UNICON Sistem Otomasi Perpustakaan Universitas Kristen Satya Kencana Salatiga (JATENG)

(1)

i

UNICON Sistem Otomasi Perpustakaan

Universitas Kristen Satya Kencana

Salatiga (JATENG)

Tugas Makalah Mata Kuliah Teknologi Informasi

Disusun Oleh :

ANSHOR ULUUM HUDHA

A2D008005

MUHAMMAD JEVI RIAN A.

A2D008040

OKTAFIANUS N. A.

A2D008043

YEKTI WIDYA MURTI

A2D008060

LEKSONO TRI WIJAYA

A2D008066

S1 ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS DIPONEGORO

(2)

ii

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-NYA kepada kita semua sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini. Teknologi

merupakan sarana yang dapat memudahkan aktivitas manusia dalam hal apa saja. Pada awalnya teknologi merupakan hal yang masih dianggap mahal bagi kalangan masyarakat awam. Disisi lain teknologi sudah ada sejak manusia masih menggunakan peralatan sederhana dalam berbagai aktivitas. Hal inilah yang mendasari penulis untuk membuat makalah yang berjudul “UNICON Sistem Otomasi Perpustakaan UKSW” yang di lakukan di perpustakaan Universitas Kristen Satya Wacana.

Melalui kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih kepada : 1. Bapak Amin Taufiq selaku dosen pengampu mata kuliah Teknologi Informasi; 2. Kepala serta Pustakawan Perpustakaan UKSW;

3. Teman-teman yang selalu memberi dukungan kepada penulis;

4. Semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan makalah ini.

Kami beranggapan bahwa makalah yang kami susun masih jauh dari sempurna. Berbagai masukan mengenai saran dan kritik sangat kami butuhkan untuk dijadikan instropeksi kedepan.

Akhir kata, semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi pembaca, khususnya pada civitas akademika. Demikianlah yang dapat kami sampaikan. Wassalamualaikum.

Semarang, 02 Juni 2010

(3)

iii

D E P A R T E M E N P E N D I D I K A N N A S I O N A L U N I V E R S I T A S D I P O N E G O R O

FAKULTAS ILMU BUDAYA

Jl. Hayam Wuruk No. 4 Semarang 50241, Telepon/ Faksimili (024) 8311444

Nomor : /H7.3.6/AK/2010 Lampiran :

Perihal : Surat Pengantar Kepada

Yth.

Kepala Perpustakaan

Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga – Jawa Tengah

Yang bertanda tangan di bawah ini, Pembantu Dekan I Fakultas Ilmu Budaya Universitas Diponegoro Semarang, dengan ini menerangkan bahwa mahasiswa :

Nama/ NIM :

Anshor Uluum Id Hudha (A2D008005)

M. Jevi Rian Aipasha (A2D008040)

Oktavianus N. A. (A2D008043)

Yekti Widya Murti (A2D008060)

Leksono Tri Wijaya (A2D008066)

Semester : 4 (empat)

Jurusan : Program Reguler I S1 Ilmu Perpustakaan

Akan mengadakan : Kunjungan dan Observasi ke UPT Perpustakaan Universitas Kristen Satya Wacana.

Untuk keperluan : 1. Memenuhi tugas mata kuliah Teknologi Informasi; 2. Study Banding dalam Automasi Perpustakaan.

Waktu : 18 Mei 2010

Atas perhatian dan kerjasama bapak/Ibu yang bersangkutan, saya ucapkan terima Kasih.

Semarang, 18 Mei 2010 Pembantu Dekan I Fakultas Ilmu Budaya

Prof. Dr. Sutejo K. Widodo, M.Si NIP 196005151985031004

(4)

iv

DAFTAR ISI

Cover. . . i

Kata pengatar. . . .ii

Lampiran Perijinan. . . .iii

Daftar Isi. . . iv

BAB I Pendahuluan. . . 1

BAB II Tinjauan Teoritis. . . .3

BAB III Hasil Observasi dan Analistik. . . .3

BAB IV Penutup. . . .14

Daftar Pustaka. . . .15

(5)

BAB I Pendahuluan

1.1 Latar belakang

Sejarah

Keberadaan Perpustakaan Universitas UKSW (PU-UKSW) dimulai bersamaan dengan didirikannya Perguruan Tinggi Pendidikan Guru Kristen Indonesia (PTPGKI) pada tanggal 20 November 1956.

