BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

(1)

43

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Setelah penulis mempelajari sistem yang sedang berjalan dan mengetahui masalah-masalah yang ada pada sistem berjalan, maka penulis mencoba menjelaskan lebih lanjut mengenai sistem komputerisasi. Dalam sistem usulan akan dijelaskan mengenai prosedur sistem usulan, proses alir data, spesifikasi sistem, usulan yang berisikan dokumen masukan, dokumen keluaran, spesifikasi program, spesifikasi program komputer.

Pembentukan sistem yang baru bertujuan dalam mengumpulkan data dan pengolahan datanya dapat dilakukan dengan cepat, tepat, dan akurat dalam menghasilkan data dan informasi yang dapat dipertanggung jawabkan.

Secara umum rancangan sistem usulan diharapkan dapat menyelesaikan permasalahan yang ada sekarang ini. Secara khusus rancangan sistem usulan digunakan untuk meningkatkan mutu kerja karyawan dan citra perusahaan menjadi lebih meningkat.

4.2. Prosedur Sistem Usulan

Prosedur sistem usulan yang penulis susun adalah untuk menambah atau memperbaiki prosedur sistem yang lama yang memiliki kekurangan. Pada prinsipnnya penggambaran sistem usulan sama seperti yang lama, hanya sedikit perubahan yang penulis lakukan. Prosedur sistem ini atara lain:

(2)

1. Pengolahan Surat Masuk

Pengirim menyerahkan surat masuk kepada bagian Umum untuk diperiksa dan dibuatkan disposisi di input ke dalam database. Kemudian surat masuk yang sudah di input disposisinya. Setelah surat masuk yang sudah disposisi ACC oleh Ketua diserahkan kembali ke Pansek (Panitera/Sekretaris) untuk di ACC kembali dan agar diarahkan ke bagian Sub Pansek surat mana akan diteruskan. Bagian Umum akan menyerahkan surat masuk ke Sub Pansek sesuai arahan Pansek (panitera/sekretaris), sebelum diserahkan surat masuk ke Sub Pansek akan di scan dahulu dan di arsipkan di Database dibagian Umum.

2. Pengolahan Surat Keluar

Dari Sub Pansek mengajukan pembuatan Surat keluar ke Pansek. Pansek akan menandatangani surat keluar. Setelah surat keluar di ACC oleh Pansek akan diserahkan kembali ke Ketua untuk meminta persetujuan surat keluar. Ketua memberikan surat keluar yang telah di ACC kembali ke bagian Umum untuk diberi nomor dan di input di form surat keluar. Bagian Umum menyerahkan surat keluar ACC ke Pengirim. Kemudian pengirim menyebarkan surat keluar yang telah di ACC ke instansi terkait dan umum juga mengarsipkan nya di

database Surat Keluar Acc.

3. Proses Pelaporan

Bagian Umum membuat laporan Surat Masuk dan laporan Surat Keluar. Sesuai dengan data Surat masuk disposisi dan data surat keluar. Laporan Surat masuk dan Surat Keluar bisa dicetak perbulan dan pertanggal dan diserahkan kepada Ketua.

(3)

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan

Untuk menggambarkan sistem usulan secara logika, penulis mencoba menggunakan Diagram Alir Data (DAD) yang fungsinya untuk mempermudah pemahaman tentang sistem yang berjalan. Adapun DAD dari Diagram Alir Data sistem usulan, seperti yang tertera dihalaman berikutnya.

SISTEM PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA PENGADILAN NEGERI KELAS 1B 0 PENGIRIM UMUM KETUA PANSEK SUB PANSEK SM SM SMD SMD SMD ACC SMD ACC SMD ACC 2 SMD ACC 2 SK SK SK ACC SK ACC SK ACC 3 SK ACC 2 SK ACC 2 LFSMD LFSMD LFSKD LFSKD Gambar IV.1.

