertian Audit Sistem Informasi
Audit Sistem Informasi menurut Weber (1999, p 10) adalah proses pengumpulan dan pengevaluasian bukti-bukti untuk menentukan apakah sistem komputer dapat melindungi aset atau kekayaan, memelihara integritas data, memungkinkan tujuan organisasi untuk dicapai secara efektif, serta menggunakan sumber daya secara efisien. Pendapat ini diperkuat oleh Gondodiyoto (2006, p 19), dimana Audit Sistem Informasi merupakan proses pengumpulan dan penilaian bukti untuk menentukan apakah sistem komputer perusahaan mampu mengamankan harta, memelihara kebenaran data, mampu mencapai tujuan perusahaan secara efektif, dan menggunakan aktiva perusahaan secara tepat. Sedangkan menurut Romney dan Steinbart (2003, p 321), Audit Sistem Informasi mengkaji ulang pengendalian sistem informasi akuntansi untuk menilai pemenuhannya dengan kebijakan dan prosedur pengendalian internal dan keefektifan perlindungan terhadap aset.
Dengan demikian, audit sistem informasi adalah suatu proses mengumpulkan dan mengevaluasi bukti-bukti serta mengkaji ulang pengendalian internal untuk mengetahui apakah sistem komputer yang digunakan suatu organisasi/perusahaan dapat menjaga aset perusahaan serta mendukung organisasi/perusahaan untuk mencapai tujuannya secara efektif dan efisien.
2.4.2 Tujuan Audit Sistem Informasi
Tujuan audit sistem informasi menurut Weber (1999, p 11), terbagi menjadi empat:
1. Meningkatkan keamanan aset-aset perusahaan
Aset yang berhubungan dengan sistem informasi antara lain : perangkat keras, perangkat lunak, manusia, network, dan infrastruktur lainnya.
2. Meningkatkan integritas data
Integritas data menggambarkan kesesuaian data audit dengan kenyataan yang ada dalam perusahaan. Hal ini dimaksudkan agar perusahaan menggambarkan perusahaan apa adanya.
3. Meningkatkan efektifitas sistem
Sistem informasi yang dikembangkan dalam perusahaan harus mencapai tujuan yang diinginkan. Sistem dibuat harus efektif dan tepat sesuai dengan kebutuhan pengguna dalam perusahaan.
4. Meningkatkan efisiensi
Sistem informasi dapat dikatakan efisien jika menggunakan input seminimal mungkin untuk menghasilkan output yang dibutuhkan.
2.4.3 Standar Audit Sistem Informasi
Standar Audit Sistem Informasi menurut versi terakhir dari Information System Audit and Control Association (ISACA) adalah :
1. S1 – Audit Charter 2. S2 – Independence
3. S3 – Professional Ethics and Standards 4. S4 – Professional Competence
5. S5 – Planning
6. S6 – Performance of Audit Work 7. S7 – Reporting
8. S8 – Follow Up Activities
9. S9 – Irregularities and Illegal Acts 10. S10 – IT Governance
11. S11- Use of Risk Assessment in Audit Planning 12. S12 – Audit Materiality
13. S13 – Using the Work of Other Experts 14. S14 – Audit Evidence
15. S15 – IT Controls 16. S16 – E-Commerce
2.4.4 Metode Audit Sistem Informasi
Menurut Gondodiyoto (2007, p 451), dalam melakukan audit sistem informasi dapat dilakukan dengan tiga pendekatan :
1. Audit di sekitar komputer (Audit Around The Computer)
Dalam pendekatan ini, Auditor dapat melangkah pada perumusan pendapat hanya dengan menelaah struktur pengendalian dan melaksanakan pengujian transaksi dan prosedur verifikasi saldo perkiraan dengan cara sama seperti pada sistem manual. Auditor tidak perlu menguji pengendalian sistem informasi berbasis komputer klien (yaitu terhadap file, program / data di dalam komputer), melainkan cukup terhadap input dan output sistem informasi saja.
