BAB III
DATA PERUSAHAAN
III.1 Sejarah Perusahaan
PT Toyota Astra Financial Services (TAFS), dikenal sebagai TA Finance, adalah perusahaan kerjasama antara Toyota Financial Services Corporation, Japan dan PT Astra International Tbk., dimana kepemilikannya masing-masing 50%. Pada 3 Februari 2006, TA Finance membeli saham PT KDLC Bancbali Finance yang merupakan perusahaan kerjasama antara Korea Development Leasing Corporation dan Bank Bali terkait dengan ditutupnya izin pendirian multifinance baru pada tahun 2002 oleh Menteri Keuangan Boediono. TA Finance menyediakan layanan jasa pembiayaan untuk kepemilikan kendaraan Toyota. Produk pembiayaan yang disediakan oleh TA Finance terdiri dari:
1. Pembiayaan konsumen
Ditujukan bagi pelanggan individual yang akan membeli kendaraan untuk keperluan non-komersial.
2. Pembiayaan usaha/bisnis
Merupakan solusi pembiayaan yang dirancang khusus untuk mendukung bisnis klien.
3. Sewa guna usaha kendaraan (lease)
Produk ini disediakan bagi badan usaha yang memerlukan layanan pembiayaan dalam bentuk penyewaan dan cocok untuk pembiayaan yang melibatkan jumlah unit kendaraan yang besar.
TAFS secara formal didirikan pada 4 Agustus 2006 walaupun telah beroperasi sejak awal Mei 2006. Saat ini, TAFS mempunyai kantor perwakilan di 5 kota, yaitu Surabaya, Bandung, Semarang, Bogor, dan Denpasar. PT Toyota Astra Financial Services beserta kantor perwakilannya di seluruh Indonesia, berkantor pusat di Jakarta yang didirikan berdasarkan Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor: C-06037 HT.01.04.TH.2006 dan Akta Notaris Ny. Enimarya Agoes Suwarko, S.H. Notary Nomor 30 tanggal 15 April 1994 Jo Akta Notaris Linda Herawati, S.H. Nomor 13 tanggal 3 Februari 2006.
PT Toyota Astra Financial Services, yang memiliki visi ”Menjadi pilihan utama dalam solusi pembiayaan kendaraan Toyota dengan pelayanan yang prima” dan misi “Memberi yang terbaik bagi pelanggan, menjadi mitra Toyota dalam mencapai keberhasilan jangka panjang, memberi manfaat yang berkelanjutan bagi pemegang saham, menjadi perusahaan pilihan untuk berkarya, dan membawa kemakmuran bagi masyarakat” ini, berkantor pusat di Mega Plaza Building 8th
Floor, Jl. H.R. Rasuna Said Kav. C-3 Jakarta 12920.
Sampai dengan bulan Maret 2007, PT Toyota Astra Financial Services memiliki 95 orang karyawan tetap dan 22 orang karyawan kontrak.
III.2 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
Setiap organisasi mempunyai tujuan yang ingin dicapainya. Pencapaian tujuan ini dapat terwujud bilamana mendapat dukungan dari karyawannya dan setiap karyawan mengetahui dengan jelas mengenai tugas dan tanggung jawab yang diembannya. Struktur organisasi menggambarkan hubungan di antara beraneka fungsi dan aktivitas organisasi dengan memperlihatkan individu, kelompok, dan departemen yang bertanggung jawab atas pelaksanaan fungsi tersebut. Selain itu, struktur organisasi berperan dalam mengidentifikasikan deskripsi pekerjaan pada setiap posisi pekerjaan dan hubungan diantara posisi-posisi tersebut. Struktur organisasi juga menentukan bagaimana mengalokasikan sumber daya manusia pada berbagai tugas. Oleh karena itu, struktur organisasi dimaksudkan agar pembagian wewenang dan tanggung jawab menjadi jelas sehingga tujuan organisasi dapat tercapai.