(4)

PENGIRIM KETUA UMUM SUB PANSEK PANSEK SM SM SMD SMD SMD ACC SMD ACC 2 SMD ACC SMD ACC 2 LFSMD LFSKD SK SK ACC SK SK ACC SK ACC 2 SK SK SK ACC 3 SK ACC 2 SM SM SK ACC 3 1 PENGOLAHAN SURAT MASUK 2 PENGOLAHAN SURAT KELUAR 3 PROSES PELAPORAN SK FILE SURAT MASUK D1 FILE SURAT KEUAR D3 LFSMD LFSKD Gambar IV.2.

Diagram Nol Sistem Usulan

Keterangan :

SM : Surat Masuk

SMD : Surat Masuk Disposisi SMD Acc : Surat Masuk Disposisi ACC SMD Acc 2 : Surat Masuk Disposisi ACC ke 2

(5)

LFSMD : Laporan File Surat Masuk Disposisi SK : Surat Keluar

SK ACC : Surat Keluar ACC SK ACC 2 : Surat Keluar ACC ke 2 SK ACC 3 : Surat Keluar ACC ke 3

LFSKD : Laporan File Surat Keluar Disposisi

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

Pada kamus data sistem usulan, penulis merubah struktur data dari beberapa dokumen dari sistem yang sudah berjalan, hal ini dilakukan penulis dalam rangka penyesuaian sistem usulan yang baru, tetapi nama dokumen sama seperti sistem berjalan. Kamus data berjalan tersebut sebagai berikut:

4.4.1. Kamus Data Dokumen Masukan

1. Nama Aliran Data : Surat Masuk

Alias : SM

Bentuk data : Cetakan Komputer Arus data : Pengirim - Proses 1

Proses 1 – Sub Pansek

Penjelasan : Sebagai alat menyampaikan Pengajuan/ Perintah/ Undangan dan Informasi lainnya

Periode :Setiap ada pengajuan/perintah/undangan dan informasi lainnya.

Volume : 2-5 lembar

(6)

Header = Nama Instansi + Alamat + No.telp

Isi =No Surat, tanggal surat, Sifat surat, Perihal,

Footer = Tanda Tangan, Cap Stempel

2. Nama Aliran Data : Disposisi

Alias : -

Bentuk data : Cetakan Manual Arus data : Umum – Proses 1

Proses 1 – Sub Pansek

Penjelasan :Sebagai alat menyimpulkan isi surat dan menuliskan intruksi/informasi

Periode : Setiap ada surat masuk.

Volume : 1 lembar

Struktur data : Header + Isi + Footer

Isi =Tanggal surat, Asal Surat, Sifat surat,, Perihal, Nomor Register Surat Masuk, Intruksi, Catatan

Footer = Diterima pelaksana tanggal, pelaksana.

4.4.2. Kamus Data Dokumen Keluaran

1. Nama Aliran Data : Surat Keluar

Alias : SK

(7)

Arus data : Sub Pansek - Proses 2

Proses 2 – Pansek

Penjelasan : Sebagai alat menyampaikan Pengajuan/ Perintah/ Undangan dan Informasi lainnya

Periode : Setiap ada pengajuan/perintah/undangan dan infomasi lainnya.

Volume : 1 Lembar

Isi = No Surat, tanggal surat, lampiran, Perihal,

Footer = Tanda tangan, Cap stempel, Tembusan.