Ketika itu PTPGKI menempati beberapa ruang di kompleks perkantoran Gereja Kristen Jawa Tengah (GKJT) yang berlokasi di Jalan Dr. Sumardi 5 Salatiga.

Perpustakaan pindah ke lokasi kampus Universitas Kristen Satya Wacana mulai tahun 1967 dan menempati Gedung Dr. Hayes Student Centre (sekarang Gedung Fakultas Seni Pertunjukan, di depan Gedung F).

Mulai tahun 1970, PU-UKSW menempati gedung perpustakaan berlantai dua dengan nama Perpustakaan Pusat.

Pada tahun 1992 Gedung Perpustakaan Pusat direnovasi dan diberi nama Gedung Notohamidjojo.

Mulai bulan Desember 1993, Perpustakaan menempati sebagian Lantai 1, Lantai 2, 3 dan sebagian Lantai 4 dari Gedung Notohamidjojo.

Gedung ini dilengkapi dengan sebuah lambang berupa kaca patri menggambarkan 4 figur wanita terkenal dalam cerita pewayangan, yaitu:

 Dewi Saraswati yang menggambarkan Pengetahuan  Dewi Kamaratih yang menggambarkan Persahabatan  Dewi Sri yang menggambarkan Pengertian

(6)

 Dewi Kunthi yang menggambarkan kearifan.

Sejak tahun 1995 Perpustakaan menggunakan nama "Perpustakaan Universitas - UKSW" untuk menunjukkan bahwa pelayanan perpustakaan dikelola secara tersentral.

Sempat beberapa tahun mengelola Pelayanan Cabang Pascasarjana dan Penelitian, dan Pelayanan Cabang Biblioterapi; namun dengan berkembangnya dan bertambahnya program studi maka Pelayanan Cabang Biblioterapi dilebur menjadi Laboratorium Konseling - Fakultas Psikologi. Sedangkan Pelayanan Cabang Pascasarjana dan Penelitian beralih fungsi sebagai Ruang Baca Pascasarjana dan dilayani di Gedung G 103 sejak Agustus 2007.

1.2 tujuan dan manfaat

tujuan dan manfaat dari research kami di upt perpustakaan UKSW, yang terletak di gedung Notohamidjojo adalah memberi informasi mengenai aplikasi teknologi informasi yang ada di UPT perpustakaan UKSW.

Dalam makalah ini kami menjelaskan berbagai macam aplikasi perpustakaan yang terdapat di UPT perpustakaan UKSW (Universitas Kristen Satya Kencana). Yang nantinya bisa di manfaatkan oleh UPT Perpustakaan Perguruan tinggi lainnya.

1.3 Rumusan Masalah

Perkembangan teknologi sekarang sudah semakin pesat dan berkembang dengan cepat. Begitu pula dengan teknologi informasi di bidang perpustakaan yang semakin memanjakan pengguna/user perpustakaan dalam memanfaatkan layanan jasa perpustakaan dan

mempermudah pustakawan dalam hal pengelolaan sehingga pelayanan dapat maksimal. Terlebih pada perpustakaan UKSW yang penulis amati sebagai obyek observasi. Penulis mencoba mencari tahu apa dan bagaimana perkembangan TI yang sedang dipakai.

(7)

BAB II tinjauan teoritis

2.1 Pustakawan UKSW

Dalam organisasi perpustakaan UKSW semua pustakawan dibagi beberapa divisi, yaitu: 1. Divisi Akusisi

2. Divisi Proses / Pengolahan 3. Divisi Teknologi Informasi, dan 4. Divisi Sirkulasi

5. Divisi Audio Visual

Dari keempat divisi tersebut seluruh tugas terkait dari berbagai macam pustakawan. Karena jumlah pustakawan yang terbatas sehingga seluruh pustakawan harus fleksibel (dapat merangkap pekerjaan/divisi lainnya).

2.2 Aplikasi Teknologi Informasi

Aplikasi teknologi informasi sudah diterapkan dalam system perpustakaan di UKSW. Salah satu contohnya, yaitu:

1. Sistem Otomasi

2. Sistem Keamanan Bahan Perpustakaan.

3. Sistem Peminjaman dan Pengembalian Bahan Perpustakaan 4. Sistem Jaringan / Web.

Aplikasi teknologi informasi di UKSW sudah tergolong maju karena dibantu dengan anggaran yang besar guna pengembangan TI di bidang perpustakaan dan sumber daya manusia (pustakawan) yang mengikuti perkembangan IPTEK.