PT Toyota Astra Financial Services menggunakan struktur organisasi fungsional. Berikut ini sebagian dari struktur organisasi PT Toyota Astra Financial Services yang relevan dengan bahasan dalam skripsi ini adalah sebagai berikut:
URAIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PT TOYOTA ASTRA FINANCIAL SERVICES
PT Toyota Astra Financial Services belum memiliki job descriptions secara tertulis. Berikut ini adalah uraian tugas dan tanggung jawab PT Toyota Astra Financial Services yang diperoleh dari keterangan lisan dengan Organization Development
Department Head sebagai berikut:
1. RUPS
Tugas dan wewenang dari RUPS adalah sebagai berikut:
a. Memperoleh segala keterangan yang berkaitan dengan kepentingan perseroan dari Direksi dan / atau Komisaris.
b. Merupakan pemberi modal utama.
c. Menyelenggarakan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) untuk menentukan kebijakan perusahaan pada tahun yang akan datang.
d. Memberikan suaranya sesuai dengan besarnya kepemilikan dalam RUPS. e. Mengangkat dan memberhentikan Dewan Komisaris.
2. Board of Commissioner
Tugas dan wewenang dari Board of Commissioner adalah sebagai berikut: a. Mengangkat Dewan Direksi.
b. Memberhentikan untuk sementara anggota Direksi dari jabatannya apabila anggota Direksi melakukan tindakan yang bertentangan dengan anggaran dasar atau bertindak tidak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku di Republik Indonesia.
c. Mengawasi kebijaksanaan Direksi dalam menjalankan perseroan serta memberikan nasihat kepada Direksi.
d. Memberikan petunjuk terhadap berbagai rencana kebijakan perusahaan sebelum rencana tersebut diajukan ke RUPS.
e. Memberi tanggapan terhadap laporan keuangan bulanan, kuartalan, dan tahunan yang disiapkan oleh Direksi melalui keputusan rapat Dewan Komisaris.
f. Berhak untuk memeriksa catatan dan dokumen dan kekayaan perseroan selama jam kerja perseroan dalam rangka menjalankan tugas mereka.
3. Board of Director
Tugas dan wewenang dari Board of Commissioner adalah sebagai berikut: a. Mewakili perseroan baik di dalam maupun di luar pengadilan.
b. Memberikan semua informasi berkenaan dengan perseroan yang diperlukan oleh Dewan Komisaris dalam rangka menjalankan tugas mereka.
c. Membuat rencana kebijakan dan strategi operasional perusahaan.
d. Menjalankan operasional perusahaan berdasarkan kebijakan dan sasaran yang telah ditetapkan.
e. Membuat dan memelihara Daftar Pemegang Saham, risalah RUPS, dan risalah Rapat Direksi
f. Menyelenggarakan pembukuan perseroan.
g. Dapat mengajukan permohonan ke Pengadilan Negeri agar perseroan dinyatakan pailit berdasarkan keputusan RUPS.
h. Memberi kuasa tertulis kepada 1 (satu) orang karyawan perseroan atau lebih atau orang lain untuk dan atas nama perseroan melakukan perbuatan hukum tertentu.
i. Bertanggung jawab penuh dalam melaksanakan tugasnya melakukan pengurusan perseroan untuk kepentingan perseroan dalam mencapai maksud dan tujuan perseroan.
4. President Director
Tugas dan wewenang dari President Director adalah sebagai berikut: a. Menandatangani risalah Rapat Direksi
b. Menandatangani Daftar Pemegang Saham dan surat saham mengenai pemindahan hak atas saham.
c. Menandatangani pengubahan anggaran dasar.
d. Menandatangani setiap pencatatan atau perubahan atas Daftar Pemegang Saham dan Daftar Khusus.
5. Vice President Director
Tugas dan wewenang dari Vice President Director adalah sebagai berikut: a. Menandatangani pengubahan anggaran dasar.
b. Menandatangani setiap pencatatan atau perubahan atas Daftar Pemegang Saham dan Daftar Khusus.
c. Menandatangani Daftar Pemegang Saham dan surat saham mengenai pemindahan hak atas saham.