2. Nama Aliran Data : Laporan File Surat Masuk Disposisi

Alias : LFSMD

Bentuk data : Dokumen Cetak Komputer Arus data : Proses 3 - Ketua

Penjelasan : Sebagai bukti laporan surat masuk Periode : Setiap Pertanggal dan Perbulan Volume : Menyesuaikan

Header = Nama Instansi + Alamat + Telp + Judul

Isi = No + Tanggal + No.Register Surat + Tanggal Surat + Asal Surat + Jenis Surat + Jumlah Surat

(8)

3. Nama Aliran Data : Laporan File Surat Keluar Disposisi

Alias : LFSKD

Bentuk data : Cetakan Manual Arus data : Proses 3 – Ketua

Penjelasan : Sebagai bukti laporan surat keluar Periode : Setiap Pertanggal dan perbulan Volume : Menyesuaikan

Header = Nama Instansi + Alamat + Telp + Judul

Isi = No + Tanggal + No.Register Surat + Tanggal Surat + Asal Surat + Jenis Surat + Jumlah Surat

Footer = Tanggal + Mengetahui + Mengetahui

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

Spesifikasi sistem berjalan adalah rangkaian dari proses-proses yang terjadi dalam sistem berjalan yang memerlukan dokumen-dokumen masuk yang mendukung terhadap jalannya proses untuk menghasilkan dokumen keluar.

4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan

1. Nama dokumen : Surat Masuk

Fungsi :Sebagai alat menyampaikan Pengajuan/ Perintah/ Undangan dan Informasi lainnya

Sumber : Pengirim Jumlah : Satu lembar Media : Kertas

(9)

Tujuan : Bagian Perdata

Frekuensi : Setiap ada pengajuan/perintah/undangan dan informasi lainnya

Bentuk : Lihat lampiran A.1

2. Lembar Disposisi

Nama dokumen : Lembar Disposisi

Fungsinya :Sebagai alat menyimpulkan isi surat dan menuliskan intruksi/informasi lainnya.

Sumber : Bagian Umum

Jumlah : Satu lembar

Media : Kertas

Tujuan : Ketua dan Pansek

Frekuensi :Setiap ada surat pemberitahuan yang masuk Bentuk : Lihat lampiran A.2

4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen perusahaan berupa dokumen-dokumen yang akan mendukung kegiatan manajeman serta merupakan dokumen hasil pencatatan atau laporan. Adapun dokumen-dokumen keluaran tersebut sebagai berikut:

1. Surat Keluar

Nama dokumen : Surat Keluar

Fungsinya :Sebagai alat menyampaikan pengajuan/ Perintah/ Undangan dan Informasi lainnya.

(10)

Media : Kertas

Tujuan : Pengirim

Frekuensi : Sebagai alat menyampaikan pengajuan/ Perintah/ Undangan dan Informasi lainnya.

Bentuk : Lihat lampiran B.1 2. Laporan File Surat Masuk Disposisi

Nama dokumen : Laporan File Surat Masuk Disposisi Fungsinya :Sebagai bukti laporan bulanan

Media : Kertas

Tujuan : Ketua

Frekuensi : Setiap bulan 3. Laporan File Surat Keluar Disposisi

Nama dokumen : Laporan File Surat Keluar Disposisi Fungsinya :Sebagai bukti laporan bulanan

Media : Kertas

Tujuan : Ketua dan Pansek Frekuensi : Setiap bulan

(11)

4.5.3. Entity Relationship Diagram

1. Entity Relationship Diagram (ERD)

Petugas Surat Masuk

mengelola Mempunyai Disposisi idpetugas Password asal_SM no_SM nmpetugas Akses_level tgl_SM sifat_SM perihal arsip_SM no_SM no_disposisi Tgl_disposisi perihal Asal_disposisi Sifat_disposisi Surat Keluar no_SK tgl_SK perihal_SK arsip_SK lampiran 1 M M 1 1 1 mengelola tujuan no_sm idpetugas idpetugas idpetugas idpetugas Gambar IV.3.

(12)

2. Logical Record Structure (LRS) Idpetugas (PK) Password Nmpetugas Akses_level Petugas No_SM (PK) Tgl_surat sifat_surat Asal_surat Perihal Arsip_SM Idpetugas (FK) Surat Masuk No_Disposisi (PK) Tujuan Tgl_disposisi Asal_disposisi Perihal Sifat_disposisi No_SM (FK) Disposisi No_SK (PK) Tgl_surat Perihal Lampiran Arsip_SK Idpetugas (FK) Surat Keluar 1 1 1 1 M M Gambar IV.4.