Keunggulan menggunakan pendekatan ini adalah : a. Pelaksanaan auditnya lebih sederhana.
b. Auditor yang memiliki pengetahuan minimal di bidang komputer dapat dilatih dengan mudah untuk melaksanakan audit.
Kelemahannya adalah jika lingkungan berubah, kemungkinan sistem itu akan berubah dan perlu penyesuaian sistem atau program-programnya, bahkan mungkin struktur data / file, sehingga Auditor tidak dapat menilai / menelaah apakah sistem masih berjalan dengan baik.
2. Audit melalui komputer (Audit Through The Computer)
Dalam pendekatan ini, auditor melakukan pemeriksaan langsung terhadap program-program dan file komputer yang ada pada audit
sistem informasi berbasisi komputer. Auditor menggunakan bantuan software komputer atau dengan cek logika atau listing program untuk menguji logika program dalam rangka pengujian pengendalian yang ada dalam komputer. Selain itu, auditor juga dapat meminta penjelasan dari para teknisi computer mengenai spesifikasi sistem dan program yang diperiksanya.
Keunggulan menggunakan pendekatan ini adalah :
a. Auditor dapat menilai kemampuan sistem komputer tersebut untuk menghadapi perubahan lingkungan
b. Auditor memperoleh kemampuan yang besar dan efektif dalam melakukan pengujian terhadap sistem komputer.
c. Auditor akan merasa lebih yakin terhadap kebenaran hasil kerjanya.
Kelemahannya adalah pendekatan ini memerlukan biaya yang besar dan memerlukan tenaga ahli yang terampil.
3. Audit dengan komputer (Audit With The Computer)
Pendekatan ini dilakukan dengan menggunakan komputer dan software untuk mengotomatisasi prosedur pelaksanaan audit. Pendekatan ini merupakan cara audit yang sangat bermanfaat, khususnya dalam pengujian substantif atas file dan record perusahaan. Software audit yang digunakan merupakan program komputer auditor untuk membantu dalam pengujian dan evaluasi kehandalan data, file atau record perusahaan.
a. Merupakan program komputer yang diproses untuk membantu pengujian pengendalian system komputer klien itu sendiri. b. Dapat melaksanakan tugas audit yang terpisah dari catatan klien
yaitu dengan mengambil copy data atau file untuk di tes dengan komputer lain.
Kelemahannya adalah upaya dan biaya untuk pengembangan relatif besar.
2.4.5 Tahapan Audit Sistem Informasi
Menurut Weber (1999, p 47), Tinjauan terhadap tahapan audit antara lain:
1. Perencanaan Audit
Tahapan perencanaan, sebagai suatu pendahuluan, mutlak perlu dilakukan agar auditor mengenal benar objek yang akan diperiksa. Di samping, tentunya, auditor dapat memastikan bahwa qualified
resources sudah dimiliki, dalam hal ini aspek SDM yang
berpengalaman dan juga referensi praktik-praktik terbaik. Tahapan perencanaan ini akan menghasilkan suatu program audit yang dirancang sedemikian rupa, sehingga pelaksanaannya akan berjalan efektif dan efisien, dan dilakukan oleh orang-orang yang kompeten, serta dapat diselesaikan dalam waktu sesuai yang disepakati.
Auditor melakukan pengendalian ketika menilai bahwa risk control berada pada tingkat yang kurang maksimum. Pengendalian dapat digunakan untuk mengurangi biaya pengetesan.
3. Pengetesan Transaksi
Auditor melakukan test terhadap transaksi untuk mengevaluasi apakah terdapat kesalahan proses yang tidak biasa terjadi pada transaksi yang mengakibatkan kesalahan pada laporan keuangan. 4. Pengetesan Keseimbangan atau Keseluruhan Hasil
Auditor harus mengetahui keamanan dan integritas data sehingga berbagai kerugian yang terjadi dapat diminimalisir.