6. Quality & Standardization Department
Bertanggung jawab kepada: President Director dan VP Director
Tugas dan wewenang dari Quality & Standardization Department adalah sebagai berikut:
a. Memastikan tercapainya tujuan perusahaan melalui implementasi sistem pengendalian mutu (quality control system).
b. Meningkatkan kesadaran kualitas dengan menjalankan program perbaikan yang berkelanjutan.
c. Memastikan seluruh proses kerja terdokumentasi sesuai standar dokumentasi. d. Meningkatkan kesadaran kualitas dengan menjalankan program perbaikan yang
berkelanjutan.
7. Corporate Business Planning Department
Bertanggung jawab kepada: President Director dan VP Director Tugas dan wewenang CBP Department adalah sebagai berikut:
a. Memfasilitasi pengaturan Perencanaan Induk organisasi (Visi, Misi, Market
Differentiation, Strategi Bisnis, Rencana Lima Tahunan, Rencana Satu Tahun).
b. Memastikan semua aktivitas organisasi berjalan sesuai dengan Perencanaan Induk Organisasi (Rencana Lima Tahunan, Rencana Satu Tahun) dengan memonitor kemajuan aktivitas (mengumpulkan dan menganalisa laporan, mengkoordinasi rapat / pertemuan, dan rapat laporan kemajuan).
c. Memastikan aktivitas PDCA (Plan-Do-Check-Action) berjalan sesuai dengan jadwal.
8. Corporate Legal & Compliance Department
Bertanggung jawab kepada: President Director dan VP Director
Tugas dan wewenang Corporate Legal & Compliance Department adalah sebagai berikut:
a. Dengan mempertimbangkan kebutuhan dan kepentingan stakeholder, meyakinkan semua aktivitas organisasi berjalan sesuai dengan kebijakan organisasi dan pemerintah, dan perjanjian lain dengan pihak ketiga (compliance). b. Mempublikasikan laporan eksternal dengan koordinasi dari departemen/divisi
terkait.
c. Mengatur persiapan RUPS dan RUPSLB, beserta implementasinya sampai ditindak lanjuti hasil RUPS dan RUPSLB.
d. Membuat draft, mengesahkan, dan mendistribusikan SK (kebijakan organisasi). e. Memastikan kelengkapan dokumen legal (seperti: Berita Acara Rapat, dokumen
kerjasama, dan lain-lain).
f. Memecahkan masalah organisasi yang berhubungan dengan hukum.
9. Corporate Internal Audit Department
Bertanggung jawab kepada: President Director dan VP Director
Tugas dan wewenang Corporate Internal Audit Department adalah sebagai berikut: a. Memastikan semua aktivitas organisasi berjalan sesuai dengan kebijakan
organisasi melalui proses auditing (planning, examining, reporting, and follow
up).
b. Menjalankan review proses pengendalian internal dalam rangka
c. Menyediakan rekomendasi strategis ketika organisasi mengalami perubahan, terutama perubahan yang berhubungan dengan risiko bisnis.
d. Mengkoordinasi proses audit dengan eksternal auditor.
10. Human Resources & General Affair (HRGA) Division
Membawahi: Human Resources Organization Development Department Head,
Human Resources Competency Development Department Head, Human Resources Services Department Head, dan General Affair Department Head.
Tugas dan wewenang HRGA Division Head adalah sebagai berikut:
a. Bertanggung jawab atas kualitas dan kuantitas sumber daya manusia berdasarkan pertumbuhan dan kebutuhan organisasi.
b. Bertanggung jawab atas sumber daya fisik dan pengelolaan masalah umum berdasarkan kebijakan dan peraturan perusahaan.
10.1. Human Resources Organization Development Department Head Membawahi: Organization Development Staff
Tugas dan wewenang HR Organization Development DH adalah sebagai berikut:
a. Memfasilitasi proses perencanaan sumber daya manusia (man power
plan) untuk masa sekarang dan yang akan datang.
b. Merancang dan mengimplementasi sosialisasi dan internalisasi program Budaya dan Nilai Organisasi.
c. Mengoptimalkan kuantitas dan kualitas sumber daya manusia (termasuk perencanaan tenaga kerja dan penyusunan struktur organisasi).