Logical Record Structure

4.5.4. Spesifikasi File

File adalah komponen utama dari sebuah sistem komputerisasi. File

memiliki fungsi sebagai data masukan dan keluaran untuk menunjang jalannya sistem dan program yang sedang dibangun. Adapun spesifikasi file tersebut adalah: 1. Spesifikasi File Petugas

Nama Tabel : File Petugas Akronim : Petugas

Fungsi : Untuk memasukan data petugas Tipe : File Master

(13)

Akses File : Random

Primary Key : idpetugas

Media : Komputer

Record Size : 38 byte

Software : My SQL

Tabel IV.1 Spesifikasi File Petugas

No Elemen Data Nama Field Type Width Ket

1. Id Petugas idpetugas Varchar 8 Primary Key

2. Password password Varchar 10

3. Nama Petugas nmpetugas Varchar 15 4. Akses Level Akses_level Varchar 5

2. Spesifikasi File Surat Masuk Nama Tabel : File Surat Masuk Akronim : Surat Masuk

Fungsi : Untuk memasukan data Surat Masuk Tipe : File Master

Organisasi : Indexed Sequential Akses File : Random

Primary Key : no_SM

Media : Komputer

(14)

Tabel IV.2 Spesifikasi File Surat Masuk

No Elemen Data Nama Field Type Width Ket

1. No Surat Masuk no_SM Varchar 20 Primary Key 2. Tanggal Surat

Masuk

tgl_SM Date

3. Sifat Surat Masuk sifat_SM Varchar 20 4. Asal Surat Masuk asal_SM Varchar 5

5. Perihal Perihal Varchar 20

6. Arsip Surat Masuk arsip_SM Varchar 25

7. Id Petugas idpetugas Varchar 8 Foreign Key

3. Spesifikasi File Disposisi Nama Tabel : File Disposisi Akronim : Disposisi

Fungsi : Untuk memasukan data Disposisi surat yang masuk Tipe : File Master

Primary Key : no_disposisi

Media : Komputer

(15)

Tabel IV.3 Spesifikasi File Disposisi

1. No Disposisi no_disposisi Varchar 10 Primary Key 2. Tanggal Disposisi tgl_disposisi Date

3. Asal Disposisi asal_disposisi Varchar 20 4. Sifat Diposisi sifat_disposisi Varchar 10

6. Tujuan Tujuan Varchar 20

7. No Surat Masuk No_sm Varchar 25 Foreign Key

4. Spesifikasi File Surat Keluar Nama Tabel : File Surat Keluar Akronim : Surat Keluar

Fungsi : Untuk memasukan data Surat Keluar Tipe : File Transaksi

Primary Key : no_SK

Media : Komputer

(16)

Tabel IV.4 Spesifikasi File Surat Keluar

1. No Surat Keluar no_SK Varchar 20 Primary Key 2. Tanggal Surat

Keluar

tgl_SK Date

4. Arsip Surat Keluar arsip_SK Varchar 25

5. Lampiran lampiran Varchar 25

6. Id Petugas Idpetugas Varchar 8

4.5.5. Struktur Kode

Pengkodean adalah pembuatan kode untuk tujuan mengklasifikasi data, memasukan data ke komputer dan mengambil berbagai informasi yang

dibutuhkan. Pengkodean digunakan untuk menjabarkan item-item data yang bersifat unik. Dalam perancangan, penulis melakukan sebagai berikut : 1. ID Petugas

Keterangan :

Instansi : PN merupakan singkatan dari Pengadilan Jabatan : STF merupakan singkatan dari Staf

No urut : 001 merupakan no urutan petugas adalah 1 Gambar IV.5

(17)

2. Nomor Surat Masuk

Keterangan :