BAB III Hasil Observasi dan Analistik

3.1 Otomasi UNICON di Perpustakaan UKSW

(8)

Sejarah Otomasi Perpustakaan UKSW berawal dari CDI-ISIS -> SIPISIS (Program otomasi perkembangan IPB) -> WINISIS. Setelah mendapat anggaran yang berlebih, maka

perpustakaan UKSW menggunakan otomasi UNICON.

UNICON adalah software otomasi yang cukup lengkap karena memiliki lisensi yang

berstandar internasional. Dealer penjualan otomasi tersebut untuk regional ASIA Tenggara berpusat di Kuala Lumpur, Malaysia. Karena itu bila terjadi trouble atau masalah pada software tersebut sangat sulit untuk menghubungi teknisinya.

Tetapi fitur yang disajikan sangatlah lengkap dibangdingkan otomasi OPEN Source lainnya. Beberapa fitur yang disajikan UNICON yaitu:

1.

Gb. 1 Tampilan Tab Akusisi

Akusisi merupakan pekerjaan untuk pengadaan semua bahan perpustakaan mulai dari pemesanan buku, koleksi VCD/DVD sampai bahan perpustakaan lainnya.

(9)

2.

Gb. 2 Tampilan Tab Cataloging

Merupakan proses penginputan bahan pustaka secara digitalisasi agar bahan perpustakaan dapat terklasifikasikan dan mempunyai wakil dokumen berupa deskripsi bibliografi yang berguna dalam proses temu balik informasi elektronik di OPAC.

(10)

Gb. 3 Tampilan Tab Circultion

Circulation merupakan system peminjaman dan pengembalian buku pada otomasi UNICON.

4.

Gb. 4 Tampilan Tab Configuration

Merupakan pengaturan data dan system pada UNICON. 5.

(11)

Gb. 5 Tampilan Tab Ofline

Ofline merupakan system yang ada pada UNICON untuk membackup data yang ada pada masing-masing bagian layanan jika pada server pusat terjadi tiba-tiba ofline. Jadi data untuk sementara tersimpan pada sub server terlebih dahulu sehingga saat server pusat sudah online kembali, data bisa dapat diakses kembali.

6.

Gb. 6 Tampilan Tab Outreach

Outreach ini berfungsi untuk melihat buku atau koleksi perpustakaan lainnya yang sedang dipinjam atau disewa oleh user atau pemustaka.

(12)

Gb. 7 Tampilan Tab Report

Report digunakan disaat proses pembuatan statistik pengadaan, peminjaman, dan daftar laporan lainnya yang berkaitan dengan proses sirkulasi perpustakaan tersebut.

8.

Gb. 8 Tampilan Tab Requests

Request digunakan untuk temu kembali koleksi perpustakaan. Secara mekanis tab Request sama fungsinya dengan OPAC pada umumnya, tetapi terdapat kelebihan dalam tab request tersebut. Diantaranya, seorang user atau pemustaka yang sedah menjadi member dapat meminta buku bila buku tersebut tidak terdapat dalam koleksi perpustakaan.

(13)

Gb. 9 Tampilan Tab Selection

Selection dalam otomasi UNICON berfungsi sebagai pemberi jaringan antara server kepada klain dalam satu gedung (LAN) dan juga bisa sebagai jaringan eksternal dengan syarat ketentuan harus mengaktifkan Z3950 yaitu suatu protokol dalam pengakses jaringan sesama pengguna UNICON atau program otomasi yang sudah berbasis US Mach.

10.

Gb. 10 Tampilan Tab Serial Control

Serial Control adalah suatu program yang dibuat oleh UNICON untuk

mengendalikan pengadaan, sirkulasi koleksi berseri atau mutahir contohnya koran, majalah , jurnal dan terbitan berkala lainnya.

(14)

Gb. 11 Tampilan Tab Utility

Utility dalam UNICON berguna untuk pengaturan konfigurasi dan settingan dalam sistem tersebut. Mulai dari pengaturan sistemnya, font, format, dan lain sebagainya.