d. Memfasilitasi survei kepuasan karyawan. e. Menyusun Key Performance Indicator (KPI)
10.1.1. Organization Development Staff
Tugas dan wewenang OD Staff adalah sebagai berikut:
a. Mengembangkan dan mensosialisasikan norma, pedoman atau harapan organisasi kepada karyawan serta mengendalikan perilaku dari anggota organisasi.
b. Menyediakan struktur organisasi yang mendukung strategi organisasi termasuk menyusun dan mengkoordinasikan job
descriptions
10.2. Human Resources Competency Development Department Head Membawahi: Competency Development Staff
Tugas dan wewenang Human Resources Competency Development DH adalah sebagai berikut:
a. Mengembangkan karir karyawan sesuai dengan kebutuhan organisasi. b. Merancang pengembangan kompetensi karyawan dengan pelatihan. c. Menjalankan kurikulum pelatihan termasuk proses administrasinya.
10.2.1. Competency Development Staff
Tugas dan wewenang Competency Development Staff adalah sebagai berikut:
a. Mengembangkan dan mengimplementasikan program untuk meningkatkan kompetensi dan efektivitas dari sumber daya manusia organisasi termasuk merancang program, menentukan biaya/keuntungan proyek, me-review dan mengevaluasi efektivitas program.
b. Mengatur pelaksanaan internal dan external training
10.3. Human Resources Services Department Head
Membawahi: Industrial Relations Staff, Human Resources Services Staff, dan
Payroll Admin
Tugas dan wewenang Human Resources Services DH adalah sebagai berikut: a. Mendukung manajemen dengan menyediakan karyawan yang memiliki
kualifikasi, memperoleh dan memotivasi karyawan, serta mempekerjakan dan memberhentikan karyawan.
b. Mengembangkan dan mengimplementasikan rencana dan program kompensasi karyawan.
c. Memastikan ketaatan pada peraturan ketenagakerjaan.
d. Berpartisipasi pada pengembangan karir dan mendiskusikan career path dengan manajer lini serta merekomendasikan kandidat yang tepat untuk promosi.
10.3.1. Industrial Relations Staff
Tugas dan wewenang Industrial Relations Staff adalah sebagai berikut:
a. Mengembangkan dan mengarahkan implementasi rencana, kebijakan, dan program yang mempengaruhi hubungan organisasi dengan karyawan serta perwakilannya termasuk menginvestigasi dan memecahkan masalah hubungan ketenagakerjaan sehari-hari baik secara langsung atau melalui manajer lini.
b. Menyiapkan Peraturan Perusahaan, mendistribusikan, dan memastikan bahwa karyawan mengetahuinya.
10.3.2. Human Resources Services Staff
Tugas dan wewenang Human Resources Services Staff adalah sebagai berikut:
a. Mengembangkan dan mengimplementasikan program untuk merekrut dan memilih SDM yang disyaratkan untuk memenuhi kebutuhan organisasi.
b. Melaksanakan pencarian calon karyawan.
c. Melaksanakan seleksi, penerimaan, dan penempatan karyawan.
10.3.3. Payroll Admin
Tugas dan wewenang Payroll Admin adalah sebagai berikut: a. Melaksanakan proses penggajian dengan tepat waktu. b. Menjalankan proses penggajian (gaji dan tunjangan lain)
c. Menyediakan laporan pembayaran gaji.
10.4. General Affair Department Head
Membawahi: Asset Management & EHS (Environment, Healthy, and Safety)
Staff, Purchasing & Services Staff, dan GA Admin
Tugas dan wewenang General Affair DH adalah sebagai berikut:
a. Menyediakan sumber daya fisik dan pelayanan umum untuk mendukung aktivitas operasional berdasarkan kebutuhan organisasi, kebijakan pemerintah, dan kebijakan organisasi.
b. Menentukan supplier penyedia sumber daya fisik dan pelayanan umum dengan mempertimbangkan kualitas, biaya, dan pengiriman.
c. Mempromosikan green company.
d. Mengelola keamanan asset organisasi dan pemeliharaannya.