Kode Provinsi : W11 untuk provinsi Jawa Barat

Kode Kabupaten : U10 untuk kabupaten Pengadilan Karawang U5 untuk kabupaten Pengadilan Bekasi U13 untuk kabupaten Pengadilan Purwakarta No Urut : 2031 merupakan no urutan surat ke-2031 Kode Sub Pansek : HK.00 merupakan kode untuk bagian Hukum

HK.01 merupakan kode untuk bagian Pidana HK.02 merupaka kode untuk bagian Perdata Bulan : 10 merupakan bulan ke-10

Tahun : 2017 merupakan tahun surat masuk. Gambar IV.6

Pengkodean Surat Masuk

(18)

Keterangan :

No Urut : 1001 merupakan no urutan disposisi ke-1001 Kode Identitas Peradilan : 01 untuk Mahkamah Agung

02 untuk badan peradilan umum 03 untuk Pengadilan Tinggi 04 untuk Pengadilan Negeri

Tahun : 2016 merupakan tahun disposisi Gambar IV.7

Pengkodean Kode Disposisi

4. Nomor Surat Keluar

Keterangan :

Kode Provinsi : W11 untuk provinsi Jawa Barat

Kode Kabupaten : U14 untuk kabupaten Pengadilan Cibinong U5 untuk kabupaten Pengadilan Bekasi U13 untuk kabupaten Pengadilan Purwakarta No Urut : 2031 merupakan no urutan surat ke-2031 Kode Sub Pansek : HK.00 merupakan kode untuk bagian Hukum

HK.01 merupakan kode untuk bagian Pidana HK.02 merupakan kode untuk bagian Perdata Bulan : 12 merupakan bulan ke-12

(19)

Tahun : 2016 merupakan tahun surat keluar. Gambar IV.8

Pengkodean Surat Keluar

4.5.6. Spesifikasi Program

Spesifikasi merupakan pembahasan mengenai paket aplikasi yang penulis sediakan guna pemrosesan data, untuk memperjelas akan dibuatkan HIPO

(Hirarcy plus Input Proces Output) bentuk HIPO dari Perancangan Sistem

Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Pengadilan Negeri Karawang Kelas 1B adalah sebagai berikut :

Login 0.0 Menu Utama 1.0 Master 0.0 1.1 Data Petugas 1.0 1.2 Data Surat Masuk

1.0

2.0 Transaksi

0.0

2.1 Data Surat Keluar

2.0

3.0 Laporan

0.0

3.1 Lap Surat Masuk

3.0 4.0 Utility 0.0 4.1 Backup 4.0 5.0 Keluar 3.2 Lap Surat Keluar

3.0 1.3 Data Disposisi 1.0 4.2 Ganti Password 4.0 Gambar IV.9 HIPO

(20)

Diagram HIPO diatas menggambarkan hirarki dari keseluruhan program, untuk penjelasan lebih mendetail dari spesifikasi masing-masing program, akan diuraikan dibawah ini :

1. Spesifikasi Program Login Nama Program : Login Akronim : Flogin.frm

Fungsi Program : Sebagai fungsi untuk masuk ke dalam program menu utama

Bentuk Tampilan : Lihat lampiran C.1.

Proses Program : Dengan melakukan pilihan menu proses yaitu :

a. Login, Pilihan ini dilakukan jika id petugas dan

password sudah diisi dengan benar, jika salah

maka akan muncul pesan untuk kesalahan. b. Batal, Untuk membatalkan proses.

2. Spesifikasi Program Menu Utama Nama Program : Menu Utama

Akronim : Fmenu.frm

Fungsi Program : Sebagai fungsi untuk masuk kedalam program Menu Utama

Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran C.2.

Proses Program : Dengan melakukan pilihan menu proses yaitu : a. Master, klik pilihan “Master” maka akan tampil

submenu Data Petugas, Data Surat Masuk, Data Disposisi.