3.2 PIK Net (Pusat Informasi Kompas)

PIK Net adalah elektronik kliping milik kompas, PIK Net sendiri harus dilanggan seperti koran cetak yang terbit setiap hari. PIK Net tidak jauh berbeda dengan Proquest atau EBSCO. Untuk menggunakan PIK Net harus memasukkan User name dan password yang telah disediakan oleh admin. Jadi bila user menggunakan PIK Net harus meminta bantuan kepada pemustaka. Dan ini adalah Home atau beranda dari tampilan PIK Net

Gb. 12 Tampilan Home PIK Net

(15)

3.3 Web Perpustakaan UKSW

Dalam perkembangannya perpustakaan UKSW pernah memegang rekor menjadi perpustakaan digital terbaik di Asia Tenggara itu disebabkan karena sistem otomasi dan Web perpustakaan UKSW yang sangat baik.

Gb. 14 Tampilan Home Web Perpustakaan UKSW

Tampilan Home Web Perpustakaan UKSW hanya dapat di Log In oleh mahasiswa dan dosen UKSW. Karena untuk mahasiswa tersebut sudah dapat nomor ID dan Password, jadi tidak semua pengunjung dapat masuk atau Log In dalam Web tersebut.

(16)

Need material dalam web perpustakaan UKSW di gunakan untuk mencari buku dan bahan koleksi yang terdapat di perpustakaan. Dengan memasukan keyword yang sesuai dan di inginkan. Mulai dari nama judul, nama pengarang, subjek, bahkan harga buku buku tersebut.

Gb. 16 Tampilan Tab Library Catalog a

Library catalog berisi daftar bibliografi dan keterangan lainya yang mewakili suatu buku atau bahan perpustakaan lainnya.

(17)

Libarary catalog b lebih berisi informasi yang mendalam (detail) tetapi hanya terdapat 1 bahan perpustakaan saja yang dapat di lihat secara detail.

Gb. 18 Tampilan Tab Find It Fast!

Find it fast adalah pencari bahan perpustakaan dengan otomasi UNICON dengan media gambar (menggunaka cover buku atau bahan cover CD/VCD).

(18)

BAB IV Penutup

4.1 Kesimpulan

Aplikasi yang terdapat di perpustakaan UKSW sudah tergolong maju. Karena penerapan konsep yang menginginkan perpustakaan tersebut menjadi perpustakaan yang total dalam digital. Itu di buktikan dengan dengan di tiadakannya lemari katalog. Dengan menggunakan seutuhnya katalog digital.

Dan dari hasil observasi yang sangat unik adalah saat para wisudawan harus

mengumpulkan softcopy skripsi dan tesisnya saat menyelesaikan studinya di UKSW. Jadi perpustakaan UKSW tidak menerima skpripsi dan tesis dalam bentuk hardcopy.

Karena mereka memiliki alasan bahwa, ruang atau gedung yang di pakai untuk menyimpan bahan perpustakaan tersebut sudah tidak dapat menampung lagi. Memang dalam

perkembangannya perpustakaan UKSW cukup berani melakakukan inovasi yang sangat riskan, karena bila seluruh data yang ada di pusat server hilang mungkin saja seluruh koleksi yang terdapat dalam perpustakaan tersebut juga hilang.

Itulah yang harus di evaluasi, kalau proses digitalisasi tidak selamanya berjalan lurus, masih terdapat kekuarangannya. Karena sistem “back up” secara manual juga penting.

4.2 Saran

Sistem digitalisasi secara total juga tidak harus di terapkan dalam perpustakaan modern, karena setiap inovasi dan perkembangan ilmu juga memiliki kelemahan, salah satunya ada yang kami sebutkan tadi. Bila terjadi serangan virus atau kehilangan data karena kesalaha teknis dalam komputerisasi. Data tersebut dapat hilang, dan sangat sulit untuk di temukan kembali.

Dari sistem yang di terapkan di UPT perpustakaan UKSW masih harus menambahkan sistem manual, contohnya adalah dengan menggunakan lemari katalog untuk proses pem”back up” bila terjadi gangguan pada sistem jaringan dan komputerisasi perpustakaan UKSW.

(19)

DAFTAR PUSTAKA

2009. “layanan perpustakaan digital”. www.uksw.ac.id_{. (18 Mei 2010)}

(20)

LAMPIRAN

Gab. Server a. (pusat data) Perpusakaan UKSW

Gab. Server b. (secara Close Up)

(21)

Gab. Perangkat keras (hardwere) OPAC

Gab. Koleksi Audio Visual Perpustakaan UKSW

(22)

Gab. Koleksi Skripsi dan Koleksi Ilmiah

Gab. Ruangan Koleksi Referensi

(23)