10.4.1. Asset Management & Environment, Healthy, and Safety Staff
Tugas dan wewenang Asset Management & EHS Staff adalah sebagai berikut:
a. Memelihara dan memperbaiki seluruh peralatan dan gedung perusahaan demi kelangsungan operasi termasuk menyiapkan rancangan dan spesifikasi dan mengestimasi biaya renovasi, modifikasi, ekspansi atau instalasi fasilitas pabrik.
b. Membuat kebijakan, standarisasi, program, dan evaluasi terhadap kesehatan, keamanan, dan keselamatan kerja.
10.4.2. Purchasing & Services Staff
Tugas dan wewenang Purchasing & Services Staff adalah sebagai berikut:
a. Memastikan pembelian ekonomis pada biaya optimum dan tepat waktu dan termasuk menyediakan prosedur dan standarnya.
b. Mengelola rencana outsourcing dengan mempersiapkan jadwal kerja untuk karyawan administratif serta memonitor kinerja karyawan yang bersangkutan.
10.4.3. General Affair Admin (GA Admin)
Tugas dan wewenang GA Admin adalah sebagai berikut: a. Membeli perlengkapan dan peralatan kantor.
b. Mengelola asset perusahaan termasuk mencatat, memberi kode, mengawasi, dan mengevaluasi asset.
III.3 Manajemen SDM di Perusahaan
PT TAFS sudah mempunyai Standard Operating Procedures (SOP) secara tertulis hanya untuk perekrutan karyawan, penilaian kinerja, dan pelatihan dan pengembangan sedangkan untuk prosedur dan aturan tentang PHK mengacu pada buku Peraturan Perusahaan 2006-2008. Berikut ini akan dijelaskan beberapa fungsi SDM pada PT TAFS:
1. Perencanaan
Proses perencanaan karyawan pada PT TAFS meliputi:
1) Pada awal tahun telah ditetapkan jumlah Man Power Plan (MPP) yang diperlukan untuk tahun berjalan dan yang akan datang. Penentuan jumlah MPP sesuai dengan formula yang telah dirumuskan oleh Organization
Development Department Head.
2) MPP yang telah dirumuskan harus memperoleh persetujuan Board of
Director (BOD).
3) Setelah jumlah MPP disetujui oleh BOD, maka dilakukan proses perekrutan karyawan sesuai jumlah karyawan yang dibutuhkan oleh perusahaan.
2. Perekrutan dan Seleksi
Berikut ini adalah proses perekrutan dan seleksi pada PT TAFS meliputi:
1) Pengajuan permohonan perekrutan karyawan oleh user. Bila permohonan sudah sesuai dengan Man Power Plan (MPP), proses dilanjutkan ke tahap selanjutnya. Apabila permohonan tidak sesuai dengan MPP, maka permohonan harus mendapat persetujuan BOD.
2) Tahap selanjutnya adalah pengidentifikasian kebutuhan karyawan yang dilakukan melalui pencarian bank data yang ada di perusahaan. Bank data calon karyawan diperoleh melalui pemasangan iklan, surat lamaran yang masuk dalam perusahaan, data referrals, data lulusan dari lembaga pendidikan, data dari ARC (Astra Recruitment Center), dan sumber lainnya. 3) Proses sortir administrasi
Dari bank data yang masuk, user atau HR melakukan proses sortir administrasi terhadap lamaran sesuai dengan persyaratan posisi yang dibutuhkan.
4) Tes masuk
Kandidat yang lolos sortir administrasi harus melakukan tes psikologi atau
interview yang dilakukan secara simultan. Namun, gagalnya kandidat pada
proses tersebut akan menggagalkan yang bersangkutan menuju proses selanjutnya, kecuali mendapat persetujuan khusus.
5) Proses tes psikologi dapat dilakukan oleh lembaga-lembaga penyedia tes psikologi yang ditunjuk. Kandidat tidak harus melalui proses tes psikologi, apabila:
a. Kandidat adalah mutasi dari Astra Group yang lain, dimana data tes psikologi sesuai dengan posisi yang dibutuhkan dan dapat dialihkan dari perusahaan Astra Group.
b. Eks karyawan TAFS yang telah mengundurkan diri kurang dari 2 tahun dan diproses kembali sebagai calon karyawan pada golongan yang sama. c. Atas persetujuan Direksi.