(21)

b. Transaksi, klik pilihan “Transaksi” maka akan tampil submenu transaksi Surat Keluar, jika transaksi surat keluar dipilih maka proses input. c. Laporan, klik pilihan “Laporan” maka akan

tampil submenu laporan Surat Masuk, Laporan surat keluar perbulan/pertanggal.

d. Utility, klik pilihan “Utility” maka akan tampil

submenu backup, hal ini dilakukan untuk pengamanan data agar program jika terjadi kerusakan akan ada backup di penyimpanan lain. Submenu ganti password apabila petugas ingin mengganti password.

e. Keluar, klik pilhan “Keluar” dari program menu utama apabila ingin keluar dari aplikasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Pengadilan Negeri karawang kelas 1B.

3. Spesifikasi Program Menu Master Nama Program : Menu Master Akronim : master.frm

Fungsi Program : Untuk menampilkan sub menu master Bentuk Tampilan : Lihat lampiran C.3

Proses Program : Dengan melakukan pilihan menu proses yaitu : a. Data Petugas

(22)

c. Data Disposisi 4. Spesifikasi Program Data Petugas

Nama Program : Data Petugas Akronim : Fdtpetugas.frm

Fungsi Program : Untuk masuk ke data petugas tesebut Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran C.4.

Proses Program : Dengan melakukan pilihan menu proses yaitu : a. Add, klik pilihan “Add” untuk menginput data petugas baru.

b. Save, Klik pilihan “Save” untuk menyimpan data petugas.

c. Search, klik pilihan “Search” untuk pencarian data petugas

d. Exit, klik pilihan “Exit” untuk keluar dari program data petugas.

5. Spesifikasi Data Surat Masuk

Nama Program : Data Surat Masuk Akronim : Fdtsm.frm

Fungsi Program : Untuk Masuk ke data surat masuk Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran C.5.

Proses Program : Dengan melakukan pilih menu proses yaitu: a. Add , klik pilihan “Add” untuk menginput data surat masuk

b. Search, klik pilihan “Search” untuk pencarian data surat masuk.

c. Delete, klik pilihan “Delete” untuk menhapus data surat masuk.

d. Edit, klik pilihan “Edit” untuk mengubah data surat masuk.

e. Save, Klik pilihan “Save” untuk menyimpan data surat masuk. f. Exit, klik pilihan “Exit” untuk keluar dari program data surat masuk.

(23)

6. Spesifikasi Data Disposisi

Nama Program : Data Disposisi Akronim : Fdtdisposisi.frm

Fungsi Program : Untuk Masuk ke data disposisi Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran C.6.

Proses Program : Dengan melakukan pilih menu proses yaitu: a. Add , klik pilihan “Add” untuk menginput data disposisi.

b. Search, klik pilihan “Search” untuk pencarian data disposisi.

c. Delete, klik pilihan “Delete” untuk menhapus data disposisi.

d. Save, Klik pilihan “Save” untuk menyimpan data disposisi.

e. Edit, klik pilihan “Edit” untuk mengubah data disposisi

f. Exit, klik pilihan “Exit” untuk keluar dari program data disposisi. 7. Spesifikasi Data Menu Transaki

Nama Program : Menu Transaksi Akronim : Ftransaksi.frm

Fungsi Program : Untuk menampilkan sub menu transaksi. Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran C.7.

Proses Program : Dengan melakukan pilihan menu proses yaitu : a. Data Surat Keluar.

8. Spesifikasi Data Surat Keluar

Nama Program : Data Surat Keluar Akronim : Fdtsk.frm

Fungsi Program : Untuk Masuk ke data surat keluar Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran C.8.