5. Penyelesaian Audit
Sesuai dengan standar auditing ISACA (Information Systems Audit
and Control Association), selain melakukan pekerjaan lapangan,
auditor juga harus menyusun laporan yang mencakup tujuan pemeriksaan, sifat dan kedalaman pemeriksaan yang dilakukan. Laporan ini juga harus menyebutkan organisasi yang diperiksa, pihak pengguna laporan yang dituju dan batasan-batasan distribusi laporan. Laporan juga harus memasukkan temuan, kesimpulan, rekomendasi sebagaimana layaknya laporan audit pada umumnya.
2.5 Penetapan Penilaian Resiko
Menurut Maiwald (2003, p 150), level atau tingkatan dari resiko digolongkan sebagai berikut :
a. Resiko kecil (low)
Tingkat kerentanan dari suatu sistem yang dapat berakibat kecil bagi perusahaan, biasanya resiko ini jarang terjadi atau muncul. Tindakan yang dapat menghilangkan resiko ini perlu diambil jika mungkin, tetapi biaya yang dikeluarkan harus sebanding dengan pengurangan akibat dari resiko ini.
b. Resiko sedang (medium)
Tingkat kerentanan dari suatu sistem dan dapat mengancam kerahasiaan, integritas, ketersediaan, dan atau kehandalan dari sistem informasi di suatu perusahaan, ataupun aset perusahaan yang bersifat fisik. Dimana adanya kemungkinan bahwa resiko ini akan muncul sewaktu-waktu.
Tindakan untuk menghilangkan resiko ini sangat disarankan. c. Resiko tinggi (high)
Tingkat kerentanan yang dapat mengakibatkan bahaya yang tinggi bagi kerahasiaan, integritas, ketersediaan, dan atau kehandalan dari sistem informasi di suatu perusahaan, ataupun asset perusahaan yang bersifat fisik. Tindakan untuk menanggulangi resiko ini harus sesegera mungkin diambil.
Penetapan penilaian resiko sistem informasi pembelian pada PT Sumber Graha Sejahtera menggunakan level penilaian resiko. Level Penilaian Resiko merupakan suatu cara untuk menganalisa seberapa besar pengaruh kemungkinan terjadinya ancaman (threat likehood) terhadap akibat yang ditimbulkan (impact). Penilaian resiko ini tidak dipengaruhi dari berapa banyak temuan, tetapi dari berapa besar dampak kerugian pada perusahaan.
Likelihood level
Likelihood definition
High Sumber ancaman dianggap sangat mungkin terjadi dan kontrol untuk mencegah vulnerabilitas dianggap tidak efektif.
Medium Sumber ancaman mungkin terjadi dan kontrol diterapkan di tempat yang dapat mengganggu keberhasilan pencegahan vulnerabilitas.
Low Sumber ancaman kecil kemungkinannya untuk terjadi dan kontrol diterapkan untuk mencegah atau setidaknya menghalangi vulnerabilitas.
Magnitude of Impact
Impact Definition
High 1. Mengakibatkan biaya kerugian yang besar secara biaya pada asset atau sumber sistem informasi (bersifat tangible)
2. Penyimpangan dan pelanggaran yang sangat mempengaruhi misi, reputasi dan keuntungan perusahaan.
3. Dapat menyebabkan korban jiwa ataupun kecelakaan yang serius.
Medium 1. Mengakibatkan biaya kerugian yang besar secara biaya pada asset atau sumber sistem informasi (bersifat tangible)
2. Penyimpangan dan pelanggaran yang sangat mempengaruhi misi, reputasi dan keuntungan perusahaan.
3. Dapat menyebabkan korban jiwa ataupun kecelakaan yang serius.
Low 1. Dapat menyebabkan kerugian yang tidak terlalu besar pada asset atau sumber sistem informasi.
2. Hampir tidak mempengaruhi misi, reputasi dan pendapatan perusahaan.