6) Interview
Proses interview dilakukan oleh user atau HR untuk mengetahui kecocokan kandidat terhadap posisi yang dibutuhkan.
• Untuk golongan III dan ke bawah, interview user dilakukan hingga level
Head atau 2 orang Branch Manager dengan persetujuan Department Head yang setara.
• Untuk golongan IV dan ke atas, interview dilakukan hingga Division
Head dan Director.
Pengaturan golongan karyawan adalah sebagai berikut:
a. Golongan I, dengan sub golongan A - F : Administrator
b. Golongan II, dengan sub golongan A- F : Administrator / Clerk c. Golongan III, dengan sub golongan A - F : Officer
d. Golongan IV, dengan sub golongan A – F : Staff / Supervisor / Junior Manager e. Golongan V, dengan sub golongan A – F : Manager / Senior
Manager
f. Golongan VI, dengan sub golongan A - F : General Manager g. Golongan VII, dengan sub golongan A - F : Director / CEO 7) Medical check up
Setelah kandidat lolos dari tes psikologi dan interview, maka kepada mereka akan diminta untuk melakukan medical check up khususnya kepada kandidat yang merupakan calon karyawan tetap ataupun karyawan kontrak dengan masa kontrak minimal 6 bulan. Medical check up dilakukan pada
laboratorium yang ditunjuk oleh perusahaan. Kandidat dapat tidak melalui proses Medical check up apabila:
a. Mutasi dari Astra Group.
b. Eks karyawan Astra Group yang telah melakukan Medical check up kurang dari 6 bulan dan diproses kembali sebagai kandidat.
c. Eks karyawan TAFS yang telah mengundurkan diri kurang dari 1 tahun dan diproses kembali sebagai calon karyawan.
d. Atas persetujuan Direksi. 8) Offering
Kandidat yang dinyatakan fit bekerja dalam medical check up akan diberikan
offering mengenai paket remunerasi sesuai dengan posisi dan atau
kompetensi yang dimiliki oleh kandidat.
Dari hasil pengamatan, interview dengan HR Services Staff, dan dokumentasi diketahui bahwa divisi HR belum mempunyai database pelamar sehingga HR tidak mengetahui pelamar yang sudah melamar 2 kali, pemeriksaan referensi dari calon karyawan yang potensial belum dilakukan secara cermat, dan lamaran dapat dikirim pelamar melalui surat maupun email. Namun, lamaran yang dikirim melalui email belum diproses lebih lanjut karena perusahaan menyatakan bahwa lamaran yang masuk melalui email biasanya menghasilkan tingkat kehadiran kandidat/pelamar yang rendah.
3. Penempatan
Apabila kandidat menerima offering yang ditawarkan oleh perusahaan, karyawan diberitahukan bahwa yang bersangkutan sudah menjadi karyawan perusahaan dan karyawan mulai bekerja sesuai tanggal yang telah disepakati.
Persyaratan umum untuk diterima sebagai karyawan adalah: 1) Warga Negara Indonesia
2) Berusia minimum 18 tahun pada saat penerimaan 3) Berbadan dan berjiwa sehat
4) Memenuhi tuntutan persyaratan jabatan pada saat penerimaan
5) Bersedia mentaati peraturan-peraturan dan tata tertib yang berlaku dalam perusahaan
6) Tidak terlibat dalam kegiatan keanggotaan dari partai/organisasi yang dilarang oleh pemerintah
7) Tidak terlibat dalam hubungan kerja secara formal dengan pihak/subyek hukum lain
8) Tidak mempunyai hubungan kerabat dalam perusahaan (sesuai SK HRD) Dari hasil pengamatan, dokumentasi, dan konfirmasi dengan beberapa karyawan diketahui bahwa perusahaan belum mempunyai program orientasi formal untuk karyawan baru.
4. Penilaian Kinerja (Performance Appraisal)
Prosedur penilaian kinerja di PT TAFS adalah sebagai berikut:
1. Pertama kali karyawan bekerja harus mengisi Individual Performance Plan (IPP). IPP berisi program atau peran yang harus dilaksanakan oleh karyawan yang bersangkutan, bobot kerja dari keseluruhan tugas dan tanggung jawab, kegiatan yang dilakukan dalam tugas atau peran tersebut, target, anggota yang terlibat dalam project, due date, schedule, dan budget. IPP ini disetujui oleh atasan langsung dari karyawan yang bersangkutan dan Human
Resources Director.