(24)

Proses Program : Dengan melakukan pilih menu proses yaitu: a. Add , klik pilihan “Add” untuk menginput data surat keluar.

b. Search, klik pilihan “Search” untuk pencarian data surat keluar.

c. Delete, klik pilihan “Delete” untuk menghapus data surat keluar.

d. Save, Klik pilihan “Save” untuk menyimpan data surat keluar.

e. Edit, klik pilihan “Edit” untuk mengubah data surat keluar

f. Exit, klik pilihan “Exit” untuk keluar dari program data surat keluar. 9. Spesifikasi Laporan Surat Masuk

Nama Program : Laporan Surat Masuk Akronim : Flapsm.frm

Fungsi Program : Untuk Masuk ke laporan surat masuk sesuai tanggal yang di inginkan

Proses Program : Dengan melakukan pilih menu proses yaitu:

a. Preview, klik pilihan “Preview” untuk menampilkan data laporan surat

masuk yang diinginkan tetapi sebelum memilih tombol preview terlebih dahulu pilih per tanggal atau per bulan laporan transaksi yang ingin dicetak.

b. Close, klik pilihan “Close” untuk keluar dari program laporan surat masuk.

10. Spesifikasi Laporan Surat Keluar

Nama Program : Laporan Surat Keluar Akronim : Flapsk.frm

Fungsi Program : Untuk Masuk ke laporan surat keluar sesuai tanggal yang di inginkan

(25)

a. Preview, klik pilihan “Preview” untuk menampilkan data laporan surat

keluar sesuai tanggal yang diinginkan, tetapi sebelum memilih tombol

preview terlebih dahulu pilih per tanggal dan perbulan laporan transaksi

yang ingin dicetak.

b. Close, klik pilihan “Close” untuk keluar dari program laporan surat keluar.

11. Spesifikasi Data Menu Utility Nama Program : Menu Utility Akronim : utility.frm

Fungsi Program : Untuk menampilkan sub menu utility. Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran C.11.

Proses Program : Dengan melakukan pilihan menu proses yaitu:

a. Back Up

b. Ganti password. 12. Spesifikasi Backup

Nama Program : Backup Data

Akronim : Fbu.frm

Fungsi Program : Untuk cadangan file data sehingga apabila terjadi kerusakan terhadap file asli dapat mengembalikan file tersebut.

a.Klik ok lalu secara otomatis data akan tersimpan ke dalam file lain

(26)

13. Spesifikasi Ganti Password

Nama Program : Ganti Password Akronim : Fgntpswd.frm

Fungsi Program : Untuk Masuk ke ganti password Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran C.13.

a. Search, klik pilihan “Search” untuk pencarian data petugas.

b. Delete,klik pilihan “Delete” untuk menhapus data petugas.

c. Edit, klik pilihan “Edit” untuk mengubah data petugas.

d. Save, Klik pilihan “Save” untuk menyimpan data petugas.

e. Exit, klik pilihan “Exit” untuk keluar dari program ganti password.

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

Merupakan penjabaran dari pemakai perangkat keras (Hardware) dan perangkat lunak (software) yang akan digunakan dalam sistem usulan dan penggambarannya dalam bentuk konfigurasi komputer.

4.6.1. Umum

Pengembangan dari sistem informasi berbasis komputer, selain membutuhkan banyak sumber daya dan juga dapat memakan waktu yang lama untuk menyelesaikan dan melewati beberapa tahapan dari mulai sistem tersebut diterapkan, dikembangkan dan dipelihara. Apabila sistem operasi yang telah dikembangkan masih menimbulkan masalah-masalah yang rumit dan tidak bisa diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka perlu dikembangkan suatu sistem untuk mengatasinya dan kembali kepada proses perencanaan sistem. Untuk

(27)

menunjang kebutuhan akan pengolahan data sistem usulan ini diperlukan komputer serta alat tambahan lainnya yaitu perangkat keras dan perangkat lunak.

4.6.2. Perangkat Keras

Komponen perangkat keras adalah terdiri dari unsur dari unsur-unsur yang terdiri dari perangkat keras komputer yang digunakan untuk membantu proses kerja manusia (brainware) dan bersifat fisik,terdiri dari (CPU), monitor, keyboard, harddisk, diskdrive , mouse dan printer.