2. Perusahaan melakukan penilaian kinerja terhadap karyawan setiap 1 tahun sekali pada bulan Oktober. Hasil dari penilaian kinerja dicantumkan dalam
Performance Evaluation Form. Kriteria penilaian kinerja berdasarkan target
yang dicapai.
3. Perusahaan melakukan penilaian kinerja terhadap karyawan yang telah menyelesaikan 3 bulan masa percobaannya.
Dari hasil pengamatan dan dokumentasi diketahui bahwa perusahaan belum mempunyai KPI. Selama ini, perusahaan menilai kinerja karyawan berdasarkan
Individual Performance Plan (IPP). Selain itu, divisi HR belum menyampaikan
hasil penilaian kinerja kepada karyawan yang sudah menyelesaikan masa percobaan.
5. Pelatihan dan Pengembangan
Pengembangan karyawan dimulai saat karyawan masuk kerja untuk pertama kali. Dalam menjalankan pekerjaan sehari-hari, karyawan diarahkan oleh atasannya. Biasanya disebut coaching. Bila ternyata setelah di-coaching (diarahkan)
performance kerjanya masih kurang, maka akan digali dari dalam diri karyawan
yang bersangkutan, maka atasan akan melakukan counselling (bimbingan). Hasil dari penilaian kinerja akan menghasilkan informasi mengenai kekuatan dan kelemahan dari karyawan yang bersangkutan. Kekuatan dan kelemahan karyawan akan di follow up dengan mencantumkan kompetensi yang dibutuhkan oleh karyawan yang bersangkutan sesuai dengan posisi yang dimilikinya saat ini serta jenis training untuk meningkatkan kompetensi karyawan tersebut dalam
Competency Evaluation Form. Perusahaan menyelenggarakan 2 jenis training,
yaitu: internal dan eksternal training. (flow process dari internal dan external
training terdapat di lampiran L13-L15)
Dari hasil pengamatan dan dokumentasi diketahui bahwa PT TAFS mempunyai program pelatihan dan pengembangan tetapi perusahaan belum mengadakan test awal, test akhir, dan post training test untuk internal training.
6. Perencanaan Karier
Dari hasil interview dan dokumentasi diketahui bahwa PT TAFS belum mempunyai career path untuk karyawannya. Perusahaan belum mempunyai prosedur promosi, transfer, dan demosi jabatan secara tertulis. Hal ini dikarenakan perusahaan baru beroperasi sejak Mei 2006.
7. Pemutusan Hubungan Kerja
PT TAFS berusaha maksimal mencegah terjadinya Pemutusan Hubungan Kerja (PHK). Namun, jika dalam keadaan-keadaan memaksa perusahaan akan melakukan PHK. PHK dapat terjadi dalam hal:
1) Dalam masa percobaan 2) Mengundurkan diri
3) Berakhirnya hubungan kerja waktu tertentu 4) Sakit berkepanjangan
5) Tidak mampu bekerja (medically unfit) 6) Meninggal dunia
7) Pensiun
8) Pelanggaran tata tertib kerja
9) Karyawan ditahan oleh pihak yang berwajib 10) Rasionalisasi
11) Tidak cakap bekerja
Dari hasil pengamatan dan dokumentasi diketahui bahwa divisi HR belum melakukan exit interview terhadap karyawan yang akan keluar karena mengundurkan diri.
8. Berdasarkan hasil pengamatan, tanya jawab dengan karyawan, dan dokumentasi, ditemukan beberapa indikasi permasalahan secara umum, antara lain:
a. Perusahaan belum memiliki job descriptions dan job requirements secara tertulis.
b. Adanya perangkapan jabatan Human Resources and General Affair Division
Head dengan Human Resources Director
c. Posisi Industrial Relations Staff belum ada yang menempati d. Perusahaan belum melakukan survei atas kepuasan karyawan.