Processor : Intel(R) Celeron (R) CPU N2820 @2.13GHz (2CPUs)

~2.1GHz RAM : 2 GB Monitor : 14 inch LCD Hard Disk : 300 GB Keyboard : 108 keys Mouse : USB

Printer : HP DeskJet Ink Advantage 2135

4.6.3. Perangkat Lunak

Komponen perangkat Lunak adalah serangkaian unsur-unsur yang terdiri dari beberapa perangkat lunak program komputer yang digunakan untuk membantu proses kerja manusia (brainware) dari sifat non fisik, terdiri dari sistem software dan aplication software.

Sistem Operasi : Windows 7 Ultimate Package Program : Visual Basic 6.0 Database : MySQL

(28)

4.7. Jadwal Implementasi

Setelah sistem dianalisa dan di desain secara rinci, maka tahap selanjutnya yang akan dilakukan adalah tahap implementasi yang berupa tahap peletakan sistem baru agar siap dioperasikan. Tujuan dari tahap ini adalah untuk melaksanakan uji coba atas dasar konsep rancangan sistem yang telah disusun, sehingga bila terjadi kesalahan dapat segera diperbaiki kembali.

Kegiatan yang dapat dilakukan dalam proses implementasi ini adalah sebagai berikut :

1. Persiapan Data Awal

Kegiatan pengelompokan data-data yang dibutuhkan yang berhubungan dengan judul yang diangkat oleh si penulis yang dimulai pada waktu selama satu minggu.

2. Analisa Sistem

Analisa sistem adalah mempelajari sistem yang berjalan beserta masalah yang ada yang bertujuan untuk mendapatkan gambaran tentang bentuk permasalahan yang ada di instansi tersebut sehingga mengurangi kesalahpahaman antara sistem yang berjalan dengan sistem yang diusulkan. Dan membutuhkan waktu selama dua minggu.

3. Desain Sistem

Desain sistem ini dilakukan untuk menggambarkan rancangan dari sistem yang akan dibuat yang akan dijadikan dasar dalam pembuatan program. Membutuhkan waktu selama satu minggu.

(29)

4. Pembuatan dan Tes Program

Pengetesan program dilakukan agar program yang dibuat ataupun yang dirancang dapat diketahui kekurangannya sebelum diterapkan, dan membutuhkan waktu selama tiga minggu.

5. Tes Sistem

Tes sistem adalah kegiatan yang bertujuan untuk melaksanakan uji coba terhadap sistem secara keseluruhan sampai sistem ini dapat dipahami dengan baik dan benar. Membutuhkan waktu selam satu minggu.

6. Pembuatan Buku Petunjuk

Pembuatan buku petunjuk ini berguna dalam tatacara pelaksanaan sistem usulan agar pengguna sistem dapat mempelajari prosedur secara menyeluruh dan membutuhkan waktu selama satu minggu.

7. Dimaksudkan untuk memberikan latihan kepada personil dan meningkatkan kemampuan personildalam memahami dan menggunakan program yang telah dibuat sehingga penerapan sistem yang baru dapat dikuasai oleh pegawai atau user dalam instansi tersebut dan membutuhkan waktu selama satu minggu. 8. Evaluasi dan operasional

Operasional adalah menjalankan sistem yang diusulkan secara utuh. Operasional terhitung sejak sistem dimulai kurang lebih satu bulan, setelah itu akan dilakukan evaluasi terhadap sistem apakah sudah sesuai dengan kebutuhan atau tidak dan untuk mengetahui kekurangan-kekurangan dari sistem yang baru tersebut selama sistem tersebut masih digunakan.

(30)

Table IV.5. Jadwal Implementasi

NO KEGIATAN

WAKTU

BULAN I BULAN II BULAN III

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 _{Persiapan data awal} 2 _{Analisa Sistem} 3 _{Desain Sistem} 4 Pembuatan dan Tes